Crea un Workflow di Inserimento Dipendenti: Guida + Modello
Le ricerche hanno rilevato che circa il 30% dei dipendenti si è licenziato entro i primi 90 giorni e che in media le organizzazioni hanno 44 giorni per influenzare la permanenza a lungo termine di una nuova assunzione.
L’onboarding è molto più che solo scartoffie e presentazioni; rappresenta le fondamenta per integrare i nuovi assunti nella cultura aziendale, definire le aspettative e permettere loro di avere successo nei nuovi ruoli. Eppure, nonostante la sua importanza, molte organizzazioni affrontano problemi nell’onboarding, come la mancanza di una struttura, comunicazione inefficace o il sovraccarico di informazioni ai nuovi arrivati.
In questo articolo, esploreremo perché ottimizzare il workflow di onboarding può essere un vero punto di svolta sia per il successo dei dipendenti che per la crescita organizzativa, quali sono gli ostacoli più comuni che le aziende incontrano e come creare un percorso che metta i nuovi assunti—e la tua squadra—nelle condizioni ideali per avere successo.
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Cos’è il workflow di onboarding?
Un workflow di onboarding per i dipendenti è un processo strutturato che guida i nuovi assunti durante il loro periodo iniziale in azienda, garantendo una transizione fluida ed efficiente nei loro ruoli.
Definisce i passaggi, i compiti e gli obiettivi che i nuovi dipendenti devono completare per integrarsi con successo nell’organizzazione.
Come vedremo, nelle organizzazioni di eccellenza, il workflow di onboarding inizia dopo che il nuovo assunto ha accettato l’offerta e in alcuni casi può durare fino a un anno.
Le attività comuni includono semplici compiti amministrativi, come compilare la documentazione necessaria per la nuova assunzione fino alle cerimonie di "graduation".
Le fasi chiave del workflow di onboarding
Per facilitare le cose, è meglio suddividere il workflow di onboarding in diverse fasi, prevedendo al termine di ciascuna fase un check-in o un sondaggio di qualche tipo.
Preboarding
Ricordi quando ho detto che le organizzazioni migliori iniziano l’onboarding prima dell’inizio ufficiale? La fase di preboarding serve proprio a far sentire il nuovo assunto preparato per il primo giorno e pronto a partire con il piede giusto—anche solo con passo deciso.
Questa fase include compiti amministrativi come firmare i contratti, completare la documentazione e preparare le configurazioni IT (ad esempio, account email, accesso ai software).
Conta anche occuparsi delle piccole cose per alleviare l’ansia e fare una buona impressione, ad esempio inviare una lettera di benvenuto, il programma della prima settimana oppure un manuale aziendale così che si senta informato ed entusiasta.
Un preboarding ben strutturato dimostra il livello di professionalità della tua organizzazione e riduce l’ansia del primo giorno.
Orientamento
La prima settimana si concentra sul lasciare una forte prima impressione e far sentire il nuovo assunto accolto e valorizzato.
Le attività possono includere un tour della sede, la presentazione della missione, dei valori e delle policy aziendali e l’incontro con il team e i principali stakeholder.
L’obiettivo è creare un’esperienza positiva e coinvolgente, assicurando chiarezza sul ruolo assegnato e su come questo contribuisca agli obiettivi dell’organizzazione.
Gli studi confermano che i dipendenti che si sentono accolti fin dal primo giorno sono più propensi a rimanere ingaggiati e impegnati nel lungo termine.
Stabilendo sin dall’inizio una connessione con la cultura aziendale, getti le basi per un coinvolgimento significativo.
L’articolo di Mike Gibbon sulle attività di orientamento per i dipendenti è un'ottima risorsa.
0-30 giorni
Oltre all’orientamento, vediamo cosa includere nel workflow dei primi 30 giorni nel nuovo ruolo di un assunto.
Il primo mese serve ad aiutare i nuovi assunti ad ambientarsi nel loro ruolo, nel team e nella cultura aziendale.
I manager forniscono una guida pratica, garantiscono le presentazioni tra i vari reparti e organizzano regolari sessioni di feedback per affrontare domande e sfide iniziali.
Qui si avrà la maggiore sovrapposizione tra ciò che deve essere trattato, a prescindere dal ruolo o dal livello di seniority, il che rende questa fase la più semplice per quanto riguarda la creazione di contenuti riutilizzabili.
