Gestione delle prestazioni: guida completa + esempi
Secondo una ricerca di Willis Towers Watson, le organizzazioni che utilizzano efficacemente la gestione delle prestazioni hanno una probabilità 1,48 volte maggiore di dichiarare prestazioni finanziarie significativamente superiori rispetto ai concorrenti del proprio settore e una probabilità 1,25 volte maggiore di dichiarare una produttività dei dipendenti più elevata.
In questo articolo scoprirai esattamente cos'è la gestione delle prestazioni e come puoi progettarla e utilizzarla per ottenere risultati concreti nella tua organizzazione, invece di lasciare che diventi una semplice attività di spunta delle caselle.
Che cos'è la gestione delle prestazioni?
La gestione delle prestazioni è un processo che le organizzazioni utilizzano per tenere traccia, valutare e migliorare il rendimento dei dipendenti sul lavoro. I manager e i team delle risorse umane vi fanno affidamento per stabilire obiettivi chiari, fornire feedback e aiutare i dipendenti a crescere, in modo che tutti lavorino verso gli stessi obiettivi.
Attraverso controlli periodici, valutazioni e piani di sviluppo, puoi aiutare il tuo team a rimanere motivato, migliorare le proprie competenze e ottenere risultati migliori sul lavoro.
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Perché la gestione delle prestazioni è importante?
Le statistiche sulla gestione delle prestazioni parlano chiaro. Una gestione delle prestazioni efficace dovrebbe mirare a:
- Aumentare la produttività: È stato dimostrato che il processo di definizione delle aspettative sulle prestazioni aumenta la produttività del 15%.
- Allineare gli obiettivi individuali e organizzativi: Un obiettivo fondamentale è garantire che gli sforzi dei dipendenti contribuiscano direttamente agli obiettivi strategici dell'azienda, creando una direzione unitaria per l'organizzazione.
- Promuovere il miglioramento continuo: Idealmente, dovrebbe incoraggiare una cultura del feedback costante, nella quale i membri del team si sentano supportati e a proprio agio nell'essere aperti e sinceri gli uni con gli altri.
- Supportare lo sviluppo dei dipendenti: La gestione delle prestazioni aiuta a individuare le esigenze di formazione e le opportunità di sviluppo professionale, aiutando i dipendenti a crescere all'interno dell'organizzazione.
- Aumentare il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti: Offrire opportunità di sviluppo e riconoscere e premiare le prestazioni eccellenti migliora il morale, la motivazione, la soddisfazione lavorativa e la fidelizzazione.
- Migliorare il processo decisionale: Fornisce dati e informazioni utili che aiutano i manager a individuare i talenti ad alto potenziale e a prendere decisioni informate in merito a promozioni, retribuzione e pianificazione della successione.
- Ridurre i rischi legali: Una documentazione adeguata delle informazioni relative alle prestazioni può proteggere l'organizzazione in caso di controversie legali o reclami.
Nel complesso, una gestione delle prestazioni efficace aiuta le organizzazioni a raggiungere i propri obiettivi, sostenendo al contempo la crescita e lo sviluppo dei dipendenti. È una situazione vantaggiosa per tutti!
Il ciclo di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni funziona al meglio come un processo continuo, basato su feedback costruttivi e fiducia, che aiuta i dipendenti a esprimere appieno il proprio potenziale, allineando al contempo i loro sforzi agli obiettivi dell'organizzazione.
Ecco come funziona generalmente:
1. Definizione degli obiettivi
Il processo inizia con la definizione di obiettivi chiari, specifici e misurabili per i dipendenti, in linea con gli obiettivi più ampi dell'organizzazione.
2. Monitoraggio dei progressi
Le prestazioni dei dipendenti vengono monitorate rispetto agli obiettivi stabiliti. I manager e i loro collaboratori diretti sono responsabili del monitoraggio dei progressi, dell'individuazione e della gestione degli eventuali ostacoli e dell'apporto delle modifiche necessarie.
Discussioni periodiche sulle prestazioni garantiscono che gli obiettivi rimangano pertinenti e che i dipendenti restino sulla buona strada. Ciò include controlli informali, tutoraggio e coaching per guidare i dipendenti verso il raggiungimento dei propri obiettivi.
Quando vengono individuate lacune nelle prestazioni, ai dipendenti possono essere offerte opportunità di sviluppo, come programmi di formazione, workshop o attività di coaching.
Per i dipendenti che non riescono costantemente a soddisfare le aspettative, può essere creato un piano di miglioramento delle prestazioni, che delinea aree specifiche di miglioramento, i passaggi da intraprendere e una tempistica per una nuova valutazione.
Infine, un altro aspetto importante è garantire che i dipendenti con prestazioni elevate siano adeguatamente riconosciuti per i risultati raggiunti.
