Internationale Mitarbeiter bezahlen: Ein vollständiger Leitfaden
Das 21. Jahrhundert bedeutet, dass Sie sehr einfach auf internationale Talente zurückgreifen können.
Neue Gebiete bringen jedoch neue Arbeitsgesetze und Gepflogenheiten mit sich, die es zu beachten und einzuhalten gilt. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, wie Sie internationale Mitarbeitende bezahlen und welche Herausforderungen damit verbunden sind.
So bezahlen Sie internationale Mitarbeitende
Ihre Möglichkeiten zur Bezahlung internationaler Mitarbeitender hängen davon ab, wie viel Verantwortung Sie für deren Beschäftigung insgesamt übernehmen möchten.
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Grundsätzlich haben Sie fünf Möglichkeiten:
- Den Prozess intern abwickeln
- Auftragnehmer einsetzen
- An ein lokales Unternehmen auslagern
- Über einen amtlichen Arbeitgeber (EOR) auslagern
- An einen globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister auslagern
1. Den Prozess intern abwickeln
Einige Unternehmen, insbesondere größere, entscheiden sich dafür, die globale Gehaltsabrechnung intern über separate Geschäftseinheiten in den jeweiligen Rechtsgebieten zu verwalten. Das bedeutet, 1) Geschäftseinheiten in mehreren Rechtsgebieten zu gründen und 2) Personal für die Abwicklung der Gehaltsabrechnung einzustellen.
Die Vorteile liegen darin, dass Sie den Prozess und die Erfahrung mit der Gehaltsabrechnung vollständig selbst in der Hand haben. Und obwohl Software für globale Gehaltsabrechnungen helfen kann, führen die Komplexität dieses Prozesses und die erforderlichen Ressourcen dazu, dass sich viele Unternehmen für alternative Methoden entscheiden.
Vorteile: Mehr Kontrolle und individuelle Anpassungsmöglichkeiten.
Nachteile: Komplexität und hoher Ressourcenbedarf.
2. Auftragnehmer einsetzen
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Auftragnehmer einzustellen, die theoretisch einfacher zu beschäftigen sind.
Das Einzige, worauf Sie hier achten müssen, ist, dass Ihr Unternehmen für nicht gezahlte Steuern, Nachzahlungen und Leistungen haftbar gemacht werden kann, wenn die örtlichen Behörden Ihren Auftragnehmer rechtlich als Arbeitnehmer einstufen. Außerdem können zusätzliche Geldstrafen anfallen.
Vorteile: Einfach und unkompliziert.
Nachteile: Sie müssen weiterhin die örtlichen Gesetze und Vorschriften sowie die Ihres Heimatlandes berücksichtigen.
3. An ein lokales Unternehmen auslagern
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Aufgaben der Gehaltsabrechnung und der Personalverwaltung an einen lokalen Gehaltsabrechnungsdienstleister, eine Personalberatung oder eine PEO auszulagern. Dadurch erhalten Sie Zugang zu lokalem Fachwissen, und diese Methode ist häufig kostengünstiger als der Einsatz eines EOR. Das Einzige, worauf Sie hier achten müssen, ist, dass Sie für dieses Modell weiterhin eine juristische Person im jeweiligen Land benötigen.
Vorteile: Zugang zu lokalem Fachwissen, Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften im Land und maßgeschneiderte Unterstützung.
Nachteile: Sie müssen zunächst weiterhin eine lokale juristische Person gründen.
4. Über einen amtlichen Arbeitgeber (EOR) auslagern
Statt zu versuchen, die globale Gehaltsabrechnung intern abzuwickeln, lagern viele Unternehmen den Prozess an einen amtlichen Arbeitgeber (EOR) aus.
Ein EOR fungiert in dem Rechtsgebiet, in dem Sie Mitarbeitende einstellen möchten, als Arbeitgeber und übernimmt alle Verwaltungsaufgaben wie beispielsweise die Gehaltsabrechnung. Er verfügt über eine juristische Person im betreffenden Rechtsgebiet sowie über Fachkräfte, die alle administrativen Aufgaben für Sie erledigen und Ihre Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.
