Crea un Workflow di Inserimento dei Dipendenti: Guida + Modello
Iniziare un nuovo lavoro è entusiasmante, ma può anche essere travolgente sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.
Infatti, le ricerche hanno rilevato che circa il 30% dei dipendenti si è licenziato entro i primi 90 giorni e che in media le organizzazioni hanno 44 giorni per influenzare il mantenimento a lungo termine di una nuova assunzione.
Tutto questo per dire che l'onboarding è molto più che la documentazione e le presentazioni; è il fondamento per integrare i nuovi assunti nella cultura aziendale, definire le aspettative e metterli in condizione di avere successo nei loro ruoli.
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Tuttavia, nonostante la sua importanza, molte organizzazioni affrontano difficoltà nell'onboarding come mancanza di struttura, scarsa comunicazione o sovraccarico di informazioni per i neoassunti.
In questo articolo, esploreremo perché ottimizzare il flusso di lavoro dell'onboarding rappresenta un punto di svolta sia per il successo dei dipendenti che per la crescita organizzativa, quali sono gli ostacoli più comuni che incontrano le aziende e come creare un flusso di lavoro che faciliti il successo dei nuovi assunti—e del tuo team.
Cos'è il Flusso di Lavoro dell'Onboarding?
Un flusso di lavoro di onboarding dei dipendenti è un processo strutturato che guida i nuovi assunti durante il loro periodo iniziale in azienda, garantendo una transizione fluida ed efficiente nei loro ruoli.
Definisce i passi, i compiti e gli obiettivi che i nuovi dipendenti devono completare per integrarsi con successo nell'organizzazione.
Come vedremo, nelle organizzazioni di eccellenza il percorso di onboarding inizia dopo che il nuovo assunto ha accettato l'offerta e può durare fino a un anno in alcuni casi.
Le attività comuni includono compiti amministrativi di base come la compilazione dei moduli necessari per la nuova assunzione fino a cerimonie di consegna attestati.
Le Fasi Principali del Flusso di Lavoro dell'Onboarding
Per semplificare le cose, è utile suddividere il flusso di lavoro dell'onboarding in diverse fasi con un momento di verifica o sondaggio al termine di ciascuna.
Preboarding
Ricordi come ho detto che le organizzazioni d’eccellenza iniziano l’onboarding prima ancora della data di inizio ufficiale? La fase di preboarding riguarda tutto ciò che serve per far sentire il nuovo assunto preparato per il primo giorno e pronto a partire subito con il piede giusto—o comunque con il ritmo giusto.
Questa fase include attività amministrative come la firma dei contratti, la compilazione dei documenti e la preparazione delle apparecchiature IT (ad esempio, account email, accesso ai software).
Ci sono anche piccoli dettagli per ridurre l’ansia e fare una buona impressione, come inviare una lettera di benvenuto al nuovo assunto, un programma della prima settimana o il manuale aziendale per farlo sentire informato ed entusiasta.
Un efficace preboarding dimostra la professionalità della tua organizzazione e riduce la tensione del primo giorno.
Orientamento
La prima settimana è dedicata a fare una buona impressione e a far sentire il nuovo assunto ben accolto e valorizzato.
Le attività possono includere un tour dei locali, la presentazione della missione, dei valori e delle policy aziendali, e la conoscenza del team e dei principali stakeholder.
L’obiettivo è creare un’esperienza positiva e coinvolgente, assicurando chiarezza rispetto al proprio ruolo e a come questo contribuisce agli obiettivi aziendali.
Studi dimostrano che i dipendenti che si sentono accolti già dal primo giorno sono più propensi a restare coinvolti e fedeli sul lungo termine.
Coltivando fin da subito una connessione con la cultura aziendale, getti le basi per un coinvolgimento autentico.
L’articolo di Mike Gibbon sulle attività di orientamento dei dipendenti è una risorsa preziosa a riguardo.
0-30 giorni
Oltre all’orientamento, vediamo cosa includere nel flusso di lavoro dei primi 30 giorni nel ruolo di un nuovo assunto.
Il primo mese è focalizzato ad aiutare i nuovi assunti ad ambientarsi nel loro ruolo, nel team e nella cultura dell’azienda.
I manager forniscono supporto pratico, favoriscono le presentazioni tra dipartimenti e organizzano incontri regolari di feedback per affrontare domande e sfide iniziali.
Qui si avrà la maggiore sovrapposizione nei contenuti trattati, indipendentemente dal ruolo o dalla seniority, quindi questa parte sarà la più semplice per creare elementi riutilizzabili.
