So nutzen Sie in 7 Schritten einen externen Arbeitgeber
Dienstleistungen eines offiziellen Arbeitgeberpartners ermöglichen es Ihnen, Arbeitskräfte in Ländern einzustellen und zu bezahlen, in denen Sie keine juristische Einheit haben, ohne selbst eine gründen zu müssen. Wenn Sie in neue Märkte expandieren oder weltweit Talente für Remote-Arbeit einstellen, nimmt das EOR-Modell Ihrem Team eine erhebliche rechtliche und administrative Belastung ab.
Dieser Leitfaden behandelt alles von der ersten Einrichtung bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, damit Sie Ihre EOR-Plattform optimal nutzen und in jedem Schritt rechtskonform bleiben können.
Die besten Dienstleistungen eines offiziellen Arbeitgeberpartners auswählen
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen die folgenden Kriterien:
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- Länderabdeckung: Stellen Sie sicher, dass der EOR in jedem Land tätig ist, in dem Sie einstellen möchten, einschließlich weniger verbreiteter Märkte, die von vielen Anbietern nicht unterstützt werden.
- Fachwissen zur lokalen Rechtskonformität: Der EOR sollte über Rechts- und HR-Spezialisten im jeweiligen Land verfügen, die über aktuelle Kenntnisse der Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen in jeder Rechtsordnung verfügen.
- Genauigkeit und Pünktlichkeit der Lohnabrechnung: Suchen Sie nach Anbietern mit einer nachweislich zuverlässigen Erfolgsbilanz bei fehlerfreien und pünktlichen Lohnabrechnungen über mehrere Währungen und lokale Zahlungspläne hinweg.
- Qualität der Mitarbeitererfahrung: Die Plattform und die Unterstützung, mit denen Ihre Mitarbeiter direkt interagieren, wirken sich unmittelbar auf Ihre Arbeitgebermarke aus. Deshalb sind die Erfahrung bei der Einführung und die laufende Unterstützung durch den EOR von Bedeutung.
- Schutz von geistigem Eigentum und Vertraulichkeit: Vergewissern Sie sich, dass der EOR klare vertragliche Schutzmaßnahmen für Ihr geistiges Eigentum vorsieht, insbesondere wenn Sie Ingenieure, Designer oder andere Wissensarbeiter einstellen.
- Unterstützung bei Kündigung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses: Die Prozesse am Vertragsende unterscheiden sich je nach Land erheblich. Ihr EOR sollte daher in Ihrem Namen die Berechnung von Abfindungen, Kündigungsfristen und lokalen Dokumenten übernehmen.
Wenn Sie einen umfassenderen Bewertungsrahmen benötigen, behandelt unser Leitfaden zur Auswahl eines offiziellen Arbeitgeberpartners den gesamten Auswahlprozess. Wenn Sie mehrere Anbieter vergleichen, kann eine RFP für einen offiziellen Arbeitgeberpartner Ihnen dabei helfen, diese Kriterien in einheitliche Fragen zu übertragen und jeden Anbieter anhand derselben Anforderungen zu bewerten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung von Dienstleistungen eines offiziellen Arbeitgeberpartners
Sobald Sie Ihren EOR-Partner ausgewählt haben, sind für die Einrichtung Ihres Teams einige konkrete Schritte erforderlich. So können Sie den größtmöglichen Nutzen ausschöpfen und rechtskonform bleiben, während Sie die Einführung für alle Beteiligten reibungsloser gestalten:
1. Unternehmensprofil und juristische Einheiten einrichten
Dies ist Ihre Grundlage. Sie geben die rechtlichen Angaben Ihres Unternehmens, die registrierte Adresse und die Länder ein, in denen Sie einstellen möchten, und der EOR ordnet Ihre Struktur seinen juristischen Einheiten in den jeweiligen Märkten zu. Meiner Erfahrung nach gilt: Je genauer und vollständiger Ihre Angaben in dieser Phase sind, desto weniger Verzögerungen bei der Rechtskonformität treten später auf. Wenn Sie gleichzeitig in drei Ländern einstellen, erspart Ihnen eine korrekte Einrichtung von Anfang an viel Hin und Her.
