Die 9-Felder-Talentbewertung meistern: Ein Leitfaden für HR-Profis

Im Kern ist die 9-Box-Talentbewertung ein 3x3-Raster, mit dem Mitarbeitende anhand der beiden zuvor genannten zentralen Achsen beurteilt werden:

• Leistung: Wie gut ein Mitarbeitender seine derzeitige Rolle ausfüllt.
• Potenzial: Die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen oder Führungskompetenzen zu entwickeln.

Dieser Rahmen ordnet Mitarbeitende einer von neun Kategorien zu, je nachdem, wo sie in Bezug auf Leistung und Potenzial liegen. Je nachdem, welches Instrument für Leistungsmanagement Sie verwenden, können Sie möglicherweise Funktionen innerhalb der Software nutzen, um dieses Raster nachzubilden oder zumindest dessen Daten in den Prozess einzubeziehen.

Zweck

Das 9-Box-Raster erfüllt mehrere wichtige Funktionen im Talentmanagement:

• Identifizierung von Leistungsträgern und Mitarbeitenden mit hohem Potenzial: Es hilft dabei, Mitarbeitende hervorzuheben, die zu den zukünftigen Führungskräften Ihres Unternehmens gehören könnten.
• Leitlinie für Entwicklungspläne: Bei Mitarbeitenden, die vielversprechend sind, aber Unterstützung für ihre Weiterentwicklung benötigen, hilft das Raster dabei, gezielte Entwicklungsmaßnahmen zu priorisieren.
• Unterstützung der Nachfolgeplanung: Durch die Identifizierung von Mitarbeitenden mit hohem Potenzial können HR-Teams Führungswechsel planen und eine starke Talentpipeline aufbauen.

„Die 9-Box-Talentbewertung ist ein Instrument der Talentstrategie, das dazu dient, Mitarbeitende für Entscheidungen über Vergütung, Nachfolgepläne usw. zu bewerten und abzugleichen“, sagte Heather Doshay, Leiterin des Talentbereichs bei SignalFire. „Sie identifiziert Top-Talente, konstante Leistungsträger und Personen, die Entwicklungsbedarf haben. Ihre Stärke liegt in ihrer Einfachheit. Sie bietet eine visuelle Grundlage, um Menschen zu beurteilen und schnell Entscheidungen zu treffen, weist aber auch zahlreiche Schwächen auf.“

Warum sie wertvoll ist

Das 9-Box-Raster ist zumindest theoretisch ein datengestütztes Instrument zur Entscheidungsfindung. Indem Mitarbeitende entsprechend ihrer Leistung und ihres Potenzials eingeordnet werden, können HR-Verantwortliche fundierte Entscheidungen über Beförderungen, berufliche Entwicklung und Nachfolgeplanung treffen. Dieser strukturierte Ansatz reduziert Vorurteile, erhöht die Transparenz und stellt sicher, dass das Talentmanagement an den Zielen des Unternehmens ausgerichtet ist.

Um weitere Einblicke in die praktischen Vorteile dieses Instruments zu erhalten, haben wir mit Heather Doshay gesprochen, einer Führungsexpertin für Talentmanagement. Laut Doshay „schafft das 9-Box-Raster einen klaren, objektiven Rahmen für Gespräche über die Talententwicklung. Das hilft Führungskräften, bessere Entscheidungen zu treffen, und stärkt letztlich die Leistungsfähigkeit des Unternehmens.“

Bestandteile einer 9-Box-Talentbewertung

Die 9-Box-Bewertung ist wegen ihrer Einfachheit beliebt. Sehen wir uns die wichtigsten Komponenten an, die den dahinterstehenden Denkansatz bestimmen. 

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Leistungsachse

Die Leistungsachse bewertet die aktuelle Arbeitsleistung eines Mitarbeitenden, einschließlich Faktoren wie:

• Erreichen von KPIs (Leistungskennzahlen)
• Konstanz bei der Erzielung von Ergebnissen
• Arbeitsqualität und Liebe zum Detail
• Feedback von Kollegen, Führungskräften und Kunden

Ein Leistungsträger auf dieser Achse könnte beispielsweise ein Mitarbeitender sein, der seine Vertriebsziele konstant übertrifft, einen hervorragenden Kundenservice bietet und für seine Zuverlässigkeit anerkannt wird.

