5 Experten-Tipps für einen erfolgreichen Leistungsmanagement-Prozess
Leistungsmanagement ist berüchtigt schwer richtig umzusetzen, aber nicht unmöglich. In dieser Serie sprechen wir mit Expert:innen, um deren Einblicke in die Schaffung eines wirkungsvollen Leistungsmanagementsystems zu erhalten.
Hallo Elena. Können Sie uns ein wenig über Ihre Geschichte erzählen und wie Sie angefangen haben?
Absolut! Ich bin Peruanerin und lebe seit mehr als der Hälfte meines Lebens in Houston, Texas. Ich bin mit 22 Jahren in die Vereinigten Staaten gezogen, um einen Masterabschluss in Hotel- und Restaurantmanagement zu machen.
Wie bei vielen Einwander:innen führte meine Reise dazu, dass ich eine Stelle bei einer renommierten internationalen Hotelkette bekam, was schlussendlich dazu führte, dass ich mein Leben hier in den USA aufbaute. Durch die Heirat mit einem Amerikaner und als Mutter eines Sohnes ist meine Verbindung zu diesem Land inzwischen stärker als meine Beziehung zu Peru.
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Meine Laufbahn begann mit einer Position als Mitarbeiterin an der Rezeption im Nachtdienst, während ich gleichzeitig am Hilton College, einer Abteilung der University of Houston, studierte.
Im Rückblick erzähle ich Freunden oft, dass dieser Job für mich wie ein persönlicher Doktortitel war. Er hat mir Resilienz beigebracht, die Fähigkeit, ad hoc Probleme zu lösen und Herausforderungen eigenständig zu bewältigen. Das war mein erster Schritt hin zur Führungskraft.
Leider führten Visumsprobleme zu einer vorübergehenden Versetzung nach Cancun, Mexiko, für ein Jahr. Nach meiner Rückkehr in die USA bekam ich von meiner damaligen HR-Direktorin ein Angebot in der Personalabteilung, konkret als Hotel-Trainerin.
Dieser Moment markierte den Beginn meiner Karriere im Personalwesen — ein Weg, der sich über mehr als 25 Jahre über verschiedenste Branchen und Kulturen erstreckt. Genau diese Reise brachte mich zu der Entscheidung, mein eigenes Unternehmen für Leadership Coaching zu gründen, mit dem ich in diesem Jahr gestartet bin. Bemerkenswert ist, dass Coaching von Führungskräften der erfüllendste Aspekt meiner HR-Karriere war.
Keiner von uns kann allein Erfolg erreichen. Gibt es eine bestimmte Person, der Sie besonders dankbar dafür sind, dass sie Ihnen geholfen hat, dorthin zu kommen, wo Sie heute sind?
Dem stimme ich zu 100 % zu. Ich hatte viele großartige Mentor:innen und Coaches, die mich auf meinem Weg begleitet haben.
Eine davon, Marilyn, war die HR-Direktorin, während ich im Luxushotel arbeitete. Sie sah in mir etwas, von dem ich selbst nicht wusste, dass ich es in mir habe — mein Potenzial für das Personalwesen.
Ich war gerade aus Mexiko zurückgekehrt, wo ich als Front Office Managerin gearbeitet hatte. Als sie erfuhr, dass ich wieder in Houston war, kontaktierte sie mich und teilte mir mit, dass sie mich gern wieder im Hotel haben wollte – diesmal aber als HR-Trainerin. So hat sich mein Leben komplett verändert und ich bin dort hingekommen, wo ich heute bin.
Sie erkannte in mir die Fähigkeit, Menschen so zu behandeln, wie ich selbst behandelt werden möchte, und Organisationen durch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zum Erfolg zu führen. Ihr werde ich immer dankbar sein.
Können Sie uns bitte Ihr Lieblings-Lebensmotto nennen? Und können Sie erzählen, welche Bedeutung es für Ihr Leben hatte?