Beachten Sie bei der Einrichtung Ihres Unternehmensprofils die folgenden Empfehlungen und Fehler, die Sie vermeiden sollten:
| Empfehlung | Vermeiden | |
|---|---|---|
| Angaben zur juristischen Einheit | Stimmen Sie den Unternehmensnamen und die Registrierungsnummer exakt mit Ihren offiziellen Gründungsunterlagen ab | Verwenden Sie einen Handelsnamen oder eine verkürzte Version, die von Ihrer rechtlichen Registrierung abweicht |
| Zielländer | Führen Sie jedes Land auf, in dem Sie einstellen möchten – auch Märkte, die Sie zunächst nur sondieren –, damit der EOR die juristischen Einheiten frühzeitig zuordnen kann | Fügen Sie Länder erst dann hinzu, wenn konkrete Einstellungen anstehen, da dies die Einführung zum ungünstigsten Zeitpunkt verlangsamt |
| Zeichnungsberechtigung | Bestimmen Sie für jeden Markt eine namentlich benannte zeichnungsberechtigte Person mit tatsächlicher Befugnis zur Genehmigung von Arbeitsverträgen | Lassen Sie Felder zur Zeichnungsberechtigung leer oder weisen Sie einen Platzhalterkontakt zu, der Dokumente rechtlich nicht genehmigen kann |
| Abrechnung und Rechnungsstellung | Richten Sie Ihre abrechnende Einheit und Zahlungswährung frühzeitig ein, insbesondere wenn Sie über mehrere Märkte hinweg bezahlen | Warten Sie mit der Klärung der Rechnungsstellung bis zur Einführung Ihrer ersten Arbeitskraft – dies führt auf beiden Seiten zu Verzögerungen |
| Plattformintegrationen | Verbinden Sie Ihr HRIS (z. B. BambooHR, Workday) bereits bei der Einrichtung, damit Mitarbeiterdaten automatisch synchronisiert werden | Verwalten Sie die EOR-Mitarbeiterdaten in einem separaten System, da dies im Laufe der Zeit zu Duplikationsfehlern führt |
2. Beschäftigungsrichtlinien und Anforderungen an die Rechtskonformität festlegen
Bevor Ihre erste Einstellung wirksam wird, müssen Sie Ihre internen Richtlinien an die lokalen gesetzlichen Anforderungen in jedem Markt anpassen. Das bedeutet, Erwartungen in Bezug auf Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Probezeiten und Kündigungsregeln für jedes Land einzeln festzulegen. Ich habe erlebt, dass Teams diesen Schritt überspringen und während der Vertragslaufzeit auf Probleme stoßen, wenn lokale Gesetze mit ihrer standardmäßigen Angebotsvorlage kollidieren. Ihr EOR weist Sie auf verbindliche Mindestanforderungen hin, dennoch müssen Sie bewusste Entscheidungen über alles treffen, was über dem gesetzlichen Mindeststandard liegt.
Nutzen Sie diese praktischen Tipps, um Ihre Beschäftigungsrichtlinien festzulegen, ohne Lücken bei der Rechtskonformität zu schaffen:
- Prüfen Sie zuerst die gesetzlichen Mindeststandards: Bevor Sie Richtlinien festlegen, bitten Sie Ihren EOR um eine länderweise Aufschlüsselung der verpflichtenden Mindestanforderungen – etwa gesetzlicher Urlaubsansprüche, Kündigungsfristen und Grenzen für Probezeiten. Plattformen wie Oyster HR und Deel stellen diese Informationen direkt im Vertragserstellungsprozess bereit, was ich ausgesprochen hilfreich finde.
- Entscheiden Sie, was Sie über den Mindeststandard hinaus anbieten: Gesetzliche Mindeststandards bilden eine Untergrenze, keine Strategie. Entscheiden Sie frühzeitig, ob Sie zusätzlichen Urlaub, eine private Krankenversicherung oder weitere Zuschüsse anbieten möchten – diese Entscheidungen prägen Ihre Vertragsangebote und Ihre Arbeitgebermarke in jedem Markt.
- Stimmen Sie Ihre globalen Richtlinien auf das lokale Recht ab: Ihre internen Richtlinien – Regeln für Remote-Arbeit, die Erstattung von Auslagen und der Verhaltenskodex – müssen in jedem Land auf ihre Vereinbarkeit mit dem lokalen Recht geprüft werden. Was in einer Rechtsordnung funktioniert, kann in einer anderen Haftungsrisiken schaffen.
- Verlassen Sie sich nicht ausschließlich darauf, dass Ihr EOR Konflikte erkennt: Ihr EOR wird auf gesetzliche Mindestanforderungen hinweisen, weiß aber nicht immer, wie Ihre internen Richtlinien mit dem lokalen Recht zusammenspielen. Ich empfehle, in Märkten, in denen Sie schnell expandieren oder das Arbeitsrecht besonders komplex ist, Ihre Rechtsberatung einzubeziehen.