Potenzialachse

Die Potenzialachse misst die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln und zukünftige Verantwortlichkeiten zu übernehmen. Dazu gehören Faktoren wie:

• Führungsfähigkeit: Zeigt der Mitarbeiter das Potenzial, Teams zu führen oder größere Projekte zu verwalten?
• Anpassungsfähigkeit: Kann die Person neue Herausforderungen annehmen oder sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen?
• Lernagilität: Eignet sie sich schnell neue Fähigkeiten an und kann sie in unbekannten Situationen erfolgreich agieren?

Beispielsweise kann ein Mitarbeiter, der andere proaktiv betreut oder Interesse an einer Führungskräfteausbildung bekundet hat, auf der Potenzialachse eine hohe Bewertung erhalten.

Laut Doshay führt es zu einer Vereinfachung, den Beitrag einer Person zum Unternehmen auf die beiden Achsen des 9-Box-Modells zu reduzieren, und erfordert einige Anpassungen Ihrerseits. 

„Diese beiden einfachen Variablen – Leistung und Potenzial – sind keine optimalen Eingaben, wenn sie die einzigen beiden Variablen sind, anhand derer solch wichtige Entscheidungen getroffen werden, von Beförderungen bis hin zu Bonuszahlungen“, schrieb Doshay in einem Beitrag im Blog von SignalFire. „Die Achsenlinien so anzupassen, dass sie bestmöglich auf den jeweiligen Anwendungsfall abgestimmt sind, ist entscheidend dafür, dass das Instrument für Sie und nicht gegen Sie arbeitet.“ 

Die 9 Kategorien

Das 9-Box-Raster wird anhand der Kombination aus Leistung und Potenzial in neun verschiedene Felder unterteilt. Hier ist eine kurze Übersicht:

1. Hohe Leistung/hohes Potenzial: Dies sind Mitarbeiter, die konstant gute Leistungen erbringen und ein erhebliches Entwicklungspotenzial aufweisen und oft als zukünftige Führungskräfte angesehen werden.
2. Hohe Leistung/mittleres Potenzial: Diese Mitarbeiter leisten in ihren derzeitigen Rollen gute Arbeit, verfügen aber möglicherweise über ein geringeres Führungspotenzial. Sie sind hervorragende Leistungsträger, benötigen jedoch möglicherweise spezifische Entwicklungspläne, um sich weiterzuentwickeln.
3. Mittlere Leistung/hohes Potenzial: Diese Mitarbeiter haben in ihren derzeitigen Rollen noch Verbesserungspotenzial, zeigen aber gute Voraussetzungen für Wachstum und Führung.
4. Mittlere Leistung/mittleres Potenzial: Diese Mitarbeiter sind in ihren derzeitigen Rollen zuverlässig, benötigen aber möglicherweise umfangreiche Unterstützung für ihre weitere Entwicklung.
5. Geringe Leistung/hohes Potenzial: Diese Mitarbeiter bleiben hinter den Erwartungen zurück, verfügen aber über die Fähigkeit, sich mit der richtigen Entwicklung und Unterstützung zu verbessern und möglicherweise hervorragende Leistungen zu erbringen.
6. Geringe Leistung/mittleres Potenzial: Diese Mitarbeiter benötigen eine sofortige Leistungsverbesserung und haben möglicherweise ein begrenztes Potenzial.
7. Geringe Leistung/geringes Potenzial: Diese Mitarbeiter haben möglicherweise sowohl hinsichtlich ihrer Leistung als auch ihres Potenzials Schwierigkeiten und kommen daher möglicherweise für eine Neubewertung oder das Ausscheiden aus dem Unternehmen infrage.
8. Mittlere Leistung/geringes Potenzial: Mitarbeiter in dieser Kategorie können ihre derzeitigen Rollen beibehalten, sind aber möglicherweise nicht für eine langfristige berufliche Entwicklung geeignet.
9. Hohe Leistung/geringes Potenzial: Diese Mitarbeiter zeichnen sich in ihren derzeitigen Positionen aus, sind aber wahrscheinlich nicht für zukünftige Führungsaufgaben oder anspruchsvollere Rollen geeignet.

