Wie man eine Leistungsbeurteilung schreibt: Der Expertenleitfaden
Um eine Leistungsbeurteilung zu schreiben, die deinem Team wirklich beim Wachsen hilft, konzentriere dich auf klare, spezifische Rückmeldungen, die sich auf echte Arbeit beziehen – anstatt überstürzte oder allgemeine Kommentare. In diesem Artikel zeige ich dir genau, wie du durchdachte, faktenbasierte Beurteilungen verfasst, die Entwicklung fördern und dein Team auf Erfolgskurs bringen.
Was ist eine Leistungsbeurteilung?
Eine Leistungsbeurteilung ist ein strukturiertes Gespräch zwischen einer Führungskraft und einer Mitarbeiterin bzw. einem Mitarbeiter im Rahmen eines Leistungsmanagement-Prozesses.
Es ist eine Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten, zu betrachten, was funktioniert, ehrlich darüber zu sprechen, was nicht funktioniert, und festzulegen, wie es weitergeht.
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Wenn sie richtig durchgeführt wird, ist es nicht nur ein Prozess – es ist ein Moment, um die Verbindung zu stärken und sicherzustellen, dass beide Parteien sich über die Arbeit, die Erwartungen und die Definition von Erfolg für die Zukunft einig sind.
Lass uns eines klarstellen: Eine Leistungsbeurteilung darf niemals das erste Mal sein, dass jemand von einem Problem erfährt.
Wenn du wichtiges Feedback bis zur Beurteilung zurückhältst, erfüllst du deine Aufgabe als Führungskraft nicht.
Laufende Rückmeldungen sind unerlässlich. Die formale Leistungsbeurteilung ist die Zusammenfassung, nicht die Überraschung.
Eine gute Leistungsbeurteilung sollte vier Dinge leisten:
- Die Stärken der/des Mitarbeitenden und die jüngsten Beiträge hervorheben
- Konkrete Bereiche für Verbesserungen oder Unterstützung identifizieren
- Ziele oder Erwartungen anpassen, basierend auf dem, was sich verändert hat
- Die Rolle der Führungskraft in der Weiterentwicklung der/des Mitarbeitenden bekräftigen.
Es geht darum, mit Bedacht vorzugehen. Denke an die Rolle, die Erwartungen, das Umfeld und die individuelle Leistung. Sammle Daten, reflektiere echte Beispiele und hole Input von anderen ein, wenn du den Alltag nicht aktiv mitbekommst.
Niemals improvisieren.
Wenn du dich dabei ertappst, fünf Minuten vor dem Meeting durch Projektdateien zu hetzen oder in Slack zu scrollen, ist das ein Zeichen dafür, mehr Zeit einzuplanen und diesen Prozess mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln.
So schreibst du Mitarbeiter-Leistungsbeurteilungen
Jetzt zum Kernpunkt des Schreibens einer Leistungsbeurteilung. Auch wenn Bewertungsskalen und Vorlagen sich je nach Organisation unterscheiden, hat aus meiner Erfahrung dieser Prozess sowohl Teammitgliedern als auch Führungskräften geholfen, das Beste aus der Beurteilung herauszuholen.
1. Reflektiere über die Leistung deines Teams und der/des Mitarbeitenden
Bevor du etwas aufschreibst, nimm dir die Zeit, wirklich zu reflektieren. Öffne nicht einfach die Beurteilungsvorlage und fülle die Kästchen aus.
Die besten Beurteilungen beginnen mit einer durchdachten Überlegung – was ist passiert, wie hat die Person beigetragen und was bedeutet das alles im größeren Zusammenhang.
Blicke auf den Beurteilungszeitraum zurück und betrachte das ganze Bild. Fange mit den Ergebnissen an – Was hat diese Person wirklich erreicht? Hat sie ihre Ziele erreicht, übertroffen oder verfehlt?
Bleib aber nicht bei den Zahlen stehen. Überlege, wie die Arbeit erledigt wurde. Hat sie gut zusammengearbeitet? War sie verlässlich? Ist sie eingesprungen, wenn es schwierig wurde?
Dann gehe einen Schritt zurück und schau dir das Team als Ganzes an.
Wie trägt diese Person zur Gruppendynamik bei? Treibt sie die Arbeit voran oder sorgt sie für Reibung? Ist sie die Person, an die sich andere bei Problemen wenden, oder agiert sie eher am Rand?