Meine Mutter hat uns Kindern immer beigebracht, dass es keine schlimmere Tat gibt als die, die man nicht ausführt (No hay peor gestion que la que no se hace).
Stillzustehen, aus Angst vor dem nächsten Schritt – so erschreckend er auch sein mag – oder an mir selbst zu zweifeln, wenn ich eine schwere Entscheidung treffen muss, obwohl ich weiß, dass es keine andere Option gibt, entspricht nicht meiner Lebensweise.
Ich bin ein risikofreudiger Mensch, das war ich schon immer. Das hat mich auf weniger ausgetretene Pfade geführt, mich gezwungen, schwere Entscheidungen zu treffen und manchmal schmerzhafte Zeiten durchzustehen, aber ich würde diesen Weg gegen nichts eintauschen.
Ich bin, wer ich bin, und ich bin, wo ich bin, weil ich diese Schritte gewagt und diese schwierigen Entscheidungen getroffen habe. Diese Lebensmaxime hat mich auf jedem Schritt meines Weges geprägt und noch mehr jetzt, da ich mein eigenes Unternehmen aufbaue.
Wenn Sie auf Ihre Karriere zurückblicken: Was würden Sie Ihrem jüngeren Ich raten?
Ich liebe diese Frage! Ich nutze sie in meinen Coaching-Sitzungen, weil sie zu sehr tiefer Selbstreflexion einlädt. Meinem jüngeren Ich würde ich raten, darauf zu vertrauen, was das Universum mir schickt. Nicht zu verzweifeln: Am Ende wird alles gut und du wirst daraus stärker und klüger hervorgehen. Am Ende fügt sich alles.
Warum ist es so schwierig, Leistungsmanagement richtig umzusetzen?
Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass Mitarbeitende Rückmeldungen wollen und brauchen – selbst wenn diese manchmal nicht angenehm sind. Konstruktives Feedback schafft Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, legt den Grundstein für die weitere Karriere der Mitarbeitenden und trägt somit maßgeblich zum Erfolg der Organisation bei.
Leistungsmanagement bedeutet, Mitarbeitende von Anfang an transparent und authentisch zu führen – durch die Unwägbarkeiten einer neuen Kultur und Umgebung, durch die Komplexität von Prozessen und Richtlinien sowie die Unvorhersehbarkeit menschlichen Verhaltens innerhalb von Organisationen.
Dies stellt für Führungskräfte einen Balanceakt dar, da es eine Kombination aus Selbstreflexion, Risikobereitschaft, Verletzlichkeit und Mitgefühl erfordert. So wie ich andere coache, entwickelt man durch die Arbeit an sich selbst die Fähigkeit, auch andere – und deren Leistung – erfolgreich zu führen.
Wenn ich Führungskräfte sehe, die Angst davor haben, Leistungsthemen anzusprechen, erkenne ich meist einen Mangel an Selbstreflexion sowie die Furcht, zum richtigen Zeitpunkt das Notwendige auszusprechen oder zu tun.
Erfolgreiche Organisationen verstehen Leistungsmanagement als fest verankerten, täglich gelebten Kernbestandteil ihrer Strategie – Gespräch für Gespräch.
Wo sehen Sie häufige Fehler von Unternehmen beim Leistungsmanagement?
Nach meinen Erfahrungen wird Leistungsmanagement von Unternehmen oft als einmal jährliches, isoliertes und verpflichtendes Ereignis betrachtet, statt als einen kontinuierlichen Leistungsmanagement-Zyklus.
Die gefürchtete Jahresendbeurteilung enthält nicht selten ein unangenehmes Gespräch, das über Gehaltserhöhungen, Beförderungen oder im schlimmsten Fall den ungeliebten PIP (Leistungsverbesserungsplan) entscheidet.
Erfolgreiche Unternehmen betrachten Leistungsmanagement als fest verankerten, integralen und tagtäglich gelebten Teil ihrer Strategie – Gespräch für Gespräch.