- Dokumentieren Sie jede Entscheidung: Führen Sie eine klare Aufzeichnung der Richtlinienentscheidungen, die Sie über den gesetzlichen Mindeststandard hinaus treffen, einschließlich der Begründung. Sollte später ein Streit entstehen, ist diese Dokumentation Ihre erste Verteidigungslinie.
- Legen Sie einen regelmäßigen Prüfungsrhythmus für Richtlinien fest: Arbeitsgesetze ändern sich, und was heute gesetzeskonform ist, muss es im nächsten Jahr nicht mehr sein. Planen Sie eine regelmäßige Überprüfung in Ihrem HR-Kalender ein, damit Ihr EOR Sie auf Änderungen hinweisen kann, die Ihre Belegschaft betreffen.
3. Mitarbeitende über die EOR-Plattform einarbeiten
Hier zeigt das EOR-Modell seinen besonderen Wert. Sobald Sie die Angaben eines Mitarbeitenden wie Rolle, Vergütung, Startdatum und Land übermitteln, erstellt der EOR einen lokal rechtskonformen Arbeitsvertrag und startet den Einarbeitungsprozess. Meiner Erfahrung nach erledigen Plattformen wie Deel und Remote dies innerhalb weniger Tage statt Wochen. Ihr neuer Mitarbeitender vervollständigt die erforderlichen Unterlagen digital, und der EOR meldet ihn in Ihrem Namen bei den lokalen Steuerbehörden und Sozialversicherungsträgern an.
Achten Sie bei der Einarbeitung von Mitarbeitenden über Ihre EOR-Plattform auf diese häufigen Fehler:
- Übermitteln Sie die Angaben frühzeitig: Die meisten EOR-Plattformen benötigen 5–10 Werktage, um Verträge zu erstellen und lokale Registrierungen abzuschließen. Wenn Sie ein bestimmtes Startdatum anstreben, übermitteln Sie die Angaben des Mitarbeitenden rechtzeitig – ich habe erlebt, dass verspätete Übermittlungen den Starttermin um zwei Wochen verschoben haben.
- Überprüfen Sie die Vergütungsangaben sorgfältig: Geben Sie Gehalt, Währung und alle variablen Vergütungsbestandteile sorgfältig ein. Fehler an dieser Stelle fließen direkt in den Arbeitsvertrag und die Gehaltsabrechnungen ein, und ihre Korrektur während der Vertragslaufzeit ist komplizierter, als sie von Anfang an richtig zu erfassen.
- Bestätigen Sie die Anforderungen an die Arbeitsberechtigung für jedes Land: In einigen Märkten sind zusätzliche Unterlagen erforderlich, bevor die Beschäftigung beginnen kann. Plattformen wie Remote und Oyster HR fordern Sie zur Vorlage länderspezifischer Unterlagen auf. Klären Sie diese Anforderungen jedoch frühzeitig, damit Ihr neuer Mitarbeitender nicht auf die Zusammenstellung der Dokumente warten muss.
- Richten Sie Ihre interne Einarbeitung parallel ein: Der EOR kümmert sich um die rechtlichen Aspekte und die Gehaltsabrechnung, aber Ihre Unternehmenskultur, der Zugang zu Ihren Tools und die Vorstellung im Team liegen weiterhin in Ihrer Verantwortung. Warten Sie nicht, bis die EOR-Einarbeitung abgeschlossen ist, bevor Sie die Ausstattung versenden oder Softwarezugänge einrichten.
- Kommunizieren Sie die Beziehung zum EOR klar: Manche Mitarbeitende sind verwirrt, wenn sie einen Vertrag von einer ihnen unbekannten Gesellschaft erhalten. Ich empfehle, neuen Mitarbeitenden das EOR-Modell proaktiv zu erklären, damit kein Missverständnis darüber entsteht, wer sie bezahlt und wer sie im Arbeitsalltag führt.
- Nutzen Sie den Dokumentenspeicher der Plattform: Plattformen wie Deel speichern unterzeichnete Verträge und Compliance-Dokumente an einem zentralen Ort. Nutzen Sie diese Möglichkeit – dadurch lassen sich Prüfungen und Anfragen zur Beschäftigungsbestätigung deutlich einfacher bearbeiten.
