10 Schritte zur Verbesserung Ihres Mitarbeiter-Offboardings
Mitarbeiter-Offboarding ist immer ein sensibles Unterfangen.
Unabhängig von der Position des ausscheidenden Mitarbeitenden im Unternehmen löst seine Kündigung eine Reihe von organisatorischen Schritten aus, die vor seinem letzten Arbeitstag abgeschlossen werden müssen.
In diesem Artikel führe ich Sie Schritt für Schritt durch den Offboarding-Prozess und stelle Ihnen eine Checkliste zur Verfügung, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen anpassen können.
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Was ist Offboarding?
Offboarding ist der formale Prozess, einen Mitarbeitenden aus Ihrem Unternehmen auszugliedern. In den meisten Fällen beginnt der Offboarding-Prozess, sobald ein Mitarbeitender ein Kündigungsschreiben eingereicht hat. Das ist jedoch nicht immer der Fall. Auch die Verrentung kann einen Offboarding-Prozess auslösen, ebenso wie unfreiwillige Kündigungen oder Entlassungen.
Ich werde auf jeden dieser Schritte weiter unten genauer eingehen, aber die wichtigsten Bestandteile eines gut durchdachten Offboarding-Prozesses sollten folgende Punkte umfassen:
- Information der wichtigsten Beteiligten aus Personalwesen, IT, Betrieb, Recht, Lohnbuchhaltung und dem oberen Management
- Diskrete Information des direkten Vorgesetzten und der Kollegen der ausscheidenden Person
- Entwicklung eines Übergabeplans und Neuzuordnung von Aufgabenbereichen
- Sicherstellung eines reibungslosen Wissenstransfers an andere Teammitglieder
- Durchführung eines Exit-Interviews zur Erhebung ehrlichen Feedbacks
- Rückgabe sämtlicher Firmengeräte
- Deaktivierung aller Zugänge zu den Ressourcen und Technologien des Unternehmens.
Warum ist Offboarding wichtig?
Das Offboarding-Erlebnis ist aus mehreren wichtigen Gründen bedeutsam. Diese umfassen:
- Es ist eine Möglichkeit, Feedback einzuholen, Einblicke in potenzielle Verbesserungsbereiche zu erhalten, IT-Sicherheitslücken zu schließen und sicherzustellen, dass keine offenen Themen mehr bestehen.
- Mitarbeitende können einen Abschluss mit ihrer Zeit im Unternehmen finden, ihr Wissen an verbleibende Kollegen weitergeben und das Unternehmen im guten Einvernehmen verlassen.
- Indem Sie sicherstellen, dass scheidende Mitarbeitende die Möglichkeit haben, Feedback zu geben und einen reibungslosen Übergang ihrer Aufgaben zu ermöglichen, hinterlassen sie einen professionellen letzten Eindruck im Unternehmen.
- Das führt dazu, dass sie Ihr Unternehmen eher als guten Arbeitgeber weiterempfehlen werden.
- Außerdem bleibt die Tür offen, um sogenannte Boomerang-Mitarbeitende—also Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen, um woanders zu arbeiten, und nach ein paar Jahren wieder zurückkehren—erneut einzustellen.
Offboarding vs. Onboarding
Onboarding und Offboarding sind zwei entscheidende Prozesse im Lebenszyklus eines Mitarbeitenden und erfüllen jeweils einen eigenen Zweck. Während das Onboarding auf Integration neuer Mitarbeitender ins Unternehmen abzielt, beschreibt Offboarding den formellen Trennungsprozess eines Mitarbeitenden vom Unternehmen.
Onboarding: Einführung und Eingliederung
Onboarding bezeichnet die Anfangsphase, in der ein neuer Mitarbeitender in das Unternehmen integriert wird. Ziel ist es, neue Mitarbeitende mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen, sie auf die Ziele auszurichten sowie ihnen die Werkzeuge und das Wissen bereitzustellen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben effektiv erfüllen zu können.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, eine neue Marketing-Managerin beginnt in einem Technologieunternehmen. Im Onboarding erhält sie Schulungen zu den Produkten des Unternehmens, lernt ihr Team kennen und wird über laufende Projekte informiert.
Sie wird außerdem mit den Unternehmensrichtlinien, -werten und Erwartungen vertraut gemacht.
