15 metoder til automatisering af rekruttering + bedste praksis

15 måder at automatisere din rekrutteringsproces på

1. Skrivning og offentliggørelse af jobannoncer

Du har brug for velformulerede jobopslag, der afspejler dit arbejdsgiverbrand, og værktøjer som ChatGPT kan hjælpe dig med at skrive dem.

Men når de først er skrevet, skal de stadig offentliggøres på forskellige jobportaler og sociale medieplatforme. Her kommer yderligere automatisering ind i billedet.

ATS'er (ansøgersporingssystemer) giver dig mulighed for at oprette et bibliotek med jobopslag, der fungerer som skabeloner, som du kan genbruge og offentliggøre de steder, hvor det er mest relevant. Bonus: Det er nemt at holde styr på kandidat-kvaliteten fra hver kilde.

2. Screening af CV'er

Du har skrevet en fantastisk jobbeskrivelse til den ledige stilling og slået jobbet op på flere platforme.

Det næste er potentielt en af de mest tidskrævende dele af talentanskaffelse: screening af CV'er.

Det kan være enormt tidskrævende at gennemlæse hundredvis af CV'er for at finde kvalificerede kandidater, og visse typer rekrutteringssoftware kan hjælpe dig med at gennemgå køen hurtigere. 

Automatiserede systemer kan screene CV'er og fremhæve specifikke søgeord, færdigheder og erfaringsniveauer, hvilket hjælper med at fremskynde gennemgangsprocessen. 

Hvis kandidater ikke opfylder bestemte krav, f.eks. visumstatus eller en bestemt beståelsesprocent, kan systemet automatisk sende en afvisningsbesked. Dette er særligt nyttigt i situationer med rekruttering i stort volumen.

Hvis dit ATS ikke indeholder en funktion til CV-fortolkning, kan du i stedet overveje at bruge et selvstændigt system til CV-screening.

Advarsel: Hvis en ansøger er kommet forbi et bestemt punkt i din rekrutteringsproces, bør du undgå automatiske afvisninger.

3. Identifikation af kandidater

Identifikation af kandidater kan være enormt tidskrævende for rekrutteringsansvarlige.

Visse softwareløsninger til talentanskaffelse hjælper dig med at oprette en kandidatdatabase (grundlæggende et CRM-system til kandidater).

Når du offentliggør en ny mulighed, kan softwaren sammenholde oplysningerne i jobbeskrivelsen med dataene for at oprette en talentpulje med de bedste kandidater. 

Kandidater i databasen kan også tilmelde sig automatiske opdateringer, når en stilling bliver slået op, som de ønsker at få besked om—dette er en vigtig fordel ved software til talentanskaffelse.

Derudover kan specialiserede værktøjer til kandidatidentifikation hjælpe dig med at identificere kanaler, offentliggøre annoncer og sammenligne effektiviteten af hver kanal.

4. Oprettelse af interne processer

Rekruttering er en holdsport, og automatisering kan hjælpe interne teams med at holde sig synkroniserede.

De fleste typer rekrutteringssoftware gør det muligt at opbygge interne arbejdsgange med bestemte udløsere på hvert trin, så teammedlemmer får besked og påmindelser om at forberede sig til interviews og give deres feedback.

Det kan også hjælpe med at vurdere kandidater ved at samle og analysere feedback fra interviews.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Planlægning af interviews

Mange ATS'er eller specialudviklet software til planlægning af interviews hjælper med at strømline processen ved at sende automatiske invitationer, der giver kandidater mulighed for at vælge et passende interviewtidspunkt.

Det fjerner et ekstra trin fra rekrutteringsteamets opgaver og hjælper med at sikre, at ingen kandidater falder mellem to stole.

6. Envejsvideo-interview

Ligesom ved forhåndsscreening er envejsvideoer en god måde at interviewe kandidater på, og du kan automatisere denne proces ved at oprette skabeloner.

