Büroflächenplanung: Vollständiger Leitfaden für moderne Organisationen
Als ich in einer Digitalagentur in London arbeitete, erinnere ich mich an die Gesichter der Leute, wenn sie zum ersten Mal unser Büro betraten.
Es war ein modernes, helles, großzügiges und charismatisches Büro, das die kreativen Impulse der Mitarbeitenden widerspiegelte und ihnen ermöglichte, sich einzubringen. Die Leute waren begeistert, und ein Kunde fragte sogar, ob er es für eine Party nutzen könne (wir haben es erlaubt)!
Das Büro war ein Anziehungspunkt für potenzielle neue Mitarbeitende, niemand hatte etwas dagegen, ins Büro zu kommen, und es wurden dort großartige Arbeiten geleistet – alles gute Gründe, warum die Büroflächenplanung wichtig ist.
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Ein weiterer wichtiger Grund ist, dass viele moderne Büros – trotz vieler Rückzieher bei der Rückkehr ins Büro (Return-to-Office, RTO) – entweder ein hybrides Arbeitsmodell unterstützen müssen oder versuchen, widerstrebende Mitarbeitende zurückzugewinnen.
Wie auch immer Ihr Unternehmen arbeitet, nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Büroflächenplanung im modernen Zeitalter anzugehen und eine effiziente, sichere, geschützte und kollaborative Umgebung zu schaffen.
Was ist Büroflächenplanung?
Büroflächenplanung ist der Prozess der Organisation und Anordnung eines physischen Arbeitsplatzes, um die Nutzung des verfügbaren Raums zu optimieren, die Produktivität zu steigern, Zusammenarbeit zu fördern und eine komfortable sowie sichere Umgebung für Mitarbeiter:innen zu schaffen.
Eine umfassende Büroplanung umfasst diese 10 entscheidenden Aspekte:
- Flächennutzung: Festlegung, wie der Raum effizient aufgeteilt wird, z. B. Anordnung von Schreibtischen, Besprechungsräumen, Kollaborationszonen und Einzelbüros.
- Ergonomie: Umfasst die Auswahl der Möbel und die Gestaltung der Arbeitsplätze mit Fokus auf das Wohlbefinden von Mitarbeitenden
- Flexibilität: Planung für Wachstum oder Veränderungen im Unternehmen, z. B. mehr Mitarbeitende oder die Anpassung an neue Arbeitsweisen.
- Technologieintegration: Sicherstellung ausreichender Verkabelung, Steckdosen und Internetanbindung sowie Integration von intelligenten Arbeitsplatzfunktionen wie smarter Beleuchtung und Klimasteuerung.
- Ästhetik und Markenauftritt: Gestaltung eines Umfelds, das die Marke, Unternehmenskultur und Werte durch Farbgebung, Kunstwerke und Designelemente widerspiegelt.
- Akustik und Beleuchtung: Das Gleichgewicht zwischen natürlichem und künstlichem Licht zur Schaffung einer hellen, angenehmen Atmosphäre sowie Geräuschminderung durch schallabsorbierende Materialien, Akustikpaneele oder die strategische Platzierung ruhiger Bereiche abseits stark frequentierter Zonen.
- Einhaltung von Vorschriften und Sicherheit: Sicherstellung, dass das Bürodesign den lokalen Bauvorschriften, Brandschutzbestimmungen und Barrierefreiheitsstandards entspricht (insbesondere bei internationalen Standorten kann dies noch wichtiger werden).
- Kostenmanagement: Planung der Büroaufteilung und Gestaltung im Rahmen des Budgets, wobei Kosten, Funktionalität und Ästhetik in Einklang gebracht werden.
- Mitarbeiterbedürfnisse:
- Inklusion: Büroräume sollten zugänglich sein und den Bedürfnissen aller Mitarbeitenden gerecht werden.
- Kollaborativ: Bereiche schaffen, in denen Teams effizient zusammenarbeiten können.
- Rückzugsorte: Bereiche bereitstellen, in denen Mitarbeitende konzentriert und ungestört arbeiten können.
- Soziale Zonen: Aufenthaltsräume oder Lounges gestalten, in denen sich Mitarbeitende entspannen und austauschen können.
- Kantinen: In einer anderen Organisation, in der ich gearbeitet habe, gab es eine Betriebskantine, in der wir jeden Tag kostenloses Mittagessen bekamen (diese waren in der Regel lecker und immer gesund).
- Kinderbetreuungsbereiche: Ein willkommenes Mitarbeiter-Benefit!
- Nachhaltigkeit: Integration energieeffizienter Technologien und Designs, um den CO₂-Fußabdruck des Büros zu senken; Nutzung nachhaltiger Materialien und Designpraktiken zur Reduzierung der Umweltbelastung sowie Aufbau angemessener Recycling- und Abfallmanagement-Systeme.
Je nach Art Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, ein agiles Arbeitsumfeld zu etablieren, das die Teamarbeit erleichtert und gleichzeitig individuelle Produktivität unterstützt.
