Come Scegliere il Software per le Buste Paga: La Guida dell’Esperto
Come saprai bene, elaborare le buste paga può essere un compito che richiede molto tempo e può essere complesso, soggetto a errori, problemi di conformità e carichi amministrativi.
Uno studio ha rilevato che l'88% delle aziende ha subito errori nelle buste paga nel 2022 che si sarebbero potuti evitare tramite un software dedicato.
Ecco perché molte organizzazioni scelgono il software per semplificare il processo e ridurre lo stress. Ma con così tante opzioni disponibili, come trovare quella giusta per le proprie esigenze?
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Usa questa guida per orientare la tua ricerca e scegliere la migliore soluzione per la gestione delle buste paga, semplificando le operazioni e garantendo l'accuratezza dei dati.
11 cose da considerare quando scegli un software per le buste paga
Quando scegli un software per le buste paga, non stai semplicemente scegliendo uno strumento, ma selezionando un sistema centrale che coinvolge conformità, finanza, fiducia dei dipendenti e continuità aziendale.
Suppongo tu sia già a conoscenza delle principali funzionalità dei software per le buste paga, quindi non entrerò nel dettaglio qui.
Se dovessi scegliere un nuovo software per le buste paga per la mia organizzazione, ecco a cosa presterei attenzione:
1. Riesce a gestire efficacemente diverse tipologie di dipendenti?
Potresti assumere sia dipendenti a tempo indeterminato che orari e anche collaboratori esterni. Poiché i dipendenti vengono classificati in base a orari di lavoro, benefit e tipologia contrattuale, il tuo software HR con gestione stipendi deve poter rispondere alle esigenze specifiche della tua forza lavoro.
Alcuni sistemi sono pensati specificamente per i dipendenti a tempo pieno o per le esigenze dei contratti di collaborazione, mentre altri offrono opzioni flessibili di categorizzazione.
Inoltre, alcuni servizi includono portali self-service per consentire ai dipendenti di inviare le proprie informazioni fiscali e visualizzare ore lavorate e periodi di paga.
2. Il software si integra facilmente con altri sistemi?
Il software per le buste paga si integra con sistemi HRMS, software di contabilità, sistemi di gestione presenze, piattaforme per la dichiarazione dei redditi, software per la gestione dei benefit, sistemi ERP, sistemi per i bonifici diretti, strumenti per la conformità, applicazioni mobili e sistemi di gestione della formazione.
Se scegli di usare un software per le buste paga autonomo, sarà necessario che possa condividere le informazioni con il tuo HRMS o HRIS, sistema di contabilità o software di rilevazione presenze. In questo caso, vale la pena verificare quanto siano semplici queste integrazioni.
3. Le tasse vengono calcolate, trattenute e versate?
La gestione delle tasse sulle buste paga rappresenta una vera e propria difficoltà. Un sistema affidabile semplifica il calcolo, la trattenuta e il versamento delle tasse, evitando così costosi errori.
Dovrebbe inoltre gestire le pignoramenti delle buste paga senza problemi, garantendo la conformità agli obblighi previsti per trattenute da parte di tribunali, assegni di mantenimento o altre imposizioni.
Cerca un fornitore che non solo trattenga gli importi corretti, ma che li versi anche agli enti governativi appropriati.
Alcune cose da verificare:
- Il fornitore è un Reporting Agent registrato presso l’IRS?
- La precisione nel versamento delle tasse è “garantita”, ossia il fornitore copre gli eventuali costi dovuti a errori?
4. Offre il bonifico diretto?
Secondo una ricerca della American Payroll Association, il 93% dei dipendenti riceve il pagamento tramite bonifico elettronico. Di conseguenza, questa funzione è fondamentale nella scelta di una soluzione per le buste paga.
5. Offre opzioni di pagamento flessibili?
Potresti voler pagare i dipendenti settimanalmente, bisettimanalmente, due volte al mese o mensilmente in base alle necessità. Per questo motivo, la possibilità di eseguire pagamenti illimitati e con diverse frequenze è molto utile.
Inoltre, la busta paga su richiesta è un vantaggio molto apprezzato che offre ai lavoratori una maggiore flessibilità finanziaria.
