Die Kosten schlechter Schulungen

Über die Kosten von Schulungssoftware für Mitarbeiter hinaus wirkt sich auch der Aufwand für all diese verschwendeten Ressourcen auf das Unternehmen aus.

Über Jahrzehnte hinweg und bei unzähligen Mitarbeitern in Tausenden von Unternehmen weltweit summiert sich dieser Betrag auf Milliarden von Dollar.

Brechen wir das konservativ herunter: 1 Mitarbeiter × 500 US-Dollar jährliche Kosten + Anzahl der nicht wertschöpfenden Stunden [sagen wir 40 Stunden pro Jahr am unteren Ende bei durchschnittlich vollständig eingerechneten Kosten von 40 US-Dollar/Stunde] = 1.300 US-Dollar/Mitarbeiter. 

Die Ausgaben für Schulungen in den USA überschritten 2021–2022 erstmals die Marke von 100 Milliarden US-Dollar, laut dem Bericht der Training Industry 2022 des Magazins Training. (Abbildung 1) 

Abbildung 1. https://trainingmag.com/2022-training-industry-report/

Noch verschlimmert wird die Situation dadurch, dass die meisten dieser Schulungskurse aufgrund organisatorischer und regulatorischer bzw. zertifizierungsbezogener Änderungen um Wochen und in vielen Fällen um Monate veraltet sind. 

Trotz all dieser Kosten bringt die Zeit, die für die Erstellung neuer oder aktualisierter Kurse benötigt wird, Unternehmen in Gefahr, weil ihre Mitarbeiter nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen und nicht ausreichend informiert sind. 

Was bedeutet das also alles? Wir brauchen neue Ansätze für betriebliche Weiterbildung, berufliche Kompetenzen und die Erstellung von Inhalten. 

Glücklicherweise haben sich in den vergangenen Jahren die richtigen Voraussetzungen ergeben, und wir verfügen nun über die Werkzeuge und Methoden, um diese Veränderungen umzusetzen. 

In diesem Artikel werde ich auf jeden dieser Punkte eingehen und Ihnen eine Reihe von Maßnahmen an die Hand geben, die Sie noch heute umsetzen können, damit Ihr Unternehmen Schulungen schneller zu seinen Mitarbeitern bringt, die Gesamtkosten senkt und das Lernen beschleunigt.

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Im Jahr 2018 bat ich mein Innovationsteam für Lernen und Entwicklung bei Wells Fargo, ein großes Experiment zu wagen. Ich war davon überzeugt, dass wir einen großen Teil des Kursentwicklungsprozesses automatisieren konnten, einschließlich der Erstellung jährlicher Lehrgänge zu regulatorischen Aktualisierungen. 

Dafür musste mein Team jedoch Python erlernen (die De-facto-Sprache für künstliche Intelligenz). Da Python auch hervorragend für die Entwicklung serverseitiger Hilfsanwendungen geeignet ist, sollten die Teammitglieder ihre Weiterqualifizierung damit beginnen, Werkzeuge zu erstellen, die die Organisation unserer Schulungsunterlagen und Kursressourcen automatisierten, um unsere Kollegen in den Teams für Unterrichtsdesign zu unterstützen. 

Wie in vielen Organisationen üblich, wehrte sich das Führungsteam gegen die Frage, warum ich mein Team mit diesem Vorhaben „Zeit verschwenden“ ließ. 

Glücklicherweise konzentrierte ich mich auf einige schnelle Erfolge. In einem Fall entwickelte mein Team ein Werkzeug, das sämtliche in einem inzwischen abgeschafften Tool erstellten Altinhalte in das PDF-Format konvertierte, alle Dateien auf einen neuen Server migrierte und eine Mastertabelle erstellte, in der sämtliche Inhalte mit Links zu den Materialien verfolgt werden konnten. 

Die ursprüngliche Schätzung für einen rein menschlichen Ansatz lag bei zwei Personenjahren. Nach weniger als 60 Stunden Python-Skripterstellung war das gesamte Arbeitspensum innerhalb weniger Stunden erledigt. Dieser Erfolg beendete den Widerstand, und wir begannen, weitere Werkzeuge zu entwickeln, um so viel wie möglich von der eintönigen und nicht wertschöpfenden Arbeit zu automatisieren.