Schauen wir uns also kurz an, wie das Ganze tatsächlich aussehen würde. 

Visualisierung

Nehmen wir an, wir möchten die verschiedenen Arten von Persönlichkeiten innerhalb eines Teams betrachten und sehen, wie die Organisation ihr zukünftiges Potenzial einschätzt. Dies kann Teil einer umfassenderen Bewertung der Teamleistung sein. Stellen Sie sich etwa Folgendes vor. 

Das 9-Box-Raster wird in der Regel als 3x3-Matrix dargestellt. Zur besseren Übersicht können Personalfachleute das Raster mithilfe von Vorlagen für Excel oder Personalsoftware erstellen.

Indem Sie Mitarbeiter auf diese Weise einordnen, können Sie Verbesserungsbereiche, Talentlücken und potenzielle zukünftige Führungskräfte identifizieren.

Herausforderungen und Lösungen

Wie jedes Instrument bringt auch das 9-Box-Raster einige Herausforderungen mit sich. Ein häufiges Problem sind Verzerrungen bei der Bewertung. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Beurteilungen auf objektiven Daten – wie Leistungskennzahlen und Feedback – und nicht auf subjektiven Eindrücken basieren.

Eine weitere Herausforderung ist die übermäßige Nutzung des Rasters, die zu einer „Rastermüdigkeit“ oder zu einer Abhängigkeit vom Raster bei der Lösung jedes Personalproblems führen kann. Um dies zu vermeiden, sollten HR-Teams das 9-Box-Raster als Teil eines umfassenderen Talentbewertungsprozesses einsetzen, anstatt sich isoliert darauf zu verlassen.

Was ist mit der Analyse zu tun?

Die Kommunikation stellt ein großes Hindernis für die Wirksamkeit dar, allerdings nicht so, wie man vielleicht erwarten würde. Die 9-Box ist ein Instrument zur Talentbewertung, das nicht dazu gedacht ist, der auf diese Weise bewerteten Person mitgeteilt zu werden. Sie ist nicht ausschließlich ein Instrument des Leistungsmanagements, sondern vielmehr ein Instrument zur Talentbewertung und Nachfolgeplanung. 

Reaktionen wie die des oben gezeigten Reddit-Nutzers sind nicht ungewöhnlich, wenn Mitarbeitende mit der 9-Box-Analyse konfrontiert werden. Die Kommentierenden im Thread weisen darauf hin, dass unabhängig davon, wo Mitarbeitende im Raster eingeordnet werden, am besten nur ihre Führungskraft und die Führungsteams Zugriff auf diese Informationen haben. 

Ein moderner Ansatz

Die 9-Box ist nichts Neues, und daher sprechen viele Mitarbeitende sowie Personen, die Personaltrends analysieren, schnell über ihre Schwächen. Aus diesem Grund ist sie oft nicht besonders beliebt.

Doshay befürwortet einen modernisierten 9-Box-Bewertungsprozess, bei dem Führungskräfte die Leistung in drei verschiedenen 9-Box-Formaten einordnen können. Diese sind: 

• Leistungsorientiert, wobei die X-Achse = Leistung und die Y-Achse = Verhalten (Übereinstimmung mit den Werten) darstellt
• Beförderungsorientiert, wobei die X-Achse = individuelle Bereitschaft und die Y-Achse = geschäftlicher Bedarf darstellt
• Nachfolgeorientiert, wobei die X-Achse = Rollenwert/Kritikalität und die Y-Achse = Bindungsrisiko darstellt

Die leistungsorientierte 9-Box ähnelt dem traditionellen Modell weitgehend, während die beiden anderen Modelle die nächsten Schritte für das Management abbilden. Insbesondere konzentrieren sie sich auf die Zielsetzung und Entwicklung. Doshay hat beobachtet, dass sie effektiv zur Unterstützung von Gesprächen über Vergütung und Beförderungen eingesetzt werden. 

