10 Schritte zur Verbesserung des Offboarding-Erlebnisses Ihrer Mitarbeitenden
Der Austritt von Mitarbeitenden ist immer ein heikler Balanceakt.
Unabhängig von der Position der ausscheidenden Person im Unternehmen löst ihre Kündigung eine Reihe organisatorischer Schritte aus, die vor ihrem letzten Arbeitstag abgeschlossen werden müssen.
In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Austrittsprozess und stelle Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, die Sie für Ihre eigene Organisation anpassen können.
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Was ist ein Austrittsprozess?
Der Austrittsprozess ist das formelle Verfahren zur Trennung einer beschäftigten Person von Ihrer Organisation. In den meisten Fällen beginnt der Austrittsprozess, sobald eine beschäftigte Person ein Kündigungsschreiben eingereicht hat. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Auch der Ruhestand sowie unfreiwillige Beendigungen des Arbeitsverhältnisses oder Entlassungen können einen Austrittsprozess auslösen.
Ich werde jeden dieser Schritte weiter unten ausführlicher erläutern, aber die wichtigsten Bestandteile eines gut konzipierten Austrittsprozesses sollten die folgenden Punkte umfassen:
- Wichtige Beteiligte aus Personalwesen, IT, Betrieb, Rechtsabteilung, Lohnbuchhaltung und der oberen Führungsebene informieren
- Die direkte Führungskraft und die Kolleginnen und Kollegen der ausscheidenden Person diskret informieren
- Einen Übergangsplan entwickeln und Verantwortlichkeiten neu zuweisen
- Sicherstellen, dass der Wissenstransfer auf andere Teammitglieder reibungslos erfolgt
- Ein Austrittsgespräch führen, um ehrliches Feedback zu sammeln
- Jegliche Unternehmensausrüstung zurückfordern
- Den Zugang der beschäftigten Person zu Unternehmensressourcen und Technologien deaktivieren.
Warum ist der Austrittsprozess wichtig?
Die Erfahrung rund um den Austritt ist aus mehreren wichtigen Gründen von Bedeutung. Dazu gehören:
- Es bietet die Gelegenheit, Feedback zu sammeln, Einblicke in potenzielle Probleme zu gewinnen, die behoben werden müssen, IT-Sicherheitslücken zu schließen und sicherzustellen, dass keine offenen Punkte zurückbleiben.
- Mitarbeitende können ihre Zeit im Unternehmen abschließen, ihr Wissen an die verbleibenden Beschäftigten weitergeben und das Unternehmen in gutem Einvernehmen verlassen.
- Indem sichergestellt wird, dass ausscheidende Mitarbeitende die Möglichkeit haben, Feedback zu geben, und indem ein reibungsloser Übergang ihrer Verantwortlichkeiten auf andere ermöglicht wird, hinterlassen sie einen professionelleren letzten Eindruck vom Unternehmen.
- Das Ergebnis ist, dass sie Ihr Unternehmen eher als guten Arbeitsplatz weiterempfehlen werden.
- Außerdem bleibt die Tür für die Wiedereinstellung von zurückkehrenden Mitarbeitenden offen – also von Personen, die das Unternehmen verlassen, um anderswo zu arbeiten, und erst einige Jahre später zurückkehren.
Austrittsprozess im Vergleich zur Einarbeitung
Einarbeitung und Austrittsprozess sind zwei entscheidende Verfahren im Lebenszyklus von Mitarbeitenden, die jeweils einem eigenen Zweck dienen. Während es bei der Einarbeitung darum geht, neue Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren, bezeichnet der Austrittsprozess die formelle Trennung einer beschäftigten Person von der Organisation.
Einarbeitung: Einführung und Integration
Die Einarbeitung ist die erste Phase der Integration einer neuen beschäftigten Person in die Organisation. Sie konzentriert sich darauf, neuen Mitarbeitenden dabei zu helfen, die Unternehmenskultur zu verstehen, sich an den Unternehmenszielen auszurichten und sie mit den Werkzeugen und dem Wissen auszustatten, die sie benötigen, um ihre Aufgabe effektiv zu erfüllen.
Stellen Sie sich vor, eine neue Marketingmanagerin beginnt in einem Technologieunternehmen. Während der Einarbeitung erhält sie Schulungen zu den Produkten des Unternehmens, lernt ihre Teammitglieder kennen und wird über laufende Projekte informiert.
Außerdem wird sie durch die Richtlinien, Werte und Erwartungen des Unternehmens geführt.
