Come Scegliere un Software per le Paghe: Guida dell’Esperto
Per scegliere un software per la gestione delle buste paga, concentrati nel trovare una soluzione che semplifichi le attività di payroll, riduca gli errori e ti mantenga conforme alle normative. Con così tante opzioni disponibili, desideri un software che si adatti alle dimensioni e alle esigenze della tua azienda, semplifichi il tuo processo e renda la tua vita più facile. Questa guida ti aiuterà a orientarti con sicurezza tra le diverse scelte e selezionare il miglior software per la gestione delle buste paga, per una gestione accurata e senza stress.
11 cose da considerare quando si sceglie un software per la gestione delle buste paga
Quando scegli un software per la gestione delle buste paga, non stai semplicemente scegliendo uno strumento—stai selezionando un sistema centrale che riguarda la conformità, la finanza, la fiducia dei dipendenti e la continuità aziendale.
Presumo che tu sia già a conoscenza delle principali funzionalità dei software per le buste paga, quindi non le tratterò qui.
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Se dovessi scegliere un nuovo software per la gestione delle buste paga per la mia organizzazione, ecco a cosa presterei attenzione:
1. Riesce a supportare efficacemente diversi tipi di dipendenti?
Potresti assumere una combinazione di dipendenti salariati, orari e anche collaboratori esterni. Poiché i dipendenti sono classificati in base alle loro ore di lavoro, ai benefit e ai tipi di impiego, il tuo software HR con gestione delle buste paga deve essere in grado di rispondere alle esigenze specifiche della tua forza lavoro.
Alcuni sistemi sono pensati specificamente per le esigenze dei dipendenti a tempo pieno o per quelle dei collaboratori esterni, mentre altri offrono opzioni di categorizzazione flessibili.
Inoltre, alcuni servizi includono portali self-service attraverso cui i dipendenti possono inviare i dati fiscali e visualizzare ore e periodi di pagamento.
2. Il software si integra facilmente con altri sistemi?
Il software per la gestione delle buste paga si integra con HRMS, software di contabilità, sistemi di rilevazione presenze, piattaforme per la dichiarazione dei redditi, software di gestione dei benefit, sistemi ERP, sistemi di pagamento diretto, strumenti per la conformità, applicazioni mobili e sistemi di gestione dell'apprendimento.
Se scegli di utilizzare un sistema di gestione delle buste paga stand-alone, avrai bisogno che condivida le informazioni con il tuo HRMS o HRIS, il sistema contabile o il software di rilevazione presenze. Vale quindi la pena verificare quanto siano semplici queste integrazioni.
3. Le tasse sono calcolate, trattenute e versate?
Gestire le imposte sulle buste paga è davvero un punto critico. Un sistema di gestione affidabile semplifica il calcolo, la trattenuta e il versamento delle tasse, prevenendo errori costosi.
Dovrebbe anche occuparsi facilmente delle garnishments (pignoramenti) sulla busta paga, garantendo la conformità con le detrazioni ordinate dal tribunale per il mantenimento dei figli, sequestri fiscali o altri obblighi.
Scegli un fornitore che non solo trattiene gli importi corretti, ma li trasmette anche alle agenzie governative competenti.
Un paio di aspetti su cui concentrarsi:
- Il fornitore è un Reporting Agent registrato presso l'IRS?
- L’accuratezza nella presentazione delle tasse è “garantita”, cioè il fornitore copre i costi di eventuali errori?
4. Offre il pagamento diretto su conto corrente?
Secondo un sondaggio dell’American Payroll Association, il 93% dei dipendenti viene pagato tramite accredito elettronico diretto. Per questo motivo, questa è una funzionalità chiave che prenderei in considerazione in una soluzione per la gestione delle buste paga.
5. Offre opzioni flessibili di gestione delle buste paga?
Potresti voler pagare i dipendenti settimanalmente, quindicinalmente, semimensilmente o mensilmente a seconda delle necessità. Di conseguenza, la possibilità di effettuare pagamenti illimitati e gestire più frequenze risulta molto utile.
Inoltre, la busta paga su richiesta è un vantaggio molto apprezzato che offre ai lavoratori una maggiore flessibilità finanziaria.
