Die treibende Kraft hinter RTO ist das Streben nach Zusammenarbeit
Ist Ihr Büro ein Schmelztiegel für gemeinsame Ideen oder eine Quelle von Konflikten und Ärger? Ihre Antwort auf diese Frage könnte die Zukunft des unternehmerischen Ansatzes für Büro-Zusammenarbeit und Homeoffice bestimmen.
Die Forderung nach einer Rückkehr ins Büro wird in erster Linie durch das Bedürfnis angetrieben, das Wesen von Zusammenarbeit und Gemeinschaft innerhalb der Teams wiederzubeleben. Tief verwurzelt in dem Glauben, dass virtuelle Kollaborationstools nur begrenzt wirksam sind und persönliche Begegnungen einen besonderen Wert haben, haben sich Rückkehr-Ins-Büro-Anordnungen in verschiedenen Branchen verbreitet.
Warum kehren Unternehmen ins Büro zurück?
Ein Bericht von VTS, der die Antworten von über 400 Führungskräften ausgewertet hat, stellt diese Entwicklung deutlich heraus. Der wichtigste Grund für die Anordnung zur Rückkehr ins Büro, den 36 % der Befragten nannten, war das Streben nach persönlicher Zusammenarbeit und die Förderung eines Gemeinschaftsgefühls.
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Ähnlich ergab der Eptura Workplace Index, der die Analyse von über 2,6 Millionen Schreibtischen in mehr als 8.000 Unternehmen sowie die Antworten von 6.714 Mitarbeitenden umfasste, dass Führungskräfte und mittlere Manager in Hinblick auf die größte Wertschätzung für den Gang ins Büro die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen an erste Stelle setzen.
Diese Überzeugung habe ich aus eigener Erfahrung als Berater, der Unternehmen bei ihren Strategien zur Rückkehr ins Büro unterstützte, direkt beobachtet.
Die Kund:innen, mit denen ich zusammengearbeitet habe, benennen immer wieder ein zentrales Thema: Es gibt eine unbestreitbare „Magie" bei persönlichen Begegnungen, die durch virtuelle Plattformen einfach nicht ersetzt werden kann.
Ob es der spontane Ideenaustausch in der Kaffeepause ist oder dynamische Brainstormings im Besprechungsraum – diese persönlichen Erlebnisse gelten als wesentlich für die Förderung von Kreativität und den Aufbau starker, zusammenhaltender Teams.
Dieser kollektive Glaube ist gut begründet und eine Überzeugung, die ich im Allgemeinen teile und unterstütze. Studien haben seit Langem den Nutzen physischer Anwesenheit für die Förderung von Vertrauen, Verständnis und eines gemeinsamen Zielbewusstseins im Team belegt.
Es geht um die Feinheiten nonverbaler Kommunikation, die Energie eines geteilten Raums und die zufälligen Momente der Zusammenarbeit, die oft zu Durchbrüchen und Innovationen führen.
Realitätscheck zum Wert der Rückkehr: Konflikte innerhalb der Zusammenarbeit
Leider hat sich die Rückkehr ins Büro, die eigentlich als Weg zu mehr Kooperation gedacht war, mit ihren ganz eigenen Herausforderungen entpuppt. Während die erhoffte Zunahme an gemeinschaftlicher Zusammenarbeit eingetreten ist, hat sie auch einen unerwarteten Begleiter mitgebracht: Konflikte.
Diese Realität zeigt, dass die Dynamik der Büroarbeit mehr umfasst als nur das Ermöglichen von Teamwork. Sie beinhaltet auch die Herausforderung, zwischenmenschliche Probleme zu bewältigen, die im Homeoffice weniger präsent sind.
Ich habe dieses Phänomen in verschiedenen Organisationen beobachtet. Meine Kund:innen, die darauf bedacht waren, das Büro als Zentrum der Zusammenarbeit zu etablieren, mussten sich zunehmend mit Konflikten zwischen Teammitgliedern befassen. Die Probleme reichten von simplen Missverständnissen bis zu tiefer gehenden Meinungsverschiedenheiten und machen die Komplexität menschlicher Interaktion im gemeinsamen Raum deutlich.
Um das Ausmaß dieses Problems auch außerhalb meines eigenen Berufsumfelds zu erfassen, habe ich eine Umfrage auf LinkedIn durchgeführt, die sich an ein diverses Fachpublikum richtete. Die Ergebnisse waren aufschlussreich.
