Asynchrones Arbeiten: Leitfaden für bewährte Methoden
Wenn Sie jemals versucht haben, persönliche und berufliche Verpflichtungen unter einen Hut zu bringen, sich mit Kolleg:innen in verschiedenen Zeitzonen auszutauschen oder einfach festgestellt haben, dass es nicht genügend Stunden am Tag gibt, um all die anscheinend notwendigen Teammeetings unterzubringen, dann könnte asynchrones Arbeiten das Gegengewicht sein, das Sie gegen Ihr aktuelles Chaos suchen.
Aber wie schafft man den Schritt weg von einer Kultur des Sofort-Handelns und der Versuchung, für jedes kleine Malheur während des Arbeitstags ein „kurzes Check-in“ zu machen?
Hier stelle ich die Vorteile des asynchronen Arbeitens, die Herausforderungen und Best Practices vor, wie man diese Herausforderungen überwindet, um die asynchrone Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu optimieren.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Was ist asynchrones Arbeiten?
Asynchrones Arbeiten bezeichnet eine Kommunikationsform, bei der zwei Personen nicht gleichzeitig und nicht live miteinander kommunizieren. Im Gegensatz zur synchronen Kommunikation, die von Angesicht zu Angesicht, per Videoanruf oder über Telefonate in Echtzeit stattfindet, erfolgt die asynchrone Kommunikation zeitversetzt.
Beispiele für asynchrone Kommunikation sind:
- Voraufgezeichnete Videonachrichten (wie Loom)
- Voraufgezeichnete Audiobotschaften
- Schriftliche Korrespondenz wenn keine sofortige Antwort erwartet wird (dies kann für E-Mails, Instant Messages oder Textnachrichten gelten – je nach Nutzung in Ihrem Unternehmen)
- Formellere Dokumentation (z. B. Richtlinien, Memos, Präsentationen oder Artikel.)
- Feedback in gemeinsamen Arbeitsbereichen wie Google Docs oder Adobe Xd.
Selbst wenn wir zu 100 % vor Ort arbeiten, wird ein Teil unserer Arbeit vermutlich asynchron ablaufen.
Vorteile des asynchronen Arbeitens
Starten wir zunächst mit den Vorteilen des asynchronen Arbeitens, damit Sie verstehen, wie ein Wechsel zu „Async First“ Ihrem Unternehmen helfen könnte.
Steigerung der Produktivität
Alle, die im Bereich Personalmanagement arbeiten – oder besser gesagt, alle Wissensarbeiter:innen – kennen es: einen Terminkalender, der von neun oder zehn Uhr morgens bis fünf oder sechs Uhr abends vollgepackt ist mit Meetings.
Hier und da gibt es kleine Zeitfenster zwischen den Zoom-Meetings, in denen versucht wird, die eigentliche Arbeit zu erledigen, während man auf einen ständigen Strom von Benachrichtigungen und Pings reagiert. Doch realistisch betrachtet, funktioniert diese Vorgehensweise nicht. Der ständige Kontextwechsel ist allein schon sehr anstrengend.
Weil tagsüber oft nicht genug zusammenhängende Zeit bleibt, um an Aufgaben zu arbeiten, die echte Konzentration verlangen, leisten wir Überstunden oder erledigen Aufgaben während anderer Meetings im Multitasking-Modus.
Stellen Sie sich nun vor, Sie sind Teil einer asynchronen Arbeitskultur:
- Viele der routinemäßigen Statusmeetings in Ihrem Kalender werden zu Fortschrittsberichten, die Sie nach Belieben lesen können.
- Sie greifen nicht mehr automatisch zu einem Meeting oder Chat, sobald Sie eine Frage haben. Stattdessen prüfen Sie zunächst vorhandene Dokumentationen und verfassen – falls keine Antwort zu finden ist – eine durchdachte Nachricht, die hilft, Ihre Gedanken zu ordnen und der empfangenden Person Zeit für eine ebenso fundierte Antwort gibt.
