15 metoder för automatisering av rekrytering + bästa praxis

15 sätt att automatisera din rekryteringsprocess

1. Skriva och publicera jobbannonser

Du behöver välskrivna jobbannonser som speglar ditt arbetsgivarvarumärke, och verktyg som ChatGPT kan hjälpa dig att skriva dem.

Men när de väl är skrivna återstår uppgiften att publicera dem på olika jobbplattformar och sociala medieplattformar. Här kommer ytterligare automatisering in.

ATS:er (system för kandidatspårning) gör det möjligt för dig att skapa ett bibliotek med jobbannonser som fungerar som mallar, som du kan återanvända och publicera där det passar bäst. Bonus: Det är enkelt att följa upp kandidatkvaliteten från varje källa.

2. Granskning av CV:n

Du har skapat en bra jobbannons för den lediga tjänsten och lagt ut jobbannonsen på flera plattformar.

Nästa steg är potentiellt en av de mest tidskrävande delarna av talangförvärv: att granska CV:n.

Att läsa igenom hundratals CV:n i jakt på kvalificerade kandidater kan ta mycket tid, och vissa typer av rekryteringsprogram kan hjälpa dig att snabbare gå igenom kön. 

Automatiserade system kan granska CV:n och framhäva specifika sökord, färdigheter och erfarenhetsnivåer, vilket bidrar till att påskynda granskningsprocessen. 

Om kandidater inte uppfyller vissa krav, till exempel visumstatus eller en viss godkännandegrad, kan systemet automatiskt skicka ett avslagsmeddelande. Detta är särskilt användbart vid rekrytering i stor volym.

Om ditt ATS inte innehåller en funktion för CV-tolkning kan du i stället överväga att använda ett fristående system för CV-granskning.

Varning: Om en sökande har kommit förbi en viss punkt i din rekryteringsprocess bör du undvika automatiska avslag.

3. Kandidatsökning

Att hitta kandidater kan vara mycket tidskrävande för rekryterare.

Vissa programvarulösningar för talangförvärv hjälper dig att skapa en kandidatdatabas (i praktiken ett CRM-system för kandidater).

När du publicerar en ny möjlighet kan programvaran matcha informationen i jobbannonsen mot data för att skapa en talangpool med de bästa kandidaterna. 

Kandidater i databasen kan också välja att få automatiska uppdateringar när en tjänst de vill få information om blir ledig – detta är en viktig fördel med programvara för talangförvärv.

Dessutom kan specialiserade verktyg för kandidatsökning hjälpa dig att identifiera kanaler, publicera annonser och jämföra effektiviteten hos varje kanal.

4. Skapa interna processer

Rekrytering är ett lagarbete, och automatisering kan hjälpa interna team att hålla sig synkroniserade.

De flesta typer av rekryteringsprogram gör det möjligt för dig att bygga interna arbetsflöden med vissa utlösare i varje steg för att meddela och påminna teammedlemmar om att förbereda sig inför intervjuer och lämna sin feedback.

Det kan också hjälpa till att bedöma kandidater genom att sammanställa och analysera intervjufeedback.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

5. Intervjubokning

Många ATS:er eller specialanpassade program för intervjubokning hjälper till att effektivisera bokningsprocessen genom att skicka automatiska inbjudningar som ger kandidater möjlighet att välja en lämplig intervjutid.

Detta tar bort ett extra steg från rekryteringsteamens arbetsbörda och bidrar till att säkerställa att inga kandidater faller mellan stolarna.

6. Envägsvideointervju

Precis som vid förhandsgranskning är envägsvideor ett utmärkt sätt att intervjua kandidater, och du kan automatisera denna process genom att skapa mallar.

Du behöver bara skriva intervjufrågorna en gång och låta kandidaterna besvara dem när det passar dem. 

Eftersom detta ger kandidaterna möjlighet att formulera sina svar måste du vara uppmärksam på vilken typ av frågor du ställer. 

Undvik till exempel frågor som är utformade för att testa kunskaper om programvaran, om den programvara du använder inte är tillräckligt avancerad för att upptäcka om någon har lämnat sidan för att söka efter svaren.

Det finns verktyg för videointervjuer, som HireVue – eller till och med ett enklare verktyg som Loom – som kan hjälpa till med den här typen av urval.

Vissa av dessa verktyg har börjat integrera AI med NLP-funktioner (bearbetning av naturligt språk) för att transkribera och analysera samtal. 

Varning: Om du använder denna funktion bör du säkerställa att AI:ns rekommendations- eller sammanfattningsalgoritm går att granska, det vill säga att du kan verifiera varför den sammanfattade en kandidats svar på ett visst sätt.

7. Kandidatkommunikation

Kommunikation är tidskrävande när man rekryterar i stor skala, och det är lätt att personer faller mellan stolarna.

För att minska arbetsbördan kan rekryterare skapa automatiserad kommunikation som utnyttjar e-postmallar för rekrytering, såsom de tidigare nämnda avslagsmejlen och intervjubokningarna, samt bekräftelser på inskickade ansökningar, intervjupåminnelser, referensförfrågningar och nya möjligheter. 

