Come Creare un Database di Candidati: Guida in 5 Passi
Le banche dati dei candidati sono strumenti eccellenti per ridurre il time-to-hire e il cost-per-hire, trovare candidati più qualificati e ottimizzare l'efficienza organizzativa.
Se vuoi implementare una soluzione di database candidati per il recruitment nel mondo reale, ci penso io!
In questo articolo discuterò di come puoi creare e mantenere un database dei candidati da zero—sia per aziende che per agenzie—insieme a molti consigli ed esempi concreti.
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Cos'è un database di candidati?
I database dei candidati sono strumenti per archiviare le informazioni di un candidato, come dati di contatto, CV, note, ecc., e aiutano a costruire un rapporto con i candidati e assumerli in futuro per diversi ruoli.
Esistono due tipi di sistemi di database HR che puoi utilizzare:
- Database integrati: Puoi visualizzare e gestire le informazioni dei candidati quando pubblichi un annuncio di lavoro su una piattaforma come LinkedIn o Indeed. Questi sono piccoli database candidati specifici per quelle app.
- Database centralizzati: Un database centralizzato del personale raccoglie i candidati da molteplici fonti come candidature inbound, sourcing, segnalazioni, eventi offline, ecc. Queste soluzioni sono utilizzate da grandi aziende e agenzie di selezione.
I database centralizzati sono più costosi, ma offrono funzionalità molto più avanzate rispetto ai database integrati, come la capacità di ricerca, la cronologia delle comunicazioni, la visibilità sul funnel di assunzione, l'igiene dei dati automatica e le integrazioni con altre app. Tuttavia, la cosa più importante è come viene utilizzato il database.
Secondo Kirsi Maharaj, People & Culture Leader e consulente di selezione del personale, ci sono due approcci all'utilizzo dei database di candidati:
- Transazionale: Si aggiungono tutti i candidati che hanno fatto domanda al proprio database.
- Costruzione di relazioni: Selezioni chi inserire nel database e poi costruisci rapporti a lungo termine con loro. Le agenzie di selezione solitamente utilizzano questo approccio. Io dirigo un'agenzia di recruitment e cerco di chiamare i candidati per conoscerli meglio, comprenderne la personalità ed eventualmente inserire i migliori nel database tramite il nostro software per agenzie di recruitment.
Vantaggi di un database di candidati
Ora che hai capito cosa sia, vediamo perché hai bisogno di un database di candidati.
Il primo vantaggio è che può rendere il sourcing molto più semplice.
Anche con software di sourcing specializzati, trovare candidati può essere un processo frustrante e richiedere molto tempo, e contattare a freddo qualcuno è sempre più difficile rispetto a chi già conosce la tua azienda.
Quindi, avere un database di candidati sui quali hai già informazioni e con cui hai una relazione è la scelta più ovvia.
Potrebbe essere che qualcuno sia arrivato quasi alla fine del tuo processo di selezione ma, per qualche motivo, alla fine non abbia accettato l'offerta. Forse gli mancava esperienza in una certa area e qualcun altro era più qualificato.
Bene, hai comunque molte informazioni su di loro e, si spera, hai fornito un'esperienza positiva; così, quando si presenterà una posizione adatta in futuro, potrai ricontattarli.
Il secondo vantaggio, strettamente collegato, è che si risparmiano risorse complessivamente perché non dovrai dedicare tanto tempo al sourcing e diminuirà la dipendenza da altri costi come agenzie di selezione, job board e LinkedIn.
Un altro beneficio è la possibilità di affinare il proprio processo di selezione. I software di analisi del recruiting possono offrire preziose informazioni per ottimizzare ulteriormente le strategie.
Gaurav Bhardwaj, Recruitment Leader @ Innovaccer, ritiene che: “I database dei candidati sono ottime fonti per analytics e report approfonditi. Puoi modificare di conseguenza il processo di selezione. Ad esempio, puoi identificare le fonti che portano i candidati di maggiore qualità e puntare su quelle, riducendo sugli altri canali.”
Personalmente, nella mia agenzia, ho notato che ricevo i migliori candidati da comunità di settore come gruppi Slack e subreddit come Reddit. Spesso è gratuito pubblicare offerte di lavoro lì, e sono fonti poco sfruttate, al contrario di Indeed o LinkedIn.
I dati provenienti dal database dei candidati hanno reso possibile questa identificazione.
Come creare e gestire un database di candidati
Prima di addentrarci nei dettagli tecnici sulla creazione di un database di candidati, dobbiamo affrontare un argomento di cui si parla troppo poco: costruire un business case per adottare un database candidati.
Sai che la tua organizzazione deve investire in un database. Ma non accadrà finché non lo comunichi ai dirigenti.
E l'unico linguaggio che capiscono sono i numeri!
Nella sua precedente azienda, Kirsi segnala che avevano speso oltre 150.000 $ in commissioni per i recruiter. Se avessero riallocato quella cifra in un database, avrebbero ridotto la dipendenza da LinkedIn, agenzie, ecc., e avrebbero riscontrato un miglioramento nei principali KPI di reclutamento.
