Che cos’è l’HR?
Lo scopo delle Risorse Umane (HR, o Human Resources) è supportare te e i tuoi colleghi lungo tutto il percorso lavorativo: dall’ingresso in azienda, nella gestione quotidiana, fino al momento in cui si lascia l’azienda. Pensa alle HR come a un ciclo completo che tocca ogni fase del tuo impiego e che si concentra su rendere il luogo di lavoro funzionale per te in ogni passaggio. In questo articolo, avrai una comprensione chiara e pratica di ciò che le HR fanno davvero dal punto di vista dei dipendenti.
Cos’è l’HR: Definizione Rapida
Le Risorse Umane, o HR, sono il reparto di un’azienda che si occupa di tutto ciò che riguarda i dipendenti. Questo include assunzione, formazione, gestione dei benefit per i dipendenti, gestione delle buste paga e assicurarsi che le politiche aziendali vengano rispettate. Le HR contribuiscono anche a creare un ambiente lavorativo positivo affrontando le preoccupazioni dei dipendenti e promuovendo la cultura aziendale.
Le piattaforme HR per le aziende offrono strumenti completi per gestire la selezione, lo sviluppo dei dipendenti e la conformità normativa su larga scala.
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Come Funzionano le HR
Ogni manager dovrebbe comprendere il ruolo moderno delle HR—e consultare le nostre liste di soluzioni HR per trovare le tecnologie che supportano la tua forza lavoro. Suddividiamo ora i diversi ruoli e responsabilità di un reparto HR:
Proposta di Valore per il Dipendente
Come potenziali dipendenti, partiamo cercando un’organizzazione che non solo soddisfi i nostri bisogni finanziari, ma anche quelli intellettuali e sociali e che sia in linea con i nostri valori.
Le organizzazioni sono consapevoli di questo e desiderano trovare dipendenti che condividano o siano in linea con i loro stessi valori organizzativi, ecc. Il ruolo che le HR hanno in questo ambito è fornire quella che viene chiamata Employee Value Proposition (EVP).
L’EVP stabilisce cosa l’organizzazione è disposta a rendere disponibile per te; comprende sia il compenso (stipendio, salario) che riceverai sia i benefit a cui puoi accedere come dipendente.
Nella creazione o nell’aggiornamento della EVP, la funzione HR elabora un elenco di benefit che siano in linea con i valori più ampi dell’organizzazione. In seguito, questi vengono selezionati scegliendo quelli che siano sia economicamente sostenibili che interessanti per la maggior parte dei dipendenti che l’organizzazione desidera attrarre.
Alcuni esempi di aspetti di questi benefit EVP che ho riscontrato includono fondi per la formazione a cui ogni dipendente può accedere, congedi di maternità o paternità oltre il minimo previsto dalla legge, disponibilità di finanziamenti per partecipazione a conferenze, sconti sui prodotti del datore di lavoro, accompagnamento da parte di una guardia giurata alla tua auto o alla stazione dei treni fuori orario.
L’EVP è uno strumento potente di cui il reparto HR dispone per attrarre dipendenti. Una delle organizzazioni con cui ho lavorato offriva come benefit l’accompagnamento da parte di una guardia giurata alla tua auto o alla stazione dopo l’orario di lavoro.
Personalmente, non utilizzerò mai questo benefit—lavoro normalmente durante le ore diurne. Tuttavia, sono interessato a lavorare per organizzazioni che si preoccupano della sicurezza dei loro dipendenti.
Quando se n’è parlato con questo datore di lavoro, mi ha dato un’idea della loro cultura, in linea con i miei valori e con ciò che cerco da un’azienda.
Quindi HR ha un mezzo attraverso l’EVP per attrarre candidati, ma ha anche compiti nell’ambito della selezione e assunzione. La funzione di recruiting può essere interna al team HR, oppure l’HR gestirà il rapporto tra l’organizzazione e la società esterna di selezione coinvolta.
Spesso si tratta di una combinazione di entrambe: alcuni ruoli facili da coprire vengono selezionati direttamente da HR, mentre i ruoli specialistici o di alta dirigenza sono affidati a un’agenzia esterna di selezione del personale.
Selezione e Assunzione
Quando le HR si occupano della selezione, supportano il responsabile nell’elaborare l’annuncio di lavoro e assistono anche nella scelta dei canali in cui promuovere la posizione aperta (giornali locali o nazionali, siti specializzati per il lavoro, social media, riviste di settore, ecc.).
Anche per piccole imprese o startup, sistemi HR gratuiti rappresentano una base per gestire la selezione e le relazioni con i dipendenti.
Le candidature ricevute solitamente vengono inoltrate al responsabile per una prima selezione; a volte le HR forniscono supporto in questa fase, se richiesto. Una volta arrivati alla selezione, il ruolo delle HR dipende molto dall’organizzazione.
A volte le HR offrono formazione ai responsabili sulla conduzione dei colloqui; altre volte una persona delle HR partecipa ai colloqui, oppure questi vengono lasciati interamente al responsabile delle assunzioni.
Dopo la decisione di assunzione, le HR tipicamente svolgono una funzione amministrativa: inviano il contratto, ricevono il contratto firmato e registrano il nuovo dipendente nel sistema paghe.
Il rilascio delle tessere di sicurezza e/o l’accesso ai sistemi informatici non sono compiti delle HR, ma l’inserimento dei dati del nuovo assunto nel sistema paghe da parte delle HR permette l’attivazione automatica di questi altri aspetti.