6. Supporta più sedi?
Se la tua organizzazione opera in diversi territori (o pensi che potrebbe farlo in futuro, come aprendo una nuova filiale di ristorante che necessita di gestione paghe), il software è in grado di calcolare e distribuire lo stipendio nel luogo in cui ogni dipendente lavora?
7. Che tipo di capacità di reportistica offre il sistema?
I dati delle paghe sono una miniera d’oro per la pianificazione finanziaria, audit di conformità e strategie per la forza lavoro. Chiedi dei report integrati come riepiloghi buste paga, responsabilità fiscali, detrazioni dei benefit e analisi del costo del lavoro. Verifica se i report possono essere personalizzati o programmati automaticamente.
Chiedi anche se i report possono essere esportati come file CSV o integrati direttamente con i tuoi strumenti di contabilità.
Credimi: la possibilità di generare report chiari e orientati all’azione può far risparmiare tempo e migliorare il processo decisionale, quindi è sicuramente qualcosa a cui prestare attenzione anche se scegli un software paghe per una piccola impresa.
8. I piani tariffari sono scalabili?
Certo, le esigenze di un software paghe che supporta una piccola azienda locale saranno molto diverse da quelle di una grande organizzazione multinazionale.
I fornitori che valuterai avranno probabilmente diverse opzioni di prezzo per i sistemi paghe a seconda delle dimensioni dell’azienda e delle necessità.
Di solito, i piani in abbonamento prevedono una tariffa base mensile e una quota mensile per ogni dipendente. Un esempio calzante di fornitore che segue questo modello è Gusto, che applica alle aziende una tariffa base di $40 al mese più $6 per ogni dipendente. Quindi, un’azienda con 100 dipendenti pagherebbe $640 al mese.
Molti abbonamenti mensili prevedono più livelli, come quelli per startup o grandi aziende, ciascuno con diverse funzionalità e servizi relativi alle paghe. I piani più costosi possono includere assistenza tecnica maggiore, supporto HR aggiuntivo, gestione di più sedi e un consulente dedicato per la preparazione e l’invio delle tasse.
Il modello di abbonamento mensile è preferito dalle aziende, indipendentemente dalle dimensioni, grazie alla tariffa mensile contenuta e alle opzioni di scalabilità.
Quando valuti diversi fornitori, consultare confronti approfonditi tra i software paghe può aiutarti a trovare la soluzione più adatta alla tua organizzazione.
In alternativa, una soluzione paghe gratuita può offrire tutte le funzioni essenziali di cui hai bisogno senza i costi elevati dei sistemi tradizionali, anche se potresti rinunciare alle funzionalità più avanzate.
9. Quanto è sicuro?
Il software paghe memorizza informazioni sensibili dei dipendenti, quindi è importante assicurarsi che ogni soluzione che stai valutando offra le seguenti misure di sicurezza:
- Conformità PCI
- MFA (autenticazione a più fattori)
- Crittografia dei dati
- Protezione tramite password
- Permessi di accesso limitati
10. Quanto è valido il servizio clienti?
È fondamentale gestire tutto correttamente se amministri le paghe autonomamente, quindi eventuali problemi devono essere risolti rapidamente. Ecco perché valuto sempre il livello di supporto clienti disponibile e leggo le recensioni relative all’assistenza clienti.
Alcuni aspetti da valutare:
- Articoli e video utili
- Linee di assistenza clienti
- Chat online
- Esperti paghe interni.
11. È personalizzabile?
Il software paghe che scegli deve essere personalizzabile sulle specifiche esigenze aziendali. Spesso è possibile aggiungere o aggiornare funzionalità per gestire tempistiche particolari, valute o impostazioni fiscali specifiche.
Dovresti anche cercare dashboard analitiche personalizzabili per la reportistica sulla retribuzione che possano essere adeguate alle esigenze specifiche.
Opzioni di payroll da considerare
Tenendo presente quanto sopra, ecco alcune opzioni di payroll da valutare:
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Per saperne di più, consulta la nostra shortlist dei migliori software payroll.
Processo in 5 fasi per scegliere il software payroll
Infine, segui questo processo in 5 fasi per aiutarti a scegliere il software giusto.
