Leitfaden zum Employer of Record und Risiko der Betriebsstätte
Vorteile eines EOR: Ein Employer of Record vermindert das Betriebsstättenrisiko, indem er als rechtlicher Arbeitgeber im Ausland agiert.
Auslöser für Betriebsstätte: Eine Betriebsstättenexponierung entsteht durch Geschäftspräsenz, Vertragsverhandlungen und umsatzgenerierende Aktivitäten.
Bedeutung der Compliance: Eine angemessene Compliance verhindert unerwartete Steuerforderungen und Strafen, die die anfänglichen Kosten übersteigen.
Grenzen des EOR: Ein Employer of Record reicht nicht aus, wenn die Aufgaben Strategie, große Teams oder Kernaufgaben umfassen.
Risikobewertung: Unternehmen sollten mögliche EOR-Risiken selbst einschätzen, um zu bestimmen, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind.
Ein Employer of Record hilft dabei, das Risiko einer Betriebsstätte (PE) zu verringern, indem er als rechtlicher Arbeitgeber in einem Ausland auftritt und verhindert, dass Ihr Unternehmen dort eine steuerpflichtige Präsenz begründet. Allerdings hängt es von der vertraglichen Struktur, den Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden und deren Entscheidungskompetenzen ab, ob dieser Schutz im Falle einer Prüfung standhält.
Im Folgenden finden Sie die Auslöser, die eine Betriebsstättenproblematik verursachen, Hinweise zur Überprüfung, ob Ihr EOR-Modell Sie schützt, und wann Sie eine lokale Niederlassung in Erwägung ziehen sollten. Die behandelten Themen umfassen die Gestaltung von Arbeitsverträgen, Tools zur Risikoabschätzung, Versicherungsoptionen gegen Betriebsstättenrisiken und Unterschiede zwischen Anbietern.
Was ist das Betriebsstättenrisiko?
Betriebsstätte ist ein steuerlicher Begriff, der bestimmt, ab wann ein Unternehmen in einem Ausland so viele Geschäftstätigkeiten entfaltet, dass dieses Land einen Teil der Unternehmensgewinne besteuern darf.
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Dieser Begriff ist in Artikel 5 des OECD-Musterabkommens definiert. Nach Artikel 5 liegt eine Betriebsstätte vor, wenn ein Unternehmen über eine „feste Geschäftseinrichtung verfügt, durch die die Geschäftstätigkeit ganz oder teilweise ausgeübt wird“.
Die durch Abkommen festgelegten Betriebsstättendefinitionen folgen dem OECD- oder dem UN-Modell und gelten zwischen Ländern, die ein Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen haben. Betriebsstättendefinitionen nach nationalem Recht werden durch die jeweiligen Steuergesetze eines Landes bestimmt und können enger oder weiter gefasst sein als das Steuerabkommen. Existiert kein Steuerabkommen zwischen zwei Ländern, gilt ausschließlich das nationale Recht. Gibt es ein Abkommen, setzt sich die Abkommensregelung meist gegenüber der nationalen Vorschrift durch – allerdings nur, wenn Ihr Unternehmen auch Anspruch auf Abkommensvorteile hat.
Warum das Betriebsstättenrisiko für die globale Expansion wichtig ist
Wenn Sie tolle Talente im Ausland finden, möchten Sie, dass diese so schnell wie möglich produktiv werden – doch eine Feststellung einer Betriebsstätte kann rückwirkend Steuerverpflichtungen über mehrere Jahre auslösen, ganz zu schweigen von Strafzahlungen. Die Einhaltungspflichten für eine ungeplante Betriebsstätte können Ressourcen binden, mit denen Sie zunächst nicht gerechnet haben.
Wenn ich mit Finanzverantwortlichen über globale Expansion spreche, erkläre ich es immer als Wettlauf zwischen der Geschwindigkeit Ihrer Einstellungen und der Geschwindigkeit, mit der die Compliance Sie einholt. Nach meiner Erfahrung holt die Compliance schneller auf, als die meisten Firmen erwarten – und die Kosten für die Behebung sind immer höher als der Aufwand, es von Anfang an richtig zu machen.