Fantastico! Il suo CEO ha approvato l'investimento per un sofisticato sistema di database dei candidati!
Bene, costruiamo ora il nostro database!
Primo passo: capire quali strumenti utilizzare
I database dei candidati possono variare da estremamente semplici a incredibilmente complessi. Ci sono diversi modi per implementarli.
Io utilizzo un applicant tracking system (ATS) chiamato Zoho Recruit per pubblicare offerte di lavoro, ricevere candidature e archiviare i dati dei potenziali candidati.
Esistono anche diversi CRM di reclutamento e persino piattaforme di marketing per il reclutamento che offrono un servizio simile e ti aiutano con il marketing del reclutamento.
Se hai davvero un budget ristretto, potresti pensare di usare un Google Sheet come database dei candidati, ma non lo consiglierei. È dispendioso in termini di tempo quando si cresce di scala, avrai bisogno di software di automazione per il reclutamento separati, e non possiede gli strumenti di supporto dei software di reclutamento dedicati.
Tuttavia, se il tuo budget è limitato, i software per il reclutamento progettati per le piccole imprese sono generalmente più accessibili ed indubbiamente più avanzati di Google Sheets o Excel.
Secondo passo: raccogliere i dati dei candidati
Puoi aggiungere dati dei candidati al tuo database da varie fonti. Domande di lavoro, referenze, ricerca/contatto diretto, CV da agenzie, job board, ecc. sono alcune delle più diffuse.
Man mano che qualcuno avanza nel tuo processo di selezione, più informazioni avrai su di lui: assicurati che vengano raccolte e archiviate correttamente.
Un piccolo ‘segreto’ che uso per attrarre candidati passivi è creare ‘candidature spontanee’ sul sito carriera della mia azienda. Così, le persone possono inviare i propri dati anche se non ci sono posizioni aperte, e queste candidature entrano nel tuo database.
Per aiutarti ad attivare questa funzione, cerca un sistema di reclutamento che offra strumenti di gestione dei job board facili da usare.
Terzo passo: igiene dei dati
L'igiene dei dati è un fattore critico nell'utilizzo del database di reclutamento. Avere troppi dati o dati mal gestiti renderà più difficile trovare i candidati giusti ed estrarre informazioni utili.
Prima di tutto, definisci criteri rigorosi su chi può entrare nel tuo database. Ad esempio, solo nuovi candidati che soddisfano tutti i requisiti specificati nell'annuncio di lavoro possono entrare nel database, oppure solo quelli che hanno svolto un progetto di prova, ecc.
Inoltre, dovresti verificare periodicamente che tutti i campi siano compilati e che sia presente il tipo di dato corretto. Verifica anche che i CV e i contatti dei candidati siano aggiornati.
Formare il personale della tua azienda su queste procedure è fondamentale, dato che ti servirai dei campi e dei dati del database per tracciare e fare reportistica.
Infine, è buona norma etichettare i candidati in base alle loro competenze o ad altri attributi. Questo facilita le query booleane (risposta sì/no) e le ricerche avanzate in futuro.
Le migliori certificazioni HRIS forniscono le competenze essenziali per organizzare e valorizzare i database dei candidati.
Quarto passo: rimanere conformi
Gestire i dati delle persone è un tema molto delicato. Se fatto in modo scorretto può comportare pesanti sanzioni.
Se il database contiene candidati provenienti da UE/UK, devi rispettare il GDPR e per i residenti in California il CCPA.
Devi sempre ottenere il consenso dai candidati prima di aggiungere i loro dati, fornire loro la possibilità di rimuoverli su richiesta, e cancellare le informazioni secondo quanto previsto dalle normative.
Ad esempio, in Canada devi eliminare i dati dei candidati ogni due anni.
Quinto passo: coinvolgere regolarmente i candidati
Mantenere un contatto regolare e appropriato con i candidati è il modo migliore per costruire relazioni con loro. Ecco alcuni metodi che puoi utilizzare:
- Aggiungili alle newsletter aziendali e condividi messaggi rilevanti come aggiornamenti aziendali, storie dei dipendenti, ecc.
- Organizza eventi in presenza e webinar
- Sondaggi durante tutto il processo di candidatura per mantenerli coinvolti e raccogliere dati
- Effettua chiamate di networking con i candidati più promettenti (soprattutto quelli di livello senior)
Aggiungo i candidati promettenti ad alcuni dei miei gruppi Slack per mantenere i contatti con loro. È più veloce e comodo rispetto all’email e porta a un’esperienza più personalizzata per il candidato.
Puoi anche contattare i candidati ogni 6-12 mesi usando il GDPR come scusa.
Conclusione
Un database di candidati è una parte essenziale del processo di selezione. E la cosa migliore è che crearne uno è piuttosto semplice e ci sono tanti strumenti che possono aiutare.
Ricorda, avere solo un database non basta. Ciò che conta è come lo utilizzi. È uno strumento molto utile per rendere il tuo lavoro meno stressante e migliorare i KPI.
