15 methoden voor automatisering van werving + beste praktijken
Hoewel er bij veel werving creativiteit en persoonlijk contact met kandidaten komt kijken, is er ook een aanzienlijke hoeveelheid repetitieve taken en inefficiëntie.
Het goede nieuws is dat u veel hiervan kunt automatiseren, zodat u zich kunt richten op de zaken die niet geautomatiseerd zouden moeten worden, zoals met kandidaten praten en uw strategie verfijnen. AI-oplossingen voor werving stellen bedrijven in staat om alledaagse, repetitieve taken zoals gegevensparsering, rapportage en het matchen van trefwoorden te automatiseren.
In dit artikel leg ik 15 manieren uit om uw wervingsproces te automatiseren, zodat u tijd en middelen kunt besparen en toptalent kunt werven.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
15 manieren om uw wervingsproces te automatiseren
1. Vacatureteksten schrijven en plaatsen
U hebt goed geschreven vacatureteksten nodig die uw werkgeversmerk weerspiegelen, en tools zoals ChatGPT kunnen u helpen deze te schrijven.
Maar zodra ze zijn geschreven, blijft er nog de taak over om ze op verschillende vacaturebanken en socialemediaplatforms te publiceren. Daar komt verdere automatisering om de hoek kijken.
ATS'en (sollicitantvolgsystemen) stellen u in staat een bibliotheek met vacatureteksten te maken die als sjablonen fungeren, zodat u ze opnieuw kunt gebruiken en kunt plaatsen waar dat het beste uitkomt. Bonus: Het is eenvoudig om de kwaliteit van kandidaten per bron bij te houden.
2. Cv-screening
U hebt een goede vacaturetekst voor de openstaande functie opgesteld en de vacature op meerdere platforms geplaatst.
De volgende stap is mogelijk een van de meest tijdrovende onderdelen van talentacquisitie: cv's screenen.
Honderden cv's doornemen op zoek naar gekwalificeerde kandidaten kan veel tijd kosten, en bepaalde soorten wervingssoftware kunnen u helpen de wachtrij sneller door te nemen.
Geautomatiseerde systemen kunnen cv's screenen en specifieke trefwoorden, vaardigheden en ervaringsniveaus markeren, waardoor het beoordelingsproces sneller verloopt.
Als kandidaten niet aan bepaalde vereisten voldoen, bijvoorbeeld wat betreft hun visumstatus of een bepaald slagingspercentage, kan het systeem automatisch een afwijzingsbericht versturen. Dit is vooral nuttig bij werving op grote schaal.
Als uw ATS geen functie voor cv-parsing bevat, kunt u in plaats daarvan overwegen een zelfstandig systeem voor cv-screeningsoftware te gebruiken.
Waarschuwing: Als een sollicitant een bepaald punt in uw wervingsproces is gepasseerd, moet u automatische afwijzingen vermijden.
3. Kandidaten werven
Kandidaten werven kan recruiters enorm veel tijd kosten.
Sommige softwareoplossingen voor talentacquisitie helpen u een kandidatendatabase aan te leggen (feitelijk een CRM-systeem voor kandidaten).
Wanneer u een nieuwe functie plaatst, kan de software de details in de vacaturetekst vergelijken met de gegevens om een talentpool van de beste kandidaten samen te stellen.
Kandidaten in de database kunnen zich ook aanmelden voor automatische updates wanneer een functie live gaat waarover ze geïnformeerd willen worden—dit is een belangrijk voordeel van software voor talentacquisitie.
Daarnaast kunnen gespecialiseerde tools voor kandidatenwerving u helpen kanalen te identificeren, vacatures te plaatsen en de effectiviteit van elk kanaal te vergelijken.
4. Interne processen opzetten
Werving is teamsport en automatisering kan interne teams helpen synchroon te blijven.
Met de meeste typen wervingssoftware kun je interne workflows opbouwen met bepaalde triggers in elke fase om teamleden te informeren en eraan te herinneren dat ze zich op gesprekken moeten voorbereiden en hun feedback moeten geven.
Het kan ook helpen kandidaten te beoordelen door feedback over sollicitatiegesprekken te verzamelen en te analyseren.
5. Sollicitatiegesprekken plannen
Veel ATS'en of gespecialiseerde software voor het plannen van sollicitatiegesprekken helpen het planningsproces te stroomlijnen door automatisch uitnodigingen te versturen, waarbij kandidaten de mogelijkheid krijgen een geschikt tijdstip voor het gesprek te kiezen.
