10 Tipps für bessere Gespräche bei Leistungsbeurteilungen
Das gefürchtete Bewertungsszenario: Leistungsbeurteilungen verursachen oft Angst, obwohl sie das Potenzial haben, die Effizienz und Entwicklung am Arbeitsplatz zu fördern.
Verunsicherung in Chancen verwandeln: Durch einen veränderten Ansatz können diese Gespräche zu wertvollen Möglichkeiten für Feedback und Wachstum werden, statt als mühsame Pflicht empfunden zu werden.
Gespräche, die etwas bewirken: Effektive Leistungsbeurteilungsgespräche können bei einfühlsamer und klarer Gesprächsführung zu mehr Mitarbeiterleistung und -zufriedenheit führen.
Es gibt viele Tätigkeiten im Personalwesen, bei denen ich großes Potenzial zur Leistungssteigerung sehe – doch viele Menschen fürchten sie. Eines davon ist das Mitarbeitergespräch zur Leistungsbeurteilung.
Diese zwei Worte lassen sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende zusammenzucken. Es ist ein oft gefürchtetes Ritual, weil die meisten Gespräche am Ende lasch, uninspirierend oder eine Erkenntnis darüber sind, dass Vorgesetzte und Mitarbeitende die Welt sehr unterschiedlich sehen.
Aber hier ist die Sache: Gespräche zur Leistungsbeurteilung müssen sich nicht wie ein unangenehmer Zahnarztbesuch anfühlen. Sie können Gelegenheiten zur Verbindung, Weiterentwicklung und, ja, sogar zur Inspiration bieten.
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Das Leistungsbeurteilungsgespräch verstehen
Lassen Sie uns zunächst die Grundlage klären. Was motiviert uns hier? Ein Leistungsbeurteilungsgespräch ist eine formelle Unterhaltung zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeitenden. Ziel ist es, die bisherige Arbeitsleistung zu bewerten, konstruktives Feedback zu geben und Ziele für die Zukunft zu setzen, richtig?
Und ja, es ist hilfreich, ein praktisches Tool für Leistungsmanagement zu haben, das allerlei kann und zahlreiche Einblicke liefert, aber es ist nicht das alleinige Erfolgsrezept hier.
Von Natur aus ist das Ziel dieses Gesprächs facettenreich – und genau darin liegt das Problem. Es ist sowohl eine Chance, Leistungen anzuerkennen, Erfolge zu feiern und Mitarbeitende zu motivieren, indem ihre Beiträge hervorgehoben werden. Aber es geht auch darum, Verbesserungsbereiche zu identifizieren und Herausforderungen zu benennen, an denen Mitarbeitende wachsen können.
Darüber hinaus sorgt die Zielsetzung im Leistungsbeurteilungsgespräch für eine Ausrichtung des Einzelnen an den übergeordneten Zielen des Unternehmens. So bewegen sich sowohl Mitarbeitende als auch Organisation gemeinsam in die richtige Richtung für zukünftigen Erfolg. Was ergibt sich also aus all dem?
Ein Rezept für eine schwierige Besprechung – genau das. Zu oft versuchen wir, zu viel auf einmal zu erreichen. In Wirklichkeit sollten wir die Zeit nutzen, um auf die wenigen Dinge zu fokussieren, die den größten Einfluss auf die Leistung der Mitarbeitenden haben und dann weitergehen. Wenn das Ergebnis des Gesprächs zu viel Feedback ist, wirkt es auf die Mitarbeitenden unerreichbar.
Häufigkeit und Zeitpunkt
Leistungsbeurteilungsgespräche finden üblicherweise regelmäßig statt – gängige Intervalle sind jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich.
Der Zeitpunkt dieser Gespräche hängt von verschiedenen Faktoren ab, beispielsweise vom Leistungszyklus des Unternehmens, dem Geschäftsjahr und den Projektzeitplänen.
- Jahresgespräche sind die traditionellste Form und bieten einen umfassenden Überblick über die Leistung eines Mitarbeitenden im Laufe des Jahres.
- Halbjährliche oder vierteljährliche Gespräche sind in schnelllebigen Branchen zu bevorzugen, in denen häufigeres Feedback nötig ist, um die Ausrichtung auf sich ständig ändernde Unternehmensziele sicherzustellen.