Manchmal ist der größte Einfluss nicht in Projektupdates oder Statusberichten zu finden – sondern darin, wie jemand anderen zum Erfolg verhilft.
Wenn du nicht täglich eng mit der Person zusammenarbeitest, solltest du einen Schritt weitergehen. Sammle Feedback von Menschen, die das tun.
Ich habe kurze Feedback-Formulare, 1:1-Abstimmungen mit Kolleginnen und Kollegen, 360-Grad-Feedback-Umfragen und sogar lockere Gespräche genutzt, um Einblicke zu bekommen.
Ein paar durchdachte Kommentare von jenen, die die Arbeit der Person aus nächster Nähe sehen, können einen riesigen Unterschied dabei machen, eine ehrliche und ausgewogene Beurteilung zu erstellen.
In vielen Unternehmen gehört auch eine Selbsteinschätzung des Mitarbeitenden zum Prozess. Falls das so ist, lies diese nicht zu früh, sondern reflektiere und sammle selbst Daten. Erst danach zieh die Selbsteinschätzung hinzu, um Perspektiven zu vergleichen, Übereinstimmungen oder Lücken zu erkennen und zu verstehen, wie der/die Mitarbeitende den eigenen Fortschritt sieht.
Es geht nicht um das Abgleichen von Antworten – sondern darum, etwas Neues zu lernen. Hier sind einige Dinge, auf die ich während meiner Reflexion achte:
- Schlüsselergebnisse und Beiträge, die die Person geleistet hat
- Hervorstechende Verhaltensmuster (positiv oder negativ)
- Feedback, das ich im Laufe des Jahres bereits gegeben habe (kontinuierliches Feedback ist ein Muss!!)
- Irgendwelche Lücken zwischen Erwartungen und tatsächlicher Leistung
- Was ich selbst beobachtet habe, im Vergleich zu Erfahrungen anderer
Was mir in diesem Schritt wirklich geholfen hat, ist, einen physischen Raum zum Reflektieren zu schaffen.
Ich erledige diese Arbeit nicht an meinem normalen Schreibtisch, sondern benutze stattdessen ein Flipchart und Klebezettel.
Ich stehe auf, kläre meinen Kopf und nehme mir Raum, um über die Leistung jeder einzelnen Person ohne Ablenkungen nachzudenken.
Ich notiere Beobachtungen auf einzelne Klebezettel – Dinge wie Projekterfolge, verpasste Fristen, Stärken in der Teamkommunikation oder Entwicklungsbereiche, an denen sie gearbeitet haben. Jeder Klebezettel kommt nacheinander an das Flipchart:
Nachdem ich das für alle in meinem Team gemacht habe, kann ich einen Schritt zurücktreten und die Muster wortwörtlich sehen.
Das verschafft mir ein vollständigeres Bild der Person und hilft mir, mein Feedback zu ordnen, noch bevor ich überhaupt etwas tippe. Es hält mich auch bei den Fakten und im Kontext und nicht nur bei meinem momentanen Gefühl.
Wenn Sie feststecken, stellen Sie sich diese Fragen:
- Was würde sich verändern, wenn diese Person nicht im Team wäre?
- Was hat sie für andere verbessert, erleichtert oder erfolgreicher gemacht?
Dabei geht es nicht um Perfektion. Es geht darum, das volle Ausmaß des Beitrags einer Person zu verstehen und sich darauf vorzubereiten, mit Klarheit und Sorgfalt darüber zu sprechen.
2. Entwerfen Sie Ihr Feedback und verknüpfen Sie es mit den Erwartungen an die Rolle
Wenn Sie Ihre Reflexion abgeschlossen haben, ist es Zeit, mit dem Schreiben zu beginnen. Verwenden Sie Ihre Notizen, um das Bewertungsformular oder das Bewertungsraster auszufüllen.
Starten Sie nicht mit einer leeren Seite – eine strukturierte Vorlage hilft Ihnen beim Denken und macht das Schreiben und auch das Lesen einfacher.
Wenn Ihr Unternehmen eine Vorlage für Leistungsbeurteilungen bereitstellt, nutzen Sie diese. Es ist nicht nötig, das Rad neu zu erfinden – die meisten Vorlagen sehen Platz vor für Kommentare zu Zielen, Stärken, Entwicklungsfeldern und Gesamtleistung.
