10 Tipps für bessere Gespräche zur Leistungsbeurteilung

Der Zweck dieses Gesprächs ist naturgemäß vielschichtig, und genau darin liegt ein Problem. Einerseits bietet es die Gelegenheit, Leistungen anzuerkennen, Erfolge zu feiern und Mitarbeiter zu motivieren, indem ihre Beiträge hervorgehoben werden. Andererseits dient es dazu, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, in denen Mitarbeiter dazu herausgefordert werden können, zu lernen und sich weiterzuentwickeln. 

Darüber hinaus bringt die Zielsetzung im Rahmen der Leistungsbeurteilung den Einzelnen mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang und hilft sowohl dem Mitarbeiter als auch der Organisation, sich für den zukünftigen Erfolg in dieselbe Richtung zu bewegen. Was ergibt sich also aus all dem? 

Ein Rezept für ein schwieriges Meeting, genau das. Allzu oft versuchen wir, wie man sagt, den Ozean auszukochen. In Wirklichkeit müssen wir die Zeit nutzen, um uns auf die wenigen Dinge zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters haben, und dann weiterzumachen. Wenn das Ergebnis der Beurteilung in einem überladenen Feedback besteht, wirkt es auf den Mitarbeiter unerreichbar.

Häufigkeit und Zeitpunkt

Gespräche zur Leistungsbeurteilung finden in der Regel regelmäßig statt. Übliche Abstände sind jährliche, halbjährliche oder vierteljährliche Beurteilungen.

Der Zeitpunkt dieser Gespräche hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa vom Leistungszyklus des Unternehmens, dem Geschäftsjahr und den Projektzeitplänen.

• Jährliche Beurteilungen sind am traditionellsten und bieten einen umfassenden Überblick über die Leistung eines Mitarbeiters im Laufe des Jahres.
• Halbjährliche oder vierteljährliche Beurteilungen können in schnelllebigen Branchen bevorzugt werden, in denen häufigeres Feedback erforderlich ist, um die Abstimmung mit sich entwickelnden Geschäftszielen aufrechtzuerhalten.
• Anlassbezogene Beurteilungen können nach großen Projekten, organisatorischen Veränderungen oder wichtigen Meilensteinen stattfinden. So wird sichergestellt, dass Leistungsfeedback zeitnah gegeben wird und Mitarbeiter die nötige Unterstützung erhalten, um auf Kurs zu bleiben.

Der Schlüssel zu einem effektiven Gespräch zur Leistungsbeurteilung liegt im richtigen Zeitpunkt – es muss sichergestellt werden, dass die Beurteilungen in sinnvollen Abständen stattfinden und auf Projektzyklen oder größere organisatorische Veränderungen abgestimmt sind. 

Rechtzeitige Beurteilungen tragen dazu bei, dass Feedback relevant und umsetzbar ist und Mitarbeiter das ganze Jahr über das Gefühl haben, dass ihre Beiträge geschätzt werden. Deshalb kann ich gar nicht genug betonen: Sie MÜSSEN aufhören, die Leistung nur einmal im Jahr zu beurteilen, und stattdessen zu einem kontinuierlichen Leistungsmanagement übergehen, bei dem Führungskräfte und ihre direkten Mitarbeiter regelmäßig Gespräche führen. 

Leistung ist mehrdimensional, und Sie können unmöglich alles abdecken oder das gesamte notwendige Coaching in einem Gespräch pro Quartal durchführen – geschweige denn in einem pro Jahr.

Vorbereitung auf das Gespräch zur Leistungsbeurteilung

Vor dem Gespräch zur Leistungsbeurteilung müssen sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter mit den richtigen Informationen vorbereiten, die sie für dieses Meeting benötigen. Dadurch wird ein ausgewogenes und unvoreingenommenes Gespräch sichergestellt. 