3. Valutazioni formali delle prestazioni
A intervalli prestabiliti (ad esempio, valutazioni trimestrali o semestrali o annuali), vengono effettuate valutazioni formali per esaminare le prestazioni rispetto agli obiettivi dei dipendenti.
Queste valutazioni prevedono una discussione dettagliata sui risultati raggiunti, sulle difficoltà e sulle aree di sviluppo.
4. Revisione e adeguamento degli obiettivi
Con il cambiamento delle priorità aziendali, potrebbe essere necessario adeguare gli obiettivi di prestazione. Una revisione regolare garantisce che gli obiettivi rimangano allineati alla strategia in evoluzione dell'organizzazione.
Le organizzazioni potrebbero inoltre voler organizzare di tanto in tanto sessioni di calibrazione delle prestazioni per garantire una gestione equa e completa delle prestazioni in tutta l'organizzazione.
Metodi di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni è una combinazione di diverse attività, filosofie e metodologie che operano insieme per creare il sistema complessivo. Non esistono due sistemi uguali, ma ecco alcuni elementi comuni.
Gestione per obiettivi (MBO)
I dipendenti e i manager definiscono in modo collaborativo obiettivi specifici e misurabili, allineati alle priorità dell'organizzazione, creando così un orientamento chiaro e un senso di responsabilità.
Ad esempio, un responsabile marketing e un membro del suo team stabiliscono l'obiettivo di aumentare del 20% il coinvolgimento sui social media nel trimestre successivo. Insieme definiscono azioni specifiche e misurabili per raggiungere questo obiettivo, come pubblicare tre volte alla settimana, realizzare due campagne pubblicitarie mirate e analizzare ogni due settimane le metriche di coinvolgimento per adeguare le strategie.
Durante il trimestre, si incontrano per monitorare i progressi e discutere eventuali difficoltà. Al termine del periodo, esaminano i risultati rispetto all'obiettivo del 20%, valutando le prestazioni del membro del team in base ai risultati ottenuti e ai passaggi intrapresi, e stabiliscono nuovi obiettivi sulla base delle loro conclusioni.
OKR (obiettivi e risultati chiave)
Gli OKR combinano obiettivi ambiziosi con risultati chiave misurabili, motivando i dipendenti a superare le attività di routine e a puntare a risultati di grande impatto.
Ecco un breve esempio di OKR in azione:
Obiettivo: migliorare la soddisfazione dei clienti per il team di assistenza.
Risultati chiave:
- Aumentare il punteggio medio di soddisfazione dei clienti da 4,2 a 4,5 entro la fine del trimestre.
- Ridurre il tempo medio di risposta ai ticket di assistenza da 8 ore a 4 ore.
- Implementare un sondaggio sul feedback dei clienti per tutti i ticket risolti, raggiungendo un tasso di risposta del 50%.
In questo OKR, l'obiettivo è un traguardo chiaro e ambizioso (migliorare la soddisfazione dei clienti), mentre i risultati chiave sono risultati specifici e misurabili che indicano i progressi verso il raggiungimento di tale obiettivo.
Questa struttura fornisce al team obiettivi mirati che contribuiscono al traguardo più ampio. Puoi approfondire gli OKR nel nostro articolo Cosa sono gli OKR?
Obiettivi SMART
Gli obiettivi SMART sono strutturati per essere Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti e Vincolati nel tempo, contribuendo a garantire che siano chiari e raggiungibili entro un periodo di tempo prestabilito.
Esempio: un rappresentante commerciale stabilisce l'obiettivo di aumentare i ricavi mensili delle vendite.
- Specifico: Aumentare del 15% i ricavi delle vendite mensili.
- Misurabile: Monitorare i progressi attraverso i report mensili sui ricavi.
- Raggiungibile: Fissare questo obiettivo sulla base delle recenti tendenze dei ricavi mensili e delle risorse di vendita disponibili.
- Rilevante: Allineare questo obiettivo alla focalizzazione dell’azienda sulla crescita dei ricavi.
- Vincolato nel tempo: Raggiungere questo obiettivo entro la fine del prossimo trimestre.
Questo obiettivo SMART offre al rappresentante commerciale un traguardo chiaro, tappe realistiche e una scadenza, rendendo più semplice monitorare i progressi e raggiungerlo.
Per saperne di più, leggi il nostro articolo su come fissare obiettivi SMART.
Feedback a 360 gradi
Il feedback a 360 gradi è uno dei metodi più diffusi per sviluppare i manager nelle organizzazioni, ma è utile per tutti.
Questo metodo offre una visione completa raccogliendo feedback da colleghi, manager, subordinati e talvolta clienti, promuovendo una comprensione a tutto tondo delle prestazioni.
Può, tuttavia, richiedere molto tempo e portare a feedback distorti se non viene gestito con attenzione.