Offboarding: Formeller Abschied und Übergabe
Stellen wir uns nun einen Mitarbeitenden vor, der das Unternehmen für eine neue Stelle verlässt. Während des Offboardings übergibt er seine Projekte, gibt alle Firmengeräte zurück und erläutert in einem Exit-Interview die Gründe für seinen Austritt sowie mögliche Vermeidungsgründe dafür. Dieser Prozess hilft dem Unternehmen, Verbesserungsbereiche zu erkennen und gewährleistet eine reibungslose Übergabe der Aufgaben.
Das Ziel des Offboardings ist es, eine positive Beziehung zu scheidenden Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten und für Compliance und Sicherheit zu sorgen.
Auch unterstützt der Prozess das Unternehmen dabei, Verbesserungsbereiche zu erkennen und eine reibungslose Aufgabenübergabe sicherzustellen.
Verabschieden Sie Mitarbeitende richtig mit unserer kostenlosen Offboarding-Checkliste.
Wie offboardet man jemanden richtig?
Befolgen Sie diese 10 einfachen Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Mitarbeiter-Trennungsprozess bei jedem Austritt eines Mitarbeiters einheitlich durchgeführt wird.
1. Die Kündigung oder Entlassung dokumentieren
Um eine Kündigung für HR-Zwecke offiziell zu machen, ist es wichtig, ein formelles Kündigungsschreiben anzufordern, das die Entscheidung des Mitarbeiters zur freiwilligen Beendigung seiner Position festhält.
Das Schreiben sollte außerdem Folgendes angeben:
- Den letzten Arbeitstag des Mitarbeiters
- Ob er plant, bis zum letzten Tag zu arbeiten oder verbleibende Urlaubstage zu nutzen.
Wird ein Mitarbeiter unfreiwillig entlassen, müssen Sie dies mit einem offiziellen Kündigungsschreiben dokumentieren.
Je nach Art der Kündigung erstellt Ihr Personalteam ein entsprechendes Schreiben, das Folgendes enthält:
- Ob die Kündigung aus wichtigem Grund oder ohne Grund erfolgt.
- Ob Abfindungszahlungen oder andere Leistungen für den gekündigten Mitarbeiter verfügbar sind.
Beide Kündigungsschreiben sind wichtige Rechtsdokumente, da die Formulierung darüber entscheidet, ob der/die gekündigte Mitarbeiter:in Anspruch auf zusätzliche finanzielle Unterstützung vom Staat hat, wo dies zutrifft.
Sie könnten in Erwägung ziehen, den Austrittsprozess zu vereinfachen, indem Sie E-Signatur-Software zur effizienten und sicheren Verwaltung der Offboarding-Dokumente nutzen.
2. Kommunikation mit den wichtigsten Beteiligten
Sobald ein Mitarbeiter offiziell gekündigt hat, müssen Sie die Nachricht an die wichtigsten Stakeholder in Ihrem Unternehmen weitergeben.
Um diesen Prozess zu vereinfachen, empfehle ich, eine Offboarding-E-Mail-Liste zu erstellen, die alle zentralen Kontakte aus folgenden Bereichen enthält.
- Personalabteilung (HR)
- IT
- Betrieb (Operations)
- Lohnbuchhaltung (Payroll)
- Geschäftsleitung (Senior Management)
- Kolleg:innen
- Der/die Vorgesetzte des Mitarbeiters
Eines sollten Sie auf keinen Fall tun: den Austritt des Mitarbeiters geheim halten. Es ist wichtig, anderen die Möglichkeit zu geben, sich zu verabschieden – sowohl für diese als auch für den ausscheidenden Mitarbeiter.
So wird sichergestellt, dass Wissen übergeben werden kann und das Risiko von Gerüchten minimiert wird.
3. Einen Übergabeplan entwickeln
Das Entwickeln eines Übergabeplans sollte die oberste Priorität für den/die Vorgesetzte:n des ausscheidenden Mitarbeiters haben.
Der erste Schritt besteht darin, gemeinsam mit dem Mitarbeiter eine Liste aller aktuellen Aufgaben zu erstellen. Diese sollte alle wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen, jährlichen oder anderen Aufgaben enthalten, für die er oder sie verantwortlich ist.
Anschließend muss festgelegt werden, wer für diese Aufgaben kurzfristig oder langfristig eingearbeitet werden kann.
Zum Übergabeplan gehört auch, die Erwartungshaltung zu klären: was der ausscheidende Mitarbeiter erwarten kann und was von ihm oder ihr in den letzten Arbeitstagen gewünscht wird.
Ein Übergabeplan ist zudem eine gute Gelegenheit, andere Teammitglieder auf Einsatzmöglichkeiten für interne Mobilität, wie etwa eine Beförderung oder den Wechsel in eine andere Position, zu prüfen.