- Ihr Kalender wirkt deutlich freier. Die freigewordene Zeit nutzen Sie für konzentrierte Arbeitsphasen, in denen analytische oder kreative Aufgaben vorangetrieben werden können.
Mehr Flexibilität
Wenn Sie nicht mehr darauf angewiesen sind, zu einer festen Zeit erreichbar zu sein, eröffnet das völlig neue Möglichkeiten für Ihre Work-Life-Balance.
Gerade bei Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg können Sie gemeinsam festlegen, welche Stunden für synchrone Meetings zur Verfügung stehen und nur in diesen Zeitfenstern Meetings ansetzen.
Plötzlich gibt es auf Ihrem Kalender freie Zeitblöcke, die Sie für konzentriertes Arbeiten oder private Verpflichtungen nutzen können – auch während der regulären Arbeitszeit.
Eine asynchrone Arbeitsumgebung gibt Ihnen die Freiheit zu entscheiden, wann und von wo Sie arbeiten, solange die Arbeit erledigt wird und Sie ausreichend erreichbar für Rückfragen durch Teammitglieder bleiben.
Aus Arbeitgebersicht ist flexibles Arbeiten ein wesentlicher Faktor zur Gewinnung und Bindung von Talenten.
Inklusivität
Mit flexibler Arbeit kommt Inklusivität. Sobald Sie keine bestimmten Präsenzzeiten oder "Bürozeiten" mehr vorschreiben, können Sie einen vielfältigeren Talentpool anziehen. Dieser kann Menschen einschließen, die:
- Pflege- oder Betreuungsverpflichtungen haben
- mit einer Behinderung leben
- einen sozioökonomischen Status haben, bei dem sich das Einsparen von Fahrtkosten, Essensausgaben und/oder Kleidungskosten vorteilhaft auswirkt
- aus vielfältigen Hintergründen stammen und in einer Präsenzumgebung anfälliger für Mikroaggressionen sind.
- eher introvertierte Persönlichkeitstypen sind, denen synchrone Kommunikation schwerfällt.
5 Herausforderungen des asynchronen Arbeitens und wie man sie meistert
Es ist klar, dass asynchrone Arbeit nicht 24/7 nur Sonnenschein und Regenbogen ist, sonst hätte unsere Gesellschaft schon lange viel breiter Remote-Arbeit, Hybrid-Arbeit und andere flexible Arbeitsmodelle übernommen – weit vor der Pandemie.
In diesem Abschnitt gehen wir auf einige der wichtigsten Herausforderungen beim asynchronen Arbeiten ein sowie auf mögliche Lösungen, um diese zu meistern.
Herausforderungen in der Kommunikation
Viele würden zustimmen, dass synchrone Zusammenarbeit in manchen Fällen asynchroner vorzuziehen ist – es gibt Gründe, warum wir wichtige Gespräche bevorzugt von Angesicht zu Angesicht führen oder warum Online-Konflikte schneller eskalieren können.
Wenn Sie persönlich oder sogar live per Video kommunizieren, können Sie viele Kontextsignale aufnehmen, die Ihnen helfen, Botschaften effektiver zu übermitteln und zu empfangen. Körpersprache, Betonung und Tonfall spielen eine Rolle dabei, wie Sie Inhalte interpretieren.
Dieses Wissen fehlt beim asynchronen Kommunizieren, was manchmal zu Missverständnissen führen kann. Zudem kann es länger dauern, eine Information asynchron zu übermitteln.
Sicher fragen Sie sich, warum Sie etwas schriftlich festhalten sollten, wenn Sie einfach einen Zoom-Call machen könnten. Vielleicht sorgt Sie auch, dass Sie nicht rechtzeitig eine Antwort erhalten.
Wie man Kommunikationshürden im asynchronen Arbeiten überwindet
Hier sind einige Strategien, die Sie bei der Bewältigung asynchroner Kommunikationsherausforderungen in Betracht ziehen sollten:
- In geeignete Kommunikationstools investieren. Wählen Sie Ihren Kommunikations-Technologiestack bewusst entsprechend Ihrer Unternehmensziele. Noch wichtiger ist, die Protokolle zur Nutzung dieses HR Tech-Stacks festzulegen, sodass alle die jeweiligen Kanäle und deren Nutzung verstehen.