Ecco alcune cose che vorrai che i nuovi assunti affrontino nei primi 30 giorni:
- Chiarire il ruolo e le responsabilità (estremamente importante)
- Essere a conoscenza delle politiche aziendali e dei comportamenti attesi
- Acquisire una comprensione della tecnologia, dei software e degli strumenti utilizzati dall’organizzazione e dei processi che seguiranno
- Conoscere la missione, la visione, i valori, i prodotti, il modello di business e i clienti della propria organizzazione
- Acquisire una comprensione dei portatori di interesse dell’organizzazione
- Acquisire una comprensione dei progetti attualmente in corso su cui l’organizzazione si sta concentrando e di quelli su cui lavoreranno nel proprio ruolo
- Tenere riunioni settimanali con il proprio responsabile
- Sviluppare una comprensione della cultura aziendale e delle norme del team
- Conoscere i propri colleghi di team e sapere a chi rivolgersi per cosa
- Identificare le lacune nelle competenze e definire alcuni obiettivi a breve e lungo termine per il resto del piano.
Poiché i primi 30 giorni rappresentano le prime settimane del nuovo assunto in ufficio (fisico o virtuale), vale la pena sviluppare alcune attività di orientamento dei dipendenti riutilizzabili, come presentazioni di benvenuto, lettura del manuale del dipendente e pranzi di team.
Il periodo 30-60 giorni
Ora che i nuovi assunti hanno superato la soglia dei 30 giorni, è tempo che si immergano ancora di più e diventino più coinvolti.
Le conoscenze acquisite nei primi 30 giorni verranno ora rafforzate e messe in pratica: potranno partecipare maggiormente ai progetti e iniziare a esprimere pensieri e idee.
I ruoli e le responsabilità esaminati dai nuovi arrivati quando hanno iniziato? Ora possono iniziare a fare progressi concreti in questo senso.
Gli obiettivi, i KPI e le pietre miliari fissati nei primi 30 giorni? Ora inizieranno a progredire anche su questi.
Questa è la parte del piano 30 60 90 giorni in cui ciascun percorso inizia a differenziarsi a seconda del reparto, della persona o del livello di seniority.
Il periodo 60-90 giorni
A questo punto, il nuovo assunto continua a fare progressi sugli obiettivi, i KPI e le pietre miliari stabiliti nei primi 30 giorni.
Poiché questo periodo pone molta più enfasi sull’indipendenza, questa sezione del piano sarà molto più aperta e personalizzata sulla persona.
I nuovi arrivati lavoreranno su progetti con meno supervisione, saranno più coinvolti nei team e nell’organizzazione nel suo complesso e si confronteranno regolarmente con i manager per assicurarsi di raggiungere i risultati attesi.
A questo punto, i membri del team potranno rivolgersi al neoassunto per chiedere la sua esperienza. Forse verrà formato un nuovo team per un progetto che stanno seguendo.
Verranno commessi ancora degli errori, ed è del tutto normale. Sono ancora nuovi nell’organizzazione e hanno ancora molte cose da imparare.
Detto ciò, è necessario un maggiore livello di responsabilità rispetto all’inizio del piano di 90 giorni, che continuerà a crescere nel tempo.
Oltre i 90 giorni
Gli studi dimostrano che circa il 72% dei nuovi dipendenti si sarà ambientato nel nuovo ruolo entro 3 mesi, il 22% entro 9 mesi e il resto in 10-12 mesi.
Quindi, sebbene saranno abbastanza autonomi, alcune persone potrebbero comunque aver bisogno di un po’ più di attenzione e supporto.
In generale, però, i manager ora spostano l’attenzione verso il sostegno delle aspirazioni di carriera a lungo termine, offrendo formazione avanzata, opportunità di leadership o ruoli di mentor.
Regolari incontri individuali (1:1), revisioni delle prestazioni e discussioni sulla carriera garantiscono un allineamento continuo con gli obiettivi aziendali.
La ricerca conferma che concentrarsi sullo sviluppo continuo non solo aumenta il tasso di retention, ma migliora anche la soddisfazione generale e il contributo dei dipendenti.
Una delle cose migliori che la tua organizzazione può implementare dopo i 90 giorni è il colloquio di permanenza.
Il colloquio di permanenza consiste nell’intervistare i dipendenti su ciò che ha funzionato bene e dove si possono apportare miglioramenti.
Il colloquio di permanenza è un ottimo metodo per migliorare il tuo processo di onboarding. È il momento ideale per fare domande su come è stato pianificato il processo, come è stato eseguito e dove può essere migliorato.