4. Einstellungen für Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Steuern konfigurieren
Die korrekte Konfiguration von Gehaltsabrechnung und Zusatzleistungen sorgt dafür, dass Ihre internationalen Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden (und dass Sie Ihre lokalen Steuerpflichten erfüllen). Über die EOR-Plattform legen Sie Zahlungspläne und Währungseinstellungen fest und konfigurieren gesetzliche Beitragsleistungen. Der EOR übernimmt die Abführung an die lokalen Behörden. Meiner Erfahrung nach ist die Konfiguration der Zusatzleistungen der schwierigste Teil, insbesondere in Märkten, in denen sich gesetzliche und zusätzliche Leistungen auf eine Weise überschneiden, die nicht sofort erkennbar ist.
Befolgen Sie diese Schritte, um Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Steuereinstellungen ohne kostspielige Fehler zu konfigurieren:
- Legen Sie Ihren Zahlungsplan nach Land fest: Die Gehaltsabrechnungszyklen unterscheiden sich je nach Markt – in weiten Teilen Europas ist eine monatliche Auszahlung üblich, während andernorts halbmonatliche oder zweiwöchentliche Zahlungen häufiger vorkommen. Stimmen Sie die lokalen Gepflogenheiten mit Ihrem EOR ab, bevor Sie einen Zahlungsplan festlegen, da spätere Änderungen Vertragsänderungen erfordern.
- Legen Sie Währung und Zahlungsmethode fest: Entscheiden Sie, ob Mitarbeitende in der Landeswährung oder in einer festen Währung bezahlt werden, und bestätigen Sie, dass Ihr EOR die in den jeweiligen Märkten erforderlichen Zahlungswege unterstützt. Plattformen wie Deel bieten eine Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen mit integrierten lokalen Banküberweisungen.
- Richten Sie zunächst die gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge ein: Bevor Sie zusätzliche Leistungen hinzufügen, stellen Sie sicher, dass der Einbehalt der Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und alle verpflichtenden Rentenbeiträge korrekt eingerichtet sind. Ihr EOR übernimmt die Abführung, aber Sie müssen überprüfen, ob die Eingaben korrekt sind.
- Richten Sie zusätzliche Leistungen an den lokalen Erwartungen aus: Krankenversicherung, Essenszuschüsse und Fahrtkostenzuschüsse unterscheiden sich je nach Markt erheblich. In Frankreich beispielsweise sind Essensgutscheine eine übliche Erwartung und keine Zusatzleistung. Arbeiten Sie mit Ihrem EOR zusammen, um zu verstehen, was in den einzelnen Ländern erwartet wird und was optional ist.
- Prüfen Sie Ihre erste Gehaltsabrechnung sorgfältig: Behandeln Sie die erste Abrechnung nicht als reine Formalität. Vergleichen Sie Bruttogehalt, Abzüge und Nettogehalt vor der Genehmigung mit den Angaben in Ihrem Angebotsschreiben. Fehler bei der ersten Abrechnung sind häufig und lassen sich wesentlich leichter erkennen, bevor die Mitarbeitenden bezahlt werden.
- Gleichen Sie Rechnungen monatlich mit den Ergebnissen der Gehaltsabrechnung ab: Ihr EOR stellt Ihnen die Arbeitgeberkosten in Rechnung, die neben den Gehältern auch die Gebühren des EOR und Arbeitgeberbeiträge umfassen. Ich empfehle, diese jeden Monat mit Ihren Gehaltsabrechnungsberichten abzugleichen, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
- Prüfen Sie die Anmeldung zu Leistungen jährlich: Die Lebensumstände der Mitarbeitenden ändern sich, und Leistungen, die bei der Einstellung sinnvoll waren, sind möglicherweise nicht mehr relevant. Nehmen Sie eine jährliche Überprüfung in Ihren HR-Kalender auf, damit die Anmeldung zu Leistungen korrekt und kosteneffizient bleibt.
5. Laufende Aufgaben in HR und zur Einhaltung von Vorschriften verwalten
Die Nutzung eines EOR bedeutet nicht, dass HR völlig außen vor bleibt; sie bedeutet, dass sich der administrative und rechtliche Aufwand verlagert und nicht verschwindet. Im Tagesgeschäft verwalten Sie weiterhin die Leistung, kümmern sich um Mitarbeiterbeziehungen und bearbeiten über die Plattform Änderungen wie Beförderungen, Gehaltsanpassungen und Urlaubsanträge. Ihr EOR überwacht regulatorische Änderungen in den einzelnen Märkten und aktualisiert die Beschäftigungsbedingungen entsprechend. Meiner Erfahrung nach erzielen Teams, die sich aktiv mit der Plattform auseinandersetzen, deutlich mehr Nutzen als diejenigen, die sie als Lösung betrachten, die einmal eingerichtet und dann sich selbst überlassen wird.