Questo è un argomento a sé stante, ma nel suo eccellente articolo sul feedback a 360 gradi Lockhart Lance condivide alcune buone pratiche:
- I manager dovrebbero cercare di individuare una manciata di persone con cui ciascuno dei loro dipendenti collabora attivamente. Chi supportano? Chi fa affidamento su di loro per ottenere risultati di lavoro efficaci? Chi sono i loro stakeholder? Chi è influenzato dal loro lavoro?
- Definire dimensioni delle prestazioni rilevanti utilizzando le analisi attuali dei ruoli oppure le convinzioni del senior management sui comportamenti che desiderano sviluppare e premiare in futuro.
- Utilizzare un sistema di valutazione come la scala Likert, che richiede di assegnare un punteggio a un insieme di dimensioni delle prestazioni su una scala numerica, ad esempio 1-5 (1—fortemente in disaccordo, 6—fortemente d’accordo), poiché è semplice ma offre al valutatore una flessibilità sufficiente per distinguere tra prestazioni appena nella media e prestazioni elevate.
Puoi anche utilizzare un software per il feedback a 360 gradi per facilitare il processo.
Valutazioni delle prestazioni
A volte si confondono gestione delle prestazioni e valutazioni delle prestazioni.
La seconda è una valutazione formale condotta periodicamente, spesso ogni anno, nell’ambito delle pratiche di gestione delle prestazioni per esaminare i risultati, i punti di forza e le aree di miglioramento di un dipendente, influenzando in genere le decisioni relative a promozioni, aumenti o piani di sviluppo.
Esempio: Un ingegnere del software affronta una valutazione annuale delle prestazioni con il proprio manager.
- Preparazione: Il manager e l’ingegnere esaminano i progetti chiave completati durante l’anno, concentrandosi sui risultati misurabili, come la correzione di bug, lo sviluppo di funzionalità e il feedback dei clienti.
- Valutazione: Il manager valuta le prestazioni dell’ingegnere rispetto alle competenze fondamentali, ad esempio capacità tecniche, lavoro di squadra e problem solving, utilizzando una scala di valutazione delle prestazioni standardizzata.
- Feedback: Durante l’incontro di valutazione, il manager pone domande sulla revisione delle prestazioni, fornisce feedback costruttivi, riconosce i risultati raggiunti e discute le aree di crescita.
- Definizione degli obiettivi: Sulla base della valutazione, collaborano alla definizione degli obiettivi per il periodo successivo, come imparare a utilizzare un nuovo framework o ridurre i tassi di errore del 15%.
Questa valutazione delle prestazioni mira a fornire all’ingegnere del software un feedback strutturato sulle prestazioni passate, aiutandolo a comprendere i propri punti di forza e le aree su cui concentrarsi per lo sviluppo nel corso dell’anno successivo.
Per un approfondimento, consulta l’eccellente articolo di Liz Lockhart Lance su come condurre una valutazione delle performance. Puoi anche utilizzare il nostro pratico modello per la valutazione delle performance.
Gestione continua delle performance
La gestione continua delle performance integra le valutazioni più formali con un sistema di feedback e verifiche regolari e continuativi (anche le verifiche trimestrali e di metà anno stanno diventando comuni), per aiutare i dipendenti a mantenere l’allineamento con gli obiettivi e ricevere tempestivamente il supporto necessario per migliorare.
Esempio: un project manager e un membro del team concordano un piano di miglioramento continuo per aumentare l’efficienza del progetto.
- Stabilire gli obiettivi: all’inizio di ogni trimestre, stabilire un obiettivo chiaro, ad esempio ridurre del 10% i tempi di completamento dei progetti.
- Verifiche regolari: effettuare verifiche bisettimanali per esaminare i progressi, affrontare le difficoltà e apportare, se necessario, modifiche all’approccio al progetto.
- Feedback in tempo reale: fornire un feedback immediato dopo tappe significative o difficoltà, aiutando il membro del team ad apprendere e adattarsi in tempo reale.
- Riflessione mensile: esaminare ogni mese i dati relativi alle tempistiche del progetto e individuare le aree specifiche in cui l’efficienza è migliorata o potrebbe migliorare ulteriormente.
Affiancamento
L’affiancamento nella gestione delle performance consiste nel fornire ai dipendenti una guida e un feedback personalizzati, aiutandoli a sviluppare competenze specifiche, superare le difficoltà e raggiungere i propri obiettivi di performance.
Esempio: un addetto all’assistenza clienti lavora con un coach per migliorare le proprie competenze comunicative e di risoluzione dei conflitti.
- Individuare le aree di interesse: il coach e il dipendente concordano di concentrarsi sulla gestione delle interazioni difficili con i clienti e sul miglioramento della chiarezza delle risposte.
- Stabilire obiettivi specifici: insieme, stabiliscono obiettivi come ridurre del 20% il tempo medio di risoluzione e aumentare i punteggi di soddisfazione dei clienti entro il trimestre successivo.
