Gestione delle prestazioni: guida completa + esempi
Secondo una ricerca di Willis Towers Watson, le organizzazioni che utilizzano efficacemente la gestione delle prestazioni hanno una probabilità 1,48 volte maggiore di dichiarare prestazioni finanziarie significativamente superiori rispetto ai concorrenti del settore e una probabilità 1,25 volte maggiore di dichiarare una produttività dei dipendenti più elevata.
In questo articolo scoprirai esattamente cos'è la gestione delle prestazioni e come puoi progettarla e utilizzarla per ottenere risultati concreti nella tua organizzazione, invece di lasciarla diventare una semplice attività di spunta delle caselle.
Che cos'è la gestione delle prestazioni?
La gestione delle prestazioni è un processo che le organizzazioni utilizzano per monitorare, valutare e migliorare il rendimento dei dipendenti sul lavoro. I manager e i team delle risorse umane vi fanno affidamento per definire obiettivi chiari, fornire riscontri e aiutare i dipendenti a crescere, così che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi.
Attraverso colloqui periodici, valutazioni e piani di sviluppo, puoi aiutare il tuo team a rimanere motivato, migliorare le proprie competenze e ottenere risultati migliori sul lavoro.
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Perché la gestione delle prestazioni è importante?
Le statistiche sulla gestione delle prestazioni parlano chiaro. Una gestione efficace delle prestazioni dovrebbe mirare a:
- Aumentare la produttività: È stato dimostrato che il processo di definizione delle aspettative di rendimento aumenta la produttività del 15%.
- Allineare gli obiettivi individuali e organizzativi: Un obiettivo fondamentale è garantire che gli sforzi dei dipendenti contribuiscano direttamente agli obiettivi strategici dell'azienda, creando una direzione unitaria per l'organizzazione.
- Promuovere il miglioramento continuo: Idealmente, dovrebbe favorire una cultura dei riscontri costanti, in cui i membri del team si sentano supportati e a proprio agio nell'essere aperti e sinceri gli uni con gli altri.
- Supportare lo sviluppo dei dipendenti: La gestione delle prestazioni aiuta a individuare le esigenze formative e le opportunità di sviluppo professionale, aiutando i dipendenti a crescere all'interno dell'organizzazione.
- Aumentare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti: Offrire opportunità di sviluppo e riconoscere e premiare le prestazioni elevate aumenta il morale, la motivazione, la soddisfazione lavorativa e la fidelizzazione.
- Migliorare il processo decisionale: Fornisce dati e informazioni utili ai manager per individuare i talenti ad alto potenziale e prendere decisioni informate su promozioni, retribuzione e pianificazione della successione.
- Mitigare i rischi legali: Una documentazione accurata delle informazioni relative alle prestazioni può proteggere l'organizzazione in caso di controversie legali o reclami.
Nel complesso, una gestione efficace delle prestazioni aiuta le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi, sostenendo al contempo la crescita e lo sviluppo dei dipendenti. È una situazione vantaggiosa per tutti!
Il ciclo di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni funziona al meglio come un processo continuo, basato su riscontri costruttivi e fiducia, che aiuta i dipendenti a raggiungere il loro pieno potenziale, allineando al contempo i loro sforzi agli obiettivi dell'organizzazione.
Ecco come funziona generalmente:
1. Definizione degli obiettivi
Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari, specifici e misurabili per i dipendenti, in linea con gli obiettivi più ampi dell'organizzazione.
2. Monitoraggio dei progressi
Le prestazioni dei dipendenti vengono monitorate rispetto agli obiettivi stabiliti. I manager e i collaboratori diretti sono responsabili del monitoraggio dei progressi, dell'individuazione e della gestione degli eventuali ostacoli e dell'apporto degli adeguamenti necessari.
Le discussioni periodiche sulle prestazioni garantiscono che gli obiettivi rimangano pertinenti e che i dipendenti procedano nella giusta direzione. Ciò include colloqui informali, tutoraggio e affiancamento per guidare i dipendenti verso il raggiungimento dei loro obiettivi.
Quando vengono identificati divari nelle prestazioni, ai dipendenti possono essere offerte opportunità di sviluppo, come programmi di formazione, workshop o coaching.
Per i dipendenti che non riescono costantemente a soddisfare le aspettative, può essere creato un piano di miglioramento delle prestazioni, che definisce aree specifiche di miglioramento, le misure da adottare e una tempistica per la rivalutazione.
Infine, un altro aspetto importante è garantire che i dipendenti con prestazioni elevate ricevano un riconoscimento adeguato per i loro risultati.
3. Valutazioni formali delle prestazioni
A intervalli programmati (ad esempio, valutazioni trimestrali o semestrali o annuali), vengono condotte valutazioni formali per esaminare le prestazioni rispetto agli obiettivi dei dipendenti.