Hierdoor hoeven wervingsteams één extra stap niet meer zelf uit te voeren en wordt ervoor gezorgd dat geen kandidaten tussen wal en schip vallen.
6. Eenrichtingsvideo-interview
Net als bij een voorselectie zijn eenrichtingsvideo's een geweldige manier om kandidaten te interviewen, en je kunt dit proces automatiseren door sjablonen te maken.
Je hoeft de vragen voor het sollicitatiegesprek maar één keer op te stellen en kunt de kandidaten ze in hun eigen tijd laten beantwoorden.
Omdat kandidaten hierdoor de kans krijgen hun antwoorden te formuleren, moet je goed nadenken over het soort vragen dat je stelt.
Vermijd bijvoorbeeld vragen die bedoeld zijn om kennis te testen als de software die je gebruikt niet geavanceerd genoeg is om te weten of iemand de pagina heeft verlaten om de antwoorden op te zoeken.
Er zijn tools voor video-interviews zoals HireVue — of zelfs een eenvoudigere tool zoals Loom — die kunnen helpen bij dit soort voorselecties.
Sommige van deze tools zijn AI gaan integreren met NLP-mogelijkheden (natuurlijke taalverwerking) om gesprekken te transcriberen en te analyseren.
Waarschuwing: Als je deze functie gebruikt, zorg er dan voor dat het aanbevelings- of samenvattingsalgoritme van de AI controleerbaar is, d.w.z. dat je kunt verifiëren waarom het het antwoord van een kandidaat op een bepaalde manier heeft samengevat.
7. Communicatie met kandidaten
Communicatie kost veel tijd bij grootschalige werving en het is gemakkelijk dat mensen tussen wal en schip vallen.
Om de werklast te verlichten, kunnen recruiters geautomatiseerde communicatie opstellen die optimaal gebruikmaakt van e-mailsjablonen voor werving, zoals de eerder genoemde afwijzingsmails en het plannen van sollicitatiegesprekken, evenals bevestigingen van inzendingen, herinneringen aan gesprekken, verzoeken om referenties en nieuwe kansen.
Sommige tools beschikken ook over chatbots die kandidaten om informatie kunnen vragen.
8. Achtergrondcontroles
Achtergrondcontroles zijn essentieel om ervoor te zorgen dat je uiteindelijk niet iemand aanneemt die niet in jouw sector mag werken. Wanneer je op grote schaal werft, kunnen achtergrondcontroles het proces vertragen.
De beste tools voor achtergrondcontroles, zoals Checkr, beschikken doorgaans over integraties voor populaire softwareoplossingen voor werving.
Na de integratie kan de tool voor achtergrondcontroles automatisch de achtergrond van een kandidaat controleren en de resultaten invullen in je wervings- of personeelssoftwareoplossing.
9. Inwerken
Zodra een kandidaat een aanbod accepteert, is het tijd voor het HR-/inwerkteam om in actie te komen.
Hierdoor verloopt de overgang van sollicitant naar werknemer vaak traag — 30% van de nieuwe medewerkers begint nooit aan een nieuwe functie vanwege een slechte of ontbrekende opvolging.
Je kunt de inwerkervaring automatiseren door contracten te digitaliseren, planningen en automatische herinneringen voor belangrijke taken in te stellen, workflows te creëren en andere selfservicefuncties aan te bieden.
Hier is sprake van enige overlap tussen het ATS en het HRIS/HRMS, dus het is belangrijk dat de systemen goed zijn geïntegreerd.
Stel je de workflow voor: je markeert de kandidaat als aangenomen in een ATS en daardoor worden automatisch diens profiel, papierwerk en salarisgegevens aangemaakt in je HRMS, samen met alle andere taken in een inwerkworkflow die klaarstaan om te worden uitgevoerd.
Door je HRMS te integreren met je ATS, bespaar je uren die je anders aan repetitieve inwerktaken zou besteden, terwijl de nieuwe medewerker snel kan beginnen met het werk waarvoor je hem of haar hebt aangenomen.
10. Feedback verzamelen
Kandidaten zijn een rijke bron van inzichten waarmee je je wervingsproces kunt verbeteren.
Hoewel het altijd de voorkeur heeft om met iemand te praten, vooral als diegene een sollicitatiegesprek heeft gehad, is daar niet altijd tijd voor. Je kunt daarom ook een stroomdiagram van het wervingsproces maken dat kandidaten na het markeren van hun status als geaccepteerd of afgewezen in je ATS per e-mail een enquête stuurt.
