Come Costruire un Database di Candidati: Guida in 5 Passi
Le banche dati dei candidati sono strumenti eccellenti per ridurre il time-to-hire e il cost-per-hire, trovare candidati più qualificati e ottimizzare l'efficienza organizzativa.
Se vuoi implementare una soluzione di database dei candidati per il reclutamento nel mondo reale, sono qui per aiutarti!
In questo articolo parleremo di come costruire e mantenere un database di candidati da zero – sia per aziende che per agenzie – insieme a molti suggerimenti ed esempi dal mondo reale.
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Cos'è una banca dati dei candidati?
Le banche dati dei candidati sono strumenti per conservare le informazioni di un candidato, come dati di contatto, CV, note, ecc., e per aiutare a costruire un rapporto con loro e assumerli successivamente per diverse posizioni.
Puoi utilizzare due tipi di sistemi HR di database:
- Database integrati: Puoi visualizzare e gestire le informazioni dei candidati quando pubblichi un annuncio su una piattaforma come LinkedIn o Indeed. Queste sono piccole banche dati di candidati specifiche per quelle applicazioni.
- Database centralizzati: Un database centralizzato per il personale raccoglie candidati da più fonti come candidature in entrata, sourcing, referenze, eventi offline, ecc. Le grandi aziende e le agenzie di selezione utilizzano queste soluzioni.
I database centralizzati sono più costosi, ma offrono funzionalità molto più avanzate rispetto ai database integrati, come capacità di ricerca, cronologia delle comunicazioni, visibilità sulla pipeline di assunzione, automatizzazione della pulizia dei dati e integrazioni con altre applicazioni. Tuttavia, la cosa più importante è il modo in cui utilizzi il database.
Secondo Kirsi Maharaj, People & Culture Leader e consulente per il reclutamento, ci sono due approcci per utilizzare i database dei candidati:
- Transazionale: Aggiungi tutti i candidati per una posizione al tuo database.
- Costruzione del rapporto: Selezioni accuratamente chi inserire nel database e poi costruisci relazioni a lungo termine con loro. Solitamente le agenzie di selezione adottano questo approccio. Dirigo un'agenzia di reclutamento e cerco di parlare telefonicamente con i candidati per conoscerli meglio, capire le loro personalità e, infine, aggiungere i migliori al database nel nostro software per agenzie di reclutamento.
Vantaggi di una banca dati dei candidati
Ora che ti è chiaro il "cosa", esploriamo il "perché" hai bisogno di una banca dati dei candidati.
Il primo vantaggio è che può rendere molto più semplice la ricerca dei candidati.
Anche con software specialistici per il sourcing, trovare candidati può essere un processo frustrante e dispendioso in termini di tempo, e contattare qualcuno a freddo è sempre più complicato rispetto a chi è già a conoscenza della tua organizzazione.
Quindi, avere un database di candidati di cui già possiedi informazioni e con i quali hai una sorta di relazione è una scelta ovvia.
Magari qualcuno ha superato praticamente tutte le fasi del tuo processo di assunzione ma, per qualche motivo, non è entrato in azienda quella volta. Forse gli mancava esperienza in un certo settore e qualcun altro era più qualificato.
Beh, possiedi comunque molte informazioni su di loro e, si spera, hai fornito un’ottima esperienza, quindi, quando in futuro emergerà un ruolo adatto, potrai ricontattarli.
Il secondo vantaggio, strettamente collegato, è che ti fa risparmiare risorse complessive poiché non dedicherai più così tanto tempo al sourcing e ridurrai la dipendenza da altri costi come agenzie di reclutamento, job board e LinkedIn.
Un altro vantaggio è la possibilità di affinare il processo di reclutamento. Il software di analisi del recruiting può fornire preziose informazioni utili per ottimizzare ulteriormente le tue strategie.
Gaurav Bhardwaj, Responsabile Reclutamento @ Innovaccer, ritiene che “Le banche dati dei candidati sono fonti eccellenti di analisi approfondite e report. Puoi modificare di conseguenza il tuo processo di recruiting. Ad esempio, puoi identificare le fonti che producono i candidati di più alta qualità e concentrarti su quelle, riducendo invece le altre.”
Personalmente, nella mia agenzia, ho notato che trovo i migliori candidati tramite community di settore, come gruppi Slack e subreddit come Reddit. Spesso pubblicare offerte di lavoro lì è gratuito, e queste sono fonti poco sfruttate, a differenza di Indeed o LinkedIn.
I dati provenienti dalla banca dati dei candidati hanno reso possibile individuarlo.
Come costruire e gestire una banca dati dei candidati
Prima di entrare nei dettagli tecnici sulla costruzione di una banca dati dei candidati, dobbiamo affrontare un argomento che dovrebbe essere discusso maggiormente: costruire un business case per una banca dati di candidati.
Sai che la tua organizzazione deve investire in un database. Ma non succederà se non lo comunichi ai tuoi dirigenti.
E l’unico linguaggio che capiscono sono i numeri!
Nella sua precedente azienda, Kirsi sottolinea che avevano speso oltre 150.000 $ in commissioni per i recruiter. Se avessero riallocato quella cifra in un database, avrebbero ridotto la dipendenza da LinkedIn, agenzie, ecc., e avrebbero osservato un miglioramento negli indicatori chiave di prestazione del recruiting fondamentali.
