Leitfaden zu Employer of Record und Permanent-Establishment-Risiko
EOR-Vorteile: Employer of Record reduzieren das Risiko einer Betriebsstätte, indem sie als rechtlicher Arbeitgeber im Ausland auftreten.
PE-Auslöser: Das Risiko einer Betriebsstätte entsteht durch Geschäftspräsenz, Vertragsverhandlungen und Aktivitäten zur Umsatzgenerierung.
Bedeutung der Compliance: Ausreichende Compliance verhindert unerwartete Steuerpflichten und Strafen, die die ursprünglichen Kosten übersteigen können.
EOR-Einschränkungen: Employer of Record reichen möglicherweise nicht aus, wenn Rollen Strategie, große Teams oder Kernaktivitäten umfassen.
Risikobewertung: Unternehmen sollten potenzielle EOR-Risiken selbst prüfen, um festzustellen, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Ein Employer of Record hilft dabei, das Risiko einer Betriebsstätte (PE) zu verringern, indem er als rechtlicher Arbeitgeber im Ausland auftritt und Ihr Unternehmen davon abhält, dort eine steuerpflichtige Präsenz zu begründen. Wie die Vereinbarung strukturiert ist, was Ihre Beschäftigten tun und wie viel Befugnis sie haben, entscheidet jedoch darüber, ob dieser Schutz einer behördlichen Prüfung standhält.
Nachfolgend finden Sie die Auslöser, die eine PE-Exponierung verursachen, wie Sie prüfen, ob Ihr EOR-Setup Sie tatsächlich schützt, und wann Sie über eine lokale Gesellschaft nachdenken sollten. Zu den Themen gehören die Strukturierung von Arbeitsverträgen, Werkzeuge für die Risikobewertung, Optionen für PE-Haftpflichtversicherungen und Unterschiede bei den Anbietern.
Was ist das Risiko einer Betriebsstätte?
Betriebsstätte ist ein steuerliches Konzept, das bestimmt, wann ein Unternehmen in einem ausländischen Staat genügend Geschäftstätigkeit entfaltet, sodass dieser Staat einen Teil der Unternehmensgewinne besteuern darf.
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Das Konzept ist in Artikel 5 des OECD-Musterabkommens geregelt. Nach Artikel 5 besteht eine Betriebsstätte, wenn ein Unternehmen über eine „feste Geschäftseinrichtung verfügt, durch die die Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird“.
Vertragliche Betriebsstättendefinitionen folgen dem OECD- oder UN-Modell und gelten zwischen Ländern, die ein internationales Steuerabkommen abgeschlossen haben. Betriebsstätten nach nationalem Recht werden von den einzelnen Ländern eigenständig festgelegt und können enger oder weiter gefasst sein als die vertragliche Version. Gibt es kein Abkommen zwischen zwei Ländern, gilt ausschließlich das nationale Recht. Gibt es ein Abkommen, hat die vertragliche Definition in der Regel Vorrang vor dem nationalen Steuerrecht – aber nur, wenn Ihr Unternehmen tatsächlich Anspruch auf die Abkommensvergünstigungen hat.
Warum das PE-Risiko für globale Expansion wichtig ist
Wer im Ausland Top-Talente findet, möchte diese möglichst schnell produktiv einsetzen, doch ein Feststellungsbescheid für eine Betriebsstätte kann Steuerpflichten rückwirkend über mehrere Jahre auslösen – ganz zu schweigen von möglichen Strafen. Der administrative Aufwand, eine ungeplante Betriebsstätte zu verwalten, kann Ressourcen binden, die ursprünglich nicht eingeplant waren.
Wenn ich mit Finanzverantwortlichen über globale Expansion spreche, beschreibe ich es als Wettlauf: Wie schnell kann man einstellen, und wie schnell holen einen die Aufsichtsbehörden ein? Meiner Erfahrung nach sind die Behörden schneller als die meisten Unternehmen erwarten, und die Kosten der nachträglichen Korrektur übersteigen immer die Kosten, wenn man es von Anfang an richtig macht.
Was löst eine Betriebsstätte aus?