Behalten Sie diese bewährten Vorgehensweisen im Hinterkopf, um laufende Aufgaben in HR und zur Einhaltung von Vorschriften über Ihren EOR im Griff zu behalten:
- Bearbeiten Sie Änderungen am Beschäftigungsverhältnis über die Plattform: Gehaltserhöhungen, Titeländerungen und Anpassungen des Arbeitsplans müssen über Ihre EOR-Plattform eingereicht werden und dürfen nicht nur in Ihrem internen HRIS aktualisiert werden. Plattformen wie Remote und Oyster HR verfügen über spezielle Arbeitsabläufe für Änderungsanträge, die Vertragsänderungen und Aktualisierungen der Gehaltsabrechnung automatisch auslösen.
- Verfolgen Sie Urlaubsansprüche nach lokalen Standards: Die Regeln für den Urlaubserwerb unterscheiden sich je nach Land, und Ihre EOR-Plattform sollte Ihre maßgebliche Quelle für die Ansprüche jeder einzelnen Person sein. Verlassen Sie sich nicht auf eine separate Tabelle – Abweichungen zwischen Ihren Aufzeichnungen und denen des EOR können beim Ausscheiden zu Streitigkeiten führen.
- Reagieren Sie umgehend auf Warnungen zur Einhaltung von Vorschriften: Die meisten EOR-Plattformen benachrichtigen Sie, wenn sich lokale Arbeitsgesetze in einer Weise ändern, die sich auf Ihre Belegschaft auswirkt. Ich habe festgestellt, dass Teams, die diese Warnungen als nachrangig behandeln, letztendlich in Zeitnot geraten, sobald eine Frist zur Einhaltung von Vorschriften näher rückt. Richten Sie daher einen Prozess ein, um die Warnungen schnell zu prüfen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
- Dokumentieren Sie Leistungs- und Disziplinarmaßnahmen sorgfältig: Auch wenn Ihr EOR der rechtliche Arbeitgeber ist, liegt das Leistungsmanagement in Ihrer Verantwortung. Führen Sie gründliche Aufzeichnungen über alle disziplinarischen Gespräche oder Pläne zur Leistungsverbesserung, insbesondere in Märkten mit starkem Arbeitnehmerschutz, in denen eine Kündigung einen dokumentierten Grund erfordert.
- Koordinieren Sie den Austritt frühzeitig: Kündigungen über einen EOR sind komplexer als ein inländischer Austritt. Kündigungsfristen, Abfindungsverpflichtungen und die Berechnung der Schlusszahlung unterscheiden sich je nach Land erheblich. Ich empfehle, Ihren EOR einzubeziehen, sobald eine Kündigungsentscheidung getroffen wurde – und nicht erst, nachdem Sie die betreffende Person bereits informiert haben.
- Prüfen Sie die Plattformberichte regelmäßig: EOR-Plattformen wie Deel erstellen Berichte über die Belegschaft, die Mitarbeiterzahlen, Gehaltskosten und den Vertragsstatus nach Land abdecken. Wenn Sie diese monatlich prüfen, erhalten Sie einen Überblick über Ihre globale Belegschaft, der leicht verloren gehen kann, wenn Mitarbeitende auf mehrere Märkte verteilt sind.
6. Überwachen Sie Belegschaftsdaten über Berichtsübersichten
Berichtsübersichten machen Ihre EOR-Plattform von einem Verwaltungswerkzeug zu einer echten Quelle für Erkenntnisse über Ihre Belegschaft. Die meisten Plattformen bieten Ihnen an einem Ort Echtzeit-Einblicke in die Mitarbeiterzahl nach Land, die gesamten Arbeitgeberkosten, Vertragsstatus und Zusammenfassungen der Gehaltsabrechnung.
Ich finde dies besonders während Budgetzyklen oder dann wertvoll, wenn die Führungsebene kurzfristig eine globale Übersicht über die Mitarbeiterzahl anfordert. Entscheidend ist, zu wissen, welche Kennzahlen für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, und sie regelmäßig zu prüfen – nicht erst, wenn eine Frage aufkommt.
Expertentipp: „Kennzahlen wie Nutzungsraten, die bei sich wiederholenden Aufgaben eingesparte Zeit und die Verringerung von Fehlern helfen dabei, den ROI nachzuweisen“, sagt Kristine Williams, Beraterin für die Implementierung von HCM-Systemen.
