Trauerurlaub: Leitfaden für Arbeitgeber 2026
Trauerurlaub ist eine Freistellung von der Arbeit, die Sie nach dem Verlust eines geliebten Menschen in Anspruch nehmen können. In diesem Artikel erfahren Sie, was Trauerurlaub ist, wie er funktioniert und was Sie von Ihrem Arbeitgeber erwarten können, wenn Sie diese Art von Freistellung benötigen.
Was ist Trauerurlaub?
Trauerurlaub ist ein Zeitraum, in dem ein Arbeitnehmer nach dem Tod eines engen Familienmitglieds oder geliebten Menschen der Arbeit fernbleiben darf.
Der Zweck des Trauerurlaubs besteht darin, dem Arbeitnehmer Zeit zu geben, um zu trauern, Beerdigungsdienste zu organisieren und daran teilzunehmen sowie notwendige Angelegenheiten im Zusammenhang mit dem Todesfall zu regeln.
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Die Einzelheiten des Trauerurlaubs, wie zum Beispiel die Dauer der Abwesenheit und ob diese bezahlt oder unbezahlt ist, können je nach Richtlinien des Arbeitgebers, den Arbeitsgesetzen des Landes und manchmal auch in Abhängigkeit von der Beziehung des Verstorbenen zum Arbeitnehmer variieren.
Einige Organisationen gewähren Trauerurlaub auch beim Verlust enger Freunde oder sogar von Haustieren, aber das ist seltener.
Ist Trauerurlaub gesetzlich vorgeschrieben?
In den Vereinigten Staaten ist Trauerurlaub nicht durch Bundesrecht vorgeschrieben. Das bedeutet, es gibt keine bundesstaatliche Verpflichtung für Arbeitgeber, bei einem Todesfall eines Familienmitglieds bezahlte oder unbezahlte Freistellung zu gewähren.
Mit Stand Dezember 2023 verpflichten fünf Bundesstaaten Arbeitgeber dazu, ihren Beschäftigten Trauerurlaub zu gewähren: Kalifornien, Illinois, Maryland, Oregon und Washington.
| Bundesstaat | Gesetz | Organisationen mit |
|---|---|---|
| Oregon | Arbeitnehmer können bis zu zwei Wochen unbezahlten Urlaub nach dem Tod eines Familienmitglieds nehmen. Das Maximum beträgt 12 Wochen pro Urlaubsjahr. | 25 oder mehr Beschäftigte. |
| Kalifornien | Arbeitnehmer können bis zu fünf Tage unbezahlten Urlaub für den Todesfall eines Familienmitglieds nehmen. | 5 oder mehr Beschäftigte. |
| Illinois | Arbeitnehmer können bis zu zwei Wochen unbezahlten Urlaub für den Tod eines berechtigten Familienmitglieds nehmen. Dies gilt auch für Verluste im Zusammenhang mit Fruchtbarkeit, Schwangerschaft, Leihmutterschaft und Adoption. | 50 oder mehr Beschäftigte. |
| Maryland | Arbeitnehmer können entweder bis zu fünf Tage bezahlte Krankheit oder bis zu drei Tage Urlaub beim Tod eines unmittelbaren Familienmitglieds nutzen. | 15+ oder mehr Beschäftigte. |
In Ermangelung bundesstaatlicher Gesetze entscheiden sich viele Arbeitgeber dennoch dafür, Trauerurlaub als Bestandteil ihres Leistungspakets anzubieten.
Wie erstellt man eine Trauerurlaubsrichtlinie?
Der Schlüssel zu einer Trauerurlaubsrichtlinie ist, sie sowohl mitfühlend als auch praktisch zu gestalten.
Hier finden Sie eine Anleitung, die Ihnen hilft, eine Richtlinie zu entwickeln, die Ihre Mitarbeitenden unterstützt und gleichzeitig die Belange Ihres Unternehmens berücksichtigt:
1. Anspruch und Geltungsbereich festlegen
Entscheiden Sie, wer Anspruch auf Trauerurlaub hat (z.B. Vollzeit-, Teilzeit-, befristet Beschäftigte).
Legen Sie fest, für welche Beziehungen Trauerurlaub gewährt wird (unmittelbare Familienangehörige, erweiterte Familie, enge Freunde usw.).
2. Dauer des Urlaubs festlegen
Bestimmen Sie, wie viele freie Tage Sie gewähren. Dies reicht oft von 3 bis 7 Tagen, abhängig von der Beziehung der Mitarbeitenden zum Verstorbenen.
Ein weiterer Aspekt ist, ob Reisetätigkeiten (z. B. internationale Reisen) längere Freistellungen erfordern könnten und wie viele Tage Trauerurlaub insgesamt innerhalb eines Urlaubsjahres genommen werden können.
