10 Tipps für bessere Gespräche bei Leistungsbeurteilungen
Ein Gespräch zur Leistungsbeurteilung ist deine Chance, ein oft gefürchtetes, unangenehmes Meeting in eine wertvolle Gelegenheit für ehrliches Feedback, Verbindung und Wachstum zu verwandeln. Anstatt uninspiriert oder unangenehm zu wirken, kannst du diese Zeit nutzen, dich mit deiner Mitarbeiterin oder deinem Mitarbeiter abzustimmen, Ziele zu klären und kontinuierliche Verbesserung zu fördern. Hier erfährst du, wie du dein nächstes Gespräch zur Leistungsbeurteilung für alle Beteiligten ansprechender und hilfreicher gestalten kannst.
Das Gespräch zur Leistungsbeurteilung verstehen
Beginnen wir mit den Grundlagen. Was sind unsere Beweggründe? Ein Gespräch zur Leistungsbeurteilung ist ein formelles Gespräch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter:in, das dazu dient, die bisherige Arbeitsleistung zu bewerten, konstruktives Feedback zu geben und Ziele für die Zukunft festzulegen, richtig?
Und ja, es ist hilfreich, ein praktisches Performance-Management-Tool zu haben, das viele Dinge kann und dir verschiedene Einblicke gibt, aber es ist nicht das alleinige Erfolgsrezept.
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Von Natur aus ist der Zweck dieses Gesprächs vielschichtig, und genau darin liegt ein Problem. Während es eine Gelegenheit ist, Leistungen anzuerkennen, Erfolge zu feiern und Mitarbeitende durch die Hervorhebung ihrer Beiträge zu motivieren, dient es auch dazu, Verbesserungsbereiche zu identifizieren, um Mitarbeiter:innen herauszufordern, Neues zu lernen und zu wachsen.
Außerdem hilft die Zielsetzung im Rahmen der Leistungsbeurteilung dabei, die Einzelnen mit den übergeordneten Unternehmenszielen zu verbinden, sodass sowohl die Mitarbeitenden als auch die Organisation gemeinsam in Richtung zukünftigen Erfolgs gehen. Was ergibt sich also, wenn man das alles zusammenfasst?
Ein Rezept für ein schwieriges Meeting, genau das. Viel zu oft versuchen wir, wie man so schön sagt, das Unmögliche zu leisten. In Wirklichkeit sollten wir die Zeit nutzen, um uns auf die wenigen Dinge zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin haben – und dann weitermachen. Fällt das Feedback beim Review zu umfangreich aus, erscheint dem oder der Mitarbeitenden das Ziel unerreichbar.
Frequenz und Timing
Gespräche zur Leistungsbeurteilung finden in der Regel regelmäßig statt, gängige Intervalle sind jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich.
Der Zeitpunkt dieser Gespräche hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Leistungszyklus des Unternehmens, dem Geschäftsjahr und den Projektzeitplänen.
- Jährliche Reviews sind die traditionellste Form und bieten einen umfassenden Überblick über die Leistung eines Mitarbeiters oder einer Mitarbeiterin im zurückliegenden Jahr.
- Halbjährliche oder vierteljährliche Reviews werden in schnelllebigen Branchen bevorzugt, in denen häufigeres Feedback notwendig ist, um die Ausrichtung an sich wandelnde Geschäftsziele sicherzustellen.
- Ad-hoc-Reviews können nach großen Projekten, organisatorischen Veränderungen oder wichtigen Meilensteinen durchgeführt werden, damit Mitarbeitende zeitnah Feedback erhalten und die nötige Orientierung haben, um auf Kurs zu bleiben.
Der Schlüssel zu einem effektiven Gespräch zur Leistungsbeurteilung ist das Timing – also sicherzustellen, dass Reviews zu sinnvollen Zeitpunkten abgehalten werden, die mit Projektzyklen oder größeren organisatorischen Veränderungen übereinstimmen.
Rechtzeitige Reviews sorgen dafür, dass Feedback relevant und umsetzbar bleibt und Mitarbeitende das ganze Jahr über das Gefühl haben, dass ihre Beiträge geschätzt werden. Deshalb kann ich das nicht genug betonen: Du MUSST damit aufhören, die Leistung nur einmal im Jahr zu bewerten, sondern solltest zu einem kontinuierlichen Performance-Management übergehen, bei dem Führungskräfte und Mitarbeitende regelmäßig Gespräche führen.