EORs können Ihnen dabei helfen, innerhalb von weniger als einem Monat die Voraussetzungen zu schaffen und Mitarbeitende einzustellen.
Vorteile: Einfach, schnell und weniger ressourcenintensiv.
Nachteile: Weniger Kontrolle und Abhängigkeit vom Dienstleister.
5. An einen globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister auslagern
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, einen globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister zu nutzen, der die Gehaltsabrechnung für mehrere Länder auf einer Plattform zusammenführt. Denken Sie jedoch daran, dass Sie weiterhin in jedem Land, in dem Mitarbeitende ansässig sind, eine lokale juristische Person benötigen.
Der Anbieter kann die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Berichterstattung optimieren – er ist jedoch nicht der rechtliche Arbeitgeber. Sie bleiben weiterhin für Compliance, Verträge und Zusatzleistungen verantwortlich.
Vorteile: Zentralisierte Lohnabrechnungsprozesse, einheitliche Berichterstattung über mehrere Länder hinweg und höhere Effizienz bei der internationalen Expansion.
Nachteile: Erfordert weiterhin lokale Gesellschaften in jedem Land; die Kosten globaler Lohnabrechnungsdienste sind hoch, wenn Sie nur in einem oder zwei Ländern Mitarbeiter einstellen.
Welche Beschäftigungsoption sollte ich wählen?
Hier sind 5 Szenarien, in denen die jeweilige Option besonders gut geeignet ist und die Ihnen helfen können, die beste Wahl für Ihre Situation zu treffen.
| Müssen Sie in einem neuen Land schnell Mitarbeiter einstellen und haben dort keine juristische Person? | Nutzen Sie einen EOR |
| Einstellung eines Freelancers für eine kurzfristige Tätigkeit? | Beauftragen Sie einen Auftragnehmer |
| Sie haben eine lokale Gesellschaft und benötigen lediglich Unterstützung bei der Lohnabrechnung? | Lagern Sie die Aufgabe an einen lokalen Lohnabrechnungsanbieter aus |
| Langfristige Expansion in einem Land mit einem wachsenden Team? | Gründen Sie eine lokale Gesellschaft und bauen Sie HR- und Lohnabrechnungsprozesse intern auf |
| Einstellung in vielen Ländern und Wunsch nach zentraler Kontrolle? | Nutzen Sie eine globale Lohnabrechnungsplattform |
US-Steuerpflichten bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeiter
Wenn Ihr in den USA ansässiges Unternehmen Mitarbeiter einstellt oder bezahlt, die außerhalb der Vereinigten Staaten leben und arbeiten, ist es wichtig, Ihre US-Steuerpflichten zu verstehen – und ebenso wichtig zu wissen, welche nicht gelten.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über 4 Aspekte, die Sie beachten sollten, um bei der Bezahlung ausländischer Mitarbeiter gesetzeskonform zu bleiben. Zuvor folgt jedoch eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte.
1. Der Arbeitsort bestimmt den Steuerabzug
Wenn ein ausländischer Mitarbeiter vollständig außerhalb der USA arbeitet und weder US-amerikanischer Staatsbürger noch in den USA ansässig ist, gilt:
- Die USA verlangen in der Regel keinen Einbehalt der Bundeseinkommensteuer.
- Auch FICA (Sozialversicherung und Medicare) und FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) finden in der Regel keine Anwendung.
- Ihr Unternehmen kann jedoch im Land des Mitarbeiters steuerlichen Verpflichtungen unterliegen, darunter:
- Arbeitgeberbeiträge zu lokalen Sozialversicherungssystemen
- Einbehalt der lokalen Einkommensteuer
- Registrierung bei ausländischen Steuerbehörden
Wichtig: Wenn der Arbeitnehmer irgendeine Tätigkeit innerhalb der USA ausübt oder eine US-Person ist (Staatsbürger oder ansässige Person), gelten die US-Steuergesetze.
