Der Expertenleitfaden für bessere Leistungsbeurteilungen + Vorlage

Basierend auf meinen persönlichen Erfahrungen mit Hunderten, wenn nicht Tausenden von Leistungsbeurteilungen und der Unterstützung von Organisationen bei deren Optimierung, teile ich, wie man sich vorbereitet und eine effektive Leistungsbeurteilung durchführt.

Kurz gefragt: Nehmen Sie an unserer 60-Sekunden-Umfrage teil und teilen Sie uns mit, wie Sie wirklich zum Einsatz von KI-Agenten bei Leistungsbewertungen, Beförderungen und Coachings stehen. Ihr Input hilft uns, die realen Herausforderungen zu verstehen, denen sich HR-Teams im Umgang mit KI im Performance Management stellen müssen.

Wie Sie sich auf eine Leistungsbeurteilung vorbereiten

Sich auf die Durchführung einer Leistungsbeurteilung vorzubereiten, ist keine Aufgabe, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte – und schon gar nicht etwas, das man in der Nacht davor erledigen sollte!

Leistungsbewertungen benötigen Zeit für eine sorgfältige Ausarbeitung. Wenn Sie es überstürzen, werden Ihre Mitarbeitenden es merken. 

Schritt 1: Reflektieren Sie die Leistung Ihres Teams und des Mitarbeitenden

Der erste Schritt bei der Vorbereitung auf eine Leistungsbeurteilung ist die Reflexion über die individuelle Leistung und die des Teams.

Überlegen Sie, was positiv, neutral oder negativ gewesen ist. Was geschah außerhalb des Einflussbereichs des Teams oder der Person? Wie trägt der oder die Mitarbeitende zum Team bei? Die Reflexion dieser Punkte ist ein großartiger Start.

Ein weiterer Punkt ist Ihre eigene Wahrnehmung. Wenn Sie mit der Person nicht täglich zusammenarbeiten: Wer tut es, und wer könnte Ihnen Informationen über die jüngste Leistung des Teammitglieds geben?

Gerade wenn ich sehr eigenständig arbeitende Mitarbeitende führe, ist das Sammeln von Feedback aus dem Kollegenkreis äußerst hilfreich, um eine faire, genaue und wertvolle Leistungsbewertung durchzuführen.

Oft wird ein 360-Grad-Feedback-Prozess eingesetzt, dieser kann jedoch zeitaufwendig sein. Sie können jedoch schnell Feedback von Kolleg:innen zur Leistung Ihres Teammitglieds mit Google- oder Microsoft-Forms einholen.

Wenn ich die Leistung einer Person zur Vorbereitung auf ein Gespräch reflektiere, schreibe ich oft die von meinem Unternehmen vorgegebenen Bewertungsfragen auf. Anschließend notiere ich stichpunktartig einige Dinge pro Mitarbeitenden unter jedem Punkt.

Im Wesentlichen verfasse ich eine Kurzversion der Leistungsbewertung, die ich dann im Gespräch durch Beispiele und Empfehlungen für die Zukunft ergänze.

Author's Tip

 

Auch die zu bewertenden Mitarbeitenden profitieren davon, wenn sie ihre eigene Leistung und ihre Beiträge reflektieren. Viele formelle Beurteilungsprozesse beginnen mit einer Selbsteinschätzung. Dieser Schritt unterstützt ein fokussierteres und ergiebigeres Live-Gespräch zur Leistungsbeurteilung.

Schritt 2: Formulieren Sie Ihr Feedback und knüpfen Sie es an die Erwartungen der Rolle 

Sobald Sie Ihre Überlegungen und das nötige Peer-Feedback gesammelt und Ihre Gliederung für das Gespräch erstellt haben, können Sie die Ausarbeitung der Bewertung beginnen.

Der schriftliche Teil ist einer der wichtigsten Abschnitte der Bewertung.

Man könnte sogar sagen, diese Phase ist noch wichtiger als das persönliche Gespräch selbst – besonders, wenn Sie entwicklungsorientiertes Feedback geben und erwarten, dass sich das Verhalten der Person nach dem Gespräch verändert.

Die Bewertung in schriftlicher Form ist ein Dokument, auf das die Mitarbeitenden zurückgreifen, um ihr Feedback nachzulesen. Es ist zudem ein offizielles Dokument, das Leistung und Leistungsrückmeldung für eine:n Mitarbeitende:n festhält.

Schriftliche Leistungsbeurteilungen sollten immer Aussagen zu Leistung enthalten, Vergleiche zu Erwartungen oder erwünschtem Verhalten, ausführliche Beispiele für gute oder schlechte Leistung und wie sich dies auf andere auswirkt.