Wenn keine Vorlage vorhanden ist, erstellen Sie Ihre eigene. Hier ist eine einfache Variante, die ich empfehle:
- Wesentliche Erfolge
- Stärken
- Verbesserungsbereiche
- Fortschritt in Richtung Ziele
- Rückmeldungen von anderen
- Nächste Schritte und Unterstützung
Das gibt Ihnen eine klare Gliederung und stellt sicher, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Verknüpfen Sie beim Formulieren Ihres Feedbacks dieses immer mit den Erwartungen an die Rolle, basierend auf der Stellenbeschreibung (und wenn keine Stellenbeschreibung existiert, sollten Sie unbedingt eine erstellen…).
Was sind die Kernaufgaben? Wie sieht „gute Leistung“ in dieser Position aus? Erfüllen sie den Standard, übertreffen sie ihn oder bleiben sie zurück?
Seien Sie konkret und verwenden Sie Beispiele – vermeiden Sie vage Formulierungen wie „tolle Einstellung“ oder „muss besser kommunizieren“.
Beschreiben Sie stattdessen, was passiert ist, welche Auswirkungen es hatte und was sich ändern sollte.
Beispiel: „Im 2. Quartal hat Jasmine das System-Migrationsprojekt geleitet und trotz mehrfacher Verzögerungen durch den Anbieter auf Kurs gehalten. Ihre proaktive Kommunikation mit IT und dem Business-Team half, weitere Verzögerungen zu vermeiden. Das ist ein starkes Beispiel für Projektverantwortung und bereichsübergreifende Zusammenarbeit.“
Oder: „Chris hat während der Budgetierungsphase häufig Fristen überschritten, wodurch sich unsere Finanzberichte verzögerten und das Analystenteam zusätzliche Arbeit hatte. Wir erwarten mehr proaktive Planung und konsequente Umsetzung bei den Aufgaben.“
Jeder Punkt sollte darauf Bezug nehmen, was in der Rolle erwartet wird und was für das Team und die Organisation am wichtigsten ist. So wird Leistung handlungsorientiert und nicht nur beobachtend betrachtet.
Sobald Sie die Beurteilung verfasst haben, lesen Sie sie selbst noch einmal durch und fragen Sie sich:
- Spiegelt das die Leistung klar wider?
- Wären sie von irgendetwas darin überrascht?
- Könnte ich jede Aussage mit Beispielen belegen?
Dieser Schritt benötigt Zeit, aber hier beginnt die Beurteilung an Kontur zu gewinnen. Seien Sie ehrlich, gründlich und klar.
Sie beschreiben nicht nur, was passiert ist – Sie helfen jemandem zu verstehen, wie er sich entwickelt und was als Nächstes kommt.
Stellen Sie dabei sicher, dass Sie die Personalabteilung (HR) zufriedenzustellen, indem Sie Ihr Feedback fristgerecht, im gewünschten Format und im Performance-Management-Tool Ihrer Wahl einreichen. Lassen Sie die Personalabteilung nicht hinter Ihren Leistungsbewertungen herrennen!
3. Bereiten Sie sich auf die Durchführung des Mitarbeitergesprächs vor
Sobald Sie die Bewertung entworfen und korrekt eingereicht haben, ist es Zeit, sich auf das Gespräch mit dem Mitarbeitenden vorzubereiten, über den Sie die Bewertung geschrieben haben!
Genauso wie beim schriftlichen Feedback sollten Sie das Gespräch nicht improvisieren (auch wenn Sie das Feedback selbst verfasst haben, braucht auch dieser Teil Vorbereitung).
Nehmen Sie sich bewusst Zeit zur Vorbereitung – nicht nur, um das Geschriebene erneut zu lesen, sondern um darüber nachzudenken, wie das Gespräch verlaufen soll und wie vergangene Gespräche mit dem Mitarbeitenden bislang verliefen. Ein großartiges Bewertungsmeeting besteht nicht nur daraus, die Narrative vorzulesen, sondern darin, ein durchdachtes, wechselseitiges Gespräch zu führen.
Überlegen Sie sich im Voraus Ihre Ziele.
- Was soll der Mitarbeitende aus diesem Gespräch mitnehmen?
- Worauf soll der Mitarbeitende stolz sein?
- In welchen Bereichen soll der Mitarbeitende reflektieren und sich weiterentwickeln?
- Mit welchem Gefühl soll die Person das Gespräch verlassen?
Ich beginne gerne damit, Fortschritte hervorzuheben. Stärken und bedeutsame Beiträge sollten früh betont werden. Wer mit positiven Aspekten startet, schafft Raum für Offenheit, Reflexion und Vertrauen.