Austrittsprozess: Formeller Abschied und Übergang
Stellen wir uns nun eine beschäftigte Person vor, die sich entscheidet, eine neue berufliche Möglichkeit wahrzunehmen. Während des Austrittsprozesses übergibt sie ihre Projekte, gibt die gesamte Unternehmensausrüstung zurück und erläutert in einem Austrittsgespräch ihre Gründe für den Weggang sowie, was sie möglicherweise davon abgehalten hätte. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, und stellt eine reibungslose Übergabe der Verantwortlichkeiten sicher.
Der Austrittsprozess zielt darauf ab, eine positive Beziehung zu ausscheidenden Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten sowie Compliance und Sicherheit zu gewährleisten.
Dieser Prozess hilft dem Unternehmen außerdem, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, und stellt eine reibungslose Übergabe der Verantwortlichkeiten sicher.
Verabschieden Sie sich mit unserer kostenlosen Checkliste für das Offboarding auf die richtige Weise von Ihren Mitarbeitenden.
So führen Sie das Offboarding einer Person richtig durch
Befolgen Sie diese 10 einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Prozess zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses bei jedem Ausscheiden einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters einheitlich durchgeführt wird.
1. Kündigung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses dokumentieren
Damit eine Kündigung für die Personalabteilung offiziell ist, sollten Sie ein formelles Kündigungsschreiben anfordern, in dem die Entscheidung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters festgehalten wird, freiwillig aus der Position auszuscheiden.
Im Schreiben sollte außerdem Folgendes angegeben werden:
- Der letzte Beschäftigungstag der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Ob die Person bis zu ihrem letzten Tag arbeiten oder verbleibenden Urlaub nehmen möchte.
Wenn das Arbeitsverhältnis unfreiwillig beendet wird, müssen Sie dies mit einem offiziellen Beendigungsschreiben dokumentieren.
Je nach Art der Beendigung erstellt Ihr Personalteam das Schreiben und führt darin Folgendes an:
- Ob die Beendigung mit oder ohne wichtigen Grund erfolgt.
- Ob Abfindungszahlungen oder andere Leistungen für die betreffende Mitarbeiterin oder den betreffenden Mitarbeiter verfügbar sind.
Beide Schreiben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden zu wichtigen rechtlichen Dokumenten, da die verwendete Formulierung darüber entscheidet, ob die betreffende Person gegebenenfalls zusätzliche finanzielle Unterstützung von der Regierung erhält oder nicht.
Sie könnten das Ausscheiden von Mitarbeitenden vereinfachen, indem Sie Software für elektronische Unterschriften einsetzen, um Offboarding-Dokumente effizient und sicher zu verwalten.
2. Mit wichtigen Beteiligten kommunizieren
Sobald eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter offiziell gekündigt hat, müssen Sie die wichtigen Beteiligten in Ihrem Unternehmen über die Nachricht informieren.
Um diesen Prozess zu optimieren, empfehle ich, eine E-Mail-Liste für das Offboarding zu erstellen, die alle wichtigen Kontakte aus den folgenden Bereichen umfasst.
- Personalabteilung
- IT
- Betrieb
- Gehaltsabrechnung
- Führungsebene
- Kolleginnen und Kollegen
- Die Führungskraft der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
Was Sie nicht tun sollten, ist zu versuchen, das Ausscheiden der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters geheim zu halten. Es ist wichtig, den Menschen die Möglichkeit zu geben, sich zu verabschieden – sowohl um ihrer selbst willen als auch für die ausscheidende Person.
Dadurch wird außerdem sichergestellt, dass Wissen übergeben werden kann und das Potenzial für Klatsch und Gerüchte begrenzt wird.
3. Einen Übergangsplan entwickeln
Die Entwicklung eines Übergangsplans sollte für die Führungskraft der ausscheidenden Mitarbeiterin oder des ausscheidenden Mitarbeiters oberste Priorität haben.
Der erste Schritt besteht darin, gemeinsam mit der betreffenden Person eine Liste aller aktuellen Verantwortlichkeiten zu erstellen. Diese sollte alle wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen, jährlichen oder sonstigen Aufgaben umfassen, für die sie verantwortlich ist.
Anschließend müssen Sie bestimmen, wer für die Übernahme dieser Aufgaben geschult werden kann – entweder kurzfristig oder langfristig.
Ein Teil des Übergangsplans sollte darin bestehen, die Erwartungen daran festzulegen, was die ausscheidende Person erwarten kann und was sie in ihren letzten Tagen tun soll.
Ein Übergangsplan bietet außerdem eine gute Gelegenheit, andere Teammitglieder zu beurteilen, die möglicherweise bereit für interne Mobilität durch einen Positionswechsel sind, etwa durch eine Beförderung oder eine seitliche Verschiebung von Verantwortlichkeiten.
Versuchen Sie, Verantwortlichkeiten mit Blick auf die bestmögliche Passung und unter Berücksichtigung von Fähigkeiten und Erfahrung neu zu verteilen.
