Lohnabrechnung für kleine Unternehmen verwalten: Ihr vollständiger Leitfaden

Was für die Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung erforderlich ist

In Ordnung, kommen wir zu den wesentlichen Details. Um einen korrekten und rechtskonformen Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung durchzuführen, benötigen Sie:

• Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) sowie staatliche und lokale Steueridentifikationsnummern.
• Mitarbeiterinformationen: Genaue und aktuelle Aufzeichnungen über alle Mitarbeiter, einschließlich ihrer vollständigen Namen, Adressen, Sozialversicherungsnummern oder entsprechender Identifikationsnummern, Beschäftigungsbeginn und anderer relevanter persönlicher Angaben.
• Arbeitsverträge: Detaillierte Aufzeichnungen über die Beschäftigungsbedingungen, einschließlich Gehältern oder Stundenlöhnen, Überstundensätzen, Bonus- oder Provisionsmodellen sowie anderer Vergütungsvereinbarungen.
• Zeiterfassungssystem: Für Mitarbeiter mit Stundenlohn ein zuverlässiges System zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Arbeitszeit, Überstunden und genommener Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheitsurlaub.
• Abrechnungszeitplan: Ein klarer Abrechnungszeitplan (wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimal monatlich oder monatlich), der den lokalen Arbeitsgesetzen entspricht.
• Informationen zu Leistungen: Angaben zu allen Leistungen, die Mitarbeitern gewährt werden, etwa Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Zusatzleistungen, sowie dazu, wie diese sich auf die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auswirken.
• Bankkontoinformationen: Für Organisationen, die eine direkte Einzahlung anbieten, sind aktuelle Bankkontoinformationen für jeden Mitarbeiter erforderlich.

Außerdem müssen Sie sich mit den geltenden lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Steuergesetzen vertraut machen, um Lohnsteuern korrekt einzubehalten und abzuführen. 

Dazu gehören die bundesstaatliche Einkommensteuer, die Sozialversicherung, Medicare sowie alle staatlichen oder lokalen Steuern. 

Einige hilfreiche Ressourcen:

• IRS (Internal Revenue Service): Behandelt den Steuerabzug, die Meldung (z. B. W-2, 941) und die Pflichten des Arbeitgebers. Website.
• U.S. Department of Labor (DOL): Behandelt Mindestlohn, Überstunden, Aufzeichnungspflichten und Kinderarbeit (FLSA). Website.

• Arbeitsministerien der Bundesstaaten: Die Regelungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat (z. B. Mindestlohn, Krankheitsurlaub, Schlusszahlung). Beispiele für Websites:
  • Kalifornien
  • New York
  • Texas  
• Steuerbehörden der Bundesstaaten
  • Behandelt: staatliche Einkommensteuer, Arbeitslosenversicherung und Registrierung. Beispiele für Websites:
    • Kalifornien
    • New York
• Personalberater: Wenn Sie jemals Zweifel haben, wenden Sie sich an einen lokalen Personalberater. 

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So verarbeiten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung: 12-Schritte-Prozess

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie ganz von vorne beginnen, erfahren Sie hier, wie Sie einen effizienten und rechtskonformen Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung einrichten und durchführen.

Schritt 1: Ihre EIN- und staatlichen/lokalen Steuer-IDs erhalten

• Befolgen Sie diese Anleitung der IRS, um dies zu erledigen.
• Sie müssen sich außerdem beim Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) registrieren, um Lohnsteuern einzureichen.

Schritt 2: Ihre Lohnabrechnungsrichtlinie festlegen

• Lohnabrechnungsplan festlegen: Entscheiden Sie sich für einen regelmäßigen Lohnabrechnungszyklus (wöchentlich, zweiwöchentlich, zweimal monatlich oder monatlich).
• Lohnabrechnungsrichtlinien einrichten: Legen Sie klare Richtlinien für Überstunden, Urlaub, Leistungen, Abzüge und andere lohnabrechnungsbezogene Aspekte fest und machen Sie diese für alle leicht zugänglich.

Schritt 3: Mitarbeiterinformationen erfassen und überprüfen

• Mitarbeiterdaten überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie über korrekte Mitarbeiterinformationen verfügen, einschließlich:
  • Steuerformulare, z. B. W-4, W-9, I-9
  • Identifikationsnummern (z. B. Sozialversicherungsnummern)
  • Abzüge: Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorgepläne
  • Bankkontodaten
  • Arbeitsverträge mit den korrekten Gehältern oder Stundenlöhnen.