2. Zu beachtende IRS-Formulare
Bei der Einstellung ausländischer Personen oder Gesellschaften verwendet der IRS bestimmte Formulare, um den Steuerstatus festzustellen und Falschangaben zu verhindern:
- Formular W-8BEN (für Einzelpersonen) oder W-8BEN-E (für Gesellschaften):
- Dient als Bestätigung, dass es sich bei der ausländischen Arbeitskraft nicht um eine US-Person handelt.
- Hilft, den US-Steuereinbehalt auf im Ausland geleistete Zahlungen zu vermeiden.
- Formular 1042-S: Wird gegebenenfalls zur Meldung von in den USA erzielten Einkünften verwendet, die an ausländische Personen gezahlt wurden, wenn ein Steuereinbehalt erforderlich war.
- Formular 1099: Für ausländische Auftragnehmer, die außerhalb der USA tätig sind, nicht erforderlich – es wird nur für in den USA ansässige Auftragnehmer benötigt.
3. Keine US-Lohnsteuern für Tätigkeiten im Ausland
Wenn sich ausländische Mitarbeiter oder Auftragnehmer vollständig außerhalb der USA befinden und keine US-Quelleneinkünfte beziehen:
- Sie müssen keine US-Lohnsteuern einbehalten.
- Sie müssen keine Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, zu Medicare oder zur Arbeitslosenversicherung zahlen.
Wenn der ausländische Mitarbeiter jedoch US-amerikanischer Staatsbürger oder in den USA ansässig ist, müssen Sie Steuern genauso einbehalten und abführen wie bei einem inländischen Mitarbeiter – unabhängig davon, wo die Person arbeitet.
4. Risiko einer Betriebsstätte (PE)
Beachten Sie, dass die Einstellung internationaler Mitarbeiter eine „Betriebsstätte“ im Land des Mitarbeiters begründen kann – das bedeutet:
- Ihr Unternehmen könnte in diesem Land als steuerpflichtige geschäftliche Präsenz angesehen werden.
- Dies kann Körperschaftsteuer, Mehrwertsteuer oder lokale Lohnabrechnungspflichten auslösen.
Um dieses Risiko zu mindern, nutzen viele Unternehmen:
- Externe Arbeitgeber (EORs), um den Arbeitnehmer vor Ort zu beschäftigen.
- Rechtsberatung, um die Schwellenwerte für eine Betriebsstätte in den jeweiligen Ländern zu verstehen.
Kosten für die Bezahlung internationaler Mitarbeiter
Damit Sie die mit der Bezahlung internationaler Mitarbeiter verbundenen Kosten besser einschätzen können, haben wir sie in einer Tabelle mit Schätzungen dazu aufgeschlüsselt, wie hoch die jeweiligen Kosten in USD ausfallen könnten.