- Ad-hoc-Gespräche können nach größeren Projekten, organisatorischen Veränderungen oder signifikanten Meilensteinen stattfinden. So wird sichergestellt, dass Mitarbeitende zeitnah Feedback erhalten und Unterstützung bekommen, um auf Kurs zu bleiben.
Der Schlüssel zu einem effektiven Leistungsbeurteilungsgespräch ist das richtige Timing – die Gespräche müssen zu sinnvollen Zeitpunkten stattfinden, damit sie zu Projektzyklen oder wichtigen Veränderungen passen.
Rechtzeitige Gespräche sorgen dafür, dass Feedback relevant und umsetzbar bleibt. Außerdem fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt – und das das ganze Jahr über. Deshalb kann ich es nicht genug betonen: Sie MÜSSEN aufhören, Leistung nur einmal pro Jahr zu besprechen, und sollten stattdessen auf kontinuierliches Leistungsmanagement umstellen, bei dem Führungskräfte und ihre Mitarbeitenden regelmäßige Abstimmungen haben.
Leistung ist vielschichtig und Sie können nicht alles abdecken oder das gesamte Coaching in einem einzigen Gespräch pro Quartal – geschweige denn pro Jahr – leisten.
Vorbereitung auf das Leistungsbeurteilungsgespräch
Vor dem Gespräch müssen sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende mit den richtigen Informationen vorbereiten. Nur so ist ein ausgewogenes und objektives Gespräch möglich.
Für Führungskräfte
Relevante Daten und Beispiele sammeln
Führungskräfte sammeln Leistungskennzahlen, Projektergebnisse sowie konkrete Beispiele für Erfolge und Verbesserungsbereiche, um objektives und umsetzbares Feedback zu geben.
Glücklicherweise gibt es viele Tools, die diesen Teil erleichtern, darunter 360-Grad-Feedback-Tools, die den Erfassungsprozess automatisieren.
Selbsteinschätzung des Mitarbeitenden prüfen
Die Überprüfung der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters bietet Einblicke in dessen Perspektive und hilft dabei, Feedback mit seiner Selbstwahrnehmung abzugleichen und ein produktiveres Gespräch zu führen. Hier gibt es verschiedene Methoden der Leistungsbewertung, aus denen Sie wählen können.
Setzen Sie klare Ziele für das Gespräch
Definieren Sie klare Ziele für das Mitarbeitergespräch—egal ob es um Leistungsprobleme, berufliche Entwicklung oder zukünftige Ziele geht—um ein fokussiertes und umsetzbares Gespräch zu ermöglichen.
Für Mitarbeitende
Reflektieren Sie die persönliche Leistung ehrlich
Mitarbeitende sollten ihre Erfolge, Herausforderungen und ihr Wachstum reflektieren, um die eigene Leistung besser zu verstehen und sich effektiver am Gespräch beteiligen zu können. Es ist jedoch wichtig, dass Mitarbeitende jedes Gespräch nicht als Sprungbrett für die nächste Gehaltserhöhung betrachten.
Wenn Mitarbeitende ihre Leistungen und ihr Verhalten als Inbegriff der Perfektion präsentieren, zeigt das mangelnde Selbstwahrnehmung und Integrität.
Bereiten Sie Fragen und Gesprächsthemen vor
Kommen Sie vorbereitet mit Fragen zu Leistungserwartungen, Feedback zu bestimmten Aufgaben oder Entwicklungsmöglichkeiten, um das Gespräch konstruktiv zu gestalten.
Leistungsbeurteilungen neu denken
Lassen Sie uns einen Moment innehalten, um uns eine schöne und wirkungsvolle Beurteilung vorzustellen, die etwa so verlief wie dieses Beispiel, das mir kürzlich begegnet ist:
"Mein Vorgesetzter wusste, dass ich gerne Artikel schreibe, die Tiefgang und Recherche erfordern. Wir hatten schon früher darüber gesprochen, doch tatsächlich war das nicht die Arbeit, die wir sonst gemacht haben. Gleichzeitig hat mein Vorgesetzter beobachtet, was im Bereich Podcasting passiert, und festgestellt, dass unser CEO Podcasts sehr mag. Also hat mein Vorgesetzter mich herausgefordert, ein paar Podcast-Ideen für das Unternehmen zu entwickeln, da dies meiner Art des Storytellings entgegenkam. Er hat diese Verbindung für mich hergestellt und sich die Unterstützung des CEOs gesichert, sodass ich mit einem unserer Partner einen Podcast starten konnte. Daraus wurde ein Rahmen, den wir auf größere Kunden übertrugen, wodurch diese Beziehungen gedeihen konnten. Möglich wurde das durch einen Vorgesetzten, der sich kümmerte und die Zusammenhänge erkannte. Er nutzte das, um mich zu inspirieren und für meine Arbeit zu begeistern, sodass die Gespräche zur Leistungsbewertung sich so anfühlten, als würden wir gemeinsam etwas erschaffen – und nicht nur das letzte Geschäftsjahr Revue passieren lassen. Zusammen formten wir meine Karriere."