Primo passo: Identificare i bisogni
Prima di iniziare la ricerca dei fornitori, prenditi del tempo per comprendere le esigenze specifiche dei tuoi stakeholder, inclusi i membri del team payroll, leader, manager e dipendenti.
Domande utili per individuare le tue esigenze:
- Quali sono le sfide più comuni affrontate dal reparto risorse umane/payroll/contabilità?
- Come userà ogni stakeholder il nuovo software, è il software payroll enterprise una scelta migliore?
- In cosa il sistema o processo HR attuale è carente? (Il process mapping può essere utile)
- Quali sono le lamentele legate al payroll più frequenti?
- Come si integrerà ogni nuovo software acquistato nello stack tecnologico HR?
- Quali sono le policy e i requisiti normativi della tua azienda in merito a sicurezza dei dati, diversità dei fornitori, contratti con i vendor, ecc.?
- Quanto è competente dal punto di vista tecnologico il tuo team? Il software scelto non dovrebbe essere più complesso da configurare e utilizzare di quanto la tua squadra possa gestire.
- Qual è il tuo budget?
- Che tipo di ritorno sull’investimento (ROI) ti aspetti di vedere?
Porsi queste domande ti aiuterà a determinare ciò di cui hai effettivamente bisogno dal tuo software HR, incluso il sottotipo di software payroll di cui probabilmente hai più bisogno.
Coinvolgi i tuoi stakeholder (IT e finanza sono sempre utili) e usa il loro feedback per scrivere i casi d'uso e costruire una matrice che confronti ciò che è importante per ogni gruppo.
Ora sarai in grado di guidare la conversazione con i fornitori e fornire loro un elenco di funzionalità necessarie e desiderabili per ogni tipologia di utente.
Secondo passo: Ricerca dei fornitori
È il momento di fare una ricerca di mercato e familiarizzare con le principali aziende di gestione paghe adatte al tuo caso d’uso. Numerosi siti web (come il nostro!) si impegnano a elencare le migliori soluzioni software per diverse esigenze e casi specifici.
Ad esempio, se desideri ridurre gli errori umani e diminuire il carico amministrativo nei tuoi processi di gestione paghe, dovresti pensare di confrontare e scegliere fra diversi software di gestione paghe automatizzata.
Al contrario, se stai considerando l’outsourcing completo della gestione paghe, dovrai ricercare una serie completamente diversa di fornitori. Esistono pro e contro nell’esternalizzazione della gestione paghe ad un’azienda terza che dovrai comprendere.
Dedica del tempo a visitare ciascun sito dei fornitori e annota tutte le domande che ti vengono in mente. Sono disponibili case study e recensioni che mostrano il principale utilizzo o punto di forza dello strumento?
Puoi inoltre unirti a community online o chiedere consiglio alla tua rete per ottenere raccomandazioni.
Alcune domande specifiche da fare ai fornitori:
- Chi sono i principali fornitori per il tuo caso d’uso?
- Quali sono i migliori nella loro categoria?
- Qual è la funzionalità più apprezzata di ciascun strumento?
- Lo strumento è pensato per piccole e medie imprese o è più adatto a realtà di grandi dimensioni?
- Cosa dicono le recensioni e le testimonianze dei clienti? Quali sono i vantaggi e gli svantaggi più frequentemente segnalati?
- Che tipo di onboarding, formazione, supporto e altre risorse offre il fornitore?
- È disponibile una documentazione completa?
- Le funzionalità dello strumento soddisfano le tue esigenze?
- Il software si integra con gli strumenti HR che stai già utilizzando?
- L’interfaccia utente è gradevole dal punto di vista visivo?
- L’esperienza utente è positiva?
- È intuitivo da navigare e facile da usare?
- Lo strumento è troppo semplice o complesso per le tue esigenze di gestione delle risorse umane?
- Offre la flessibilità o la possibilità di personalizzazione di cui hai bisogno?
- Garantisce solidi standard di sicurezza e rispetta i regolamenti e le migliori pratiche sulla privacy dei dati? È disponibile una versione on-premise?
- Il prezzo rientra nel tuo budget? Il costo è presentato in modo chiaro?
- Il prezzo è giustificato dalle funzionalità offerte dal software? Alcune funzionalità importanti sono disponibili solo nei piani più costosi?
- È disponibile una demo o una prova gratuita?