Im Anschluss daran gehe ich auf Verbesserungsfelder ein – klar, nicht wertend. Teilen Sie die Auswirkungen etwaiger Probleme mit und benennen Sie konkret, was sich genau und warum ändern muss.
Wenn Sie kritisches Feedback geben müssen, überlegen Sie sich vorher genau, wie Sie es ansprechen. Weichen Sie nicht aus. Beschönigen Sie nichts. Aber seien Sie auf ein Gespräch vorbereitet – nicht nur darauf, ein Urteil zu verkünden.
Dazu gehört auch, vorauszusehen, wie der Mitarbeitende reagieren könnte. Wenn es Schwierigkeiten gab, weiß er es vermutlich schon. Falls jemand davon überrascht wird, benötigt er vielleicht etwas Zeit zum Verarbeiten. Denken Sie daran: Keine Überraschungen!
So handhabe ich es in der Praxis:
- Ich blocke mir im Kalender Zeit, um meine Notizen ein oder zwei Tage vor dem Gespräch zu überprüfen
- Ich schaue mir die Ziele, Kennzahlen und Kernthemen meines Entwurfs erneut an
- Ich übe oder notiere die wichtigsten Botschaften, die ich vermitteln möchte
- Ich verschicke die schriftliche Bewertung kurz vor Gesprächsbeginn, damit der Mitarbeitende mein Feedback direkt vor dem Termin lesen und verarbeiten kann.
Letzteres mag ungewöhnlich klingen, aber es funktioniert.
Wenn sowohl der Mitarbeitende als auch ich unsere geschriebenen Bewertungen ins Gespräch mitbringen – ohne zuvor die Bewertung des anderen gelesen zu haben – entsteht ein ehrlicherer und ausgewogenerer Austausch.
Wir nennen das Double-Blind-Review. Es ist eine meiner Lieblingsmöglichkeiten, den Prozess fair und fokussiert zu gestalten.
Leistungsbeurteilungen sollten nicht einseitig geführt werden. Es ist ein gemeinsames Gespräch; stellen Sie Fragen, regen Sie zur Reflexion an und geben Sie dem Mitarbeitenden ebenfalls Raum, seine Sichtweise zu teilen.
Stellen Sie beispielsweise diese Fragen:
- Was war für Sie in dieser Periode an Ihrer Arbeit am bedeutsamsten?
- Wo hatten Sie das Gefühl, Schwierigkeiten zu haben?
- Welche Unterstützung würde Ihnen in diesem Quartal helfen, sich weiterzuentwickeln?
Die besten Beurteilungsgespräche sind geerdet, offen und klar. Sie führen keine Show auf. Vielmehr entwickeln Sie sich gemeinsam weiter – als Mitarbeitende, als Team und als Organisation.
4. Durchführung und Aktualisierung basierend auf der Diskussion
Sobald Sie die Bewertung ausgearbeitet und sich auf das Gespräch vorbereitet haben, ist der nächste Schritt, einen effektiven Dialog zu führen.
Leistungsbeurteilungen sind oft mit viel Ballast aus der Vergangenheit behaftet – Mitarbeitende erwarten vielleicht ein einseitiges, allzu formales Gespräch oder dass nur auf Fehler geschaut wird.
Hier sind Sie gefragt, diesen Kreislauf direkt zu durchbrechen.
Starten Sie mit einer klaren Absicht – es geht nicht nur darum, einen Text vorzulesen. Sie sind hier, um über Leistung, Zusammenarbeit, Entwicklung und die nächsten Schritte zu sprechen.
Geben Sie frühzeitig den Ton an, indem Sie mitteilen, was Sie besprechen möchten, und geben Sie dem Mitarbeitenden ebenfalls die Möglichkeit, seine eigenen Ziele für das Gespräch zu nennen.
Hier ist ein einfacher Gesprächseinstieg:
„Heute geht es darum, Ihre Wirkung zu besprechen, wo Sie Fortschritte sehen und worauf wir uns als Nächstes konzentrieren können. Ich werde Ihnen mein Feedback geben, möchte aber auch Ihre Sichtweise hören.
Ziel ist es, ein ehrliches Gespräch darüber zu führen, was gut läuft, was noch besser werden kann und wie wir gemeinsam vorankommen.“
Bleiben Sie bei der vorbereiteten Struktur, aber seien Sie nicht unflexibel. Lassen Sie dem Gespräch Raum zur Entwicklung.