Schritt 4: Ein Lohnabrechnungskonto eröffnen

Viele Arbeitgeber entscheiden sich dafür, ein separates Bankkonto speziell für die Lohnabrechnung zu eröffnen, das von ihrem Hauptgeschäftskonto getrennt ist.

Dadurch kann die Finanzübersicht vereinfacht werden, da Lohnabrechnungstransaktionen klar von den alltäglichen Geschäftsausgaben getrennt werden. Dies hilft, Buchhaltungsfehler zu vermeiden und den Abgleich der Lohnabrechnung zu optimieren.

Ein separates Lohnabrechnungskonto bietet außerdem eine zusätzliche Sicherheitsebene. Falls das Lohnabrechnungskonto jemals kompromittiert wird, bleiben die Hauptgeschäftsmittel geschützt. 

Wenn bei Ihrem Geschäftskonto Probleme auftreten, wird Ihre Fähigkeit, Mitarbeiter zu bezahlen, ebenfalls nicht beeinträchtigt.

Es ist ein einfacher Schritt, der sowohl die Organisation als auch das Risikomanagement verbessert.

Schritt 5: Arbeitszeit und Anwesenheit erfassen

• Arbeitsstunden erfassen: Erfassen Sie bei Mitarbeitern mit Stundenlohn die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der regulären Arbeitszeit und Überstunden.
• Urlaub und Abwesenheiten verwalten: Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheitsurlaub und andere Abwesenheiten, soweit sie die Vergütung der Mitarbeiter betreffen.

Schritt 6: Bruttolohn berechnen

• Bruttolohn für Mitarbeiter mit Stundenlohn bestimmen: Multiplizieren Sie die Anzahl der geleisteten regulären Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn und addieren Sie die Überstundenvergütung.
• Bruttolohn für angestellte Mitarbeiter berechnen: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume, um den Bruttolohn für jeden Zyklus zu ermitteln.
• Zusätzliche Vergütungen hinzufügen: Fügen Sie zusätzliche Vergütungen hinzu, z. B. Provisionen, Boni, Trinkgelder oder Erstattungen.

Profi-Tipp

Achten Sie auf Rundungsfehler des Systems. Ich habe Fälle erlebt, in denen die Lohnabrechnungssoftware anders rundete als die Zeiterfassungssoftware, wodurch kleine Abweichungen entstanden, die sich im Laufe der Zeit auf Tausende von Dollar summierten.—Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzberater

Schritt 7: Abzüge berechnen

• Steuern einbehalten: Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern auf Grundlage der Steuerinformationen der Mitarbeitenden berechnen und einbehalten.
• Leistungen und andere Beiträge abziehen: Beiträge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und Ähnliches abziehen.
• Andere Abzüge berücksichtigen: Alle anderen Lohnpfändungen oder gesetzlich vorgeschriebenen bzw. vereinbarten Abzüge berücksichtigen.

Schritt 8: Nettolohn ermitteln

• Abzüge vom Bruttolohn abziehen: Das Ergebnis nach allen Abzügen ist der Nettolohn für jede beschäftigte Person.

Profi-Tipp

Nutzen Sie Ihr Lohnabrechnungsregister. Wenn Sie es vor dem Absenden erstellen und überprüfen, dient es als letzter Kontrollpunkt, um sicherzustellen, dass alle Personen korrekt bezahlt werden, keine wichtigen Abzüge fehlen und die von Ihnen anhand der Dokumente im Lohnabrechnungsordner vorgenommenen Änderungen ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.—Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

Schritt 9: Zahlungen verarbeiten

• Zahlungen ausstellen: Mitarbeitende über die gewählte Methode bezahlen, z. B. per Direktüberweisung (am häufigsten), per Scheck, in bar usw.
• Gehaltsabrechnungen bereitstellen: Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeitenden verteilen, auf denen Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn aufgeführt sind.

Author's Tip

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Lohnabrechnungskonto frühzeitig auffüllen, um Verzögerungen durch Bankfeiertage oder unzureichende Guthaben zu vermeiden. Einige Anbieter von Lohnabrechnungsdiensten verlangen, dass die Gelder mehrere Tage im Voraus eingezahlt werden. Daher ist es wichtig, entsprechend zu planen.

