Beherrschen Sie die 9-Box-Talentbewertung: Ein Leitfaden für HR-Profis
Auf den ersten Blick mag das 9-Box-Talent-Review wie eine Spielerei erscheinen. In Wirklichkeit hat es sich jedoch über die Jahre hinweg als nützliches Werkzeug für HR-Teams in unterschiedlichsten Branchen erwiesen.
In diesem Artikel führe ich Sie durch den 9-Box-Talent-Review-Prozess, erkläre seinen Nutzen und gebe umsetzbare Tipps für HR-Profis, die dieses Instrument optimal einsetzen möchten. Egal, ob Sie zukünftige Führungskräfte identifizieren oder Ihre Strategien zur Talententwicklung verbessern möchten – mit dem 9-Box-Talent-Review können Sie Ihr Vorgehen effizienter gestalten und optimieren.
Was ist ein 9-Box-Talent-Review?
Das 9-Box-Talent-Review ist ein strategisches Rahmenwerk, mit dem HR-Profis und Unternehmensleiter ihre Belegschaft bewerten und weiterentwickeln können. Es handelt sich um ein visuelles Werkzeug, das zwei Achsen – Leistung und Potenzial – nutzt, um Mitarbeitende zu beurteilen und damit Spitzentalente zu erkennen, Nachfolgeplanung zu betreiben und das Personalmanagement mit den Unternehmenszielen abzustimmen.
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Kernstück des 9-Box-Talent-Reviews ist eine 3x3-Matrix, mit der Mitarbeitende anhand der beiden genannten Achsen bewertet werden:
- Leistung: Wie gut erfüllt ein:e Mitarbeiter:in derzeit die Anforderungen seiner bzw. ihrer Rolle.
- Potenzial: Die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen oder Führungskompetenzen auszubauen.
Mit diesem Rahmenwerk werden Mitarbeitende einer von neun Kategorien zugeordnet, je nachdem, wie sie in Hinblick auf Leistung und Potenzial eingeschätzt werden. Je nachdem, welches Performance-Management-Tool Sie nutzen, lässt sich das 9-Box-Modell unter Umständen direkt in der Software abbilden oder zumindest dessen Daten in den Prozess integrieren.
Zweck
Das 9-Box-Grid erfüllt verschiedene wichtige Funktionen im Talentmanagement:
- Identifikation von Leistungsträger:innen und Potenzialträger:innen: Es hilft, Mitarbeitende zu identifizieren, die als zukünftige Führungskräfte infrage kommen.
- Leitfaden für Entwicklungspläne: Für Mitarbeitende mit Potenzial, die dennoch Unterstützung benötigen, können gezielt Entwicklungsmaßnahmen geplant werden.
- Unterstützung der Nachfolgeplanung: Durch die Identifikation von High Potentials kann die HR bereits frühzeitig die Besetzung von Schlüsselpositionen strategisch planen und eine nachhaltige Talent-Pipeline aufbauen.
„Das 9-Box-Talent-Review ist ein strategisches Talentmanagement-Instrument, um Mitarbeitende für Entscheidungen hinsichtlich Vergütung, Nachfolgeplanung und Ähnlichem zu bewerten und abzugleichen“, erklärt Heather Doshay, Head of Talent bei SignalFire. „Es identifiziert Top-Talente, konstante Leistungsträger:innen und Mitarbeitende mit Entwicklungsbedarf. Seine Stärke liegt in der Einfachheit und Klarheit. Es bietet eine anschauliche Grundlage, um Mitarbeitende zu bewerten und schnell Entscheidungen zu treffen – allerdings hat es auch einige Schwächen.“
Warum es wertvoll ist
Das 9-Box-Grid ist zumindest theoretisch ein datenbasiertes Entscheidungswerkzeug. Durch das Einordnen der Mitarbeitenden nach Leistung und Potenzial können HR-Leitende fundierte Entscheidungen über Beförderungen, Karriereentwicklung und Nachfolgeplanung treffen. Dieser strukturierte Ansatz reduziert Verzerrungen, erhöht die Transparenz und sorgt dafür, dass das Talentmanagement an den Unternehmenszielen ausgerichtet bleibt.