Wow, wollen Sie nicht dieser Mitarbeitende sein? Wollen Sie nicht dieser Vorgesetzte aus der Geschichte sein? Es ist möglich!
10 Tipps: Vom gefürchteten Ritual zum bedeutsamen Gespräch
Wie schaffen Sie es also, das Mitarbeitergespräch von einer Unterhaltung, die Mitarbeitende vermeiden möchten, zu einem Termin zu machen, auf den sie sich freuen? Indem Sie fürsorglich, ehrlich, authentisch und wirkungsvoll sind.
Schauen wir uns an, wie das gelingen kann—und ja, es ist durchaus möglich, ein wertschätzendes Gespräch zu führen und gleichzeitig Ziele und Ergebnisse das ganze Jahr hindurch im Auge zu behalten.
1. Legen Sie die Basis mit klaren Absichten.
Noch bevor Sie das Meeting ansetzen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit und überlegen Sie sich Ihre Zielsetzung. Ein gutes Mitarbeitergespräch dient nicht nur dazu, vergangene Leistungen zu bewerten, sondern vor allem dazu, zukünftiges Potenzial zu fördern. Gehen Sie die Unterhaltung mit einer unterstützenden, nicht wertenden Haltung an.
Fragen Sie sich:
- Was soll die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter aus dem Gespräch mitnehmen? Hoffe ich, dass sie/er Klarheit über die eigenen Stärken gewinnt, sich durch zukünftige Chancen motiviert fühlt oder konkrete Maßnahmen zur Verbesserung mitnimmt?
- Wie kann ich dieses Gespräch als Sprungbrett für Wachstum nutzen?
- Was habe ich über die Stärken und Entwicklungspotenziale der Person beobachtet?
Indem Sie Ihre Absichten klären, planen Sie mit dem Ergebnis vor Augen. Diese Fragen eignen sich übrigens für jedes Gespräch, vom „Sie machen einen großartigen Job“ bis zum „Sie brauchen Unterstützung“ Gespräch.
2. Seien Sie vorbereitet. Es ist ein Gespräch, keine Checkliste.
Nichts zerstört Authentizität schneller als ein Manager, der ein Formular wortwörtlich abliest oder die Mitarbeitenden gar nicht kennt! Mitarbeitergespräche sollten sich wie ein Dialog und nicht wie ein Monolog anfühlen.
So können Sie sich vorbereiten:
- Gehen Sie die Erfolge und Herausforderungen des Mitarbeitenden im Beurteilungszeitraum durch.
- Sammeln Sie konkrete Beispiele – vages Feedback hilft niemandem.
- Berücksichtigen Sie die Karriereziele und wie sie mit den Prioritäten der Organisation zusammenpassen.
Wenn dir dieser Ratschlag wie ein Angriff vorkommt, habe ich eine wenig überraschende Nachricht für dich: Du tust nicht genug, um deine Mitarbeitenden wirklich zu verstehen. Du musst noch einmal zurückgehen und mehr Informationen sammeln, bevor du versuchst, dieses Gespräch zu führen.
Du kannst um eine Selbsteinschätzung bitten, deine Kolleg:innen nach dem Einfluss deines Mitarbeitenden fragen und dich im Gespräch auch verletzlich zeigen. Du kannst deinem Mitarbeitenden gegenüber zugeben, dass ihr im vergangenen Jahr wenig Kontakt hattet, und gemeinsam besprechen, wie ihr im kommenden Jahr besser im Austausch und verbunden bleibt.
3. Führe mit Fürsorge. Sei zuerst Mensch.
Niemand blüht unter einer roboterhaften Führungskraft auf. Starte das Gespräch mit echter menschlicher Verbindung, teile dich mit und bedenke, dass Mitarbeitende vor solchen Bewertungen oft sehr nervös sind.