Kennzahlen und Leistungsindikatoren (KPIs) sind hervorragende Werkzeuge, um Leistungen zu messen, Entwicklungspotenziale zu erkennen und zukünftige Ziele zu setzen.

Wenn jemand beispielsweise im Vertrieb tätig ist, können Sie die Qualität der Arbeit und die Eigenverantwortung dadurch beschreiben, wie sehr gesetzte Ziele und Metriken erreicht wurden. Genau wie Ziele sollten auch Leistungen messbar sein.*

Beispiel für eine schriftliche Bewertung

„Brent hat weiterhin Schwierigkeiten mit Detailorientierung, insbesondere bei der Konfiguration unseres Lernmanagementsystems. Die Folge davon, dass Brent Details übersieht, wie beispielsweise die Kursanmeldung, ist, dass Mitarbeitenden die verpflichtenden Kurse nicht zugewiesen werden. Wenn Personen nicht den richtigen Kursen, wie etwa Compliance-Schulungen, zugeordnet werden, bedeutet das für uns als Unternehmen, dass wir nicht regelkonform sind, weil wir die verpflichtenden Compliance-Schulungen nicht effektiv ermöglicht haben.“

Zusätzlich zur Schilderung mit konkreten und messbaren Beispielen solltest du als Beurteiler und Führungskraft auch bereit sein zu beschreiben, wie du die betreffende Person darin unterstützen wirst, ihre Fähigkeiten zu verbessern oder das gewünschte Verhalten zu übernehmen.

Ja, Leistungsbeurteilungen können lang sein, aber meiner Erfahrung nach ist eine längere, gründlichere Darstellung am hilfreichsten, wenn es darum geht, Mitarbeitenden ihre Leistung begreiflich zu machen und diese auch langfristig zu dokumentieren.

*Nützlicher Artikel zur Zielsetzung: Organisationen mithilfe der Cascading Goals Methode auf Erfolgskurs bringen

Schritt 3: Bereite dich auf das Führen des Beurteilungsgesprächs vor

Nachdem du dir deine Gedanken gemacht und zusätzliches Feedback gesammelt, über die Leistung der Person reflektiert und die Zusammenfassung geschrieben hast, bist du nun bereit, das Performance-Review-Gespräch vorzubereiten.

Wenn du dich auf ein schwieriges Gespräch vorbereitest, überlege dir genau, wie du das Gespräch einleitest und denk an einige Fragen, die das Teammitglied zu Beginn haben könnte. Sei darauf vorbereitet, jeden Punkt anhand konkreter Beispiele zu erläutern.

Ich persönlich beginne gerne mit einer positiven Bemerkung, hebe die guten Beiträge der Person im vergangenen Zeitraum hervor und gehe dann auf konstruktive Kritikpunkte sowie Entwicklungsmöglichkeiten ein, zusammen mit dem, was ich plane zu tun, um den Mitarbeiter auf seinem Weg zu unterstützen. 

Profi-Tipp: Häufig sende ich meine Auswertung erst kurz vor dem Live-Gespräch an das Teammitglied. Umgekehrt wünsche ich mir das auch von ihnen, allerdings erst, nachdem ich meine eigene Bewertung geschrieben habe.

Diese Methode der Leistungsbeurteilung nennt sich Double-Blind-Assessement. Ich finde, dass diese Methode jedem hilft, seine eigene Arbeit zu machen (und nicht einfach die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter auf die Managerbewertung zu übertragen) und mit reflektierten Erkenntnissen ins Gespräch zu gehen.

Performance-Review-Gespräch professionell durchführen

Du hast die Vorbereitung, die Reflexion, die Sammlung des Feedbacks und das Schreiben der Beurteilung abgeschlossen. Jetzt kommt der wichtigste Teil: das Gespräch selbst.

Hier wird aus der Leistungsbeurteilung etwas wirklich Nützliches – das Live-Gespräch gibt dir und deinem Teammitglied die Möglichkeit, sich abzustimmen, nachzujustieren und das Engagement für die anstehenden Aufgaben neu zu stärken. 

Erwarte aber nicht, dass du dich zu 100 Prozent an dein Skript halten kannst. 

Die besten Gespräche ergeben sich oft aus dem Unerwarteten. Wenn ein Mitarbeiter etwas Überraschendes anspricht, vielleicht sogar etwas, das abwegig erscheint, ist das keine Ablenkung. Es ist eine wertvolle Erkenntnis.

Wenn das passiert, ist es deine Aufgabe, zuzuhören, neugierig zu bleiben und das Gespräch produktiv und menschlich zu führen. So gelingt eine Beurteilung, die einen Unterschied machen kann.