Schritt 10: Lohnabrechnungen dokumentieren und melden

• Aufzeichnungen führen: Detaillierte Aufzeichnungen über jeden Lohnabrechnungszyklus für interne und rechtliche Zwecke aufbewahren.
• Den Regierungsbehörden melden: Erforderliche Meldungen bei Steuerbehörden und anderen Regierungsstellen einreichen.

Profi-Tipp

Führen Sie für jedes Zahlungsdatum separate Ordner. Wenn Sie Informationen über Änderungen der Vergütungssätze, Änderungen bei Abzügen, zusätzliche Vergütungen oder andere Dinge erhalten, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen, speichern Sie diese Informationen in dem entsprechenden Ordner. So können Sie während der Verarbeitung der Lohnabrechnung prüfen, ob jeder Punkt ordnungsgemäß aktualisiert wurde, bevor Sie die Lohnabrechnung ausführen, und später ist eine Prüfung einfacher.—Eric Mochnacz, Betriebsleiter, Red Clover HR

Schritt 11: Auf die Jahresendabrechnung vorbereiten

• Jahresendberichte: Steuerunterlagen zum Jahresende für die Mitarbeitenden vorbereiten und verteilen (z. B. W-2-Formulare in den USA).
• Jahresdaten abgleichen: Sicherstellen, dass alle Lohnabrechnungsdaten des Jahres korrekt und vollständig sind.

Profi-Tipp

Überstürzen Sie die Jahresendabrechnung niemals. Ich plane dreimal so viel Zeit ein, wie ich eigentlich zu benötigen glaube. Der Dezember ist wegen der Vorbereitung der W-2-Formulare, der Bonusberechnungen und der Änderungen bei den Leistungen immer hektisch. Außerdem gibt es immer noch ein Drama in letzter Minute, wenn Mitarbeitende ihre Steuerabzüge anpassen möchten.—Andrew Lokenauth, Interims-Finanzvorstand und Finanzberater

Schritt 12: Lohnabrechnungsinformationen überprüfen und aktualisieren

• Regelmäßige Prüfungen: Den Lohnabrechnungsprozess regelmäßig auf Richtigkeit und Compliance prüfen.
• Richtlinien und Aufzeichnungen aktualisieren: Bei Änderungen von Steuergesetzen, Mitarbeiterinformationen oder Unternehmensrichtlinien die erforderlichen Anpassungen vornehmen.

Lohnabrechnungsoptionen für wachsende Unternehmen

Wenn Sie ein wachsendes Unternehmen führen, kann die Suche nach der richtigen Lohnabrechnungslösung überwältigend wirken. Es gibt jedoch einige klare Möglichkeiten, abhängig von Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Budget und davon, wie stark Sie selbst eingebunden sein möchten.

1. Lohnabrechnung selbst durchführen

Das ist die traditionelle Methode: Sie verwalten die Lohnabrechnung manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen oder einfachen Werkzeugen.

Das kann funktionieren, wenn Sie nur ein oder zwei Mitarbeitende haben und sich zutrauen, die Steuern selbst zu berechnen. 

Vorteile: Es ist günstig (manchmal sogar kostenlos), kostet aber auch ziemlich viel Zeit und ist fehleranfällig.
Nachteile: Wenn Sie eine Steuererklärung falsch einreichen oder jemanden zu niedrig bezahlen, kann es schnell kompliziert werden.

2. Lohnabrechnungssoftware

Darauf greifen die meisten wachsenden Teams zurück. Werkzeuge wie Gusto, QuickBooks oder Rippling automatisieren die aufwendigen Aufgaben – sie berechnen Steuern, überweisen Gehälter per Direktüberweisung, reichen Formulare ein und vieles mehr.

Das ist ideal, wenn Sie eine günstige Lohnabrechnungssoftware suchen, die einfach zu bedienen und skalierbar ist.

Vorteile: Diese Plattformen bieten häufig Selbstverwaltungs-Dashboards für Mitarbeitende und lassen sich in Ihre Buchhaltungs- oder Zeiterfassungswerkzeuge integrieren.
Nachteile: Anfangs gibt es eine gewisse Lernkurve, aber mit dem Wachstum Ihres Teams sparen Sie wirklich Zeit.

3. Ihre Buchhaltung oder einen Lohnabrechnungsdienst damit beauftragen

Wenn Sie bereits mit einer Steuerberatung oder Buchhaltung zusammenarbeiten, können Sie die Lohnabrechnung an diese auslagern. Alternativ können Sie einen spezialisierten Lohnabrechnungsdienst für kleine Unternehmen beauftragen.