Es ist eine dynamische und bereichernde Gelegenheit für echte Gespräche und Coaching-Erlebnisse, die beide Seiten weiterbringen und die Beziehung festigen.
Auf Basis Ihrer Erfahrung und Ihres Erfolgs: Was sind Ihre Top 5 Tipps für ein erfolgreiches Leistungsmanagement?
1 . Schaffung einer psychologisch sicheren Umgebung: Dies beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden. Wenn Führungskraft, Recruiter oder HR vorab Kontakt mit dem zukünftigen Mitarbeitenden aufnehmen, entsteht bereits eine Vertrauensbasis, sodass die neue Person mit Vorfreude und einem Willkommensgefühl startet – anstelle von Unsicherheit und Angst.
Ein Beispiel: Wenn der zukünftige direkte Vorgesetzte das Jobangebot persönlich und nicht die HR-Abteilung übermittelt, festigt dies die Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem von Beginn an.
Meine damalige neue Vorgesetzte schrieb mir am Wochenende vor meinem ersten Arbeitstag eine Nachricht, um ihre Vorfreude auf die gemeinsame Arbeit auszudrücken. Eine vertrauensvolle und sichere Beziehung sollte so früh wie möglich aufgebaut werden.
2 . Wenn die neue Arbeitskraft beginnt, sollte eines der ersten Gespräche mit der Führungskraft das Setzen klarer Erwartungen an die Rolle sein. Diese Erwartungen betreffen nicht nur die fachlichen Aufgaben der Position, sondern auch das erwartete Verhalten, das Unternehmen und Führungskraft von allen Mitarbeitenden erwarten.
Setzen Sie sich in der ersten Woche gemeinsam mit dem neuen Mitarbeitenden zusammen und besprechen Sie die Aufgaben und Erwartungen. Erklären Sie, wie eine erfolgreiche erste Woche aussieht, was nach 90 Tagen erreicht sein sollte und wie Erfolg nach einem Jahr in der Rolle aussieht. Überprüfen Sie regelmäßig wöchentlich oder alle zwei Wochen, ob die Erwartungen weiterhin klar sind und der Mitarbeitende sich in Bezug darauf unterstützt fühlt.
Ich habe einen eigenen Trainingsplan für die erste Woche neuer Mitarbeitender eingeführt, in dem bestimmte Kontakte enthalten waren, die sie knüpfen sollten. Außerdem gab es ein Buddy-System und tägliche Abschlussgespräche am Ende jedes Tages der ersten Woche. Ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team sowie eine kurze Vorstellungsmail rundeten den ersten Tag ab.
3 . Geben Sie rechtzeitig und objektiv Rückmeldung. Mitarbeitende möchten in allen Phasen ihrer Laufbahn Rückmeldungen zu ihrer Leistung erhalten. Je nach Situation kann das Feedback sofort oder im Rahmen eines vereinbarten Gesprächs gegeben werden.
Wenn Rückmeldungen respektvoll und sachlich erfolgen, werden Mitarbeitende es zu schätzen wissen, schnell zu erfahren, wenn sie etwas falsch machen. Das gilt aber genauso, wenn sie etwas richtig machen – auch dieses positive Feedback ist wichtig, um erwünschtes Verhalten zu bestärken.
Ich habe einmal einem Mitarbeitenden veraltetes und nicht überprüftes Feedback gegeben; die Person war sehr verärgert und verlangte Belege, die ich in dem Moment nicht liefern konnte. Eine sorgfältige Vorbereitung auf solche Gespräche ist entscheidend.
4 . Wenn die Leistung hinter den Erwartungen zurückbleibt, ist das Festhalten von Beobachtungen, die Sammlung konkreter Beispiele sowie das Notieren von Kommentaren oder Feedback anderer von zentraler Bedeutung.
Dies ist ein sehr wichtiger Schritt für objektives und faktenbasiertes Leistungsmanagement. Dadurch bleibt der Prozess fair und subjektive Einflüsse sowie Vorurteile werden reduziert.