Leistung ist vielschichtig und du kannst unmöglich alles oder die nötige Entwicklung in einem Quartalsmeeting erledigen – erst recht nicht, wenn es nur einmal im Jahr stattfindet.
Vorbereitung auf das Gespräch zur Leistungsbeurteilung
Vor dem Gespräch zur Leistungsbeurteilung müssen sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende mit den richtigen Informationen darauf vorbereiten. Das sichert ein ausgewogenes und unvoreingenommenes Gespräch.
Für Führungskräfte
Relevante Daten und Beispiele sammeln
Führungskräfte sammeln Leistungskennzahlen, Projektergebnisse sowie konkrete Beispiele für Erfolge und Verbesserungsbereiche, um objektives, umsetzbares Feedback geben zu können.
Glücklicherweise gibt es viele Tools, die diesen Teil erleichtern, darunter 360-Grad-Feedback-Tools, die den Erfassungsprozess automatisieren.
Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden prüfen
Die Überprüfung der Selbsteinschätzung der Mitarbeitenden bietet Einblicke in deren Sichtweise, hilft dabei, das Feedback mit deren Selbstwahrnehmung abzugleichen und eine produktivere Diskussion zu führen. Es gibt eine Reihe von Methoden zur Leistungsbeurteilung, aus denen Sie hier wählen können.
Setzen Sie klare Ziele für das Gespräch
Setzen Sie klare Ziele für das Mitarbeitergespräch—egal, ob es um die Klärung von Leistungsproblemen, die berufliche Entwicklung oder zukünftige Zielsetzungen geht—um ein fokussiertes und umsetzbares Gespräch zu führen.
Für Mitarbeitende
Ehrlich über die eigene Leistung reflektieren
Mitarbeitende sollten ihre Erfolge, Herausforderungen und ihr Wachstum reflektieren, um die eigene Leistung zu verstehen und effektiver am Gespräch teilnehmen zu können. Es ist jedoch wichtig, dass Mitarbeitende nicht jedes Gespräch als Gelegenheit betrachten, um die nächste Gehaltserhöhung einzufordern.
Wenn Mitarbeitende ihre Leistungen darstellen, als wären sie fehlerfrei, zeigt das fehlende Selbstwahrnehmung und Integrität.
Fragen und Themen zur Diskussion vorbereiten
Kommen Sie vorbereitet mit Fragen zu Leistungserwartungen, Feedback zu bestimmten Aufgaben oder Entwicklungsmöglichkeiten, um das Gespräch gezielt zu führen.
Mitarbeitergespräche neu denken
Stellen wir uns einen schönen und wirkungsvollen Bewertungsprozess vor. Er könnte etwa so ablaufen wie dieser, dem ich kürzlich begegnet bin:
"Mein Vorgesetzter wusste, dass ich es liebe, Artikel mit Tiefe und fundierter Recherche zu schreiben. Wir hatten schon früher darüber gesprochen, aber in der Praxis war das nicht die Arbeit, die wir normalerweise machten. Zur gleichen Zeit erkannte mein Vorgesetzter das Potenzial im Podcast-Bereich und entdeckte, dass der CEO Podcasts sehr mochte. Mein Vorgesetzter forderte mich also heraus, ein paar Podcast-Ideen für das Unternehmen zu entwickeln, da er wusste, dass diese Art von Storytelling genau das war, was ich gerne tat. Er stellte diese Verbindung für mich her und sorgte dafür, dass der CEO die Umsetzung eines Podcasts mit einem unserer Partner unterstützte. Das wurde zu einem Rahmen, den wir auch bei größeren Kunden anwendeten und dadurch diese Beziehungen ausbauen konnten. Möglich wurde das durch einen Vorgesetzten, dem etwas an mir lag und der die Zusammenhänge erkannte. Er nutzte das, um mich zu inspirieren und meine Begeisterung für die Arbeit zu fördern, sodass sich unsere Mitarbeitergespräche wie ein gemeinsames Gestalten anfühlten und nicht wie die bloße Durchsicht der letzten Geschäftszahlen. Wir haben wirklich gemeinsam an meiner beruflichen Entwicklung gearbeitet."