- Sessioni regolari di affiancamento: si incontrano ogni settimana per esaminare le interazioni recenti, discutere le strategie per gestire le situazioni complesse e mettere in pratica tecniche di comunicazione efficaci.
- Feedback e adeguamento: dopo ogni sessione, il coach fornisce un feedback immediato sui miglioramenti e modifica le tecniche secondo necessità, per garantire progressi continui.
Questo approccio di affiancamento offre al dipendente un supporto mirato e indicazioni concrete, aiutandolo a sviluppare sicurezza e padronanza nelle aree chiave delle performance.
Mentoring
Il mentoring abbina i dipendenti a mentor esperti che forniscono una guida a lungo termine, consigli professionali e supporto, aiutando i partecipanti a superare le difficoltà e a crescere professionalmente.
Esempio: uno sviluppatore software junior viene affiancato a uno sviluppatore senior per sviluppare competenze tecniche e professionali.
- Definire gli obiettivi di sviluppo: il mentor e il mentee delineano gli obiettivi principali, come migliorare le competenze di programmazione in un linguaggio specifico e comprendere le migliori pratiche nella progettazione del software.
- Incontri regolari di mentoring: programmano sessioni mensili durante le quali il mentee può porre domande, esaminare i progetti recenti e ricevere consigli su come affrontare le difficoltà tecniche.
- Orientamento professionale e sviluppo delle competenze: il mentor offre indicazioni sulle opportunità di crescita professionale, suggerisce corsi di formazione pertinenti e assegna esercizi di programmazione per approfondire le competenze tecniche.
- Supporto continuo e networking: oltre allo sviluppo delle competenze, il mentor presenta al mentee opportunità di networking e condivide prospettive più ampie sulla carriera, rafforzandone la sicurezza e la conoscenza del settore.
Puoi approfondire l’argomento nell’eccellente articolo di Alex Link su come avviare un programma di mentoring.
Ottieni il nostro modello per la valutazione delle performance!
Strutture per la gestione delle performance
Una struttura per la gestione delle performance collega obiettivi, feedback, valutazioni, misurazione e sviluppo dei dipendenti in un unico processo coerente. La struttura più adatta dipende da ciò che è necessario valutare, dalla frequenza con cui cambiano le priorità e dal livello di struttura di cui manager e dipendenti hanno bisogno.
| Quadro di riferimento | Su cosa si concentra | Più adatto per | A cosa prestare attenzione |
|---|---|---|---|
| Basato sui risultati | Obiettivi, risultati e KPI | Ruoli con risultati chiari e misurabili, come vendite, assistenza o consegna di progetti | Potrebbe trascurare la collaborazione, l'apprendimento e il modo in cui sono stati raggiunti i risultati |
| Basato sulle competenze | Competenze, comportamenti e capacità specifiche del ruolo | Organizzazioni che desiderano aspettative coerenti e percorsi di sviluppo più chiari | Competenze vaghe possono portare a valutazioni soggettive |
| Continuo | Riscontri frequenti, affiancamento e adeguamento degli obiettivi | Team dinamici in cui le priorità o le responsabilità cambiano regolarmente | Può diventare un ulteriore peso in termini di riunioni senza conversazioni mirate |
| Equilibrato | Risultati, comportamenti, sviluppo e contributo al team | Ruoli di leadership o posizioni in cui il successo non può essere misurato attraverso un unico parametro | I responsabili hanno bisogno di indicazioni chiare su come ponderare ciascun ambito |
| Guidato dai dipendenti | Autovalutazione, obiettivi stabiliti dai dipendenti e responsabilità dello sviluppo | Culture che valorizzano autonomia, riflessione e sviluppo professionale | I dipendenti potrebbero aver bisogno di supporto per stabilire obiettivi pertinenti e realistici |
| Ibrido | Una combinazione di diversi approcci | Organizzazioni con ruoli, team o esigenze di rendimento diversi | Un numero eccessivo di moduli, valutazioni e verifiche può rendere il processo più difficile da utilizzare |
La maggior parte delle organizzazioni utilizza una qualche forma di modello ibrido. Ad esempio, potrebbe utilizzare gli OKR per allineare le priorità, le competenze per valutare i comportamenti, incontri trimestrali per l'affiancamento e una valutazione annuale per prendere decisioni sulla retribuzione.
Obiettivi e finalità della gestione delle prestazioni
L'obiettivo principale della gestione delle prestazioni è aiutare i dipendenti ad avere successo, indirizzando al contempo il loro lavoro verso le priorità dell'organizzazione. Dovrebbe fare più che registrare i risultati passati. Un processo efficace crea chiarezza, sostiene lo sviluppo, rafforza la fiducia e offre ai dipendenti l'opportunità di migliorare mentre c'è ancora tempo per intervenire.