11. Rapportage en analyses
Rapportage en analyses van werving hoeven geen gedoe te zijn waarbij je alle benodigde gegevens en rapporten moet samenstellen.
Je kunt software voor wervingsanalyses gebruiken om regelmatig automatisch rapporten voor je te genereren, zodat je waardevolle inzichten krijgt in manieren om je proces te verbeteren.
Dashboards voor werving bieden toegang tot realtime statistieken en identificeren onderdelen van het proces die aanpassingen vereisen.
Deze kunnen vervolgens automatisch rapporten genereren en deze bezorgen aan degenen die ze nodig hebben om de strategie aan te sturen.
12. Naleving
Automatisering kan je helpen om te voldoen aan de vele wetten en voorschriften rondom werving op de volgende manieren:
- Automatisch controleren of kandidaten voldoen aan functiegebonden kwalificaties en wettelijke vereisten, zoals geschiktheid.
- Ervoor zorgen dat geen kritieke documentatie over het hoofd wordt gezien of zoekraakt en een betrouwbare audittrail bieden.
- Ervoor zorgen dat persoonsgegevens veilig worden opgeslagen, dat toegang beperkt is tot bevoegde medewerkers en dat beleid voor het bewaren van gegevens, zoals de AVG, consequent wordt toegepast.
- Verplichte trainingen voor medewerkers plannen en hen eraan herinneren, de voltooiing bijhouden en certificeringen beheren. Teams kunnen software voor trainingsbeheer gebruiken om sessies te organiseren en aanwezigheid bij te houden.
- Wervingsgegevens analyseren en rapporten genereren die mogelijke nalevingsproblemen aan het licht brengen, zoals verschillen in wervingspraktijken, beloning of hiaten in de documentatie.
13. Aanbiedingsbrieven opstellen
Wanneer je hebt besloten iemand in dienst te nemen, is het verstandig om snel te handelen. ATS'en of vergelijkbare systemen kunnen aanbiedingsbrieven genereren en verzenden via integraties met platforms voor elektronische ondertekening zoals DocuSign.
14. Dossiervorming
Geautomatiseerde systemen zorgen ervoor dat alle wervingsactiviteiten worden gedocumenteerd en voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten, waardoor het risico op fouten en mogelijke juridische problemen afneemt.
15. Referenties controleren
Software voor het controleren van referenties kan het proces van het verzamelen en verifiëren van referenties van sollicitanten automatiseren. De belangrijkste onderdelen zijn geautomatiseerde verzoekmails, aanpasbare vragenlijsten en hulpmiddelen voor gegevensanalyse. Bekijk voor meer informatie onze keuze voor de beste software voor het controleren van referenties.
15. Testen
Software voor de beoordeling van kandidaten kan het versturen van beoordelingen naar kandidaten en de geautomatiseerde scoring en rapportage verzorgen.
Voorbeeld van een automatiseringsworkflow
Wanneer je nieuwe wervingssoftware implementeert en de automatiseringen test, heb je een voorbeeldworkflow nodig om te testen. Hier is een standaardworkflow om je op weg te helpen.
- Vacatureplaatsing: Maak een functieomschrijving en gebruik je ATS of een ander vacatureplaatsingssysteem om deze automatisch op meerdere platforms te plaatsen.
- Selectie van sollicitaties: Gebruik automatisering om te helpen bij het screenen van sollicitaties, ongeschikte kandidaten eruit te filteren en afwijzingen of e-mails met vervolgstappen te versturen.
- Planning van sollicitatiegesprekken: Geef kandidaten de mogelijkheid om via een geautomatiseerde planningstool tijdvakken voor sollicitatiegesprekken te kiezen.
- Beoordeling: Voer geautomatiseerde beoordelingen voorafgaand aan indiensttreding en video-sollicitatiegesprekken uit.
- Aanbod en onboarding: Gebruik geautomatiseerde tools om aanbiedingsbrieven te genereren en het onboardingproces te stroomlijnen.
Voordelen van automatisering van het wervingsproces
Zoals je ongetwijfeld al hebt begrepen, kan automatisering je wervingsproces op verschillende manieren verbeteren:
- Tijd besparen: Automatisering vermindert handmatige taken en maakt tijd vrij voor wervingsteams om zich op strategische taken te richten.