Queste valutazioni prevedono una discussione dettagliata sui risultati raggiunti, sulle difficoltà e sulle aree di sviluppo.
4. Revisione e adeguamento degli obiettivi
Con il cambiamento delle priorità aziendali, potrebbe essere necessario adeguare gli obiettivi di prestazione. Una revisione regolare garantisce che gli obiettivi rimangano allineati alla strategia in evoluzione dell'organizzazione.
Le organizzazioni potrebbero anche voler organizzare periodicamente sessioni di calibrazione delle prestazioni per garantire una gestione delle prestazioni equa e completa in tutta l'organizzazione.
Metodi di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è un insieme di diverse attività, filosofie e metodologie che operano in sinergia per creare il sistema complessivo. Non esistono due sistemi uguali, ma ecco alcuni elementi comuni.
Gestione per obiettivi (MBO)
I dipendenti e i manager definiscono collaborativamente obiettivi specifici e misurabili, allineati alle priorità organizzative, creando un focus chiaro e un senso di responsabilità.
Ad esempio, un responsabile marketing e un membro del suo team fissano l'obiettivo di aumentare del 20% il coinvolgimento sui social media nel trimestre successivo. Insieme, definiscono azioni specifiche e misurabili per raggiungere questo obiettivo, come pubblicare tre volte alla settimana, realizzare due campagne pubblicitarie mirate e analizzare quindicinalmente le metriche di coinvolgimento per adeguare le strategie.
Durante tutto il trimestre, si incontrano per monitorare i progressi e discutere eventuali difficoltà. Al termine del periodo, esaminano i risultati rispetto all'obiettivo del 20%, valutando le prestazioni del membro del team sulla base dei risultati e delle misure adottate, e fissano nuovi obiettivi sulla base delle loro conclusioni.
OKR (obiettivi e risultati chiave)
Gli OKR combinano obiettivi ambiziosi con risultati chiave misurabili, motivando i dipendenti a superare le attività di routine e a puntare a risultati di grande impatto.
Ecco un breve esempio di OKR applicati:
Obiettivo: migliorare la soddisfazione dei clienti per il team di supporto.
Risultati chiave:
- Aumentare il punteggio medio di soddisfazione dei clienti da 4,2 a 4,5 entro la fine del trimestre.
- Ridurre il tempo medio di risposta ai ticket di supporto da 8 ore a 4 ore.
- Implementare un sondaggio sul feedback dei clienti per tutti i ticket risolti, raggiungendo un tasso di risposta del 50%.
In questo OKR, l'obiettivo è un traguardo chiaro e ambizioso (migliorare la soddisfazione dei clienti), mentre i risultati chiave sono esiti specifici e misurabili che indicano i progressi verso il raggiungimento di tale obiettivo.
Questa struttura fornisce al team obiettivi mirati che contribuiscono al traguardo più ampio. Puoi approfondire gli OKR nel nostro articolo Cosa sono gli OKR?
Obiettivi SMART
Gli obiettivi SMART sono strutturati per essere Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Definiti nel tempo, contribuendo a garantire che siano chiari e realizzabili entro un periodo prestabilito.
Esempio: un rappresentante commerciale si pone l'obiettivo di aumentare il fatturato mensile.
- Specifico: Aumentare del 15% i ricavi mensili delle vendite.
- Misurabile: Monitorare i progressi attraverso i report mensili sui ricavi.
- Raggiungibile: Stabilire questo obiettivo sulla base delle recenti tendenze dei ricavi mensili e delle risorse di vendita disponibili.
- Rilevante: Allineare questo obiettivo all’attenzione dell’azienda per la crescita dei ricavi.
- Vincolato nel tempo: Raggiungere questo obiettivo entro la fine del prossimo trimestre.
Questo obiettivo SMART offre al rappresentante commerciale un traguardo chiaro, tappe realistiche e una scadenza, rendendo più semplice monitorarlo e raggiungerlo.
Scopri di più nel nostro articolo su come definire obiettivi SMART.
Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è uno dei metodi più diffusi per sviluppare i manager nelle organizzazioni, ma è utile per tutti.
Questo metodo offre una visione completa raccogliendo feedback da colleghi, manager, subordinati e talvolta clienti, favorendo una comprensione a tutto tondo delle prestazioni.
Può tuttavia richiedere molto tempo e portare a feedback di parte se non viene gestito con attenzione.
Questo è un argomento a sé stante, ma nel suo eccellente articolo sul feedback a 360 gradi, Lockhart Lance condivide alcune buone pratiche:
- I manager dovrebbero individuare alcune persone con cui ciascuno dei loro dipendenti collabora attivamente. A chi forniscono il proprio servizio? Chi fa affidamento su di loro per ottenere risultati di lavoro efficaci? Chi sono i loro stakeholder? Chi è influenzato dal loro lavoro?