Come spiega Elena Sarango-Muñiz, direttrice delle risorse umane e coach per la leadership, la gestione delle prestazioni è più efficace quando è integrata nel lavoro quotidiano, «una conversazione alla volta», anziché essere trattata come un evento isolato di fine anno.
Tra gli obiettivi comuni della gestione delle prestazioni rientrano:
Allineare il lavoro individuale agli obiettivi aziendali
I dipendenti dovrebbero comprendere in che modo le loro responsabilità e i loro obiettivi contribuiscono alle priorità del team e dell'organizzazione. Questo dà al loro lavoro uno scopo più chiaro e li aiuta a prendere decisioni migliori su come concentrare il proprio tempo.
Definire in cosa consiste una prestazione efficace
I dipendenti hanno bisogno di aspettative chiare sia sui risultati sia sui comportamenti sul luogo di lavoro. I manager dovrebbero spiegare come verrà valutato il successo, di cosa è responsabile il dipendente e in cosa consiste una prestazione eccellente nelle diverse fasi del ruolo.
Per un nuovo dipendente, ciò potrebbe significare discutere in cosa consiste il successo dopo la prima settimana, i primi 90 giorni e il primo anno (senza aspettare la prima valutazione formale per chiarire le aspettative).
Migliorare le prestazioni prima che i problemi si radichino
Gli incontri periodici offrono a manager e dipendenti l'opportunità di individuare gli ostacoli, adeguare gli obiettivi e affrontare tempestivamente le lacune nelle prestazioni. L'obiettivo dovrebbe essere guidare il miglioramento, non limitarsi a documentare che un dipendente non ha raggiunto gli obiettivi diversi mesi dopo.
Sostenere la crescita dei dipendenti
La gestione delle prestazioni dovrebbe far emergere opportunità di formazione, affiancamento, tutoraggio, incarichi stimolanti e crescita professionale. Gli obiettivi di sviluppo possono quindi diventare parte del più ampio piano di prestazioni del dipendente, invece di costituire un'attività separata delle risorse umane.
Costruire fiducia attraverso riscontri tempestivi
I dipendenti dovrebbero ricevere riscontri specifici e obiettivi quando sono ancora utili. Ciò include il riconoscimento del lavoro efficace così come l'affrontare le criticità.
Un feedback basato su informazioni obsolete, impressioni vaghe o affermazioni non verificate può compromettere la fiducia. I manager dovrebbero quindi arrivare preparati con fatti, esempi e una spiegazione chiara di ciò che deve continuare o cambiare.
Evita sorprese durante le valutazioni formali
Una valutazione annuale o trimestrale dovrebbe riassumere conversazioni già avvenute, non portare alla luce preoccupazioni per la prima volta. Una comunicazione regolare aiuta i dipendenti a capire a che punto si trovano e cosa devono fare successivamente.
Come afferma Sarango-Muñiz, “Alla fine del ciclo annuale, nulla dovrebbe essere una sorpresa per il dipendente”.
Favorisci decisioni corrette sulle persone
Informazioni coerenti sulle prestazioni possono supportare le decisioni relative a promozioni, retribuzione, pianificazione della successione, formazione aggiuntiva e piani di miglioramento delle prestazioni. Queste decisioni dovrebbero basarsi su prove documentate, anziché sulla memoria o sull'impressione soggettiva di un singolo manager.
Migliora i risultati organizzativi
Un solido processo di gestione delle prestazioni dovrebbe contribuire, in ultima analisi, a risultati che vadano oltre i tassi di completamento delle valutazioni. A seconda dell'organizzazione, questi risultati potrebbero includere un maggiore coinvolgimento, un minore turnover, una collaborazione migliore, una produttività più elevata e prestazioni aziendali migliori.
Come migliorare il processo di gestione delle prestazioni
In uno studio di Betterworks, poco meno di un terzo (37%) degli intervistati ritiene che il processo di gestione delle prestazioni della propria azienda li aiuti a migliorare le proprie prestazioni.
Tra le ragioni citate figuravano la mancanza di equità, la possibilità di allinearsi agli obiettivi strategici dell'azienda e la crescita professionale.
Per creare quindi un processo efficace di gestione delle prestazioni, considera queste buone pratiche di gestione delle prestazioni:
1. Assicurati che gli obiettivi siano chiari e pertinenti
Si discute molto su quale metodologia di definizione degli obiettivi sia la migliore, ma non approfondirò questo tema qui (anche se apprezziamo gli obiettivi SMART).
Come minimo, tuttavia, gli obiettivi dovrebbero essere allineati in tutta l'organizzazione, partendo da obiettivi organizzativi di alto livello che poi “scendono” fino al livello individuale.
Questo garantisce che il lavoro di tutti sia allineato e aiuta i lavoratori a capire in che modo contribuiscono all'organizzazione. L'eccellente articolo di Lockhart Lance sugli obiettivi a cascata è una risorsa utile in questo ambito.
