Så här hanterar du personaladministration i små och medelstora företag

Vad är personaladministration?

Innan vi går in på detaljer: HRM är ett strategiskt sätt att hantera den värdefulla resurs som människor utgör. Det yttersta målet är att hjälpa företaget att uppnå hållbar tillväxt genom effektiv talanghantering.

HR-chefer har i uppgift att lösa problem samt ge vägledning och riktning åt kollegor. HRM-funktioner omfattar:

• Rekrytering – att hitta, attrahera, anställa och introducera nya talanger med rekryteringsprogramvara för småföretag
• Utbildning och utveckling – att stödja medarbetarnas utbildning och utveckling
• Medarbetarupplevelse – att skapa grunden för en miljö där medarbetarna kan trivas, växa & utvecklas och känna stöd och uppskattning från andra
• Strategier för att behålla medarbetare – strategiska åtgärder för att behålla medarbetare
• Medarbetarrelationer – att bidra till att upprätthålla en positiv relation mellan arbetsgivare och medarbetare samt fungera som mellanhand vid tvister mellan medarbetare
• Efterlevnad – att säkerställa att organisationen verkar inom ramen för arbetsrätten
• HR-redovisning – att mäta och analysera den ekonomiska påverkan av HR-arbete, inklusive arbetskraftskostnader, produktivitet och avkastning på investeringar i medarbetare.

Ja, HRM handlar delvis om administration, men det är viktigt att administrationen – inom centrala områden som löner och förmåner samt nödvändig HR-dokumentation – hanteras effektivt. Detta är det minsta som medarbetarna förväntar sig!

Men utvecklingen inom HR idag är inte administrationsfokuserad utan snarare analytisk. Det handlar om att använda data för att vägleda organisationsutvecklingen ur ett medarbetarperspektiv.

Genom demokratiseringen av HRMS och annan teknik kan mycket av administrationen automatiseras eller hanteras av medarbetarna själva. Det ger HR-ansvariga möjlighet att ägna sig åt mer strategiskt tänkande och experimenterande.

Hur skiljer sig personaladministration i små och medelstora företag?

Även om HRM:s övergripande mål är desamma i olika organisationer varierar metoderna för att uppnå dessa mål beroende på faktorer som storlek och resurser. 

Storlek

Stora organisationer behöver HR-avdelningar med specialister inom de olika funktionerna. I mindre företag är HRM vanligtvis en uppgift för en till fem personer. Funktionerna kan fördelas mellan allt från vd:n, verksamhetschefen, HR-chefen och personal- och kulturchefen till en intern rekryterare.

Generellt sett har HR-team i små företag inte tillgång till samma resurser som stora organisationer. De måste klara sig med mindre, och HR-chefer måste vara kreativa och välja strategier och verktyg som passar deras budget.

Exempelvis kan lönehantering vara en del av HR:s uppgifter i små och medelstora företag för att hålla de indirekta kostnaderna nere. I större företag finns däremot sannolikt en särskild ekonomi- eller löneavdelning.

Ansvarsområden

Som nämnts ovan kommer HR-chefer i små och medelstora företag, på grund av teamens mindre storlek, sannolikt att ha en blandning av ansvarsområden (ibland inte ens HR-relaterade), medan rollen i en större organisation sannolikt är mer specialiserad.

En studie av portugisiska små och medelstora företag visade att HRM i små organisationer präglas av en ”ständig informell prägel”.

Detta är utmärkt för HR-personer som uppskattar variation och att ta sig an nya roller och ansvarsområden. I ett mindre företag finns det vanligtvis större utrymme för kreativitet, och det är HR-ansvarigas uppgift att lägga grunden för organisationens tillväxt.

Relaterad läsning: Viktiga ansvarsområden inom personaladministration

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Från administration till strategi

I takt med att din organisation växer kommer även HR-avdelningen att göra det. Åtminstone borde den göra det. 

Ibland växer en organisation och anställer en HR-person som enbart ska sköta administrationen och se till att företaget följer lagar och regler. Den personen får förmodligen även ansvar för rekrytering, personalhantering, ekonomi och kanske till och med den allmänna kontorsadministrationen. 

Men om man investerar för lite i HR och belastar avdelningen för hårt går man miste om det strategiska värde som fokuserade och erfarna HR-medarbetare kan bidra med.

Att investera i bra HR-medarbetare och processer är en investering i hela din personalstyrka.

De hjälper dig och ditt ledningsteam att skala upp organisationen och identifiera viktiga behov för att nå övergripande verksamhetsmål.

Det kan vara så att du lägger ut de administrativa funktionerna och anställer någon som enbart fokuserar på att utveckla människor och processer samt bygga den kultur du vill ha. 

I dag har jag märkt att allt fler HR-personer arbetar agilt och fungerar ungefär som produktchefer för företagskulturen.