Du skal blot skrive interviewspørgsmålene én gang og lade kandidaterne besvare dem, når det passer dem. 

Da dette giver kandidaterne mulighed for at formulere deres svar, skal du være opmærksom på, hvilken type spørgsmål du stiller. 

Undgå for eksempel spørgsmål, der er designet til at teste viden, hvis den software, du bruger, ikke er avanceret nok til at registrere, om nogen har forladt siden for at slå svarene op.

Der findes værktøjer til videointerviews som HireVue – eller endda et enklere værktøj som Loom – der kan hjælpe med denne type screening.

Nogle af disse værktøjer er begyndt at integrere AI med NLP-funktioner (behandling af naturligt sprog) for at transskribere og analysere samtaler. 

Advarsel: Hvis du benytter denne funktion, skal du sikre dig, at AI'ens anbefalings- eller opsummeringsalgoritme kan efterprøves, dvs. at du kan verificere, hvorfor den opsummerede en kandidats svar på en bestemt måde.

7. Kommunikation med kandidater

Kommunikation er tidskrævende, når man rekrutterer i stor skala, og det er let for folk at falde mellem to stole.

For at lette byrden kan rekrutteringsmedarbejdere oprette automatiseret kommunikation, der udnytter e-mailskabeloner til rekruttering, såsom de førnævnte afslagsemails og interviewplanlægning samt bekræftelser på modtagne ansøgninger, interviewpåmindelser, anmodninger om referencer og information om nye muligheder. 

Nogle værktøjer har også chatbots, som kandidater kan stille spørgsmål til for at få oplysninger.

8. Baggrundstjek

Baggrundstjek er afgørende for at sikre, at du ikke ender med at ansætte nogen, der ikke må arbejde i din branche. Når du rekrutterer i stor skala, kan baggrundstjek forsinke processen.

De bedste værktøjer til baggrundstjek, såsom Checkr, har generelt integrationer til populære softwareløsninger til rekruttering.

Når værktøjet er integreret, kan det automatisk kontrollere en kandidats baggrund og overføre resultaterne til din rekrutterings- eller bemandingssoftwareløsning.

9. Introduktion af nye medarbejdere

Når en kandidat accepterer en mulighed, er det tid til, at HR-/introduktionsteamet træder til.

Det gør ofte overgangen fra ansøger til medarbejder langsom – 30 % af nyansatte begynder aldrig i en ny stilling på grund af dårlig eller manglende opfølgning.

Du kan automatisere introduktionsforløbet ved at digitalisere kontrakter, planlægning og automatiske påmindelser om vigtige opgaver, oprette arbejdsgange og tilbyde andre selvbetjeningsfunktioner.

Det er her, der er et vist overlap mellem ATS og HRIS/HRMS, så det er vigtigt, at systemerne er korrekt integreret.

Forestil dig arbejdsgangen: Du markerer kandidaten som ansat i et ATS, og det opretter automatisk kandidatens profil, dokumenter og lønoplysninger i dit HRMS sammen med alle de andre opgaver i et introduktionsforløb, som er klar til at blive udført.

Ved at integrere dit HRMS med dit ATS sparer du timer, som du ellers ville bruge på gentagne introduktionsopgaver, mens den nyansatte hurtigt kan komme i gang med det arbejde, du ansatte vedkommende til.

10. Indsamling af feedback

Kandidater er en værdifuld kilde til indsigt, som kan hjælpe med at forbedre din rekrutteringsproces.

Selvom det altid er at foretrække at tale med nogen, især hvis de har været til en jobsamtale, er der ikke altid tid til det, så du kan også oprette et flow for rekrutteringsprocessen, der sender kandidaterne en spørgeundersøgelse via e-mail, efter du har markeret dem som accepteret eller afvist i dit ATS.

11. Rapportering og analyse

Rekrutteringsanalyse og -rapportering behøver ikke være besværligt, når alle nødvendige data og rapporter skal samles.