Für Führungskräfte

Relevante Daten und Beispiele zusammentragen

Führungskräfte sammeln Leistungskennzahlen, Projektergebnisse und konkrete Beispiele für Erfolge und Verbesserungsbereiche, um objektives und umsetzbares Feedback zu geben.

Glücklicherweise gibt es zahlreiche Tools, die diesen Teil erleichtern, darunter Tools für 360-Grad-Feedback, die den Erfassungsprozess automatisieren.

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Selbsteinschätzung des Mitarbeiters prüfen

Die Überprüfung der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters bietet Einblicke in seine Perspektive, hilft dabei, Feedback mit seiner Selbstwahrnehmung in Einklang zu bringen, und ermöglicht ein produktiveres Gespräch. Hier stehen verschiedene Methoden der Leistungsbeurteilung zur Auswahl.

Klare Ziele für das Gespräch festlegen

Legen Sie klare Ziele für das Mitarbeitergespräch fest – unabhängig davon, ob es um Leistungsprobleme, berufliche Entwicklung oder zukünftige Ziele geht –, um ein fokussiertes und umsetzbares Gespräch zu gewährleisten.

Für Mitarbeiter

Die eigene Leistung ehrlich reflektieren

Mitarbeiter sollten ihre Erfolge, Herausforderungen und ihre Entwicklung reflektieren, um ihre eigene Leistung zu verstehen und sich effektiver am Gespräch zu beteiligen. Es ist jedoch wichtig, dass Mitarbeiter nicht jedes Gespräch als Mittel betrachten, um ihre nächste Gehaltserhöhung einzufordern.

Wenn Mitarbeiter über ihre Erfolge und Leistungen sprechen, als wären diese ein Sinnbild für Perfektion, zeigt das einen Mangel an Selbstwahrnehmung und Integrität.

Fragen und Gesprächsthemen vorbereiten

Kommen Sie mit Fragen zu Leistungserwartungen, Feedback zu bestimmten Aufgaben oder Entwicklungsmöglichkeiten vorbereitet in das Gespräch, um es zu lenken.

Mitarbeitergespräche neu denken

Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um uns ein schönes und wirkungsvolles Mitarbeitergespräch vorzustellen. Es läuft ungefähr so ab wie dieses, auf das ich kürzlich gestoßen bin:  

"Mein Vorgesetzter wusste, dass ich gerne Artikel schrieb, die in die Tiefe gingen und auf gründlicher Recherche beruhten. Wir hatten in der Vergangenheit darüber gesprochen, aber die Wahrheit war, dass diese Art von Arbeit normalerweise nicht zu unseren Aufgaben gehörte. Gleichzeitig sah mein Vorgesetzter, was im Bereich der Podcasts geschah, und stellte fest, dass der CEO Podcasts wirklich mochte. Deshalb forderte mein Vorgesetzter mich auf, einige Podcast-Ideen für das Unternehmen zu entwickeln, da er wusste, dass dieses Format der Art von Geschichten entsprach, die ich gerne erzählte. Er stellte diese Verbindung für mich her und holte die Unterstützung des CEO ein, um gemeinsam mit einem unserer Partner einen Podcast zu starten. Es erwies sich als ein Rahmen, den wir auf größere Kunden übertrugen und der dazu beitrug, dass sich diese Beziehungen prächtig entwickelten. Möglich wurde dies durch einen Vorgesetzten, dem etwas an mir lag und der Zusammenhänge erkannte. Er nutzte dies, um mich zu inspirieren und für meine Arbeit zu begeistern, sodass sich unsere Gespräche über meine Leistung so anfühlten, als würden wir etwas erschaffen, statt nur durchzugehen, was ich im vergangenen Geschäftsjahr getan hatte. Wir verliehen meiner beruflichen Laufbahn Gestalt."

Wow, möchten Sie nicht dieser Mitarbeiter sein? Möchten Sie nicht der Vorgesetzte in dieser Geschichte sein? Es ist möglich! 