| Kategorie | Kostenart | Details | Geschätzte Kosten |
| Software | Software und Infrastruktur | Anfängliche Kosten für eine länderübergreifende Lohnabrechnungssoftware und die erforderliche IT-Infrastruktur. | $50,000 - $200,000 |
| Software | Integrationskosten | Kosten für die Integration des Lohnabrechnungssystems in die HR- und Buchhaltungssoftware | $10,000 - $50,000 |
| Betrieb | Gehälter für Lohnabrechnungsmitarbeiter | Löhne für Lohnabrechnungsspezialisten, die mit internationalen Vorschriften vertraut sind. | $60,000 - $120,000 pro Jahr |
| Betrieb | Schulungskosten | Kosten für regelmäßige Schulungen, um über technologische und gesetzliche Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben. | $5,000 - $20,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulierung | Rechts- und Beratungsgebühren | Gebühren für Rechtsexperten oder Berater, um die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und bürokratische Prozesse zu bewältigen. | $20,000 - $100,000 pro Jahr |
| Compliance und Regulierung | Gebühren für Prüfungen | Kosten für die Durchführung regelmäßiger Prüfungen auf Richtigkeit und Compliance. | $10,000 - $30,000 pro Jahr |
| Auslagerung | Gebühren für Dienstleister | Gebühren für globale Lohnabrechnungsanbieter, die je nach Mitarbeiterzahl, Ländern und Komplexität der Dienstleistungen variieren. | $15 - $50 pro Mitarbeiter und Monat |
| Währungsumtausch & Transaktionen | Währungsumrechnung | Kosten für die Umrechnung von Währungen bei internationalen Auszahlungen der Lohnabrechnung. | 0.5% - 2% des Transaktionsbetrags |
| Währungsumtausch & Transaktionen | Bankgebühren | Bankgebühren für internationale Überweisungen und Zahlungen. | $10 - $50 pro Transaktion |
| Fehlerkorrektur und Strafen | Fehlerkorrektur | Kosten für die Korrektur von Fehlern in der Lohnabrechnung, einschließlich Nachzahlungen und Zinsen. | $5,000 - $20,000 pro Vorfall |
| Fehlerkorrektur und Strafen | Strafen bei Nichteinhaltung | Bußgelder und Strafen für die Nichteinhaltung lohnabrechnungsbezogener Gesetze. | $10,000 - $50,000 pro Vorfall |
| Sonstige Kosten | Projektmanagement | Projektmanagementkosten für die Einführung neuer Systeme oder den Wechsel von Dienstleistern. | $10,000 - $40,000 pro Projekt |
Herausforderungen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter
Bei der Beschäftigung internationaler Mitarbeiter sollten Sie sieben Herausforderungen berücksichtigen.
1. Einhaltung lokaler Arbeits- und Arbeitgebersteuergesetze
Jedes Land hat eigene Regeln dafür, wie Mitarbeiter behandelt werden müssen – etwa in Bezug auf bezahlten Urlaub, Kündigungsfristen und Mindestlohn.
Sie müssen außerdem Ihren Anteil an den Arbeitgebersteuern zahlen, etwa an Krankenversicherungs- oder Rentenbeiträgen.
Es geht weniger um Steuern als darum, ein rechtmäßiger Arbeitgeber zu sein. Wenn Sie dies versäumen, drohen Ihnen möglicherweise Klagen oder Sanktionen der Arbeitsbehörden. Das ist entscheidend dafür, dass Sie rechtlich als legitimer Arbeitgeber gelten.
2. Internationale Zahlungen und Gebühren
Die Abwicklung der Gehaltszahlungen in mehreren Währungen kann aufgrund von Wechselkursschwankungen sowie Bankanforderungen und -gebühren eine Herausforderung darstellen.
Wie Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory, hervorhebt: „Zahlungswege sind fragmentiert und teuer. Herkömmliche SWIFT-Überweisungen dauern 3-5 Tage und verursachen Gebühren in Höhe von 3-4 %. Arbeitnehmer benötigen sofortige Zahlungen, sehen sich jedoch KYC-Sperren von 2-10 Tagen gegenüber, wenn Banken zusätzliche Dokumente verlangen.
Darüber hinaus können FX-Schwankungen die Lohnkosten über Nacht um 12 % in die Höhe treiben. Arbeitnehmer sind frustriert, wenn ihr „stabiles“ Gehalt aufgrund von Wechselkursbewegungen sinkt, die sie nicht kontrollieren können“.
3. Steuerabzug und Berichterstattung
Wenn Sie Mitarbeiter im Ausland bezahlen, erfordert die globale Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften, dass Sie den richtigen Betrag an Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen von ihrem Gehalt einbehalten.
In einigen Ländern müssen Sie Mitarbeitern außerdem Steuerformulare zum Jahresende aushändigen. Es geht darum, sich die Steuerbehörden gewogen zu halten. Wenn dabei Fehler passieren, riskieren Sie Geldstrafen oder Prüfungen.