Die besten Leistungsverbesserungspläne, die ich in meiner Laufbahn gesehen habe, benennen klar die Fakten – inklusive unterstützender Dokumentation.
Eine Praxis, die ich empfehle, ist sicherzustellen, dass die Dokumentation vertraulich bleibt, an einem sicheren Ort aufbewahrt wird, auf den kein anderer Mitarbeitender Zugriff hat, und dass das Feedback-Gespräch unter vier Augen geführt wird. Niemand im Team sollte wissen, dass jemand einem PIP unterliegt.
5. Ständige Kommunikation ist entscheidend. Die Mitarbeitenden darüber zu informieren, wie sie sich entwickeln, ist ein Muss in einem erfolgreichen Leistungsmanagement-Prozess.
Am Ende des Jahreszyklus sollte für die Mitarbeitenden nichts überraschend sein. Regelmäßige Abstimmungen, bei denen Respekt und Transparenz immer gegeben sind, garantieren einen reibungslosen Prozess. Dazu gehört auch regelmäßige Anerkennung, wo sie verdient ist – Mitarbeitende möchten für gute Arbeit anerkannt werden, solange dies konsequent und gerecht geschieht.
Eine der besten Erfahrungen, die ich gemacht habe, war mit einer Führungskraft, die Dankesnotizen schrieb – Notizen, die ich heute noch aufbewahre – in denen sie sich für eine bestimmte Rolle bedankte, die ich in einem erfolgreichen Projekt übernommen hatte, oder für eine Präsentation, die ich gerade für andere Mitarbeitende gehalten hatte. Sie hat mich motiviert, weiterhin das zu tun, was ich tat, und hat mich stets herausgefordert, noch besser zu werden.
Wie gehen Sie in Ihrem Unternehmen das Leistungsmanagement an? Verknüpfen Sie es zum Beispiel mit Vergütung?
Alle Unternehmen, für die ich gearbeitet habe, haben die Vergütung immer an die Leistung gekoppelt. Dies ist eine faire Möglichkeit, gute Leistungen zu belohnen und diejenigen, die nicht entsprechend leisten, nicht zu belohnen.
Es gibt dafür verschiedene Methoden, am gebräuchlichsten ist die Zuordnung von Bewertungen zu Leistungsstufen. Ob mit Zahlen oder Beschreibungen – die Mitarbeitenden erhalten basierend auf ihrer Gesamtleistungsbewertung einen bestimmten prozentualen Anstieg.
Welche Tools verwenden Sie für Ihr Leistungsmanagement?
Es gibt viele Beurteilungstools für Mitarbeitende auf dem Markt, die in der Regel Teil einer umfassenderen HR-Lösung sind. Für kleinere Organisationen empfehle ich eine einfache Word-Vorlage und ein Bewertungssystem, auch wenn heutzutage alles in einen elektronischen und systematischen Prozess überführt werden kann.
Wichtig ist, dass es objektiv ist und von allen Führungskräften korrekt genutzt wird.
Wie messen und verbessern Sie Ihren Leistungsmanagement-Prozess?
Ergebnisse! Wenn das Management fair, konsequent und am Wohl der Mitarbeitenden orientiert handelt, können Sie sicher sein, dass das Unternehmen – neben anderen Faktoren – einen starken Leistungsmanagement-Prozess und eine entsprechende Philosophie hat.
Dies kann sich in Umfragewerten zum Engagement, Fluktuationsraten, kulturellem Zusammenhalt, Produktivität und letztlich Rentabilität widerspiegeln.
Gibt es eine Person auf der Welt, mit der Sie gerne ein privates Mittagessen hätten – und warum?
Es wäre ein wahr gewordener Traum, wenn ich Tony Robbins, Dr. Joe Dispenza oder Vishen Lakhiani treffen könnte. Ohne bestimmte Reihenfolge!