Um die praktischen Vorteile des Modells weiter zu beleuchten, haben wir mit Heather Doshay, einer Expertin im Talentmanagement, gesprochen. Laut Doshay "schafft das 9-Box-Grid einen klaren, objektiven Rahmen für Gespräche über Talententwicklung, was Führungskräften hilft, bessere Entscheidungen zu treffen und letztlich die Unternehmensleistung zu stärken."
Elemente eines 9-Box-Talent-Reviews
Das 9-Box-Review wird für seine Einfachheit geschätzt. Werfen wir einen Blick auf die zentralen Elemente, die seiner Denkweise zugrunde liegen.
Leistungsachse
Die Leistungsachse bewertet die aktuelle Arbeitsleistung eines Mitarbeitenden, unter anderem anhand folgender Faktoren:
- Erreichen von KPIs (Key Performance Indicators)
- Konstanz bei der Ablieferung von Ergebnissen
- Arbeitsqualität und Sorgfalt
- Feedback von Kolleg:innen, Führungskräften und Kunden
Ein:e High Performer:in auf dieser Achse ist beispielsweise jemand, der bzw. die regelmäßig seine oder ihre Umsatzziele übertrifft, exzellenten Kundenservice bietet und für seine oder ihre Zuverlässigkeit geschätzt wird.
Potenzialachse
Die Potenzialachse misst die Fähigkeit eines Mitarbeitenden, sich weiterzuentwickeln und zukünftig mehr Verantwortung zu übernehmen. Hierbei spielen folgende Kriterien eine Rolle:
- Führungskompetenz: Zeigt der bzw. die Mitarbeitende das Potenzial, Teams zu leiten oder größere Projekte zu managen?
- Anpassungsfähigkeit: Kann die Person neue Herausforderungen annehmen oder sich an sich verändernde geschäftliche Anforderungen anpassen?
- Lernagilität: Lernt die Person schnell neue Fähigkeiten und fühlt sich in ungewohnten Situationen wohl?
Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter, der proaktiv andere betreut oder Interesse an Führungskräftetraining gezeigt hat, auf der Potenzialachse hoch bewertet werden.
Laut Doshay ist es eine zu starke Vereinfachung, den Beitrag einer Person zum Unternehmen auf die beiden Achsen des 9-Box-Modells zu reduzieren, was Anpassungen deinerseits erfordert.
„Diese beiden einfachen Variablen Leistung und Potenzial sind nicht optimal als einzige Faktoren, um so grundlegende Entscheidungen von Beförderungen bis hin zu Bonusauszahlungen zu treffen“, schrieb Doshay in einem Beitrag für SignalFire’s Blog. „Es ist entscheidend, die Achsen so anzupassen, dass sie optimal zum jeweiligen Anwendungsfall passen, damit das Tool für und nicht gegen einen arbeitet.“
Die 9 Kategorien
Die 9-Box-Matrix ist in neun verschiedene Felder unterteilt, basierend auf der Kombination aus Leistung und Potenzial. Hier ein kurzer Überblick:
- Leistungsstarke Mitarbeitende mit hohem Potenzial: Dies sind Mitarbeitende, die konstant gute Leistungen erbringen und ein deutliches Entwicklungspotenzial besitzen – sie werden oft als zukünftige Führungskräfte gesehen.
- Leistungsstarke Mitarbeitende mit mittlerem Potenzial: Diese Mitarbeitenden machen einen guten Job in ihrer aktuellen Position, könnten aber weniger Führungspotenzial haben. Sie sind exzellente Beitragende, benötigen jedoch unter Umständen individuelle Entwicklungspläne.
- Mitarbeitende mit mittlerer Leistung und hohem Potenzial: Diese Mitarbeitenden haben Entwicklungspotenzial im aktuellen Job, zeigen aber bereits vielversprechende Ansätze für Wachstum und Führung.
- Mitarbeitende mit mittlerer Leistung und mittlerem Potenzial: Diese sind in ihrer derzeitigen Rolle zuverlässig, benötigen aber erhebliche Unterstützung für ihre Weiterentwicklung.