Klare und einheitliche Vorgaben = weniger Zeit für Informationssuche. So beginnen Sie bereits, die Vorteile asynchroner Arbeit zu sehen. Wissen verlässt die Köpfe und wird offen zugänglich.
- Auf Qualität statt Quantität setzen. Überlegen Sie, für welche Gespräche sich Echtzeitkommunikation besonders eignet und beschränken Sie Meetings auf diese Fälle. Zum Beispiel benötigen Remote-Teams meist kein Meeting für ein Projektupdate, aber ein 1:1-Meeting mit der direkten Führungskraft unterstützt eine starke Beziehung und baut Vertrauen auf.
- Angemessene unternehmens- oder teamweite Erwartungen für Antwortzeiten festlegen. Wenn nicht erwartet wird, dass auf Nachrichten sofort geantwortet werden muss, senkt das den Stresspegel und fördert die Konzentration auf wichtige Aufgaben. So ist es auch wahrscheinlicher, dass Antworten durchdacht und nicht nebenbei während anderer Meetings abgeschickt werden.
- Oft und über mehrere Kanäle kommunizieren. Das gilt für synchrone wie auch asynchrone Organisationen, aber es ist besonders wichtig, dass bei weniger gemeinsamer Zeit im Unternehmen Updates regelmäßig kommuniziert und über diverse Kanäle samt Archivierung für spätere Einsicht geteilt werden.
Beachten Sie auch, dass ein asynchrones Arbeitsmodell für manche Menschen – wie beispielsweise Neurodivergente – leichter sein kann, da weniger soziale Signale interpretiert werden müssen.
Herausforderungen bei der Verantwortlichkeit
Neben klassischen Kommunikationsproblemen herrscht oft die Meinung, Remote Work oder asynchrones Arbeiten zerstören Verantwortlichkeit.
Manager:innen und Mitarbeitende können die Leistung nicht mehr daran messen, wer als Erstes kommt und als Letztes geht, sodass es verlockend ist, die Online-Präsenz im Messenger als Maßstab zu verwenden.
Nein, nein, nein, nein, nein.
Der Einsatz von Überwachungstools für Remote-Arbeit ist der schnellste Weg, Vertrauen zu zerstören und Ihre Strategie zur Gewinnung neuer Talente zu gefährden. Außerdem misst er Produktivität nicht wirklich.
Wie man die Herausforderungen bei der Verantwortlichkeit überwindet
Hier sind einige alternative Möglichkeiten, Verantwortlichkeit und Engagement der Mitarbeitenden zu beurteilen:
- Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren. Damit Ihr Unternehmen erfolgreich asynchron arbeiten kann, ist es entscheidend, eine Kultur der Transparenz in der gesamten Organisation zu etablieren.
Asynchrone Mitarbeitende können nicht durch Beobachtung lernen, da sie weniger Zeit gemeinsam vor Ort verbringen. Stattdessen müssen Sie ihnen genau erklären, was es bedeutet, erfolgreich zu sein. Dazu gehört auch, die Ergebnisse zu definieren, für die sie verantwortlich sind – und nicht, wie viel Zeit sie am Schreibtisch verbringen.
- Leistungserwartungen der Mitarbeitenden auf Unternehmensziele abstimmen. Nicht nur verringert die Klarstellung von Rollen und Verantwortlichkeiten das Risiko von doppelter Arbeit, sondern sie erhöht auch die Mitarbeitermotivation.
Engagierte Mitarbeitende sehen, wie ihre tägliche Arbeit mit den Unternehmenszielen verknüpft ist, und sind daher weniger anfällig für Burnout. Psst: Das macht sie auch produktiver.