10 Tipps, um vom gefürchteten Ritual zum bedeutungsvollen Gespräch zu gelangen

Wie verwandelt man also das Mitarbeitergespräch von einem Gespräch, dem Mitarbeiter aus dem Weg gehen möchten, in eines, auf das sie sich freuen? Indem man fürsorglich, ehrlich, authentisch und wirkungsvoll ist. 

Sehen wir uns an, wie Sie das erreichen können – und ja, es ist möglich, ein wertschätzendes Gespräch zu führen und gleichzeitig das ganze Jahr über Ziele und Ergebnisse voranzutreiben.  

1. Schaffen Sie mit klaren Absichten die Grundlage.

Bevor Sie das Gespräch überhaupt ansetzen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über seinen Zweck nachzudenken. Bei einem guten Mitarbeitergespräch geht es nicht nur darum, die bisherige Leistung zu bewerten, sondern auch darum, zukünftiges Potenzial zu fördern. Gehen Sie mit einer unterstützenden Haltung und nicht mit einer wertenden Einstellung in das Gespräch. 

Fragen Sie sich:

• Was soll der Mitarbeiter aus dem Gespräch mitnehmen? Soll er Klarheit über seine Stärken gewinnen, sich durch zukünftige Möglichkeiten motiviert fühlen oder konkrete Schritte zur Verbesserung mitnehmen?  
• Wie kann ich dieses Gespräch zum Sprungbrett für die Entwicklung machen?  
• Was habe ich über seine Stärken und Entwicklungsmöglichkeiten beobachtet?  

Indem Sie Ihre Absichten klären, planen Sie mit dem Ziel vor Augen. Diese Fragen eignen sich übrigens für jedes Gespräch – vom „Du machst das großartig“-Gespräch bis zum „Du brauchst Unterstützung“-Gespräch.  

2. Seien Sie vorbereitet. Es ist ein Gespräch, keine Checkliste.

Nichts zerstört Authentizität schneller, als wenn ein Vorgesetzter wortwörtlich aus einem Formular vorliest oder seinen Mitarbeiter nicht kennt! Mitarbeitergespräche sollten sich wie ein Dialog und nicht wie ein Monolog anfühlen.  

So bereiten Sie sich vor: 

• Überprüfen Sie die Erfolge und Herausforderungen des Mitarbeiters im Bewertungszeitraum.  
• Sammeln Sie konkrete Beispiele – vages Feedback hilft niemandem.  
• Berücksichtigen Sie die Karriereziele des Mitarbeiters und wie diese mit den Prioritäten der Organisation übereinstimmen.

Eine Vorlage für Mitarbeitergespräche kann dabei helfen, diese Informationen vor dem Gespräch zu ordnen.

Erledigen Sie die Vorarbeit

Wenn Sie sich am Abend zuvor dabei ertappen, wie Sie hektisch die Vorbereitung erledigen, halten Sie inne und fragen Sie sich: “Welche Botschaft vermittelt das?” Idealerweise sollten Führungskräfte mindestens einige Wochen im Voraus mit der Vorbereitung beginnen, um aussagekräftige Erkenntnisse und Beispiele zu sammeln und Ziele abzustimmen. Respektieren Sie die Arbeit, die Ihr Mitarbeiter leistet, indem Sie zeigen, dass Sie sich darum bemüht haben, sie zu verstehen.

Wenn sich dieser Ratschlag wie ein Angriff anfühlt, habe ich eine wenig überraschende Nachricht für Sie. Sie tun nicht genug, um Ihre Mitarbeiter zu verstehen. Sie müssen zurückgehen und weitere Daten sammeln, bevor Sie versuchen, dieses Gespräch zu moderieren. 

Sie können um eine Selbsteinschätzung bitten, mit Ihren Kollegen über die Auswirkungen der Arbeit Ihres Mitarbeiters sprechen und sich während des Gesprächs vielleicht verletzlich zeigen. Sie können Ihrem Mitarbeiter gegenüber zugeben, dass Sie im vergangenen Jahr nicht so viel Kontakt hatten, und bessere Möglichkeiten besprechen, im kommenden Jahr in Verbindung zu bleiben.  