1. Den richtigen Ton setzen

Beginne mit einer Einleitung für das Gespräch. Mache deutlich, dass dies kein endgültiges Urteil ist, sondern eine gemeinsame Gelegenheit, zu reflektieren und zu planen. Eine solche Sicherheit zu Beginn des Gesprächs kann Spannungen abbauen und Raum für ehrlichen Dialog schaffen.

Beispiel: „Ich schätze es sehr, dass du dir heute Zeit nimmst. Mein Ziel ist es, das von mir formulierte Feedback gemeinsam durchzugehen, aber genauso wichtig ist mir, zu hören, wie du deine Arbeit wahrgenommen hast und wo du Entwicklungsmöglichkeiten siehst.“

Diesen Ton gleich zu Beginn zu setzen, schafft psychologische Sicherheit und macht klar: Das Gespräch ist für und mit deinem Teammitglied – nicht nur über sie oder ihn.

2. Ziele und Erwartungen erneut ins Gedächtnis rufen

Bevor du dich ins Feedback stürzt, gleicht gemeinsam noch einmal die ursprünglichen Ziele und Erwartungen für den Beurteilungszeitraum ab. 

Schnapp dir die Dokumentation zu Zielen, Vorgaben oder was der Mitarbeiter selbst als Ziel formuliert hat und mache kurz den Abgleich, ob diese Punkte im gesteckten Zeitrahmen objektiv erfüllt wurden. 

Das verankert das Gespräch erneut auf der gemeinsamen Vereinbarung und bietet beiden eine objektive Bezugsgröße für die Leistungsbewertung.

Falls sich die Prioritäten während des Zyklus verschoben haben, sprich das offen an. Wenn Erwartungen unklar waren, übernimm auch dafür Verantwortung. Das Gespräch im Kontext zu rahmen hält es fair und zielgerichtet.

3. Feedback klar kommunizieren

Jetzt ist es Zeit, dein Feedback auf direkte, durchdachte und konkrete Weise zu präsentieren. 

Starte mit dem, was gut läuft – hebe Erfolge, Stärken und positive Muster hervor, die du beobachtet hast, und leite daraus Entwicklungsmöglichkeiten ab. 

Nenne anschauliche Beispiele zur Untermauerung deiner Aussagen und sei klar in Bezug auf die Auswirkung. Modelle wie Situation–Verhalten–Auswirkung (SBI) können helfen, deine Botschaft zu strukturieren.

Wenn Sie Ihre Beobachtungen besprechen, konzentrieren Sie sich auf Verhaltensweisen und Ergebnisse, nicht auf Annahmen oder Eindrücke. So versteht das Teammitglied nicht nur, was Sie bemerkt haben, sondern auch, warum es wichtig ist.

Bedenken Sie, dass Feedback bei jedem Menschen unterschiedlich ankommt. Manche stimmen sofort zu; andere benötigen Zeit, um das Gesagte zu verarbeiten. Schaffen Sie Raum dafür, indem Sie innehalten und nach ihrer Sichtweise fragen:

• „Entspricht das auch Ihrer Wahrnehmung?“
• „Gibt es aus Ihrer Sicht Ergänzungen oder sehen Sie es anders?“

Wenn Ihr Gegenüber beim Teilen Ihres Feedbacks etwas Unerwartetes erzählt, oder seine Version der Ereignisse Ihre Annahmen in Frage stellt, bleiben Sie offen und lassen Sie die Person ohne Unterbrechung zu Ende sprechen. 

Sie müssen nicht jedes Detail sofort klären. Nehmen Sie das Feedback an und signalisieren Sie, dass Sie es berücksichtigen werden:

„Danke für den Hinweis. Diesen Kontext kannte ich bisher nicht, und ich möchte darüber nachdenken, wie das ins große Ganze passt.“

Das Ziel ist es hier nicht, das Gespräch zu „gewinnen“. Es geht darum, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. 

4. Holen Sie deren Perspektive ein

Sobald Sie Ihr Feedback gegeben und vielleicht auch schon mehr zur Sichtweise Ihres Mitarbeiters erfahren haben, schalten Sie ganz auf Zuhören um und laden das Teammitglied ein, über seine Erfahrungen in der Rolle nachzudenken. 

Das ist nicht nur eine Höflichkeit. Das Zuhören der Sicht des Mitarbeiters hilft zu erkennen, was funktioniert, was nicht, und welche Unterstützung er oder sie für die weitere Entwicklung benötigt.