Es gibt fünf Hauptauslöser, die im globalen Beschäftigungskontext zu einer Betriebsstätte führen können:
Feste Geschäftseinrichtung
Hat Ihr Unternehmen ein Büro, Lager, eine Produktionsstätte oder auch nur einen regelmäßig genutzten Co-Working-Schreibtisch im Ausland, kann dadurch eine Betriebsstätte entstehen.
Wesentliche Kriterien, die von den Steuerbehörden herangezogen werden:
- Geografische Zuordnung. Gibt es einen bestimmten Ort, der Ihren Geschäftstätigkeiten zugeordnet ist?
- Dauerhaftigkeit. Wird der Ort regelmäßig genutzt und nicht nur für Einzelbesuche?
- Verfügungsrecht. Hat Ihr Unternehmen die Kontrolle oder das Recht, diesen Ort zu nutzen?
Ein geteiltes WeWork-Pult, das ein Mitarbeiter drei Tage die Woche für sechs Monate nutzt, ist etwas anderes als ein Mitarbeiter, der ausschließlich von zu Hause arbeitet und nie Räume nutzt, die dem Unternehmen zuzurechnen sind.
Dauer der Aktivitäten
Der OECD-Standard für Bau- und Projektbetriebsstätten beträgt 12 Monate. Für Dienstleistungsbetriebsstätten und allgemeine Betriebsstätten unterscheiden sich die Fristen aber stark von Land zu Land. Diese Schwellen bestimmen die Zeitspanne, in der Sie in einem Land aktiv sein können, bevor das PE-Risiko akut wird.
| Gerichtsbarkeit | Schwelle für PE-Dauer | Hinweise |
|---|---|---|
| OECD-Standard | 12 Monate (Bau) | Dienstleistungs-PE nicht im OECD-Modell; variiert je nach Abkommen |
| USA | Keine feste Schwelle | Tatsachenorientierte Einzelfallprüfung |
| Deutschland | 6 Monate (Dienstleistungs-PE in einigen Abkommen) | Strikte Durchsetzung bei Remote-Arbeit |
| Indien | 90 Tage innerhalb von 12 Monaten (Dienstleistungs-PE) | Gehört zu den strengsten Schwellen weltweit |
| China | 183 Tage (Dienstleistungs-PE laut den meisten Abkommen); 6 Monate (Bau) | Rundschreiben zum wirtschaftlichen Eigentum erschwert die Lage; Dienstleistungs-PE weit ausgelegt |
| Singapur | 183 Tage | Relativ üblich; folgt dem OECD-Standard |
Lokale Mitarbeiter oder Vertreter, die Verträge aushandeln
Dies ist der risikoreichste Auslöser bei der Nutzung eines EOR. Nach Artikel 5(5) des OECD-Musters liegt eine Betriebsstätte (PE) vor, wenn eine Person "gewohnheitsmäßig Verträge abschließt" im Namen eines ausländischen Unternehmens. Dies wird als abhängige Vertreter-Betriebsstätte bezeichnet.
Deshalb ist dies im EOR-Kontext so bedeutsam. Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber, aber der Arbeitnehmer erhält die tägliche Arbeitsanweisung von Ihrem Unternehmen. Beginnt dieser Arbeitnehmer Geschäfte auszuhandeln, Verträge zu unterschreiben oder Ihr Unternehmen zu Verpflichtungen zu binden, schützt Sie die EOR-Struktur nicht mehr. Die Steuerbehörde durchschaut das Konstrukt und sieht Sie durch einen Vertreter handeln.
Umsatzgenerierung im Land
Nicht alle Tätigkeiten im Land führen zu einer Betriebsstätte. Das OECD-Muster schließt ausdrücklich Tätigkeiten aus, die "vorbereitender oder unterstützender" Natur sind. Dazu gehören beispielsweise Marktforschung, die Vorhaltung von Waren zu Präsentationszwecken oder der Einkauf von Vorräten.
Der Unterschied liegt darin, ob die Tätigkeiten zum Kerngeschäft gehören oder dieses nur unterstützen. Ein Softwareunternehmen mit einem Entwickler, der in Deutschland produktiven Code schreibt, nimmt eine Kernfunktion wahr. Hat dasselbe Unternehmen jemanden, der nur an lokalen Messen teilnimmt, befindet es sich wahrscheinlich im vorbereitenden Bereich.