In der nächsten Phase der Weiterqualifizierung sollte das Team lernen, mit AI zu entwickeln. Wir begannen mit einer frühen Version von OpenAIs GPT. In kleinen Schritten nutzten wir dessen „Spielumgebung“ und ließen das System versuchen, Bewertungstests einschließlich Ablenkungsantworten zu erstellen. 

Die ersten Ergebnisse waren vielversprechend, aber bei Weitem noch nicht akzeptabel für die Aufnahme in unsere Kurse. Was wir hatten, war Potenzial und eine Vorstellung davon, wohin wir die Technologie entwickeln könnten, wenn man uns gewähren ließe. Wir hatten sogar die Aufmerksamkeit unseres Teams für Patente und geistiges Eigentum gewonnen. 

Leider hatten die Leiter der Lernorganisation nicht dieselbe Vision und waren der Meinung, dass wir die Zeit aller Beteiligten und die Ressourcen des Unternehmens verschwendeten. Die Arbeit wurde eingestellt, und das Projekt starb mitten in den COVID-Jahren.

Springen wir vor zum November 2022. ChatGPT geht live. Technische Redakteure und Unterrichtsdesigner können nun in Sekunden Kursinhalte erstellen, für die früher Stunden, Wochen oder Monate erforderlich waren. Die Welt erlebt nun die Verwirklichung unserer Vision, und auch wenn dies die Vergangenheit nicht ändert, kann es die Zukunft Ihres Unternehmens verändern.

Warum Sie eine AI-Revolution brauchen

AI sorgt in der betrieblichen Aus- und Weiterbildung für Bewegung und signalisiert einen entscheidenden Wandel bei den Schulungsmethoden. 

Zum einen erwartet die Generation Z, dass AI in ihrer beruflichen Entwicklung eingesetzt wird, und sie wird Ihre Organisation in diese Realität hineinziehen, wenn Sie sie nicht dorthin lenken.

Hier geht es nicht lediglich um technologische Spielereien, sondern um eine grundlegende Veränderung der Art und Weise, wie wir Wissen in beruflichen Umgebungen vermitteln und aufnehmen – sei es durch den Einsatz von Technologie oder durch die Einbindung von AI-Pionieren in den Wissensaustausch.

Wie das Weltwirtschaftsforum feststellt, ist AI mehr als nur ein Trendbegriff in der betrieblichen Weiterbildung, sondern vielmehr eine transformative Kraft. Dort heißt es: 

• Bei AI geht es nicht darum, Trainer durch Maschinen zu ersetzen, sondern sie zu unterstützen.
• Moderatoren können sich nun weniger auf Verwaltungsaufgaben und stärker auf ihre Leidenschaft konzentrieren – die Weiterbildung und den Austausch mit Mitarbeitenden.
• Trainer können AI nun nutzen, um die mit der Entwicklung von Schulungsmodulen, der Leistungsbewertung und der Anpassung von Inhalten verbundenen Aufgaben zu vereinfachen oder sogar zu automatisieren.
• AI kann die Weiterbildungserfahrung an die Bedürfnisse aller anpassen.
• Mit AI-erweiterten LxPs (Plattformen für Lernerfahrungen) kann die Weiterbildung nun so angepasst werden, dass sich kein Mitarbeitender übergangen fühlt.
• Dieser Ansatz fördert eine umfassende, personalisierte Entwicklung.

Was bedeutet das für die Zukunft der betrieblichen Weiterbildung? Wir stehen am Beginn einer neuen Ära. Einer Weiterbildungsumgebung, in der AI die Feinheiten verwaltet und Trainer dadurch mehr Freiraum erhalten, um bei ihren Mitarbeitenden Begeisterung für das Lernen zu wecken. 

Es ist eine Umgebung, in der Mitarbeitende nicht bloße Empfänger von Informationen, sondern aktive Teilnehmende an einer personalisierten Lernreise sind.

Lernen ist eine Reise

Während Beispiele aus der Praxis und messbare Daten für die meisten Organisationen gerade erst sichtbar werden, gibt es Möglichkeiten, mit der Umgestaltung Ihrer Weiterbildungs- und Lernprogramme zu beginnen, die auf bestehenden didaktischen Paradigmen aufbauen. 

Dazu gehört unter anderem, unser Verständnis vom Lernen zu überdenken, etwa indem wir zu einem stärker sokratischen Ansatz wechseln, da AI nun bei Bedarf Antworten auf Fragen liefern kann.

Andere Bereiche betreffen die Veränderung der erforderlichen Kompetenzen, um den Anforderungen der nun umwälzend veränderten Arbeitswelt gerecht zu werden. 