Stellen Sie offene Fragen wie:

• „Worauf sind Sie in diesem Quartal am meisten stolz?“
• „Was war Ihre größte Herausforderung?“
• „Was hat Sie Ihrer Meinung nach weitergebracht (oder gebremst)?“

Lassen Sie die Person ohne Unterbrechung sprechen. Auch wenn deren Einschätzung nicht vollständig Ihrer entspricht, fördert das Zuhören Vertrauen und bringt möglicherweise wertvolle Erkenntnisse ans Licht, die Sie übersehen hätten. 

Wenn diese Person sich öffnet, würdigen Sie das Engagement und die Offenheit, ehrlich zu sein, und konzentrieren Sie sich auf Entwicklung statt darauf, „Recht“ zu haben oder ihre Einschätzung zu „korrigieren“. 

5. Entwicklung und Karriereziele besprechen

Gehen Sie nun einen Schritt zurück. Wo möchte die Person wachsen? Was begeistert sie aktuell? Nutzen Sie diesen Teil des Gesprächs, um zukünftige Ziele oder neue Herausforderungen gemeinsam zu definieren.

Hierbei geht es nicht darum, Lücken zu schließen oder Menschen zu verändern. Ziel ist, auf Stärken aufzubauen, Fähigkeiten zu entwickeln und die Entwicklung an den Weg des Unternehmens anzupassen. 

Seien Sie ehrlich, was möglich ist, aber zugleich großzügig mit Unterstützung, Coaching, Sichtbarkeit oder Kontakten.

Lassen Sie es dann konkret werden. Wann immer möglich, verknüpfen Sie die Ziele mit realen Geschäftsmöglichkeiten – zum Beispiel mit Projekten außerhalb des Tagesgeschäfts oder neuen Team-Bedarfen – sodass das Gespräch relevant und praxisnah bleibt. 

6. Klare nächste Schritte vereinbaren

Fassen Sie am Ende der Bewertung die wichtigsten Punkte und Absprachen zusammen, damit beide mit einem gemeinsamen Verständnis und Klarheit über die nächsten Schritte auseinandergehen. 

Übersetzen Sie das allgemeine Feedback in konkrete Ziele oder Entwicklungsmaßnahmen mit Zeitrahmen und messbaren Erfolgsindikatoren. Achten Sie darauf, dass die Ziele, wenn möglich, mit Team- oder Unternehmensprioritäten verknüpft sind.

Falls dies bedeutet, Ihren Mitarbeiter für ein Mentoring zu vermitteln oder ihn in ein spannendes neues Projekt einzubinden, sollten Sie dies umgehend in die Wege leiten. 

Stellen Sie außerdem sicher, dass ein Rhythmus für Check-ins oder informelle Folgegespräche vereinbart wird, damit das Review der Anfang eines fortlaufenden Dialogs bleibt und kein einmaliges Ereignis ist.

7. Mit einer positiven Note enden

Wenn das Gespräch mit aufrichtiger Wertschätzung abschließt, bestärkt das die Wertschätzung des Mitarbeiters und sorgt dafür, dass er oder sie sich motiviert und respektiert fühlt.

Schließen Sie mit etwas Echtem und Konkretem. Sagen Sie deutlich, was Sie an der Arbeit des Mitarbeiters schätzen – nicht als reine Höflichkeit, sondern als echtes Anerkennen des Beitrags. Das könnte eine vertiefte Fähigkeit sein, ein übernommenes Projekt oder die Art, wie das Teammitglied sich einbringt.

Beispiel: „Ich schätze es sehr, wie viel Stabilität Sie dieses Jahr in das Team gebracht haben. Das hat dem Team geholfen, sich in schwierigen Zeiten zu fokussieren. Ich sehe die Auswirkungen Ihrer Arbeit jede Woche und freue mich auf die Zusammenarbeit an unseren kommenden Projekten.“

Mit Optimismus für das zukünftige Wachstum und Ihrem Bekenntnis zur Unterstützung des Mitarbeiters stärken Sie das Vertrauen, heben die Stimmung und schaffen eine zukunftsorientierte Grundlage für die nächste Entwicklungsphase.

So geht Ihr Teammitglied aus dem Gespräch mit dem Blick nach vorn, nicht zurück.

Lassen Sie außerdem immer Raum für weitere Gespräche. Ein gutes Bewertungs-Gespräch schließt den Feedback-Kreislauf nicht ab, sondern bestimmt dessen Ton für die zukünftige Zusammenarbeit.

Best Practices für Mitarbeitergespräche

Hier sind einige Best Practices für Mitarbeitergespräche, damit Sie diese wertvolle Zeit bestmöglich nutzen können. 

Vermeiden Sie einseitige Gespräche

Wenn es an die Durchführung eines Mitarbeitergesprächs geht, hat man leicht die Vorstellung, dass es ein einseitiges Gespräch wird, bei dem Sie als Führungskraft dem Teammitglied sagen, wie es läuft.

