HR-Outsourcing: Vorteile, Strategien und Überlegungen
Das Outsourcing der Personalverwaltung ist bei Unternehmen, insbesondere bei kleineren, aus gutem Grund beliebt.
Da die Verwaltung von Personalangelegenheiten immer komplexer und zeitaufwendiger wird – insbesondere wenn Belegschaften international wachsen –, lohnt es sich, Fachleute hinzuzuziehen, die Wissen und Flexibilität bieten können, über die Sie intern nicht verfügen.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Vorteile zu verstehen und zu erfahren, welche Outsourcing-Dienstleistungen im Personalbereich verfügbar sind.
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Was ist das Outsourcing der Personalverwaltung?
Das Outsourcing der Personalverwaltung ist der Prozess, einen Drittanbieter – in der Regel eine qualifizierte Einzelperson oder eine Personalagentur – mit der Ausführung einiger oder aller Personalfunktionen Ihres Unternehmens zu beauftragen.
Viele Unternehmen wenden sich an RPO-Unternehmen, um ihre ausgelagerten Personalfunktionen zu ergänzen, insbesondere im Bereich der Rekrutierungsverwaltung. Dies ist oft der perfekte Mittelweg zwischen dem Fehlen einer Personalabteilung und einem internen Personalteam.
Arten des Outsourcings der Personalverwaltung
Unternehmen können einige oder alle ihrer Personalfunktionen auslagern:
Professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO)
Eine PEO arbeitet mit einem Unternehmen zusammen, um umfassende Personaldienstleistungen wie Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Regelkonformität und Mitarbeitermanagement bereitzustellen.
Die PEO tritt als Mit-Arbeitgeber auf, was bedeutet, dass das Unternehmen und die PEO bestimmte rechtliche Verantwortlichkeiten für die Mitarbeitenden gemeinsam tragen.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten PEOs.
Eingetragener Arbeitgeber (EOR)
Ein EOR ist eine Drittorganisation, die die vollständige rechtliche Verantwortung für Mitarbeitende übernimmt, einschließlich Gehaltsabrechnung, Steuern und Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.
Im Gegensatz zu einer PEO wird ein EOR rechtlich zum offiziellen Arbeitgeber, was häufig bei Einstellungen in ausländischen Märkten genutzt wird.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten EORs.
Agenturen für Personalaufstockung
Anbieter von Personalaufstockung, die sich auf befristet oder auf Vertragsbasis beschäftigte Arbeitskräfte konzentrieren, übernehmen die Rekrutierung, Einarbeitung und Gehaltsabrechnung für kurzfristige Positionen. Sie können genutzt werden, um Lücken schnell zu schließen, ohne festangestellte Mitarbeitende einzustellen.
Personalvermittlungsagenturen
Diese auf die Suche und Vermittlung von Talenten spezialisierten Personalvermittlungsunternehmen übernehmen den Einstellungsprozess für unbefristete Stellen, einschließlich der Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und manchmal der Verwaltung von Teilen des Einarbeitungsprozesses.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit einem Partner die Rekrutierung auszulagern, darunter Personalvermittlungsagenturen auf Erfolgsbasis, Auftragnehmer, die auf Provisionsbasis abhängig von Einstellungen arbeiten, sowie Auftragnehmer, die auf Grundlage der offenen Stellen und des Zeitrahmens für den Einstellungsbedarf mit einem festen Honorar arbeiten.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die besten Unternehmen für das Outsourcing von Rekrutierungsprozessen.
Teilzeit-Personalverwaltung
Hierbei wird eine erfahrene Fachkraft für Personalwesen, typischerweise auf Teilzeit- oder Bedarfsbasis, eingestellt, um bestimmte Personalfunktionen für Ihre Organisation zu verwalten.
Statt die Personalverwaltung an einen Vollservice-Anbieter auszulagern, „mieten“ Sie im Wesentlichen einen Teil der Zeit einer Personalexpertin oder eines Personalexperten. Dadurch kann dies für kleine und mittelgroße Unternehmen, die keine Vollzeitkräfte im Personalbereich benötigen, eine potenziell flexiblere und kostengünstigere Lösung sein.