Wenn das Teammitglied etwas Unerwartetes oder Wichtiges anspricht, gehen Sie darauf ein. Genau darin liegt oft der wahre Wert eines Feedbackgesprächs – in den Geschichten, Reflexionen und Einsichten, die nicht im Vorfeld aufgeschrieben wurden.
Halten Sie immer wieder inne und stellen Sie Fragen, um die Sicht des Mitarbeitenden auf seine Leistung, das Arbeitsumfeld und Ihre Unterstützungsmöglichkeiten besser zu verstehen (weitere Beispiel-Fragen finden Sie weiter unten)!
Wenn Sie die Doppelblind-Methode verwenden, nehmen Sie sich die Zeit, beide Versionen – Ihre und die Ihres Teammitglieds – gemeinsam durchzugehen.
Notieren Sie sich die Bereiche, in denen Sie übereinstimmen, und sprechen Sie offen und neugierig, nicht defensiv, über etwaige Unterschiede.
Manchmal ist der wertvollste Teil im Gespräch, herauszufinden, was die jeweilige Person bemerkt hat – oder eben nicht.
Fassen Sie am Ende des Gesprächs zusammen, was Sie beide gehört und worauf Sie sich geeinigt haben. Passen Sie danach ggf. die schriftliche Bewertung an. Das könnte beinhalten:
- Den Kontext bei einem Leistungsbeispiel klarstellen
- Ein Entwicklungsziel umformulieren, um neues Feedback einzubeziehen
- Die Formulierung anpassen, um Übereinstimmung oder Lösungen widerzuspiegeln.
Stellen Sie sicher, dass die finale Version das gesamte Gespräch widerspiegelt – nicht nur Ihren ersten Entwurf.
Wenn das Teammitglied die Bewertung später noch einmal anschaut, sollte sie korrekt, gerecht und hilfreich wirken. Nicht nur das, was Sie vor Betreten des Raums gedacht haben.
Dokumentieren Sie abschließend alle Folgemaßnahmen. Gibt es ein neues Ziel, einen Unterstützungsplan oder veränderte Erwartungen, halten Sie das fest und machen Sie die Nachverfolgung einfach.
Ihr zukünftiges Ich (denn Manager-Gehirn ist anspruchsvoll bei mehreren Rückmeldungen), Ihr Mitarbeitender (der sich im Moment auf „bestehen“ bei der Bewertung konzentriert) und HR (die sicherstellen möchten, dass alles ordentlich dokumentiert wird), werden es Ihnen danken.
Effektive Fragen und Maßnahmen für Mitarbeitergespräche
Fragen sind im Rückmeldegespräch äußerst hilfreich: Sie helfen beim Verständnis, eröffnen Raum zur Selbstreflexion und sorgen für gemeinsamen Fokus.
Sie müssen nicht jede Frage auf dieser Liste stellen! Wählen Sie diejenigen aus, die zu Person, Rolle und Ziel des Gesprächs passen.
20 zielführende Fragen für Mitarbeitergespräche!
Jede Frage im Mitarbeitergespräch sollte einen klaren Zweck verfolgen. Die Fragen sollten Ihnen helfen, entweder:
- Erkenntnisse zu erhalten, die Sie anderweitig nicht gewonnen hätten
- Annahmen, die Sie beim Entwurf Ihrer Rückmeldung gemacht haben, zu bestätigen oder zu hinterfragen
Wählen Sie die Fragen sorgfältig in Bezug auf Ihren Kenntnisstand – und darauf, wo noch Klärungsbedarf besteht.
Vermeiden Sie Fragen, die anklagend wirken oder das Teammitglied in die Defensive bringen. Gute Fragen zielen auf Stärken, Erfolge, Entwicklung und zukünftige Ziele.
Ziel ist es, zu verstehen, wie der Mitarbeitende seine Arbeit sieht, wo er sich stark fühlt und was für weiteren Erfolg hilfreich wäre.
Bereiten Sie sich auf ein Gespräch vor, das eher Leistungsprobleme als Entwicklung zum Schwerpunkt hat, sollten Sie gegebenenfalls Ihre HR-Partnerin oder Ihren HR-Partner hinzuziehen und einen anderen Ansatz wählen.
Nachfolgend finden Sie Beispiele für durchdachte, zukunftsorientierte Fragen, die Sie im nächsten Mitarbeitergespräch nutzen können.