Vissa verktyg har även chattbotar som kandidater kan ställa frågor till för att få information.

8. Bakgrundskontroller

Bakgrundskontroller är avgörande för att säkerställa att du inte anställer någon som inte får arbeta inom din bransch. När du rekryterar i stor skala kan bakgrundskontroller göra processen långsammare.

De bästa verktygen för bakgrundskontroller, som Checkr, har vanligtvis integrationer för populära lösningar för rekryteringsprogram.

När verktyget är integrerat kan det automatiskt kontrollera en kandidats bakgrund och överföra resultaten till din rekryterings- eller bemanningslösning.

9. Introduktion

När en kandidat tackar ja till en möjlighet är det dags för HR-/introduktionsteamet att ta över.

Detta gör ofta övergången från sökande till anställd långsam – 30 % av nyanställda börjar aldrig på en ny tjänst på grund av bristande eller utebliven uppföljning.

Du kan automatisera introduktionsupplevelsen genom att digitalisera avtal, schemalägga och skapa automatiska påminnelser för viktiga uppgifter, skapa arbetsflöden och erbjuda andra självbetjäningsfunktioner.

Det är här det finns en viss överlappning mellan ATS och HRIS/HRMS, så det är viktigt att systemen är korrekt integrerade.

Föreställ dig flödet: du markerar kandidaten som anställd i ett ATS, och då skapas automatiskt kandidatens profil, dokument och löneuppgifter i ditt HRMS, tillsammans med alla andra uppgifter i ett introduktionsflöde som är klara att utföras.

Genom att integrera ditt HRMS med ditt ATS sparar du timmar som du annars skulle ha lagt på repetitiva introduktionsuppgifter, samtidigt som den nyanställda snabbt kan börja arbeta med det du anställde personen för.

10. Insamling av feedback

Kandidater är en rik källa till insikter som kan bidra till att förbättra din rekryteringsprocess.

Även om det alltid är bäst att prata med någon, särskilt om personen har varit på en intervju, finns det inte alltid tid till det. Därför kan du också skapa ett rekryteringsprocessflöde som skickar en enkät till kandidater via e-post efter att du har markerat dem som godkända eller avvisade i ditt ATS.

11. Rapportering och analys

Rekryteringsanalys och rapportering behöver inte vara besvärligt när det gäller att sammanställa alla nödvändiga data och rapporter.

Du kan använda programvara för rekryteringsanalys för att regelbundet automatiskt generera rapporter som ger dig värdefulla insikter om hur du kan förbättra din process.

Rekryteringsinstrumentpaneler ger tillgång till mätvärden i realtid och identifierar delar av processen som behöver justeras.

Dessa kan sedan automatiskt generera rapporter och leverera dem till de personer som behöver dem för att driva strategin framåt.

12. Regelefterlevnad

Automatisering kan hjälpa dig att följa de många lagar och förordningar som gäller för anställning på följande sätt:

• Säkerställ automatiskt att kandidater uppfyller tjänstespecifika kvalifikationer och lagstadgade krav, såsom behörighet.
• Säkerställ att ingen viktig dokumentation förbises eller hamnar fel, vilket ger ett tillförlitligt revisionsspår.
• Säkerställ att personuppgifter lagras säkert, att åtkomsten begränsas till behörig personal och att policyer för datalagring, såsom GDPR, tillämpas konsekvent.
• Planera och påminn medarbetare om obligatoriska utbildningstillfällen, följ upp slutförandet och hantera certifieringar. Team kan använda programvara för utbildningshantering för att organisera tillfällen och följa närvaro.
• Analysera rekryteringsdata och generera rapporter som lyfter fram potentiella problem med regelefterlevnaden, såsom skillnader i anställningsrutiner, ersättning eller brister i dokumentationen.

13. Skapa anställningserbjudanden

När du har bestämt dig för att anställa någon lönar det sig att agera snabbt. ATS eller liknande system kan generera och skicka erbjudandebrev genom integrationer med plattformar för elektroniska underskrifter, såsom DocuSign.

14. Dokumentation

Automatiserade system säkerställer att all rekryteringsaktivitet dokumenteras och följer lagstadgade krav och tillsynskrav, vilket minskar risken för fel och potentiella juridiska problem.

15. Referenstagning

Programvara för referenstagning kan automatisera processen för att samla in och verifiera referenser för jobbkandidater. De viktigaste komponenterna är automatiserade begäranden via e-post, anpassningsbara frågeformulär och verktyg för dataanalys. Läs mer i vår sammanställning av den bästa programvaran för referenstagning.

15. Tester

Programvara för kandidatbedömning kan automatisera utskick av bedömningar till kandidater samt automatiserad poängsättning och rapportering.

Exempel på automatiserat arbetsflöde

När du implementerar ny rekryteringsprogramvara och testar automatiseringarna behöver du ett exempel på ett arbetsflöde att testa. Här är ett standardflöde som hjälper dig att komma igång.

