15 metod automatyzacji rekrutacji + najlepsze praktyki

15 sposobów na zautomatyzowanie procesu rekrutacji

1. Pisanie i publikowanie ogłoszeń o pracę

Potrzebujesz dobrze napisanych ogłoszeń o pracę, które odzwierciedlają markę pracodawcy, a narzędzia takie jak ChatGPT mogą pomóc w ich tworzeniu.

Jednak po ich napisaniu nadal pozostaje zadanie opublikowania ich na różnych portalach z ofertami pracy i platformach mediów społecznościowych. W tym miejscu przydaje się dalsza automatyzacja.

ATS-y (systemy śledzenia kandydatów) umożliwiają utworzenie biblioteki ogłoszeń o pracę, które służą jako szablony do ponownego wykorzystania i publikowania w najlepszych miejscach. Bonus: Łatwo jest śledzić jakość kandydatów z każdego źródła.

2. Selekcja CV

Utworzono świetny opis stanowiska dla wolnego etatu i dodano ogłoszenie o pracę na wielu platformach.

Następnym krokiem jest potencjalnie jedna z najbardziej czasochłonnych części pozyskiwania talentów: selekcja CV.

Przeglądanie setek CV w poszukiwaniu wykwalifikowanych kandydatów może pochłaniać mnóstwo czasu, a niektóre rodzaje oprogramowania rekrutacyjnego mogą pomóc szybciej przejrzeć kolejkę. 

Automatyczne systemy mogą analizować CV i wyróżniać określone słowa kluczowe, umiejętności oraz poziomy doświadczenia, pomagając przyspieszyć proces przeglądu. 

Jeśli kandydaci nie spełniają określonych wymagań, na przykład dotyczących statusu wizowego lub określonego wskaźnika zaliczeń, system może automatycznie wysłać wiadomość z odmową. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach rekrutacji masowej.

Jeśli Twój ATS nie zawiera funkcji analizowania CV, rozważ skorzystanie z samodzielnego systemu oprogramowania do selekcji CV.

Ostrzeżenie: Jeśli kandydat przeszedł już określony etap procesu rekrutacji, unikaj automatycznego odrzucania jego kandydatury.

3. Wyszukiwanie kandydatów

Wyszukiwanie kandydatów może być bardzo czasochłonne dla rekruterów.

Niektóre rozwiązania programowe do pozyskiwania talentów pomagają tworzyć bazę kandydatów (czyli w zasadzie CRM dla kandydatów).

Gdy publikujesz nową ofertę, oprogramowanie może porównać szczegóły opisu stanowiska z danymi, aby utworzyć pulę najlepszych kandydatów. 

Kandydaci znajdujący się w bazie mogą również wyrazić zgodę na otrzymywanie automatycznych aktualizacji, gdy zostanie opublikowana oferta dotycząca stanowiska, o którym chcą być powiadamiani — jest to istotna korzyść z oprogramowania do pozyskiwania talentów.

Ponadto specjalistyczne narzędzia do wyszukiwania kandydatów mogą pomóc identyfikować kanały, publikować ogłoszenia i porównywać skuteczność każdego kanału.

4. Konfigurowanie procesów wewnętrznych

Rekrutacja to sport zespołowy, a automatyzacja może pomóc zespołom wewnętrznym zachować synchronizację.

Większość rodzajów oprogramowania rekrutacyjnego umożliwia tworzenie wewnętrznych przepływów pracy z określonymi wyzwalaczami na każdym etapie, które powiadamiają i przypominają członkom zespołu o konieczności przygotowania się do rozmów kwalifikacyjnych oraz przekazania opinii.

Może również pomóc w ocenie kandydatów poprzez gromadzenie i analizowanie opinii z rozmów kwalifikacyjnych.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Planowanie rozmów kwalifikacyjnych

Wiele systemów ATS lub dedykowanych narzędzi do planowania rozmów kwalifikacyjnych pomaga usprawnić ten proces, wysyłając automatyczne zaproszenia i umożliwiając kandydatom wybór dogodnego terminu rozmowy.

Odciąża to zespoły rekrutacyjne z dodatkowego zadania i pomaga zapewnić, że żaden kandydat nie zostanie pominięty.

6. Jednostronna rozmowa wideo

Podobnie jak w przypadku wstępnej selekcji, jednostronne nagrania wideo to świetny sposób na przeprowadzanie rozmów z kandydatami, a proces ten można zautomatyzować za pomocą szablonów.

Wystarczy raz napisać pytania do rozmowy kwalifikacyjnej i pozwolić kandydatom odpowiedzieć na nie w dogodnym dla nich czasie. 