Versuchen Sie, Aufgaben mit Blick auf die besten Fähigkeiten und Erfahrungen im Team neu zuzuordnen.
Wenn Sie ein kleines Team haben, sollten Sie vielleicht sogar jedes Teammitglied einzeln fragen, für welche Aufgaben es sich interessiert und welche übernommen werden möchten.
4. Wissensübergabe-Aktivitäten starten
Ihr ausscheidender Mitarbeiter sollte sich regelmäßig mit Kolleg:innen treffen, um Aufgaben zu erklären und neue Abläufe Schritt für Schritt zu erläutern. Dabei kann er oder sie helfen, schriftliche Anleitungen als zukünftige Referenz zu verfassen (hierbei kann auch KI im Mitarbeiter-Offboarding hilfreich sein) oder sogar Videos aufnehmen, in denen die wichtigsten Aufgaben von Anfang bis Ende demonstriert werden.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass der ausscheidende Mitarbeiter ausreichend Zeit für Rückfragen von Teammitgliedern einplant, die neue Aufgaben übernehmen.
Wenn die Übergabe von Verantwortlichkeiten unsicher oder vorübergehend ist, ist es sinnvoll, mehrere Mitarbeitende darin zu schulen, wie Aufgaben erledigt werden. Dies schließt auch die direkte Führungskraft oder Teamleitung mit ein, sofern sie noch nicht wissen, was zu tun ist.
Ist geplant, eine neue Kraft einzustellen, um die ausscheidende Person zu ersetzen, sollten Sie so viel schriftliche oder Video-Dokumentation wie möglich anfertigen lassen.
5. Führen Sie ein Austrittsgespräch
Austrittsgespräche bieten wertvolle Einblicke in Mitarbeiterfluktuation, da sie dabei helfen, ehrliches Feedback über die Kündigungsgründe zu erhalten.
Dieses Feedback kann HR-Teams helfen, aufkommende Trends im Arbeitsumfeld zu erkennen oder neue Ideen für Strategien zur Mitarbeiterbindung zu entwickeln.
Ein Austrittsgespräch sollte immer von einem Mitglied Ihres HR-Teams durchgeführt werden und niemals von der direkten Führungskraft der ausscheidenden Person.
Das Feedback ist vertraulich zu behandeln und sollte in der Regel erst nach dem letzten Arbeitstag der ausscheidenden Person mit anderen Mitgliedern des HR-Teams geteilt werden.
6. Veranstalten Sie eine Verabschiedung oder andere Würdigung
Es ist üblich und professionell, den Beitrag der ausscheidenden Person vor dem letzten Arbeitstag öffentlich anzuerkennen.
War die Person nur kurz im Unternehmen, kann eine firmenweite E-Mail zur Anerkennung bereits ausreichen.
Vielleicht erscheint es merkwürdig, einer scheidenden Person ein Geschenk zu machen. Es ist jedoch eine einfache Möglichkeit, das Offboarding-Erlebnis zu verbessern – und vielleicht kehrt die Person so in Zukunft als Boomerang-Mitarbeitende(r) zurück.
7. Firmenausstattung zurückfordern
In großen Unternehmen liegt diese Aufgabe häufig bei IT- oder operativen Mitarbeitenden. Die Übergabe kann zwar erst am letzten Arbeitstag erfolgen, aber Sie sollten im Vorfeld notieren, welche Firmeneigentümer die ausscheidende Person besitzt.
Gerade in der aktuellen Zeit mit hybriden Arbeitsmodellen ist das besonders wichtig, da Mitarbeitende häufiger Firmeneigentum wie beispielsweise folgende Gegenstände besitzen:
- Laptops
- Monitore
- Bürostühle
- Telefone
- Zutrittskarten und Ausweise
- Parkausweise
- Firmenkreditkarten
Für große Unternehmen mit vielen wechselnden Mitarbeitenden empfiehlt sich eventuell die Nutzung eines Asset-Tracking-Systems, um diesen Teil des Trennungsprozesses zu erleichtern.
8. Zugang zu Unternehmens-IT deaktivieren
Die Deaktivierung des Netzwerk- und Systemzugangs sollte ebenfalls durch Ihre IT- oder operativen Mitarbeitenden erfolgen.
Stellen Sie sicher, dass sowohl IT-Personal als auch die ausscheidende Person klar informiert sind, wann der Zugang abgeschaltet wird.
Informieren Sie Ihre IT- oder operativen Mitarbeitenden umgehend, wenn sich der letzte Arbeitstag ändert.