Ecco alcune attività che i nuovi assunti dovrebbero svolgere nei primi 30 giorni:
- Chiarire il ruolo e le responsabilità (molto importante)
- Essere a conoscenza delle politiche aziendali e dei comportamenti attesi
- Acquisire una comprensione della tecnologia, del software e degli strumenti utilizzati dall’organizzazione e dei processi che seguiranno
- Conoscere la missione, la visione, i valori, i prodotti, il modello di business e i clienti della propria organizzazione
- Comprendere chi sono gli stakeholder dell’organizzazione
- Capire quali sono i progetti attuali su cui l’organizzazione è focalizzata e quali saranno le attività di competenza nel nuovo ruolo
- Avere incontri settimanali con il proprio responsabile
- Sviluppare una comprensione della cultura aziendale e delle norme del team
- Conoscere i propri colleghi e sapere a chi rivolgersi per cosa
- Individuare eventuali lacune nelle competenze e stabilire alcuni obiettivi a breve e lungo termine per il resto del piano.
Poiché i primi 30 giorni rappresentano il primo periodo in azienda per il nuovo assunto (sia in presenza che in modalità virtuale), vale la pena sviluppare alcune attività di orientamento per i dipendenti riutilizzabili come presentazioni di benvenuto, lettura del manuale del dipendente e pranzi di squadra.
La fascia 30-60 giorni
Ora che i nuovi assunti hanno superato la soglia dei 30 giorni, è il momento di "mettere un piede" ancora più a fondo ed essere più coinvolti.
Le conoscenze acquisite nei primi 30 giorni saranno ora rafforzate e messe in pratica; potranno inoltre essere più coinvolti nei progetti e iniziare ad esprimere di più le proprie idee.
Le mansioni e responsabilità discusse all’inizio? Ora possono iniziare a fare progressi su questo fronte.
Gli obiettivi, i KPI e le tappe fissate nei primi 30 giorni? È ora che inizino a lavorarci in modo attivo.
Questa è la parte del piano 30 60 90 giorni in cui ogni percorso inizia a differenziarsi a seconda del reparto, della persona o del livello di seniority.
La fascia 60-90 giorni
In questa fase, il nuovo assunto continua a raggiungere obiettivi, KPI e traguardi fissati nei primi 30 giorni.
Poiché in questo intervallo temporale si dà maggiore importanza all’autonomia, questa parte del piano sarà molto più aperta e personalizzata sul singolo individuo.
I nuovi assunti lavoreranno ai progetti con meno supervisione, saranno più coinvolti nei team e nell’organizzazione in generale, e si confronteranno con i manager per assicurarsi di raggiungere i propri obiettivi.
A questo punto anche i colleghi potranno iniziare a rivolgersi al nuovo assunto per la sua competenza; magari si crea un nuovo team proprio per un progetto a cui sta lavorando.
Gli errori saranno comunque possibili – e va bene così. Sono ancora nuovi nell’organizzazione e hanno ancora tanto da imparare.
Detto ciò, ci deve essere un livello di responsabilizzazione maggiore rispetto alle fasi iniziali del piano dei 90 giorni, livello che si rafforzerà ulteriormente nel tempo.
Oltre i 90 giorni
Secondo gli studi, circa il 72% dei nuovi dipendenti si è stabilizzato nel nuovo ruolo entro 3 mesi, il 22% entro 9 mesi e il resto tra i 10 e i 12 mesi.
Quindi, anche se saranno ormai abbastanza autonomi, alcune persone potrebbero ancora avere bisogno di un po’ di supporto e guida.
In generale, però, i manager ora spostano l'attenzione sul supportare le aspirazioni di carriera a lungo termine, offrendo formazione avanzata, opportunità di leadership o ruoli di mentore.
Verifiche regolari 1:1, revisioni delle prestazioni e discussioni di carriera garantiscono un allineamento continuo con gli obiettivi dell’azienda.
Le ricerche confermano che concentrarsi sullo sviluppo continuo non solo aumenta la retention, ma migliora anche la soddisfazione generale e il contributo dei dipendenti.
Una delle migliori iniziative che la tua organizzazione può attuare dopo il periodo di 90 giorni è il colloquio di permanenza.
Il colloquio di permanenza consiste nell’intervistare i dipendenti su ciò che ha funzionato bene e su dove possono essere apportati miglioramenti.
Il colloquio di permanenza è un modo eccellente per migliorare il processo di onboarding. È un ottimo momento per porre domande su quanto bene sia stato realizzato il piano, come sia stato eseguito e dove possa essere migliorato.
I feedback ricavati dai colloqui di permanenza possono essere rafforzati da un altro metodo di feedback come i sondaggi di onboarding.