Faktoren, die die Büroflächenplanung beeinflussen
Das Büro meines ehemaligen Arbeitgebers wurde gewählt, weil das Unternehmen recht erfolgreich war und wir Platz für Wachstum sowie die Möglichkeit zur individuellen Gestaltung bestimmter Bereiche brauchten.
Einige Überlegungen bei der Planung eines neuen Büros oder einer Renovierung bestehender Räume sind:
- Budgetüberlegungen: Sie möchten einen funktionalen, inspirierenden Raum schaffen, ohne dabei das Budget zu überschreiten oder Ressourcen zu verschwenden.
- Verfügbare Fläche: Welche Fläche steht realistisch zur Verfügung und wie kann sie am besten genutzt werden, um den Bedürfnissen des Teams gerecht zu werden (Tipp: fragen Sie das Team).
- Arbeitsmodell: Ob Teammitglieder Vollzeit im Büro sind, im Homeoffice arbeiten oder einen hybriden Arbeitszeitplan haben, beeinflusst die Büroplanung maßgeblich.
- Ihre Unternehmenskultur: Ihre einzigartige Kultur wird sich zwangsläufig auf das Bürodesign auswirken. So hat zum Beispiel das Fintech-Startup Wise aufgrund seines estnischen Erbes Saunen in seinen Büros eingebaut.
- Sicherheit und Vorschriften: Zu guter Letzt muss der Raum sicher, barrierefrei und allen gesetzlichen Anforderungen entsprechend gestaltet sein.
5 Ziele der Büroflächenplanung
Büros sind ein großer Kostenfaktor – daher ist es wichtig, sie möglichst effektiv zu nutzen. Hier sind 5 Ziele der Büroflächenplanung:
1. Schaffung einer komfortablen und sicheren Arbeitsumgebung
Dies ist ein zentrales Ziel der Büroflächenplanung. Dazu gehören die Auswahl ergonomischer Möbel, die die Gesundheit der Mitarbeitenden fördern, ausreichende Beleuchtung zur Verringerung von Augenbelastung sowie eine gute Belüftung und temperaturempfindliche Steuerung des Arbeitsplatzes.
Sicherheitsaspekte beinhalten die Einhaltung von Bauvorschriften, Brandschutzbestimmungen und Barrierefreiheitsstandards, um sicherzustellen, dass das Büro für alle Mitarbeitenden ein sicherer und integrativer Ort ist.
Durch die Priorisierung von Komfort und Sicherheit können Unternehmen das Risiko von Arbeitsunfällen reduzieren und ein Umfeld schaffen, in dem sich Mitarbeitende wertgeschätzt und umsorgt fühlen.
Das wichtigste Bedürfnis von Beschäftigten? Natürliches Licht und Ausblicke ins Freie.
2. Steigerung der Produktivität
Die Büroflächenplanung zielt darauf ab, die Produktivität zu steigern, indem ein Layout geschaffen wird, das effiziente Arbeitsabläufe unterstützt.
Dazu zählt, Abteilungen und Teams strategisch nah zueinander zu platzieren, um Wege zu verkürzen und die Zeit zu minimieren, die für die Suche nach Kolleginnen und Kollegen benötigt wird.
Auch sollte das Design Ablenkungen vermeiden – zum Beispiel durch Ruhezonen für konzentriertes Arbeiten und Kollaborationsbereiche für Teamaufgaben.
Die richtige Integration von Technologie, wie Highspeed-Internet und gut erreichbare Stromanschlüsse, gewährleistet, dass Mitarbeitende ohne Unterbrechungen arbeiten können.
3. Verbessertes Teamwork
Bessere Zusammenarbeit ist einer der Hauptgründe, die Unternehmen für die Forderung nach einer Rückkehr ins Büro (RTO) anführen – entsprechend sollte das Büro diesen Aspekt besonders unterstützen!
Wie Timothy Gawel, Corporate + Commercial Studio Leader beim Architekturbüro HUB, in seinem Artikel über hybrides Bürodesign sagt: „Büros werden mit mehr ‚We-Space‘ und weniger ‚Me-Space‘ gestaltet, um den Mitarbeitern gemeinschaftliche Möglichkeiten zu bieten, die zu Hause nicht nachgebildet werden können.“
Auch hier geht es darum, eine Mischung aus Räumen zu schaffen, die unterschiedlichen Nutzungen und Bedürfnissen entsprechen.
4. Reduzierung der Betriebskosten
Eine gut geplante Bürofläche nutzt Raum geschickt, um den Bedarf an zusätzlicher Fläche zu verringern und Kosten für Miete, Nebenkosten und Instandhaltung zu senken. Dies kann beispielsweise durch Hot Desking oder Hoteling erreicht werden (falls Sie den Unterschied nicht kennen, werfen Sie einen Blick in unseren Artikel zu Hot Desking vs. Hoteling).
Darüber hinaus sorgt durchdachte Planung für Energieeinsparungen und andere Effizienzgewinne, die die Gesamtkosten des Bürobetriebs weiter senken.
5. Stärkere Sicherheit
Sicherheit ist ein weiterer entscheidender Aspekt der Büroflächenplanung, um Menschen, physische Werte und sensible Informationen zu schützen.