- Definire dimensioni delle prestazioni rilevanti utilizzando le attuali analisi delle mansioni o le convinzioni del senior management sui comportamenti che desidera sviluppare e premiare in futuro.
- Utilizzare un sistema di valutazione come la scala Likert, che richiede una valutazione su una serie di dimensioni delle prestazioni mediante una scala numerica, ad esempio 1-5 (1—fortemente in disaccordo, 6—fortemente d’accordo), poiché è semplice ma offre sufficiente flessibilità al valutatore per distinguere tra prestazioni semplicemente nella media e prestazioni elevate.
Puoi anche utilizzare un software per il feedback a 360 gradi per facilitare il processo.
Valutazioni delle prestazioni
A volte la gestione delle prestazioni e le valutazioni delle prestazioni vengono confuse.
Queste ultime sono valutazioni formali condotte periodicamente (spesso ogni anno) nell’ambito delle pratiche di gestione delle prestazioni, per analizzare i risultati, i punti di forza e le aree di miglioramento di un dipendente, influenzando in genere le decisioni relative a promozioni, aumenti o piani di sviluppo.
Esempio: Un ingegnere del software affronta una valutazione annuale delle prestazioni con il proprio manager.
- Preparazione: Il manager e l’ingegnere esaminano i progetti principali completati durante l’anno, concentrandosi su risultati misurabili, come la correzione di bug, lo sviluppo di funzionalità e il feedback dei clienti.
- Valutazione: Il manager valuta le prestazioni dell’ingegnere sulla base delle competenze fondamentali (ad esempio, competenze tecniche, lavoro di squadra e capacità di risolvere i problemi), utilizzando una scala standardizzata di valutazione delle prestazioni.
- Feedback: Durante l’incontro di valutazione, il manager pone domande sulla valutazione delle prestazioni, fornisce feedback costruttivi, riconosce i risultati raggiunti e discute le aree di crescita.
- Definizione degli obiettivi: Sulla base della valutazione, definiscono insieme gli obiettivi per il periodo successivo, come imparare a utilizzare un nuovo framework o ridurre il tasso di errori del 15%.
Questa valutazione delle prestazioni mira a fornire all’ingegnere del software un feedback strutturato sulle prestazioni passate, aiutandolo a comprendere i propri punti di forza e le aree su cui concentrarsi per lo sviluppo nell’anno successivo.
Per approfondire, consulta l’eccellente articolo di Liz Lockhart Lance su come condurre una valutazione delle prestazioni. Puoi anche utilizzare il nostro pratico modello per la valutazione delle prestazioni.
Gestione continua delle prestazioni
La gestione continua delle prestazioni integra le valutazioni più formali con un sistema di feedback e confronti regolari e continuativi (anche le valutazioni di metà anno stanno diventando comuni) per aiutare i dipendenti a rimanere allineati agli obiettivi e ricevere tempestivamente il supporto necessario per migliorare.
Esempio: Un project manager e un membro del team concordano un piano di miglioramento continuo per aumentare l’efficienza del progetto.
- Stabilire gli obiettivi: All’inizio di ogni trimestre, stabilire un obiettivo chiaro, come ridurre del 10% i tempi di completamento del progetto.
- Confronti regolari: Organizzare confronti bisettimanali per verificare i progressi, affrontare le difficoltà e apportare, se necessario, modifiche all’approccio del progetto.
- Feedback in tempo reale: Fornire un feedback immediato dopo traguardi significativi o difficoltà, aiutando il membro del team a imparare e adattarsi in tempo reale.
- Riflessione mensile: Esaminare ogni mese i dati relativi alle tempistiche del progetto e individuare le aree specifiche in cui l’efficienza è migliorata o potrebbe migliorare ulteriormente.
Coaching
Il coaching nella gestione delle prestazioni consiste nel fornire ai dipendenti una guida e un feedback personalizzati, aiutandoli a sviluppare competenze specifiche, superare le difficoltà e raggiungere i propri obiettivi di prestazione.
Esempio: Un addetto al servizio clienti lavora con un coach per migliorare le proprie competenze comunicative e di risoluzione dei conflitti.
- Individuare le aree di interesse: Il coach e il dipendente concordano di concentrarsi sulla gestione delle interazioni difficili con i clienti e sul miglioramento della chiarezza delle risposte.
- Stabilire obiettivi specifici: Insieme, fissano obiettivi come ridurre del 20% il tempo medio di risoluzione e aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti entro il trimestre successivo.
- Sessioni regolari di coaching: Si incontrano ogni settimana per esaminare le interazioni recenti, discutere le strategie per gestire le situazioni difficili e fare pratica con tecniche di comunicazione efficaci.