Beispiele:
- „Bevor wir einsteigen, möchte ich sagen, wie sehr ich deinen Einsatz in diesem Jahr schätze. Wie fühlst du dich gerade in Bezug auf alles?“
- „Ich weiß, dass das Jahr Höhen und Tiefen hatte – worauf bist du besonders stolz?“
Durch diese kleine Geste signalisierst du, dass du die Person hinter den Arbeitsergebnissen siehst – es geht um den Menschen, nicht nur um die Leistung.
4. Sei ehrlich. Gib respektvolles und klares Feedback.
Jetzt kommt der schwierige Teil: ehrliches, konstruktives Feedback zu geben, ohne zu beschönigen oder zu entmutigen. Mitarbeitende wünschen sich authentisches Feedback, auch wenn es unangenehm für sie ist. Was sie nicht brauchen, ist Kritik ohne Kontext oder ohne konkrete Vorschläge.
Nutze diese Formel für schwieriges Feedback:
- Stärken anerkennen:
- „Was ich an deiner Arbeit besonders schätze, ist deine Eigeninitiative beim Leiten der Teamsitzung im letzten Quartal.“
- Konkret Verbesserungsbereiche benennen:
- „Mir ist bei [konkretes Beispiel] aufgefallen, dass du dich verbessern könntest, indem du…“
- „Zum Beispiel gab es während der Kundenpräsentation einige Momente, in denen zusätzliche Daten deine Argumentation verstärkt hätten.“
- Als Chance formulieren:
- „Hier sehe ich für dich eine großartige Möglichkeit, dich durch gezielte Fokussierung weiterzuentwickeln…“
- „Mit etwas mehr Vorbereitung auf mögliche Fragen des Publikums kannst du deine Präsentationen sicherlich noch weiter aufwerten.“
Wird solches Feedback mit Respekt gegeben, kann selbst anspruchsvolle Rückmeldung für einen Mitarbeitenden mit Verbesserungsbedarf ermutigend wirken. Ziel ist es nicht zu kritisieren, sondern zu begleiten.
5. Sei authentisch. Teile deine eigene Sichtweise.
Wir alle wurden darauf trainiert, in Feedbackgesprächen „professionell“ zu sein, aber Professionalität heißt nicht, die eigene Persönlichkeit zu verleugnen. Echtheit schafft Vertrauen.
Wenn du von ihren Fortschritten begeistert bist, sag es! Wenn du unsicher bist, wie du bei einer Herausforderung helfen kannst, gib es zu und lade zur Zusammenarbeit ein. Du kannst auch Beispiele nennen, in denen du mit derselben Sache gekämpft hast.
Zum Beispiel:
- „Ich bin wirklich beeindruckt von deiner Fähigkeit, [konkreter Erfolg]. Ich gebe offen zu, dass ich selbst noch herausfinden muss, wie ich dich aufs nächste Level bringen kann – ich freue mich auf deine Ideen!“
Mitarbeitende schätzen Führungskräfte, die authentisch sind. So zu tun, als hätte man alle Antworten, hilft niemandem. Wir sind alle Menschen!
6. Schaffe Wirkung und richte den Blick in die Zukunft
Auch wenn es wichtig ist, die Vergangenheit zu reflektieren, sollte das Gespräch nicht nur im Rückspiegel geführt werden. Der eigentliche Wert des Mitarbeitergesprächs liegt darin, die Zukunft zu gestalten.
Stelle Fragen wie:
- „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen möchten Sie in den nächsten sechs Monaten aufbauen?“
- „Gibt es Projekte oder Rollen, die Sie gerne erkunden möchten?“
- „Welche Unterstützung benötigen Sie von mir, um Ihre Ziele zu erreichen?“
Machen Sie anschließend gemeinsam einen Plan. Dokumentieren Sie klare, umsetzbare nächste Schritte und halten Sie Ihre Zusagen ein. Wenn beispielsweise ein Mitarbeitender erwähnt, seine Führungskompetenzen verbessern zu wollen, könnten Sie antworten: „Das ist ein großartiges Ziel. Lassen Sie uns Möglichkeiten prüfen, wie Sie im nächsten Quartal ein kleines Projekt leiten oder ein jüngeres Teammitglied betreuen können.“
7. Seien Sie Motivator:in. Feiern Sie Erfolge, große und kleine.
Unterschätzen Sie niemals die Kraft der Anerkennung. Selbst wenn das Jahr herausfordernd war, gibt es immer etwas zu feiern.