- Projektmanagement-Tools und Workflows nutzen, um Fortschritte bei den Zielen zu verfolgen. Geben Sie den Mitarbeitenden die Verantwortung, ihre eigene Leistung zu messen, indem Sie in geeignete asynchrone Kollaborations-Tools investieren. Bonus: Jeder im Unternehmen weiß, wie es um Ihre Projekte steht – so sind weniger regelmäßige Status-Meetings notwendig 😎.
Herausforderungen bei der Teamverbindung
Ein weiterer häufiger Kritikpunkt an asynchronen Teams ist, dass es schwieriger wird, starke Beziehungen zu Kolleginnen und Kollegen aufzubauen, die man entweder noch nicht kennengelernt hat oder mit denen man nur selten persönlich Zeit verbringt.
Synchrones Arbeiten zwingt uns dazu, zwischenmenschliche Beziehungen zu fördern, was schneller Vertrauen aufbaut und die Zusammenarbeit verbessert.
Außerdem argumentieren manche Führungskräfte, dass uns dadurch die kreative Inspiration fehlt, die durch lockere Gespräche an der Kaffeemaschine entsteht.
Wie man Herausforderungen bei der Teamverbindung begegnet
Herausforderungen bei der Teamverbindung sind in einer "Async First"-Umgebung nicht unüberwindbar – sie erfordern einfach zu Beginn etwas Einsatz. Hier sind ein paar Strategien, die bei meinem Team gut funktioniert haben:
- Gestalten Sie ein erstklassiges Onboarding-Erlebnis. Ein gut durchgeführtes Onboarding ist Gold wert. Es stärkt die Mitarbeiterbindung und -bindung in den entscheidenden ersten Monaten, verkürzt die Einarbeitungszeit für eine schnellere Produktivität und bietet eine gute Möglichkeit, ehrliches Feedback dazu zu geben, wie Führungskräfte besser werden können.
In einer asynchronen Umgebung ist Onboarding ein Geschenk, das immer wieder genutzt werden kann. Bestimmen Sie eine Person aus jeder Abteilung (idealerweise im Rotationsprinzip, damit alle mal dran sind), die dafür verantwortlich ist, die Onboarding-Materialien aktuell, relevant und Teil eines laufenden Feedback-Prozesses in Abstimmung mit dem Personalteam zu halten.
Empfohlene Lektüre: Wie Sie einen 30-60-90-Tage-Plan für das Onboarding Ihres Unternehmens erstellen + Vorlage
- In gute Führungskräfte investieren. Unterschätzen Sie in einer asynchronen Umgebung nicht die Kraft einer wiederkehrenden 1:1-Meeting-Kultur, um Verbindung zu schaffen, Kommunikation zu fördern und Mitarbeitenden-Engagement aufrechtzuerhalten. Studien haben gezeigt, dass mittlere Führungskräfte entscheidend für die mentale Gesundheit in Organisationen sind – unterschätzen Sie sie auf eigene Gefahr!
Empfohlene Lektüre: Wie Sie neue Führungskräfte mit einem People Partner Programm unterstützen
- (Optionale) Möglichkeiten zur Vernetzung schaffen. Finden Sie heraus, was die Mitarbeitenden wollen, um in Kontakt zu bleiben – und setzen Sie es um. Vielleicht ist das ein vierteljährliches persönliches Treffen, eine Reihe von unterhaltsamen Slack-Kanälen oder optionale "Sprechstunden", in denen auch mal über Nicht-Berufliches geplaudert wird.
Ein wichtiger Hinweis: Wenn diese Angebote wirklich freiwillig sind, stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende für das Nicht-Teilnehmen keine versteckten Nachteile haben.
Herausforderungen bei der Entscheidungsfindung
Entscheidungsprozesse können in einer asynchronen Umgebung ebenfalls kompliziert sein – wie stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen rechtzeitig qualitativ hochwertige Entscheidungen treffen, vor allem, wenn Sie sich nicht einfach schnell im Konferenzraum zum Whiteboarding treffen können?
Wie man Herausforderungen bei der Entscheidungsfindung begegnet
Entgegen der landläufigen Meinung kann eine asynchrone Entscheidungsfindung zu besseren Ergebnissen führen als eine klassische Brainstorming-Runde.