- Feedback e adeguamento: Dopo ogni sessione, il coach fornisce un feedback immediato sui miglioramenti e modifica le tecniche secondo necessità per garantire progressi continui.
Questo approccio di coaching offre al dipendente un supporto mirato e indicazioni pratiche, aiutandolo a sviluppare sicurezza e padronanza nelle principali aree di prestazione.
Mentorship
La mentorship affianca i dipendenti a mentor esperti che offrono una guida a lungo termine, consigli professionali e supporto, aiutando i mentee ad affrontare le difficoltà e a crescere professionalmente.
Esempio: A uno sviluppatore software junior viene affiancato uno sviluppatore senior per sviluppare competenze tecniche e professionali.
- Definire gli obiettivi di sviluppo: Il mentor e il mentee delineano gli obiettivi principali, come migliorare le competenze di programmazione in un linguaggio specifico e comprendere le migliori pratiche nella progettazione del software.
- Incontri regolari di mentorship: Programmano sessioni mensili durante le quali il mentee può porre domande, esaminare i progetti recenti e ricevere consigli su come affrontare le difficoltà tecniche.
- Guida professionale e sviluppo delle competenze: Il mentor fornisce indicazioni sulle opportunità di crescita professionale, suggerisce corsi di formazione pertinenti e assegna esercizi di programmazione per approfondire le competenze tecniche.
- Supporto continuo e networking: Oltre allo sviluppo delle competenze, il mentor presenta al mentee opportunità di networking e condivide una visione più ampia della carriera, rafforzandone la sicurezza e la conoscenza del settore.
Puoi approfondire l’argomento nell’eccellente articolo di Alex Link su come avviare un programma di mentorship.
Ottieni il nostro modello per la valutazione delle prestazioni!
Framework per la gestione delle prestazioni
Un framework per la gestione delle prestazioni riunisce obiettivi, feedback, valutazioni, misurazione e sviluppo dei dipendenti in un unico processo coerente. Il framework più adatto dipende da ciò che devi valutare, dalla frequenza con cui cambiano le priorità e dal livello di struttura di cui manager e dipendenti hanno bisogno.
| Modello | Su cosa si concentra | Più adatto a | A cosa prestare attenzione |
|---|---|---|---|
| Basato sui risultati | Obiettivi, risultati e KPI | Ruoli con risultati chiari e misurabili, come vendite, assistenza o realizzazione di progetti | Potrebbe trascurare la collaborazione, l’apprendimento e il modo in cui sono stati raggiunti i risultati |
| Basato sulle competenze | Competenze, comportamenti e capacità specifiche del ruolo | Organizzazioni che desiderano aspettative coerenti e percorsi di sviluppo più chiari | Competenze vaghe possono portare a valutazioni soggettive |
| Continuo | Riscontri frequenti, affiancamento e adeguamento degli obiettivi | Squadre dinamiche in cui priorità o responsabilità cambiano regolarmente | Può diventare un ulteriore impegno di riunioni senza conversazioni mirate |
| Bilanciato | Risultati, comportamenti, sviluppo e contributo alla squadra | Ruoli di leadership o posizioni in cui il successo non può essere misurato attraverso un unico indicatore | I responsabili hanno bisogno di indicazioni chiare su come ponderare ogni area |
| Guidato dai dipendenti | Autovalutazione, obiettivi stabiliti dai dipendenti e responsabilità dello sviluppo | Culture che pongono l’accento su autonomia, riflessione e sviluppo professionale | I dipendenti potrebbero aver bisogno di supporto per definire obiettivi pertinenti e realistici |
| Ibrido | Una combinazione di diversi approcci | Organizzazioni con ruoli, squadre o esigenze di rendimento differenti | Troppi moduli, valutazioni e momenti di verifica possono rendere il processo più difficile da utilizzare |
La maggior parte delle organizzazioni utilizza una qualche forma di modello ibrido. Ad esempio, potrebbe utilizzare gli OKR per allineare le priorità, le competenze per valutare i comportamenti, verifiche trimestrali per l’affiancamento e una valutazione annuale per le decisioni relative alla retribuzione.
Obiettivi e finalità della gestione delle prestazioni
L’obiettivo centrale della gestione delle prestazioni è aiutare i dipendenti ad avere successo, orientando al contempo il loro lavoro verso le priorità dell’organizzazione. Non dovrebbe limitarsi a registrare i risultati passati. Un processo efficace crea chiarezza, sostiene lo sviluppo, rafforza la fiducia e offre ai dipendenti l’opportunità di migliorare quando c’è ancora tempo per intervenire.
Come spiega Elena Sarango-Muñiz, direttrice delle risorse umane e coach per la leadership, la gestione delle prestazioni è più efficace quando è integrata nel lavoro quotidiano, “una conversazione alla volta”, invece di essere trattata come un evento isolato di fine anno.