A volte i potenziali dipendenti chiedono uno stipendio più alto. Il ruolo delle Risorse Umane (HR) in questo caso è solitamente quello di fornire indicazioni al responsabile delle assunzioni. Le HR possono fornire un intervallo salariale che il manager può offrire, oppure possono chiedere al manager di giustificare perché intende offrire a questo candidato una retribuzione più alta.
In questi casi, le HR e il responsabile delle assunzioni avranno una conversazione sul modo migliore di procedere, prendendo in considerazione sia l'equità interna sia le aspettative di performance.
Inserimento di un Nuovo Dipendente
La maggior parte di noi ricorda il processo di orientamento dei dipendenti a cui abbiamo partecipato nella nostra prima settimana; l'orientamento viene creato e gestito dal team delle Risorse Umane.
Le HR prendono indicazioni dal top management (il Consiglio di Amministrazione e il CEO) e assemblano una presentazione o un piano progettato per mettere i nuovi dipendenti in condizione di lavorare al meglio il più rapidamente possibile.
Spesso, l'orientamento pone maggiore enfasi sulla cultura e sulle aspettative del datore di lavoro e molto meno sugli aspetti tecnici della mansione.
Ad esempio, potrebbe includere una sezione sulla storia dell'organizzazione, un dirigente potrebbe tenere una presentazione di 15 minuti sull'organizzazione o sul proprio settore aziendale, oppure potrebbe essere prevista una visita ad una delle aree operative dell'azienda (uno stabilimento, un negozio, un deposito, un call center, ecc.).
Alcuni strumenti HR per le piccole imprese supportano funzioni critiche come la selezione del personale, la gestione delle buste paga e la valutazione delle performance dei dipendenti tutto in uno, consapevoli che nelle startup non c'è la capacità per decine di sistemi separati.
Definizione della Cultura e dei Valori Aziendali
La grande maggioranza dei dipendenti ha pochissimi contatti diretti con le HR, e spesso vede un professionista delle Risorse Umane solo durante una presentazione o altri eventi di gruppo simili.
Quello con cui i dipendenti interagiscono veramente sono le politiche e procedure di cui le HR sono responsabili. Se hai mai richiesto un qualsiasi tipo di permesso, o un corso di formazione, compilato un timesheet, dato le dimissioni, completato un sondaggio di coinvolgimento, ricevuto un aumento di stipendio, o sei stato licenziato, allora hai avuto a che fare con una politica o procedura gestita dalle HR.
Dove i professionisti delle Risorse Umane trascorrono davvero molto tempo faccia a faccia con i dipendenti e i loro manager è nella gestione delle scarse performance e del cambiamento organizzativo.
Nel caso di un dipendente con performance insoddisfacenti, le HR discuteranno i problemi con il manager di riferimento ed elaboreranno un piano; spesso saranno presenti alle riunioni con il dipendente e monitoreranno la situazione fino a che, o il dipendente migliora le proprie performance, o viene allontanato dall'organizzazione.
L'altro ambito dove i professionisti delle HR trascorrono molto tempo a stretto contatto con manager e dipendenti riguarda la gestione del cambiamento, che può comprendere la ristrutturazione di un'area, l'esternalizzazione di una funzione, situazioni di esubero.
Il cambiamento spesso genera disagi, quindi il compito delle HR è rispondere alle domande e garantire che l'organizzazione e i dipendenti subiscano il minor impatto possibile.
Gestione di Software e Sistemi
Le HR hanno accesso a diversi software HR e strumenti. Ad esempio, i sistemi di gestione delle HR (HRMS) vengono utilizzati per ottimizzare attività come la gestione dei dati dei dipendenti, l'elaborazione delle buste paga e l'amministrazione dei benefit.
Inoltre, i sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) aiutano nella selezione gestendo e organizzando le informazioni sui candidati, mentre i software per la gestione delle performance permettono ai team HR di monitorare i progressi dei dipendenti e fissare obiettivi. Questi strumenti migliorano non solo l'efficienza, ma garantiscono anche la conformità alle leggi sul lavoro e forniscono dati analitici, consentendo così alle HR di prendere decisioni informate.
Oggi i reparti HR si affidano sempre più a strumenti HR in cloud per gestire la forza lavoro ovunque in modo efficiente.
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Uscita di un Dipendente
Nella maggior parte dei casi, quando un dipendente lascia l'organizzazione, l'unico rapporto che avrà con le HR sarà rispondere a un questionario di uscita. In rare occasioni, può capitare che le HR vengano coinvolte dal manager per formulare una controproposta per trattenere il dipendente.
Mi è capitato di assistere da vicino a un paio di situazioni di controproposta nel corso delle mie attività sulle retribuzioni. Sono casi rari perché, nella maggior parte dei casi, siamo facilmente sostituibili e le controproposte spesso non funzionano. Possono certamente trattenere il dipendente per un breve periodo ma, dalle mie osservazioni e confronti con colleghi, lo stesso dipendente di solito se ne va comunque dopo pochi mesi.
Conclusioni
Ho toccato brevemente molti argomenti nella spiegazione su cosa fanno le HR, ma ovviamente le responsabilità sono molte di più, come ad esempio la pianificazione della forza lavoro.
Se sei interessato ad approfondire alcuni aspetti delle Risorse Umane, esplora pure il sito.