Diese kümmern sich um die Bezahlung Ihres Teams, die Bearbeitung von Steuern und die Einreichung von Lohnabrechnungsformularen zum Jahresende wie W-2s und 1099s.

Vorteile: Das ist eine gute Option, wenn Sie sich nicht selbst darum kümmern möchten und Ihre Steuerberatung Ihr Unternehmen bereits kennt.
Nachteile: Denken Sie daran, dass diese Lösung möglicherweise etwas weniger automatisiert oder flexibel ist als eine Software.

Tipp: Manchmal werden Lohnabrechnungssoftware und -dienste synonym verwendet, aber es gibt Unterschiede. Erfahren Sie mehr über die Feinheiten in unserem Artikel Lohnabrechnungssoftware im Vergleich zu Lohnabrechnungsdiensten.

4. Eine PEO (professionelle Arbeitgeberorganisation) nutzen

Stellen Sie sich eine PEO als umfassenden HR-Partner vor. Sie übernimmt die Lohnabrechnung, Leistungen, Steuerkonformität und unterstützt Sie sogar bei Dingen wie Mitarbeitendenhandbüchern und der Arbeitsunfallversicherung. 

Technisch gesehen werden Sie gemeinsam mit der PEO zu Arbeitgebern – sie kümmert sich um die administrativen Abläufe, während Sie sich auf die Führung des Unternehmens konzentrieren.

Vorteile: Das ist eine hervorragende Option, wenn Sie schnell expandieren oder die gesamte Personalarbeit jemand anderem überlassen möchten. 
Nachteile: Es kann teurer sein, und Sie müssen deren Systeme und Prozesse nutzen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten PEO-Unternehmen.

5. Stellen Sie international ein? Dann benötigen Sie eine globale Lohnabrechnung oder einen EOR

Wenn Sie Mitarbeitende in anderen Ländern einstellen, dort aber keine juristische Person gründen möchten, benötigen Sie einen formal eingetragenen Arbeitgeber (EOR) oder einen Anbieter für globale Lohnabrechnung.

Ein EOR stellt Ihre internationalen Mitarbeitenden in Ihrem Namen ein und bezahlt sie, während er gleichzeitig Ihre Einhaltung der lokalen Gesetze sicherstellt. 

Vorteile: Das ist eine enorme Unterstützung für verteilte Teams
Nachteile: Für diesen Komfort zahlen Sie einen Aufpreis.

10 häufige Fehler bei der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist einer der Bereiche, in denen kleine Fehler zu großen Problemen führen können. Sobald Sie wissen, worauf Sie achten müssen, lassen sich die meisten jedoch vollständig vermeiden. 

Ganz gleich, ob Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen oder Software verwenden – hier sind einige der häufigsten Fehler, die Inhaber und Manager kleiner Unternehmen machen (und hoffentlich auch, wie Sie sie vermeiden können).

1. Mitarbeitende falsch einstufen

Einer der größten (und teuersten) Fehler besteht darin, jemanden als Auftragnehmer einzustufen, obwohl es sich in Wirklichkeit um einen Angestellten handelt – oder steuerbefreite und nicht steuerbefreite Beschäftigte zu verwechseln. 

Dies kann zu unbezahlten Überstunden, Steuerproblemen und sogar Geldstrafen führen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, überprüfen Sie dies vor dem Zahltag noch einmal.

2. Fristen versäumen

Zwischen Steuererklärungsfristen, Lohnsteuerzahlungen und Berichten zum Jahresende gibt es viel zu beachten. 

Das Versäumen einer Frist verzögert nicht nur die Gehaltszahlungen – es kann auch zu Strafen oder Zinsforderungen durch den IRS oder staatliche Steuerbehörden führen.

3. Lohn oder Überstunden falsch berechnen

Ob Sie vergessen, Überstunden hinzuzurechnen, den falschen Lohnsatz anwenden oder Provisionen bzw. Boni nicht berücksichtigen – solche Fehler können Ihr Team ernsthaft frustrieren. Selbst kleine Fehler summieren sich schnell, wenn Sie jede Woche die Gehaltsabrechnung durchführen.

4. Falscher Steuerabzug

Wenn Angestellte ihre W-4-Formulare nicht korrekt ausfüllen – oder wenn Sie vergessen, diese nach einer Änderung zu aktualisieren –, kann dies ihre Steuerabzüge durcheinanderbringen. Das bedeutet später Steuerprobleme für Sie beide. Überprüfen Sie immer, ob diese Formulare aktuell und korrekt erfasst sind.