Ponieważ kandydaci mają w ten sposób możliwość przygotowania swoich odpowiedzi, należy uważnie przemyśleć, jakie pytania zadać. 

Na przykład unikaj pytań mających na celu sprawdzenie wiedzy, jeśli używane oprogramowanie nie jest wystarczająco zaawansowane, aby rozpoznać, czy ktoś opuścił stronę w celu wyszukania odpowiedzi.

Istnieją narzędzia do przeprowadzania rozmów wideo, takie jak HireVue, a nawet prostsze narzędzie, takie jak Loom, które mogą pomóc w przeprowadzaniu tego rodzaju selekcji.

Niektóre z tych narzędzi zaczęły integrować sztuczną inteligencję z funkcjami NLP (przetwarzania języka naturalnego) w celu transkrypcji i analizy rozmów. 

Ostrzeżenie: Jeśli korzystasz z tej funkcji, upewnij się, że algorytm AI rekomendujący lub podsumowujący umożliwia weryfikację, tj. możesz sprawdzić, dlaczego podsumował odpowiedź kandydata w określony sposób.

7. Komunikacja z kandydatami

Komunikacja jest czasochłonna podczas rekrutacji na dużą skalę i łatwo może dojść do pominięcia niektórych osób.

Aby zmniejszyć obciążenie, rekruterzy mogą tworzyć automatyczną komunikację, która wykorzystuje szablony wiadomości e-mail dotyczących rekrutacji, takie jak wspomniane wcześniej wiadomości o odrzuceniu kandydatury i planowaniu rozmów kwalifikacyjnych, a także potwierdzenia przesłania zgłoszeń, przypomnienia o rozmowach, prośby o referencje oraz informacje o nowych możliwościach. 

Niektóre narzędzia oferują również chatboty, za pośrednictwem których kandydaci mogą uzyskiwać informacje.

8. Weryfikacja przeszłości kandydatów

Weryfikacja przeszłości jest niezbędna, aby upewnić się, że nie zatrudnisz osoby, która nie może pracować w Twojej branży. Podczas rekrutacji na dużą skalę weryfikacja przeszłości może spowolnić cały proces.

Najlepsze narzędzia do weryfikacji przeszłości, takie jak Checkr, zazwyczaj oferują integracje z popularnymi rozwiązaniami do rekrutacji.

Po zintegrowaniu narzędzie do weryfikacji przeszłości może automatycznie sprawdzić przeszłość kandydata i wprowadzić wyniki do systemu rekrutacyjnego lub rozwiązania do zarządzania personelem.

9. Wdrożenie pracownika

Gdy kandydat zaakceptuje ofertę, do działania powinien przystąpić zespół HR lub zespół odpowiedzialny za wdrożenie pracownika.

Często sprawia to, że przejście od kandydata do pracownika trwa długo — 30% nowo zatrudnionych osób nigdy nie rozpoczyna nowej pracy z powodu niewłaściwego lub całkowitego braku dalszego kontaktu.

Możesz zautomatyzować proces wdrażania pracownika poprzez cyfryzację umów, planowanie i automatyczne przypomnienia o kluczowych zadaniach, tworzenie przepływów pracy oraz oferowanie innych funkcji samoobsługowych.

W tym miejscu występuje pewna zależność między systemem ATS a systemem HRIS/HRMS, dlatego ważne jest, aby systemy były prawidłowo zintegrowane.

Wyobraź sobie taki przebieg: oznaczasz kandydata jako zatrudnionego w systemie ATS, a jego profil, dokumenty i dane dotyczące wynagrodzenia są automatycznie tworzone w systemie HRMS wraz ze wszystkimi pozostałymi zadaniami w ramach procesu wdrożenia, gotowymi do realizacji.

Integrując system HRMS z systemem ATS, zaoszczędzisz wiele godzin, które w przeciwnym razie poświęciłbyś na powtarzalne zadania związane z wdrażaniem, a nowy pracownik będzie mógł szybko rozpocząć pracę, do której został zatrudniony.

10. Zbieranie opinii

Kandydaci są cennym źródłem informacji, które pomagają udoskonalać proces rekrutacji.

Choć zawsze lepiej jest porozmawiać z daną osobą, zwłaszcza jeśli odbyła rozmowę kwalifikacyjną, nie zawsze jest na to czas, dlatego można również utworzyć przepływ procesu rekrutacji, który wysyła kandydatom ankietę e-mailem po oznaczeniu ich w systemie ATS jako zaakceptowanych lub odrzuconych.

11. Raportowanie i analityka

Analityka i raportowanie rekrutacji nie muszą wiązać się z uciążliwym gromadzeniem wszystkich niezbędnych danych i raportów.