„Sie bieten mehr Mehrwert, wenn ein Unternehmen herausfinden möchte, wie es eine vergütungsbasierte Leistungsstrategie ausrichten kann, aber auch kulturelle Verhaltensweisen im Blick behalten möchte“, sagt sie. „Ich habe erlebt, dass unsere moderne 9-Box eingesetzt wurde, indem das Potenzial durch ‚kulturelle Übereinstimmung‘ ersetzt wurde und die Prämienbeträge anhand der kalibrierten Box ausgerichtet werden konnten.“

Wie funktioniert es?

Der 9-Box-Talentbewertungsprozess umfasst vier wesentliche Schritte, mit denen Sie die Leistung und das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden effektiv bewerten, einordnen und analysieren können. Jeder Schritt ist entscheidend dafür, datengestützte Entscheidungen zu treffen und die richtigen Entwicklungsstrategien für Ihre Belegschaft zu priorisieren.

Schritt 1: Leistung bewerten

Der erste Schritt im 9-Box-Talentbewertungsprozess besteht darin, die aktuelle Leistung der Mitarbeitenden zu bewerten. Leistungsbeurteilungen durch geschulte Führungskräfte helfen dabei festzustellen, wie gut eine Person ihre Rolle ausfüllt und arbeitsbezogene Ziele erreicht. Gehen Sie dabei wie folgt vor:

• Klare Kennzahlen definieren: Legen Sie zunächst konkrete Leistungsindikatoren fest, die auf die Verantwortlichkeiten der Rolle und die Unternehmensziele abgestimmt sind. Dazu können KPIs (Leistungskennzahlen), Abschlussquoten von Projekten oder Kundenzufriedenheitswerte gehören. 
• Feedback einholen: Leistungsbewertungen beziehen sich nicht nur auf Zahlen. Die Einbeziehung von Feedback aus dem Kreis der Führungskräfte, Kolleginnen und Kollegen sowie gegebenenfalls unterstellter Mitarbeitender vermittelt ein ganzheitliches Bild des Beitrags einer Person. Tools für 360-Grad-Feedback helfen, Verzerrungen zu verringern und eine ausgewogenere Bewertung zu ermöglichen.
• Konstanz berücksichtigen: Achten Sie auf eine über längere Zeit anhaltende Leistung. Einmalige Erfolge oder Misserfolge können irreführend sein. Beispielsweise sollte eine Person, die ihre Vertriebsziele über mehrere Quartale hinweg konstant erreicht, höher bewertet werden als jemand, der nur in einem Zeitraum eine starke Leistung erbracht hat, diese aber nur schwer aufrechterhalten kann.
• Objektive Daten verwenden: Stellen Sie sicher, dass objektive, messbare Daten wie monatliche Vertriebsziele, Kundenfeedback oder Berichte zur Produktivität der Mitarbeitenden verwendet werden. Vermeiden Sie subjektive Einschätzungen, die die Bewertung verzerren können. Ziehen Sie die Einbeziehung von Instrumenten wie Leistungsbeurteilungen, psychometrischen Tests, Führungskräftebewertungen, Verhaltensbewertungen und Produktivitätsanalysen in Betracht, um Ihre Bewertung zu unterstützen.

„Eine 9-Box kann Ihnen einen Hinweis auf die Tiefe und Breite Ihrer Talente geben, ist aber ohne Kontext bedeutungslos“, sagte Tim Toterhi, CHRO und Coach bei Ploterline Leadership. „Der Talentbewertungsprozess sollte mit einer Bestandsaufnahme auf Organisations- oder Abteilungsebene beginnen, die den zukünftigen Bedarf betrachtet. Vielleicht haben Sie heute hervorragende Mitarbeitende, aber wenn sich die Branche oder der Markt verändert, reicht selbst Ihre beste Leistung möglicherweise nicht für die Anforderungen von morgen aus.