5. Keine Lohnabrechnungsunterlagen führen

Sie sind gesetzlich verpflichtet, Lohnabrechnungsunterlagen mehrere Jahre aufzubewahren. Wenn Sie dies nicht tun – oder wenn die Unterlagen unorganisiert oder unvollständig sind –, könnten Sie bei einer Prüfung Probleme bekommen.

Wenn ein Angestellter außerdem seine Bezahlung hinterfragt, sparen griffbereite Unterlagen Zeit und Stress.

Profi-Tipp

Dokumentation ist alles. Mein Team führt für die individuellen Lohnabrechnungsanforderungen jedes Kunden detaillierte Prozessdokumentationen – dazu gehören beispielsweise Pfändungsanordnungen, besondere Abzüge und Tarifverträge. – Andrew Lokenauth, Interim-CFO und Finanzberater

6. Steuerrechtlich nicht auf dem neuesten Stand bleiben

Steuerregelungen auf Bundes-, Landes- und sogar lokaler Ebene ändern sich häufiger, als Sie vielleicht denken. Wenn Ihre Lohnabrechnung nicht Schritt hält – oder Sie nicht nach Aktualisierungen suchen –, könnten Sie am Ende zu wenig oder zu viel Steuern zahlen.

7. Regeln für die Schlussabrechnung vergessen

Wenn jemand kündigt oder entlassen wird, gelten in den meisten Bundesstaaten strenge Regeln dafür, wann Sie den letzten Gehaltsscheck auszahlen müssen. 

An manchen Orten (wie in Kalifornien) ist er am letzten Arbeitstag fällig. Das Versäumen dieser Frist kann zu zusätzlichen Strafen führen.

8. Kein Notfallplan für die Lohnabrechnung

Was passiert, wenn die für die Lohnabrechnung zuständige Person krank ist oder Ihr System ausfällt? Wenn Sie keinen Ersatzprozess oder niemanden haben, der dafür geschult ist, einzuspringen, kann der Zahltag schnell aus dem Ruder laufen – und das macht nie einen guten Eindruck.

9. Geschäfts- und Lohnabrechnungsgelder vermischen

Ihr Hauptgeschäftskonto für die Lohnabrechnung zu verwenden, mag zunächst unproblematisch erscheinen – bis es unübersichtlich wird. Es ist leicht, den Überblick darüber zu verlieren, was bezahlt wurde, was noch geschuldet wird und was steuerlich relevant ist. Ein separates Lohnabrechnungskonto sorgt für Ordnung und erleichtert den Abgleich.

10. Die Lohnabrechnung vor ihrer Durchführung nicht überprüfen

Auf „Senden“ zu klicken, ohne die Vorschau Ihrer Lohnabrechnung zu überprüfen, ist wie das Versenden einer E-Mail, ohne sie Korrektur zu lesen. Überprüfen Sie Arbeitszeiten, Gehälter, Abzüge und Angaben zur direkten Einzahlung immer noch einmal, bevor Sie einen Abrechnungszeitraum durchführen.

12 Best Practices für die Lohnabrechnung in kleinen Unternehmen

Bei der Lohnabrechnung gibt es viel zu beachten. Zwischen Steuerfristen, Änderungen bei Angestellten, Abzügen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften kann leicht etwas übersehen werden. 

Mit einigen soliden Best Practices können Sie die Lohnabrechnung jedoch deutlich stressfreier und zuverlässiger gestalten. So bleiben die Abläufe organisiert, korrekt und reibungslos.

1. Ihren Lohnabrechnungsprozess dokumentieren

Das Wichtigste zuerst: Schreiben Sie alles auf. Erstellen Sie einen einfachen internen Leitfaden, der erklärt, wie die Lohnabrechnung abläuft – von der Erfassung der Arbeitszeit und der Berechnung der Vergütung bis zur Übermittlung von Zahlungen und Abgabe von Steuererklärungen. Erwägen Sie die Verwendung einer Checkliste für die Lohnabrechnung, um sicherzustellen, dass jeder Schritt abgeschlossen wird.

Nehmen Sie gegebenenfalls die Schritte für Ihre Software, Genehmigungsabläufe, wichtige Ansprechpartner und Zeitpläne auf. Falls jemand anderes jemals übernehmen muss, hat diese Person einen klaren Leitfaden, an dem sie sich orientieren kann.