Wenn Sie ein kleines Team haben, könnten Sie sogar jedes Teammitglied einzeln fragen, für welche Verantwortlichkeiten es sich interessiert und welche es gerne übernehmen würde.
4. Aktivitäten zum Wissenstransfer einleiten
Der ausscheidende Mitarbeiter sollte sich regelmäßig mit Kollegen treffen, um Aufgaben zu erklären und sie Schritt für Schritt durch neue Prozesse zu führen. Er kann auch helfen, indem er Anweisungen verfasst, die später als Referenzmaterial verwendet werden können (dabei kann KI beim Ausscheiden von Mitarbeitern helfen), oder sogar Videos aufnimmt, in denen gezeigt wird, wie wichtige Aufgaben von Anfang bis Ende erledigt werden.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass der ausscheidende Mitarbeiter ausreichend Zeit für Fragen von Teammitgliedern einplant, die neue Verantwortlichkeiten übernehmen.
Wenn die Übertragung von Verantwortlichkeiten unsicher oder vorübergehend ist, ist es sinnvoll, mehrere Mitarbeiter darin zu schulen, wie die Aufgaben erledigt werden. Dazu gehört auch der direkte Vorgesetzte oder Teamleiter des Mitarbeiters, falls er noch nicht weiß, was zu tun ist.
Wenn geplant ist, einen neuen Mitarbeiter als Ersatz für den ausscheidenden Mitarbeiter einzustellen, sollten Sie auf möglichst viel schriftliche oder videobasierte Dokumentation drängen.
5. Ein Austrittsgespräch führen
Austrittsgespräche bieten wertvolle Einblicke in die Mitarbeiterfluktuation, da sie dabei helfen, ehrliches Feedback dazu zu erhalten, warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Dieses Feedback kann Personalteams dabei helfen, sich entwickelnde Trends im Arbeitsumfeld zu erkennen oder neue Ideen für Bindungsstrategien zu entwickeln, die umgesetzt werden könnten.
Ein Austrittsgespräch sollte immer von einem Mitglied Ihres Personalteams geführt werden und niemals vom direkten Vorgesetzten des ausscheidenden Mitarbeiters.
Das Feedback muss vertraulich behandelt werden und sollte im Allgemeinen erst nach dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters mit anderen Mitgliedern Ihres Personalteams geteilt werden.
6. Eine Verabschiedung oder andere Würdigung veranstalten
Es ist üblich und professionell, die Beiträge des Mitarbeiters zum Unternehmen vor seinem letzten Arbeitstag öffentlich zu würdigen.
Wenn die Person nur für kurze Zeit beschäftigt war, kann eine einfache unternehmensweite E-Mail-Würdigung ausreichen.
Vielleicht erscheint es Ihnen ungewöhnlich, einem ausscheidenden Mitarbeiter ein Geschenk zu machen. Es ist jedoch eine einfache Möglichkeit, seine Erfahrung beim Ausscheiden zu verbessern, und kann dazu führen, dass er in Zukunft ein Bumerang-Mitarbeiter wird.
7. Unternehmenseigentum zurückerhalten
In großen Unternehmen fällt diese Phase häufig den Mitarbeitern der IT-Abteilung oder des Betriebs zu. Die Maßnahmen können erst am letzten Arbeitstag abgeschlossen werden, aber Sie können im Voraus vermerken, über welche Geräte des Unternehmens der ausscheidende Mitarbeiter verfügt.
Dies ist gerade in der heutigen Zeit von hybriden Arbeitsmodellen besonders wichtig, da Mitarbeiter eher über Unternehmenseigentum verfügen, wie zum Beispiel:
- Laptops
- Monitore
- Schreibtischstühle
- Telefone
- Schlüsselkarten und Dienstausweise
- Parkausweise
- Unternehmenskreditkarten
Für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die kommen und gehen, kann ein System zur Anlagenverfolgung sinnvoll sein, um diesen Teil des Trennungsprozesses zu erleichtern.
8. Zugriff auf die Unternehmenstechnologie deaktivieren
Die Deaktivierung des Zugriffs auf das Netzwerk und andere Technologien sollte ebenfalls von Ihren Mitarbeitern der IT-Abteilung oder des Betriebs durchgeführt werden.
Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Ihren IT-Mitarbeitern als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter eindeutig mitgeteilt haben, wann sein Zugriff gesperrt wird.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter der IT-Abteilung oder des Betriebs über Änderungen am letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters informiert werden.
Bei Mitarbeitern, die entlassen werden oder deren Arbeitsverhältnis unfreiwillig beendet wird, sollten Sie den IT-Zugriff sofort deaktivieren, um Sicherheitsverletzungen durch verärgerte Mitarbeiter zu verhindern.
