Remote-Arbeit steigerte unsere Produktivität – doch wie steht es um die Teamdynamik?
Remote-Arbeit hat sich für eine Reihe äußerst erfolgreicher Unternehmen als mehr als nur eine vorübergehende Lösung erwiesen. Sean Maguire, Präsident von Synivate, gab mir in einem kürzlichen Interview mit ihm eine spannende Perspektive zu dieser Frage.
Das 2011 gegründete Unternehmen passte sich den Veränderungen an, die durch COVID-19 und die sich wandelnden Anforderungen der IT-Branche hervorgerufen wurden. Dieser strategische Wandel führte nicht nur dazu, das Geschäft weiterzuführen, sondern verbesserte auch den Teamzusammenhalt und die Produktivität deutlich.
In meinem Gespräch mit Maguire haben wir die transformative Wirkung von Remote-Arbeit auf sein Unternehmen diskutiert, wobei sich Einblicke ergaben, die die Sichtweise von Unternehmen auf Remote-Arbeitsmodelle grundlegend verändern könnten.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Die Entwicklung von Remote-Arbeitsprozessen
Als die Pandemie ausbrach, sah sich Synivate mit dem dringenden Bedarf zur Anpassung konfrontiert. Ursprünglich in traditionellen, persönlichen Interaktionen verwurzelt, erkannte das Unternehmen die Vorteile von Remote-Arbeit nicht nur als vorübergehende Lösung, sondern als strategische Chance.
So verlief der Umstellungsprozess.
Neues Denken in Arbeitsabläufen
Der Wechsel zu Remote-Arbeit bedeutete nicht nur einen Ortswechsel – es ging darum, jede Facette der Arbeit neu zu denken.
Zum Beispiel wurden Team-Meetings von Besprechungsräumen zu virtuellen Zusammenkünften und spontane Gespräche an der Kaffeemaschine auf Slack-Kanäle verlegt. Diese Umstellung half, die Teamdynamik zu erhalten und verbesserte sogar die Effizienz der Kommunikation.
Kulturelle Veränderungen
Auch die Umstellung auf Remote-Arbeit erforderte kulturelle Anpassungen.
Die Führung von Synivate arbeitete daran, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich jedes Teammitglied wertgeschätzt und unterstützt fühlte, im Bewusstsein, dass das physische Büro nicht länger im Mittelpunkt der beruflichen Interaktionen stand. Dazu gehörten regelmäßige virtuelle Social Events und strukturierte Check-ins, um sicherzustellen, dass sich niemand isoliert fühlte.
Ein wesentlicher Aspekt dieses Kulturwandels war die Steigerung der Automatisierung.
„Die Automatisierung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse für neue Organisationen ist entscheidend", sagte Maguire. „Die Automatisierung dieses Prozesses sorgt für einen wirklich reibungslosen Start für einen neuen Nutzer. Das Schlimmste ist, wenn jemand in einer Firma anfängt und am ersten Tag feststellt: Warum habe ich keinen Zugriff auf dieses oder jenes System? Das sorgt wirklich für einen denkbar schlechten Start.“
Technologie gezielt nutzen
Der Einsatz von Tools wie Slack war entscheidend. Mehr als nur Kommunikation aufrechtzuerhalten, halfen diese Werkzeuge, die Koordination im Team zu verbessern.
Synivate nutzte Slack nicht nur zur Kommunikation, sondern passte es an seine eigenen Arbeitsabläufe an. Für unterschiedliche Projekte, Abteilungen oder auch soziale Interaktionen wurden spezielle Kanäle angelegt. Diese Struktur sorgte dafür, dass Unterhaltungen fokussiert und relevant blieben, das Rauschen reduziert und der Informationsfluss verbessert wurde.
Um der potenziellen Vereinsamung im Remote-Modus entgegenzuwirken, führte Synivate geplante tägliche Huddles und wöchentliche Team-Check-ins via Slack ein. Es handelte sich um kurze, strukturierte Sitzungen, die dazu dienten, Ziele abzustimmen, Updates zu teilen und aktuelle Anliegen sofort zu adressieren.