2. Passa a una gestione continua delle prestazioni
Una ricerca di Betterworks ha rilevato che le organizzazioni che adottano un processo continuo di gestione delle prestazioni hanno dichiarato di superare o superare significativamente la concorrenza a un tasso superiore del 24%.
Che cosa significa esattamente?
- Abbandona le valutazioni annuali a favore di feedback continui e confronti più regolari, comprese le valutazioni trimestrali o di metà anno.
- Incorpora opportunità di feedback informale, come sessioni di coaching o riunioni individuali.
- Concentrati sia sui punti di forza sia sulle aree di miglioramento, offrendo suggerimenti costruttivi.
Un altro vantaggio è che manager e singoli collaboratori dedicano molto impegno alle valutazioni annuali, mentre un sistema più continuo contribuisce a rendere più semplice questo processo.
“Un approccio che ha trasformato il nostro processo di gestione delle prestazioni è la “istantanea della crescita”.
Queste istantanee sono pensate come brevi confronti durante i quali discutiamo di una sola cosa su cui il membro del team sta lavorando per migliorare e di una cosa di cui è orgoglioso.
Mantenere il processo semplice e personale crea spazio per conversazioni significative senza la sensazione opprimente di una valutazione completa. Inoltre, sposta l'attenzione sui progressi e sull'autoriflessione, invece di aspettare un anno intero prima di discutere delle prestazioni.
È incredibile quanto possa rivelare una panoramica di 15 minuti, e ho scoperto che porta a un coinvolgimento più profondo e a un senso di proposito più forte all’interno della nostra squadra.”—Kalli Hale, dentista generica, The Airway Dentist.
3. Formare i leader a una gestione efficace delle prestazioni
Sebbene i manager svolgano un ruolo fondamentale nella gestione delle prestazioni, nello studio di Willis Towers Watson menzionato nell’introduzione, solo la metà degli intervistati ha dichiarato di essere d’accordo o fortemente d’accordo sul fatto che i manager delle proprie organizzazioni siano efficaci nel valutare (55%) o differenziare (50%) le prestazioni dei propri collaboratori diretti.
Molte persone diventano manager con poca o nessuna formazione formale; pertanto, come parte della loro gestione delle prestazioni fin dall’inizio, vale la pena formare i manager sul vostro processo di gestione delle prestazioni e fornire loro le competenze necessarie per definire obiettivi, offrire riscontri costruttivi, condurre valutazioni, fornire affiancamento e sostenere lo sviluppo dei dipendenti (in effetti, questo potrebbe essere un obiettivo di performance per un manager).
Ciò è particolarmente vero nei settori con alti tassi di ricambio del personale. Le strategie di gestione delle prestazioni nel commercio al dettaglio, ad esempio, sono molto richieste dai dipendenti, con circa l’80-90% di loro che afferma di gradire maggiori riscontri.
4. Utilizzare il feedback a 360 gradi
Sebbene i manager debbano avere una visione chiara delle prestazioni dei membri della propria squadra, non sono gli unici. Inoltre, chi meglio dei loro collaboratori diretti può fornire un riscontro sui manager?
Una precisazione importante è che questo è più un metodo di sviluppo, utilizzato per fornire ai dipendenti una visione completa dei propri punti di forza e delle aree di crescita, piuttosto che uno strumento per prendere decisioni su promozioni, aumenti salariali e così via.
5. Incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti
Come per la maggior parte dei prodotti HR, è buona pratica coinvolgere l’utente finale nella loro creazione.
Per quanto riguarda la gestione delle prestazioni, ciò significa coinvolgere i dipendenti nella definizione degli obiettivi e nell’autovalutazione per aumentare il coinvolgimento e il senso di appartenenza, consentendo loro inoltre di condividere il proprio riscontro sul processo di gestione delle prestazioni e di suggerire miglioramenti.
Come sottolinea Mike Fretto, direttore creativo di Neighbor, “Quando affido alla mia squadra la responsabilità di definire gli obiettivi e valutare i propri progressi, alleggerisco notevolmente il mio carico di lavoro e aiuto anche le persone della mia squadra a sviluppare le proprie competenze, la propria autonomia e il proprio senso di orientamento professionale”
6. Concentrarsi sullo sviluppo, non solo sulla valutazione
Prestate priorità alla crescita dei dipendenti creando piani di sviluppo personalizzati che forniscano ai lavoratori una tabella di marcia per lo sviluppo da integrare nei loro obiettivi.
Offrite formazione, tutoraggio e risorse per aiutare i dipendenti a migliorare le proprie competenze e avanzare nella carriera.
Per il vostro sviluppo personale, potreste valutare un corso sulla gestione delle prestazioni che vi aiuti a perfezionare il vostro approccio alla gestione delle prestazioni e a scoprire nuovi modi per aiutare i dipendenti a crescere.