9. Sich nach den verbleibenden Mitarbeitern erkundigen
Je nach Bedeutung des nun ausgeschiedenen Mitarbeiters könnten Ihre anderen Mitarbeiter mit neuen Herausforderungen bei der Arbeitsbelastung konfrontiert sein.
Manager oder Teamleiter sollten sich Zeit nehmen, um sich mit jedem Teammitglied einzeln auszutauschen und herauszufinden, wie es ihm geht und ob es zusätzliche Unterstützung benötigt.
Auch die verbleibenden Teammitglieder werden den langfristigen Plan für die Position des ehemaligen Mitarbeiters kennen wollen. Wird die Position neu besetzt oder wird vom verbleibenden Team erwartet, die gesamte Arbeit dieser Person zu übernehmen?
Es ist am besten, bei diesen Gesprächen ehrlich zu sein und nicht einfach davon auszugehen, dass alles in Ordnung ist.
10. Rückmeldungen aus Austrittsgesprächen berücksichtigen
Es hat keinen Sinn, um Rückmeldungen aus Austrittsgesprächen zu bitten, wenn man anschließend nichts damit anfangen wird.
Achten Sie sowohl auf Möglichkeiten für sofortige Maßnahmen als auch auf Themen, die als längerfristige Ziele untersucht werden könnten.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise sagt, dass seine Schulung für eine bestimmte Aufgabe unzureichend war, sollten Sie diese zusätzliche Schulung für die verbleibenden Teammitglieder umgehend prüfen.
Wenn ein Mitarbeiter dagegen sagt, dass er aufgrund eines größeren Problems geht, etwa wegen fehlender persönlicher beruflicher Entwicklung, sollte dies für Gespräche auf höherer Ebene vorgemerkt werden. Dabei sollte erörtert werden, wie das Management die Ziele seines Teams im Hinblick auf die berufliche Entwicklung weiter fördern kann.
Bewährte Vorgehensweisen für den Austrittsprozess
Hier sind einige bewährte Vorgehensweisen für einen effektiven Austrittsprozess.
1. Führen Sie gründliche Austrittsgespräche
Es ist wichtig, diese Gespräche konstruktiv zu führen und eine ehrliche und offene Kommunikation zu fördern. Dies kann dabei helfen, potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen, hervorzuheben, was gut funktioniert, und eine positive Beziehung zum ausscheidenden Mitarbeiter aufrechtzuerhalten.
Wichtigste Erkenntnis: Austrittsgespräche bieten die Möglichkeit, ehrliches Feedback zu erhalten und die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters zu verstehen, was entscheidend zur Verbesserung der Organisation beitragen kann.
2. Sorgen Sie für eine reibungslose Übergabe der Verantwortlichkeiten
Es ist entscheidend, diesen Prozess deutlich vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters zu beginnen, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Eine klare Kommunikation des Übergangsplans an das restliche Team ist ebenfalls wichtig, um Erwartungen zu steuern und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Wichtigste Erkenntnis: Eine gut gesteuerte Übergabe der Aufgaben trägt dazu bei, die Kontinuität zu wahren und die Auswirkungen des Ausscheidens eines Mitarbeiters auf die Abläufe der Organisation zu verringern.
Die Zukunft vorbereiten
Der Prozess des Ausscheidens von Mitarbeitern ist ein wichtiger Vorgang, der bei sorgfältiger und präziser Durchführung sowohl der Organisation als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter erhebliche Vorteile bieten kann.
Wichtigste Erkenntnisse
Der Austrittsprozess umfasst mehr als nur eine Reihe administrativer Aufgaben. Er bietet die Möglichkeit, ein berufliches Kapitel positiv abzuschließen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und den fortlaufenden Erfolg und die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.
Auch wenn der Austrittsprozess wie ein unkomplizierter Vorgang erscheinen mag, sind seine Auswirkungen weitreichend. Ein effektiver Austrittsprozess trägt entscheidend dazu bei, bei ausscheidenden Mitarbeitern einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen. Dies kann den Weg für künftige Kooperationen oder sogar für eine Rückkehr als sogenannte Boomerang-Mitarbeiter ebnen.
Im Wesentlichen ist ein gut umgesetzter Austrittsprozess für die Gestaltung der Mitarbeitererfahrung und die Stärkung der Arbeitgebermarke ebenso wichtig wie die Einarbeitung. Mit Software zur Verwaltung von Mitarbeiterübergängen, die bei der Koordination von Arbeitsabläufen, Aufgaben und Übergaben hilft, können Teams beide Übergänge konsistenter gestalten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie eine erstklassige Mitarbeitererfahrung von der Einstellung bis zum Austrittsprozess schaffen, melden Sie sich für unseren Newsletter an!