4. Einstufung von Mitarbeitern (Auftragnehmer vs. Angestellter)
Nur weil Sie jemanden als Auftragnehmer bezeichnen, bedeutet das nicht, dass die örtlichen Gesetze dieser Einschätzung zustimmen. Wenn die Person wie ein Angestellter arbeitet – in Vollzeit, mit Berichtspflicht gegenüber einem Vorgesetzten und unter Verwendung Ihrer Arbeitsmittel –, werden einige Länder sie neu einstufen.
Ein kurzfristiger Auftrag in den Vereinigten Staaten könnte als Vertragsarbeit gelten, während dieselbe Vereinbarung in Spanien den vollständigen Schutz für Angestellte auslöst.
Das könnte bedeuten, dass Sie rückständige Löhne, Steuern oder sogar Sozialleistungen schulden. Dies ist einer der häufigsten Fehler bei der Einhaltung von Vorschriften. Im Zweifelsfall sollten Sie die örtlichen Bestimmungen prüfen oder einen EOR einsetzen, um auf der sicheren Seite zu sein.
5. Datenschutz und Sicherheit der Lohnabrechnung
Lohnabrechnungsdaten sind äußerst sensibel – Namen, Gehälter, Bankdaten und Steueridentifikationsnummern. In einigen Ländern gelten strenge Datenschutzgesetze (wie die DSGVO in Europa), an die Sie sich halten müssen.
Sie müssen Daten sicher speichern und weitergeben, sonst können hohe Geldstrafen auf Sie zukommen. Es geht nicht nur um ein rechtliches Risiko, sondern auch um eine Vertrauensfrage. Ihr Team erwartet, dass Sie seine Informationen schützen.
6. Integration in interne Systeme
Die globale Lohnabrechnung funktioniert nicht gut, wenn sie in einem isolierten System feststeckt. Idealerweise sollte sie mit Ihrem HR-System, Ihrer Zeiterfassung und Ihren Finanztools verbunden sein.
Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie Daten letztlich manuell kopieren, was zu Fehlern und Verzögerungen führt. Je mehr Länder Sie einstellen, desto problematischer wird das. Eine Integration sorgt für reibungslosere Abläufe.
7. Unterschiede in den Zeitzonen
Zeitunterschiede spielen bei der Bezahlung internationaler Mitarbeiter eine Rolle, da Fristen für den Lohnabrechnungsabschluss, Banköffnungszeiten und Feiertage je nach Land variieren und Gehaltsüberweisungen verzögern können.
Wie Kevin Marshall, CPA und Experte für persönliche Finanzen bei Amortization Calculator, erklärt: „Lohnabrechnungskalender stimmen selten überein, wenn sich der Hauptsitz zehn Zeitzonen vom ausgelagerten Team entfernt befindet. Eine Datei, die in New York mittags abgeschlossen wird, hat in Manila bereits den Bankschluss überschritten".
Internationale Mitarbeiter bezahlen: Entscheidungsprozess in 6 Schritten
Die Verwaltung der internationalen Lohnabrechnung oder die Entscheidung, wie globale Talente bezahlt werden sollen, hängt von einigen wichtigen Variablen ab: Einstufung der Mitarbeiter, rechtliche Infrastruktur, Teamgröße, Dringlichkeit und Risikobereitschaft.
Dieser Rahmen hilft Ihnen, auf Grundlage Ihres individuellen Kontexts die richtige Entscheidung zu treffen.:
1. Bewerten Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ziele
- Geografische Präsenz: Berücksichtigen Sie die Länder, in denen Sie derzeit Mitarbeiter beschäftigen und in die Sie expandieren möchten. Die rechtlichen und administrativen Herausforderungen unterscheiden sich je nach Land, und einige sind deutlich komplexer und langwieriger als andere.