7. Riconoscere e premiare le prestazioni
Non è un segreto che collegare i risultati delle prestazioni a ricompense come bonus o promozioni sia una tattica molto efficace, ma è più facile a dirsi che a farsi.
Tra le possibili insidie figurano la soggettività, la complessità, una cultura tossica e la propensione a pensare solo al breve termine.
Per contrastare questi rischi, nel suo eccellente articolo sulla retribuzione basata sulle prestazioni, Alex Link ci offre alcune buone pratiche per procedere nel modo corretto:
- Promuovete la collaborazione nella squadra bilanciando gli incentivi legati alle prestazioni individuali con il riconoscimento del contributo alla squadra. Create una cultura della condivisione delle conoscenze per aumentare le opportunità di collaborazione.
- Siate trasparenti riguardo alla vostra struttura retributiva basata sulle prestazioni e al modo in cui è collegata ai risultati. La trasparenza riduce le incertezze e rafforza la fiducia dei dipendenti. Ecco alcuni consigli su come parlare di retribuzione.
- Siate flessibili con la vostra strategia e preparatevi ad apportare modifiche quando cambiano le esigenze della vostra azienda. Accettate i riscontri e perfezionate regolarmente il vostro sistema retributivo.
- Prestate attenzione agli effetti negativi, come il fatto che i dipendenti lavorino esclusivamente su obiettivi a breve termine o la concorrenza malsana, e affrontate tempestivamente i problemi.
Ma le ricompense e i riconoscimenti non devono essere sempre di natura economica. I programmi di riconoscimento dei dipendenti includono anche riconoscimenti pubblici e privati, ad esempio durante le riunioni, nei canali Slack, nelle newsletter o sui canali social dell’azienda.
8. Mantieni tutto semplice
Come ogni altra cosa, la gestione delle prestazioni deve trovare un equilibrio tra impegno e rendimento. Ecco alcuni principi per mantenerla semplice e aumentare le probabilità di adozione:
- Affianca alla valutazione annuale verifiche più brevi e frequenti (ad esempio mensili o trimestrali) e un processo di feedback continuo che renda la gestione delle prestazioni parte del normale flusso di lavoro.
- Crea un modello di una pagina che raccolga le informazioni essenziali: obiettivi, progressi, punti di forza e una o due aree di crescita. In questo modo si riduce la documentazione e si mantiene la valutazione focalizzata.
- Spiega il perché. Come spiega Joey Price, CEO di Jumpstart HR, “Assicurati che i membri del team sappiano perché devono partecipare al processo di gestione delle prestazioni, quali sono i tempi di restituzione previsti e come stabilire le priorità del carico di lavoro durante il periodo delle valutazioni delle prestazioni. Questo fornisce una visione dall’alto verso il basso del motivo per cui la gestione delle prestazioni è una priorità organizzativa e aiuta tutti a sentirsi responsabili del completamento puntuale”.
- Utilizza tecnologia e automazione (ne parleremo più avanti).
Automatizzare la gestione delle prestazioni
L’utilizzo di software per la gestione delle prestazioni può rendere più semplice mantenere un processo di gestione continuo, soprattutto quando l’organizzazione cresce. Invece di affidarsi a fogli di calcolo, promemoria del calendario e documenti scollegati, i team possono utilizzare un software per gestire gli obiettivi, automatizzare le attività e fornire feedback, valutazioni e piani di sviluppo in un unico luogo.
Le piattaforme per la gestione delle prestazioni variano notevolmente per ambito di interesse. Alcune sono strutturate intorno a valutazioni organizzate, mentre altre danno priorità al feedback continuo, allo sviluppo dei dipendenti, all’allineamento degli obiettivi o agli approfondimenti supportati dall’IA.
Nel video qui sotto confrontiamo cinque delle principali opzioni, inclusi i casi d’uso più adatti, le loro funzionalità di IA e i prezzi.
Strumenti come BambooHR, SAP SuccessFactors e Workday possono automatizzare i cicli di valutazione ricorrenti, gli aggiornamenti degli obiettivi, i promemoria e la documentazione sulle prestazioni. Piattaforme più specializzate, tra cui Leapsome, possono anche invitare dipendenti e manager a scambiarsi feedback dopo progetti, traguardi o verifiche programmate.