Anbieter verwalteter Dienstleistungen (MSP)
MSPs werden typischerweise für die Verwaltung von Arbeitskräften auf Zeit eingesetzt und übernehmen die Rekrutierung, Verwaltung und Betreuung von Zeitarbeitskräften und Auftragnehmern an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Projekten. Sie sind besonders nützlich für die Rekrutierung in großem Umfang.
Beratungsunternehmen
Personalberatungsunternehmen bieten Fachwissen in spezialisierten Bereichen wie Regelkonformität, Führungskräfteentwicklung, Organisationsgestaltung und Veränderungsmanagement.
Sie bieten strategische Beratung an oder übernehmen bestimmte Projekte, anstatt die alltäglichen Personalfunktionen auszuführen.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten HR-Beratungsunternehmen oder der besten HR-Beratungsunternehmen im Vereinigten Königreich.
Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Unternehmen, die sich auf die Verarbeitung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Einhaltung von Vorschriften einschließlich der Einreichung von Lohn- und Gehaltssteuererklärungen und Abzügen spezialisiert haben.
Unternehmen für Lernen und Entwicklung
Diese Unternehmen bieten Schulungsprogramme, Führungskräfteentwicklung und Maßnahmen zum Aufbau von Mitarbeiterkompetenzen an. Die Auslagerung an einen spezialisierten Anbieter kann sicherstellen, dass Teams Zugang zu konsistenten und hochwertigen Schulungen haben.
Unternehmen für die Verwaltung von Leistungen
Diese Unternehmen konzentrieren sich auf die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und Wellness-Initiativen, und bieten aufgrund von Skaleneffekten häufig besseren Zugang zu Leistungen.
Anbieter von Hintergrundüberprüfungen
Unternehmen, die sich auf Hintergrundüberprüfungen spezialisiert haben, können bei Prüfungen vor der Einstellung unterstützen, etwa bei der Suche nach Vorstrafen, der Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen und Bonitätsprüfungen.
Welche Unternehmen benötigen die Auslagerung von HR-Aufgaben?
Die Auslagerung von HR-Aufgaben kann in verschiedenen Situationen eine strategische Entscheidung sein. Hier sind einige häufige Szenarien, in denen sie von Vorteil sein kann:
- Begrenzte interne Ressourcen: Wenn Ihr Unternehmen klein ist oder kein eigenes HR-Team hat, kann die Auslagerung wichtige HR-Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Compliance übernehmen.
- Schnelles Wachstum: In Phasen schnellen Wachstums oder bei der Expansion in neue Märkte kann die interne Verwaltung von HR-Aufgaben überwältigend werden. Die Auslagerung hilft dabei, Personalbeschaffung, Einarbeitung und Compliance effizienter zu bewältigen (besonders nützlich in neuen Märkten).
- Umgang mit komplexen Compliance-Anforderungen: Bei Tätigkeiten in mehreren Ländern oder Branchen mit strengen Vorschriften kann die Auslagerung an einen HR-Partner, der mit den lokalen Gesetzen vertraut ist, Compliance-Risiken minimieren. Unternehmen, die beispielsweise in Sydney tätig sind, können sich für dieses lokale Fachwissen an HR-Beratungsunternehmen in Sydney wenden.
- Kosteneffizienz: Für kleinere Organisationen können die Kosten für den Aufbau einer HR-Abteilung den Nutzen übersteigen. Die Auslagerung kann kosteneffizienter sein und Zugang zu erfahrenen Fachkräften ermöglichen, ohne zusätzliche Gemeinkosten zu verursachen.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Wenn HR-Aufgaben zu viel Zeit und Ressourcen beanspruchen, kann sich Ihr Team durch die Auslagerung auf strategische Initiativen statt auf administrative Aufgaben konzentrieren.