Wenn das Problem richtig formuliert wird und die passenden Personen involviert sind, kann asynchrone Entscheidungsfindung tatsächlich Kreativität fördern und Gruppendenken entgegenwirken.
Überlegen Sie mal: In einem synchronen Meeting setzt sich oft die lauteste (oder ranghöchste) Stimme durch.
Trotz aller Bemühungen, das Meeting so inklusiv wie möglich zu gestalten, kann es sein, dass andere Teilnehmer:innen sich zu eingeschüchtert fühlen, um sich zu äußern, oder ihr Persönlichkeitstyp erfordert, dass sie zusätzliche Zeit zum Nachdenken benötigen, bevor sie sich wohl fühlen, eine Meinung zu äußern.
Die Etablierung einer Schreibkultur in Ihrem Unternehmen strafft den Entscheidungsprozess. Sie fördert die Mitarbeitenden darin, folgendes zu tun:
- Das Problem prägnant zusammenfassen
- Mögliche Lösungen recherchieren
- Eine Empfehlung auf Basis empirischer Erkenntnisse und eigener Erfahrung aussprechen
- Vielfältige Perspektiven einholen, um die Empfehlung zu bestätigen oder zu widerlegen.
Weiterführende Artikel:
- Ein 5-Schritte-Prozess für das asynchrone Treffen von Entscheidungen
- Wie Stripe eine Schreibkultur aufgebaut hat
Verzögerungen bei der Dokumentenfreigabe und -fertigstellung
Verzögerungen bei der Genehmigung und Unterzeichnung von Dokumenten sind ein häufiges Problem bei asynchronen Arbeitsweisen, besonders wenn Teammitglieder auf verschiedene Zeitzonen verteilt sind oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben.
Das Warten auf Unterschriften kann Prozesse verlangsamen, Engpässe verursachen und die Gesamtproduktivität beeinträchtigen. Ohne direkte Zusammenarbeit in Echtzeit können sich diese Verzögerungen summieren und wichtige Projekte oder Vereinbarungen ins Stocken bringen.
Wie Sie Verzögerungen bei der Dokumentenfreigabe und -fertigstellung begegnen
- Elektronische Signatursoftware kann helfen, indem sie ermöglicht, dass Personen Dokumente dann unterschreiben, wenn es für sie passt. Das beschleunigt den Prozess und hält ihn auch über Zeitzonengrenzen hinweg in Gang.
- Verwenden Sie automatisierte Erinnerungen, um Unterzeichner:innen zu benachrichtigen, wenn ihre Freigabe benötigt wird. So wird das Risiko von Verzögerungen durch Vergessen oder übersehene E-Mails reduziert.
- Setzen Sie klare Arbeitsabläufe auf, die festlegen, wer Dokumente freigeben oder unterschreiben muss, wodurch allen ihre Rolle im Prozess klar ist und Missverständnisse sowie Zeitverluste minimiert werden.
- Speichern Sie Dokumente in einem zentralen, cloudbasierten System, sodass Teammitglieder jederzeit einfach darauf zugreifen und sie prüfen können. So vermeiden Sie Verzögerungen durch die Suche nach Dateien.
- Setzen Sie Fristen für Freigaben und Unterschriften, um ein Gefühl von Dringlichkeit zu schaffen und den Prozess im Zeitplan zu halten.
- Bieten Sie mobilfreundliche Möglichkeiten zur Dokumentenunterzeichnung an, damit Teammitglieder auch unterwegs oder außerhalb des Büros Dokumente freigeben können.
Beteiligen Sie sich an der Diskussion
Wie Sie hoffentlich erkannt haben, kann das Ergreifen einer asynchroneren Arbeitskultur viele Vorteile bringen.
Um über asynchrones Arbeiten und andere wichtige Themen rund um Menschen und Unternehmenskultur auf dem Laufenden zu bleiben, abonnieren Sie den People Managing People Newsletter.