3. Führen Sie mit Fürsorge. Stellen Sie zuerst den Menschen in den Mittelpunkt.

Niemand kann unter einer roboterhaften Führungskraft aufblühen. Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie sich auf menschlicher Ebene verbinden, offen miteinander teilen und anerkennen, dass Mitarbeiter bei diesen Gesprächen große Ängste haben können. 

Beispiele:  

• "Bevor wir einsteigen, möchte ich sagen, dass ich all die harte Arbeit schätze, die Sie in diesem Jahr geleistet haben. Wie geht es Ihnen im Moment damit?"  
• "Ich weiß, dass das Jahr seine Höhen und Tiefen hatte – worauf sind Sie besonders stolz?"  

Diese kleine Geste signalisiert, dass Sie in ihnen mehr sehen als nur ihre Ergebnisse – es geht um den Menschen hinter der Arbeit. 

4. Seien Sie aufrichtig. Geben Sie ehrliches Feedback mit Respekt. 

Hier liegt der schwierige Teil: die Auswahl von Formulierungen für Mitarbeitergespräche, die ehrliches, konstruktives Feedback vermitteln, ohne etwas schönzureden oder den Mut zu nehmen. Mitarbeiter wünschen sich aufrichtiges Feedback, selbst wenn es schwer zu hören ist. Was sie nicht brauchen, ist Kritik ohne Kontext oder ein Mangel an umsetzbaren Erkenntnissen.

Verwenden Sie diese Formel für schwieriges Feedback: 

1. Stärken anerkennen:
   • “Eine Sache, die ich an Ihrer Arbeit wirklich bewundere, ist Ihre Initiative, im letzten Quartal die Teambesprechung zu leiten.”
2. Benennen Sie konkret die Bereiche, in denen Entwicklung möglich ist: 
   • “Mir ist bei [konkretes Beispiel] aufgefallen, dass es Verbesserungsmöglichkeiten gab, und zwar …”
   • “Beispielsweise gab es während der Präsentation beim Kunden einige Momente, in denen zusätzliche Daten Ihren Standpunkt hätten untermauern können.” 
3. Stellen Sie es als Chance dar: 
   • “Das ist ein Bereich, in dem Sie meiner Meinung nach mit etwas Konzentration auf … wirklich glänzen könnten.”
   • “Mit etwas mehr Vorbereitung auf mögliche Fragen des Publikums könnten Sie Ihre Präsentationen meiner Ansicht nach auf ein noch höheres Niveau heben.”

Wenn es respektvoll vermittelt wird, kann selbst herausforderndes Feedback für einen leistungsschwachen Mitarbeiter ermutigend sein. Denken Sie daran: Das Ziel ist nicht, zu kritisieren, sondern Orientierung zu geben.  

5. Seien Sie authentisch. Teilen Sie Ihre eigene Perspektive.

Wir alle wurden darauf geschult, in Gesprächen „professionell” zu sein, aber Professionalität bedeutet nicht, die eigene Persönlichkeit abzulegen. Authentizität schafft Vertrauen.  

Wenn Sie vom Fortschritt des Mitarbeiters begeistert sind, sagen Sie es! Wenn Sie unsicher sind, wie Sie ihm helfen können, eine Herausforderung zu bewältigen, geben Sie es zu und laden Sie zur Zusammenarbeit ein. Sie können auch Beispiele dafür nennen, wie Sie selbst im selben Bereich Schwierigkeiten hatten. 