- Leistungsschwache Mitarbeitende mit hohem Potenzial: Diese Mitarbeitenden zeigen aktuell schwache Leistungen, haben aber die Fähigkeit, sich mit der richtigen Förderung deutlich zu verbessern und zu entwickeln.
- Leistungsschwache Mitarbeitende mit mittlerem Potenzial: Hier besteht akuter Verbesserungsbedarf in der Leistung; das Potenzial ist jedoch womöglich begrenzt.
- Leistungsschwache Mitarbeitende mit geringem Potenzial: Diese Mitarbeitenden haben sowohl im Bereich Leistung als auch Potenzial Schwierigkeiten und könnten für eine Neubewertung oder eine Trennung in Frage kommen.
- Mitarbeitende mit mittlerer Leistung und geringem Potenzial: Mitarbeitende in dieser Kategorie können ihre derzeitige Rolle aufrechterhalten, sind jedoch vermutlich nicht für eine langfristige Karriereentwicklung geeignet.
- Leistungsstarke Mitarbeitende mit geringem Potenzial: Diese Mitarbeitenden sind in ihrer aktuellen Position ausgesprochen erfolgreich, aber vermutlich nicht geeignet für zukünftige Führungsaufgaben oder anspruchsvollere Rollen.
Schauen wir uns das einmal an, wie es tatsächlich aussehen würde.
Visualisierung
Angenommen, wir wollen uns verschiedene Typen innerhalb eines Teams und deren Entwicklungspotenzial aus Sicht der Organisation anschauen. Dies kann Teil einer umfassenderen Teamleistungsbewertung sein. Es könnte dann beispielsweise so aussehen.
Die 9-Box-Matrix wird üblicherweise als 3x3-Matrix dargestellt. Zur besseren Übersicht können HR-Fachleute die Matrix mit Tools wie Excel-Vorlagen oder HR-Software erstellen.
Durch das Eintragen der Mitarbeitenden auf diese Weise lassen sich Entwicklungsfelder, Talentlücken und zukünftige Führungstalente identifizieren.
Herausforderungen und Lösungen
Wie jedes Werkzeug bringt auch die 9-Box-Matrix ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Ein häufiges Problem ist Voreingenommenheit bei Bewertungen. Es ist wichtig, Bewertungen auf objektiven Daten – etwa Leistungskennzahlen und Rückmeldungen – und nicht auf subjektiven Eindrücken zu basieren.
Eine weitere Schwierigkeit ist die Überbeanspruchung der Matrix, was zu einer "Box-Müdigkeit" oder einer zu großen Abhängigkeit von der Matrix zur Lösung aller HR-Probleme führen kann. Um dies zu vermeiden, sollten HR-Teams die 9-Box-Matrix gemeinsam mit anderen Strategien des Talentmanagements nutzen.
Was tun mit der Analyse
Kommunikation ist ein großer Hinderungsgrund für die Wirksamkeit – jedoch anders als vielleicht erwartet. Die 9-Box ist ein Instrument zur Talentbeurteilung und ist nicht dafür gedacht, in dieser Form mit der bewerteten Person geteilt zu werden. Sie ist kein klassisches Performance-Management-Tool, sondern dient vielmehr der Talentbewertung und Nachfolgeplanung.
Reaktionen wie die des Reddit-Nutzers oben sind nicht ungewöhnlich, wenn Mitarbeitende mit der 9-Box-Analyse konfrontiert werden. Kommentatoren im Thread merken an, dass es am besten ist, wenn nur Manager und Führungskräfte diese Informationen erhalten, unabhängig davon, wo Mitarbeitende im Raster eingeordnet werden.
Ein moderner Ansatz
Die 9-Box ist keineswegs neu, und deshalb äußern sich viele Mitarbeitende und Personen, die sich mit Arbeitsmarkttrends beschäftigen, schnell zu ihren Schwächen. Daher ist sie häufig nicht besonders beliebt.