"Talentbewertungen und Nachfolgepläne sind ohne Maßnahmen, die den Plan voranbringen, nutzlos. Wenn Ihre Pläne Jahr für Jahr gleich aussehen, sind Sie gescheitert."

Schritt 2: Potenzial bewerten

Im nächsten Schritt wird das Potenzial eines Mitarbeiters bewertet – also seine Fähigkeit, sich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen oder künftig Führungsaufgaben zu übernehmen. Die Bewertung des Potenzials kann subjektiver sein als die der Leistung, doch es gibt wichtige Methoden und Indikatoren, die dabei helfen. 

Bewerten Sie das Potenzial anhand von Indikatoren wie Führungsfähigkeiten, Lernagilität und Anpassungsfähigkeit. Instrumente wie Umfragen zu Karrierezielen, Bewertungen von Führungskräftetrainings und Talentbewertungen von Mitarbeitern können Ihnen helfen, das Entwicklungspotenzial eines Mitarbeiters genauer einzuschätzen.

Letztendlich möchten Sie verstehen, wie die Person in den folgenden Bereichen abschneidet:

• Anpassungsfähigkeit: Achten Sie darauf, wie Mitarbeiter mit Veränderungen umgehen oder neue Herausforderungen bewältigen. Gedeihen sie in unsicheren Situationen? Ein Mitarbeiter, der sich schnell an neue Technologien oder Prozesse anpasst, verfügt wahrscheinlich über ein hohes Potenzial.
• Führungseigenschaften: Bewerten Sie die Führungseigenschaften eines Mitarbeiters, indem Sie beobachten, wie er andere motiviert und unterstützt. Dazu gehören die Fähigkeit, Kollegen zu inspirieren, Aufgaben zu delegieren und die Zusammenarbeit zu fördern.
• Lernagilität: Bewerten Sie die Bereitschaft und Fähigkeit eines Mitarbeiters, neue Kompetenzen zu erlernen. Mitarbeiter, die Neugier, Eigeninitiative beim Erlernen neuer Technologien oder ein starkes Interesse an persönlicher Weiterentwicklung zeigen, verfügen häufig über ein hohes Potenzial.
• Zukunftsbereitschaft: Überprüfen Sie die Karriereziele und deren Übereinstimmung mit zukünftigen Rollen. Nutzen Sie Talentbewertungen und verhaltensbasierte Interviews, um Entwicklungsmöglichkeiten und die Bereitschaft für größere Verantwortungsbereiche zu ermitteln.

Manager einbeziehen 

Die Einschätzungen von Managern zur Fähigkeit eines Mitarbeiters, mehr Verantwortung zu übernehmen oder komplexe Projekte zu bewältigen, gehören zu den wertvollsten Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Ihre Einschätzung des Wachstums- und Entwicklungspotenzials eines Mitarbeiters beeinflusst die Entscheidungen darüber, wie dieser in der Matrix eingeordnet wird.

Beispiel: Ein IT-Spezialist, der proaktiv Probleme löst, jüngere Kollegen betreut und Interesse an einer Führungskräfteausbildung zeigt, könnte als Mitarbeiter mit hohem Potenzial eingestuft werden. Seine Fähigkeit, andere zu unterweisen und innovative Lösungen zu entwickeln, macht ihn zu einem hervorragenden Kandidaten für zukünftige Führungsrollen.