Was löst eine Betriebsstätte aus?
Es gibt fünf Hauptfaktoren, die im internationalen Beschäftigungskontext das Risiko einer Betriebsstätte begründen:
Feste Geschäftseinrichtung
Wenn Ihr Unternehmen ein Büro, ein Lager, eine Produktionsstätte oder sogar einen regelmäßig genutzten Coworking-Schreibtisch im Ausland unterhält, kann dies eine feste Geschäftseinrichtung darstellen.
Folgende Kriterien prüfen Steuerbehörden dabei besonders:
- Geografische Zuordnung. Gibt es einen bestimmten Standort, an dem Ihre Geschäftstätigkeit ausgeübt wird?
- Dauerhaftigkeit. Wird der Raum regelmäßig und nicht nur gelegentlich genutzt?
- Verfügungsgewalt. Kontrolliert Ihr Unternehmen den Raum bzw. hat ein Nutzungsrecht daran?
Ein geteilter WeWork-Schreibtisch, den ein Mitarbeiter drei Tage pro Woche für sechs Monate nutzt, unterscheidet sich von einer Person, die ausschließlich im Homeoffice tätig ist und niemals unternehmensbezogene Räume nutzt.
Dauer der Tätigkeiten
Der OECD-Standard für Bau- und Projektbetriebsstätten beträgt 12 Monate. Für Dienstleistungsbetriebsstätten und allgemeine Präsenz variieren die Zeitgrenzen jedoch von Land zu Land stark. Diese Schwellenwerte bestimmen, wie lange Sie in einem Land aktiv sein können, bevor Betriebsstättenrisiko akut wird.
| Jurisdiktion | Schwellenwert für Betriebsstätten-Dauer | Hinweise |
|---|---|---|
| OECD-Standard | 12 Monate (Bau) | Dienstleistungs-Betriebsstätte nicht im OECD-Modell; hängt vom Abkommen ab |
| Vereinigte Staaten | Kein fester Schwellenwert | Prüft Einzelfallanalyse anhand der Umstände |
| Deutschland | 6 Monate (Dienstleistungs-Betriebsstätte in manchen Abkommen) | Strenge Handhabung bei mobilen Arbeitskräften |
| Indien | 90 Tage innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums (Dienstleistungs-Betriebsstätte) | Einer der strengsten Schwellenwerte weltweit |
| China | 183 Tage (Dienstleistungs-Betriebsstätte laut den meisten Abkommen); 6 Monate (Bau) | Rundschreiben zu wirtschaftlichem Eigentum erschwert die Lage; Dienstleistungs-Betriebsstätten werden weit ausgelegt |
| Singapur | 183 Tage | Relativ üblicher Wert; folgt dem OECD-Modell eng |
Lokale Mitarbeitende oder Vertreter, die Verträge aushandeln
Dies ist der risikoreichste Auslöser, wenn Sie ein EOR nutzen. Nach Artikel 5(5) des OECD-Musters besteht eine Betriebsstätte, wenn eine Person „gewohnheitsmäßig Verträge abschließt“ im Namen eines ausländischen Unternehmens. Dies wird als abhängige Vertreter-Betriebsstätte bezeichnet.
Deshalb ist das im EOR-Kontext so bedeutsam: Der EOR ist der offizielle Arbeitgeber, aber der Arbeitnehmer erhält im Arbeitsalltag Weisungen von Ihrem Unternehmen. Beginnt diese Person, Geschäfte zu verhandeln, Vereinbarungen zu unterschreiben oder Ihr Unternehmen rechtlich zu verpflichten, schützt Sie die EOR-Struktur nicht. Die Steuerbehörde wird das Konstrukt durchschauen und Sie als handelnde Partei über einen Vertreter betrachten.
Umsatzgenerierung im Land
Nicht alle Tätigkeiten im Land führen zu einer Betriebsstätte. Das OECD-Muster schließt explizit Aktivitäten aus, die lediglich „vorbereitender oder unterstützender“ Natur sind. Dazu zählen zum Beispiel Marktforschung, das Vorhalten von Warenbeständen zu Ausstellungszwecken oder der Einkauf von Materialien.