Doshay empfiehlt einen modernisierten 9-Box-Bewertungsprozess, bei dem Führungskräfte die Leistung anhand von drei verschiedenen 9-Box-Formaten einordnen können. Diese sind:
- Leistungsorientiert, wobei die X-Achse = Leistung; Y-Achse = Verhalten (Werteausrichtung)
- Beförderungsorientiert, wobei die X-Achse = individuelle Bereitschaft; Y-Achse = geschäftlicher Bedarf
- Nachfolgeorientiert, wobei die X-Achse = Rollenwert/Kritikalität; Y-Achse= Bindungsrisiko
Die leistungsorientierte 9-Box ist der traditionellen Variante recht ähnlich, während die beiden anderen Modelle die nächsten Schritte für die Führungsebene abbilden. Im Besonderen stehen Zielsetzung und Entwicklung im Fokus. Doshay hat beobachtet, dass sie effektiv genutzt wurden, um Vergütungsdiskussionen und Beförderungen zu unterstützen.
„Sie bieten mehr Mehrwert, wenn ein Unternehmen versucht, wie eine leistungsorientierte Vergütungsstrategie ausgerichtet werden kann, aber gleichzeitig die Unternehmenskultur im Fokus halten möchte“, sagt sie. „Ich habe gesehen, wie unsere moderne 9-Box eingesetzt wurde, bei der das Potenzial durch die 'kulturelle Passung' ersetzt wurde und die Prämienhöhe an der jeweiligen Box ausgerichtet werden konnte.“
Wie funktioniert das Verfahren?
Der 9-Box-Talent-Review-Prozess umfasst vier Hauptschritte, die Ihnen helfen, die Leistung und das Potenzial Ihrer Mitarbeitenden effektiv einzuschätzen, einzuordnen und zu analysieren. Jeder Schritt ist entscheidend, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen und die richtigen Entwicklungsmaßnahmen für Ihre Belegschaft zu priorisieren.
Schritt 1: Leistung evaluieren
Der erste Schritt im 9-Box-Talent-Review-Prozess ist die Bewertung der aktuellen Leistung des Mitarbeitenden. Leistungsbeurteilungen durch geschulte Führungskräfte helfen festzustellen, wie gut ein Mitarbeitender seine Aufgaben erfüllt und zielbezogene Vorgaben erreicht. So gehen Sie dabei vor:
- Klare Kennzahlen definieren: Beginnen Sie damit, spezifische Leistungsindikatoren festzulegen, die mit den Aufgaben und Zielen der Organisation übereinstimmen. Dazu können KPIs (Key Performance Indicators), Projektabschlussraten oder Kundenzufriedenheitswerte gehören.
- Feedback einholen: Leistungsbeurteilungen sind nicht nur eine Frage von Zahlen. Die Einbeziehung von Feedback durch Vorgesetzte, Kollegen und gegebenenfalls direkte Mitarbeitende sorgt für eine ganzheitliche Bewertung des Beitrags. 360-Grad-Feedbacktools helfen, Vorurteile zu vermeiden und ermöglichen eine ausgewogenere Einschätzung.
- Konsistenz berücksichtigen: Achten Sie auf dauerhaft gute Leistungen über einen längeren Zeitraum hinweg. Einmalige Erfolge oder Misserfolge können das Gesamtbild verzerren. So sollte beispielsweise ein Mitarbeitender, der seine Umsatzziele mehrere Quartale in Folge erreicht, besser bewertet werden als jemand, der nur in einer Periode sehr gute Leistungen zeigte, diese aber anschließend nicht halten konnte.
- Objektive Daten verwenden: Achten Sie auf den Einsatz objektiver, messbarer Daten wie monatliche Umsatzzahlen, Kundenfeedback oder Produktivitätsauswertungen. Vermeiden Sie subjektive Einschätzungen, die das Ergebnis verfälschen könnten. Zur Unterstützung können Sie Tools wie Leistungsbeurteilungen, psychometrische Tests, Leadership- oder Verhaltensanalysen sowie Produktivitätsanalysen einsetzen.