Terzo passo: Crea una shortlist e prendi contatto
Ora che hai individuato alcuni fornitori potenzialmente adatti, è il momento di approfondire e fissare delle demo.
- Invia a ciascun fornitore una richiesta di informazioni (RFI) in modo da poter confrontare le opzioni punto per punto
- Se vuoi essere davvero scrupoloso, invia a ciascun fornitore della tua shortlist una request for proposal (RFP). Includi informazioni chiave sulla tua azienda, sulle tue esigenze specifiche, un questionario per i fornitori e tutte le regole da seguire nella presentazione dell’offerta, come le scadenze.
- Fissa un incontro con il loro commerciale e sottoponi tutte le tue domande.
Questi incontri, che idealmente dovrebbero includere una dimostrazione pratica del prodotto, ti aiuteranno anche a percepire l’affidabilità del fornitore e a capire se potresti instaurare una buona collaborazione.
Per aiutarti nel confronto tra fornitori, puoi utilizzare questo comodo modello di valutazione.
Quarto passo: Presenta il business case
Raccolti tutti i dati sopra menzionati, è il momento di mettere insieme il tuo business case. Non deve necessariamente essere un documento di 10 pagine; può essere anche solo un promemoria di una pagina (perché chi ha tempo di leggerne 10?).
I decisori stanno cercando risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa?
- Quali criticità risolverà il software?
- Cosa succede se non investiamo nel software?
- Quanto tempo serve per implementarlo?
- Perché dobbiamo investire ora?
- Qual è il ROI derivante dall’implementazione di questo software?
Potresti non conoscere la risposta alla domanda sui costi; tuttavia, cercare l'approvazione in questa fase ti metterà nelle condizioni di avere successo.
Ecco un modello di business case che puoi usare per un software di automazione delle paghe:
- Sintesi Esecutiva: Breve panoramica della proposta, dei principali vantaggi del software paghe e delle conclusioni.
- Situzione Attuale e Descrizione del Problema: Descrizione della situazione attuale e delle sfide o problematiche specifiche affrontate.
- Soluzione Proposta e Benefici: Descrizione dettagliata della soluzione proposta e dei benefici attesi, inclusa un’analisi costi-benefici.
- Piano di Implementazione e Valutazione dei Rischi: Strategia di implementazione passo-passo, tempistiche e sintesi dei possibili rischi con i relativi piani di mitigazione.
- Conclusioni e Raccomandazioni: Sintesi del business case con le raccomandazioni finali per i decisori.
Quinto passo: implementa e coinvolgi il team
Assicurati che le persone coinvolte siano al corrente della nuova soluzione e si sentano sicure nell’utilizzarla.
Il motivo principale per cui le aziende non vedono un ROI dall’acquisto di un software è il mancato completamento dell’implementazione del software paghe, ovvero l’incapacità di integrare il nuovo strumento nelle attività operative quotidiane.
Una gestione efficace del cambiamento è cruciale. Perché i dipendenti utilizzino il nuovo software, devono capire come li agevola (ad esempio, come fa loro risparmiare tempo, come accelera l’approvazione delle ferie, ecc.) e devono sapere come funziona.
Ecco alcuni suggerimenti utili a riguardo:
- Comunica chiaramente l’adozione del nuovo sistema e cosa cambierà per il personale. Invita i dipendenti a porre domande.
- Sfrutta eventuali percorsi di onboarding e formazione offerti dal fornitore del software paghe e rendi obbligatoria la loro frequenza da parte dei dipendenti entro tempi ragionevoli.
- Nomina una persona responsabile della gestione dell’implementazione e punto di riferimento per domande e feedback dei dipendenti.
- Informa i dipendenti su eventuali risorse self-service disponibili e assicurati che sappiano come aprire una richiesta di assistenza in caso di difficoltà.
Cosa Succede Dopo:
Se sei nel pieno della ricerca di un software paghe, connettiti gratuitamente con un consulente SoftwareSelect per ricevere raccomandazioni personalizzate.
Compila un modulo e fai una breve chiacchierata in cui verranno approfondite le tue esigenze. Riceverai così una shortlist di software da valutare. Sarai supportato in tutto il processo d’acquisto, incluse eventuali trattative sul prezzo.