Um einen reisebasierten Lernansatz zu beginnen, der AI-Unterstützung und -Funktionen integriert, können Sie diese 12 Schritte befolgen, um Ihre Leistungsergebnisse zu maximieren:

1. Definieren Sie Ihre Lernziele

Bestimmen Sie das Fachgebiet, das Sie erlernen oder in dem Sie sich verbessern möchten, und setzen Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele für Ihre Lernreise.

AI kann Ihnen beim Formulieren dieser Ziele helfen, indem sie Ihnen eine Reihe von Fragen stellt, oder Sie können AI um Empfehlungen auf Grundlage Ihres Fachgebiets bitten. Achten Sie darauf, das Lernen über AI und Robotik als eines dieser Ziele aufzunehmen.

2. Machen Sie sich mit AI-Tools und -Ressourcen vertraut

Erkunden Sie AI-Funktionen wie Chatbots, Empfehlungsmaschinen und interaktive Inhalte. Berücksichtigen Sie Nutzungsbeschränkungen auf Grundlage der Risikotoleranz Ihrer Organisation und lernen Sie, wie Sie bei Bedarf Unterstützung und zusätzliche Ressourcen erhalten.

Beispielsweise können Erkenntnisse aus einer AI-Rekrutierungslösung Trainern dabei helfen, bessere Einarbeitungsprozesse auf Grundlage datenbasierter Bewertungen von Bewerbenden zu erstellen.

3. Wählen Sie die richtige durch AI erweiterte Lernplattform

Wählen Sie eine Plattform, die AI-Funktionen wie personalisierte Lernpfade, adaptive Inhalte und Leistungserfassung bietet. Stellen Sie sicher, dass die Plattform das Fachgebiet unterstützt, für das Sie sich interessieren, und bedenken Sie, dass die Plattform so einfach wie ein Chat-Agent oder so komplex wie ein vollständig in AI integriertes Lernmanagementsystem sein kann.

4. Erstellen Sie ein persönliches Profil

Geben Sie Ihren aktuellen Wissensstand, Ihre Lernpräferenzen und Ihre Ziele in das AI-System ein.

Lernmanagementsysteme verfügen möglicherweise bereits über diese Informationen und müssen lediglich mit Ihrem AI-Agenten verbunden werden (in größeren Organisationen kann dafür die Unterstützung der IT-Abteilung erforderlich sein). AI kann diese Informationen nutzen, um die Lernerfahrung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

5. Absolvieren Sie eine erste Einschätzung

Führen Sie alle vom KI-System bereitgestellten ersten Bewertungen oder Diagnosen durch, um Ihren Ausgangspunkt zu ermitteln. Diese Bewertungen können sich auf allgemeine Fachgebiete oder auf rollenspezifisches Wissen, Fähigkeiten und Verhaltensweisen beziehen.

Die KI analysiert Ihre Leistung und passt Ihren Lernpfad entsprechend an.

6. Beginnen Sie Ihre Lernreise

Beginnen Sie mit den Inhalten und Übungen, die das KI-System auf Grundlage Ihrer Bewertungsergebnisse empfiehlt. Nutzen Sie multimodale Ressourcen (Videos, Artikel, Quizze), um einen Ansatz zu finden, der für Sie am besten funktioniert.

7. Interagieren Sie regelmäßig mit der KI-Unterstützung

Nutzen Sie KI-gestützte Tools wie virtuelle Tutoren für Erklärungen und Feedback. Stellen Sie Fragen und bitten Sie um Erläuterungen, um das Verständnis sicherzustellen, und machen Sie sich die Fähigkeit der KI zunutze, komplexe Themen zu vereinfachen.

8. Überwachen Sie Ihren Fortschritt

Überprüfen Sie regelmäßig die von der KI erstellten Analysen und Fortschrittsberichte, um zu sehen, wie Sie auf Ihre Ziele hinarbeiten. Sie können Ihr Lerntempo und Ihre Schwerpunktbereiche anhand der bereitgestellten Erkenntnisse anpassen.

Lassen Sie die KI auf Grundlage Ihres Fortschritts proaktiv zusätzliche Schulungen oder Unterstützung anbieten.

9. Reflektieren und anpassen

Überdenken Sie, was Sie gelernt haben und wie die KI sich an Ihre Bedürfnisse angepasst hat. Geben Sie dem KI-System anschließend Feedback, um die Lernerfahrung weiter zu verfeinern.