Im Remote- oder Hybrid-Arbeitsumfeld könnte das zum Beispiel ein besonderer Gruß in einem teamweiten Videocall, eine persönliche Nachricht in einer firmeninternen Chat-Plattform oder sogar eine virtuelle Preisverleihung sein.
Sie könnten zum Beispiel eine durchdachte E-Mail verschicken, in der Sie konkrete Beiträge hervorheben und relevante Stakeholder in Kopie setzen, sodass die Anerkennung persönlich und wirkungsvoll wirkt. Kleine Gesten wie digitale Geschenkkarten oder von Teammitgliedern unterschriebene E-Cards können ebenso dazu beitragen, dass sich remote Mitarbeitende wertgeschätzt und gesehen fühlen.
Heben Sie Erfolge hervor, egal wie klein sie erscheinen mögen. Das schafft Schwung und Selbstvertrauen. Beispielsweise:
- „Sie haben [konkretes Projekt oder Situation] so souverän gemeistert—das war wirklich ein Highlight dieses Jahres.“
Mitarbeiteranerkennung ist nicht nur ein „Gut gemacht“. Es geht darum, zu zeigen, dass Sie die Beiträge sehen und wertschätzen.
8. Psychologische Sicherheit fördern
Ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende sich sicher fühlen, etwas mitzuteilen, ist entscheidend für den Erfolg Ihres Gesprächs. Leistungsbeurteilungen sollten sich niemals wie ein einseitiges Urteil anfühlen.
Bitten Sie um Feedback zu Ihrer Führung:
- „Was könnte ich anders machen, um Sie besser zu unterstützen?“
9. Akzeptieren Sie Unvollkommenheit: Es ist in Ordnung, menschlich zu sein!
Spoiler: Sie werden nicht jedes Mitarbeitergespräch perfekt führen. Manchmal werden Sie merken, dass Sie sich zu sehr auf Schwächen konzentriert haben, ohne einen konstruktiven Weg nach vorne aufzuzeigen.
Wenn Sie das bemerken, sprechen Sie es im Gespräch offen an und sagen Sie zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass ich mich stark auf Verbesserungsbereiche konzentriert habe. Lassen Sie uns umschwenken und gemeinsam besprechen, was gut läuft und wie wir auf Ihren Stärken aufbauen können.“
Solch ein Wiedereinlenken kann einen Fehltritt in einen produktiven Dialog verwandeln. Manche Gespräche fühlen sich holprig an, andere laufen nicht nach Plan. Das ist in Ordnung.
Denken Sie daran: Eine fürsorgliche, authentische und wirkungsvolle Führungskraft zu sein bedeutet nicht, fehlerfrei zu sein—sondern mit Herz dabei zu sein, ehrlich zu sein und sich ständig weiterzuentwickeln.
10. Halten Sie das Momentum aufrecht
Ein gutes Mitarbeitergespräch ist nicht vorbei, wenn das Meeting endet. Bleiben Sie mit regelmäßigen Check-ins dran, greifen Sie Ziele immer wieder auf und halten Sie den Dialog lebendig.
Das große Ganze
Im Kern ist das Mitarbeitergespräch eine Gelegenheit, Vertrauen aufzubauen und Wachstum zu fördern. Damit Ihr Feedback nachhaltig wirkt, denken Sie an diese Schlüsselaspekte: Blicken Sie nach vorn, seien Sie ehrlich und authentisch und feiern Sie immer Erfolge.
Machen Sie den ersten Schritt, indem Sie Ihr nächstes Gespräch mit Neugier und echtem Interesse führen. Ihr Einsatz heute kann der Auslöser für bedeutendes Wachstum sein – sowohl für Ihr Team als auch für Sie selbst. Es geht natürlich um Feedback, aber ebenso um Verbindung. Es ist Ihre Chance zu zeigen, dass Ihnen nicht nur wichtig ist, was Ihre Mitarbeitenden leisten – sondern auch, wer sie sind und zu wem sie werden.
Verwandeln wir gemeinsam Frust vor dem Feedbackgespräch in Vorfreude! Seien Sie die Führungskraft, die Sie sich selbst wünschen würden – fürsorglich, ehrlich, authentisch und immer darum bemüht, einen Unterschied zu machen. Ihre Mitarbeitenden haben das verdient. Und wissen Sie was? Sie selbst ebenso.
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