2. Klare Gehaltsabrechnungsrichtlinien festlegen

Legen Sie frühzeitig Erwartungen fest, indem Sie dokumentieren, wie und wann Mitarbeitende bezahlt werden, wie die Abwesenheitszeiten erfasst werden, was bei Überstunden geschieht und wie Korrekturen der Gehaltsabrechnung vorgenommen werden. 

Teilen Sie diese Informationen mit neuen Mitarbeitenden und aktualisieren Sie sie regelmäßig. Eine klare Richtlinie verhindert Verwirrung und gibt Ihrem Team Sicherheit darüber, wie die Abläufe gestaltet sind

3. Achten Sie auf Mitarbeitende im Homeoffice

Wie BJ Anderson, Direktor für Gehaltsabrechnung und Abwesenheitsmanagement bei Humareso, hervorhebt: „Der Status eines Mitarbeitenden, der von zu Hause aus arbeitet, kann unterschiedliche lokale Steuerabzüge erforderlich machen. Überprüfen Sie Adressen mithilfe von Geolokalisierungssoftware oder fordern Sie Ihre Mitarbeitenden jährlich auf, ihre Adressen zu bestätigen.“

4. Automatisieren Sie, was möglich ist

Ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitenden wird die manuelle Gehaltsabrechnung zu einer Fehlerquelle. 

Gehaltsabrechnungssoftware kann Berechnungen, Abzüge, Meldungen und Zahlungen automatisieren. So lässt sich die Automatisierung der Gehaltsabrechnung leichter nutzen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.

5. Halten Sie Ihre Unterlagen sauber und aktuell

Stellen Sie sicher, dass die Unterlagen der Mitarbeitenden – Vergütungssätze, Adressen, Steuerformulare und Angaben zur Auswahl von Leistungen – stets aktuell sind. 

Kleine Änderungen summieren sich schnell, und veraltete Informationen können alles Mögliche beeinträchtigen – von Steuererklärungen bis hin zu Abzügen für Leistungen.

6. Bleiben Sie über Änderungen der Steuervorschriften auf dem Laufenden

Steuersätze, Abgabefristen und Vorschriften ändern sich ständig – nicht nur auf Bundesebene, sondern auch auf Ebene der Bundesstaaten und Gemeinden. 

Wenn Sie Benachrichtigungen des IRS oder der Arbeitsministerien der Bundesstaaten abonnieren, können Sie Änderungen frühzeitig erkennen und Überraschungen in letzter Minute vermeiden.

7. Halten Sie einen einheitlichen Abrechnungszeitplan ein

Wählen Sie einen Zahlungsplan (wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich) und halten Sie sich daran. Mitarbeitende verlassen sich darauf, und es hilft Ihnen, mit weniger Last-Minute-Aktionen organisiert zu bleiben.

8. Schützen Sie Gehaltsabrechnungsdaten wie Gold

Gehaltsabrechnungsdaten enthalten äußerst sensible Informationen wie Bankkonten, Sozialversicherungsnummern und Gehälter. 

Verwenden Sie verschlüsselte Systeme, beschränken Sie den Zugriff und aktualisieren Sie Passwörter regelmäßig. Sicherheitsverletzungen kosten nicht nur Geld, sondern zerstören auch Vertrauen.

9. Führen Sie regelmäßige Prüfungen der Gehaltsabrechnung durch

Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit vergangene Abrechnungsläufe, um Fehler oder fehlende Abzüge zu erkennen. Eine kurze interne Prüfung der Gehaltsabrechnung – auch vierteljährlich – kann Ihnen helfen, Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich ausweiten oder während der Steuerperiode auffallen.

10. Ermöglichen Sie Mitarbeitenden den Zugriff auf ihre Informationen

Ermöglichen Sie Mitarbeitenden über ein sicheres Portal den einfachen Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, W-2-Formulare, geleistete Arbeitsstunden und Abzüge.

Wenn sie sehen können, was mit ihrer Bezahlung geschieht, hinterfragen sie diese seltener und erkennen ehrliche Fehler eher frühzeitig.

11. Schulen Sie die für die Gehaltsabrechnung zuständige Person

Überlassen Sie Ihr gesamtes System nicht einer einzigen Person, die als Einzige weiß, wie es funktioniert. 