Możesz używać oprogramowania do analityki rekrutacji, aby regularnie automatycznie generować raporty dostarczające cennych informacji o sposobach usprawnienia procesu.

Pulpity rekrutacyjne zapewniają dostęp do danych w czasie rzeczywistym i pomagają identyfikować elementy procesu wymagające korekt.

Mogą one następnie automatycznie generować raporty i dostarczać je osobom, które potrzebują ich do opracowywania strategii.

12. Zgodność z przepisami

Automatyzacja może pomóc w zachowaniu zgodności z licznymi przepisami i regulacjami dotyczącymi zatrudniania na następujące sposoby:

• Automatycznie upewniać się, że kandydaci spełniają wymagania dotyczące konkretnego stanowiska oraz wymogi prawne, takie jak uprawnienia do podjęcia pracy.
• Zapewniać, że żadna istotna dokumentacja nie zostanie pominięta ani zagubiona, tworząc wiarygodną ścieżkę audytu.
• Zapewniać bezpieczne przechowywanie danych osobowych, ograniczenie dostępu do upoważnionego personelu oraz konsekwentne stosowanie zasad przechowywania danych, takich jak RODO.
• Planować obowiązkowe szkolenia pracowników i przypominać im o nich, śledzić ich ukończenie oraz zarządzać certyfikatami. Zespoły mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania szkoleniami, aby organizować sesje i monitorować frekwencję.
• Analizować dane rekrutacyjne i generować raporty wskazujące potencjalne problemy ze zgodnością, takie jak rozbieżności w praktykach zatrudniania, wynagrodzeniach lub braki w dokumentacji.

13. Tworzenie listów z ofertą pracy

Gdy zdecydujesz, że chcesz kogoś zatrudnić, warto działać szybko. Systemy ATS lub podobne rozwiązania mogą generować i wysyłać listy z ofertą pracy dzięki integracji z platformami podpisu elektronicznego, takimi jak DocuSign.

14. Prowadzenie dokumentacji

Automatyczne systemy zapewniają dokumentowanie wszystkich działań rekrutacyjnych i ich zgodność z wymogami prawnymi i regulacyjnymi, zmniejszając ryzyko błędów oraz potencjalnych problemów prawnych.

15. Sprawdzanie referencji

Oprogramowanie do sprawdzania referencji może automatyzować proces zbierania i weryfikowania referencji kandydatów do pracy. Jego główne elementy to automatyczne wiadomości e-mail z prośbą o referencje, konfigurowalne kwestionariusze oraz narzędzia do analizy danych. Więcej informacji znajdziesz w naszym zestawieniu najlepszego oprogramowania do sprawdzania referencji.

15. Testowanie

Oprogramowanie do oceny kandydatów może automatyzować wysyłanie testów kandydatom, a także ich automatyczne ocenianie i raportowanie wyników.

Przykładowy przebieg automatyzacji

Gdy wdrażasz nowe oprogramowanie rekrutacyjne i testujesz automatyzacje, potrzebujesz przykładowego przebiegu pracy do przeprowadzenia testów. Oto standardowy przykład, od którego możesz zacząć.

1. Publikacja oferty pracy: Utwórz opis stanowiska i użyj swojego systemu ATS lub innego systemu publikowania ofert pracy, aby automatycznie opublikować ofertę na wielu platformach.
2. Weryfikacja aplikacji: Wykorzystaj automatyzację do wstępnej selekcji aplikacji, odfiltrowywania niekwalifikujących się kandydatów oraz wysyłania wiadomości e-mail z odmową lub informacjami o kolejnych krokach.
3. Planowanie rozmów kwalifikacyjnych: Pozwól kandydatom wybierać terminy rozmów za pomocą zautomatyzowanego narzędzia do planowania.
4. Ocena: Przeprowadzaj zautomatyzowane oceny przed zatrudnieniem i rozmowy wideo.
5. Oferta i wdrożenie: Korzystaj ze zautomatyzowanych narzędzi do generowania listów z ofertą i usprawniania procesu wdrażania.