Der Unterschied hängt davon ab, ob die Tätigkeiten zum Kerngeschäft Ihres Unternehmens gehören oder dieses nur unterstützen. Ein Softwareunternehmen, das in Deutschland einen Entwickler beschäftigt, der produktiven Code schreibt, führt eine Kerntätigkeit aus. Das gleiche Unternehmen, das jemanden zu lokalen Messen schickt, bewegt sich eher im Bereich vorbereitender Tätigkeiten.
Die BEPS-Maßnahme 7 hat die Ausnahmen in diesem Bereich deutlich verschärft. Steuerbehörden verlangen, dass jede ausgeschlossene Tätigkeit für sich allein genommen – und auch in Kombination mit anderen Aktivitäten im gleichen Land – tatsächlich vorbereitend oder unterstützend ist.
Remote-Mitarbeiter, die Kernfunktionen ausüben
Der Wandel von der Prä-Pandemie-Situation bis heute ist enorm. Länder, die früher eine entspannte Haltung gegenüber Remote-Mitarbeitern hatten, nutzen inzwischen aktiv das Konzept der Betriebsstätte durch Heimarbeit als Kontrollinstrument.
Frankreich hat spezielle Leitlinien eingeführt, die die regelmäßige Homeoffice-Arbeit von Angestellten ausländischer Unternehmen als möglichen Auslöser für eine Betriebsstätte wertet. Australien hat seinen Ansatz 2024-2025 angepasst, um der wachsenden Zahl von Beschäftigten Rechnung zu tragen, die Dienstleistungen von australischem Boden aus für ausländische Unternehmen erbringen.
Wie ein Employer of Record gegen Betriebsstättenrisiken schützt
Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mit einem Employer of Record Ihr Unternehmen vor Risiken einer Betriebsstätte schützen können.
Juristische Trennung vom direkten Beschäftigungsverhältnis
Das Kernprinzip eines EOR-Modells ist die rechtliche Trennung. Die EOR-Einheit, nicht Ihr Unternehmen, ist der rechtliche Arbeitgeber im Ausland. Ihr Unternehmen unterhält dort keine direkte, lokale Beschäftigungsbeziehung.
Dies ist für die Analyse einer abhängigen Vertreter-Betriebsstätte wichtig, weil der rechtliche Arbeitgeber der EOR ist – nicht Ihr Unternehmen. Theoretisch kann der Arbeitnehmer daher keine „Verträge im Namen Ihres Unternehmens abschließen“, da er von einer anderen Partei beschäftigt wird. Sein Gehalt kommt vom EOR, der Arbeitsvertrag besteht mit dem EOR und auch die gesetzlichen Rechte bestehen gegenüber dem EOR.
Einhaltung lokaler Steuer- und Arbeitsgesetze
Ein EOR übernimmt in dem Gastland die Lohnsteuerabzüge, Sozialversicherungsbeiträge, gesetzliche Mitarbeiterleistungen und die Einhaltung des Arbeitsrechts. Das ist für die Bewertung als Betriebsstätte relevant, weil viele dieser Handlungen, wenn sie direkt durch Ihr Unternehmen erledigt werden, eine administrative Verbindung zum Gastland schaffen würden.
Wenn der EOR diese Pflichten übernimmt, muss Ihr Unternehmen keine Lohnsteuerkonten eröffnen, nicht mit örtlichen Steuerbehörden interagieren oder in lokalen Sozialversicherungssystemen präsent sein. Die Compliance-Verantwortung liegt beim EOR, nicht bei Ihnen.
Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie gesetzliche Verpflichtungen verwalten
Der EOR übernimmt die operativen Aktivitäten, die eine steuerliche Betriebsstätte (Nexus) begründen können. Denken Sie daran, was es bedeutet, jemanden im Ausland zu beschäftigen: Eröffnung lokaler Bankkonten, Anmeldung bei Arbeitsbehörden, Einreichung von Beschäftigungsberichten, Abwicklung von Kündigungsverfahren.