10. Nutzen Sie Möglichkeiten zum kollaborativen Lernen

Beteiligen Sie sich an von der KI unterstützten Gemeinschaften oder Peer-Gruppen für Diskussionen und gemeinsames Lernen. Sie können Erkenntnisse teilen und aus den Erfahrungen und Perspektiven anderer lernen.

11. Iterieren und erweitern

Setzen Sie sich neue Ziele, sobald Sie Ihre ersten Ziele erreicht haben, um Ihre Lernreise fortzusetzen. Nutzen Sie die KI, um verwandte Fachgebiete zu erkunden oder Ihre Kenntnisse in bestimmten Themenbereichen zu vertiefen.

12. Bleiben Sie auf dem Laufenden und passen Sie sich an

Behalten Sie Aktualisierungen der KI-Plattform und neue Funktionen im Blick, die Ihr Lernen verbessern können. Seien Sie offen dafür, Ihre Lernstrategien anzupassen, während sich KI-Technologien weiterentwickeln.

Diese Schritte ähneln denen, die Schulungsexperten schon lange einsetzen, um Menschen neue Fähigkeiten zu vermitteln. Aber jetzt haben Sie mehr Kontrolle über Ihr Lernen, es kann stärker auf Sie zugeschnitten werden, und Sie können viel schneller Ihren eigenen personalisierten Lernplan erhalten. 

Die KI wird ständig besser und die Art und Weise, wie wir lernen, weiter verbessern. Sie müssen sich jedoch aktiv beteiligen und bereit sein, Ihre Lernweise zu verändern, um sich auf neue Herausforderungen in Ihrem Beruf und in Ihrem Unternehmen vorzubereiten. Das Wichtigste für erfolgreiches Lernen mit KI ist, sich aktiv einzubringen und offen dafür zu sein, die eigene Lernweise auf Grundlage der Empfehlungen der KI zu verändern.

Was bedeutet das für Sie und Ihre Mitarbeitenden?

Wie ich in meinem Buch „KI im Team“ darlege, ist KI inzwischen ein Bestandteil der Organisation für Lernen und Entwicklung. Mit Plattformen als Dienstleistung können Designer und Entwickler KI nun problemlos in ihr Werkzeugset integrieren. 

Von der Zusammenfassung seitenlanger Notizen von Fachexperten und Audiotranskriptionen bis hin zur Erstellung vollständiger Mikrollektionen und offener Bewertungen sind den Möglichkeiten, wie KI die Entwicklung von Schulungen erweitern kann, kaum Grenzen gesetzt. 

KI-gestützte Tools ermöglichen es Lehrenden, effizient hochwertige Bildungsmaterialien zu erstellen, wodurch die Lernerfahrung verbessert und gleichzeitig die Arbeitsbelastung der Lehrenden reduziert wird. 

In einigen Fällen ermöglichen diese neuen KI-Tools für die Gestaltung von Lernangeboten Lehrenden, in nur wenigen Sekunden statt in Stunden oder Tagen kurze Lernprogramme aus privaten Fachinhalten zu erstellen.

Dazu gehören Gestaltungstools, die nicht nur intelligent, sondern auch unglaublich benutzerfreundlich sind. Es geht nicht nur darum, Dinge ansprechend aussehen zu lassen, sondern darum, Lernmediengestalter und Mitarbeitende gleichermaßen zu befähigen, mit wenigen Klicks Designs auf professionellem Niveau zu erstellen. 

Während viele Experten allgemein darüber sprechen –  all dies ist neu, und die Daten, die dies belegen, werden noch erhoben – sind viele ihrer Prognosen bereits Realität, und wir sehen Produktivitätssteigerungen, zumindest im Bereich der Kurs- und Inhaltserstellung (siehe Abbildung 2).

Abbildung 2. Beispiel für KI im Prozess der Kurserstellung. 

Wir haben den Menschen jedoch nicht aus dem Prozess entfernt. Während KI hervorragend für die Ideenfindung, erste Entwürfe und das Korrekturlesen geeignet ist, sind Menschen bei der Analyse und den Entwürfen vom zweiten bis zum finalen Entwurf weiterhin unverzichtbar, um die inhaltliche Richtigkeit (keine Halluzinationen) und die Anwendbarkeit für die Zielgruppe sicherzustellen. Diese Verbindung von künstlicher und menschlicher Intelligenz ist entscheidend für den Erfolg.