Wow, möchten Sie nicht dieser Mitarbeitende sein? Oder der Vorgesetzte in dieser Geschichte? Das ist möglich!
10 Tipps, um aus einem gefürchteten Ritual ein wertvolles Gespräch zu machen
Wie verwandeln Sie also das Mitarbeitergespräch von einer Sitzung, die Mitarbeitende meiden möchten, zu einer, auf die sie sich freuen? Indem Sie mitfühlend, ehrlich, authentisch und wirkungsvoll sind.
Schauen wir uns an, wie Sie das erreichen können — und ja, es ist möglich, ein fürsorgliches Gespräch zu führen und gleichzeitig Ziele und Ergebnisse im Verlauf des Jahres zu steuern.
1. Legen Sie die Grundlage mit klaren Absichten.
Bevor Sie das Gespräch überhaupt terminieren, nehmen Sie sich einen Moment, um über Ihre Zielsetzung nachzudenken. Ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch dreht sich nicht nur um die Bewertung vergangener Leistungen; es soll die zukünftigen Möglichkeiten aufzeigen. Gehen Sie das Gespräch unterstützend und nicht verurteilend an.
Fragen Sie sich:
- Was soll der Mitarbeitende aus dem Gespräch mitnehmen? Soll er mehr Klarheit über seine Stärken bekommen, von künftigen Chancen motiviert werden oder mit konkreten Schritten zur Verbesserung herausgehen?
- Wie kann ich dieses Gespräch als Sprungbrett für seine Entwicklung nutzen?
- Was habe ich über seine Stärken und Potenziale beobachtet?
Indem Sie Ihre Absichten klären, planen Sie mit dem Ziel im Blick. Diese Fragen eignen sich übrigens für jedes Gespräch – vom „Du machst das großartig“ bis zum „Du brauchst Unterstützung“ Gespräch.
2. Seien Sie vorbereitet. Es ist ein Gespräch, keine Checkliste.
Nichts zerstört Authentizität schneller, als wenn eine Führungskraft einen Fragebogen wortwörtlich abliest oder ihren Mitarbeitenden nicht kennt! Mitarbeitergespräche sollten sich wie ein Dialog und nicht wie ein Monolog anfühlen.
So können Sie sich vorbereiten:
- Überprüfen Sie die Leistungen und Herausforderungen des Mitarbeitenden im Beurteilungszeitraum.
- Sammeln Sie konkrete Beispiele – vage Rückmeldungen helfen niemandem.
- Berücksichtigen Sie die Karriereziele der Person und wie sie zu den Prioritäten der Organisation passen.
Wenn sich dieser Ratschlag wie ein Angriff anfühlt, habe ich wenig überraschende Neuigkeiten für Sie: Sie tun noch nicht genug, um Ihre Mitarbeitenden zu verstehen. Sie sollten zurückgehen und weitere Informationen zusammentragen, bevor Sie versuchen, dieses Gespräch zu führen.
Sie können zum Beispiel um eine Selbsteinschätzung bitten, mit Kolleg*innen über die Wirkung Ihres Mitarbeitenden sprechen und vielleicht auch im Gespräch selbst etwas Verletzlichkeit zeigen. Sie dürfen Ihrem Mitarbeitenden auch eingestehen, dass der Kontakt im letzten Jahr geringer war, und gemeinsam neue Wege finden, um im kommenden Jahr besser im Austausch zu bleiben.
3. Führen Sie mit Empathie. Zeigen Sie Menschlichkeit.
Niemand blüht unter einer roboterartigen Führungskraft auf. Beginnen Sie das Gespräch auf Augenhöhe, zeigen Sie sich menschlich, und bedenken Sie, dass Mitarbeitende vor solchen Gesprächen oft nervös sind.
Beispiele:
- „Bevor wir starten, möchte ich mich für deinen Einsatz in diesem Jahr bedanken. Wie fühlst du dich im Moment?“
- „Mir ist bewusst, das Jahr hatte Höhen und Tiefen – worauf bist du besonders stolz?“
Mit dieser kleinen Geste zeigen Sie, dass Sie nicht nur das Arbeitsergebnis sehen, sondern auch den Menschen dahinter.