- Anzahl der Mitarbeiter: Ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter Sie international beschäftigen und welches Wachstum dieser Zahlen zu erwarten ist. Wenn Sie 1–2 Mitarbeiter in einem Land einstellen, kann eine Vereinbarung mit einem EOR oder Auftragnehmer der einfachste Weg sein. Wenn Sie 3–10 Mitarbeiter in einem Land einstellen, könnte dies die Einrichtung einer juristischen Person und die Auslagerung an einen lokalen Lohnabrechnungsanbieter rechtfertigen.
- Kernfokus des Unternehmens: Prüfen Sie, ob die interne Verwaltung der Lohnabrechnung Sie von Ihren Kerngeschäftsaktivitäten ablenken würde.
- Zeitrahmen: Wenn Sie schnell einstellen müssen und keine lokale juristische Person gründen möchten, bietet ein EOR eine schnelle und regelkonforme Lösung. Wenn Ihr Budget knapp ist und Sie für kurzfristige oder projektbezogene Arbeit einstellen, könnte eine Vereinbarung mit einem Auftragnehmer sinnvoller sein – vorausgesetzt, das Compliance-Risiko ist gering.
2. Bewerte deine aktuellen Ressourcen
- Fachkenntnisse: Verfügst du über die erforderlichen Kenntnisse in internationalen Arbeitsgesetzen, Steuervorschriften und der Gehaltsabrechnung oder kannst du sie dir in angemessener Weise aneignen?
- Technologie: Prüfe, ob du über die Technologie verfügst, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten und zwar effizient über verschiedene Länder hinweg, einschließlich der Aktualisierung von Compliance-Anforderungen und der Integration mit anderen Systemen.
- Budget: Berücksichtige die finanziellen Auswirkungen, einschließlich der Kosten für die Einrichtung und Aufrechterhaltung eines internen Prozesses im Vergleich zu den Gebühren für die Auslagerung.
3. Bewerte die Vor- und Nachteile
- Kontrolle und Anpassung: Die interne Verarbeitung gibt dir mehr Kontrolle und möglicherweise mehr Anpassungsmöglichkeiten, was wertvoll ist, wenn du komplexe Anforderungen an die Gehaltsabrechnung hast.
- Skalierbarkeit: Die Auslagerung an einen EOR- oder Gehaltsabrechnungsdienst kann leichter mit dem Wachstum deines Unternehmens skaliert werden, insbesondere in neuen Märkten.
- Risikomanagement: Die Auslagerung kann das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und die Belastung durch rechtliche Strafen verringern.
4. Langfristige strategische Passung
- Kosten: Auch wenn die Auslagerung zunächst teurer erscheinen mag, könnte sie langfristig kostengünstiger sein, da Geldstrafen vermieden und der Bedarf an spezialisiertem Personal reduziert wird.
- Geschäftsstrategie: Richte deine Wahl an deiner gesamten Geschäftsstrategie aus. Wenn eine schnelle internationale Expansion ein Ziel ist, könnten die Auslagerung oder der Einsatz von Auftragnehmern die erforderliche Flexibilität bieten.
5. Fordere Angebote an und führe eine Sorgfaltsprüfung durch
Fordere detaillierte Angebote von mehreren EOR- und internationalen Gehaltsabrechnungsdienstleistern an. Neben Kosten und Ruf solltest du auf Folgendes achten:
- Lokale Fachkenntnisse
- Transparente Preisgestaltung
- Genaue Berechnungen der Arbeitgeberbelastung
- Umfang des Kundensupports
- Langfristige Skalierbarkeit
- Von Partnern abhängige Anbieter im Vergleich zu Anbietern mit eigener Gesellschaft (Letztere werden empfohlen).
- Überprüfe Referenzen und Bewertungen.
6. Triff eine Entscheidung
Triff eine Entscheidung auf Grundlage der Fähigkeit deines Unternehmens, die Gehaltsabrechnung intern zu verwalten, ohne die Einhaltung von Vorschriften und die betriebliche Effizienz zu beeinträchtigen, sowie danach, wie gut jede Option deine langfristigen Geschäftsziele unterstützt.
