Was ist Zugang zu verdienten Löhnen und wie funktioniert er?
Wussten Sie, dass Unternehmen versuchen, neue Talente zu gewinnen, indem sie Mitarbeitenden erlauben, auf ihre bereits verdienten Löhne zuzugreifen, bevor der Zahltag ansteht?
Diese Lohnvorauszahlungs-Lösung gewinnt an Bedeutung – sowohl als finanzielle Lebensader für Arbeitnehmende als auch als Wettbewerbsvorteil für Arbeitgeber. Erfahren Sie, was genau Lohnvorauszahlung ist, wie der Prozess hinter den Kulissen funktioniert und welche zentralen Vorteile und Risiken Führungskräfte beachten sollten.
Was ist Lohnvorauszahlung?
Lohnvorauszahlung (Earned Wage Access, EWA) ist ein Finanzdienst, der Mitarbeitenden ermöglicht, vor dem nächsten regulären Zahltag auf ihr bereits verdientes Gehalt zuzugreifen. Anstatt auf den traditionellen zweiwöchentlichen oder monatlichen Lohnzyklus zu warten, können Beschäftigte das Geld abheben, das sie durch geleistete Arbeitsstunden bereits verdient haben, und erhalten sofortigen Zugang zu Mitteln, falls Ausgaben anfallen.
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Diese Technologie integriert sich direkt mit Ihrem Lohnabrechnungssystem, um zu berechnen, wie viel ein Mitarbeitender bereits verdient hat. Sie ist besonders wertvoll für Stundenkräfte, die andernfalls teure Zahltagdarlehen oder Kreditkarten verwenden müssten, um unerwartete Kosten zu decken.
Wie funktioniert Lohnvorauszahlung?
Lohnvorauszahlung funktioniert über automatisierte Plattformen, die sich mit Ihrer bestehenden Lohnbuchhaltungssoftware verbinden. So läuft der Prozess Schritt für Schritt ab:
- Mitarbeitende absolvieren ihre regulären Arbeitsschichten, während das System ihre Stunden in Echtzeit erfasst.
- Die Plattform berechnet automatisch die verdienten Löhne nach Berücksichtigung von Steuerabzügen und anderen Einbehalten.
- Beschäftigte melden sich über eine mobile App oder eine Webseite an, um einen Teil ihres verdienten Lohns anzufordern.
- Der angeforderte Betrag wird auf das Bankkonto, die Prepaid-Karte oder das digitale Wallet des Mitarbeiters überwiesen.
- Am regulären Zahltag erhalten die Mitarbeitenden ihren verbleibenden Lohn abzüglich des bereits abgerufenen Betrags.
Beispiel: Sarah verdient $75/Stunde und hat bis Mittwoch einer zweiwöchigen Gehaltsperiode 20 Stunden gearbeitet. Sie hat damit bisher $1.500 Bruttolohn erzielt. Über die Lohnvorauszahlung könnte sie einen Teil davon, zum Beispiel $300 (nach Steuerabzug), für eine unerwartete Autoreparatur anfordern und am regulären Zahltag den Restbetrag erhalten.
Gibt es andere verwandte EWA-Modelle oder Begriffe?
Der Bereich Lohnvorauszahlung umfasst mehrere verwandte Begriffe und Modelle, die Sie kennen sollten. Auch wenn sie oft synonym gebraucht werden, gibt es jeweils kleine Unterschiede in der Funktionsweise oder der Bezeichnung des Dienstes.
- Sofortauszahlung bietet einen Echtzeit-Zugang zu verdienten Löhnen, meist innerhalb von Minuten nach der Beantragung.
- Lohnkarten sind Prepaid-Debitkarten, auf welche die verdienten Löhne automatisch geladen werden und Mitarbeitende somit sofort auf ihr Geld zugreifen können.
- Lohn auf Abruf ist ein weiterer Begriff für Lohnvorauszahlung, der die Eigenverantwortung der Beschäftigten hinsichtlich des Auszahlungszeitpunkts betont.
- Flexible Vergütung bezieht sich auf einen weiter gefassten Ansatz, der neben Lohnvorauszahlungen auch andere flexible Vergütungsmodelle einschließt.