„Eine 9-Box kann Ihnen einen Hinweis auf die Tiefe und Breite Ihres Talentpools liefern, ist aber ohne Kontext bedeutungslos", sagte Tim Toterhi, CHRO und Coach bei Ploterline Leadership. "Der Talent-Review-Prozess sollte mit einer Standortbestimmung auf Organisations- oder Abteilungsebene starten, bei der die zukünftigen Bedürfnisse betrachtet werden. Sie haben vielleicht heute Spitzenkräfte, aber wenn sich die Branche oder der Markt verändert, reicht die heutige Leistung möglicherweise nicht mehr für die Anforderungen von morgen.
„Talent-Reviews und Nachfolgepläne sind nutzlos, wenn sie nicht mit Maßnahmen einhergehen, die diese Pläne tatsächlich vorantreiben. Wenn Ihre Pläne Jahr für Jahr unverändert bleiben, haben Sie versagt.“
Schritt 2: Potenzial bewerten
Der nächste Schritt ist die Bewertung des Potenzials eines Mitarbeitenden – also ihre Fähigkeit, sich weiterzuentwickeln, mehr Verantwortung zu übernehmen oder zukünftig Führungsaufgaben zu übernehmen. Die Potenzialbewertung ist häufig subjektiver als die Leistungsbewertung, doch es gibt wichtige Methoden und Indikatoren, die hierbei unterstützen.
Bewerten Sie Potenzial, indem Sie Indikatoren wie Führungsqualitäten, Lernagilität und Anpassungsfähigkeit betrachten. Tools wie Karriereaspirationsumfragen, Auswertungen von Führungstrainings und Mitarbeiter-Potenzialanalysen helfen Ihnen, das Entwicklungspotenzial eines Mitarbeiters genauer einzuschätzen.
Letztendlich möchten Sie herausfinden, wie die Person in folgenden Bereichen abschneidet:
- Anpassungsfähigkeit: Beobachten Sie, wie Mitarbeitende mit Veränderungen umgehen oder neue Herausforderungen meistern. Gedeihen sie in unsicheren Situationen? Ein Mitarbeiter, der sich schnell an neue Technologien oder Prozesse anpasst, hat vermutlich hohes Potenzial.
- Führungsqualitäten: Bewerten Sie die Führungsqualitäten eines Mitarbeiters, indem Sie beobachten, wie er andere motiviert und unterstützt. Dazu zählt die Fähigkeit, Kollegen zu inspirieren, Aufgaben zu delegieren und Zusammenarbeit zu fördern.
- Lernagilität: Prüfen Sie die Bereitschaft und Fähigkeit des Mitarbeiters, neue Kompetenzen zu erwerben. Mitarbeitende, die Neugier, Eigeninitiative beim Erlernen neuer Technologien oder Lernbereitschaft zeigen, haben oft ein hohes Potenzial.
- Zukunftsorientierung: Überprüfen Sie Karriereziele und deren Übereinstimmung mit zukünftigen Rollen. Nutzen Sie Potenzialanalysen und verhaltensorientierte Interviews, um Entwicklungsmöglichkeiten und die Bereitschaft für mehr Verantwortung zu erkennen.
Beziehen Sie Führungskräfte mit ein
Die Einschätzungen der Führungskräfte über die Fähigkeit eines Mitarbeiters, mehr Verantwortung zu übernehmen oder komplexe Projekte zu bearbeiten, gehören zu den wertvollsten Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Ihre Erfahrungen hinsichtlich des Entwicklungspotenzials eines Mitarbeiters helfen bei der Entscheidung, wie dieser auf der Matrix eingestuft wird.
Beispiel: Ein IT-Spezialist, der proaktiv Probleme löst, jüngere Kollegen betreut und Interesse an Führungstrainings zeigt, kann als besonders potenzialstark eingestuft werden. Seine Fähigkeit, andere zu unterrichten und Innovation voranzutreiben, macht ihn zu einem aussichtsreichen Kandidaten für künftige Führungspositionen.