BEPS Action 7 hat die Regelungen zu dieser Ausnahme deutlich verschärft. Die Steuerbehörden verlangen nun, dass jede ausgeschlossene Tätigkeit für sich genommen und in Kombination mit anderen Tätigkeiten im selben Land tatsächlich vorbereitend oder unterstützend sein muss.
Remote-Arbeiter, die Kernfunktionen des Geschäfts ausüben
Der Wandel von der Vor-Pandemie- zur aktuellen Durchsetzungslage war gravierend. Länder, die zuvor eine entspannte Haltung gegenüber Remote-Arbeitern eingenommen haben, nutzen jetzt gezielt Remote-Arbeiter-Betriebsstätten als Instrument der Steuerdurchsetzung.
Frankreich hat eine spezielle Richtlinie eingeführt, die regelmäßige Homeoffice-Arbeit von Mitarbeitern ausländischer Unternehmen als möglichen Auslöser für eine Betriebsstätte wertet. Australien hat seinen Ansatz 2024-2025 aktualisiert, um der steigenden Zahl von Arbeitnehmern gerecht zu werden, die von australischem Boden aus Dienstleistungen für ausländische Unternehmen erbringen.
Wie Employer of Record gegen das Betriebsstättenrisiko schützen
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie die Nutzung eines Employer of Record Ihr Unternehmen vor dem Risiko einer Betriebsstätte schützen kann.
Rechtliche Trennung vom direkten Arbeitsverhältnis
Das Grundprinzip eines EOR-Modells ist die rechtliche Trennung. Die EOR-Gesellschaft, nicht Ihr Unternehmen, ist der rechtliche Arbeitgeber im Ausland. Ihr Unternehmen hat dort keine direkte lokale Beschäftigungsbeziehung.
Dies ist für die Analyse einer abhängigen Vertreter-Betriebsstätte relevant, da der rechtliche Arbeitgeber des Arbeitnehmers der EOR ist – nicht Ihr Unternehmen. Theoretisch kann der Arbeitnehmer also keine "Verträge im Namen" Ihres Unternehmens abschließen, weil er bei jemand anderem angestellt ist. Lohnzahlungen, Arbeitsverträge und arbeitsrechtliche Ansprüche beziehen sich auf den EOR, nicht auf Sie.
Einhaltung lokaler Steuer- und Arbeitsgesetze
Ein EOR übernimmt Lohnsteuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge, gesetzliche Sozialleistungen und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften im Gastland. Dies ist für die PE-Analyse relevant, weil viele dieser Aktionen, wenn sie direkt von Ihrem Unternehmen erbracht würden, administrative Verbindungen zur lokalen Gerichtsbarkeit schaffen würden.
Wenn der EOR diese Verpflichtungen übernimmt, muss Ihr Unternehmen keine Gehaltskonten anmelden, nicht mit den lokalen Steuerbehörden kommunizieren und keine Präsenz in lokalen Sozialversicherungssystemen unterhalten. Die Compliance-Verpflichtungen liegen beim EOR, nicht bei Ihnen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie gesetzliche Verpflichtungen verwalten
Der EOR übernimmt die operativen Aktivitäten, die einen steuerlichen Anknüpfungspunkt schaffen können. Denken Sie daran, was es bedeutet, jemanden im Ausland zu beschäftigen: Eröffnung lokaler Bankkonten, Anmeldung bei den Arbeitsbehörden, Einreichung von Arbeitsberichten, Abwicklung von Kündigungsverfahren.
Jede dieser Aktivitäten bindet Ihr Unternehmen an die jeweilige Gerichtsbarkeit. Wenn der EOR diese Aufgaben übernimmt, bleibt die administrative Präsenz Ihres Unternehmens minimal. Das ist deshalb wichtig, weil einige Länder Betriebsstätten weit auslegen und "jede feste Geschäftseinrichtung, über die administrative Tätigkeiten ausgeübt werden", einschließen.