- Zugang zu Fachwissen: Die Auslagerung von HR-Funktionen wie Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement oder Leistungsverwaltung kann Zugang zu spezialisiertem Wissen und bewährten Verfahren bieten, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind.
- Vorübergehender oder saisonaler Bedarf: In Spitzenzeiten oder bei kurzfristigen Projekten kann die Auslagerung von HR-Aufgaben dabei helfen, die Einstellung und Verwaltung von Zeitarbeitskräften effizient zu bewältigen.
- Verbesserung von HR-Prozessen: Wenn interne HR-Prozesse veraltet oder ineffizient sind, kann die Auslagerung moderne Tools, Technologien und Prozesse einführen, die die Produktivität steigern.
Bei welchen Funktionen kann die Auslagerung von HR-Aufgaben helfen?
Anbieter von HR-Auslagerungsleistungen bieten Dienstleistungen an, die bei einer Vielzahl von HR-Funktionen unterstützen, darunter:
- Rekrutierung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Zusatzleistungen
- Zeiterfassung
- Versicherungen
- Schulungen
- Lernen und Entwicklung
- Leistungsmanagement
- Mitarbeiterbeziehungen
- Dienstleistungen für den Übergang von Mitarbeitern
- Überprüfung des beruflichen Hintergrunds und Referenzprüfungen
- Drogentest-Dienstleistungen für Mitarbeiter
- Mitarbeiterberatung (EAPs, Unterstützung der psychischen Gesundheit).
Vor- und Nachteile der HR-Auslagerung
Wie die meisten Dinge im Geschäftsleben und im Leben allgemein hat auch die Auslagerung von HR ihre Vor- und Nachteile.
Vorteile der HR-Auslagerung
- Kosteneinsparungen: Die Auslagerung von HR-Funktionen kann Gemeinkosten senken, etwa Gehälter für interne HR-Mitarbeiter, den Zugang zu fortschrittlichen Systemen ermöglichen oder Strafzahlungen und Bußgelder vermeiden.
- Zugang zu Fachwissen: Sie ermöglicht den Zugang zu erfahrenen HR-Fachkräften mit spezialisiertem Wissen in Bereichen wie Rekrutierung, Lernen und Entwicklung, Vergütungsmanagement und Mitarbeiterbeziehungen.
- Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Unternehmen, die HR-Dienstleistungen auslagern, sind mit Beschäftigungsgesetzen und -vorschriften bestens vertraut und helfen dabei, das Risiko von Verstößen und damit verbundenen Strafen zu reduzieren.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Interne Ressourcen werden entlastet, sodass sich Ihr Team auf strategische Aktivitäten konzentrieren kann, die direkt zum Unternehmenswachstum beitragen.
- Höhere Effizienz: Auslagerungsunternehmen nutzen fortschrittliche HR-Technologien und Prozesse und optimieren dadurch Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Leistungsmanagement.
- Skalierbarkeit: HR-Dienstleistungen lassen sich problemlos an die sich verändernden Anforderungen der Organisation anpassen, was besonders in Zeiten schnellen Wachstums oder eines Personalabbaus nützlich ist.
- Mitarbeiterleistungen: Die Auslagerung kann den Zugang zu besseren und kostengünstigeren Mitarbeiterleistungen ermöglichen, da das Auslagerungsunternehmen mit Anbietern von Zusatzleistungen verhandeln kann.
Nachteile der HR-Auslagerung
- Kontrollverlust: Die Auslagerung bedeutet, einen Teil der Kontrolle über HR-Prozesse abzugeben. Ein möglicher Nachteil besteht darin, dass ein externer Anbieter möglicherweise nicht so flexibel auf unmittelbare HR-Anliegen reagieren kann wie ein internes Team.
- Weniger personalisierter Service: Externe Anbieter verstehen möglicherweise die Unternehmenskultur oder die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht vollständig, was zu allgemeineren HR-Lösungen führen kann.
- Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken: Die Weitergabe sensibler Mitarbeiterdaten an einen Drittanbieter kann Risiken für Datensicherheit und Datenschutz mit sich bringen, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird.