Korzyści z automatyzacji procesu rekrutacji

Jak zapewne można się domyślić, automatyzacja może usprawnić proces rekrutacji na wiele sposobów:

• Oszczędność czasu: Automatyzacja ogranicza liczbę zadań wykonywanych ręcznie i pozwala zespołom rekrutacyjnym skupić się na zadaniach strategicznych.
• Redukcja kosztów: Automatyzując powtarzalne zadania, organizacje mogą obniżyć administracyjne koszty związane z rekrutacją. Ponadto krótszy czas zatrudnienia zmniejsza koszty związane z nieobsadzonymi stanowiskami i utraconą produktywnością.
• Lepsza jakość kandydatów: Zautomatyzowane systemy mogą pomóc w selekcji życiorysów i aplikacji oraz automatycznie odrzucać kandydatów, którzy nie spełniają określonych kryteriów.
• Lepsze doświadczenia kandydatów: Automatyzacja tworzy sprawniejszy proces rekrutacji, zapewnia terminową i spójną komunikację z kandydatami oraz pomaga zbierać lepsze informacje zwrotne, przyczyniając się do poprawy doświadczeń kandydatów.
• Podejmowanie decyzji na podstawie danych: Narzędzia do automatyzacji rekrutacji często oferują funkcje analityczne i raportowe, które organizacje mogą wykorzystywać do udoskonalania strategii rekrutacyjnych, identyfikowania wąskich gardeł i podejmowania świadomych decyzji na podstawie danych.
• Spójność i standaryzacja: Zautomatyzowane procesy zapewniają spójne traktowanie wszystkich kandydatów, zmniejszając ryzyko stronniczości i poprawiając zgodność z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. Standaryzowane procesy zwiększają również ogólną wydajność i niezawodność rekrutacji.
• Skalowalność: Automatyzacja ułatwia zwiększanie lub ograniczanie skali działań rekrutacyjnych w zależności od potrzeb organizacji. W okresach szybkiego rozwoju lub rekrutacji sezonowej zautomatyzowane systemy mogą obsługiwać większą liczbę aplikacji bez obniżania jakości.
• Usprawniona współpraca: Narzędzia do automatyzacji często zawierają funkcje ułatwiające współpracę w procesach rekrutacyjnych, takie jak współdzielone bazy danych kandydatów, mechanizmy przekazywania opinii i zarządzanie przepływem pracy.
• Lepszy marketing: Narzędzia do automatyzacji, rekrutacyjne systemy CRM i oprogramowanie do zarządzania bazą danych rekrutacyjnych będą wysyłać automatyczne aktualizacje dotyczące otwartych stanowisk itd. do określonych segmentów.

Uwaga: automatyzacji używaj ostrożnie

Jak wspomniano, automatyzacja może znacznie poprawić doświadczenia związane z rekrutacją na wiele sposobów. Należy jednak używać jej ostrożnie! Ludzie nie są robotami i czasami potrzebny jest ludzki kontakt.

Oto kilka obszarów, w których zaleca się unikanie automatyzacji:

• Odrzucanie kandydata, który przeszedł określony etap procesu automatyzacji, zwykle po rozmowie z drugą osobą.
• Przeglądanie CV: Chociaż automatyzacja może pomóc, wiele platform rekrutacyjnych dla małych firm nadal ma problemy z odczytywaniem podstawowych informacji o kandydacie z CV. Można z tego wywnioskować, że „ocenianie życiorysów przez AI” jest jeszcze bardziej odległe. Już teraz toczy się wiele dyskusji na temat legalności takich rozwiązań, a w niektórych krajach wprowadzono przepisy stanowiące, że kandydaci mają prawo do tego, aby ich CV nie były automatycznie odrzucane przez zautomatyzowane oprogramowanie rekrutacyjne AI, więc warto śledzić te zmiany!

Ogólnie rzecz biorąc, zbyt duże poleganie na zautomatyzowanych systemach i algorytmach może prowadzić do pomijania wykwalifikowanych kandydatów, którzy nie pasują do dokładnych kryteriów określonych przez narzędzia do automatyzacji.

Algorytmy mogą również nieumyślnie wzmacniać istniejące uprzedzenia, jeśli nie są dokładnie monitorowane i aktualizowane.

Usprawnij rekrutację dzięki automatyzacji

Podobnie jak w wielu innych zawodach, automatyzacja może ułatwić życie zespołom rekrutacyjnym i usprawnić proces zatrudniania, ale pamiętaj, aby wdrażać ją ostrożnie.

Nie chcesz zyskać reputacji firmy, która traktuje kandydatów jak liczby w maszynie losującej Lotto, dlatego pamiętaj, aby zwracać uwagę na takie obszary, jak przekazywanie wartościowych informacji zwrotnych po rozmowie kwalifikacyjnej oraz rozmowy z kandydatami w celu poznania ich opinii.

Rynek oprogramowania rekrutacyjnego jest pełen narzędzi, które twierdzą, że wykorzystują AI, ale mogą dostarczyć bardzo niewiele dowodów na poparcie tych twierdzeń. Więcej informacji znajdziesz w doskonałym artykule Mariyi Hristovej na temat rekrutacji z wykorzystaniem AI.