6. Supporta più sedi?
Se la tua organizzazione opera in diversi territori (o pensi che possa farlo in futuro, ad esempio aprendo una nuova catena di ristoranti che necessita della gestione della busta paga), il software è in grado di calcolare e distribuire il pagamento in base al luogo in cui ciascun dipendente lavora?
7. Che tipo di capacità di reportistica offre il sistema?
I dati della busta paga sono una miniera d’oro per la pianificazione finanziaria, le verifiche di conformità e la strategia della forza lavoro. Chiedi informazioni sui report integrati come riepiloghi delle buste paga, responsabilità fiscali, detrazioni per i benefit e analisi dei costi del lavoro. Verifica se i report possono essere personalizzati o programmati automaticamente.
Chiedi anche se i report possono essere esportati in formato CSV o integrati direttamente con i tuoi strumenti di contabilità.
Credimi, la capacità di generare report chiari e utili può farti risparmiare tempo e migliorare il processo decisionale, quindi è sicuramente qualcosa da considerare anche scegliendo un software per la busta paga per una piccola impresa.
8. I piani tariffari sono scalabili?
Ovviamente, le esigenze di un software per la gestione delle buste paga di una piccola attività locale sono molto diverse rispetto a quelle di una grande organizzazione multinazionale.
I fornitori che valuterai probabilmente offriranno diverse opzioni di prezzi dei sistemi di busta paga a seconda delle dimensioni e delle necessità dell’azienda.
Generalmente, i piani di abbonamento prevedono una quota base mensile e una quota mensile per dipendente. Un buon esempio di fornitore che utilizza questo modello è Gusto, che addebita un costo base di $40 al mese più $6 per ogni dipendente. Quindi, un’azienda con 100 dipendenti pagherebbe $640 al mese.
Molti piani di abbonamento mensile prevedono diversi livelli, quali quelli per startup o grandi aziende, ognuno con funzionalità e servizi specifici per la gestione della busta paga. I piani più costosi possono includere supporto tecnico aggiuntivo, supporto HR extra, gestione di più sedi e un contabile personale per preparare e inviare le imposte.
Il modello di abbonamento mensile è preferito dalle aziende, indipendentemente dalle dimensioni, grazie al costo mensile contenuto e alle possibilità di scalabilità.
Quando valuti diversi fornitori, la consultazione di confronti completi tra software per le buste paga può aiutarti a trovare la soluzione più adatta per la tua organizzazione.
In alternativa, una soluzione di busta paga gratuita può offrire tutte le funzionalità essenziali di cui hai bisogno senza i costi elevati dei sistemi tradizionali, anche se potresti rinunciare a funzionalità avanzate.
9. Quanto è sicuro?
Il software per le buste paga archivia informazioni sensibili dei dipendenti, quindi è fondamentale assicurarsi che la soluzione scelta offra le seguenti misure di sicurezza:
- Conformità PCI
- MFA (autenticazione a più fattori)
- Crittografia dei dati
- Protezione tramite password
- Permessi di accesso limitati
10. Quanto è valido l’assistenza clienti?
Far funzionare tutto correttamente se gestisci tu stesso la busta paga è essenziale, quindi eventuali problemi devono essere risolti rapidamente. Ecco perché controllo sempre il livello di supporto clienti disponibile e leggo le recensioni dedicate al servizio clienti.
Alcuni fattori da valutare:
- Articoli e video utili
- Linee di assistenza clienti
- Chat online
- Esperti interni di buste paga.
11. È personalizzabile?
Il software di gestione buste paga che scegli deve essere adattabile alle esigenze specifiche della tua azienda. In molti casi è possibile aggiungere upgrade o funzionalità aggiuntive per gestire tempistiche, valute o impostazioni fiscali particolari.
Dovresti anche cercare dashboard di analisi personalizzabili per la reportistica sui compensi che possano essere adattate alle esigenze specifiche.
Opzioni di payroll da considerare
Tenendo conto di quanto sopra, ecco alcune opzioni di payroll da valutare:
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Per saperne di più, consulta la nostra lista dei migliori software payroll.
Processo in 5 fasi per scegliere un software payroll
Infine, segui questo processo in 5 fasi per trovare il software più adatto.
