10 Schritte zur Verbesserung Ihres Mitarbeiter-Offboarding-Erlebnisses
Mitarbeiter-Offboarding ist immer ein sensibles Unterfangen.
Unabhängig von der Position des ausscheidenden Mitarbeiters im Unternehmen löst seine Kündigung eine Reihe logistischer Schritte aus, die vor seinem letzten Arbeitstag abgeschlossen werden müssen.
In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Offboarding-Prozess und stelle Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, die Sie für Ihre Organisation anpassen können.
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Was ist Offboarding?
Offboarding ist der formale Prozess der Trennung eines Mitarbeiters von Ihrer Organisation. In den meisten Fällen beginnt der Offboarding-Prozess, sobald ein Mitarbeiter ein Kündigungsschreiben eingereicht hat. Das ist aber nicht immer der Fall. Auch der Eintritt in den Ruhestand kann einen Offboarding-Prozess auslösen, ebenso wie unfreiwillige Kündigungen oder Entlassungen.
Ich werde auf jeden dieser Schritte weiter unten ausführlicher eingehen, aber die wichtigsten Bestandteile eines gut durchdachten Offboarding-Prozesses sollten folgende Punkte beinhalten:
- Wichtige Stakeholder aus den Bereichen Personalwesen, IT, Betrieb, Recht, Lohnbuchhaltung und Geschäftsleitung informieren
- Der/dem direkten Vorgesetzten und den Kollegen des ausscheidenden Mitarbeiters diskret Bescheid geben
- Einen Übergabeplan entwickeln und Aufgaben neu zuweisen
- Den Wissenstransfer an andere Teammitglieder reibungslos gestalten
- Ein Austrittsgespräch führen, um ehrliches Feedback zu erhalten
- Firmenzubehör zurückfordern
- Zugang des Mitarbeiters zu Unternehmensressourcen und Technologie deaktivieren.
Warum ist Offboarding wichtig?
Das Offboarding-Erlebnis ist aus mehreren wichtigen Gründen relevant. Dazu gehören:
- Es bietet die Möglichkeit, Feedback zu erhalten, Einblicke in mögliche Probleme zu gewinnen, etwaige IT-Sicherheitslücken zu schließen und dafür zu sorgen, dass keine offenen Angelegenheiten mehr bestehen.
- Mitarbeitende können ihren Abschied abschließen, ihr Wissen an verbleibende Kollegen weitergeben und das Unternehmen im Guten verlassen.
- Wenn sichergestellt wird, dass ausscheidende Mitarbeitende ihr Feedback geben und einen reibungslosen Übergang ihrer Aufgaben ermöglichen können, verlassen sie das Unternehmen mit einem professionellen letzten Eindruck.
- Dadurch ist es wahrscheinlicher, dass sie Ihr Unternehmen als guten Arbeitgeber empfehlen werden.
- Es hilft auch dabei, die Tür für die Wiedereinstellung von Boomerang-Mitarbeitenden offen zu halten – also Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen haben, um anderswo zu arbeiten, aber nach ein paar Jahren zurückkehren.
Offboarding vs Onboarding
Onboarding und Offboarding sind zwei entscheidende Prozesse im Lebenszyklus eines Mitarbeiters, die jeweils einen eigenen Zweck erfüllen. Während Onboarding darauf abzielt, neue Mitarbeitende in das Unternehmen zu integrieren, steht Offboarding für den formalen Trennungsprozess eines Mitarbeitenden von der Organisation.
Onboarding: Einführung und Integration
Onboarding ist die Anfangsphase der Eingliederung neuer Mitarbeitender in die Organisation. Dabei sollen neue Kolleginnen und Kollegen die Unternehmenskultur kennenlernen, sich mit den Zielen des Unternehmens identifizieren und mit den nötigen Werkzeugen und Kenntnissen ausgestattet werden, um ihre Rolle effektiv ausüben zu können.
Stellen Sie sich vor, eine neue Marketingmanagerin beginnt in einem Tech-Unternehmen. Während des Onboardings erhält sie Produktschulungen, lernt ihre Teammitglieder kennen und bekommt eine Übersicht über laufende Projekte.
Sie wird außerdem mit den Richtlinien, Werten und Erwartungen des Unternehmens vertraut gemacht.
Offboarding: Formeller Abschied und Übergabe
Und nun stellen wir uns einen Mitarbeitenden vor, der das Unternehmen für eine neue Chance verlässt. Beim Offboarding übergibt er seine Projekte, gibt alle Firmengeräte zurück und gibt Auskunft über die Gründe für seinen Weggang und was ihn vielleicht zum Bleiben bewegt hätte – etwa in einem Austrittsgespräch. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen, Verbesserungsbereiche zu erkennen und sorgt für eine reibungslose Übergabe der Aufgaben.