Schritt 3: Mitarbeiter in der Matrix einordnen

Sobald Leistung und Potenzial bewertet wurden, besteht der nächste Schritt darin, die Mitarbeiter genau in der 9-Felder-Matrix zu positionieren. Dafür müssen Sie:

• Ein einheitliches Bewertungssystem verwenden: Stellen Sie sicher, dass sowohl Leistung als auch Potenzial bei allen Mitarbeitern auf einer einheitlichen Skala bewertet werden. Beispielsweise könnten Sie sowohl Leistung als auch Potenzial auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten, wobei 1 für niedrig und 5 für hoch steht.
• Objektiv und einheitlich vorgehen: Seien Sie bei der Einordnung von Mitarbeitern in die Matrix so objektiv wie möglich. Achten Sie darauf, dass Ihre Bewertungen mit den Bewertungsstandards des Unternehmens übereinstimmen.
• Die Begründung dokumentieren: Führen Sie konkrete Beispiele oder Nachweise an, die begründen, warum ein Mitarbeiter in ein bestimmtes Feld eingeordnet wurde. Wenn ein Mitarbeiter in das Feld „Mitarbeiter mit mäßiger Leistung/hohem Potenzial“ eingeordnet wird, halten Sie die konkreten Projekte oder Verhaltensweisen fest, die trotz aktueller Leistungsschwierigkeiten sein Entwicklungspotenzial zeigen.
• HR-Software oder Vorlagen verwenden: Instrumente wie HR-Softwareplattformen oder auch Excel-Vorlagen können diesen Prozess vereinfachen, da Sie damit verfolgen und visualisieren können, wo Mitarbeiter in der Matrix eingeordnet sind. Diese Instrumente können außerdem dabei helfen, Trends zu analysieren und Erkenntnisse über die Stärken und Schwächen der Organisation zu gewinnen.

Schritt 4: Ergebnisse analysieren und interpretieren

Sobald die Mitarbeiter in der Matrix eingeordnet sind, ist es an der Zeit, die Ergebnisse zu analysieren und zu interpretieren. Hier beginnen Sie, Trends zu erkennen und die strategischen Maßnahmen zu bestimmen, die ergriffen werden müssen.

• Talentlücken identifizieren: Achten Sie auf Muster wie einen Mangel an Mitarbeitenden im Quadranten „Hohes Potenzial/Hohe Leistung“. Wenn die meisten Ihrer Mitarbeitenden in der Kategorie „Geringe Leistung/Geringes Potenzial“ gebündelt sind, deutet dies auf einen Bedarf an verbesserter Rekrutierung, Weiterbildung oder Prozessen des Leistungsmanagements hin.
• Entwicklungsbedarf angehen: Die Analyse sollte auf Mitarbeitende hinweisen, die sofortige Aufmerksamkeit benötigen. Personen in der Kategorie „Geringe Leistung/Hohes Potenzial“ benötigen beispielsweise möglicherweise gezielte Leistungsverbesserungspläne, während Personen in der Kategorie „Mittlere Leistung/Geringes Potenzial“ von einer Karriereberatung oder einer Neubewertung profitieren könnten.
• Ressourcen priorisieren: Nutzen Sie das Raster, um Ressourcen strategisch zu verteilen. Leistungsträger mit hohem Potenzial sollten bei ihrer Entwicklung beschleunigt gefördert werden, während leistungsschwache Mitarbeitende möglicherweise intensivere Schulungen benötigen oder in manchen Fällen eine erneute Prüfung ihrer Eignung für die Organisation erforderlich ist.

„Ich habe einmal mit einem HRBP zusammengearbeitet, um eine Sitzung mit einem Vertriebsteam von etwa 15 Personen zu leiten. Vor der Übung bewerteten die Führungskräfte innerhalb des Teams alle Personen sowohl bei der Leistung als auch beim Potenzial hoch. Nachdem wir das Tool vorgestellt und auf einem Whiteboard aufgebracht hatten und als Team jedes Mitglied besprochen und eingeordnet hatten, wurde ihnen klarer, worin sich die beiden Bereiche unterscheiden und wie sich die Mitarbeitenden anhand der Kriterien unterscheiden“, sagte Catherine Rymsha, Autorin von Die Führungsentscheidung und Dozentin für Führungsmanagement an der University of Massachusetts Lowell.

„Das Tool verleiht der Übung insgesamt zusammen mit der Einordnung als Führungsteam und der gemeinsamen Besprechung zusätzlichen Wert. Es ist entscheidend, Führungskräfte darüber aufzuklären, warum dies wichtig ist, und Talente richtig zu segmentieren.“

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