Genau dieses Verhalten sollten Sie unbedingt vermeiden! Ein Mitarbeitergespräch sollte immer ein Dialog, also ein beidseitiges Gespräch, sein.

Wenn Mitarbeitende über ihre eigene Leistung sprechen, lernen und verstehen sie das reflektierte Feedback viel besser, als wenn Sie ihnen diese Rückmeldung einfach nur erzählen (oder vorlesen).

Eine effektive Leistungsbeurteilung kann nur dann erfolgreich sein, wenn Sie das Gespräch so gestalten, dass Sie sowohl Ihre reflektierten Einsichten teilen als auch Feedback vom Mitarbeitenden oder der zu bewertenden Person erhalten. 

Indem Sie konstruktives Feedback geben und einen offenen Dialog führen, wird der Bewertungsprozess auf beiden Seiten tiefere Einblicke liefern, was über die Zeit zu einer besseren Performance führen wird.

Ehrlichkeit ist die beste Strategie

Eines der schlechtesten Dinge, die Sie in einem Mitarbeitergespräch tun können, ist um Themen herumzuschleichen. Das gilt nicht nur am Tag des Reviews, sondern an jedem Tag, da Feedback kontinuierlich, zeitnah, spezifisch und umsetzbar sein sollte. 

Es ist leicht, dass Barrieren in der Kommunikation und Transparenz zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden entstehen. Das ist menschlich und erfordert oft eine bewusste Anstrengung, dem entgegenzuwirken.

Einer der besten Wege, während einer Leistungsbeurteilung ehrlich zu sein, ist darüber nachzudenken, was Sie über den Mitarbeitenden wissen und wie Sie glauben, dass er oder sie Rückmeldung gern erhalten möchte. Es ist eine Abwandlung der goldenen Regel: Behandle andere so, wie sie selbst behandelt werden möchten. 

Manche Menschen bevorzugen eine direkte Ansprache, während andere ein behutsameres Vorgehen brauchen. In dieser Hinsicht sind wir alle unterschiedlich.

Wenn Sie sich mit Ehrlichkeit immer noch schwertun, kann ein Tipp sein, sich zurückzunehmen und Ihre Kommunikation sowie andere Soft Skills zu überdenken.

Egal, wie Sie es angehen: Sorgen Sie immer dafür, dass Sie mit einer positiven und chancenorientierten Note abschließen. Sie möchten, dass Ihr Gegenüber das Gespräch inspiriert und wertgeschätzt sowie mit einem klaren Plan für Verbesserungen verlässt.

Geben Sie detailliertes Feedback

Wenn Sie Feedback geben, sollten Sie nicht vage bleiben. Vermeiden Sie allgemeine Aussagen oder rein bildhafte Vergleiche. Sie benötigen konkrete Details und Beispiele, insbesondere, wenn Sie Verbesserungspotenziale aufzeigen wollen.

Vielleicht haben Sie etwas beobachtet, das die Person letzten Monat in einem Projekt getan hat und das Sie nun ansprechen möchten; vielleicht hat die Person ein Projekt wieder auf Kurs gebracht oder war daran beteiligt, dass Dinge ins Hintertreffen geraten sind.

Seien Sie konkret, wenn Sie ein Beispiel für eine Leistung nennen, und heben Sie den Einfluss der guten oder weniger guten Leistung hervor. Indem Sie spezifisch sind und die Auswirkungen von Verhaltensweisen deutlich machen, helfen Sie der Person, zu verstehen, wie das eigene Handeln andere beeinflusst.

Je mehr handfeste Beispiele Sie zur Untermauerung Ihres Feedbacks geben können, desto besser. Ich weiß, solche Beispiele sind schwerer zu finden, wenn Feedbackgespräche nicht so häufig stattfinden.

Deshalb ist es besser, Leistungsbeurteilungen häufiger durchzuführen, zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich, sodass der Rückmeldezeitraum in der Nähe des Geschehens liegt. So können Sie Beispiele nutzen, die noch frisch sind, und die Details sind noch präsent.

Nehmen Sie sich Zeit und hören Sie aktiv zu

Präsentieren Sie während des Gesprächs Ihr Feedback und achten Sie auf Reaktionen: Körpersprache, Tonfall und geäußerte Worte.

Wenn Sie Feedback geben, insbesondere negatives Feedback, werden Sie vielleicht bemerken, dass die Person in eine Art Fluchtmodus verfällt und nicht mehr zuhört! 

Sie müssen auch empathisch auf deren Sichtweise eingehen und auf interessante Punkte achten, die während des Gesprächs angesprochen werden.