1. Platsannons: Skapa en arbetsbeskrivning och använd ditt ATS eller ett annat system för platsannonser för att automatiskt publicera den på flera plattformar.
2. Granskning av ansökningar: Använd automatisering för att hjälpa till att granska ansökningar, filtrera bort obehöriga kandidater och skicka e-postmeddelanden om avslag eller nästa steg.
3. Intervjubokning: Låt kandidater välja intervjutider via ett automatiserat bokningsverktyg.
4. Bedömning: Genomför automatiserade bedömningar före anställning och videointervjuer.
5. Erbjudande och introduktion: Använd automatiserade verktyg för att skapa anställningserbjudanden och effektivisera introduktionsprocessen.

Fördelar med automatisering av rekryteringsprocessen

Som du säkert har förstått kan automatisering förbättra din rekryteringsprocess på flera sätt:

• Spara tid: Automatisering minskar manuella uppgifter och frigör rekryteringsteamens tid så att de kan fokusera på strategiska uppgifter.
• Minskade kostnader: Genom att automatisera repetitiva uppgifter kan organisationer sänka de administrativa kostnaderna förknippade med rekrytering. Dessutom minskar en kortare rekryteringstid kostnaderna för lediga tjänster och förlorad produktivitet.
• Förbättrad kandidatkvalitet: Automatiserade system kan hjälpa till att granska CV:n och ansökningar samt automatiskt avvisa kandidater som inte uppfyller vissa kriterier.
• Förbättrad kandidatupplevelse: Automatisering skapar en effektivare rekryteringsprocess, säkerställer snabb och konsekvent kommunikation med kandidater och bidrar till bättre återkoppling, vilket förbättrar kandidatupplevelsen.
• Datadrivet beslutsfattande: Verktyg för automatiserad rekrytering har ofta funktioner för analys och rapportering som organisationer kan använda för att förfina sina rekryteringsstrategier, identifiera flaskhalsar och fatta välgrundade beslut baserade på data.
• Konsekvens och standardisering: Automatiserade processer säkerställer att alla kandidater behandlas konsekvent, vilket minskar risken för partiskhet och förbättrar efterlevnaden av juridiska och regulatoriska krav. Standardiserade processer förbättrar också rekryteringens övergripande effektivitet och tillförlitlighet.
• Skalbarhet: Automatisering gör det enklare att skala upp eller ned rekryteringsinsatserna utifrån organisationens behov. Under perioder med kraftig tillväxt eller säsongsrekrytering kan automatiserade system hantera ökade volymer utan att kvaliteten försämras.
• Förbättrat samarbete: Automatiseringsverktyg innehåller ofta funktioner som underlättar samarbete i rekryteringsprocesser, såsom delade kandidatdatabaser, funktioner för återkoppling och arbetsflödeshantering.
• Bättre marknadsföring: Automatiseringsverktyg, rekryterings-CRM-system och programvara för rekryteringsdatabaser skickar automatiska uppdateringar om lediga tjänster med mera till specifika målgrupper.

Varning: Använd automatisering med försiktighet

Som vi har diskuterat kan automatisering förbättra rekryteringsupplevelsen avsevärt på många sätt. Men använd den med försiktighet! Människor är inte robotar, och ibland behövs ett mänskligt bemötande.

Här är ett par områden där det är lämpligt att undvika automatisering:

• Avvisa en kandidat som har kommit en bit genom den automatiserade processen, vanligtvis efter att kandidaten har pratat med någon.
• Granska CV:n: Även om automatisering kan vara till hjälp har många rekryteringsplattformar för småföretag fortfarande problem med att tolka grundläggande kandidatinformation från ett CV. Därifrån kan vi dra slutsatsen att ”AI-baserad CV-bedömning” ligger ännu längre bort. Det pågår redan många diskussioner om lagligheten, och viss lagstiftning har införts i vissa länder som säger att kandidater har rätt att få sina CV:n inte automatiskt avvisade av automatiserad AI-programvara för rekrytering, så håll utkik efter detta!

Generellt kan ett alltför stort beroende av automatiserade system och algoritmer leda till att kvalificerade kandidater förbises eftersom de kanske inte passar exakt med de kriterier som fastställts av automatiseringsverktygen.

Algoritmer kan också oavsiktligt förstärka befintliga fördomar om de inte övervakas och uppdateras noggrant.

Förbättra rekryteringen med automatisering

Precis som inom många andra yrken kan automatisering underlätta livet för rekryteringsteam och effektivisera rekryteringsprocessen, men kom ihåg att införa den med försiktighet.

Du vill inte få ryktet att ditt företag behandlar kandidater som nummer i en lottodragningsmaskin, så se till att uppmärksamma områden som att ge bra återkoppling efter intervjuer och prata med kandidater för att få deras återkoppling.

Marknaden för rekryteringsprogramvara är full av verktyg som hävdar att de använder AI, men som kan ge mycket lite stöd för sina påståenden. Läs mer i Mariya Hristovas utmärkta artikel om AI-baserad rekrytering.