Tra gli obiettivi comuni della gestione delle prestazioni rientrano:
Allineare il lavoro individuale agli obiettivi aziendali
I dipendenti dovrebbero comprendere in che modo le loro responsabilità e i loro obiettivi contribuiscono alle priorità della squadra e dell’organizzazione. Questo conferisce al loro lavoro uno scopo più chiaro e li aiuta a prendere decisioni migliori su dove concentrare il proprio tempo.
Definire in cosa consiste una prestazione positiva
I dipendenti hanno bisogno di aspettative chiare sia sui risultati sia sui comportamenti sul posto di lavoro. I responsabili dovrebbero spiegare come verrà valutato il successo, di cosa è responsabile il dipendente e come si presenta una prestazione eccellente nelle diverse fasi del ruolo.
Per un nuovo dipendente, ciò potrebbe significare discutere di come si presenta il successo dopo la prima settimana, i primi 90 giorni e il primo anno (senza aspettare la prima valutazione formale per chiarire le aspettative).
Migliorare le prestazioni prima che i problemi si radichino
Le verifiche periodiche offrono a responsabili e dipendenti l’opportunità di individuare gli ostacoli, adeguare gli obiettivi e affrontare tempestivamente le lacune nelle prestazioni. L’obiettivo dovrebbe essere guidare il miglioramento, non limitarsi a documentare che un dipendente non ha raggiunto gli obiettivi mesi dopo il fatto.
Sostenere la crescita dei dipendenti
La gestione delle prestazioni dovrebbe far emergere opportunità di formazione, affiancamento, tutoraggio, incarichi stimolanti e progressione professionale. Gli obiettivi di sviluppo possono quindi diventare parte del piano complessivo delle prestazioni del dipendente, invece di costituire un’attività separata delle risorse umane.
Costruire fiducia attraverso riscontri tempestivi
I dipendenti dovrebbero ricevere riscontri specifici e obiettivi finché possono ancora essere utili. Ciò include sia il riconoscimento del lavoro efficace sia l’affrontare le criticità.
Un feedback basato su informazioni obsolete, impressioni vaghe o affermazioni non verificate può minare la fiducia. I manager dovrebbero quindi presentarsi preparati con fatti, esempi e una spiegazione chiara di ciò che deve continuare o cambiare.
Evita sorprese durante le valutazioni formali
Una valutazione annuale o trimestrale dovrebbe riassumere conversazioni già avvenute, non far emergere preoccupazioni per la prima volta. Una comunicazione regolare aiuta i dipendenti a capire a che punto sono e cosa devono fare successivamente.
Come afferma Sarango-Muñiz, “Nulla dovrebbe essere una sorpresa per il dipendente alla fine del ciclo annuale.”
Favorisci decisioni eque sulle persone
Informazioni coerenti sulle prestazioni possono supportare le decisioni relative a promozioni, retribuzione, pianificazione della successione, formazione aggiuntiva e piani di miglioramento delle prestazioni. Queste decisioni dovrebbero basarsi su prove documentate, anziché sulla memoria o sull’impressione soggettiva di un singolo manager.
Migliora i risultati organizzativi
Un solido processo di gestione delle prestazioni dovrebbe contribuire in definitiva a risultati che vadano oltre i tassi di completamento delle valutazioni. A seconda dell’organizzazione, questi risultati potrebbero includere un maggiore coinvolgimento, una riduzione del turnover, una migliore collaborazione, una produttività più elevata e migliori risultati aziendali.
Come migliorare il processo di gestione delle prestazioni
Un poco più di un terzo (37%) degli intervistati in uno studio di Betterworks ritiene che il processo di gestione delle prestazioni della propria azienda li aiuti a migliorare le proprie prestazioni.
Le ragioni citate erano la mancanza di equità, la possibilità di allinearsi agli obiettivi strategici dell’azienda e la crescita professionale.
Quindi, per creare un processo efficace di gestione delle prestazioni, considera queste migliori pratiche per la gestione delle prestazioni:
1. Assicurati che gli obiettivi siano chiari e pertinenti
Si discute molto su quale sia la metodologia migliore per definire gli obiettivi, ma non approfondirò qui l’argomento (anche se siamo sostenitori degli obiettivi SMART).
Tuttavia, come requisito minimo, gli obiettivi dovrebbero essere allineati in tutta l’organizzazione, a partire da obiettivi organizzativi di alto livello che poi “scendono a cascata” fino al livello individuale.
In questo modo il lavoro di tutti è allineato e i lavoratori possono vedere come contribuiscono all’organizzazione. L’ottimo articolo di Lockhart Lance sugli obiettivi a cascata è una risorsa utile a questo proposito.