Vermeidung von abhängigen Vertreterverhältnissen
Das wertvollste Schutzinstrument gegen eine Betriebsstätte, das ein EOR bietet, ist die strukturelle Vermeidung eines abhängigen Vertreters. Da der Arbeitnehmer rechtlich beim EOR und nicht bei Ihrem Unternehmen angestellt ist, ändert sich die Standardanalyse zur abhängigen Vertretung grundlegend.
Nach dem OECD-Rahmenwerk ist eine Betriebsstätte durch einen abhängigen Vertreter gegeben, wenn jemand "im Namen" des ausländischen Unternehmens handelt und "regelmäßig Verträge abschließt" oder die Hauptrolle beim Vertragsabschluss spielt. Die EOR-Anstellungsstruktur bedeutet, dass Arbeitnehmer im rechtlichen Sinne im Namen des EOR handeln, auch wenn Ihr Unternehmen deren tägliche Arbeit anleitet.
Dieser Schutz greift jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich nicht als Vertreter Ihres Unternehmens agiert. Ich habe bereits mit Firmen gearbeitet, bei denen die Unterlagen makellos waren (saubere EOR-Verträge, korrekte Arbeitsverträge, die richtige Sprache) – aber das Verhalten der Mitarbeitenden erzählte eine andere Geschichte.
Konsequenzen der Auslösung einer Betriebsstätte
Was passiert also, wenn Ihr Arbeitgeber-von-Rekord-Konstrukt dennoch eine Betriebsstätte begründet? Hier ein kurzer Überblick über die Konsequenzen und deren Schwere:
| Faktor | Geringes Risiko (Vorbereitende Tätigkeit) | Mittleres Risiko (Dienstleistungs-BS-Schwelle erreicht) | Hohes Risiko (Abhängige Vertreter-BS bestätigt) |
|---|---|---|---|
| Steuerliche Belastung | Minimal oder keine | Mittel; teilweise Gewinnzurechnung | Signifikant; vollständige Gewinnzurechnung |
| Strafrahmen | 0 % | 10-20 % der nicht gezahlten Steuern | 20-40 % der nicht gezahlten Steuern |
| Aufwand für Compliance | Keiner | Jährliche Einreichungen, evtl. Registrierung | Umfassende lokale Einreichungen, Wirtschaftsprüfer, registrierte Geschäftsadresse |
| Reputationsrisiko | Vernachlässigbar | Mittel; signalisiert Lücken in der Compliance | Schwerwiegend; kann Vertrauen von Investoren und Partnern beeinträchtigen |
Körperschaftsteuerpflichten
Wird eine Betriebsstätte festgestellt, besteuert das Gastland die Gewinne, die dieser Betriebsstätte zuzurechnen sind. Nach dem Authorized OECD Approach wird die Betriebsstätte so behandelt, als wäre sie ein eigenständiges, unabhängiges Unternehmen. Die Gewinne werden anhand der von der Betriebsstätte ausgeübten Funktionen, genutzten Vermögenswerte und übernommenen Risiken zugewiesen.
Das bedeutet, das Gastland besteuert nicht nur das Gehalt des Arbeitnehmers. Es ordnet einen Teil des Gesamtgewinns Ihres Unternehmens der Betriebsstätte zu – abhängig vom durch die Betriebsstätte geschaffenen Wert. Bei einem Dienstleistungsunternehmen kann dies zu einer erheblichen Steuerbelastung führen, da die Mitarbeitenden das Produkt sind.
Nachzahlungen, Strafen und Zinsen
Steuerbehörden prüfen nicht nur das laufende Jahr. Sie schauen in der Regel rückwirkend, häufig drei bis sieben Jahre, abhängig von der Gerichtsbarkeit und ob Betrug vermutet wird.
Strafzahlungen liegen normalerweise im Bereich von 10-40 % der nicht gezahlten Steuer. Ein deutsches Steuerverfahren kann zum Beispiel eine 10 %-Strafe wegen Fahrlässigkeit oder bis zu 25 % bei Vorsatz festsetzen, zuzüglich etwa 6 % Zinsen pro Jahr.