3. Bezahlung festlegen
Entscheiden Sie, ob die Freistellung bezahlt oder unbezahlt erfolgt. Manche Unternehmen bieten bezahlten Trauerurlaub als zusätzliche Leistung an.
Wenn Sie bezahlte Freistellung gewähren, können Sie Bedingungen oder Begrenzungen festlegen, etwa eine bestimmte Anzahl bezahlter Tage pro Jahr.
4. Den Ablauf beschreiben
Erklären Sie das Verfahren zur Beantragung von Trauerurlaub. Dazu kann gehören, wen die Mitarbeiter zu informieren haben, welche Unterlagen ggf. notwendig sind (z. B. eine Sterbeurkunde) und wie kurzfristige Anträge gehandhabt werden.
Geben Sie außerdem an, welche Systeme, z. B. Urlaubsverwaltungstools, zur Nachverfolgung genutzt werden.
5. Klare Kommunikation
Nehmen Sie die Trauerurlaubsrichtlinie in Ihr Mitarbeiterhandbuch auf und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Regelung informiert sind und wissen, wie die Beantragung erfolgt.
Schulen Sie Führungskräfte und HR-Personal zu den Richtliniendetails und zum sensiblen Umgang mit Trauerurlaubsanträgen.
5. Überprüfen und anpassen
Überprüfen Sie die Richtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden entspricht und allen Änderungen im Arbeitsrecht gerecht wird.
Seien Sie offen für Rückmeldungen von Mitarbeitenden und passen Sie die Richtlinie gegebenenfalls an, um sie in schwierigen Zeiten besser zu unterstützen.
Wie Sie einen trauernden Mitarbeitenden sonst noch unterstützen können
Neben dem Trauerurlaub gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Ihr Unternehmen Mitarbeitende beim Verlust eines geliebten Menschen unterstützen kann.
- Bieten Sie Zugang zu Beratungsdiensten über ein Employee Assistance Program an, um Mitarbeitende bei der Bewältigung ihrer Trauer zu unterstützen.
- Stellen Sie Ressourcen und Kontakte für Trauerbegleitung oder Selbsthilfegruppen zur Verfügung.
- Schulen Sie Führungskräfte und Vorgesetzte darin, sensibel mit trauernden Mitarbeitenden zu kommunizieren.
- Fördern Sie eine offene Unternehmenskultur, in der sich Mitarbeitende wohl fühlen, ihre Bedürfnisse und Gefühle ohne Angst vor Bewertung zu äußern.
- Halten Sie den Kontakt und geben Sie Sicherheit in Bezug auf die Arbeitsplatzsicherheit und Ihre Unterstützung.
Warum Ihr Unternehmen einen längeren und flexiblen Trauerurlaub anbieten sollte
In den USA wird geschätzt, dass 90 % der Unternehmen Trauerurlaub als Zusatzleistung anbieten – das ist mittlerweile fast Standard.
Der Verlust eines geliebten Menschen ist zudem schon belastend genug, daher Mitgefühl zu zeigen und die Mitarbeitenden zu unterstützen ist 1) das Richtige und 2) dient dem Wohlbefinden der Betroffenen.
Der Bericht „The Cost of Dying“ von Empathy aus 2024 nennt 5,6 Tage als durchschnittliche Länge des von Unternehmen gewährten Trauerurlaubs.
Eine Studie von NFP und Helios HR aus dem Jahr 2019 ergab, dass 68 % der Arbeitgeber 1–3 Tage bezahlten Trauerurlaub für enge Familienmitglieder anbieten.
Berücksichtigt man das beste Ergebnis beider Studien, so gewährt der durchschnittliche Arbeitgeber nur eine reguläre Arbeitswoche für die Trauer um einen geliebten Menschen.
Im Jahr 2023 wurde in einem auf WebMD veröffentlichten Artikel mit dem Titel „Grieving and the Stages of Grief“ festgestellt, dass die Symptome der Trauer in den ersten 6 Monaten nach dem Verlust am stärksten sind.
Wie der erfahrene HR-Leiter Jason R. Herring betont: „Organisationen, die einen erweiterten oder verbesserten Trauerurlaub anbieten, zeigen, dass die Unterstützung von Mitarbeitenden in den herausforderndsten Momenten des Lebens nicht nur eine Frage des Mitgefühls, sondern auch ein strategischer Ansatz ist, der das Engagement des Unternehmens für das mentale und emotionale Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden unterstreicht.
Während der normale Trauerurlaub oft lediglich einige Tage gewährt, die kaum ausreichen, um mit den unmittelbaren Folgen eines Verlustes fertig zu werden, verschafft ein längerer und flexiblerer Trauerurlaub den Mitarbeitenden die nötige Zeit, um nicht nur zu trauern, sondern auch komplizierte persönliche und rechtliche Angelegenheiten zu regeln, die entstehen können.