Schritt 3: Mitarbeitende auf der Matrix einordnen
Nachdem Leistung und Potenzial bewertet wurden, ist der nächste Schritt, die Mitarbeitenden präzise auf der 9-Box-Matrix einzutragen. Dafür sollten Sie:
- Einheitliches Bewertungssystem verwenden: Stellen Sie sicher, dass sowohl Leistung als auch Potenzial bei allen Mitarbeitenden auf einer konsistenten Skala bewertet werden. Zum Beispiel könnten Sie Leistung und Potenzial jeweils auf einer Skala von 1 bis 5 bewerten, wobei 1 niedrig und 5 hoch bedeutet.
- Objektiv und konsistent bleiben: Beim Einordnen der Mitarbeitenden auf der Matrix sollten Sie so objektiv wie möglich vorgehen. Halten Sie Ihre Bewertungen im Einklang mit den Unternehmensstandards.
- Begründungen dokumentieren: Führen Sie konkrete Beispiele oder Belege an, die zeigen, warum ein Mitarbeiter in ein bestimmtes Feld eingestuft wurde. Wird zum Beispiel ein Mitarbeiter in das Feld „Mittlere Leistung/Hohes Potenzial“ eingestuft, sollten Sie besondere Projekte oder Verhaltensweisen nennen, die das Entwicklungspotenzial zeigen, auch wenn es aktuell noch Leistungsdefizite gibt.
- HR-Software oder Vorlagen nutzen: Tools wie HR-Software-Plattformen oder auch Excel-Vorlagen können diesen Prozess erleichtern, indem sie es ermöglichen, Nachverfolgung und Visualisierung der Platzierungen vorzunehmen. Diese Tools helfen auch bei der Trendanalyse und liefern Einblicke in Stärken und Schwächen der Organisation.
Schritt 4: Ergebnisse analysieren und auswerten
Sind die Mitarbeitenden auf der Matrix platziert, beginnt die Analyse und Interpretation der Ergebnisse. Jetzt können Sie Tendenzen erkennen und die notwendigen strategischen Maßnahmen ableiten.
- Talentausfälle identifizieren: Suchen Sie nach Mustern wie z. B. einem niedrigen Anteil an Mitarbeitern im Feld „Hohe Leistung/Hohes Potenzial“. Befinden sich viele Ihrer Mitarbeitenden im Bereich „Geringe Leistung/Geringes Potenzial“, deutet das auf Handlungsbedarf etwa bei Recruiting, Weiterbildung oder Performance-Management-Prozessen hin.
- Entwicklungsbedarf adressieren: Die Analyse sollte auf Mitarbeitende hinweisen, die sofortige Unterstützung benötigen. Zum Beispiel benötigen Beschäftigte im Feld „Geringe Leistung/Hohe Potenziale“ gezielte Leistungsverbesserungspläne, während solche im Feld „Mittlere Leistungen/Geringes Potenzial“ womöglich von Karriereberatung oder Neubewertung profitieren.
- Ressourcen priorisieren: Nutzen Sie die Matrix, um Ressourcen gezielt einzusetzen. Hochleistende mit hohem Potenzial sollten bevorzugt gefördert werden, während bei Mitarbeitenden mit geringen Leistungen gegebenenfalls intensivere Trainings oder eine Überprüfung der Passung zur Organisation erforderlich sind.
„Ich habe einmal mit einem HRBP zusammengearbeitet, um eine Sitzung mit einem Vertriebsteam von etwa 15 Personen zu leiten. Vor der Übung bewerteten die Führungskräfte fast alle Teammitglieder sowohl bei Leistung als auch Potenzial als hoch. Nachdem wir das Tool eingeführt und auf ein Whiteboard gebracht hatten und gemeinsam als Team jeden einzelnen diskutiert und eingeordnet hatten, wurde ihnen klarer, wie sich die beiden Dimensionen unterscheiden – und auch, wie unterschiedlich die Mitarbeitenden gemäß der Kriterien wirklich sind“, sagte Catherine Rymsha, Autorin von The Leadership Decision und Dozentin für Führung an der University of Massachussetts Lowell.
„Das Tool, zusammen mit der Planung als Führungsteam und dem Gespräch darüber, verleiht der Übung insgesamt mehr Wert. Führungskräfte darüber aufzuklären, warum das wichtig ist, und Talente richtig zu segmentieren, ist entscheidend.“
Wie geht es weiter?
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