Übergehen Sie Verbesserungsmöglichkeiten nicht, sondern nehmen Sie sich Zeit, auf das gesamte Feedback einzugehen und besprechen Sie Wege, wie das Feedback adressiert werden kann – inklusive Maßnahmen, die Sie als Führungskraft zu deren Weiterentwicklung beitragen können.

Führen Sie mit Empathie

Berücksichtigen Sie die Lebenslage und das Umfeld der Person, der Sie Feedback geben. Sie wissen nie, was im Leben anderer gerade wirklich vor sich geht – oft erzählen Menschen uns nicht von den wichtigsten oder einschneidendsten Ereignissen. 

Praktizieren Sie Empathie, gehen Sie nicht davon aus, alles zu wissen, und schenken Sie Ihren Mitarbeitenden Nachsicht. 

Nutzen Sie verfügbare Tools

Es gibt zahlreiche Tools, die Sie zur Durchführung von Feedbackgesprächen nutzen können. Warum also nicht davon profitieren? Sie erleichtern allen Beteiligten das Leben.

Welches Tool Sie wählen, hängt von Ihrer Organisation, Ihrem Arbeitsstil und der Art und Weise ab, wie Sie Mitarbeitergespräche führen.

Eines meiner Lieblingsfeatures von Software für Leistungsbeurteilungen ist die Möglichkeit, im Anschluss an das Review die besprochenen Punkte zu dokumentieren, sodass Sie oder eine künftige Führungskraft auf das Feedback, die Gesprächsnotizen und die vereinbarten Folgeaktivitäten zurückgreifen können. 

Als Führungskraft über einen längeren Zeitraum sind dies auch großartige Werkzeuge, um zu reflektieren, wie weit sich Ihre Mitarbeitenden entwickelt haben.

Gewöhnen Sie sich daran, kontinuierlich Feedback zu geben – sowohl positives als auch negatives

Wenn Sie Menschen führen, gehört es zu Ihren Hauptaufgaben, kontinuierlich relevantes und detailliertes Feedback zu geben – sowohl positives als auch negatives. Regelmäßiges Feedbackgeben ist eine essenzielle Kompetenz in der Führung. 

Konzentrieren Sie sich beim Feedback auf das Verhalten, die Auswirkungen und die Ergebnisse der Mitarbeitenden und bedenken Sie Ihre eigene Rolle und Verantwortung in der Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden.

Bewahren Sie negatives Feedback nicht über längere Zeit auf und warten Sie nicht bis zum nächsten Beurteilungszyklus, um Feedback zu geben – besonders nicht bei negativem Feedback. Rückmeldungen, Kritik oder Entwicklungshinweise sollten niemals eine Überraschung bei einer Leistungsbeurteilung sein.

Frischen Sie Ihr Wissen über effektives Feedbackgeben auf – es sollte zeitnah, spezifisch und ergebnisorientiert sein.

Stimmen Sie Ihr Feedback auf die Erwartungen der Rolle ab

Alle Rollen und Leistungsbeurteilungen erfordern klare Erwartungen, um wirksam zu sein. 

Denken Sie daran, eine Leistungsbeurteilung dient dazu, die Leistung der Person in ihrer Rolle mit den Anforderungen der Rolle zu vergleichen – nicht mit ihrer früheren Leistung oder der anderer Teammitglieder.

Häufig wird dies verwechselt, was zu Problemen führt, wenn die Leistung an etwas anderem als an den klaren Rollenerwartungen gemessen wird.

Falls die zu beurteilende Rolle keine Stellenbeschreibung mit klaren Verantwortlichkeiten, Zielen und KPIs hat, ist es Zeit, eine solche zu erstellen, damit zukünftige Leistungsbeurteilungen auf einer Bewertung anhand klarer, schriftlicher Rollenerwartungen basieren können.

Berücksichtigen Sie den Kontext und die Struktur der Leistungsbeurteilung

Wenn Sie Skalen oder Bewertungen verwenden, achten Sie auf die Übereinstimmung mit den Erwartungen und Normen des Unternehmens. 

Vermeiden Sie es, der Manager zu sein, der „niemals eine Fünf vergibt“, wenn andere Vorgesetzte im Unternehmen regelmäßig Bestnoten vergeben. 

Oftmals hat Ihre HR-Abteilung Statistiken darüber, wie viele Mitarbeitende üblicherweise welche Bewertung erhalten – nutzen Sie diese Information, um besser zu verstehen, wie gute Leistungen in Ihrem Unternehmen bewertet werden.

Profi-Tipp: Wenn Sie Top-Performer bewerten, seien Sie vorsichtig, damit Sie diese nicht entmutigen, indem Sie eine Bewertung vergeben, die als „abgerundet“ oder nicht vollständig anerkennend wahrgenommen werden könnte. 