Bewährte Vorgehensweisen bei der Bezahlung internationaler Beschäftigter
Wenn du dich dafür entscheidest, den Prozess selbst zu übernehmen und intern abzuwickeln, findest du hier einige bewährte Vorgehensweisen, die dich dabei unterstützen:
1. Halte dich über lokale Gesetze auf dem Laufenden
Überprüfe fortlaufend deine Kenntnisse der lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Meldepflichten in jedem Land.
Wie Katherine Loranger, CPO bei Safeguard Global, empfiehlt: „Führe monatliche Überprüfungen durch – nicht jährliche. Überprüfe Klassifizierungen proaktiv: Mit dem Aufstieg von Modellen mit vorrangig remote ausgeführter Arbeit beobachten wir ein zunehmendes Risiko von Fehlklassifizierungen.
Wenn du international Auftragnehmer beschäftigst, stelle sicher, dass dein Risikomodell von regionalen Rechtsexperten überprüft wird – bevor die Gehaltsabrechnung beginnt.“
Auch Ashley Akin, CPA und Steuerberaterin bei Gold IRA Companies, empfiehlt: „Erstelle einen Kalender zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der mindestens 12 bis 18 Monate im Voraus blickt, und plane Zeit ein, um Arbeitsabläufe anzupassen, wenn neue Vorschriften in Kraft treten. Das hilft, Fehler in letzter Minute zu vermeiden, und macht die internationale Gehaltsabrechnung deutlich leichter zu bewältigen.“
2. Nutze Technologie
Verwenden Sie fortschrittliche Lohnabrechnungssoftware, die mehrere Währungen, Sprachen und regulatorische Umgebungen verarbeiten kann.
Stellen Sie sicher, dass die Technologie skalierbar ist und sich in andere HR- und Buchhaltungssysteme integrieren lässt. Kleinere Organisationen können diesen Anforderungen mit globaler Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen gerecht werden.
3. Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Technologie
Wie Akin hervorhebt: „Lohnabrechnungssoftware ist hilfreich, aber nicht perfekt. Sie kann Berechnungen und lokale Abzüge verarbeiten, doch manuelle Prüfungen sind weiterhin erforderlich. Ich empfehle, vierteljährliche Prüfungen durchzuführen, um beispielsweise veraltete Steuer-IDs, falsche Adressen oder DSGVO-Probleme im Zusammenhang mit abgelaufenen Einwilligungen zu erkennen.“
4. Verfassen Sie klare Richtlinien
Wie Marshall hervorhebt: „Richtlinien sind genauso wichtig wie Software. Legen Sie schriftlich fest, wie und wann Umrechnungen erfolgen, ob das Unternehmen oder die Mitarbeitenden Wechselkursschwankungen tragen und wie Abzüge für Zusatzleistungen angewendet werden.
Überprüfen Sie das Dokument zweimal jährlich, genauso wie Sie Lieferantenverträge überprüfen, denn die zugrunde liegenden Gesetze bleiben nicht unverändert.“
5. Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen
Unabhängig davon, ob die Lohnabrechnung international erfolgt oder nicht, ist es gute Praxis, regelmäßig Lohnabrechnungsprüfungen durchzuführen, um Genauigkeit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen.
6. Effektive Kommunikation
Pflegen Sie klare und offene Kommunikationskanäle mit Ihren Mitarbeitenden in Bezug auf Fragen zur Lohnabrechnung. Dazu gehört, detaillierte Gehaltsabrechnungen bereitzustellen, in denen alle Abzüge klar erklärt werden, sowie zeitnah auf Fragen zur Lohnabrechnung zu reagieren.
Wie Askin anmerkt: „Ich rate Kunden, die Bankverbindung, den steuerlichen Wohnsitz und die Adresse jeder beschäftigten Person von Anfang an zu bestätigen und anschließend vierteljährlich zu überprüfen.