- Gehalt auf Abruf bezeichnet ein speziell für Angestellte entwickeltes Lohnvorauszahlungsprogramm, nicht für Stundenkräfte.
Vorteile von Lohnvorauszahlung
EWA bietet zahlreiche Vorteile, die sich meist aus der zusätzlichen Flexibilität ergeben, die Arbeitnehmende durch den verbesserten Zugang zu finanziellen Mitteln genießen. Hier einige Beispiele:
- Verbesserte finanzielle Flexibilität für Arbeitnehmer: EWA bietet eine ethische Alternative zu Zahltagskrediten, die in der Regel hohe Zinssätze verlangen und sich negativ auf die Kreditwürdigkeit auswirken können. Sie können den Zugang zu bereits verdienten Löhnen mit minimalen oder keinen Bearbeitungsgebühren anbieten.
- Verbesserte Mitarbeiterbindung und -gewinnung: Unternehmen wie Walmart und McDonald's haben EWA als Mitarbeiterbenefit eingeführt. Laut Gartner wird erwartet, dass bis 2023 20 % aller Stundenkräfte in den USA diese Zahlungsform nutzen.
- Wettbewerbsvorteil bei der Personalbeschaffung: Das Angebot von Earned Wage Access hilft Arbeitgebern, sich in angespannten Arbeitsmärkten abzuheben, indem sie einen wertvollen finanziellen Vorteil bieten, der echte Bedürfnisse der Beschäftigten anspricht.
- Reduzierung von finanziellem Stress: Die meisten Mitarbeiter nutzen EWA hauptsächlich, um ihre Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen und unerwartete Ausgaben zu decken, wodurch sie Gebühren und finanzielle Strafen vermeiden können. Das verbessert ihre finanzielle Gesundheit und hilft ihnen, Stress zu vermeiden.
- Besser als Alternativen: Studien zeigen, dass Arbeitnehmer EWA anderen Notfallfinanzierungsmöglichkeiten wie Kreditkarten oder Geldleihen von der Familie vorziehen. Es hilft ihnen außerdem, räuberische Kreditgeber und Überziehungsgebühren zu vermeiden.
Mögliche Risiken des Earned Wage Access
Dennoch gibt es einige Herausforderungen, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie EWA anbieten. Es ist eine großartige Idee, bringt aber zusätzliche Komplexität für Unternehmen mit sich, die noch neu dabei sind:
- Erhöhte Lohnabrechnungskomplexität: Dafür ist die Integration mit Drittanbieter-Lösungen für Earned Wage Access erforderlich und kann die Einhaltung von Lohn- und Gehaltsvorschriften erschweren, insbesondere bei unterschiedlichen Landesregelungen.
- Gebühren für den Mitarbeitendenzugang: Einige Anbieter verlangen von den Beschäftigten eine Pauschale oder einen Prozentsatz pro Transaktion, was sich je nach Nutzungsverhalten mit der Zeit summieren kann.
- Unterbrechung des Cashflows: Das Abweichen von den regulären Zahltagszyklen kann die vorhersehbaren Cashflow-Muster und die Finanzplanung Ihres Unternehmens beeinträchtigen.
- Risiko des Überausgebens durch Mitarbeiter: Arbeitnehmende könnten zu früh zu viel abheben und dann am regulären Zahltag nicht genug für notwendige Ausgaben haben.
- Herausforderungen bei der Steuerberechnung: Anbieter müssen die Auszahlungsbeträge sorgfältig begrenzen, damit Mitarbeitende nicht versehentlich mehr als ihren Nettolohn nach Steuern und Abzügen anfordern.
Warum möchten Mitarbeiter ihr Gehalt früher erhalten?
Es gibt viele Gründe, warum jemand vor dem Zahltag auf sein Gehalt zugreifen möchte. Hier sind einige der häufigsten:
- Unerwartete Ausgaben wie Autoreparaturen, Arztkosten oder Notfälle im Haushalt decken.
- Mit plötzlichem Einkommensverlust im Haushalt umgehen oder in Notsituationen Familienmitglieder unterstützen.
- Kurzfristige Zahltagsdarlehen mit hohen Zinsen, Kreditkartenschulden oder Geldleihen bei Freunden und Familie vermeiden.