Jede dieser Aktivitäten verbindet Ihr Unternehmen mit der jeweiligen Jurisdiktion. Wenn der EOR diese Aufgaben übernimmt, bleibt die administrative Präsenz Ihres Unternehmens minimal. Das ist wichtig, denn manche Länder definieren eine Betriebsstätte sehr breit und schließen „jede feste Geschäftseinrichtung, über die administrative Aktivitäten ausgeführt werden“, mit ein.
Vermeidung abhängiger Vertreterverhältnisse
Der wichtigste Schutz vor einer Betriebsstätte, den ein EOR bietet, ist die strukturelle Vermeidung eines abhängigen Vertreterstatus. Da die Arbeitskraft rechtlich beim EOR angestellt ist und nicht bei Ihrem Unternehmen, ändert sich die übliche Analyse der Abhängigkeitsverhältnisse grundlegend.
Nach dem OECD-Modellabkommen erfordert eine Betriebsstätte durch abhängigen Vertreter eine Person, die „im Namen“ des ausländischen Unternehmens handelt und „gewöhnlich Verträge abschließt“ oder die Hauptrolle beim Abschluss von Verträgen spielt. Durch die EOR-Arbeitsstruktur handeln die Beschäftigten im rechtlichen Sinn im Namen des EOR, selbst wenn Ihr Unternehmen die tägliche Arbeit anweist.
Aber dieser Schutz gilt nur, wenn die Arbeitskraft nicht tatsächlich als Vertreter Ihres Unternehmens auftritt. Ich habe mit Firmen gearbeitet, bei denen die Dokumentation einwandfrei war (saubere EOR-Verträge, ordentliche Arbeitsverträge, die richtige Formulierung), das Verhalten der Beschäftigten jedoch eine andere Sprache sprach.
Folgen der Begründung einer Betriebsstätte
Was passiert also, wenn die Employer-of-Record-Struktur doch eine Betriebsstätte auslöst? Hier eine kurze Zusammenfassung der Folgen und deren Schweregrad:
| Faktor | Niedriges Risiko (Vorbereitende Tätigkeit) | Mittleres Risiko (Dienstleistungs-Betriebsstätten-Schwelle erreicht) | Hohes Risiko (Abhängiger Vertreter bestätigt) |
|---|---|---|---|
| Steuerliche Belastung | Minimal oder keine | Mäßig; teilweise Gewinnzuordnung | Erheblich; vollständige Gewinnzuordnung |
| Strafrahmen | 0% | 10-20% der nicht gezahlten Steuer | 20-40% der nicht gezahlten Steuer |
| Compliance-Aufwand | Keiner | Jährliche Meldungen, eventuelle Registrierung | Vollständige lokale Meldung, Wirtschaftsprüfer, registrierte Niederlassung |
| Rufschaden | Vernachlässigbar | Mittel; weist auf Compliance-Lücken hin | Schwerwiegend; kann Vertrauen von Investoren und Partnern beeinträchtigen |
Körperschaftsteuerpflichten
Wird eine Betriebsstätte festgestellt, besteuert das Gastland die dieser Betriebsstätte zurechenbaren Gewinne. Nach dem autorisierten OECD-Ansatz wird die Betriebsstätte behandelt, als sei sie ein eigenständiges, unabhängiges Unternehmen. Die Gewinnzuordnung erfolgt anhand der von der Betriebsstätte ausgeübten Funktionen, eingesetzten Vermögenswerte und übernommenen Risiken.
Das bedeutet, dass das Gastland nicht nur das Gehalt des Arbeitnehmers besteuert. Ein Teil des Gesamtgewinns Ihres Unternehmens wird der Betriebsstätte entsprechend der von ihr geschaffenen Wertschöpfung zugerechnet. Für ein Dienstleistungsunternehmen kann dies zu einer beträchtlichen Steuerlast führen, da die Menschen hier das Produkt sind.
Nachversteuerung, Strafen und Zinsen
Die Steuerbehörden prüfen nicht nur das laufende Jahr, sondern blicken meist zurück – je nach Land oft 3 bis 7 Jahre, insbesondere, wenn Betrug im Raum steht.