Unabhängig davon, ob es sich um Sie oder eine Person aus der Finanzverwaltung handelt: Stellen Sie sicher, dass sie den gesamten Prozess versteht, weiß, was gesetzlich vorgeschrieben ist, und bei Bedarf Unterstützung durch eine Vertretung hat. Vielleicht wäre eine Zertifizierung für die Gehaltsabrechnung hilfreich.

12. Haben Sie einen Notfallplan

Was ist der Plan, wenn die für die Gehaltsabrechnung zuständige Person ausfällt oder Ihr System nicht funktioniert? Entwickeln Sie eine einfache Notfalllösung, damit jemand anderes die Gehaltsabrechnung durchführen kann und Mitarbeitende weiterhin pünktlich bezahlt werden – ganz ohne hektische Improvisation.

Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung für Kleinunternehmen

Welche Lohnabrechnungszyklen sind üblich?

Übliche Lohnabrechnungszyklen beziehen sich auf die Häufigkeit, mit der eine Organisation die Löhne ihrer Mitarbeitenden berechnet und auszahlt.

Die Wahl des Lohnabrechnungszyklus kann sich auf Ihren Cashflow und die Budgetplanung der Mitarbeitenden auswirken.

Hier sind die gängigsten Arten:

1. 1. Wöchentliche Lohnabrechnung: Mitarbeitende werden einmal pro Woche bezahlt, häufig an einem bestimmten Wochentag wie Freitag. Das ergibt 52 Zahlungszeiträume pro Jahr.

1. 1. Zweiwöchentliche Lohnabrechnung: Bei diesem Zyklus werden Mitarbeitende alle zwei Wochen bezahlt, was normalerweise 26 Zahlungszeiträume pro Jahr ergibt.

1. 1. Halbmonatliche Lohnabrechnung: Mitarbeitende werden zweimal im Monat bezahlt, normalerweise am 1. und 15. oder am 15. und am letzten Tag des Monats. Das ergibt 24 Zahlungszeiträume pro Jahr.

1. 1. Monatliche Lohnabrechnung: Bei diesem Zyklus werden Mitarbeitende einmal im Monat bezahlt, was 12 Zahlungszeiträume pro Jahr ergibt.

Die Wahl des Lohnabrechnungszyklus kann von verschiedenen Faktoren abhängen, darunter die Art der Belegschaft (angestellte Mitarbeitende mit festem Gehalt oder Mitarbeitende mit Stundenlohn), die Verwaltungskapazitäten, Cashflow-Aspekte und die Präferenzen der Mitarbeitenden.

Darüber hinaus können in einigen Regionen oder Ländern gesetzliche Vorgaben oder übliche Verfahren die Wahl des Lohnabrechnungszyklus beeinflussen.

Welche Lohnabrechnungsdokumente sind erforderlich?

Hier ist eine Liste der Dokumente, die Sie für die Verarbeitung der Lohnabrechnung benötigen:

• • Formular 940: Ein jährliches Bundessteuerformular, das Arbeitgeber einreichen müssen, wenn sie in einem Kalenderquartal Löhne von 1.500 $ oder mehr gezahlt haben. Es wird verwendet, um die jährliche Steuerschuld des Arbeitgebers nach dem Gesetz über die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) zu melden.

• • Formular 941L: Ein Formular, das Arbeitgeber vierteljährlich einreichen müssen, um anzugeben, wie viel Lohnsteuer sie im jeweiligen Quartal von allen Mitarbeitenden einbehalten haben. Es ist für die meisten Kleinunternehmen erforderlich, die Bundeseinkommensteuer und FICA-Steuern von den Gehaltszahlungen ihrer Mitarbeitenden einbehalten.

• • Formular 944: Ein Formular, das Unternehmen einreichen müssen, wenn ihre jährliche Steuerschuld für Sozialversicherungssteuer, Medicare-Steuer und Bundeseinkommensteuer 1.000 $ oder weniger beträgt.

• • Formular W-4: Dieses auch als Einbehaltsbescheinigung des Mitarbeiters bezeichnete Formular wird von Mitarbeitenden bei ihrer Einstellung ausgefüllt, damit Arbeitgeber wissen, wie viel Steuer sie von den Gehaltszahlungen einbehalten sollen.

• • Formular 1095-C: Ein Formular zum Angebot und zur Abdeckung einer vom Arbeitgeber bereitgestellten Krankenversicherung, das bestimmte Großarbeitgeber einreichen müssen. Es enthält Angaben zur Krankenversicherung der Mitarbeitenden, einschließlich der Kosten und der abgedeckten Monate.