Von 302 Befragten gaben 57 % an, mehr zwischenmenschliche Probleme im Büro zu erleben. Zum Vergleich: Nur 12 % nannten häufigere Probleme im Homeoffice.
Erwähnenswert ist, dass 31 % der Teilnehmenden keinen nennenswerten Unterschied in der Häufigkeit zwischenmenschlicher Probleme zwischen den beiden Arbeitsformen feststellten.
Die Daten zur Rückkehr ins Büro machen einen entscheidenden Punkt deutlich: Die Rückkehr ist nicht nur eine logistische, sondern auch eine kulturelle und soziale Veränderung.
Die Zunahme von Konflikten und zwischenmenschlichen Problemen im Büroumfeld, wie meine Erfahrungen und die Umfrageergebnisse zeigen, unterstreicht, wie wichtig ein besseres Verständnis und aktives Management der Dynamik am Arbeitsplatz ist.
Das legt nahe: Auch wenn physische Zusammenarbeit die Kooperation fördert, braucht es verstärkt Kommunikationstraining, Konfliktlösung und emotionale Intelligenz, um positive Beziehungen zwischen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten.
Etikette-Training für neue Normen
Um diese Herausforderungen bei unseren Kund:innen anzugehen, haben wir Trainingsprogramme eingeführt, die sich auf die Normen und Etikette der Zusammenarbeit im Büro konzentrieren.
Diese Initiative hatte zum Ziel, Mitarbeitende mit den Fähigkeiten und dem Verständnis auszustatten, die notwendig sind, um die Feinheiten von Interaktionen im physischen Arbeitsumfeld erfolgreich zu meistern.
Eine von ResumeBuilder.com durchgeführte Umfrage unter 1.548 Wirtschaftsführungskräften zeigte, dass diese Problematik in ganz Corporate America verbreitet ist und bereits Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Die Studie ergab, dass 45 % der Unternehmen bereits Benimmkurse eingeführt haben und weitere 18 % planen, im kommenden Jahr entsprechende Schulungen umzusetzen. Die Rückmeldungen zu diesen Schulungen sind überwältigend positiv: Zwei Drittel der Unternehmen, die solche Kurse bereits anbieten, berichten von großem Erfolg.
Wer braucht das?
Man könnte meinen, nur jüngere Mitarbeitende, die nach dem Studienabschluss kaum Zeit im Büro verbracht haben, benötigen eine solche Schulung. Doch das ist nicht das, was meine Kundinnen und Kunden herausgefunden haben: Auch aus der ResumeBuilder.com-Umfrage geht hervor, dass nur 10 % der Unternehmen, die diese Kurse anbieten oder planen, diese exklusiv auf die Generation Z und neue Hochschulabsolventen ausrichten.
Stattdessen haben 60 % dieser Unternehmen erkannt, wie wichtig derartige Schulungen für die gesamte Mitarbeiterschaft sind – unabhängig von Alter oder Erfahrung.
Die Einführung von Benimmtrainings als Reaktion auf die Rückkehr ins Büro steht für die umfassende Erkenntnis der Unternehmenswelt, dass sich die für erfolgreiche persönliche Zusammenarbeit erforderlichen Fähigkeiten weiterentwickelt haben. Oder zumindest, dass während der erzwungenen Homeoffice-Phase alle in diesen Fähigkeiten etwas eingerostet sind.
Da sich die Arbeitswelt weiterhin wandelt, werden solche Trainingsprogramme zunehmend zu entscheidenden Instrumenten, mit denen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Teams unabhängig von der Arbeitsumgebung produktiv und harmonisch zusammenarbeiten können.
So können moderne Office-Management-Systeme die Zusammenarbeit fördern, indem sie Ressourcen und Kommunikationsmittel für alle Mitarbeitenden zentral zur Verfügung stellen.
Herausforderungen durch Diversität und Inklusion meistern
Ein besonderes Anliegen mehrerer meiner Kundenorganisationen waren auffällige Beschwerden von Mitarbeitenden aus Minderheitengruppen. Dabei ging es häufig um Erfahrungen mit Mikroaggressionen, Diskriminierung und ein generelles Gefühl der Ausgrenzung im Büro.
Solche Probleme sind leider keine Einzelfälle, sondern spiegeln einen übergeordneten Trend wider, der während der Rückkehr ins Büro vielerorts beobachtet wurde.