2. Passa alla gestione continua delle prestazioni
Una ricerca di Betterworks ha rilevato che le organizzazioni che adottano un processo continuo di gestione delle prestazioni hanno dichiarato di superare la concorrenza, o di superarla significativamente, con una frequenza superiore del 24%.
Quindi, cosa significa esattamente?
- Abbandona le valutazioni annuali a favore di feedback continui e confronti più regolari, comprese le valutazioni trimestrali o di metà anno.
- Integra opportunità di feedback informale, come sessioni di coaching o riunioni individuali.
- Concentrati sia sui punti di forza sia sulle aree di miglioramento, offrendo suggerimenti costruttivi.
Un altro vantaggio è che manager e collaboratori individuali dedicano molti sforzi alle valutazioni annuali, mentre un sistema più continuo contribuisce a rendere questo processo più semplice.
“Un approccio che ha trasformato il nostro processo di gestione delle prestazioni è la “istantanea della crescita”.
Queste istantanee sono pensate come brevi confronti in cui discutiamo di una sola cosa su cui il membro del team sta lavorando per migliorare e di una cosa di cui va fiero.
Mantenere il processo semplice e personale crea spazio per conversazioni significative senza la sensazione opprimente di una valutazione completa. Inoltre, sposta l’attenzione sui progressi e sull’autoriflessione, invece di aspettare di discutere delle prestazioni una volta all’anno.
È incredibile quanto possa rivelare una fotografia di 15 minuti e ho constatato che porta a un coinvolgimento più profondo e a un senso più forte di obiettivo all’interno del nostro team.”—Kalli Hale, dentista generica, The Airway Dentist.
3. Formare i leader a una gestione efficace delle prestazioni
Sebbene i manager svolgano un ruolo fondamentale nella gestione delle prestazioni, nello studio di Willis Towers Watson menzionato nell’introduzione, solo la metà degli intervistati ha dichiarato di essere d’accordo o fortemente d’accordo sul fatto che i manager delle proprie organizzazioni siano efficaci nel valutare (55%) o differenziare (50%) le prestazioni dei propri collaboratori diretti.
Molte persone diventano manager con poca o nessuna formazione formale, quindi, come parte della loro gestione delle prestazioni fin dall’inizio, vale la pena formare i manager sul vostro processo di gestione delle prestazioni e dotarli delle competenze necessarie per creare obiettivi, fornire feedback costruttivi, condurre valutazioni, fare coaching e sostenere lo sviluppo dei dipendenti (in effetti, questo potrebbe essere un obiettivo di prestazione per un manager).
Ciò è particolarmente vero nei settori con elevati tassi di turnover. Le strategie di gestione delle prestazioni nel commercio al dettaglio, ad esempio, sono molto richieste dai dipendenti, con circa l’80-90% di loro che afferma di accogliere con favore un feedback maggiore.
4. Utilizzare il feedback a 360 gradi
Sebbene i manager debbano avere una visione chiara delle prestazioni dei membri del proprio team, non sono gli unici. Inoltre, chi meglio dei loro collaboratori diretti può fornire un feedback sui manager?
Una precisazione è che questo è più un metodo di sviluppo utilizzato per fornire ai dipendenti una visione completa dei propri punti di forza e delle aree di crescita, piuttosto che per prendere decisioni su promozioni, aumenti salariali e così via.
5. Incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti
Come per la maggior parte dei prodotti per le risorse umane, è buona pratica coinvolgere l’utente finale nella loro creazione.
Quando si parla di gestione delle prestazioni, ciò significa coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi e nell’autovalutazione per aumentare il coinvolgimento e il senso di responsabilità, consentendo loro di condividere il proprio feedback sul processo di gestione delle prestazioni e di suggerire miglioramenti.
Come sottolinea Mike Fretto, direttore creativo di Neighbor, “Quando affido al mio team la responsabilità di definire gli obiettivi e valutare i propri progressi, mi tolgo molto lavoro, aiutando anche le mie persone a sviluppare le proprie competenze, la propria autonomia e il proprio senso di orientamento professionale”
6. Concentrarsi sullo sviluppo, non solo sulla valutazione
Date priorità alla crescita dei dipendenti creando piani di sviluppo personalizzati che forniscano ai lavoratori una tabella di marcia per lo sviluppo che possano integrare nei propri obiettivi.
Offrite formazione, mentoring e risorse per aiutare i dipendenti a migliorare le proprie competenze e a fare carriera.
Per il vostro sviluppo personale, potreste prendere in considerazione un corso sulla gestione delle prestazioni che vi aiuti a perfezionare le vostre tecniche e a scoprire nuovi modi per aiutare i dipendenti a crescere.