Diese Praxis half, einen Rhythmus zu erhalten und sorgte dafür, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand blieben – so entstand ein Gefühl von Zusammengehörigkeit und gemeinsamen Zielen.
Um den Nutzen von Slack voll auszuschöpfen, investierte Synivate in Schulungen für alle Teammitglieder, mit Schwerpunkt auf Best Practices für Kommunikation, Dateifreigabe und dem effektiven Einsatz der Funktionen von Slack.
Zusätzlich erstellten sie einen Leitfaden für den respektvollen und produktiven Umgang miteinander im Slack-Chat.
Tipps für andere Unternehmen:
- Strukturieren Sie Ihre Kanäle durchdacht: Ordnen Sie Slack-Kanäle klaren Themen oder Projekten zu, um Diskussionen übersichtlich zu halten und Informationsüberflutung zu vermeiden.
- Nutzen Sie Integrationen: Binden Sie andere Tools in Slack ein, sodass es zum Dreh- und Angelpunkt Ihres Arbeitsumfelds wird, ohne ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.
- Kommunikationsnormen festlegen: Definieren Sie klare Richtlinien, wie und wann Slack genutzt wird – inklusive Erwartungen zu Antwortzeiten und welche Nachrichtenarten für verschiedene Kanäle geeignet sind.
- Regelmäßige Schulungen: Bieten Sie kontinuierlich Schulungen und Updates zu neuen Funktionen und bewährten Praktiken an, damit das Team stets kompetent und effizient mit der Plattform arbeitet.
- Geplante Interaktionen: Setzen Sie regelmäßige virtuelle Meetings und Check-ins an, um die Teambindung hochzuhalten und sicherzustellen, dass sich alle eingebunden und geschätzt fühlen.
Der Übergang war nicht frei von Herausforderungen, aber die Ergebnisse sprachen für sich. Die Produktivität stieg messbar an, Projekte wurden deutlich häufiger termingerecht abgeschlossen und die Teammitglieder berichteten von einer höheren Arbeitszufriedenheit.
Kernwerte und Kommunikation
Für jede Organisation ist der Wechsel zur Remote-Arbeit eng mit ihren Kernwerten verknüpft, die mehr sind als nur erstrebenswerte Ideale – sie sind praktische Vorgaben, welche die täglichen Handlungen und Entscheidungen prägen.
Bei Synivate werden diese Werte folgendermaßen aktiv gelebt:
Maximale Eigenverantwortung
Das bedeutet, dass jedes Teammitglied – unabhängig von seiner Position – die volle Verantwortung für seine Beiträge und die Ergebnisse seiner Arbeit übernimmt. Um das zu fördern, hat Synivate einen transparenten Feedback-Mechanismus eingeführt, bei dem Mitarbeitende regelmäßig ihre Projekte zur Begutachtung durch Kolleginnen und Kollegen vorstellen. So wird eine Kultur der Verantwortlichkeit und kontinuierlichen Verbesserung geschaffen.
Kundenzufriedenheit
Dieser Kernwert bedeutet, Kundenerwartungen durch vorausschauenden Service und schnelle Reaktion auf Probleme zu übertreffen. Synivate misst die Kundenzufriedenheit regelmäßig durch Umfragen und verfügt über ein reaktionsschnelles System, sodass jedes Teammitglied Feedback kennt und darauf reagieren kann. Diese Transparenz hilft allen, ihren direkten Einfluss auf die Kundenerfahrungen zu verstehen.
Teamarbeit
Synivate fördert einen starken Teamgeist durch regelmäßige virtuelle Teambuilding-Aktivitäten und den Einsatz kollaborativer Projektmanagement-Tools, die eine aktive Teilnahme aller Mitglieder verlangen. So wird sichergestellt, dass sich trotz physischer Distanz niemand isoliert fühlt.
Prozessen folgen
Gerade im Remote-Umfeld ist die Einhaltung etablierter Prozesse entscheidend.