Fase uno: Individuare le esigenze
Prima di iniziare a esaminare i fornitori, prenditi il tempo per capire i bisogni specifici dei tuoi stakeholder, compresi i membri del team payroll, i leader, i manager e i dipendenti.
Domande utili per identificare le tue esigenze:
- Quali sono le sfide più comuni affrontate dalle risorse umane/dipartimento payroll/contabilità?
- Come utilizzerà ogni stakeholder il nuovo software? È possibile che un software payroll per grandi aziende sia più adatto?
- In che modo il sistema o processo HR attuale non soddisfa le esigenze? (La mappatura dei processi può aiutare)
- Quali sono le lamentele più frequenti relative al payroll?
- Come si inserirà qualunque nuovo software acquistato nel tuo stack HR tecnologico?
- Quali sono le politiche dell’azienda e i requisiti normativi riguardanti la sicurezza dei dati, la diversità dei fornitori, i contratti con i vendor, ecc.?
- Quanto è tecnologicamente competente il tuo team? Il software selezionato non dovrebbe essere più complesso da configurare o utilizzare rispetto alle capacità tecniche del personale.
- Qual è il tuo budget?
- Che tipo di ritorno sull’investimento (ROI) ti aspetti di ottenere?
Porsi queste domande ti aiuterà a capire cosa serve esattamente dal tuo software HR, compreso il sotto-tipo di software payroll di cui probabilmente hai più bisogno.
Raccogli input dagli stakeholder (IT e finance sono sempre preziosi) e usa i loro feedback per scrivere use case e creare una matrice che confronti le priorità di ciascun gruppo di riferimento.
Ora sarai in grado di guidare la conversazione con i fornitori e fornire loro un elenco di funzionalità indispensabili e desiderabili per ciascun utente.
Passaggio due: Ricerca dei fornitori
È il momento di fare una ricerca di mercato e familiarizzare con le principali aziende di gestione delle paghe adatte al tuo caso d'uso. Numerosi siti web (come il nostro!) si propongono di elencare le migliori scelte software per diverse esigenze e casi d'uso.
Ad esempio, se stai cercando di ridurre gli errori umani e abbassare i costi amministrativi nei processi di gestione delle paghe, dovresti confrontare e scegliere tra diversi software di gestione delle paghe automatico.
Al contrario, se stai valutando l'esternalizzazione completa della gestione delle paghe, dovrai ricercare una gamma totalmente diversa di opzioni di fornitori. Ci sono vantaggi e svantaggi nell’esternalizzare la gestione delle paghe a un’azienda terza che dovrai comprendere.
Dedicare tempo a esaminare ogni sito web dei fornitori e annotare domande che emergono. Sono disponibili casi studio e recensioni che evidenziano l’uso principale o il punto di forza dello strumento?
Puoi anche unirti a comunità online o sfruttare la tua rete per avere raccomandazioni.
Domande specifiche da rivolgere ai fornitori:
- Chi sono i principali fornitori per il tuo caso d’uso?
- Quali sono i migliori nella loro categoria?
- Qual è la funzionalità più apprezzata di ogni strumento?
- Lo strumento è adatto a piccole e medie imprese o più orientato a grandi aziende?
- Cosa dicono le recensioni e le testimonianze dei clienti? Quali sono i benefici e gli svantaggi più comunemente riportati?
- Che tipo di onboarding, formazione, supporto e altre risorse offre il fornitore?
- È disponibile una documentazione dettagliata?
- Le funzionalità dello strumento rispondono alle tue esigenze?
- Il software si integra con gli strumenti HR che già utilizzi?
- L’interfaccia utente è accattivante?
- L’esperienza utente è positiva?
- È intuitivo da navigare e semplice da usare?
- Questo strumento è troppo semplice o troppo complesso per le esigenze di gestione delle risorse umane?
- Offre la flessibilità o la personalizzazione di cui hai bisogno?
- Offre elevati standard di sicurezza e rispetta le normative e le migliori pratiche sulla privacy dei dati? È disponibile una versione on-premise?
- La tariffa si adatta al tuo budget? I prezzi sono chiari?
- Il prezzo è giustificato dalle funzionalità del software? Alcune caratteristiche chiave sono disponibili solo in fasce di prezzo più alte?
- Offre una demo o una prova gratuita?