Strafen liegen typischerweise zwischen 10 und 40% der nicht gezahlten Steuern. Bei einer deutschen Betriebsstättenprüfung kann beispielsweise eine Strafe von 10% bei Fahrlässigkeit oder bis zu 25% bei vorsätzlicher Nichtbefolgung verhängt werden, zuzüglich Zinsen von etwa 6% pro Jahr.
Angenommen, ein US-SaaS-Unternehmen setzt drei Vertriebsmitarbeitende über einen EOR im Vereinigten Königreich ein. Einer davon verhandelt und schließt Unternehmenskundengeschäfte ab. Nach einer HMRC-Prüfung steht das Unternehmen vor einer Betriebsstättenfeststellung, die sich über drei Jahre nicht gemeldeter Gewinne erstreckt, mit Strafzahlungen von 30% plus Zinsen. Gesamtrisiko: über $500.000 bei $2 Millionen zugewiesenen Gewinnen.
Das Unternehmen war überzeugt, dass die EOR-Struktur ausreicht, da ihnen mitgeteilt wurde, diese würde das „Compliance-Management“ übernehmen. Der EOR übernahm die Einhaltung arbeitsrechtlicher Verpflichtungen, das Betriebsstättenrisiko wurde jedoch nicht thematisiert.
Laufende Compliance-Anforderungen
Die Feststellung einer Betriebsstätte führt zu einer erheblichen Steuerbelastung und laufenden Verpflichtungen. Sie müssen jährlich Steuererklärungen im Gastland abgeben, eventuell eine:n lokalen Steuervertreter:in oder Wirtschaftsprüfer:in bestellen, eine registrierte Niederlassung vorhalten und eine getrennte Buchführung für die Betriebsstätte pflegen.
Dafür braucht es lokale Buchhaltungskompetenz, juristischen Beistand und administrative Infrastruktur. In vielen Fällen entsprechen die laufenden Compliance-Kosten einer ungeplanten Betriebsstätte den Kosten für die Gründung einer eigenen Gesellschaft.
Risiken der Doppelbesteuerung
Wenn zwei Länder dasselbe Einkommen besteuern, befinden Sie sich im Bereich der Doppelbesteuerung. Steuerabkommen bieten im Allgemeinen Entlastung durch Anrechnung ausländischer Steuern oder durch Freistellung. Aber diese Entlastung erfolgt nicht automatisch und funktioniert nicht immer reibungslos.
Wenn Ihr Heimatland die Feststellung einer Betriebsstätte nicht anerkennt, müssen Sie möglicherweise ein Verständigungsverfahren (Mutual Agreement Procedure, MAP) zwischen den Steuerbehörden der beiden Länder einleiten. Das Verständigungsverfahren (MAP) ist nur verfügbar, wenn ein Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den beiden Ländern besteht, was Situationen mit Ländern ohne Abkommen ausschließt.
Wann ein EOR nicht ausreicht, um eine Betriebsstätte zu verhindern
Hier sind einige Anzeichen dafür, dass ein Employer of Record allein nicht vor einer Betriebsstättenbegründung schützt.
Führungspositionen oder Country Manager-Rollen
Eine lokale Einstellung, die Strategie vorgibt, Budgets genehmigt oder Ihr Unternehmen öffentlich vertritt, kann eine Betriebsstätte begründen – unabhängig von der EOR-Struktur. Steuerbehörden betrachten die tatsächlichen Handlungen und nicht die Form. Wenn jemand faktisch als Country Manager agiert, hilft es nicht, ihn auf dem Papier als "Individual Contributor" zu bezeichnen.
Es kommt darauf an, ob die Person Befugnisse ausübt, die das Unternehmen verpflichten. Die Genehmigung von Ausgaben, strategische Entscheidungen für den Markt sowie das Auftreten für das Unternehmen bei Behörden oder Branchenveranstaltungen zeigen, dass Ihr Unternehmen mehr als nur passiv präsent ist.
Großes Team an einem Standort
Die Schwellenwerte unterscheiden sich, aber sobald Sie 10 oder mehr Mitarbeitende über einen EOR in einem Land beschäftigen, sollten Sie mit erhöhter Überprüfung rechnen. Ein großes Team deutet auf Beständigkeit, operative Bedeutung und eine organisatorische Verpflichtung zum neuen Markt hin. All diese Faktoren sprechen gegen Sie bei der Betriebsstättenbeurteilung.