Synivate nutzt detaillierte Prozesslandkarten, die in die Projektmanagement-Tools integriert sind, sodass alle Teammitglieder dieselben Abläufe und Richtlinien befolgen – diese werden regelmäßig überprüft und angepasst, um veränderten Anforderungen gerecht zu werden.
Einfallsreichtum
Um Einfallsreichtum zu fördern, bietet Synivate Schulungen zu Problemlösung und kreativem Denken an.
Außerdem gibt es ein internes Wiki, in dem Mitarbeitende innovative Lösungen und selbst entdeckte Abkürzungen teilen können. Damit wird ein Umfeld geschaffen, in dem Einfallsreichtum anerkannt und belohnt wird.
Der Einsatz von Plattformen wie Slack dient nicht nur zur Aufgabenkoordination, sondern auch dazu, diese Kernwerte zu stärken. Zum Beispiel:
- Speziell eingerichtete Kanäle: Es gibt spezielle Slack-Kanäle für öffentliches Lob und Anerkennung; hier feiern Teammitglieder, wie Kernwerte gelebt werden.
- Regelmäßige Check-ins: Tägliche und wöchentliche Check-ins beinhalten nicht nur operative Updates, sondern auch einen Teil für Reflektion über die Kernwerte. Teammitglieder berichten, wie sie diese Werte in ihrer Arbeit umgesetzt haben.
Werte dienen als Kompass, der Teammitglieder in ihren täglichen Aufgaben und Interaktionen leitet und einen einheitlichen Ansatz sichert, der physische Barrieren überwindet.
Ein aktives Bekenntnis zu den Kernwerten ist entscheidend, um einen starken Teamzusammenhalt und ein gemeinsames Ziel zu wahren – das ist essenziell für den langfristigen Erfolg in der Remote-Arbeitswelt.
Die Rolle von Feedback und Anerkennung beim Aufbau von Teamzusammenhalt
Feedback und Anerkennung spielen eine entscheidende Rolle bei der Förderung eines positiven und kohäsiven Arbeitsumfelds sowie bei der Bewältigung der Herausforderungen beim Führen von Remote-Mitarbeitenden.
Maguire hat dies erkannt und bei Synivate den „Feedback Friday“ eingeführt – einen festen Zeitpunkt jede Woche, an dem sich Teammitglieder gezielt gegenseitig für ihre Leistungen anerkennen und wertschätzen. Diese Praxis ist eng mit den Unternehmenswerten verwoben und dient als Plattform, die Prinzipien von Teamarbeit im Alltag zu stärken.
Der Feedback Friday geht über die traditionelle Auffassung von Feedback als Top-down-Prozess hinaus. Stattdessen fördert er eine Kultur der gegenseitigen Anerkennung, in der Wertschätzung und konstruktives Feedback frei auf allen Ebenen des Unternehmens fließen.
Dieser Ansatz demokratisiert Feedback und macht es zu einer gemeinsamen Aufgabe, nicht nur zur Führungsaufgabe. Das dient einem doppelten Zweck: Es motiviert die Einzelnen durch Anerkennung ihrer Leistungen und stärkt zugleich den Teamzusammenhalt, da sich die Mitglieder durch das Feedback ihrer Kolleginnen und Kollegen wertgeschätzt und gesehen fühlen.
Fokus und Verantwortlichkeit wahren
Beim Wechsel zur Remote-Arbeit besteht die Gefahr, dass durch weniger direkte Kontrolle Ablenkungen und ein Rückgang der Produktivität entstehen.
Um diesem Risiko zu begegnen, wurden bei Synivate Slack-Huddles eingeführt – allerdings mit einer strategischen Herangehensweise, die die Produktivität steigert statt zu unterbrechen.
Zweck und Timing der Slack-Huddles
Anders als spontane Besuche am Schreibtisch, die den Arbeitsfluss unterbrechen können, sind Slack-Huddles bei Synivate sorgfältig geplant und zielgerichtet.
Diese Huddles sind auf Diskussionen beschränkt, die entscheidend und zeitkritisch sind, sodass der Zeitpunkt mit dem Arbeitsfluss abgestimmt wird, anstatt ihn zu stören.