A seconda del tuo processo, le funzionalità utili possono includere:
- Flussi di lavoro automatizzati per le valutazioni e la definizione degli obiettivi
- Strumenti per il feedback a 360 gradi per raccogliere contributi da più parti interessate
- Report che aiutano i manager a individuare le tendenze relative alle prestazioni e al coinvolgimento
- Integrazioni con piattaforme di riconoscimento dei dipendenti, strumenti per le buste paga e sistemi di gestione dell’apprendimento
- Riepiloghi supportati dall’IA, consigli per lo sviluppo o approfondimenti sulle prestazioni
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Elementi chiave di un sistema efficace di gestione delle prestazioni
| Cosa conta | Cosa cercare |
|---|---|
| Aspettative chiare | I dipendenti comprendono di cosa sono responsabili, come viene misurato il successo e in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi più ampi. |
| Conversazioni regolari | I manager discutono dei progressi, degli ostacoli, del feedback e dello sviluppo durante tutto l'anno, non solo nel corso delle valutazioni formali. |
| Feedback utile | Il feedback è tempestivo, specifico, supportato da esempi e chiarisce cosa dovrebbe accadere in seguito. |
| Coinvolgimento dei dipendenti | I dipendenti contribuiscono a definire gli obiettivi, riflettono sui progressi e individuano il supporto o lo sviluppo di cui hanno bisogno. |
| Manager preparati | I manager sanno come fare coaching, documentare le criticità, valutare in modo equo e gestire le conversazioni difficili. |
| Valutazione coerente | I criteri sono pertinenti al ruolo, trasparenti e applicati equamente a dipendenti comparabili. |
| Seguito concreto | Le prestazioni eccellenti vengono riconosciute, le esigenze di sviluppo portano a un supporto e i problemi di rendimento vengono affrontati. |
| Processi semplici | Dipendenti e manager sanno cosa fare, quando farlo e dove registrare le informazioni. |
| Spazio per migliorare | Le risorse umane esaminano regolarmente il feedback, la partecipazione, l'andamento delle valutazioni e i risultati per perfezionare il processo. |
Esempi di gestione delle prestazioni
Come accennato in precedenza, non esistono due sistemi di gestione delle prestazioni uguali. Riflettono la cultura dell'organizzazione tanto quanto qualsiasi altro aspetto e possono persino differire all'interno della stessa organizzazione.
Ecco come alcune organizzazioni famose e di successo affrontano questo tema.
Google: obiettivi e risultati chiave (OKR)
Google ha reso celebre l'uso degli OKR per allineare gli obiettivi individuali dei dipendenti con quelli dell'azienda.
Ogni dipendente definisce obiettivi misurabili con risultati chiave specifici che contribuiscono agli obiettivi più ampi dell'azienda.
Gli OKR vengono riesaminati ogni trimestre, consentendo adeguamenti agili e un allineamento continuo in un ambiente tecnologico in rapida evoluzione.
Questo approccio promuove la trasparenza, poiché gli OKR sono visibili in tutta l'organizzazione, incoraggiando la collaborazione e la responsabilizzazione.
La mentalità di crescita e il feedback continuo di Microsoft
Microsoft ha abbandonato le tradizionali valutazioni annuali a favore di un sistema di gestione continua delle prestazioni, ponendo l'accento sulla "mentalità di crescita."
I manager si confrontano regolarmente con i dipendenti, fornendo feedback continuo per aiutarli a sviluppare competenze, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere i propri obiettivi, creando un ambiente incentrato sull'apprendimento e sulla crescita.
Il modello dei colloqui periodici di Adobe
Adobe ha sostituito le valutazioni annuali delle prestazioni con un "modello di colloqui periodici", in cui manager e dipendenti partecipano a conversazioni regolari e informali sul feedback.
Questo approccio enfatizza il feedback e lo sviluppo in tempo reale, senza valutazioni formali, riducendo lo stress legato alle valutazioni e mantenendo i dipendenti coinvolti nel proprio sviluppo.
Le valutazioni semplificate e orientate al futuro di Deloitte
Deloitte ha rinnovato il suo processo di gestione delle prestazioni per concentrarsi sul feedback in tempo reale, sui check-in frequenti e sulle "istantanee delle prestazioni", che valutano i dipendenti in base a possibili azioni future, come promozioni o aumenti di stipendio. Questo approccio orientato al futuro si concentra sulla crescita e riduce la necessità di valutazioni retrospettive.
Lo sviluppo agile delle prestazioni di General Electric
GE è passata dalle valutazioni annuali a un modello più agile di feedback continuo chiamato "Sviluppo delle prestazioni".
Utilizzando l'app PD@GE appositamente sviluppata, i dipendenti ricevono feedback in tempo reale e possono aggiornare frequentemente i propri obiettivi, consentendo all'azienda di rimanere reattiva e stare al passo con i cambiamenti del settore.
Qual è il prossimo passo?
Comprendere la gestione delle prestazioni è il primo passo. Successivamente, è necessario decidere come la propria organizzazione la metterà in pratica.
Esplora i diversi tipi di sistemi di gestione delle prestazioni per confrontare gli approcci più comuni e determinare quale struttura si adatta meglio ai tuoi obiettivi, alla tua forza lavoro e alla cultura aziendale.
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