Passaggio tre: Fai una shortlist e contatta i fornitori
Ora che hai identificato alcuni fornitori adatti, è il momento di andare più a fondo e prenotare delle demo.
- Invia a ciascun fornitore una richiesta di informazioni (RFI) in modo da poter confrontare le opzioni punto per punto
- Se vuoi essere davvero approfondito, invia a ciascuno dei fornitori selezionati una richiesta di proposta (RFP). Dovrai includere informazioni chiave sulla tua azienda, esigenze specifiche, un questionario per i fornitori e qualsiasi regola particolare da seguire per la presentazione della proposta, come le scadenze.
- Fissa un incontro con il loro commerciale e poni tutte le tue domande.
Questi incontri, che idealmente dovrebbero includere delle dimostrazioni pratiche del prodotto, ti aiuteranno anche a comprendere meglio il fornitore e capire se potrai instaurare una buona collaborazione.
Per facilitare il confronto tra fornitori, utilizza questo utile modello di valutazione.
Quarto passo: Presenta il business case
Raccolti tutti i dati di cui sopra, è il momento di preparare il tuo business case. Non serve che sia un documento di dieci pagine, può essere una semplice nota di una pagina (perché chi ha tempo di leggere dieci pagine, dopotutto).
I decisori cercano risposte alle seguenti domande:
- Quanto costa?
- Quali criticità risolverà il software?
- Se non investiamo nel software, cosa succede?
- Quanto tempo serve per implementarlo?
- Perché è necessario investire ora?
- Qual è il ROI dell’implementazione di questo software?
Potresti non conoscere le risposte alla domanda sul costo; tuttavia, cercare l’approvazione in questa fase ti metterà nella posizione migliore per avere successo.
Ecco un modello di business case che puoi utilizzare per il software di automazione del payroll:
- Executive Summary: Breve panoramica della proposta, principali vantaggi del software di payroll e conclusioni.
- Situzione attuale e dichiarazione del problema: Descrizione della situazione attuale e delle sfide o problemi specifici che si vogliono affrontare.
- Soluzione proposta e benefici: Descrizione dettagliata della soluzione proposta e dei benefici attesi, inclusa un’analisi costi-benefici.
- Piano di implementazione e valutazione dei rischi: Strategia di implementazione passo dopo passo, tempistiche e sintesi dei potenziali rischi con i relativi piani di mitigazione.
- Conclusione e raccomandazioni: Sintesi concisa del business case con raccomandazioni finali per i decisori.
Quinto passo: Implementa e onboarding
Assicurati che tutti gli stakeholder siano a conoscenza della nuova soluzione e si sentano sicuri nell’utilizzarla.
Il motivo principale per cui le aziende non ottengono un ROI dagli acquisti software è non seguire correttamente il processo di implementazione del software per il payroll per integrare realmente il nuovo strumento nelle attività quotidiane.
Una gestione efficace del cambiamento è cruciale. Per far sì che i dipendenti usino il nuovo software, devono comprendere in che modo li aiuta (ad esempio, come fa a risparmiare tempo o come le richieste di ferie potranno essere approvate più velocemente, ecc.) e sapere come utilizzarlo.
Ecco alcuni consigli per aiutarti in questo:
- Comunica chiaramente che state adottando il nuovo sistema e cosa comporterà per i dipendenti. Invita i collaboratori a fare domande.
- Sfrutta tutte le attività di onboarding e formazione offerte dal fornitore del software di payroll e rendi obbligatorio che tutti i dipendenti completino la formazione entro tempi realistici.
- Nomina una persona responsabile per guidare l’implementazione e per essere punto di contatto per eventuali domande (e feedback) da parte dei dipendenti.
- Rendi i dipendenti consapevoli delle risorse self-service disponibili e assicurati che sappiano come aprire un ticket di supporto in caso di difficoltà.
Cosa succede dopo:
Se ti stai informando su come scegliere il software di payroll, contatta gratuitamente un consulente SoftwareSelect per raccomandazioni personalizzate.
Compili un modulo e fai una veloce chiacchierata per discutere nel dettaglio le tue esigenze. Poi riceverai una short list di software da valutare. Riceverai supporto anche durante tutto il processo di acquisto, inclusa la negoziazione del prezzo.