- Rechnungen pünktlich zahlen, um Mahngebühren oder Sperrungen von Diensten vorzubeugen.
- Tägliche Liquiditätsengpässe überbrücken – besonders für diejenigen, die von Gehalt zu Gehalt leben.
- Den finanziellen Stress verringern und das allgemeine Wohlbefinden verbessern.
- Mehr Kontrolle über das eigene Budget und die Ausgabengewohnheiten erlangen.
Welche Lohnabrechnungsanbieter bieten Earned Wage Access an?
- DailyPay: DailyPay ist ein Vorreiter im Bereich EWA-Produkte und bietet Echtzeit-Zugang zu verdienten Löhnen sowie nahtlose Integration mit vielen Gehaltssystemen. Mitarbeitende können Geld sofort übertragen und ihre täglichen Einnahmen verfolgen, wodurch es eine beliebte Wahl für große Arbeitgeber ist.
- Paychex: Paychex stellt eine EWA-Lösung als Teil seiner Lohnbuchhaltungssuite zur Verfügung, mit der Mitarbeitende einen Teil ihres verdienten Lohns vor dem Zahltag abrufen können. Die Plattform ist bekannt für ihre benutzerfreundliche Oberfläche und starke Compliance-Funktionen.
- ADP: Die Wisely-Plattform von ADP beinhaltet On-Demand-Bezahlfunktionen, die es Mitarbeitenden ermöglichen, sofort nach dem Verdienen ausgezahlt zu werden. Sie wird von großen Unternehmen häufig genutzt und lässt sich mit den umfangreichen Gehalts- und HR-Tools von ADP integrieren.
- UKG (Ultimate Kronos Group): UKG bietet EWA über seine Gehaltsdienstleistungen an, sodass Mitarbeitende flexibel früher auf ihr Gehalt zugreifen können. Dies hilft Unternehmen, die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit zu verbessern.
- Paycor: Paycor arbeitet mit EWA-Dienstleistern zusammen, um den Zugang zu verdienten Löhnen als Teil seiner Gehaltsabrechnungsdienste anzubieten und legt dabei besonderen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Einhaltung der Vorschriften.
Es gibt viele andere Gehaltsabrechnungsdienste in der HR-Welt, die EWA-Funktionen anbieten, zusätzlich zu zahlreichen eigenständigen Anbietern für Earned Wage Access. Vergleichen Sie verschiedene Lösungen und wählen Sie einen Service für vorzeitigen Gehaltszugang, der den lokalen und bundesweiten Vorschriften entspricht und zugleich das unkomplizierteste Zugangssystem für Mitarbeitende bereitstellt.
Wie bietet man vorzeitigen Gehaltszugang an
- Arbeiten Sie mit einem Gehaltsabrechnungsanbieter zusammen, der EWA-Dienste anbietet: Wählen Sie zunächst eine Lohnabrechnungsplattform oder einen Drittanbieter, der vorzeitigen Gehaltszugang unterstützt. Achten Sie darauf, dass sich die Lösung reibungslos in Ihr bestehendes Gehaltssystem integrieren lässt.
- Ermöglichen Sie berechtigten Mitarbeitenden die Anmeldung: Nach der Einrichtung laden Sie Ihre Mitarbeitenden ein, sich über eine App oder ein Online-Portal für das EWA-Programm zu registrieren.
- Der Anbieter stellt Mitarbeitenden schrittweise Mittel zur Verfügung: Während die Mitarbeitenden arbeiten und Lohn verdienen, erfasst der Anbieter die Verdienste in Echtzeit und stellt einen Teil für den vorzeitigen Zugriff bereit.
- Mitarbeitende können die Mittel sofort über ihr EWA-Konto abrufen: Sie melden sich an, sehen ihren verfügbaren Kontostand und transferieren Geld per Direktüberweisung, Paycard oder Digital Wallet auf ihr Bankkonto – meist innerhalb weniger Minuten an Werktagen.
- Die Gehaltsabrechnung wird beim nächsten Zahlungszyklus ausgeglichen: Am Zahltag zieht das Gehaltssystem etwaige Vorschüsse und anfallende Gebühren vom Lohn der Mitarbeitenden ab, sodass alles korrekt abgerechnet wird.