Das Offboarding hat zum Ziel, auch nach der Trennung eine positive Beziehung zu den ausscheidenden Mitarbeitenden zu wahren und für Compliance sowie Sicherheit zu sorgen.
Auch dieser Prozess hilft dem Unternehmen, Optimierungspotenzial zu erkennen und die Übergabe von Verantwortlichkeiten reibungslos zu gestalten.
Verabschieden Sie Mitarbeitende richtig – mit unserer kostenlosen Offboarding-Checkliste.
Wie offboardet man jemanden richtig?
Befolgen Sie diese 10 einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiter-Trennungsprozess bei jedem Austritt eines Mitarbeitenden konsistent abläuft.
1. Rücktritt oder Kündigung dokumentieren
Um einen Rücktritt aus HR-Sicht offiziell zu machen, ist es wichtig, ein formelles Kündigungsschreiben anzufordern, in dem der Mitarbeitende seine Entscheidung festhält, freiwillig aus der Position auszuscheiden.
Das Schreiben sollte außerdem folgende Angaben enthalten:
- Der letzte Arbeitstag des Mitarbeitenden
- Ob der Mitarbeitende bis zum letzten Tag im Unternehmen bleibt oder verbleibenden Urlaub nimmt.
Wird ein Mitarbeitender unfreiwillig gekündigt, müssen Sie dies mit einem offiziellen Kündigungsschreiben dokumentieren.
Je nach Art der Kündigung wird Ihr Personalteam das Schreiben entsprechend vorbereiten, zum Beispiel unter Angabe von:
- Ob die Kündigung aus wichtigem Grund („mit“ Grund) oder ohne Grund erfolgt.
- Ob es Abfindungszahlungen oder andere Leistungen für den ausgeschiedenen Mitarbeitenden gibt.
Beide Kündigungsschreiben sind wichtige rechtliche Dokumente, da der Wortlaut darüber entscheidet, ob der gekündigte Mitarbeitende Anspruch auf zusätzliche staatliche Unterstützung hat – sofern zutreffend.
Sie könnten erwägen, den Austrittsprozess zu vereinfachen, indem Sie E-Signatur-Software nutzen, um Austrittsdokumente effizient und sicher zu verwalten.
2. Mit wichtigen Stakeholdern kommunizieren
Sobald ein Mitarbeitender offiziell gekündigt hat, sollten Sie allen wichtigen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen die Neuigkeit mitteilen.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, empfehle ich, eine Austritts-E-Mail-Liste zu erstellen, die alle relevanten Kontakte aus folgenden Bereichen enthält.
- Personalabteilung
- IT
- Betrieb/Operations
- Lohnbuchhaltung
- Geschäftsleitung
- Kollegen
- Die Führungskraft des Mitarbeitenden
Was Sie auf keinen Fall tun sollten: Versuchen Sie nicht, den Austritt des Mitarbeitenden geheim zu halten. Es ist wichtig, allen die Möglichkeit zu geben, sich zu verabschieden – sowohl für das Team als auch für die scheidende Person selbst.
So wird sichergestellt, dass Wissensübergaben stattfinden können und das Risiko von Gerüchten verringert wird.
3. Einen Übergabeplan erstellen
Die Erstellung eines Übergabeplans sollte für die Führungskraft des ausscheidenden Mitarbeitenden oberste Priorität haben.
Der erste Schritt ist es, gemeinsam mit dem Mitarbeitenden eine Liste aller aktuellen Aufgaben zu erstellen. Dazu sollten alle wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen, jährlichen oder anderweitigen Aufgaben gehören, für die die Person verantwortlich ist.
Im nächsten Schritt sollten Sie festlegen, wer für diese Aufgaben geschult werden kann, entweder vorübergehend oder dauerhaft.
Teil des Übergabeplans sollte sein, dem ausscheidenden Mitarbeitenden klarzumachen, was Sie während der letzten Tage erwarten und was sie/er noch erledigen kann.
Ein Übergabeplan ist auch eine perfekte Gelegenheit, um andere Teammitglieder zu überprüfen, die für interne Weiterentwicklung infrage kommen, z. B. durch eine Beförderung oder eine laterale Verschiebung von Aufgaben.
Versuchen Sie, Aufgaben je nach Qualifikation und Erfahrung möglichst passend neu zuzuordnen.