Wir hatten auf Basis früherer Studien mit einigen Diversitäts- und Inklusionsherausforderungen gerechnet. Eine von Future Forum vor der großflächigen Rückkehr ins Büro durchgeführte Studie zeigte einen deutlichen Unterschied bei den Präferenzen schwarzer Wissensarbeiter im Vergleich zu ihren weißen Kollegen: Nur 3 % der schwarzen Wissensarbeiter wünschten sich eine vollständige Rückkehr ins Büro, im Gegensatz zu 21 % der weißen Mitarbeitenden.
Um auf diese Herausforderungen zu reagieren, habe ich gemeinsam mit Kundinnen und Kunden deren Trainingsprogramme überarbeitet. Ziel war, Mikroaggressionen und Diskriminierung im Kontext hybrider Arbeitsformen zu adressieren und zu verringern.
Im Mittelpunkt der Schulungen standen das Erkennen und Bewusstmachen von Mikroaggressionen, das Verstehen der Auswirkungen unbewusster Vorurteile und die Entwicklung von Strategien für eine inklusive Kommunikation – mit Ausgewogenheit zwischen Remote- und Präsenzarbeit.
Erkenntnisse der Neurowissenschaften über den Wert von RTO
Obwohl die Schulungen die Ergebnisse deutlich verbessert haben, konnten sie menschliche Herausforderungen nicht vollständig beseitigen. Daher gibt es einen zunehmenden Trend, den Anteil der Büropräsenz für Mitarbeitende zu überdenken.
Dieser Wandel passt zu Forschungsergebnissen, die von Slaloms HabLab und der Wharton Neuroscience Initiative der University of Pennsylvania erhoben wurden.
In einem Experiment sahen sich Mitarbeitende von HabLab mehrere Videos an, während sie Hirnaktivitätsmessgeräte trugen. Eine wichtige Beobachtung war, dass Mitarbeitende, die sich als enge Kolleginnen und Kollegen betrachteten, ähnliche Muster in ihren Gehirnaktivitäten aufwiesen und vergleichbare Gefühle gegenüber ihrem Arbeitsumfeld hatten.
Bemerkenswert ist, dass diese Muster der Gehirnaktivität konstant blieben – unabhängig davon, ob der Kontakt persönlich oder virtuell stattfand.
Laut Natalie Richardson, der Leiterin von Slaloms HabLab: „Wir haben durch unsere Forschung bewiesen, dass man virtuelle Freundschaften schaffen kann, die im Gehirn genauso stark wirken wie persönliche Freundschaften.“
Diese Aussage birgt großes Potenzial für Unternehmen, die sich mit den Herausforderungen hybrider und remote Arbeitsumgebungen auseinandersetzen. Sie stellt die herkömmliche Annahme infrage, dass enge, bedeutsame Beziehungen am Arbeitsplatz physische Präsenz erfordern.
Das Gehirn braucht eine Pause
Die Forschenden beleuchteten zudem, wie sich scheinbar kleine Anpassungen im virtuellen Arbeitsumfeld auswirken können.
HabLab-Mitarbeiter erhielten Hirnüberwachungs-Headsets, die sie während ihres Arbeitstags tragen sollten. Die Studie konzentrierte sich auf zwei Szenarien: Tage mit aufeinanderfolgenden Meetings von jeweils 30 Minuten oder länger und Tage, an denen die Mitarbeiter die Möglichkeit hatten, zwischen den Meetings eine Pause von mindestens 10 Minuten einzulegen.
Wenig überraschend stellten die Forscher fest, dass an Tagen, an denen Mitarbeiter regelmäßig Pausen machten, deutlich höhere Gehirnaktivitätssignale auftraten, die mit niedrigeren Stresswerten und gesteigerter Kreativität einhergingen. Das unterstreicht die Bedeutung, den virtuellen Arbeitstag so zu strukturieren, dass Pausen eingeplant werden – was sowohl das Wohlbefinden als auch die Produktivität der Mitarbeiter verbessert.
Technologie als Retter
Eine weitere Studie, eine Zusammenarbeit zwischen Jabra und dem Behavioural Lab der London School of Economics, untersuchte die Auswirkungen von Technologie auf die Qualität von Meetings.
Die Forschung zeigte, dass der Einsatz von professionellen Headsets und Webcams durch Remote-Teilnehmer die wahrgenommene Qualität von Meetings deutlich steigerte. Besonders auffällig war, dass Remote-Teams einen 22%igen Anstieg beim Vertrauensniveau gegenüber anderen Remote-Teilnehmern verzeichneten, wenn diese ebenfalls professionelle Technik nutzten.