Gerade Mitarbeitende auf höchstem Leistungsniveau sind sich Bewertungen oft sehr bewusst und könnten demotiviert werden, wenn ihre aktuelle Bewertung schlechter ausfällt als die vorherige – insbesondere, wenn sie das Gefühl haben, sich zuletzt besonders angestrengt zu haben. 

Beachten Sie die Wirkung von Beurteilungen bei leistungsstarken Mitarbeitenden und berücksichtigen Sie, wie diese Personen motiviert werden. Vermeiden Sie es, durch eine oberflächliche Bewertung von starken Mitarbeitenden ein Problem in der Mitarbeiterbindung zu erzeugen (ja, dies ist sehr häufig).

Überprüfen Sie Ihre eigenen Vorurteile (Bias)

Erwägen Sie, Feedback aus mehreren Quellen einzuholen, um Verzerrungen bei Ihren Bewertungen entgegenzuwirken – besonders, wenn Sie mit Ihren Mitarbeitenden im Alltag nicht eng zusammenarbeiten. 

Beispielsweise weiß ich bei der Bewertung von Projektmanager:innen, dass nicht meine Meinung als Vorgesetzter zählt, sondern die Meinungen derjenigen, denen die Projektmanager:innen dienen.

Um an diese Information zu kommen, sende ich Feedbackanfragen an wichtige Stakeholder der jeweiligen Projektmanager:innen und sammle Rückmeldungen sowohl zur individuellen Leistung als auch zur Wahrnehmung des gesamten Projektmanagement-Teams.

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, über Ihr Feedback zu reflektieren

Verschaffen Sie sich zusätzliche Klarheit und stellen Sie Fragen. Oft benötigen Menschen Zeit, um Informationen zu verarbeiten. Es kann daher hilfreich sein, wenn sie Ihre Bewertung zunächst lesen, darüber nachdenken und sich erst danach mit Fragen an Sie wenden. 

Lassen Sie beim Führen eines Beurteilungsgesprächs Raum für weiteren Austausch und offene Fragen. Signalisieren Sie Ihrem Teammitglied, dass Sie für sie da sind und bereit sind, sie persönlich und beruflich zu unterstützen.

Beispiele für häufige Leistungsbeurteilungen

Kommen wir nun zu einigen Formulierungen, die Sie in Ihren Beurteilungen verwenden können.

Zu Beginn empfiehlt es sich, Kategorien und Themenbereiche festzulegen, die während des Gesprächs zur Sprache kommen sollen.

Dies ist keinesfalls eine abschließende Liste. Wählen Sie gern die passenden Elemente aus und ergänzen Sie diese nach Belieben – zum Einstieg können Sie folgende Aspekte berücksichtigen, die in nahezu jeder Rolle im Unternehmen eine Rolle spielen:

1. Stärken
2. Entwicklungspotential
3. Problemlösung
4. Kommunikation
5. Teamarbeit
6. Verantwortungsbewusstsein
7. Arbeitsqualität

Für jeden dieser Aspekte können Sie spezifische Leistungsnotizen formulieren, die entweder positive oder weniger gewünschte Verhaltensweisen im Beurteilungszeitraum hervorheben. 

Beispiel für eine positive Leistungsbewertung in Bezug auf Kommunikation

„Moriahs Kommunikation ist präzise, zeitnah und umfassend. Sie zeichnet sich dadurch aus, dass die richtigen Personen stets informiert sind. Zum Beispiel hat Moriah beim Launch unseres neuen Produktupdates alle Beteiligten, Kunden, Supportmitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter informiert und ihnen sogar die Möglichkeit gegeben, vorab Fragen zu stellen. Moriah bewegt sich souverän in unserem schnelllebigen Umfeld, während sie Geschäftsergebnisse mit dem Anspruch ausbalanciert, das Richtige für unsere Mitarbeitenden zu tun.“

Beispiel für eine weniger positive Bewertung der Kommunikation

„Sandra ist insgesamt eine starke Kommunikatorin, vermittelt aber wichtige Projektdetails nicht immer konsequent an die Beteiligten, sodass manche Personen bei entscheidenden Angelegenheiten im Unklaren bleiben. Zum Beispiel haben Sandra und das Team beim Website-Relaunch entschieden, wann die neuen Seiten online gehen, aber Sandra hat das Team nicht angeleitet, die Führungskräfte und übrige Belegschaft über die anstehende Website-Änderung zu informieren, sodass viele – darunter unser CEO und wichtige Vertriebsleiter – von der Umstellung überrascht wurden.“