4. Seien Sie ehrlich. Geben Sie konstruktives Feedback mit Respekt.
Jetzt kommt der schwierige Teil: Konstruktives Feedback ehrlich zu geben, ohne zu beschönigen oder zu verletzen. Mitarbeitende wünschen sich authentische Rückmeldungen, auch wenn sie nicht immer leicht zu hören sind. Was sie nicht brauchen, ist Kritik ohne Kontext oder ohne konkrete Handlungsempfehlungen.
Nutzen Sie diese Formel für schwieriges Feedback:
- Stärken anerkennen:
- „Was ich an deiner Arbeit wirklich schätze, ist dein Engagement, als du letzten Herbst das Team-Meeting geleitet hast.“
- Seien Sie konkret beim Entwicklungsbedarf:
- „Mir ist bei [konkretes Beispiel] aufgefallen, dass es noch Verbesserungspotenzial gibt, indem ...“
- „Zum Beispiel beim Kundenvortrag – an einigen Stellen hätten weitere Daten dein Argument noch stützen können.“
- Stellen Sie es als Entwicklungschance dar:
- „Das ist ein Bereich, in dem du wirklich glänzen könntest, wenn du dich darauf konzentrierst …“
- „Mit etwas mehr Vorbereitung auf mögliche Fragen aus dem Publikum kannst du deine Präsentationen noch stärker machen.“
Auch kritisches Feedback kann – respektvoll vermittelt – für eine*n unterdurchschnittlich leistungsstarke*n Mitarbeitende*n motivierend wirken. Denken Sie daran: Ziel ist nicht Kritik, sondern Entwicklung und Unterstützung.
5. Seien Sie authentisch. Teilen Sie Ihre eigene Perspektive.
Wir alle haben gelernt, in Beurteilungen „professionell“ zu sein – aber Professionalität heißt nicht, die eigene Persönlichkeit zu verstecken. Authentizität schafft Vertrauen.
Wenn Sie vom Fortschritt Ihres Mitarbeitenden inspiriert sind, sagen Sie es! Wenn Sie nicht wissen, wie Sie bei einer Herausforderung helfen können, geben Sie es zu und suchen Sie gemeinsam nach Lösungen. Teilen Sie auch Beispiele, wie Sie selbst mit ähnlichen Problemen gehadert haben.
Zum Beispiel:
- „Ich bin wirklich beeindruckt von deiner Leistung in [konkrete Leistung]. Ich gebe zu, ich weiß selbst noch nicht genau, wie ich dich weiter fördern kann – hast du Vorschläge?“
Mitarbeitende schätzen Führungskräfte, die authentisch sind. So zu tun, als hätte man alle Antworten, hilft keinem weiter. Wir sind alle Menschen!
6. Schaffen Sie Wirkung und richten Sie den Blick in die Zukunft
Auch wenn es wichtig ist, die Vergangenheit zu betrachten, sollten Sie das Gespräch nicht ausschließlich in den Rückspiegel lenken. Die wahre Stärke eines Mitarbeitergesprächs liegt darin, die Zukunft aktiv zu gestalten.
Stellen Sie zum Beispiel folgende Fragen:
- „Welche Fähigkeiten oder Erfahrungen möchten Sie in den nächsten sechs Monaten aufbauen?“
- „Gibt es Projekte oder Rollen, die Sie gerne erkunden würden?“
- „Welche Unterstützung benötigen Sie von mir, um Ihre Ziele zu erreichen?“
Erarbeiten Sie dann gemeinsam einen Plan. Halten Sie klare, umsetzbare nächste Schritte fest und halten Sie Ihre Zusagen ein. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel erwähnt, seine Führungsqualitäten verbessern zu wollen, könnten Sie antworten: „Das ist ein tolles Ziel. Lassen Sie uns Möglichkeiten suchen, wie Sie im nächsten Quartal ein kleines Projekt leiten oder ein jüngeres Teammitglied coachen können.“
7. Seien Sie ein Cheerleader. Feiern Sie Erfolge – große wie kleine.
Unterschätzen Sie nie die Kraft der Anerkennung. Selbst wenn das Jahr herausfordernd war, gibt es immer etwas zu feiern.