Boom! Il suo CEO ha approvato l'investimento per un sofisticato sistema di database per i candidati!
Perfetto, costruiamo ora il nostro database!
Primo passo: capire quali strumenti utilizzare
I database dei candidati possono variare da estremamente semplici a incredibilmente complessi. Esistono diversi modi per implementarli.
Io utilizzo un sistema di tracciamento dei candidati (ATS) chiamato Zoho Recruit per pubblicare offerte di lavoro, ricevere candidature e archiviare i dati dei potenziali candidati.
Inoltre, ci sono diversi CRM per la selezione del personale e persino piattaforme di marketing per il recruiting che offrono un servizio simile e ti aiuteranno con il marketing del recruiting.
Se hai un budget davvero limitato, potresti pensare di utilizzare un Google Sheet come database dei candidati, ma non lo consiglierei. È lungo da gestire su larga scala, avrai bisogno di software di automazione per il recruiting separati, e mancano gli strumenti di supporto propri dei software di recruiting dedicati.
Tuttavia, se il tuo budget è ristretto, il software di recruiting pensato per le piccole imprese è generalmente più accessibile ed è sicuramente più sofisticato di Google Sheets o Excel.
Secondo passo: raccogliere i dati dei candidati
Puoi aggiungere i dati dei candidati nel database da varie fonti. Candidature, referenze, attività di sourcing/outreach, CV provenienti da agenzie, job board, ecc. sono tra le fonti più comuni.
Man mano che qualcuno avanza nel processo di selezione, avrai sempre più informazioni su di lui, quindi assicurati che vengano raccolte e archiviate correttamente.
Un trucco "segreto" che uso per ottenere candidati passivi è creare delle "candidature spontanee" sulla pagina delle carriere della mia azienda. In questo modo, le persone possono lasciare i loro dati anche se non ci sono posizioni aperte, e queste informazioni potranno entrare nel tuo database.
Per aiutarti a configurarlo, cerca un sistema di recruiting che offra strumenti di gestione delle job board facili da usare.
Terzo passo: igiene dei dati
L'igiene dei dati è un fattore fondamentale per l'utilizzo efficace del database di recruiting. Avere troppi dati o dati gestiti in modo inefficace renderà più difficile trovare i candidati giusti ed estrarre informazioni utili.
Innanzitutto, definisci criteri stringenti su chi può entrare nel tuo database. Ad esempio, solo i nuovi candidati che soddisfano tutti i requisiti specificati nell'annuncio di lavoro possono entrare nel database, oppure solo chi ha già svolto un progetto di prova, ecc.
Poi, dovresti verificare periodicamente che tutti i campi siano compilati e che il tipo di dato sia corretto. Inoltre, assicurati che i curriculum e i contatti dei candidati siano aggiornati.
Formare il personale della tua organizzazione a fare tutto questo è fondamentale, dato che utilizzerai i campi e i dati del database per monitoraggio e reportistica.
Infine, è una buona pratica etichettare i candidati in base alle competenze o ad altri attributi, così da rendere più semplici le interrogazioni booleane (domande sì/no) e le ricerche avanzate in seguito.
Le migliori certificazioni HRIS forniscono competenze fondamentali per organizzare e sfruttare i database di candidati.
Quarto passo: restare conformi
La gestione dei dati degli utenti è un tema molto delicato. Se si commettono errori, si rischiano sanzioni pesanti.
Se il tuo database contiene candidati provenienti da UE/Regno Unito, devi rispettare il GDPR e, per i residenti in California, il CCPA.
Devi sempre ottenere il consenso dei candidati prima di aggiungere i loro dati, offrire la possibilità di cancellare le informazioni su richiesta e cancellarle nei tempi previsti dalla legge.
Per esempio, in Canada i dati dei candidati devono essere eliminati ogni due anni.
Quinto passo: coinvolgere regolarmente i candidati
Coinvolgere regolarmente i candidati in modo appropriato è il modo migliore per costruire relazioni con loro. Ecco alcuni metodi che puoi utilizzare:
- Aggiungili alle newsletter aziendali e condividi messaggi rilevanti come aggiornamenti dell'azienda, storie di dipendenti, ecc.
- Organizza eventi in presenza e webinar
- Sondaggi durante tutto il processo di candidatura per mantenerli coinvolti e raccogliere dati
- Effettua chiamate di networking con i candidati più promettenti (soprattutto quelli di livello senior)
Aggiungo i candidati promettenti ad alcuni dei miei gruppi Slack per rimanere in contatto con loro. È più veloce e comodo rispetto all'email e porta a un'esperienza del candidato più personalizzata.
Puoi anche contattare i candidati ogni 6 - 12 mesi utilizzando il GDPR come scusa.
Per concludere
Un database di candidati è una parte essenziale della tua strategia di assunzione. E la cosa migliore è che crearne uno è piuttosto facile e ci sono tanti strumenti che possono aiutare.
Ricorda, non basta semplicemente avere un database. Ciò che conta è come lo utilizzi. È uno strumento formidabile per rendere il tuo lavoro meno stressante e migliorare i KPI.