Richtlinien für die Durchführung von Huddles
Legen Sie klare Richtlinien fest, was einen Huddle auslöst und welche Inhalte dabei behandelt werden sollen. Hier sind einige wichtige Punkte.
- Auslösepunkte: Ein Huddle wird einberufen, wenn für eine Entscheidung kollaborativer Input benötigt wird, den asynchrone Kommunikation nicht effizient leisten kann, oder wenn ein Projekt einen kritischen Meilenstein erreicht, der synchrones Feedback erfordert.
- Inhaltsrichtlinien: Jeder Huddle hat eine klare Agenda. Die Teilnehmenden werden erwartet, vorbereitet zu erscheinen – mit relevanten Informationen, Fragen oder Updates, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Diese Vorbereitung stellt sicher, dass Huddles prägnant und produktiv sind.
- Integration in den Arbeitsablauf: Um Huddles weiter in den Arbeitsalltag zu integrieren, ohne sie zur Ablenkung werden zu lassen, nutzt Synivate Terminierungspraktiken, die den natürlichen Arbeitsrhythmus respektieren. Huddles werden oft zu Zeiten angesetzt, in denen die Teammitglieder weniger in individuelle Aufgaben vertieft sind, wie zum Beispiel am späten Vormittag oder direkt nach dem Mittagessen.
Teammitglieder berichten, dass diese fokussierten, zeitlich begrenzten Besprechungen dazu beitragen, Ziele zu klären, die Zusammenarbeit rasch abzustimmen und die Zeit aller effizient zu nutzen. Dieser Ansatz verwandelt potenzielle Ablenkungen in Chancen zur Förderung der Teamarbeit und zur Beschleunigung des Projektfortschritts.
Remote-Arbeit annehmen
Mit Blick auf die Zukunft stimmt Maguires Vision für Synivate mit allgemeineren Trends der Geschäftswelt und Best Practices für hybride Arbeit überein, mit Schwerpunkt auf SaaS-Lösungen und Automatisierung.
Dieser Fokus liegt nicht nur darauf, Technologie im Sinne der Modernisierung einzusetzen, sondern auf der Steigerung der Effizienz und der Optimierung von Prozessen, insbesondere beim Onboarding und Offboarding.
In einer Remote-Umgebung, in der physische Interaktionen begrenzt sind, kann die Automatisierung dieser Prozesse Verzögerungen und Missverständnisse erheblich reduzieren. Indem Sie in Systeme investieren, die diese Abläufe reibungslos und benutzerfreundlich gestalten, stellen Sie sicher, dass Veränderungen im Team den Arbeitsfluss nicht beeinträchtigen.
Die Verlagerung hin zu SaaS-Lösungen und Automatisierung ist ein strategischer Schritt, der den Anforderungen eines modernen, dezentralen oder hybriden Teams entspricht. Diese Technologien bieten Skalierbarkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit – essenzielle Eigenschaften für ein verteiltes Team.
3 zentrale Erkenntnisse
- Die strategische Integration von Kommunikationstools kann Teamdynamik und betriebliche Effizienz erheblich verbessern, indem Arbeitsabläufe individuell angepasst und verschiedene Produktivitätsplattformen integriert werden.
- Fest verankerte Grundwerte sind entscheidend, um in Remote-Arbeitsumgebungen den Zusammenhalt und die Motivation des Teams zu stärken. Sie leiten die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindungen auch ohne physische Anwesenheit.
- Die regelmäßige Messung von Leistungskennzahlen wie Reaktionszeiten bei Kunden, Projektabschluss und Kundenzufriedenheit ist unerlässlich, um die Wirksamkeit von Remote-Arbeitsmodellen zu bewerten und transparent darzustellen sowie Ansatzpunkte für weitere Verbesserungen zu erhalten.
Wenn Sie mehr über die neuesten Entwicklungen im Bereich Remote- und hybride Arbeit erfahren möchten – was funktioniert und was nicht – abonnieren Sie unbedingt den People Managing People Newsletter. So erhalten Sie die neuesten Einblicke direkt in Ihr Postfach.