Qualität der Arbeit
- Auf welche Erfolge in diesem Zeitraum sind Sie am meisten stolz?
- Wo hatte Ihre Arbeit Ihrer Meinung nach den größten Einfluss?
- Welche Praktiken oder Gewohnheiten haben Ihnen geholfen, kontinuierlich hochwertige Arbeit zu leisten?
- Wenn Sie mehr Zeit oder Ressourcen hätten, wie würden Sie Ihre Arbeit auf ein neues Niveau heben?
Teamarbeit
- Wann haben Sie sich am meisten mit dem Erfolg des Teams verbunden gefühlt?
- Was hilft Ihnen, am effektivsten mit anderen zusammenzuarbeiten?
- Sehen Sie Möglichkeiten, noch stärkere Partnerschaften im Team zu entwickeln?
- Wer hat Ihren Erfolg in letzter Zeit unterstützt, und wie haben Sie andere unterstützt?
Kommunikation
- Welche Kommunikationsmethoden haben Sie bei der Zielerreichung unterstützt?
- Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem Ihre Kommunikation zu mehr Klarheit oder Fortschritt beigetragen hat?
- Wo fühlen Sie sich in der Kommunikation am sichersten und wo möchten Sie noch mehr Einfluss ausbauen?
- Welches Feedback zu Ihrer Kommunikation haben Sie erhalten, das Ihnen geholfen hat?
Eigenverantwortung und Rechenschaftspflicht
- Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie Eigeninitiative ergriffen haben, die sich positiv ausgewirkt hat.
- Wie stellen Sie Ihren erfolgreichen Umgang mit Projekten oder Aufgaben sicher?
- Welche Systeme oder Vorgehensweisen haben Ihnen geholfen, Ihre Ziele zuverlässig zu verfolgen?
- Wo würden Sie sich künftig noch mehr Eigenverantwortung oder Führungsaufgaben wünschen?
Wachstum und Entwicklung
- Welche neuen Fähigkeiten oder Erfahrungen haben Sie erworben, über die Sie sich besonders freuen?
- Welche Stärken möchten Sie in den nächsten 6–12 Monaten weiterentwickeln?
- Gibt es Fähigkeiten oder Erfahrungen, die Sie gerne erkunden möchten, über die wir noch nicht gesprochen haben?
- Wie können wir Ihr Wachstum besser mit Ihren beruflichen Zielen in Einklang bringen?
Feedback und Unterstützung durch Vorgesetzte
- Welche Arten von Unterstützung oder Feedback haben Ihnen dabei geholfen, Ihr Bestes zu geben?
- Wie kann ich Ihre Arbeit, Ihre Entwicklung oder Ihre Ziele noch besser unterstützen?
- Gibt es zusätzliche Ressourcen, Werkzeuge oder Erfahrungen, die Ihnen helfen könnten, sich schneller zu entwickeln?
- Wie möchten Sie, dass wir in den kommenden Monaten zusammenarbeiten, um Ihre Entwicklung voranzubringen?
Ausrichtung und Motivation
- Welche Aspekte Ihrer Arbeit empfinden Sie aktuell als am motivierendsten und bedeutsamsten?
- Wo fühlen Sie sich am stärksten mit den Zielen und der Mission des Teams verbunden?
- Gibt es Bereiche, in denen Sie gerne noch mehr Wirkung erzielen möchten?
- Was würde die nächste Phase Ihrer Arbeit noch inspirierender machen?
Wenn Sie diese Fragen in einem Mitarbeitergespräch verwenden, hören Sie aufmerksam zu und machen sich Notizen darüber, was Ihre Beobachtungen bestätigt und was Sie überrascht oder neu erfahren.
Wenn die Antworten des Mitarbeitenden mit Ihrer ursprünglichen Bewertung übereinstimmen, können Sie zuversichtlich weitermachen. Sollten neue Informationen auftauchen, passen Sie sich spontan an. Genau darin liegt der Wert eines guten Entwicklungsgesprächs: Nicht nur die eigene Sicht bestätigt zu bekommen, sondern auch neue Perspektiven zu gewinnen – und so dem Mitarbeitenden und der Organisation helfen, mit Klarheit und Zuversicht weiterzugehen.
10 Maßnahmen für das Mitarbeitergespräch
Jedes Entwicklungsgespräch sollte zu klaren nächsten Schritten führen. Es geht nicht nur darum, die Vergangenheit zusammenzufassen – Sie unterstützen die Mitarbeitenden dabei, gezielt voranzukommen.