Zum Beispiel:  

• „Ich bin wirklich beeindruckt davon, wie gut du [spezifische Leistung] geschafft hast. Ich gebe zu, dass ich noch herausfinde, wie ich dir helfen kann, die nächste Stufe zu erreichen, aber ich würde gerne deine Gedanken dazu hören.“

Mitarbeitende schätzen Führungskräfte, die authentisch sind. So zu tun, als hättest du auf alles eine Antwort, hilft niemandem. Wir sind alle Menschen! 

6. Wirkung erzielen und sich auf die Zukunft konzentrieren

Auch wenn es wichtig ist, die Vergangenheit zu betrachten, solltest du nicht das gesamte Gespräch damit verbringen, in den Rückspiegel zu schauen. Die wahre Stärke eines Leistungsgesprächs liegt darin, die Zukunft zu gestalten.  

Stelle Fragen wie:  

•  „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen möchtest du in den nächsten sechs Monaten aufbauen?“ 
• „Gibt es Projekte oder Rollen, die du gerne kennenlernen möchtest?“
• „Welche Unterstützung brauchst du von mir, um deine Ziele zu erreichen?“

Erstelle dann gemeinsam einen Plan. Haltet klare, umsetzbare nächste Schritte schriftlich fest und setzt eure Zusagen um. Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter beispielsweise erwähnt, die eigenen Führungskompetenzen verbessern zu wollen, könntest du antworten: „Das ist ein großartiges Ziel. Lass uns nach Möglichkeiten suchen, wie du im nächsten Quartal ein kleines Projekt leiten oder ein jüngeres Teammitglied betreuen kannst.“ 

7. Sei ein Motivator. Feiere Erfolge, große und kleine.

Unterschätze niemals die Wirkung von Anerkennung. Auch wenn das Jahr herausfordernd war, gibt es immer etwas zu feiern. 

In einem Remote- oder hybriden Arbeitsumfeld kann das beispielsweise eine besondere Würdigung in einer teamweiten Videokonferenz, eine persönliche Nachricht auf einer unternehmensinternen Chatplattform oder sogar eine virtuelle Preisverleihung sein. 

Du könntest zum Beispiel eine durchdachte E-Mail senden, in der du konkrete Beiträge hervorhebst und relevante Beteiligte in Kopie setzt, damit die Anerkennung persönlich und wirkungsvoll wirkt. Auch kleine Gesten wie digitale Geschenkkarten oder von Teammitgliedern unterschriebene elektronische Grußkarten können viel dazu beitragen, dass sich Mitarbeitende im Homeoffice wertgeschätzt und wahrgenommen fühlen.  

Hebe Erfolge hervor, ganz gleich, wie klein sie erscheinen mögen. Das schafft Dynamik und Selbstvertrauen. Zum Beispiel: 

• „Du hast [das konkrete Projekt oder die konkrete Situation] so gut gemeistert – das ist mir in diesem Jahr wirklich besonders aufgefallen.“

Bei der Anerkennung von Mitarbeitenden geht es nicht nur darum, „gute Arbeit“ zu sagen. Es geht darum zu zeigen, dass du ihre Beiträge wahrnimmst und wertschätzt.  

8. Schaffe psychologische Sicherheit

Ob dein Leistungsgespräch erfolgreich ist, hängt davon ab, ob du ein Umfeld schaffst, in dem sich Mitarbeitende sicher fühlen, offen zu teilen. Leistungsgespräche sollten sich niemals wie ein einseitiges Urteil anfühlen.  

Bitte um Feedback zu deiner Führungsarbeit:  

•  „Was könnte ich anders machen, um dich besser zu unterstützen?“

Feedback muss in beide Richtungen gehen

Um ehrliches Feedback von Mitarbeitenden zu fördern, die möglicherweise zögern, ihre Führungskräfte zu kritisieren, formuliere die Frage möglichst wenig bedrohlich: „Wenn du an meiner Stelle wärst, würdest du etwas anders angehen?“ oder „Welche kleine Veränderung könnte ich vornehmen, durch die du dich besser unterstützt fühlst?“ Mache Feedback außerdem zur Normalität, indem du ein Beispiel dafür teilst, wie du konstruktives Feedback in der Vergangenheit umgesetzt hast: „Wie empfindest du die Anleitung, die ich dir in diesem Jahr gegeben habe?“ Werde nicht defensiv. Es geht nicht um dich, sondern darum, wie du dich weiterentwickeln kannst, damit dein Team erfolgreich ist.