Du kan bruge software til rekrutteringsanalyse til regelmæssigt automatisk at generere rapporter for dig, så du får værdifuld indsigt i, hvordan du kan forbedre din proces.

Kontrolpaneler til rekruttering giver adgang til målepunkter i realtid og identificerer dele af processen, der kræver justeringer.

De kan derefter automatisk generere rapporter og levere dem til de personer, der har brug for dem til at udforme strategien.

12. Overholdelse af regler

Automatisering kan hjælpe dig med at overholde de mange love og regler omkring ansættelse på følgende måder:

• Sørg automatisk for, at kandidaterne opfylder jobspecifikke kvalifikationer og juridiske krav såsom berettigelse.
• Sørg for, at ingen kritisk dokumentation overses eller forsvinder, og skab dermed et pålideligt revisionsspor.
• Sørg for, at persondata opbevares sikkert, at adgangen er begrænset til autoriseret personale, og at politikker for dataopbevaring såsom GDPR anvendes konsekvent.
• Planlæg og mind medarbejderne om obligatoriske kurser, følg op på gennemførelsen, og administrer certificeringer. Teams kan bruge software til kursusadministration til at organisere kurser og følge deltagelsen.
• Analysér rekrutteringsdata, og generér rapporter, der fremhæver potentielle problemer med overholdelse af regler, såsom forskelle i ansættelsespraksis, aflønning eller mangler i dokumentationen.

13. Opret tilbudsbreve

Når du har besluttet, at du vil ansætte nogen, kan det betale sig at handle hurtigt. ATS'er eller lignende kan generere og sende tilbudsbreve ved hjælp af integrationer med platforme til elektroniske underskrifter såsom DocuSign.

14. Journalføring

Automatiserede systemer sikrer, at alle rekrutteringsaktiviteter dokumenteres og overholder juridiske og lovgivningsmæssige krav, hvilket reducerer risikoen for fejl og potentielle juridiske problemer.

15. Referencekontrol

Software til referencekontrol kan automatisere processen med at indsamle og verificere referencer for jobkandidater. De primære komponenter er automatiserede anmodningsmails, spørgeskemaer, der kan tilpasses, og dataanalyseværktøjer. Du kan læse mere i vores anbefaling af den bedste software til referencekontrol.

15. Testning

Software til kandidatvurdering kan automatisere udsendelsen af vurderinger til kandidater samt automatisk pointgivning og rapportering.

Eksempel på automatiseret arbejdsgang

Når du implementerer ny rekrutteringssoftware og tester automatiseringerne, får du brug for en eksempelarbejdsgang til testen. Her er en standardarbejdsgang, som du kan komme i gang med.

1. Jobopslag: Opret en jobbeskrivelse, og brug dit ATS eller et andet jobopslagssystem til automatisk at slå den op på flere platforme.
2. Screening af ansøgninger: Brug automatisering til at hjælpe med at screene ansøgninger, sortere ukvalificerede kandidater fra og sende e-mails med afslag eller næste trin.
3. Planlægning af samtaler: Lad kandidater vælge tidspunkter til samtaler via et automatiseret planlægningsværktøj.
4. Vurdering: Gennemfør automatiserede vurderinger før ansættelse og videointerviews.
5. Tilbud og onboarding: Brug automatiserede værktøjer til at generere tilbudsbreve og effektivisere onboardingprocessen.

Fordele ved automatisering af rekrutteringsprocessen

Som du sikkert allerede har konkluderet, kan automatisering forbedre din ansættelsesproces på flere måder:

• Spare tid: Automatisering reducerer manuelle opgaver og frigiver tid for ansættelsesteams, så de kan fokusere på strategiske opgaver.
• Omkostningsreduktion: Ved at automatisere gentagne opgaver kan organisationer reducere de administrative omkostninger forbundet med rekruttering. Derudover reducerer en kortere ansættelsestid omkostningerne relateret til ledige stillinger og tabt produktivitet.
• Forbedret kandidat kvalitet: Automatiserede systemer kan hjælpe med at screene CV'er og ansøgninger og automatisk afvise kandidater, der ikke opfylder bestemte kriterier.
• Forbedret kandidatoplevelse: Automatisering skaber en mere effektiv ansættelsesproces, sikrer rettidig og ensartet kommunikation med kandidater og hjælper med at indhente bedre feedback, hvilket bidrager til en bedre kandidatoplevelse.
• Datadrevet beslutningstagning: Automatiseringsværktøjer til rekruttering har ofte analyse- og rapporteringsfunktioner, som organisationer kan bruge til at finjustere deres rekrutteringsstrategier, identificere flaskehalse og træffe informerede beslutninger baseret på data.
• Konsistens og standardisering: Automatiserede processer sikrer, at alle kandidater behandles ensartet, hvilket reducerer risikoen for bias og forbedrer overholdelsen af juridiske og lovgivningsmæssige krav. Standardiserede processer øger også rekrutteringens overordnede effektivitet og pålidelighed.
• Skalerbarhed: Automatisering gør det nemmere at skalere rekrutteringsindsatsen op eller ned baseret på organisationens behov. I perioder med høj vækst eller sæsonbestemt rekruttering kan automatiserede systemer håndtere større mængder uden at gå på kompromis med kvaliteten.
• Forbedret samarbejde: Automatiseringsværktøjer omfatter ofte funktioner, der letter samarbejdet i ansættelsesprocesser, såsom delte kandidatdatabaser, feedbackmekanismer og arbejdsgangsstyring.
• Bedre markedsføring: Automatiseringsværktøjer, der rekrutterer via CRMS, og software til rekrutteringsdatabaser sender automatiske opdateringer om ledige stillinger osv. til specifikke segmenter.

Vær opmærksom: Brug automatisering med omtanke

Som nævnt kan automatisering forbedre ansættelsesoplevelsen betydeligt på mange måder. Men brug det med omtanke! Mennesker er ikke robotter, og nogle gange er der brug for et menneskeligt præg.

Her er et par områder, hvor det er tilrådeligt at undgå automatisering:

• At afvise en kandidat, som er kommet et vist stykke gennem automatiseringsprocessen, normalt efter at vedkommende har talt med nogen.
• Gennemgang af CV'er: Selvom automatisering kan hjælpe, har mange rekrutteringsplatforme til små virksomheder stadig problemer med at udtrække grundlæggende kandidatoplysninger fra et CV. Herfra kan vi konkludere, at “AI-vurdering af CV'er” ligger endnu længere ude i fremtiden. Der er allerede mange diskussioner om lovligheden, og der er indført lovgivning i nogle lande, som siger, at kandidater har ret til at få deres CV'er behandlet uden automatisk afvisning af automatiseret AI-ansættelsessoftware, så hold øje med udviklingen!

Generelt kan en for stor afhængighed af automatiserede systemer og algoritmer føre til, at kvalificerede kandidater overses, fordi de måske ikke passer ind i de nøjagtige kriterier, som automatiseringsværktøjerne anvender.

Algoritmer kan også utilsigtet videreføre eksisterende bias, hvis de ikke overvåges og opdateres omhyggeligt.

Styrk rekrutteringen med automatisering

Som inden for mange andre fagområder kan automatisering gøre livet lettere for rekrutteringsteams og effektivisere ansættelsesprocessen, men husk at implementere det med omtanke.

Du ønsker ikke at opbygge et omdømme for, at din virksomhed behandler kandidater som tal i en lodtrækningsmaskine, så sørg for at være opmærksom på områder som at give god feedback efter jobsamtaler og tale med kandidaterne for at få deres feedback.

Markedet for rekrutteringssoftware bugner af værktøjer, der hævder at bruge AI, men som kun kan fremlægge meget lidt til støtte for deres påstande. Du kan læse mere i Mariya Hristovas fremragende artikel om AI-rekruttering.