Hier sind Maßnahmen, die Sie nutzen können, um die Entwicklung und Leistung von Mitarbeitenden gezielt zu fördern.
Wählen Sie unter diesen Punkten nur die für die jeweilige Rolle relevanten aus und achten Sie darauf, dass jede Maßnahme einen klaren Bezug zur Stellenbeschreibung, Rolle oder den Zielen hat.
Um Stärken weiter auszubauen
- Übertragen Sie eine Führungsrolle in einem bevorstehenden Projekt
- Bitten Sie die Person, einen Teamkollegen in einer von ihr gemeisterten Fähigkeit zu coachen oder zu betreuen
- Ermutigen Sie sie, eine Best Practice zu dokumentieren und mit dem Team zu teilen.
Um Leistungslücken zu schließen
- Legen Sie ein konkretes Verbesserungsziel fest, das an spezifische Arbeitsergebnisse geknüpft ist
- Organisieren Sie Peer-Reviews oder begleiteten Wissenstransfer, um Erfahrung und Fähigkeiten zu fördern
- Stellen Sie Zugang zu relevanten Trainings- oder Entwicklungsressourcen bereit.
Um die Bereitschaft für eine Beförderung oder Gehaltserhöhung zu unterstützen
- Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben der nächsthöheren Position und übertragen Sie eine davon
- Definieren Sie klare, messbare Wachstumskriterien und überprüfen Sie diese monatlich
- Halten Sie Erfolge in einem gemeinsamen Bereich fest, um Gespräche über Beförderungen zu unterstützen.
Um auf Kurs zu bleiben
- Vereinbaren Sie regelmäßige Check-ins, um Ziele erneut zu besprechen und Feedback zu geben
- Stimmen Sie Ziele (je konkreter und messbarer, desto besser!) oder wichtigste Prioritäten mit dem ab, was im Review besprochen wurde.
Seien Sie bei jedem dieser Handlungsbereiche immer spezifisch. Notieren Sie die Maßnahmen. Sprechen Sie sie im nächsten 1:1 wieder mit dem Mitarbeitenden durch. So machen Sie aus einem guten Mitarbeitergespräch echte Mitarbeiterentwicklung.
Best Practices für das Schreiben effektiver Leistungsbeurteilungen
Eine gute Leistungsbeurteilung zu schreiben bedeutet, etwas Nützliches für den Mitarbeitenden zu erstellen. Ein gutes Feedback sollte klar, fair, handlungsorientiert und motivierend sein.
Worauf Sie achten sollten:
- Fakten statt Meinungen: Bleiben Sie bei den tatsächlichen Ereignissen. Nennen Sie Beispiele, Ergebnisse und Resultate. (Beispiel: „Drei große Projekte rechtzeitig und unter Budget abgeschlossen“ ist hilfreich. „Scheint motiviert“ sagt niemandem, was er wissen muss.)
- Schreiben Sie wie Sie sprechen: Halten Sie es einfach und direkt. Wenn Sie es im Gespräch nicht sagen würden, schreiben Sie es auch nicht. (Beispiel: „Arbeitet teamübergreifend effektiv, um Ergebnisse zu erzielen“ ist besser als „demonstriert funktionsübergreifende Synergie“.)
- Beginnen Sie mit dem, was gut läuft: Starten Sie damit, Erfolge oder echten Fortschritt anzuerkennen. Das sorgt von Beginn an für eine positivere Gesprächsatmosphäre. (Beispiel: „Sie haben starke Beziehungen im Team aufgebaut, das hat die Projektübergaben spürbar verbessert.“)
- Sprechen Sie über Verhalten, nicht über Persönlichkeitsmerkmale: Legen Sie den Fokus auf das, was getan wurde, nicht auf die Person. (Beispiel: „Ein Projekttermin wurde verpasst, wodurch sich die Einführung um zwei Wochen verzögert hat“ ist klar. „Ist unzuverlässig“ ist nicht hilfreich und wirkt wie ein persönlicher Angriff.)
- Beziehen Sie es auf das Wesentliche: Stellen Sie einen Bezug zu den Erwartungen an die Rolle, zu Teamzielen und zu Unternehmenswerten her. (Beispiel: „Ihr eigenverantwortliches Bearbeiten von Kundenanliegen in diesem Quartal unterstützt direkt unseren Wert Kundenorientierung.“)
- Nutzen Sie eine einfache Struktur: Verwenden Sie die gleiche Gliederung im gesamten Team, um Fairness zu gewährleisten. Ein gutes Schema: Erfolge, Herausforderungen, Entwicklungsfelder, Ziele für den nächsten Zeitraum.