Wenden Sie dieselbe Denkweise auf Ihre EOR-Beziehung an. Verfolgen Sie, ob der Anbieter tatsächlich Lohnabrechnungsfehler reduziert, die Einstellung beschleunigt, den internen Verwaltungsaufwand senkt und Compliance-Probleme schneller löst. Ein EOR kann operativ effektiv wirken und dennoch nicht genügend Nutzen für seine Kosten liefern.
Verfolgen Sie diese wichtigen Kennzahlen kontinuierlich, um das Beste aus den Berichtsdashboards Ihrer EOR-Plattform herauszuholen:
| Kennzahl | Was sie aussagt | Warum sie wichtig ist |
|---|---|---|
| Mitarbeiterzahl nach Land | Anzahl der aktiven Mitarbeitenden pro Markt | Verfolgt das globale Wachstum und weist auf Märkte hin, in denen Sie sich möglicherweise dem Risiko einer Betriebsstätte nähern |
| Gesamte Arbeitgeberkosten nach Land | Bruttolohnsumme zuzüglich Arbeitgeberbeiträge und EOR-Gebühren | Vermittelt der Führungsebene ein genaues Bild davon, was jede Einstellung das Unternehmen tatsächlich kostet |
| Vertragsstatus | Aktive, ausstehende oder auslaufende Verträge je Mitarbeitendem | Verhindert, dass Verträge auslaufen oder Verlängerungen übersehen werden, insbesondere in Märkten mit befristeten Verträgen |
| Abweichung der Lohnabrechnung von Monat zu Monat | Unterschiede bei den Lohnabrechnungssummen zwischen den Abrechnungszyklen | Macht Fehler, ungeplante Gehaltsänderungen oder Anpassungen von Zusatzleistungen sichtbar, bevor sie sich verstärken |
| Urlaubssalden und -nutzung | Erworbener im Vergleich zu genutztem Urlaub je Mitarbeitendem und Land | Weist auf Mitarbeitende hin, die in Märkten keinen Urlaub nehmen, in denen nicht genutzter Urlaub beim Austritt eine finanzielle Verbindlichkeit darstellt |
| Status der Compliance-Warnungen | Offene oder ungelöste behördliche Benachrichtigungen | Stellt sicher, dass Ihr Team keine arbeitsrechtliche Aktualisierung unbearbeitet lässt, die eine Vertragsänderung oder Anpassung einer Richtlinie erfordert |
| Einstellungsdauer nach Land | Anzahl der Tage vom Vertragsbeginn bis zum Arbeitsantritt | Hilft Ihnen, Einstellungszeiträume bei der Expansion in neue Märkte genauer zu planen |
7. Mitarbeitende bei Vertragsende rechtskonform abwickeln
Der Austritt über einen EOR gehört zu den rechtlich sensibelsten Schritten im gesamten Prozess – und wird am häufigsten unterschätzt. Ihr EOR kümmert sich um die Einhaltung der Kündigungsfristen, die Berechnung der Schlusszahlung, gegebenenfalls die Abfindung sowie die Abmeldung bei den örtlichen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden.
In Märkten wie Deutschland oder den Niederlanden können Fehler in einem dieser Bereiche erhebliche rechtliche Risiken mit sich bringen. Ich würde den Austritt als strukturiertes Projekt und nicht als einzelne Aufgabe behandeln und den Prozess früher beginnen, als Sie denken, dass es nötig ist.
Nutzen Sie diesen Prozess, um den Austritt über einen EOR ohne rechtliche oder lohnabrechnungsbezogene Komplikationen abzuwickeln:
- Informieren Sie Ihren EOR frühzeitig: Beginnen Sie den Austrittsprozess, sobald eine Kündigungsentscheidung getroffen wurde. Kündigungsfristen können in Märkten wie Deutschland je nach Betriebszugehörigkeit vier bis sechs Wochen oder länger betragen, und Ihr EOR benötigt Vorlaufzeit, um die abschließenden Verpflichtungen genau zu berechnen.
- Bestätigen Sie die Art der Beendigung: Ob ein Ausscheiden freiwillig, unfreiwillig oder durch das Auslaufen eines befristeten Vertrags erfolgt, beeinflusst, welche Zahlungen dem Mitarbeitenden zustehen. Machen Sie bei der Einleitung des Austrittsantrags genaue Angaben; Ihr EOR wird den Prozess je nach Einstufung unterschiedlich gestalten.
- Prüfen Sie die Berechnungen für Abfindung und Schlusszahlung: Ihr EOR erstellt eine Aufschlüsselung der Schlusszahlung, die angesammelten Urlaub, gesetzlich vorgeschriebene Abfindungen und das anteilige Gehalt umfasst. Prüfen Sie diese sorgfältig, bevor Sie sie genehmigen; ich habe bereits Fehler bei der Urlaubsberechnung gesehen, die zu einer zu niedrigen Auszahlung geführt hätten.