• • Formular 1096: Ein Formular, das von Zahlenden verwendet wird, um die beim IRS eingereichten Formulare 1099-INT zusammenzufassen. Es ist nur erforderlich, wenn die Formulare 1099-INT auf Papier eingereicht werden.

• • Formular 1099: Ein Steuerdokument, in dem alle Einkünfte außerhalb des von einem Arbeitgeber gezahlten Gehalts aufgeführt sind. Es ist für Selbstständige oder Personen erforderlich, die nebenbei einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen.

Warum ist die Verwaltung der Lohnabrechnung wichtig?

Eine effektive Lohnabrechnungsverwaltung ist nicht nur eine weitere Verwaltungsaufgabe. Aus fünf wichtigen Gründen ist sie ein entscheidender Bestandteil der Ausrichtung auf übergeordnete Geschäftsziele:

1. 1. Finanzielle Stabilität und Budgetverwaltung: Eine genaue und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung stellt sicher, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben des Unternehmens (Gehälter und Leistungen für Mitarbeitende) korrekt budgetiert und verwaltet wird. Diese finanzielle Stabilität ist für langfristige Planung und Investitionen entscheidend und wirkt sich direkt auf die Fähigkeit des Unternehmens aus, seine strategischen Ziele zu erreichen.

1. 1. Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden: Eine pünktliche und genaue Lohnabrechnungsverarbeitung trägt erheblich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei. Zufriedene Mitarbeitende sind engagierter, produktiver und loyaler, was für Geschäftsziele im Zusammenhang mit Stabilität der Belegschaft, Arbeitsqualität und Unternehmensimage von entscheidender Bedeutung ist.

1. 1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Eine ordnungsgemäße Lohnabrechnungsverwaltung gewährleistet die Einhaltung von Steuergesetzen und arbeitsrechtlichen Vorschriften. Diese Einhaltung ist wichtig, um rechtliche Strafen zu vermeiden und ein positives Unternehmensimage zu wahren, was wiederum übergeordnete Geschäftsziele wie Marktglaubwürdigkeit und betriebliche Kontinuität unterstützt.

1. 1. Ressourcenzuweisung: Durch die Optimierung der Lohnabrechnungsprozesse können Ressourcen (sowohl Zeit als auch Geld) effektiver anderen strategischen Unternehmensbereichen zugewiesen werden, etwa Wachstumsinitiativen, Innovation und Markterweiterung.

1. 1. Datengestützte Entscheidungen: Effiziente Lohnabrechnungssysteme liefern häufig wertvolle Daten zu Arbeitskosten und Trends. Diese können strategische Entscheidungen in Bereichen wie Personalbesetzung, Budgetierung und Vergütungsstrategien unterstützen und eng an den allgemeinen Geschäftszielen des Unternehmens ausgerichtet werden.

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Die Lohnabrechnung reibungslos gestalten

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Als Inhaber eines kleinen Unternehmens können sich die technischen Aspekte der Lohn- und Gehaltsabrechnung wie eine große Herausforderung anfühlen. Sobald Sie jedoch Ihre lokalen Steuervorschriften kennen und Ihre Formulare und Prozesse in Ordnung gebracht haben, wird vieles etwas einfacher.

Hier sind einige wichtige Erkenntnisse:

• Es ist wichtig, bewährte Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu befolgen, damit Ihr Unternehmen die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden und die Anforderungen der Regierung erfüllt.
• Wenn Sie Lohnabrechnungssoftware für Ihr kleines Unternehmen auswählen, sollten Sie unbedingt Bewertungen lesen und die Vor- und Nachteile beachten, damit Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen können.
• Unabhängig davon, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung intern erledigen oder an ein Lohnabrechnungsunternehmen auslagern, haben beide Optionen ihre Vorteile. Dies ist eine persönliche Entscheidung, die auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt wird.

Wenn Sie auf HR-Probleme stoßen, bei denen Sie sich nicht sicher sind, oder neue Richtlinien benötigen, bei denen Sie Hilfe brauchen, abonnieren Sie den Newsletter von People Managing People. Wir halten Sie mit aktuellen Artikeln, Leitfäden, Podcasts, Tool-Bewertungen und exklusiven Produktinhalten auf dem Laufenden.

Sie können sich auch unseren Leitfaden zur Auslagerung der Personalverwaltung ansehen, um zu erfahren, welche anderen HR-Funktionen von einer Auslagerung profitieren könnten.