- Schreiben Sie, um eine Unterhaltung zu eröffnen, nicht um ein Urteil zu fällen: Das Feedback sollte einen beidseitigen Dialog ermöglichen. Beenden Sie mit Fragen wie „Worauf sind Sie in diesem Jahr besonders stolz?“ oder „Wo möchten Sie Ihren Fokus als nächstes setzen?“. Schauen Sie sich auch die oben stehende Liste mit weiteren guten Reflexionsfragen an.
- Haben Sie einen Plan für den nächsten Schritt: Jede Beurteilung sollte eine Perspektive eröffnen. (Beispiel: „Lassen Sie uns für das nächste Quartal ein Gespräch vereinbaren, um Ihr Ziel, größere Projekte zu leiten, zu unterstützen.“)
Was Sie bei Leistungsbeurteilungen vermeiden sollten
Selbst bei bester Vorbereitung schleichen sich manchmal Fehler ein, die das Gespräch abschwächen können. Behalten Sie diese im Hinterkopf und vermeiden Sie sie.
- Unklar oder allgemein bleiben: Konkretes Feedback hilft Menschen, sich zu verbessern. Ohne Beispiele wirkt deine Botschaft belanglos – oder schlimmer, verwirrend. (Beispiel: „Du musst schneller arbeiten“ ist unklar. „Mir ist aufgefallen, dass letzten Monat mehrere Berichte verspätet waren, weil Genehmigungen fehlten“ gibt etwas Konkretes, woran gearbeitet werden kann.)
- Nur auf das Negative fokussieren: Wenn das ganze Gespräch nur um Probleme kreist, fällt es schwer, motiviert daraus hervorzugehen. Erkenne Fortschritte und Auswirkungen ebenso an wie Wachstumsfelder.
- Mitarbeiter vergleichen: Beurteilungen sollten sich an den Rollenerwartungen orientieren, nicht daran, wer im Team besser oder schlechter ist. Vergleiche schaffen Missgunst und beeinträchtigen das Vertrauen.
- Das Gespräch überstürzen: Eine überhastete Bewertung signalisiert, dass ihre Arbeit – und Entwicklung – keine Priorität hat. Plane ausreichend Zeit ein. Sei präsent.
- Das Gespräch einseitig führen: Bewertungen gelingen besser, wenn sie ein Dialog sind und kein Monolog. Stelle gute Fragen, höre zu und gebe auch Raum für ihre Sichtweise.
- Zu stark auf jüngste Ereignisse fokussieren: Bewerte nicht nur, was im letzten Monat passiert ist. Tritt einen Schritt zurück und betrachte den gesamten Beurteilungszeitraum – stelle aber sicher, dass nichts aus früheren Perioden einfließt, das in einer vorherigen Bewertung bereits besprochen wurde. Quartalsweise Reviews helfen, zeitnahes Feedback zu gewährleisten.
- Das Nachfassen überspringen: Auch ein gutes Gespräch kann an Schwung verlieren, wenn klare nächste Schritte fehlen. Notiere Ziele, Entwicklungspläne und benötigte Ressourcen – und greife es wieder auf.
Richtig durchgeführt, zeigt eine Leistungsbeurteilung jemandem, worin seine Stärken liegen, wo er oder sie wachsen kann und wie du dabei unterstützt. Es ist deine Aufgabe als Führungskraft, deinen Mitarbeitenden dabei zu helfen, zu reflektieren, Entwicklungsziele zu setzen und Großartiges zu erreichen!
Mache Leistungsbeurteilungen zur Stärke statt zum Kampf
Leistungsbeurteilungen sollten Wachstum fördern, nicht bloß eine Pflichtaufgabe sein. Nimmst du dir die Zeit, sie richtig durchzuführen, stärkst du das Vertrauen, erzielst bessere Ergebnisse und förderst die Weiterentwicklung deiner Mitarbeitenden.
Vielleicht möchtest du als nächsten Schritt den ausgezeichneten Artikel von Mariya Hristova zu Best Practices für Leistungsbeurteilungen lesen, um sicherzustellen, dass die Gespräche produktiv und effizient verlaufen.
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