Zum Beispiel: Ein US-SaaS-Unternehmen beschäftigt drei Vertriebsmitarbeitende in Großbritannien über einen EOR. Einer davon verhandelt und schließt Unternehmenskundenverträge ab. Nach einer Prüfung durch das HMRC folgt die Feststellung einer Betriebsstätte für drei Jahre nicht gemeldeter Gewinne, mit einer Strafe von 30 % plus Zinsen. Gesamtrisiko: über $500.000 bei $2 Millionen zugeordnetem Gewinn.
Das Unternehmen glaubte, das EOR-Konstrukt genüge, weil man ihnen sagte, damit sei "Compliance erledigt". Der EOR stellte zwar die arbeitsrechtliche Konformität her, aber das Betriebsstättenrisiko wurde nicht thematisiert.
Laufende Compliance-Pflichten
Eine Feststellung der Betriebsstätte bringt eine hohe Steuerlast und dauerhafte Verpflichtungen mit sich. Es müssen jährliche Steuererklärungen im Gastland eingereicht, ein lokaler Steuervertreter oder Wirtschaftsprüfer benannt, eine registrierte Geschäftsadresse vorgehalten und für die Betriebsstätte separate Buchführung betrieben werden.
Dafür werden lokale Buchhaltungskenntnisse, rechtliche Unterstützung und administrative Strukturen benötigt. In vielen Fällen sind die Compliance-Kosten einer ungeplanten Betriebsstätte vergleichbar mit den Kosten der Gründung einer Tochtergesellschaft.
Risiko der Doppelbesteuerung
Wenn zwei Länder dasselbe Einkommen besteuern, befinden Sie sich im Bereich der Doppelbesteuerung. Doppelbesteuerungsabkommen sehen in der Regel Entlastungen durch Anrechnung oder Befreiung ausländischer Steuern vor. Aber ein Abkommensschutz greift nicht automatisch und ist nicht immer reibungslos umsetzbar.
Wenn Ihr Heimatland die Feststellung der Betriebsstätte (PE) nicht anerkennt, müssen Sie möglicherweise ein Verständigungsverfahren (Mutual Agreement Procedure, MAP) zwischen den Steuerbehörden der beiden Länder einleiten. MAP ist nur verfügbar, wenn zwischen den beiden Ländern ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht – das heißt, Situationen mit Ländern ohne Abkommen sind ausgeschlossen.
Wann ein EOR möglicherweise nicht ausreicht, um eine Betriebsstätte zu vermeiden
Hier sind einige Anzeichen dafür, dass Ihr Employer of Record Sie möglicherweise nicht ausreichend vor der Begründung einer Betriebsstätte schützt.
Führungspositionen oder Landesverantwortliche
Eine lokale Einstellung, die die Strategie festlegt, Budgets genehmigt oder Ihr Unternehmen öffentlich vertritt, kann unabhängig von der EOR-Struktur eine Betriebsstätte begründen. Die Steuerbehörden bewerten die tatsächlichen Gegebenheiten, nicht die formale Organisation. Wenn jemand als Landesverantwortlicher agiert, ändert es nichts an der steuerlichen Beurteilung, wenn er auf dem Papier als "Individual Contributor" bezeichnet wird.
Entscheidend ist, ob die Person Befugnisse ausübt, die das Unternehmen binden. Die Genehmigung von Ausgaben, strategische Entscheidungen für den Markt oder ein Auftreten als Repräsentant des Unternehmens bei regulatorischen oder Branchenveranstaltungen lassen erkennen, dass Ihr Unternehmen mehr als nur passiv präsent ist.
Große Teamgröße an einem Standort
Die Schwellenwerte variieren, aber sobald Sie 10 oder mehr Beschäftigte in einem Land über ein EOR beschäftigen, sollten Sie mit intensiverer Prüfung rechnen. Ein großes Team deutet auf Beständigkeit, operative Bedeutung und organisatorisches Engagement für den neuen Markt hin. Alle diese Faktoren wirken sich nachteilig für Sie in einer Betriebsstättenanalyse aus.