- Koordinieren Sie die Rückgabe von Geräten und den Entzug von Zugriffsrechten: Der Austritt über einen EOR deckt die rechtlichen und lohnabrechnungsbezogenen Aspekte ab, aber der Entzug des Systemzugriffs, die Rückgabe von Geräten und die Schließung interner Konten liegen in Ihrer Verantwortung. Erstellen Sie parallel eine interne Checkliste, damit auf Ihrer Seite nichts übersehen wird.
- Gehen Sie in Märkten mit besonderem Schutz sorgfältig mit der Kommunikation um: In Märkten mit starkem Arbeitnehmerschutz ist rechtlich relevant, wie und wann Sie eine Beendigung kommunizieren. Konsultieren Sie Ihren EOR, bevor Sie das Gespräch über den Austritt mit dem Mitarbeitenden führen – Plattformen wie Remote und Oyster HR bieten länderspezifische Hinweise zu rechtskonformen Beendigungsprozessen.
- Bestätigen Sie die Abmeldung bei den örtlichen Behörden: Nach dem letzten Abrechnungslauf sollte Ihr EOR den Mitarbeitenden bei den örtlichen Steuer- und Sozialversicherungsbehörden abmelden. Bestätigen Sie, dass dies abgeschlossen ist, und gehen Sie nicht ohne Überprüfung davon aus, dass es automatisch geschieht.
- Bewahren Sie die Dokumentation des Austritts auf: Bewahren Sie Aufzeichnungen über die Beendigungsvereinbarung, die Berechnungen der Schlusszahlung und sämtliche Unterlagen zur Abfindung auf. Plattformen wie Deel speichern diese im Mitarbeitendenprofil. Das ist nützlich, falls ein ehemaliger Mitarbeitender später die Schlusszahlung oder andere Ansprüche beanstandet.
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Häufige Herausforderungen bei der Nutzung von EOR-Diensten (und wie man sie bewältigt)
Selbst gut umgesetzte EOR-Vereinbarungen stoßen auf Schwierigkeiten – meist aufgrund von Kommunikationslücken, unerwarteten Kosten oder speziellen Compliance-Fällen, auf die beim Onboarding niemand hingewiesen hat. Hier ist eine Übersicht über die häufigsten Probleme, mit denen Teams konfrontiert werden, und darüber, wie man ihnen zuvorkommt:
| Problem | Lösung |
|---|---|
| Unerwartete Erhöhungen der Arbeitgeberkosten | Fordern Sie vor der Einstellung eine nach Ländern aufgeschlüsselte Kostenübersicht an und bitten Sie Ihren EOR, auf bevorstehende Änderungen bei den gesetzlich vorgeschriebenen Beiträgen hinzuweisen, die sich auf Ihr Budget auswirken werden. |
| Lange Bearbeitungszeiten für Verträge | Klären Sie während des Verkaufsprozesses die durchschnittliche Zeit bis zur Vertragserstellung Ihres EOR nach Ländern und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiterdaten und Vergütungsbedingungen feststehen, bevor Sie die Vereinbarung einleiten. |
| Fehlende Übereinstimmung der Zusatzleistungen mit den lokalen Erwartungen | Bitten Sie Ihren EOR vor der endgültigen Festlegung eines Leistungspakets um eine länderspezifische Vergleichsanalyse, aus der hervorgeht, welche Leistungen gesetzlich abgedeckt sind und welche zusätzlichen Leistungen in diesem Markt üblich sind. |
| Nicht bearbeitete Compliance-Warnungen | Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Benachrichtigungen der EOR-Plattform und nehmen Sie eine monatliche Überprüfung in Ihren HR-Kalender auf, damit Warnungen nicht ungelesen bleiben, bis eine Frist verstrichen ist. |
| Mangelhafte Integration in Ihr bestehendes HRIS | Testen Sie die Integration zwischen Ihrer EOR-Plattform und Ihrem HRIS vor dem Livegang in einer Testumgebung und klären Sie, welche Datenfelder automatisch synchronisiert werden und welche manuell aktualisiert werden müssen. |
| Kündigungsstreitigkeiten in Ländern mit hohem Arbeitnehmerschutz | Beziehen Sie das Rechts- oder HR-Beratungsteam Ihres EOR ein, bevor Sie einem Mitarbeiter eine Kündigungsentscheidung mitteilen, nicht erst danach, um sicherzustellen, dass der Prozess bereits ab dem ersten Gespräch rechtskonform ist. |