Fasi per creare un efficace workflow di onboarding
Se, come me, pensi all’esperienza del dipendente come a un prodotto a cui le persone si abbonano quando si uniscono a un’organizzazione, l’onboarding è simile a ciò che succede quando acquisti un nuovo software HR, ad esempio.
I product manager parlano con l’utente finale e analizzano i dati per creare esperienze di onboarding fluide per i clienti, quindi è il momento di adottare questo approccio!
1. Definisci gli obiettivi
Per creare un flusso di lavoro di onboarding significativo, inizia definendo chiaramente ciò che vuoi ottenere.
Per esempio, gli obiettivi potrebbero includere familiarizzare i nuovi assunti con le normative di conformità, integrarli nella cultura aziendale o assicurarsi che tutte le formazioni richieste siano completate su nuovi strumenti e processi.
Best practice:
- Identifica i principali indicatori di performance (KPI) per monitorare il successo, come il tasso di completamento della formazione o un determinato eNPS.
- Allinea gli obiettivi di onboarding agli obiettivi più ampi dell’azienda, come aumentare la retention o migliorare la collaborazione nel team.
- Utilizza il contributo di manager, HR e nuovi assunti per assicurarti che gli obiettivi rispondano alle reali sfide quotidiane.
2. Progetta il processo
La progettazione del percorso di onboarding dovrebbe essere una collaborazione tra HR, manager e il team L&D, poiché tutti portano competenze nello sviluppo dei dipendenti e nelle esigenze specifiche del ruolo.
Coinvolgere stakeholder di diversi dipartimenti assicura che il processo sia completo e allineato con gli obiettivi organizzativi, facilitando anche l’assegnazione di responsabilità chiare a HR, manager e altri stakeholder per evitare colli di bottiglia.
Ad esempio, assicurati che qualcuno competente segua la formazione sulla conformità e che la documentazione rilevante sia facilmente disponibile.
Per ciascuna fase, per quanto possibile, specifica i compiti, gli obiettivi e i materiali necessari.
Best practice:
- Crea una checklist di onboarding per standardizzare il processo e assicurarti che nulla venga trascurato.
- Prepara in anticipo risorse come manuali dipendenti, materiali formativi e guide per la configurazione IT. Rendi tutto facilmente accessibile tramite, ad esempio, un’intranet aziendale.
- Considera la flessibilità per adattare l’onboarding ai diversi ruoli, ad esempio tra posizioni tecniche e di leadership.
3. Implementa il flusso di lavoro
Un’implementazione fluida richiede il coordinamento tra i vari dipartimenti per fornire ai nuovi assunti tutto ciò di cui hanno bisogno.
Sfrutta la tecnologia come le piattaforme di IT service management (ITSM) (es. Jira) per gestire in modo efficiente l’accesso a hardware, software e reti e il software di onboarding, HRMS o LMS per monitorare i progressi e gestire il workflow.
Questi strumenti possono aiutare ad automatizzare le attività di onboarding come l’invio di documenti da firmare o la notifica agli stakeholder delle attività ancora da completare, garantendo coerenza nelle esperienze di onboarding.
Sono un modo relativamente semplice per aumentare il ROI dell’onboarding.
Best practice:
- Pianifica e comunica le attività di onboarding con largo anticipo per evitare problemi dell’ultimo minuto.
- Assegna un referente dedicato ai nuovi assunti per rispondere tempestivamente a domande o dubbi.
4. Monitora e raccogli feedback
Raccogli regolarmente feedback da nuovi assunti e dai loro responsabili per valutare l’efficacia del processo di onboarding.
Combina i dati provenienti da sondaggi di onboarding, colloqui individuali e metriche di performance per individuare aree di miglioramento.
Poni particolare attenzione a verificare se i nuovi assunti si sentono preparati per avere successo e se sono a loro agio nel chiedere aiuto.
Migliori pratiche:
- Utilizza metriche di performance come il tempo per diventare produttivi o i tassi di retention dei primi 90 giorni per valutare il successo.
- Organizza regolari check-in con i responsabili per discutere i progressi dei nuovi assunti e raccogliere indicazioni su ciò che funziona bene.
5. Valuta e perfeziona
Utilizza i feedback e i dati sulle performance per misurare quanto bene il processo di onboarding soddisfi gli obiettivi iniziali.
Individua punti deboli, come lacune nella formazione o aspettative poco chiare, e perfeziona di conseguenza il workflow.
I feedback dei dipendenti in fase di offboarding possono inoltre offrire preziose informazioni per migliorarsi ulteriormente.