9. Akzeptiere Unvollkommenheit: Es ist in Ordnung, ein Mensch zu sein! 

Spoiler: Du wirst nicht jedes Leistungsgespräch perfekt meistern. Manchmal stellst du vielleicht fest, dass du dich zu stark auf Schwächen konzentriert hast, ohne einen konstruktiven Weg nach vorne aufzuzeigen. 

Wenn du das bemerkst, sprich es während des Gesprächs an, indem du etwa sagst: „Mir ist bewusst, dass ich mich stark auf Verbesserungsmöglichkeiten konzentriert habe. Lass uns den Blickwinkel ändern und darüber sprechen, was gut funktioniert hat und wie wir auf deinen Stärken aufbauen können.“ 

Eine solche Kurskorrektur kann einen Fehltritt in einen produktiven Dialog verwandeln. Manche Gespräche werden sich unangenehm anfühlen, andere verlaufen vielleicht nicht wie geplant. Das ist in Ordnung. 

Denken Sie daran: Ein fürsorglicher, aufrichtiger, authentischer und wirkungsvoller Manager zu sein, bedeutet nicht, fehlerlos zu sein – es geht darum, mit Herz bei der Sache zu sein, ehrlich zu sein und kontinuierlich dazuzulernen.  

10. Den Schwung beibehalten

Eine großartige Leistungsbeurteilung endet nicht, sobald das Gespräch vorbei ist. Führen Sie regelmäßige Gespräche, greifen Sie Ziele erneut auf und halten Sie den Dialog am Leben.

Nutzen Sie Ihre Einzelgespräche sinnvoll

Besprechen Sie den Fortschritt während des gesamten Jahres in Ihren 1:1-Gesprächen. Damit zeigen Sie, dass Ihnen ihr Erfolg wichtig ist und Sie nicht einfach nur einen Punkt auf einer Liste abhaken. Wenn Sie im Laufe des Jahres keine 1:1-Gespräche führen, wird die Leistungsbeurteilung ausgesprochen schwierig. Betrachten Sie dies als Erinnerung daran, sie für das gesamte Jahr zu planen. Sie können sie jederzeit verschieben, aber achten Sie darauf, dass sie eingetragen sind! #showingthemyoucare

Das große Ganze

Im Kern bietet eine Leistungsbeurteilung die Gelegenheit, Vertrauen aufzubauen und Wachstum zu fördern. Wenn Sie nachhaltig Wirkung erzielen möchten, denken Sie an diese wichtigsten Erkenntnisse: Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft, seien Sie ehrlich und authentisch und feiern Sie Erfolge immer. 

Gehen Sie den ersten Schritt, indem Sie Ihre nächste Beurteilung mit einer Haltung der Neugier und Verbundenheit angehen. Ihre heutigen Bemühungen könnten der Auslöser für bedeutendes Wachstum sein – sowohl für Ihr Team als auch für Sie selbst. Ja, es geht um Feedback, aber auch um Verbundenheit. Es ist eine Gelegenheit, Ihrem Team zu zeigen, dass Ihnen nicht nur wichtig ist, was die Mitglieder tun, sondern auch, wer sie sind und wer sie werden.  

Lassen Sie uns die Angst vor Leistungsbeurteilungen in Vorfreude verwandeln! Seien Sie die Führungskraft, die Sie selbst gerne hätten – fürsorglich, aufrichtig, authentisch und stets darum bemüht, etwas zu bewirken.  Ihre Mitarbeitenden verdienen nichts Geringeres. Und wissen Sie was? Das gilt auch für Sie.

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