| Fehler bei der Lohnabrechnung während der Expansion in das erste Land | Führen Sie in jedem neuen Land während der ersten zwei bis drei Abrechnungszyklen eine parallele Prüfung der Lohnabrechnung durch, indem Sie die Lohnabrechnungsergebnisse Ihres EOR mit den Berechnungen aus Ihrem ursprünglichen Angebotsschreiben abgleichen. |
Fortgeschrittene Einsatzmöglichkeiten und Maximierung des ROI durch EOR-Dienste
Die meisten Teams beginnen mit der Nutzung eines EOR, um ein konkretes Einstellungsproblem zu lösen. Plattformen, die den größten Nutzen erzielen, betrachten ihn jedoch als strategische Infrastrukturebene – nicht nur als Behelf zur Einhaltung von Vorschriften. In diesen Bereichen führt eine intensivere EOR-Nutzung zu messbaren Ergebnissen und Vorteilen:
- Talentkostenvorteile über mehrere Märkte hinweg: EOR-Plattformen machen es praktikabel, erfahrene Fachkräfte in kostengünstigeren Märkten einzustellen, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Ich habe erlebt, wie Teams Deel nutzten, um technische Führungskräfte in Osteuropa zu deutlich niedrigeren Gesamtarbeitgeberkosten als bei vergleichbaren Einstellungen in Westeuropa zu gewinnen – ohne Einbußen bei Seniorität oder Leistung.
- Schnelle Markttests vor der Gründung einer Gesellschaft: Statt sich in einem neuen Markt sofort auf eine rechtliche Einheit festzulegen, können Sie über Ihren EOR zunächst ein oder zwei Mitarbeiter dort beschäftigen. Wenn der Markt sich nicht bewährt, können Sie sich problemlos zurückziehen. Wenn er erfolgreich ist, verfügen Sie über echte operative Daten, die die Investition in eine Gesellschaft rechtfertigen.
- Umwandlung von Auftragnehmern in Mitarbeiter im großen Maßstab: Wenn Ihr Unternehmen stark auf Auftragnehmer angewiesen ist, bietet ein EOR einen klaren, rechtskonformen Weg, sie in Märkten, in denen das Risiko einer Scheinselbstständigkeit steigt, in Mitarbeiter umzuwandeln – etwa in Spanien oder im Vereinigten Königreich, wo die regulatorische Kontrolle deutlich zugenommen hat.
- Unterstützung bei der Integration von Belegschaften nach Fusionen und Übernahmen: Wenn Sie ein Unternehmen mit Mitarbeitern in mehreren Ländern übernehmen, kann ein EOR diese Mitarbeiter schnell übernehmen, während Sie die langfristige rechtliche Struktur klären. So bleiben die Beschäftigten während eines Zeitraums, in dem die Gründung einer Gesellschaft Monate dauern würde, angestellt und rechtskonform.
- Ermöglichung der globalen Mobilität bestehender Mitarbeiter: Einige EOR-Plattformen, darunter Remote, unterstützen Umzugsszenarien, in denen ein bestehender Mitarbeiter in ein neues Land zieht. Statt das Arbeitsverhältnis zu beenden und den Mitarbeiter neu einzustellen, übertragen Sie das Arbeitsverhältnis über den EOR. Dadurch bleibt die Kontinuität für den Mitarbeiter erhalten und Ihr Team reduziert die Kosten einer Neueinstellung.
- Vergütungsvergleich über mehrere Märkte hinweg: Plattformen wie Oyster HR bieten Werkzeuge zum Vergütungsvergleich, die Gehaltsspannen nach Rolle und Land anzeigen. Bei konsequenter Nutzung helfen diese Daten Ihnen, in jedem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ohne im Vergleich zu den lokalen Standards zu viel zu bezahlen.
Der Einsatz eines EOR ist erst der Anfang
Sobald Ihr EOR eingerichtet ist und läuft, stellt sich für die meisten Teams als Nächstes die Frage, ob sich die Investition tatsächlich lohnt – und die Antwort hängt stark davon ab, welches Preismodell Sie wählen und was in Ihrem Tarif enthalten ist. Wenn Sie bereit sind, Ihr Budget einer Belastungsprobe zu unterziehen, bietet unsere ausführliche Aufschlüsselung der Kosten eines Arbeitgeberdienstleisters einen Überblick über die Preise nach Unternehmensgröße, versteckte Gebühren, auf die Sie achten sollten, sowie einen direkten Vergleich der führenden Anbieter.