Det innebär att samla in feedback, prova något i liten skala, samla in mer feedback, justera och antingen försöka igen eller lansera det i hela företaget. 

HRM i ditt lilla eller medelstora företag: Vad du bör fokusera på

Om du är chef i en organisation och ansvarar för personalledning är ditt arbete på ett eller annat sätt HR-relaterat.

Alla organisationer är olika, men oavsett hur din HR-avdelning ser ut finns det vissa universella bästa HR-metoder som gynnar alla organisationer.

Var proaktiv, inte reaktiv

HR kan uppfattas som byråkrati – en administrativ börda och kostnad som står i vägen för försäljning och vinst. Därför förbises HR ofta fram till sista minuten, när organisationen måste ta sig ur en besvärlig situation. 

Denna uppfattning gör organisationer ”HR-skygga” och ovilliga att göra en ordentlig investering. Det är också därför du som HR-person kanske håller med när folk säger att det är ett ”otacksamt arbete”. 

Men att investera i HR tidigare kommer att ge utdelning längre fram. Det handlar om att vara proaktiv i stället för reaktiv. Om du inte tänker på personalen innan det är för sent blir kostnaden omotiverad och medarbetarna kanske till och med ohälsosamma.

Om du läser detta som en HR-person som är frustrerad över hur din organisation arbetar med HR kan du vara mer än bara en administratör!

Visa ditt värde genom att lära dig om olika delar av verksamheten och demonstrera hur du kan hjälpa till att lösa verksamhetsproblem med människocentrerade lösningar.

Sätt upp ett strategiskt mål

Om du anställer en HR-person som ska göra mer än bara grundläggande administration, eller om du själv anställs för att hantera HR, är det viktigt att ni tillsammans sätter tydliga strategiska mål för HR-funktionen.

Det innebär att först formulera en vision och en beskrivning som knyter samman verksamhetens mål och kärnvärderingar med vilken typ av kultur ni vill bygga. 

Här är ett exempel på en HR-mission från Unilever:

När HR börjar ses som en strategisk avdelning som driver lönsamhet inom organisationen kommer den att få mer stöd, större budget och så vidare.

Utveckla och stöd företagets värderingar

Ditt företags värderingar fungerar som en uppsättning vägledande principer som påverkar både strategi och kultur. De hjälper team att arbeta tillsammans mot ett gemensamt verksamhetsmål. De behöver inte vara särskilt unika, utan bara spegla det som ditt team … ja … värdesätter.

Fördelen med ett litet team är att det är lättare att få input från medarbetarna om vilka dessa värderingar bör vara. Att öppna upp den här processen kan leda till betydligt mer engagerade medarbetare som känner ett ägarskap för organisationens uppdrag. 

När dina värderingar är på plats är det HR:s uppgift att se till att de upprätthålls och beaktas i funktioner som rekrytering och erkännande av medarbetare.

Ta en titt på dessa exempel på företagsvärderingar för inspiration.

Skapa och kommunicera din färdplan

Det är viktigt att du skapar en HR-färdplan. Inte bara för din egen skull, utan också så att teammedlemmarna kan se vilka typer av projekt du arbetar med och vilket värde du tror att de kommer att skapa.

Alla beslut som ni fattar som HR-team kommer inte att vara populära, särskilt inte om de innebär att ni förändrar ”hur saker vanligtvis görs”. Därför är det viktigt att tydligt kommunicera anledningen till eventuella förändringar och få medarbetarnas stöd, genom att ta er tid att besvara frågor och visa hur den nya processen eller strategin kommer att gynna alla på lång sikt.

Dessutom skapar en öppen och regelbunden kommunikation med medarbetarna en grund för en samarbetskultur där medarbetarna känner sig hörda och får möjlighet att bidra med idéer.

Samla regelbundet in feedback

I linje med öppen kommunikation är det viktigt att samla in feedback. Som Matt Gould, författare, ledarskapscoach, grundare av HTI Institute och nyligen gäst i en podcast om ämnet uttryckte det så väl:

Att samla in både positiv och negativ feedback med hjälp av metoder som enkäter, förslagslådor, personalmöten och utvecklingssamtal är värdefullt för att skapa en bättre medarbetarupplevelse.

Detta är en avgörande del av metaforen ”HR som produktchef” som jag nämnde tidigare.

Skapa en robust process för prestationshantering

Oavsett teamets storlek uppskattar medarbetare (bra) prestationshantering eftersom det hjälper dem att tydligt se vad de har uppnått och vad de behöver arbeta med. Detta handlar om mer än bara det årliga utvecklingssamtalet.

Idealet är att sträva efter att införa en kontinuerlig process för prestationshantering med regelbunden feedback, så att chefer kan fungera mer som mentorer och coacher. Det är också viktigt att inkludera utveckling och karriärplanering som en del av detta.

Här finns en mer omfattande guide till hur du utvecklar ett effektivt system för prestationshantering.