Migliori pratiche:
- Pianifica revisioni trimestrali del processo di onboarding per assicurarti che rimanga attuale ed efficace.
- Coinvolgi tutte le parti interessate—HR, responsabili e anche recenti assunti—nel trovare soluzioni ai problemi individuati.
- Aggiorna continuamente materiali di formazione e procedure per riflettere eventuali cambiamenti nelle politiche aziendali o negli strumenti.
Migliori pratiche per il workflow di onboarding
L’onboarding è un susseguirsi di attività che coinvolge più attori, quindi è facile dimenticare qualcosa o creare inefficienze.
Tuttavia, seguire alcune best practice può aiutare a rendere il processo più fluido ed efficace:
- Inizia in anticipo: Avvia l’onboarding prima del primo giorno del nuovo assunto fornendo materiali di benvenuto, configurando gli account e condividendo una pianificazione per ridurre lo stress del primo giorno.
- Assegna responsabilità chiare: Assicurati che HR, responsabili e leader di team conoscano i loro compiti in ogni fase per evitare ritardi o confusione.
- Personalizza l’esperienza: Per quanto possibile, adatta il processo ai diversi ruoli e alle preferenze individuali. Un bel tocco può essere utilizzare un questionario per scoprire il cibo o lo snack preferito del nuovo assunto, e creare un pranzo di benvenuto o un regalo personalizzato su questa base.
- Sfrutta la tecnologia: Utilizza strumenti come software per l’onboarding, sistemi di gestione dell’apprendimento (LMS), piattaforme IT service management (ITSM) e HRIS per automatizzare le attività e tenere traccia dei progressi.
- Dai priorità all’integrazione nella cultura: Non trascurare attività che mostrino i valori aziendali, come eventi di team building, programmi di mentoring e discussioni aperte sugli obiettivi organizzativi.
- Fornisci feedback regolari: Pianifica check-in periodici per valutare i progressi, rispondere a domande e modificare i piani di onboarding secondo necessità.
- Prosegui oltre i 90 giorni: Considera l’onboarding come un processo continuo, offrendo opportunità di sviluppo a lungo termine, formazione avanzata e discussioni sulla crescita professionale per mantenere alta la motivazione dei dipendenti.
Strumenti e risorse:
Infine, ecco un riepilogo di strumenti e risorse utili per aiutarti a creare un eccellente workflow di onboarding:
- Software di onboarding: I vantaggi delle piattaforme di onboarding come Sapling, Enboarder o Rippling sono che offrono soluzioni di onboarding end-to-end e integrano le attività HR, il coinvolgimento dei dipendenti e flussi di lavoro automatizzati.
- Sistemi di gestione della formazione (LMS): Strumenti come Leapsome, Docebo o TalentLMS facilitano l’erogazione dei materiali di formazione, il monitoraggio dei progressi e assicurano che i dipendenti completino i corsi obbligatori.
- HRIS/HRMS: Piattaforme come BambooHR, Workday o UKG semplificano le attività amministrative come la gestione dei documenti, l’iscrizione ai benefit e l’attivazione della busta paga.
- Software di gestione delle attività: Strumenti come Asana, Trello o Monday organizzano le checklist di onboarding e monitorano il completamento delle attività tra i vari reparti.
- Piattaforme di gestione dei servizi IT (ITSM): Soluzioni come Jira Service Management garantiscono il corretto setup di hardware, software e accesso alle reti per i nuovi assunti.
- Feedback dei dipendenti e sondaggi: Strumenti di survey come SurveyMonkey, Qualtrics o Culture Amp raccolgono opinioni sull’esperienza di onboarding per migliorare i processi.
- Piattaforme per firme digitali: Servizi come DocuSign o Adobe Sign semplificano la firma di contratti, NDA e altra documentazione di onboarding a distanza.
- Strumenti per la condivisione della conoscenza: Wiki o piattaforme intranet come Confluence o Notion centralizzano i materiali di onboarding e li rendono accessibili ai nuovi arrivati.
- Strumenti per mentoring e collaborazione: App come Together Platform o MentorcliQ facilitano gli abbinamenti tra mentor e mentee e incoraggiano la collaborazione durante l’onboarding.
Se ti senti sopraffatto dalle opzioni, possiamo darti consigli su come scegliere il software di onboarding adatto a te. Oppure, puoi anche scaricare il nostro utile template per il piano 30-60-90 giorni che ti aiuta a iniziare a creare il tuo percorso di onboarding:
Scarica il nostro template di onboarding!
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