Beispiel für eine positive Bewertung der Arbeitsqualität

„Moriahs Arbeitsqualität ist außergewöhnlich. Sie setzt Maßstäbe in Planung, Produktivität und Organisation, sodass Mitarbeitende aus anderen Abteilungen gezielt die Zusammenarbeit mit ihr suchen, weil sie der Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Arbeit vertrauen. Moriah ist eine zentrale Persönlichkeit und trägt dazu bei, hohe Qualitätsstandards im Team und in ihren Projekten aufrechtzuerhalten. Sie engagiert sich für die Weiterentwicklung anderer, indem sie ihre Arbeitsweisen trainiert und Vorlagen erstellt, um anderen ähnliche Qualitätskompetenzen zu vermitteln.“

Beispiel für eine weniger positive Bewertung der Arbeitsqualität

„Sandra ist durchaus in der Lage, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, bringt jedoch nur dann ihr Bestes, wenn sie direkt mit mir zusammenarbeitet, bei jedem Zwischenschritt Rücksprache hält und sicherstellt, dass sie die Aufgabe aktiv weiterverfolgt. Zum Beispiel verpflichtete sich Sandra, dieses Quartal eine Empfehlung für Änderungen an unserem Lernsystem zu liefern. Als ich Sandra nach dem Stand dieses Ziels fragte, teilte sie mir mit, dass sie an der Aufgabe, die in wenigen Wochen fällig war, noch nicht begonnen hatte. Sandra begann dann, benötigte jedoch wiederholt direkte Unterstützung von mir, um die Aufgabe abzuschließen – darunter auch mehrere Korrekturen, etwa bezüglich Compliance-Anforderungen und Berichtsanforderungen. Eine stärkere Ausprägung und Kompetenz im Zeitmanagement, ein besseres Verständnis der Anforderungen sowie eine konsequente Information der Beteiligten würden die Qualität von Sandras Arbeit deutlich verbessern.“

Denken Sie daran, konkret zu sein. Wenn Sie Ihre Rückmeldungen mit konkreten Beispielen untermauern, erzielen Sie deutlich wertvolleres Feedback als mit allgemeinen Formulierungen wie „sie sind teamfähig“. Je mehr Sie dies mit früheren Beispielen, KPIs und Kennzahlen begründen, desto überzeugender sind Ihre Rückmeldungen.

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Nächste Schritte für Ihre Leistungsbeurteilungen

Als Führungskraft sind Leistungsbeurteilungen eine der wirkungsvollsten Aufgaben in Ihrer Rolle.

Wenn Sie eine Führungskraft im Personalbereich sind, gehört zu Ihren zentralen Aufgaben, Führungskräfte dabei zu unterstützen, konstruktives Feedback zu geben und Leistungsbeurteilungen zu moderieren, die Mitarbeitende zu Spitzenleistungen motivieren. 

Wichtige Erkenntnisse

• Als Führungskraft sollten Sie sowohl positives als auch negatives Feedback kontinuierlich geben, und jedes Feedback sollte konkrete Beispiele sowie die Auswirkungen des Verhaltens enthalten.
• Formale Leistungsbeurteilungen sollten regelmäßig stattfinden, idealerweise vierteljährlich oder halbjährlich.
• Jede Rolle sollte klare Leistungserwartungen haben. Leistungsbeurteilungen erfolgen im Vergleich zu den Erwartungen an die Position, nicht im Vergleich zu früheren Leistungen dieser Person oder zu den Leistungen anderer Teammitglieder.
• Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende die Möglichkeit erhält, auch selbst über die eigene Leistung zu reflektieren. 
• Um sich auf das Mitarbeitergespräch zur Leistungsbeurteilung vorzubereiten, dokumentieren Sie die Höhepunkte und Verbesserungsmöglichkeiten der individuellen Leistungen in einer Erzählung.
• Führen Sie ein Einzelgespräch mit der Person, um sowohl ihre Selbsteinschätzung als auch Ihr Feedback zu ihrer Leistung durchzugehen. Teilen Sie während des Gesprächs sowohl für positives als auch negatives Verhalten konkrete Beispiele und Details mit, ebenso wie deren Auswirkungen auf die Organisation.
• Nach dem Gespräch zur Leistungsbeurteilung verpflichten Sie sich zu den nächsten Schritten und verfolgen Sie diese per E-Mail oder über das Leistungsmanagement-Tool Ihrer Organisation weiter.
• Denken Sie daran: Als Führungskraft oder Evaluator sind Sie ein wichtiger Bestandteil des Wachstums und der Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden. Seien Sie ein Partner, seien Sie ehrlich, und freuen Sie sich darauf, Ihre Mitarbeitenden zu neuen Höhenflügen zu begleiten!