Wenn Sie ein kleines Team haben, könnten Sie sogar jedes Teammitglied einzeln fragen, an welchen Aufgaben es interessiert ist bzw. was es gerne übernehmen würde.
4. Maßnahmen zum Wissenstransfer einleiten
Der ausscheidende Mitarbeitende sollte regelmäßig mit Kolleginnen und Kollegen sprechen, Aufgaben erklären und neue Prozesse Schritt für Schritt demonstrieren. Hilfreich ist es auch, schriftliche Anleitungen als Nachschlagewerk festzuhalten (hierbei kann auch KI beim Mitarbeitendenaustritt unterstützen) oder sogar Videos aufzunehmen, die alle Schlüsseltätigkeiten von Anfang bis Ende zeigen.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass für die Übergabe neuer Aufgaben ausreichend Zeit für Rückfragen der übernehmenden Teammitglieder bleibt.
Wenn die Übergabe der Verantwortlichkeiten unsicher oder nur vorübergehend ist, ist es sinnvoll, mehrere Mitarbeitende darauf zu schulen, wie bestimmte Aufgaben erledigt werden. Dazu gehört auch der direkte Vorgesetzte oder Teamleiter der Person, falls dieser noch nicht weiß, was zu tun ist.
Wenn geplant ist, einen neuen Mitarbeitenden als Ersatz für die ausscheidende Person einzustellen, sollten Sie möglichst auf umfassende schriftliche oder Video-Dokumentationen drängen.
5. Führen Sie ein Exit-Gespräch durch
Exit-Gespräche bieten einen wertvollen Einblick in die Mitarbeiterfluktuation, da sie dazu beitragen, ehrliches Feedback über die Gründe für den Austritt zu erhalten.
Dieses Feedback kann HR-Teams helfen, sich entwickelnde Trends am Arbeitsplatz zu erkennen oder neue Ideen für Strategien zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln, die umgesetzt werden könnten.
Ein Exit-Gespräch sollte immer von einem Mitglied Ihres HR-Teams durchgeführt werden und niemals vom direkten Vorgesetzten der ausscheidenden Person.
Das Feedback muss vertraulich behandelt werden und sollte in der Regel erst nach dem letzten Arbeitstag der ausscheidenden Person mit anderen HR-Teammitgliedern geteilt werden.
6. Organisieren Sie eine Verabschiedung oder andere Anerkennung
Es ist üblich und professionell, den Beitrag des Mitarbeitenden vor dem letzten Arbeitstag öffentlich anzuerkennen.
Wenn die betreffende Person nur für einen kurzen Zeitraum beschäftigt war, reicht oft schon eine einfache unternehmensweite Bekanntgabe per E-Mail aus.
Vielleicht erscheint es Ihnen ungewöhnlich, einer scheidenden Person ein Geschenk zu machen. Es ist jedoch eine einfach umzusetzende Geste, die das Offboarding-Erlebnis verbessert – und vielleicht dazu führt, dass die Person künftig als Boomerang-Mitarbeiter zurückkehrt.
7. Rückgabe von Firmeneigentum sicherstellen
In großen Unternehmen wird dieser Schritt oft von IT- oder Verwaltungsmitarbeitenden übernommen. Die Maßnahmen können erst am letzten Arbeitstag abgeschlossen werden, jedoch können Sie im Voraus dokumentieren, welches Firmeneigentum sich im Besitz der scheidenden Person befindet.
Gerade in der heutigen Zeit von hybriden Arbeitsmodellen ist dies besonders wichtig, da Mitarbeitende häufiger Firmeneigentum wie zum Beispiel folgende besitzen:
- Laptops
- Monitore
- Schreibtischstühle
- Telefone
- Zutrittskarten und Mitarbeiterausweise
- Parkausweise
- Firmenkreditkarten
Für große Unternehmen mit vielen Mitarbeiterwechseln empfiehlt sich die Nutzung eines Asset-Tracking-Systems, um diesen Teil des Trennungsprozesses zu erleichtern.
8. Zugang zu Unternehmenssystemen deaktivieren
Die Deaktivierung von Netzwerk- und anderen Zugängen sollte ebenfalls durch Ihr IT- oder Verwaltungsteam erfolgen.
Stellen Sie sicher, dass sowohl Ihr IT-Personal als auch die scheidende Person klar informiert sind, wann der Zugang gesperrt wird.
Stellen Sie sicher, dass Ihr IT- oder Verwaltungsteam über eventuelle Änderungen am letzten Arbeitstag einer Person informiert wird.