Häufig gestellte Fragen zu EWA
Wer finanziert das Geld für ein EWA-Programm?
In der Regel strecken EWA-Anbieter die Gelder für die Mitarbeitenden vor und holen sich den Betrag dann beim nächsten regulären Gehaltslauf vom Arbeitgeber zurück. Das bedeutet, dass Arbeitgeber nicht selbst Geld vorstrecken müssen, wodurch der Prozess für Unternehmen reibungslos und risikoarm bleibt.
Wie hoch sind die typischen Transaktionsgebühren im EWA-Modell und wer zahlt sie?
Die Transaktionsgebühren können variieren. Einige Anbieter verlangen eine Pauschale (oft 1–3$ pro Transaktion), andere berechnen einen kleinen Prozentsatz. In der Regel zahlen die Mitarbeitenden diese Gebühren, aber einige Arbeitgeber übernehmen sie als Zusatzleistung.
Wie viel kann eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter im EWA-Modell im Voraus abheben?
Die meisten Programme ermöglichen es Mitarbeitenden, einen festen Prozentsatz ihres verdienten Einkommens – oft bis zu 50 % bis 70 % – vor dem Zahltag zu erhalten. Der genaue Betrag hängt von den Vorgaben des Anbieters und den Richtlinien des Arbeitgebers ab.
Wie werden bei Auszahlungen auf Abruf die Steuern abgezogen?
Steuern und andere Abzüge werden wie gewöhnlich während des regulären Lohnabrechnungsprozesses berechnet. EWA-Anbieter stellen sicher, dass Mitarbeitende nur auf den Nettolohn zugreifen können, sodass es kein Risiko für Überziehungen oder Steuerprobleme gibt.
Wie beeinflussen EWA-Programme die Einhaltung von Lohnabrechnungsvorschriften?
EWA kann die Einhaltung von Lohn- und Gehaltsvorschriften komplexer machen, insbesondere in Bundesstaaten mit strengen Arbeitszeit- und Lohnvorschriften. Es ist wichtig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der die lokalen Regelungen kennt und dabei hilft, die Compliance sicherzustellen.
Was ist der Unterschied zwischen EWA und einem Gehaltsvorschuss?
EWA ermöglicht Mitarbeitenden den Zugang zu bereits verdienten Löhnen, während ein Gehaltsvorschuss im Grunde ein Kredit auf zukünftige Einnahmen ist. EWA verursacht keine Schulden oder Rückzahlungsverpflichtungen und ist somit eine sicherere Option für Mitarbeitende und kleine Unternehmen.
Was, wenn mein Gehaltsabrechnungsanbieter keine EWA-Dienste anbietet?
Wenn Ihr aktueller Anbieter EWA nicht unterstützt, können Sie sich mit einem eigenständigen EWA-Anbieter zusammenschließen, der sich in Ihr Lohnabrechnungssystem integriert, oder einen Wechsel zu einer Gehaltsabrechnungsplattform in Betracht ziehen, die EWA als Funktion beinhaltet.
Ist Earned Wage Access das Richtige für Sie?
Um herauszufinden, ob Earned Wage Access zu Ihrer Organisation passt, stellen Sie sich einige Schlüsselfragen:
- Bitten Ihre Mitarbeitenden häufig um Gehaltsvorschüsse oder kämpfen mit finanziellen Belastungen?
- Suchen Sie nach Möglichkeiten, die Mitarbeitendenbindung zu erhöhen und neue Talente zu gewinnen?
- Ist Ihr Lohnabrechnungssystem mit EWA-Anbietern kompatibel?
- Sind Sie bereit, die Compliance- und Verwaltungsaspekte bei der Einführung dieses Benefits zu managen?
Wenn Sie eine dieser Fragen mit Ja beantworten, könnte EWA eine kluge Lösung sein. Es ist eine praktische Möglichkeit, zu zeigen, dass Ihnen das finanzielle Wohl Ihrer Mitarbeitenden am Herzen liegt – und macht Ihr Unternehmen attraktiver, unterstützender und mitarbeiterfreundlicher.
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