Bei Entlassungen oder unfreiwilliger Kündigung sollte der IT-Zugang unmittelbar deaktiviert werden, um Sicherheitsrisiken durch unzufriedene Mitarbeitende zu vermeiden.
9. Gespräch mit verbleibenden Mitarbeitenden führen
Je nachdem, wie bedeutsam die ausgeschiedene Person war, stehen die übrigen Mitarbeitenden nun eventuell vor neuen Arbeitsbelastungen.
Führungskräfte oder Teamleitungen sollten Zeit einplanen, um sich 1:1 mit jedem Teammitglied auszutauschen, um zu erfahren, wie es ihnen geht und ob sie zusätzliche Unterstützung benötigen.
Die verbleibenden Mitglieder möchten zudem wissen, wie es langfristig mit der offenen Position weitergeht. Wird jemand Neues eingestellt oder soll das Team die Aufgaben der ausgeschiedenen Person übernehmen?
Es ist besser, diese Gespräche offen und ehrlich zu führen, anstatt einfach zu hoffen, dass alles in Ordnung ist.
10. Feedback aus Austrittsgesprächen bearbeiten
Es hat keinen Sinn, Feedback im Austrittsgespräch einzuholen, wenn Sie anschließend nichts damit tun.
Suchen Sie nach Handlungsmöglichkeiten, die direkt umgesetzt werden können, sowie nach Themen, die als langfristige Ziele aufgegriffen werden sollten.
Wenn beispielsweise jemand angibt, dass die Schulung für eine bestimmte Aufgabe unzureichend war, prüfen Sie sofort, ob Sie den verbleibenden Teammitgliedern eine bessere Schulung anbieten können.
Im Gegensatz dazu sollte es für höhere Führungsebenen sichtbar gemacht werden, wenn ein Mitarbeiter angibt, das Unternehmen aufgrund eines größeren Problems wie mangelnder persönlicher Karriereentwicklung zu verlassen. In solchen Fällen sollten entsprechende Diskussionen stattfinden, wie das Management die Karriereentwicklungsziele des Teams besser fördern kann.
Best Practices für das Offboarding
Hier sind einige Best Practices, um das Offboarding effektiv zu gestalten.
1. Führen Sie gründliche Exit-Interviews durch
Es ist wichtig, diese Gespräche konstruktiv zu führen und ehrliche sowie offene Kommunikation zu fördern. Dadurch lassen sich potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, Positives hervorheben und eine gute Beziehung zum scheidenden Mitarbeiter aufrechterhalten.
Wichtigste Erkenntnis: Exit-Interviews bieten die Möglichkeit, ehrliches Feedback zu bekommen und die Gründe für den Weggang eines Mitarbeiters zu verstehen – ein entscheidender Schritt zur Verbesserung der Organisation.
2. Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang der Aufgaben
Es ist entscheidend, diesen Prozess bereits vor dem letzten Arbeitstag des Mitarbeiters einzuleiten, um Störungen im Arbeitsablauf zu vermeiden. Eine klare Kommunikation des Übergabeplans an das Team ist ebenso wichtig, um Erwartungen zu steuern und die Produktivität zu erhalten.
Wichtigste Erkenntnis: Ein gut organisierter Übergang der Aufgaben sorgt für Kontinuität und mindert die Auswirkungen, die der Weggang eines Mitarbeiters auf die Unternehmensabläufe haben kann.
Vorbereitung auf die Zukunft
Das Offboarding von Mitarbeitern ist ein entscheidender Prozess, der – sorgfältig und präzise ausgeführt – sowohl dem Unternehmen als auch dem scheidenden Mitarbeiter erhebliche Vorteile bringen kann.
Wichtige Erkenntnisse
Offboarding ist weit mehr als nur eine Reihe administrativer Aufgaben. Es ist die Möglichkeit, ein berufliches Kapitel positiv abzuschließen, wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und den langfristigen Erfolg sowie die Sicherheit des Unternehmens zu gewährleisten.
Auch wenn das Offboarding zunächst wie ein einfacher Ablauf erscheint, hat es weitreichende Auswirkungen. Effektives Offboarding hinterlässt einen bleibenden, positiven Eindruck bei ausscheidenden Mitarbeitenden, was den Grundstein für zukünftige Kooperationen oder sogar eine Rückkehr als „Boomerang“-Mitarbeiter legen kann.
Letztendlich ist ein professionell gestalteter Offboarding-Prozess genauso wichtig wie das Onboarding, wenn es darum geht, die Employee Experience zu prägen und die Arbeitgebermarke zu stärken.
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