I feedback derivanti dai colloqui di permanenza possono essere rafforzati con un altro metodo di raccolta del feedback come i questionari di onboarding.
Fasi per creare un flusso di onboarding efficace
Se, come me, pensi all’esperienza dei dipendenti come a un prodotto a cui le persone si abbonano quando entrano in un’organizzazione, l’onboarding corrisponde a ciò che accade quando acquisti, ad esempio, un nuovo software HR.
I product manager parlano con l’utente finale ed esaminano i dati per creare esperienze di onboarding fluide per i loro clienti, quindi è ora di mettersi questo cappello!
1. Definire gli obiettivi
Per creare un flusso di lavoro di onboarding significativo, inizia definendo chiaramente ciò che si vuole ottenere.
Ad esempio, gli obiettivi potrebbero includere la familiarizzazione dei nuovi assunti con le normative di conformità, l’integrazione nella cultura aziendale o l’assicurarsi che tutta la formazione richiesta su nuovi strumenti e processi venga completata.
Best practice:
- Identifica gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per monitorare il successo, come il tasso di completamento della formazione o un determinato eNPS.
- Allinea gli obiettivi di onboarding con quelli più ampi dell’azienda, come aumentare la retention o migliorare la collaborazione tra i team.
- Utilizza il contributo di manager, HR e neoassunti per assicurarti che gli obiettivi affrontino sfide reali.
2. Progettare il processo
La progettazione del flusso di lavoro di onboarding dovrebbe essere una collaborazione tra HR, manager e team L&D, tutti portatori di competenze nello sviluppo dei dipendenti e nei bisogni specifici dei ruoli.
Coinvolgere stakeholder di diversi reparti assicura che il processo sia completo e allineato agli obiettivi organizzativi, facilitando anche l’assegnazione di responsabilità chiare a HR, manager e altri stakeholder per prevenire colli di bottiglia.
Ad esempio, assicurati che una persona competente supervisioni la formazione sulla conformità e che la documentazione pertinente sia facilmente disponibile.
Per ciascuna fase, per quanto possibile, specifica i compiti, gli obiettivi e i materiali necessari.
Best practice:
- Crea una checklist per l’onboarding per aiutare a standardizzare il processo e assicurarti che nulla venga trascurato.
- Prepara in anticipo risorse come il manuale dei dipendenti, i materiali di formazione e le guide per la configurazione IT. Rendi questi materiali facilmente accessibili tramite, ad esempio, un intranet aziendale.
- Considera la flessibilità, così da poter personalizzare l’onboarding per i diversi ruoli, ad esempio tra quelli tecnici e quelli di leadership.
3. Implementare il flusso di lavoro
Una buona implementazione richiede coordinamento tra i vari reparti per fornire ai nuovi assunti tutto ciò di cui hanno bisogno.
Sfrutta la tecnologia come le piattaforme di gestione dei servizi IT (ITSM) (ad es. Jira) per gestire efficacemente l’accesso a hardware, software e reti e il software di onboarding, HRMS o LMS per monitorare i progressi e aiutare nella gestione del flusso di lavoro.
Questi strumenti possono aiutare ad automatizzare le attività di onboarding come l’invio della documentazione o la notifica alle parti interessate delle attività in sospeso, assicurando coerenza tra le esperienze di onboarding.
Sono un modo relativamente semplice per aumentare il ROI dell’onboarding.
Best practice:
- Programmare e comunicare le attività di onboarding con largo anticipo per evitare problemi dell'ultimo minuto.
- Designare un referente dedicato per i neoassunti a cui possano rivolgersi rapidamente per domande o dubbi.
4. Monitora e raccogli feedback
Raccogli regolarmente feedback dai nuovi assunti e dai loro responsabili per valutare l'efficacia del processo di onboarding.
Unisci i dati provenienti da sondaggi di onboarding, colloqui individuali e metriche di performance per individuare aree di miglioramento.
Poni particolare attenzione al fatto che i neoassunti si sentano pronti ad avere successo e a chiedere aiuto senza esitazioni.
Best practice:
- Utilizza metriche di performance come il tempo alla produttività o il tasso di permanenza nei primi 90 giorni per valutare il successo.
- Organizza controlli regolari con i manager per discutere i progressi dei neoassunti e raccogliere idee su ciò che funziona meglio.
5. Valuta e migliora
Utilizza il feedback e i dati sulle performance per valutare quanto bene il processo di onboarding raggiunga gli obiettivi iniziali.
Individua i punti deboli, come carenze nella formazione o aspettative poco chiare, e perfeziona il flusso di lavoro di conseguenza.