- Mögliche Kommunikationslücken: Die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter kann zu Kommunikationsverzögerungen führen, insbesondere wenn sich der Anbieter in einer anderen Zeitzone befindet oder eine große Anzahl von Kunden betreut.
- Versteckte Kosten: Obwohl die Auslagerung kosteneffizient sein kann, können für bestimmte Dienstleistungen zusätzliche Gebühren anfallen. Daher ist es wichtig, Verträge gründlich zu prüfen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Ihre Organisation kann vom Auslagerungspartner abhängig werden, wodurch eine Rückkehr zu einem internen HR-Team bei Bedarf erschwert wird.
Bewährte Verfahren für die HR-Auslagerung
Vor diesem Hintergrund möchte ich einige bewährte Verfahren vorstellen, die Ihnen helfen, die HR-Auslagerung effektiv anzugehen und Fallstricke zu vermeiden.
1. Ziele und Umfang klar definieren
Identifizieren Sie vor dem Outsourcing, welche HR-Funktionen Sie auslagern möchten und warum. Klären Sie die konkreten Ziele, die Sie erreichen möchten (z. B. Kostensenkung, verbesserte Compliance, Zugang zu Fachwissen).
Zum Beispiel: Sie könnten feststellen, dass die Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnung die Auslagerung rechtfertigen, sich aber dafür entscheiden, andere HR-Funktionen intern zu behalten.
2. Angebote vergleichen
Vergleichen Sie Angebote, bevor Sie Verträge unterzeichnen. Sprechen Sie mit den vom Unternehmen genannten Referenzen und erkundigen Sie sich sogar bei anderen Kunden, um sicherzustellen, dass Sie das von dieser Zusammenarbeit erwartete Serviceniveau und Engagement erhalten und dass der Anbieter bestmöglich zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihrem Team passt.
Ich empfehle außerdem, spezialisierte HR-Beratungsunternehmen neben größeren Anbietern zu prüfen, da sie tendenziell spezialisiertes Fachwissen und einen persönlicheren Ansatz bieten.
3. Datenschutz prüfen
Arbeitgeber sollten vor der Unterzeichnung eines Vertrags die Datenschutzmaßnahmen eines Anbieters prüfen. Überprüfen Sie dessen Datensicherheitsprotokolle, Datenschutzrichtlinien, Datenzugriffs- und Kontrollmechanismen, Pläne zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen sowie Schulungen der Mitarbeitenden zum Schutz von Personaldaten.
3. Klare Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) festlegen
Legen Sie SLAs fest, die Erwartungen an Leistung, Reaktionszeiten, Datensicherheit und Servicequalität definieren. Stellen Sie sicher, dass bei Nichteinhaltung klar definierte Vertragsstrafen gelten.
4. Technische Prüfung durchführen
Analysieren Sie die Tools und Technologien potenzieller Partner, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren eigenen kompatibel sind. Welche Software zur Personalbesetzung verwenden sie? Wie sieht es mit HRMS aus? Mit der Lohnabrechnung? Mit der Verwaltung von Zusatzleistungen?
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern, insbesondere wenn Sie die Zeiterfassung einbeziehen.
Integrationen sind beispielsweise entscheidend, um die Datenkonsistenz aufrechtzuerhalten, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und eine pünktliche und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung sicherzustellen.
Arbeiten Sie mit dem potenziellen Partner zusammen, um zu verstehen, wobei er das Team unterstützen kann und wobei nicht.
Beispielsweise müssen Boni und Provisionen oft weiterhin intern berechnet werden, während der Lohnabrechnungsanbieter lediglich die endgültige Auszahlung zur Verarbeitung eingibt.
5. Kulturelle Passung prüfen
Ihr wichtigstes Anliegen beim Outsourcing von Funktionen wie dem Leistungsmanagement sollte sein, sicherzustellen, dass Ihr Partner zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen passt.