Im Homeoffice oder Hybridmodell kann das zum Beispiel ein öffentliches Lob in einem teamweiten Video-Call, eine persönliche Nachricht über eine firmeninterne Chat-Plattform oder sogar eine virtuelle Preisverleihung sein.
Sie könnten beispielsweise eine wertschätzende E-Mail versenden, in der Sie konkrete Beiträge hervorheben und relevante Beteiligte in Kopie setzen, damit die Anerkennung persönlich und wirkungsvoll ist. Kleine Gesten wie digitale Geschenkkarten oder von Teammitgliedern signierte E-Cards können ebenfalls dazu beitragen, dass sich Mitarbeitende im Remote-Setting gesehen und wertgeschätzt fühlen.
Stellen Sie Erfolge heraus, egal wie klein sie erscheinen mögen. Das schafft Schwung und Selbstvertrauen. Zum Beispiel:
- „Sie haben [konkretes Projekt oder Situation] hervorragend gemeistert – das war wirklich ein Highlight dieses Jahr.“
Mitarbeiteranerkennung bedeutet nicht nur „gute Arbeit“ zu sagen. Es geht darum, zu zeigen, dass Sie die Beiträge sehen und wertschätzen.
8. Fördern Sie psychologische Sicherheit
Ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeitende sich sicher fühlen, offen zu sprechen, ist entscheidend für den Erfolg Ihres Gesprächs. Mitarbeitergespräche sollten sich niemals wie ein einseitiges Urteil anfühlen.
Bitten Sie um Feedback zu Ihrer Führung:
- „Was könnte ich anders machen, um Sie besser zu unterstützen?“
9. Akzeptieren Sie Unvollkommenheit: Es ist okay, menschlich zu sein!
Spoiler: Sie werden nicht jedes Mitarbeitergespräch perfekt meistern. Manchmal stellen Sie vielleicht fest, dass Sie sich zu sehr auf Schwächen konzentriert haben, ohne einen konstruktiven Lösungsweg anzubieten.
Wenn Sie sich dabei erwischen, sprechen Sie es offen an. Sagen Sie zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass ich gerade sehr viel über Entwicklungspotenzial gesprochen habe. Lassen Sie uns den Fokus verschieben und darauf schauen, was gut läuft und wie wir Ihre Stärken weiter ausbauen können.“
So können Sie aus einem Stolperstein einen produktiven Dialog machen. Manche Gespräche fühlen sich holprig an, andere laufen nicht wie geplant. Das ist völlig in Ordnung.
Denken Sie daran: Ein fürsorglicher, authentischer und wirkungsvoller Vorgesetzter zu sein, bedeutet nicht, fehlerfrei zu sein – sondern mit Herz dabei zu sein, ehrlich zu kommunizieren und sich stets weiterzuentwickeln.
10. Halten Sie das Momentum aufrecht
Eine großartige Leistungsbeurteilung endet nicht mit dem Gespräch. Führen Sie regelmäßige Check-ins durch, überprüfen Sie gemeinsam Ziele, und halten Sie den Dialog am Laufen.
Das große Ganze
Im Kern ist eine Leistungsbeurteilung eine Chance, Vertrauen aufzubauen und Wachstum zu fördern. Damit Sie nachhaltig wirken, behalten Sie diese Schlüsselpunkte im Hinterkopf: Blicken Sie nach vorne, seien Sie ehrlich und authentisch, und feiern Sie Erfolge gemeinsam.
Machen Sie den ersten Schritt und gehen Sie Ihr nächstes Feedbackgespräch mit Neugier und Offenheit an. Ihr heutiger Einsatz kann der Auslöser für bedeutende Entwicklungen sein – für Ihr Team und für Sie selbst. Ja, es geht um Rückmeldung, aber eben auch um Beziehung. Es ist die Gelegenheit, Ihrem Team zu zeigen, dass Ihnen nicht nur wichtig ist, was sie tun, sondern auch, wer sie sind und wer sie noch werden.
Lassen Sie uns die Angst vor Leistungsbeurteilungen in Begeisterung verwandeln! Seien Sie die Führungskraft, die Sie sich selbst wünschen würden – fürsorglich, echt, authentisch und stets bestrebt, etwas zu bewegen. Ihre Mitarbeitenden verdienen nicht weniger. Und wissen Sie was? Sie auch nicht.
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