In Präsenz teilnehmende Personen bei hybriden Meetings bewerteten Remote-Teilnehmer mit professioneller Ausstattung als 32% ausdrucksstärker und mit 25% qualitativ hochwertigerem Input.
Die Studie zeigte zudem, dass Teilnehmer im Raum Remote-Teilnehmer mit professioneller Audio- und Videotechnik fast doppelt so engagiert einschätzten (84%) wie jene, die Standard-Laptop-Hardware verwendeten.
Wenn sowohl Teilnehmer vor Ort als auch Remote-Teilnehmer auf Technologie setzten, berichteten Remote-Teilnehmer von einer um 56% verbesserten Qualität der Beiträge aus dem Meetingraum sowie einer um 11% höheren Vertrauensbewertung.
Diese Ergebnisse führen zu einer klaren Schlussfolgerung: Der Schlüssel zu erfolgreicher remote Zusammenarbeit liegt in der gezielten Nutzung von Technologie und im Anwenden effektiver virtueller Arbeitsmethoden.
Durch Investitionen in die richtige Videokonferenz-Software und einer bewussten Gestaltung und Taktung virtueller Interaktionen können Organisationen die Effizienz und Zufriedenheit bei der Zusammenarbeit aus der Ferne deutlich steigern.
Die Bedeutung von Präsenz
Das bedeutet allerdings nicht, dass Büros für die persönliche Zusammenarbeit keinen Nutzen haben. Während die meisten meiner Kunden ein "Hybrid-first"-Modell eingeführt haben, haben sich zwei Unternehmen für ein rein virtuelles Modell entschieden. Dennoch stellen auch diese Unternehmen Büroräume zur Verfügung, damit Teams sich gelegentlich für Teambuilding und strategische Gespräche treffen können. Hier kann eine Plattform zur Verwaltung von Büroräumen genutzt werden, um bei Bedarf Plätze zu reservieren, statt feste tägliche Arbeitsplätze bereitzustellen.
Auch die Forschung bestätigt diese Vorteile. Zum Beispiel hat Atlassian – ein Unternehmen mit virtueller Ausrichtung – einige Büros weltweit und ermutigt Teams, sich dort mehrmals im Jahr für Teambuilding und den Zusammenhalt zu treffen.
Ihre Forschung zeigt, dass solche Treffen die Teamverbundenheit um 27% steigern, wobei dieser Effekt 4 bis 5 Monate anhält. Im Durchschnitt profitieren neue Mitarbeitende am meisten von einer gesteigerten Teamverbundenheit nach einem persönlichen Treffen. Diese Zahlen stimmen mit ähnlichen Ergebnissen meiner anderen Kunden überein.
Wert der persönlichen Zusammenarbeit: Viele Unternehmen setzen sich für eine Rückkehr ins Büro ein, um die Zusammenarbeit und das Gemeinschaftsgefühl im Team zu stärken. Studien und Erfahrungen unterstreichen den besonderen Wert persönlicher Begegnungen, etwa durch spontane Ideenaustausche und dynamische Brainstorming-Sitzungen, die virtuell schwer nachzubilden sind.
Herausforderungen bei der Rückkehr ins Büro: Auch wenn die verstärkte Zusammenarbeit ein wichtiger Vorteil ist, hat die Rückkehr ins Büro zu mehr zwischenmenschlichen Konflikten geführt. Diese Herausforderungen machen es erforderlich, die Kommunikationsfähigkeiten, Konfliktlösungskompetenzen und emotionale Intelligenz der Mitarbeitenden zu stärken.
Wichtigkeit von Benimm- und Inklusionstrainings: Die Einführung von Normen für die Zusammenarbeit im Büro und Benimmtraining wird immer wichtiger. Schulungen unterstützen Mitarbeitende dabei, sich im physischen Arbeitsumfeld zurechtzufinden, greifen Themen wie Mikroaggressionen auf und stellen eine inklusive Kommunikation sicher. Das ist entscheidend für ein harmonisches und produktives Büroumfeld, besonders in vielfältigen Teams.
Überdenken der Bürozeit: Trotz der Vorteile des persönlichen Arbeitens wächst der Trend, die im Büro verbrachte Zeit zu überdenken. Studien zeigen, dass starke virtuelle Beziehungen genauso effektiv sein können wie persönliche — dies deutet darauf hin, dass Remote-Arbeit ebenso sinnvolle Verbindungen und Zusammenarbeit fördern kann.
Diskussion – Machen Sie mit!
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