Achten Sie auf einen Anbieter, der sich stark auf das Benutzererlebnis konzentriert, damit Ihre Mitarbeitenden weiterhin im Mittelpunkt der Bemühungen des Partners stehen.
Fragen Sie den Partner, wie er mit Ihnen zusammenarbeiten wird, wenn beispielsweise Fragen oder Bedenken zur Leistung aufkommen.
6. Versicherungsschutz prüfen
Wenn Sie einen Vertrag mit einem PEO abschließen und ein Mitbeschäftigungsverhältnis eingehen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über die richtige Haftpflichtversicherung verfügt, und bestätigen Sie, dass auch der PEO einen angemessenen Versicherungsschutz besitzt.
Sie können außerdem den Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Beschäftigungspraktiken (EPLI) in Betracht ziehen, um sich gegen Ansprüche wie unrechtmäßige Kündigung, Diskriminierung oder Belästigung zu schützen.
Obwohl die meisten PEOs in der Regel über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen, ist es wichtig, dies zu überprüfen – nicht nur bei der Haftpflichtversicherung, sondern auch bei der Krankenversicherung.
Wie viel kostet HR-Outsourcing?
HR-Outsourcing-Anbieter bieten verschiedene Preismodelle an, um unterschiedlichen geschäftlichen Anforderungen und Budgets gerecht zu werden. Zu den gängigsten Modellen gehören:
- Pauschalgebühren: Eine feste monatliche oder jährliche Gebühr für eine vordefinierte Auswahl an Leistungen. Dieses Modell bietet vorhersehbare Kosten und wird häufig für umfassende HR-Lösungen verwendet.
- Gebühren pro Mitarbeitendem: Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Dieses Modell wächst mit der Größe des Unternehmens und eignet sich daher für wachsende Unternehmen.
- Prozentsatz der Lohnabrechnung: Die Gebühren werden als Prozentsatz der gesamten Lohnsumme berechnet. Dieses Modell richtet die Kosten an den Lohn- und Gehaltsausgaben des Unternehmens aus und stellt sicher, dass die Kosten für das HR-Outsourcing im Verhältnis zur Größe der Belegschaft stehen.
Kostenfaktoren
Mehrere Faktoren beeinflussen die Kosten des HR-Outsourcings, darunter:
- Unternehmensgröße: Größere Unternehmen verursachen aufgrund der erhöhten Komplexität und des größeren Umfangs der HR-Aufgaben typischerweise höhere Kosten.
- Erforderliche Dienstleistungen: Umfang und Tiefe der benötigten Dienstleistungen, wie etwa Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Management der Einhaltung von Vorschriften und Personalbeschaffung, beeinflussen die Gesamtkosten.
- Branche: Einige Branchen haben spezifische HR-Anforderungen oder Vorschriften, die die Komplexität und Kosten der ausgelagerten Dienstleistungen erhöhen können.
- Fachwissen des Dienstleisters: Anbieter mit umfangreicher Erfahrung und spezialisiertem Fachwissen können für ihre hochwertigen Dienstleistungen höhere Gebühren verlangen.
Durchschnittliche Kosten
Die Kosten für die Auslagerung von HR-Dienstleistungen können je nach den oben genannten Faktoren stark variieren. Hier sind jedoch einige durchschnittliche Kostenbereiche für verschiedene Arten von Dienstleistungen zur HR-Auslagerung:
- Grundlegende HR-Dienstleistungen: $50 bis $150 pro Mitarbeiter und Monat. Dies umfasst typischerweise die Lohnabrechnung, die grundlegende Verwaltung von Zusatzleistungen und Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.
- Umfassende HR-Dienstleistungen: $150 bis $500 pro Mitarbeiter und Monat. Dies umfasst ein vollständiges Spektrum an HR-Funktionen wie Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterschulungen und strategische HR-Unterstützung.
- Prozentsatz der Lohnsumme: 2% bis 8% der gesamten Lohnsumme. Dieses Modell deckt ein breites Spektrum an HR-Dienstleistungen ab und orientiert die Kosten an den Lohnaufwendungen.
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