I feedback dei dipendenti in uscita possono anche fornire preziosi spunti di miglioramento.
Best practice:
- Programma revisioni trimestrali del processo di onboarding per assicurarti che resti attuale ed efficace.
- Coinvolgi tutti i soggetti interessati—HR, manager e anche i neoassunti—in sessioni di brainstorming per trovare soluzioni ai problemi individuati.
- Aggiorna continuamente i materiali formativi e i flussi di lavoro per riflettere i cambiamenti nelle politiche aziendali o negli strumenti.
Best practice per il flusso di lavoro dell'onboarding
L’onboarding è una sequenza frenetica di attività che coinvolge molteplici attori, quindi è facile dimenticare qualcosa o creare delle inefficienze.
Tuttavia, seguendo alcune best practice, è possibile rendere il processo più fluido ed efficace:
- Inizia presto: Avvia l’onboarding prima del primo giorno del nuovo assunto fornendo materiali di benvenuto, creando gli account e condividendo il programma per ridurre lo stress del primo giorno.
- Assegna responsabilità chiare: Assicurati che HR, manager e responsabili di team conoscano i propri compiti in ogni fase, per evitare ritardi o confusione.
- Personalizza l'esperienza: Per quanto possibile, adatta il processo ai singoli ruoli e alle preferenze personali. Un tocco particolare può essere utilizzare un questionario per scoprire il cibo o lo snack preferito dal nuovo assunto, organizzando così un pranzo di benvenuto o un regalo pensato appositamente.
- Sfrutta la tecnologia: Utilizza strumenti come software per l’onboarding, sistemi di gestione dell'apprendimento (LMS), piattaforme di gestione dei servizi IT (ITSM) e HRIS per automatizzare le attività e monitorare i progressi.
- Dai priorità all'integrazione culturale: Non trascurare attività che mettano in evidenza i valori aziendali, come eventi di team building, programmi di mentoring e discussioni aperte sugli obiettivi organizzativi.
- Fornisci feedback regolari: Programma incontri costanti per valutare i progressi, rispondere alle domande e adeguare i piani di onboarding se necessario.
- Estendi oltre i 90 giorni: Considera l’onboarding come un processo continuo, offrendo opportunità di sviluppo a lungo termine, formazione avanzata e discussioni sulla crescita professionale per mantenere alta la motivazione dei dipendenti.
Strumenti e risorse:
Infine, ecco un riepilogo di strumenti e risorse utili per aiutarti a creare un ottimo flusso di lavoro per l’onboarding:
- Software di onboarding: I vantaggi delle piattaforme di onboarding come Sapling, Enboarder o Rippling sono che offrono soluzioni complete per l’onboarding e integrano le attività HR, il coinvolgimento dei dipendenti e i flussi di lavoro automatizzati.
- Sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS): Strumenti come Leapsome, Docebo o TalentLMS facilitano la distribuzione dei materiali formativi, il monitoraggio dei progressi e assicurano che i dipendenti completino i corsi obbligatori.
- HRIS/HRMS: Piattaforme come BambooHR, Workday o UKG semplificano le attività amministrative come la gestione dei documenti, l’iscrizione ai benefit e la configurazione dei pagamenti.
- Software per la gestione delle attività: Strumenti come Asana, Trello o Monday organizzano le checklist di onboarding e monitorano il completamento delle attività tra i reparti.
- Piattaforme di gestione dei servizi IT (ITSM): Soluzioni come Jira Service Management garantiscono la corretta configurazione di hardware, software e accesso alla rete per i nuovi assunti.
- Feedback dei dipendenti e sondaggi: Strumenti per i sondaggi dei dipendenti come SurveyMonkey, Qualtrics o Culture Amp raccolgono feedback sull’esperienza di onboarding per migliorare i processi.
- Piattaforme per firme digitali: Servizi come DocuSign o Adobe Sign semplificano la firma di contratti, NDA e altri documenti dell’onboarding a distanza.
- Strumenti di condivisione della conoscenza: Wiki o piattaforme intranet come Confluence o Notion centralizzano i materiali di onboarding, rendendoli accessibili ai nuovi assunti.
- Strumenti per mentorship e collaborazione: App come Together Platform o MentorcliQ favoriscono l’abbinamento tra mentor e mentee e incoraggiano la collaborazione durante l’onboarding.
Se ti senti sopraffatto dalle opzioni disponibili, possiamo darti consigli su come scegliere il software di onboarding. In alternativa, puoi scaricare il nostro utile modello di piano 30-60-90 giorni per aiutarti a iniziare a creare il tuo flusso di lavoro di onboarding:
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