Ich habe erlebt, dass Unternehmen jahrelang mit 5-8 Personen über ein EOR ohne Probleme gearbeitet haben. Überschreitet die Belegschaft jedoch die Grenze in den zweistelligen Bereich, beginnen die Steuerbehörden nachzufragen. Ab 20 Beschäftigten wird die EOR-Struktur sehr schwer zu rechtfertigen, und die Gründung einer lokalen Gesellschaft ist fast immer sinnvoller.
Kern-Geschäftsaktivitäten im Zielland
Ein EOR ist für die Anstellung von Mitarbeitern gedacht, nicht für den Geschäfts- oder Betriebsablauf. Wenn Sie Produkte herstellen, Lagerbestände für den Vertrieb unterhalten, ein Kundendienstzentrum betreiben oder ein Entwicklungsteam beschäftigen, das Ihr Hauptprodukt produziert, haben Sie wahrscheinlich den Schutzrahmen eines EOR überschritten.
Diese Aktivitäten gehen über die Einstellung von Mitarbeitenden vor Ort hinaus. Sie stellen eine operative Infrastruktur dar, die die meisten Steuerbehörden unabhängig von der Beschäftigungsstruktur als feste Geschäftseinrichtung (Betriebsstätte) einstufen werden.
Hier ist ein Selbsttest mit 5 Fragen, der Ihnen hilft einzuschätzen, ob Ihr EOR-Setup ein Risiko birgt:
- Verhandelt, genehmigt oder beeinflusst ein durch den EOR angestellter Mitarbeiter Verträge mit Ihren Kunden oder Lieferanten maßgeblich?
- Hat einer Ihrer EOR-Mitarbeiter eine Position oder einen Titel wie "Landesverantwortlicher", "Regionaldirektor" oder "Leiter" einer Funktion?
- Beschäftigen Sie 10 oder mehr EOR-Mitarbeiter in einem einzigen Land?
- Sind Mitarbeiter über den EOR länger als 24 Monate in ihrer Rolle?
- Üben EOR-Mitarbeiter Tätigkeiten aus, die direkt Umsätze generieren, statt nur andere Standorte zu unterstützen?
Wenn Sie zwei oder mehr dieser Fragen mit "Ja" beantwortet haben, empfehle ich eine umgehende Betriebsstätten-Risikoanalyse durch einen qualifizierten Steuerberater.
EOR vs. lokale Gesellschaft: Ein Entscheidungsrahmen
Nutzen Sie diese Tabelle, um herauszufinden, ob ein Employer of Record oder eine Betriebsstätte die passende Option für Ihr internationales Recruiting ist. Beachten Sie, dass Ihre Entscheidung nicht endgültig ist – Sie können ein EOR auch als Übergangslösung nutzen.
| Faktor | EOR | Lokale Gesellschaft |
|---|---|---|
| Ideale Teamgröße | 1-10 Mitarbeiter | 10+ Mitarbeiter |
| Zeitlicher Horizont | Kurz- bis mittelfristig (unter 24 Monaten) | Langfristig oder dauerhaft |
| Einrichtungskosten | Niedrig (keine Gründung notwendig) | Hoch ($15K-$80K+, abhängig vom Land) |
| Fortlaufender Compliance-Aufwand | Vom EOR übernommen | Liegt beim Unternehmen |
| Betriebsstättenrisiko | Niedrig bis moderat (bei korrekter Strukturierung) | Ausgeschlossen (Gesellschaft IST die lokale Präsenz) |
| Steuerung und Flexibilität | Moderat | Vollständig |
| Kontrolle über IP und Daten | Durch EOR-Vertrag begrenzt | Direkter Besitz und Verwaltung |
| Kündigungskomplexität | Niedrig (EOR-Vertrag kündigen) | Hoch (Abwicklung, Abmeldung, Mitarbeiterübernahme) |
Wie geht es weiter?
Wenn Sie sich entschieden haben, dass ein Employer of Record am besten zu Ihren aktuellen Anforderungen für internationale Einstellungen passt, lohnt es sich, einen Blick auf die Kosten eines Employer of Record zu werfen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viel Sie vor einer endgültigen Entscheidung erwarten müssen.