Einige Unternehmen haben damit begonnen, den Trauerurlaub auszuweiten. Während einige Organisationen bis zu vier Wochen oder 20 Tage Trauerurlaub anbieten, gehen einige wenige Unternehmen inzwischen einen Schritt weiter und ermöglichen unbegrenzt freie Zeit.
Eine weitere Möglichkeit, Mitarbeitende in Zeiten der Trauer zu unterstützen, besteht darin, ihnen zu ermöglichen, ihren Trauerurlaub flexibel und in Teilabschnitten zu nehmen. Diese sich entwickelnden Richtlinien spiegeln die wachsende Anerkennung und das Bedürfnis wider, den Trauerurlaub zu verlängern.“
Häufig gestellte Fragen
Ist ein Nachweis für die Inanspruchnahme von Sonderurlaub im Trauerfall erforderlich?
Ob ein Nachweis für die Inanspruchnahme von Sonderurlaub im Trauerfall erforderlich ist, hängt von den Richtlinien des Arbeitgebers ab. Manche Arbeitgeber verlangen einen Nachweis, wie etwa eine Sterbeurkunde, eine Todesanzeige oder ein Programm der Trauerfeier, um den Grund für den Urlaub zu bestätigen.
Viele Arbeitgeber verzichten jedoch aus Respekt vor der Privatsphäre und der sensiblen Situation auf einen solchen Nachweis. Sie vertrauen auf das professionelle Verhalten und die Integrität ihrer Mitarbeitenden. Einige entscheiden sich bewusst gegen einen Nachweis, um die Privatsphäre des Mitarbeiters und die besondere Situation zu respektieren. Dabei legen sie Wert auf Vertrauen und die berufliche Integrität ihrer Mitarbeiter.
Wie lange dauert der Sonderurlaub im Trauerfall?
In den Vereinigten Staaten gibt es keine bundesweite Vorschrift, die Arbeitgeber dazu verpflichtet, Sonderurlaub im Trauerfall – bezahlt oder unbezahlt – zu gewähren. Dadurch kann die Dauer dieses Urlaubs je nach Unternehmensrichtlinie sehr unterschiedlich ausfallen.
Typischerweise bieten Unternehmen, die einen Sonderurlaub im Trauerfall ermöglichen, etwa 3 bis 5 Tage für den Tod eines unmittelbaren Familienmitglieds wie Ehepartner, Kind oder Elternteil an.
Als möglicher neuer Maßstab führte das US-Landwirtschaftsministerium kürzlich einen elterlichen Trauerurlaub ein, der nach dem Tod eines Kindes zwei Wochen bezahlten Urlaub vorsieht.
Für entferntere Verwandte oder Freunde fällt der Urlaub meist kürzer aus, oft 1 bis 3 Tage.
Manche Unternehmen bieten bei besonderen Umständen, wie etwa bei langen Anreisen zur Beerdigung, flexible Lösungen an.
Wird Sonderurlaub im Trauerfall bezahlt oder unbezahlt gewährt?
Dies hängt von den gesetzlichen Regelungen zum Sonderurlaub oder dem Ermessen des Unternehmens ab.
Was ist der Unterschied zwischen Sonderurlaub im Trauerfall und Sonderurlaub aus Mitgefühl?
Sonderurlaub im Trauerfall wird gewährt, wenn ein Arbeitnehmer ein Familienmitglied oder einen nahestehenden Menschen verliert. Er ermöglicht es dem Mitarbeitenden, zu trauern, Formalitäten zu erledigen und an der Beerdigung teilzunehmen.
Diese Art von Urlaub ist in der Regel von kurzer Dauer, häufig zwischen wenigen Tagen und einer Woche, abhängig von den Unternehmensrichtlinien und der Beziehung zur verstorbenen Person.
Sonderurlaub aus Mitgefühl (auch als Pflegeurlaub oder persönliche Freistellung bezeichnet) ist weiter gefasst und kann für verschiedene Notfälle oder familiäre Pflegeaufgaben verwendet werden. Dazu zählt zum Beispiel die Pflege eines schwer erkrankten Familienmitglieds, der Umgang mit einem familiären Notfall oder andere dringende persönliche Angelegenheiten.
Die Dauer des Sonderurlaubs aus Mitgefühl kann je nach Situation und Unternehmensrichtlinie variieren. Dieser Zeitraum kann von einigen Tagen bis hin zu längeren Zeiträumen reichen und je nach Arbeitgeber und geltendem Arbeitsrecht bezahlt oder unbezahlt sein.