Dadurch werden kurzfristige Probleme wie fehlgeschlagene Zahlungen oder Verzögerungen bei Steuerformularen verhindert. Wenn sich Steuervorschriften ändern, sollten Sie sie klar und frühzeitig erklären, damit die Mitarbeitenden nicht überrascht sind, wenn sich ihr Nettogehalt verändert.“
7. Sichern Sie sich systematisch gegen Wechselkursrisiken ab
Die Absicherung gegen Wechselkursrisiken gilt als bewährte Praxis für internationale Lohnabrechnungen, wenn Sie Mitarbeitende in ausländischen Währungen bezahlen und Überraschungen durch Wechselkursschwankungen vermeiden möchten.
Sie unterstützt die Budgetplanung und Kostenkontrolle und ermöglicht gleichbleibende Zahlungen – insbesondere, wenn Sie die Lohnabrechnung ausgehend von einer einzigen Währung wie USD verwalten.
Zu den gängigen Methoden gehören Terminkontrakte, Mehrwährungskonten oder Plattformen mit festen Wechselkursen. Wenn Ihre Zahlungen jedoch ein geringes Volumen haben oder nur gelegentlich erfolgen, ist die Komplexität einer Absicherung möglicherweise den Aufwand nicht wert.
Sie ist besonders nützlich, wenn die Lohnkosten hoch sind oder in Märkten mit volatilen Währungen anfallen.
8. Zentralisierte Berichterstattung
Eine zentralisierte globale Gehaltsabrechnung-Berichterstattung ist eine bewährte Vorgehensweise, da sie Ihnen eine einheitliche Übersicht über Gehaltsabrechnungskosten, Steuerverpflichtungen und Mitarbeiterzahlen in allen Ländern bietet und bei der Budgetplanung, der Überwachung der Compliance sowie der Berichterstattung an die Geschäftsleitung hilft.
Statt beispielsweise separate Tabellen von Anbietern in Brasilien, Deutschland und Japan zusammenzutragen, können Sie alle Gehaltsabrechnungsdaten in einem Dashboard anzeigen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und unterstützt bessere Entscheidungen. Allerdings sind dafür häufig integrierte Systeme oder ein globaler Anbieter für die Gehaltsabrechnung erforderlich.
9. Verantwortung niemals auslagern
Abschließend rät Loranger: „Lagern Sie die Verantwortung niemals aus. Unabhängig davon, ob Sie einen EOR einsetzen oder die Gehaltsabrechnung intern verwalten, muss jemand im Unternehmen die Verantwortung für die Compliance-Informationen übernehmen.“
10. Einen „Zeitzonen-Skeptiker“ bestimmen
Wie Marshall vorschlägt, sollten Sie jemanden im Gehaltsabrechnungsteam bestimmen, dessen einzige Aufgabe darin besteht, vor jedem Lauf zu prüfen, ob das gewählte Datum tatsächlich in jedem beteiligten Land existiert. Das klingt nebensächlich, bis Sie auf einen Feiertag mitten in der Woche stoßen, mit dem Sie nicht gerechnet haben.
11. Verschlüsselte Kanäle und Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden
Wie Marshall erneut vorschlägt: „Wir übertragen alle Gehaltsabrechnungsdaten über verschlüsselte Kanäle und speichern sie auf Servern, die den strengeren Standard unter den Ländern erfüllen, in denen wir tätig sind.
Verwenden Sie überall eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, führen Sie Hintergrundprüfungen bei allen Anbietern durch, die Zugriff auf Gehaltsabrechnungsdaten haben, und beschränken Sie den internen Zugriff auf die kleinstmögliche Gruppe. Die zusätzlichen Anmeldeschritte werden für Unmut sorgen. Sobald jedoch ein Phishing-Versuch gerade deswegen scheitert, hört das Beschweren auf.“
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