Investera i utbildning och utveckling

Utbildning och utveckling (T&D) är nära kopplat till prestationshantering. SMEs är mindre benägna att investera i T&D på grund av bristande resurser. I mindre organisationer och särskilt i nystartade företag kan medarbetare dock komma att utföra roller, särskilt chefsroller, utan tidigare utbildning.

Att avsätta vissa resurser för T&D, även om det bara handlar om tid för medarbetarna att utbilda sig själva, hjälper dem att 1) utföra sitt arbete mer effektivt och 2) ökar deras motivation. Använd budgeten till att samarbeta med experter, exempelvis coachingplattformar eller externa utbildningsverktyg.

Dokumentera policyer och gemensam dokumentation

När företaget växer, parallellt med den växande trenden med distansarbete och internationella arbetsstyrkor, kommer det att spara tid för alla på lång sikt om ni tar er tid att skapa enhetliga HR-policyer och processer för grundläggande funktioner som att boka ledighet och hantera utgifter och förmåner.

Dessa kan lagras i gemensamma arbetsplatsappar som Slite eller Notion, som alla enkelt kan komma åt.

Skapa en bra introduktionsupplevelse

Rekrytering i nystartade företag kan vara dyrt, så det är viktigt att ge nya medarbetare en fantastisk upplevelse från första början.

Oavsett organisationens storlek är det värt att lägga tid och energi på att skapa en introduktionsupplevelse som hjälper nyanställda att snabbare komma in i arbetet, känna sig motiverade i sin nya roll och ökar sannolikheten för att de stannar kvar.

Idealiskt sett sträcker sig introduktionsprogrammet från det att den nyanställda skriver under anställningserbjudandet till och med de första 90 dagarna. Vår introduktionsplattform på Ordergroove innehåller uppgifter för dem (alla roliga) före start, så att de kan lära känna organisationen, träffa sitt team och berätta saker om sig själva.

Läs mer om de bästa metoderna för introduktion och hur du skapar en plan för 30, 60 och 90 dagar.

Ta tillvara på tekniken

Tidigare var HR-teknik endast tillgänglig i form av företagspaket som stora organisationer hade råd med.

I dag är däremot fördelarna med HR-programvara tillgängliga för företag av alla storlekar, och många leverantörer vänder sig till SME-marknaden med prisvärda, molnbaserade HR-lösningar och appar.

Personaladministrativa system (HRMS) kan hjälpa dig att hantera den administrativa sidan av HR och stödja processer som prestationshantering. Vanliga funktioner omfattar:

• Hantering av tid och närvaro
• System för kandidatspårning
• Efterlevnad
• Hantering av förmåner
• HR-programvara med lönehantering
• Prognoslösningar
• Tidrapporter
• Introduktion
• Arbetstidsschemaläggning

Det finns också en hel värld av moderna HR-verktyg som kan hjälpa dig med andra viktiga funktioner, såsom att samla in feedback från medarbetare, underlätta kollegial uppskattning och bygga relationer.

I stället för att förlita sig på ett enda verktyg för att hantera allt (trots vad säljarna säger) är det ofta bäst att kombinera verktyg till en integrerad och flexibel HR-teknikstack för att fullt ut ta del av fördelarna med HR-programvara.

Lägg ut arbete

Precis som teknik kan bidra till att minska den administrativa bördan och frigöra tid för mer strategiskt arbete, kan det också vara till hjälp att lägga ut HR-funktioner.

Det kan innebära att lönehantering eller andra administrativa funktioner läggs ut på ett löneföretag, en professionell arbetsgivarorganisation (PEO) eller en registrerad arbetsgivare (EOR, vilket är utmärkt vid internationell rekrytering).

För vägledning om möjliga fördelar och överväganden kan du läsa våra artiklar om vad en PEO är och vad en EOR är.

Har du frågor? Prova communityn

People Managing People-communityn är en plats där personalansvariga och kulturskapare kan utvecklas som ledare och få kontakt med likasinnade.

Du får tillgång till vår exklusiva Slack-community samt regelbundna workshoppar och annat exklusivt innehåll som hjälper dig att bli en bättre ledare för människor och en katalysator för en sund företagskultur.

Läs mer om People Managing People-communityn.

Du kan också prenumerera på nyhetsbrevet för att få uppdateringar när vi publicerar nya artiklar och poddar med de senaste insikterna från personal- och kulturexperter runt om i världen.

Relaterad läsning:

• 7 sätt att förbättra medarbetarrelationerna i din organisation
• Vad är en registrerad arbetsgivare?
• 10 bästa professionella arbetsgivarorganisationerna (PEO)
• 10 bästa registrerade arbetsgivarna (EOR)
• 10 bästa HRIS för småföretag
• Vad är programvara för personalstyrning?
• Att bygga en HR-avdelning: En steg-för-steg-guide
• Så stärker du HR som en strategisk partner för verksamheten