7. Riconoscere e premiare le prestazioni
Non è un segreto che collegare i risultati delle prestazioni a ricompense come bonus o promozioni sia una tattica altamente efficace, ma è più facile a dirsi che a farsi.
Tra le potenziali insidie rientrano la soggettività, la complessità, una cultura tossica e una mentalità orientata al breve termine.
Per contrastare questi rischi, nel suo eccellente articolo sulla retribuzione basata sulle prestazioni, Alex Link ci fornisce alcune buone pratiche per farlo nel modo giusto:
- Promuovete la collaborazione nella squadra bilanciando gli incentivi legati alle prestazioni individuali con il riconoscimento del contributo alla squadra. Create una cultura della condivisione delle conoscenze per aumentare le opportunità di lavoro di squadra.
- Siate trasparenti riguardo alla vostra struttura retributiva basata sulle prestazioni e al modo in cui è collegata alle prestazioni. La trasparenza riduce le incertezze e rafforza la fiducia dei dipendenti. Ecco alcuni consigli su come parlare di retribuzione.
- Siate flessibili con la vostra strategia e preparatevi ad apportare modifiche quando cambiano le esigenze della vostra azienda. Accettate i feedback e perfezionate regolarmente il vostro sistema retributivo.
- Prestate attenzione agli impatti negativi, come il fatto che i dipendenti lavorino esclusivamente su obiettivi a breve termine o una competizione malsana, e affrontate tempestivamente i problemi.
Ma premi e riconoscimenti non devono essere sempre di natura economica. I programmi di riconoscimento dei dipendenti includono anche riconoscimenti pubblici e privati, ad esempio durante le riunioni, nei canali Slack, nelle newsletter o sui canali social dell'azienda.
8. Mantieni la semplicità
Come ogni altra cosa, la gestione delle prestazioni deve trovare un equilibrio tra impegno e ritorno. Ecco alcuni principi per mantenere la semplicità e aumentare la probabilità di adozione:
- Affianca alla valutazione annuale incontri più brevi e frequenti (ad esempio mensili o trimestrali) e un processo di feedback continuo che renda la gestione delle prestazioni parte del normale flusso di lavoro.
- Crea un modello di una pagina che raccolga le informazioni essenziali: obiettivi, progressi, punti di forza e una o due aree di miglioramento. In questo modo si riduce la burocrazia e si mantiene la valutazione focalizzata.
- Spiega il perché. Come spiega Joey Price, CEO di Jumpstart HR: «Assicurati che i membri del team sappiano perché devono partecipare al processo di gestione delle prestazioni, quali sono i tempi di completamento previsti e come stabilire le priorità del carico di lavoro durante il periodo delle valutazioni delle prestazioni. Questo fornisce una visione dall'alto verso il basso del motivo per cui la gestione delle prestazioni è una priorità organizzativa e aiuta tutti a mantenere la responsabilità di completare il processo in tempo».
- Utilizza tecnologia e automazione (ne parleremo più avanti).
Automatizzare la gestione delle prestazioni
L'utilizzo di un software per la gestione delle prestazioni può rendere più semplice mantenere un processo continuativo di gestione delle prestazioni, soprattutto con la crescita dell'organizzazione. Invece di affidarsi a fogli di calcolo, promemoria del calendario e documenti non collegati tra loro, i team possono utilizzare un software per gestire gli obiettivi, automatizzare le attività e fornire feedback, valutazioni e piani di sviluppo in un unico luogo.
Le piattaforme per la gestione delle prestazioni variano considerevolmente per ambito di applicazione. Alcune sono incentrate su valutazioni strutturate, mentre altre danno priorità al feedback continuo, allo sviluppo dei dipendenti, all'allineamento degli obiettivi o agli approfondimenti supportati dall'AI.
Nel video qui sotto confrontiamo cinque delle principali opzioni, compresi i relativi casi d'uso più efficaci, le funzionalità di AI e i prezzi.
Strumenti come BambooHR, SAP SuccessFactors e Workday possono automatizzare i cicli di valutazione ricorrenti, gli aggiornamenti degli obiettivi, i promemoria e la documentazione sulle prestazioni. Le piattaforme più specializzate, tra cui Leapsome, possono anche invitare dipendenti e manager a scambiarsi feedback dopo progetti, traguardi o incontri programmati.