Ich habe Unternehmen gesehen, die mit 5–8 Personen jahrelang über einen EOR ohne Probleme tätig waren. Sobald die Mitarbeiterzahl zweistellig wird, beginnen die Steuerbehörden nachzufragen. Ab 20+ ist die EOR-Struktur kaum noch verteidigungsfähig, und eine eigene Niederlassung ist fast immer sinnvoller.
Zentrale Geschäftsaktivitäten im Land
Ein EOR ist für die Beschäftigung konzipiert, nicht für den Geschäftsbetrieb. Wenn Sie Produkte herstellen, Waren zum Vertrieb lagern, ein Kundencenter betreiben oder ein Entwicklungsteam haben, das Ihr Kernprodukt produziert, überschreiten Sie wahrscheinlich den Rahmen dessen, was ein EOR abdecken kann.
Diese Aktivitäten gehen über das bloße Einstellen von Mitarbeitenden hinaus. Sie schaffen operative Infrastruktur, die von den meisten Steuerbehörden als feste Geschäftseinrichtung und damit als Betriebsstätte betrachtet wird – unabhängig von der Beschäftigungsstruktur.
Hier ist ein Selbsttest mit 5 Fragen, die Ihnen helfen zu beurteilen, ob Ihre EOR-Struktur riskant ist:
- Verhandelt, genehmigt oder beeinflusst ein EOR-angestellter Mitarbeitender Verträge mit Ihren Kundinnen und Kunden oder Lieferanten maßgeblich?
- Hat ein EOR-angestellter Mitarbeitender einen Titel wie "Country Manager", "Regional Director" oder "Leiter" einer Abteilung?
- Haben Sie 10 oder mehr EOR-angestellte Mitarbeitende in einem Land?
- Sind EOR-angestellte Mitarbeitende bereits länger als 24 Monate in ihrer Rolle?
- Üben EOR-angestellte Mitarbeitende Tätigkeiten aus, die direkt Umsätze generieren, statt nur den Betrieb anderswo zu unterstützen?
Wenn Sie zwei oder mehr dieser Fragen mit "Ja" beantwortet haben, empfehle ich dringend eine umgehende Betriebsstätten-Risikoanalyse durch eine Fachkraft im Steuerrecht.
EOR oder eigene Gesellschaft: Eine Entscheidungsgrundlage
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu bestimmen, ob ein Employer of Record oder eine Betriebsstätte die beste Lösung für Ihr Unternehmen bei der internationalen Rekrutierung ist. Denken Sie daran, dass Ihre Entscheidung nicht endgültig sein muss: Ein EOR kann auch eine Übergangslösung darstellen.
| Faktor | EOR | Lokale Gesellschaft |
|---|---|---|
| Optimale Teamgröße | 1–10 Mitarbeitende | über 10 Mitarbeitende |
| Idealer Zeithorizont | Kurz- bis mittelfristig (unter 24 Monate) | Langfristig oder dauerhaft |
| Einrichtungskosten | Niedrig (keine Gründung) | Hoch ($15K-$80K+ je nach Land) |
| Laufende Compliance-Belastung | Wird durch EOR übernommen | Liegt beim Unternehmen |
| Betriebsstätten-Risiko | Niedrig bis moderat (bei richtiger Strukturierung) | Ausgeschlossen (Gesellschaft ist lokale Präsenz) |
| Kontrolle und Flexibilität | Begrenzt | Vollständig |
| IP- und Datenkontrolle | Begrenzt durch EOR-Vertragsbedingungen | Direktes Eigentum und Verwaltung |
| Komplexität beim Exit | Niedrig (EOR-Vertrag kündigen) | Hoch (Liquidation, Abmeldung, Mitarbeiterübertragung) |
Wie geht es weiter?
Wenn Sie entschieden haben, dass ein Employer of Record am besten zu Ihren aktuellen Anforderungen für internationale Einstellungen passt, lohnt es sich, die Kosten eines Employer of Record zu prüfen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viel Sie voraussichtlich bezahlen müssen, bevor Sie sich festlegen.