- Lagere kosten: Door repetitieve taken te automatiseren, kunnen organisaties de administratieve kosten die verband houden met werving verlagen. Daarnaast verlaagt een kortere doorlooptijd tot aanname de kosten die verband houden met onvervulde functies en productiviteitsverlies.
- Betere kwaliteit van kandidaten: Geautomatiseerde systemen kunnen helpen bij het screenen van cv's en sollicitaties en kandidaten die niet aan bepaalde criteria voldoen automatisch afwijzen.
- Verbeterde kandidaatervaring: Automatisering creëert een efficiënter wervingsproces, zorgt voor tijdige en consistente communicatie met kandidaten en helpt betere feedback te verzamelen, wat bijdraagt aan een betere kandidaatervaring.
- Datagestuurde besluitvorming: Tools voor wervingsautomatisering beschikken vaak over mogelijkheden voor analyse en rapportage die organisaties kunnen gebruiken om hun wervingsstrategieën te verfijnen, knelpunten te identificeren en datagestuurde beslissingen te nemen.
- Consistentie en standaardisatie: Geautomatiseerde processen zorgen ervoor dat alle kandidaten consistent worden behandeld, waardoor het risico op vooroordelen wordt verminderd en de naleving van wettelijke en regelgevende vereisten wordt verbeterd. Gestandaardiseerde processen verhogen ook de algehele efficiëntie en betrouwbaarheid van werving.
- Schaalbaarheid: Automatisering maakt het eenvoudiger om wervingsinspanningen op of af te schalen op basis van organisatorische behoeften. Tijdens perioden van sterke groei of seizoensgebonden werving kunnen geautomatiseerde systemen grotere volumes verwerken zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.
- Verbeterde samenwerking: Automatiseringstools bevatten vaak functies die samenwerking in wervingsprocessen faciliteren, zoals gedeelde kandidatendatabases, mechanismen voor feedback en workflowbeheer.
- Betere marketing: Automatiseringstools, wervings-CRM-systemen en software voor wervingsdatabases sturen automatische updates over openstaande functies enzovoort naar specifieke segmenten.
Let op: gebruik automatisering voorzichtig
Zoals besproken kan automatisering de wervingservaring op tal van manieren aanzienlijk verbeteren. Maar gebruik het voorzichtig! Mensen zijn geen robots en soms is een menselijke benadering nodig.
Hier zijn enkele gebieden waarop het verstandig is automatisering te vermijden:
- Een kandidaat afwijzen die al een bepaalde afstand in het geautomatiseerde proces heeft afgelegd, meestal nadat diegene met iemand heeft gesproken.
- CV's beoordelen: Hoewel automatisering kan helpen, hebben veel wervingsplatforms voor kleine bedrijven nog steeds moeite met het uitlezen van basisinformatie over kandidaten uit een cv. Daaruit kunnen we afleiden dat "AI-beoordeling van cv's" nog verder weg is. Er zijn al veel discussies over de rechtmatigheid hiervan, waarbij in sommige landen wetgeving is ingevoerd die stelt dat kandidaten het recht hebben om te voorkomen dat hun cv automatisch wordt afgewezen door geautomatiseerde AI-wervingssoftware. Houd dit dus goed in de gaten!
Over het algemeen kan een te grote afhankelijkheid van geautomatiseerde systemen en algoritmen ertoe leiden dat gekwalificeerde kandidaten over het hoofd worden gezien omdat ze mogelijk niet aan de exacte criteria van de automatiseringstools voldoen.
Algoritmen kunnen ook onbedoeld bestaande vooroordelen versterken als ze niet zorgvuldig worden gecontroleerd en bijgewerkt.
Werving verbeteren met automatisering
Net als in veel andere beroepen kan automatisering het leven van wervingsteams eenvoudiger maken en het wervingsproces stroomlijnen, maar vergeet niet dit voorzichtig te implementeren.
Je wilt niet de reputatie krijgen dat je bedrijf kandidaten behandelt als nummers in een loterijtrekmachine. Zorg er daarom voor dat je aandacht besteedt aan zaken zoals het geven van goede feedback over sollicitatiegesprekken en het praten met kandidaten om hun feedback te krijgen.
De markt voor wervingssoftware staat vol met tools die beweren AI te gebruiken, maar weinig kunnen doen om die beweringen te onderbouwen. Bekijk voor meer informatie het uitstekende artikel van Mariya Hristova over werving met AI.