A seconda del processo, le funzionalità utili possono includere:
- Flussi di lavoro automatizzati per le valutazioni e la definizione degli obiettivi
- Strumenti per il feedback a 360 gradi per raccogliere contributi da più parti interessate
- Report che aiutano i manager a identificare le tendenze relative alle prestazioni e al coinvolgimento
- Integrazioni con piattaforme di riconoscimento dei dipendenti, strumenti per le buste paga e sistemi di gestione dell'apprendimento
- Riepiloghi supportati dall'AI, consigli per lo sviluppo o approfondimenti sulle prestazioni
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Elementi chiave di un sistema efficace di gestione delle prestazioni
| Cosa conta | Cosa cercare |
|---|---|
| Aspettative chiare | I dipendenti comprendono di cosa sono responsabili, come viene misurato il successo e in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi più ampi. |
| Conversazioni regolari | I manager discutono dei progressi, degli ostacoli, del feedback e dello sviluppo durante tutto l'anno, non solo durante le valutazioni formali. |
| Feedback attuabile | Il feedback è tempestivo, specifico, supportato da esempi e chiarisce cosa dovrebbe accadere in seguito. |
| Coinvolgimento dei dipendenti | I dipendenti contribuiscono a definire gli obiettivi, riflettono sui progressi e individuano il supporto o lo sviluppo di cui hanno bisogno. |
| Manager preparati | I manager sanno come svolgere attività di coaching, documentare le problematiche, valutare equamente e gestire conversazioni difficili. |
| Valutazione coerente | I criteri sono pertinenti al ruolo, trasparenti e applicati equamente a dipendenti comparabili. |
| Seguito significativo | Le prestazioni eccellenti vengono riconosciute, le esigenze di sviluppo portano a fornire supporto e i problemi relativi alle prestazioni vengono affrontati. |
| Processi semplici | I dipendenti e i manager sanno cosa fare, quando farlo e dove registrare le informazioni. |
| Margine di miglioramento | Le risorse umane esaminano regolarmente il feedback, la partecipazione, i modelli di valutazione e i risultati per perfezionare il processo. |
Esempi di gestione delle prestazioni
Come accennato in precedenza, non esistono due sistemi di gestione delle prestazioni uguali. Riflettono la cultura dell'organizzazione tanto quanto qualsiasi altro elemento e possono persino differire all'interno della stessa organizzazione.
Ecco come alcune organizzazioni famose e di successo affrontano questo tema.
Google: obiettivi e risultati chiave (OKR)
Google ha reso celebre l'uso degli OKR per allineare gli obiettivi individuali dei dipendenti con quelli dell'azienda.
Ogni dipendente stabilisce obiettivi misurabili con risultati chiave specifici che contribuiscono agli obiettivi più ampi dell'azienda.
Gli OKR vengono esaminati trimestralmente, consentendo adeguamenti agili e un allineamento continuo con l'ambiente tecnologico in rapida evoluzione.
Questo approccio promuove la trasparenza, poiché gli OKR sono visibili in tutta l'organizzazione, incoraggiando la collaborazione e la responsabilizzazione.
La mentalità di crescita e il feedback continuo di Microsoft
Microsoft ha abbandonato le tradizionali valutazioni annuali a favore di un sistema continuo di gestione delle prestazioni, ponendo l'accento sulla "mentalità di crescita".
I manager verificano regolarmente la situazione con i dipendenti, fornendo feedback costanti per aiutarli a sviluppare competenze, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere i propri obiettivi, creando un ambiente incentrato sull'apprendimento e sulla crescita.
Il modello di confronto periodico di Adobe
Adobe ha sostituito le valutazioni annuali delle prestazioni con un modello di "confronto periodico", in cui manager e dipendenti partecipano a conversazioni regolari e informali sul feedback.
Questo approccio pone l'accento sul feedback e sullo sviluppo in tempo reale, senza valutazioni formali, riducendo lo stress legato alle valutazioni e mantenendo i dipendenti coinvolti nel proprio sviluppo.
Le valutazioni semplificate e orientate al futuro di Deloitte
Deloitte ha rinnovato il proprio processo di gestione delle prestazioni per concentrarsi sul feedback in tempo reale, sui check-in frequenti e sulle "istantanee delle prestazioni", che valutano i dipendenti in base a possibili azioni future, come promozioni o aumenti salariali. Questo approccio orientato al futuro si concentra sulla crescita e riduce la necessità di valutazioni retrospettive.
Lo sviluppo agile delle prestazioni presso General Electric
GE è passata dalle valutazioni annuali a un modello più agile e basato sul feedback continuo, chiamato "Sviluppo delle prestazioni".
Utilizzando l'applicazione PD@GE sviluppata su misura, i dipendenti ricevono feedback in tempo reale e possono aggiornare frequentemente i propri obiettivi, consentendo all'azienda di rimanere reattiva e di stare al passo con i cambiamenti del settore.
Qual è il prossimo passo?
Comprendere la gestione delle prestazioni è il primo passo. Successivamente, è necessario decidere come la propria organizzazione la metterà in pratica.
Esplora i diversi tipi di sistemi di gestione delle prestazioni per confrontare gli approcci più comuni e determinare quale struttura sia più adatta ai tuoi obiettivi, alla tua forza lavoro e alla cultura aziendale.
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