Worauf wir hier wirklich hinauswollen, ist die Nutzung dieser Tools, um Lernerfahrungen umfassender und effektiver zu gestalten. 

Dies ist besonders bei neuen Mitarbeitenden effektiv. Durch die Verbindung von Verhaltenswissenschaft mit maschinellem Lernen können KI-Tools die kognitiven und emotionalen Eigenschaften eines Mitarbeitenden bewerten und dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Schulungen erforderlich sein könnten.

Während sie sich mit der Terminologie und den Anforderungen Ihres Unternehmens vertraut machen, kann der Inhalt, den Sie einmal erstellen, durch automatisierte Umformulierungen, Vereinfachungen oder berufsspezifische Anpassungen an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden.

Gemeinsam mit KI gelingt Ihre Weiterbildung besser

KI ist da. Der Geist ist aus der Flasche. Werden Sie mit KI zusammenarbeiten oder von jemandem ersetzt werden, der dies tut? Glücklicherweise können Sie bereits jetzt Maßnahmen ergreifen, um proaktiv mit KI zusammenzuarbeiten und das Lernen in Ihrer Organisation zu verbessern.

1. Bieten Sie kontinuierliche Möglichkeiten zur Umschulung und Weiterqualifizierung für Mitarbeitende an, damit sie mit dem sich schnell verändernden Arbeitsmarkt Schritt halten können, und nutzen Sie dabei die Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit von KI, um einen lernwegorientierten Ansatz zu ermöglichen.
2. Implementieren Sie adaptive Lernsysteme, die den Schwierigkeitsgrad und das Tempo von Lerninhalten an den Fortschritt und die Leistung der Lernenden anpassen, ein angemessenes Maß an Herausforderung aufrechterhalten und die Lernenden motivieren und engagieren. 
3. Erstellen Sie KI-gestützte Tutoren, die Lernenden sofortiges Feedback, Hinweise und Erklärungen geben, die Erfahrung einer Einzelbetreuung simulieren und den Lernprozess verbessern. 
4. Nutzen Sie KI, um Einreichungen von Lernenden wie Aufsätze, Kurzantworten und sogar Code automatisch zu bewerten und zu benoten. So sparen Sie Lehrkräften Zeit und geben Lernenden sofortiges Feedback. Hier finden Sie einige ChatGPT-Eingabeaufforderungen für die Personalabteilung, die dabei helfen.
5. Setzen Sie KI ein, um die automatische Übersetzung von Bildungsinhalten zu ermöglichen, sodass diese einem breiteren Kreis von Lernenden zugänglich werden, die möglicherweise verschiedene Sprachen sprechen, und um Tools zu erstellen, die Sprachunterstützung in Echtzeit bieten, beispielsweise Hilfe bei Grammatik und Aussprache. 
6. Setzen Sie generative KI und maschinelles Lernen ein, um ansprechende, interaktive Lernerfahrungen zu schaffen, beispielsweise Spiele und Simulationen, die sich an die Fähigkeiten und den Fortschritt der Lernenden anpassen und so bessere Beteiligung und Ergebnisse fördern. 
7. Nutzen Sie KI, um Bildungswerkzeuge und -plattformen zu erstellen, die für Lernende mit Behinderungen besser zugänglich sind, beispielsweise Text-zu-Sprache, Sprache-zu-Text und automatische Bildbeschriftung. 
8. Investieren Sie in Bildungs-Kobots, um menschliche Lehrkräfte zu unterstützen und einzelnen Lernenden maßgeschneiderte Unterstützung sowie Echtzeitanalysen ihrer Leistung zu ermöglichen, während Routineaufgaben übernommen werden. 

Das Risiko besteht darin, KI in der Bildung nicht einzusetzen

Die Integration von KI in den Lernsektor ist nicht nur eine akademische Verbesserung, sondern auch ein strategischer geschäftlicher Schritt.

Durch die Einführung von KI können Bildungseinrichtungen ihre Abläufe optimieren, Lernergebnisse verbessern und sich für zukünftigen Erfolg positionieren. 

Mit der Weiterentwicklung von KI wird ihre Rolle bei der Neugestaltung des betrieblichen Lernens und der Weiterbildung immer bedeutender. Das einzige echte Risiko für Ihre Organisation besteht darin, nicht zu verstehen, wie Sie mit KI zusammenarbeiten können, um Ihre Belegschaft effektiv auf die bereits in Gang befindlichen Veränderungen vorzubereiten.