Bei Mitarbeitenden, die entlassen werden oder das Unternehmen unfreiwillig verlassen, sollten Sie deren IT-Zugang sofort sperren, um Sicherheitsrisiken durch frustrierte Mitarbeiter zu verhindern.
9. Rücksprache mit verbleibenden Mitarbeitenden
Je nach Bedeutung der ausgeschiedenen Person könnten die übrigen Mitarbeitenden mit neuen Herausforderungen und zusätzlicher Arbeitslast konfrontiert sein.
Vorgesetzte oder Teamleiter sollten sich die Zeit nehmen, mit jedem Teammitglied ein persönliches Gespräch zu führen, um herauszufinden, wie es der Person geht und ob zusätzlicher Unterstützungsbedarf besteht.
Die verbleibenden Teammitglieder möchten außerdem wissen, was langfristig mit der Stelle der ausgeschiedenen Person passiert. Wird sie nachbesetzt, oder soll das Team künftig die gesamte Arbeit übernehmen?
In diesen Gesprächen ist Ehrlichkeit geboten – gehen Sie nicht einfach davon aus, dass alles in Ordnung ist.
10. Feedback aus Exit-Gesprächen umsetzen
Es bringt nichts, nach Feedback im Exit-Gespräch zu fragen, wenn Sie danach nichts damit machen.
Suchen Sie nach Möglichkeiten, sofort Maßnahmen zu ergreifen, ebenso wie nach Themen, die Sie als langfristige Ziele weiterverfolgen können.
Wenn zum Beispiel ein Mitarbeitender angibt, für eine bestimmte Aufgabe nicht ausreichend geschult worden zu sein, dann sorgen Sie umgehend für entsprechende Nachschulungen beim verbleibenden Team.
Im Gegensatz dazu sollte es für weiterführende Diskussionen auf höherer Ebene gekennzeichnet werden, wenn ein Mitarbeiter angibt, das Unternehmen aufgrund eines größeren Problems wie mangelnder individueller Karriereentwicklung zu verlassen. Hierbei geht es darum, wie das Management die Karriereziele des Teams noch gezielter fördern kann.
Best Practices für Offboarding
Hier sind einige bewährte Methoden zur effektiven Durchführung des Offboardings.
1. Führen Sie gründliche Exit-Gespräche
Es ist wichtig, diese Gespräche konstruktiv zu gestalten und eine ehrliche und offene Kommunikation zu fördern. So können Verbesserungspotenziale aufgedeckt, funktionierende Prozesse gewürdigt und eine positive Beziehung zum ausscheidenden Mitarbeiter erhalten werden.
Zentrale Erkenntnis: Exit-Gespräche bieten die Möglichkeit, ehrliches Feedback zu erhalten und die Gründe für den Austritt eines Mitarbeiters zu verstehen, was wesentlich zur Verbesserung der Organisation beitragen kann.
2. Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang der Verantwortlichkeiten
Dieser Prozess sollte unbedingt deutlich vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters beginnen, um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Eine klare Kommunikation des Übergabeplans an das restliche Team ist ebenso wichtig, um Erwartungen zu steuern und die Produktivität aufrechtzuerhalten.
Zentrale Erkenntnis: Ein gut organisierter Übergang der Aufgaben trägt dazu bei, Kontinuität zu gewährleisten und die Auswirkungen des Weggangs eines Mitarbeiters auf die Abläufe im Unternehmen zu minimieren.
Weichenstellung für die Zukunft
Mitarbeiter-Offboarding ist ein entscheidender Prozess, der – richtig und sorgfältig durchgeführt – sowohl dem Unternehmen als auch dem ausscheidenden Mitarbeiter erheblich zugutekommen kann.
Schlüsselerkenntnisse
Offboarding ist mehr als nur eine Abfolge von Verwaltungsaufgaben. Es ist eine Gelegenheit, ein professionelles Kapitel positiv abzuschließen, wertvolle Einblicke zu gewinnen und den fortlaufenden Erfolg sowie die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.
Obwohl Offboarding auf den ersten Blick wie ein unkomplizierter Vorgang erscheint, sind die Auswirkungen weitreichend. Ein effektives Offboarding hinterlässt einen bleibenden, positiven Eindruck bei den ausscheidenden Mitarbeitenden und kann somit den Grundstein für zukünftige Zusammenarbeit oder sogar eine Rückkehr als sogenannte "Boomerang-Mitarbeitende" legen.
Letztlich ist ein gut durchgeführter Offboarding-Prozess genauso wichtig wie das Onboarding, um die Employee Experience zu prägen und die Arbeitgebermarke zu stärken.
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