Dazu gehört, dass der Bürogrundriss kontrollierte Zugangspunkte, sichere Einstiegssysteme und Überwachungskameras vorsieht. Sensible Bereiche wie Serverräume oder Geschäftsleitungsbüros können weitere Sicherheitsmaßnahmen erfordern, darunter eingeschränkten Zutritt oder verstärkte Türen.
7 Best Practices für Büroflächenplanung
Die Planung eines neuen Büros ist ein spannendes Projekt. Hier sind einige Best Practices, um die erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.
1. Analyse Ihrer Flächen
Bevor Sie mit dem Designprozess beginnen, ist es wichtig, Ihren aktuellen Büroraum sorgfältig zu analysieren.
Dazu gehört das Ermitteln der räumlichen Dimensionen, das Erkennen von Stärken und Schwächen des Grundrisses sowie die Bewertung der aktuellen Raumnutzung.
Zu berücksichtigende Faktoren sind unter anderem Verkehrsströme, Tageslichteinfall und bestehende Infrastruktur. Software zur Büroflächenplanung kann hierbei helfen, indem sie Echtzeit-Analysen bereitstellt, die datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung der Flächennutzung unterstützen.
Diese Bewertung hilft Ihnen, untergenutzte Bereiche und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, sodass Ihr neuer Raumplan das Beste aus dem Vorhandenen herausholt.
2. Mitarbeitende einbeziehen
Wie bei den meisten Mitarbeiterinitiativen ist es ratsam, die Menschen einzubeziehen, für die Sie die Initiative gestalten.
Im Fall des oben genannten HUB wurden Mitarbeiterbefragungen genutzt, um die Gestaltung der neuen Büroräume zu bestimmen.
Sie baten ihre Mitarbeitenden, die Büroausstattung zu bewerten, und stellten Fragen wie, wie oft sie ins Büro kommen, um private Besprechungsräume zu nutzen, um herauszufinden, welche Bereiche
Das Ergebnis war die Schaffung eines Bereichs namens „The HUB“ – ein offener Bereich, der sich von einer Seite des Gebäudes zur anderen erstreckt.
Am einen Ende des HUB befindet sich das zentrale Steuerungszentrum für Produktionsprozesse, während das andere Ende der Eingangsbereich des Büros ist – mit Empfang, Ausstellungsbereich, Besprechungszimmern für Kunden, Lounge sowie zwanglosen Sitzmöglichkeiten für Gespräche zwischen Kund:innen und Designer:innen.
Neben Umfragen können Sie auch Fokusgruppen abhalten oder ein repräsentatives Gremium beteiligen, um Rückmeldungen zu aktuellen Problemen und Ideen für den neuen Grundriss zu erhalten.
Die Einbindung der Mitarbeitenden stellt sicher, dass das endgültige Design ihre Produktivität und ihr Wohlbefinden unterstützt – und steigert ihr Zugehörigkeitsgefühl sowie die Zufriedenheit mit dem neuen Arbeitsplatz.
3. Die richtigen Tools verwenden
Moderne Design- und Raumplanungssoftware ermöglicht es, detaillierte Grundrisse zu erstellen, Layouts in 3D zu visualisieren und verschiedene Konfigurationen auszuprobieren, bevor Sie physische Änderungen vornehmen.
Diese Tools helfen Ihnen, die Raumnutzung zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und mögliche Probleme früh im Planungsprozess zu erkennen.
Zusätzlich kann der Einsatz der richtigen Werkzeuge die Kommunikation mit Stakeholdern erleichtern, sodass Sie Ihre Vision besser vermitteln und die Zustimmung der Entscheider:innen gewinnen.
Beispielsweise hat Microsoft seine VR-Technologie genutzt, um Beteiligte einzubinden, als die Microsoft-Büros in Sydney gestaltet wurden.
4. Halten Sie Ihren Raumplan schriftlich fest
Die Dokumentation Ihres Raumplans ist entscheidend, damit der Planungsprozess strukturiert abläuft und alle Beteiligten denselben Wissensstand haben.
Ein detaillierter Raumplan sollte Grundrisse, Möblierungspläne, Elektro- und Netzwerkpläne sowie weitere relevante Spezifikationen enthalten.
Diese Dokumentation dient während der gesamten Umsetzung als Referenz, hilft Missverständnisse zu vermeiden und sorgt dafür, dass das Endergebnis der ursprünglichen Vision entspricht.
Zudem erleichtert eine schriftliche Planung die Kommunikation mit Auftragnehmern, Designer:innen und anderen Beteiligten – für eine reibungslosere Umsetzung.
5. Auf Technik optimieren
Klingt simpel, aber stellen Sie sicher, dass Ihr Raumplan aktuelle und zukünftige Technikbedürfnisse abdeckt – das heißt ausreichend Steckdosen, schnelles Internet und ausreichende IT-Infrastruktur.
Planen Sie Kollaborationstools wie Videokonferenzsysteme, interaktive Displays und kabellose Ladestationen ein. Software für die Buchung flexibler Arbeitsplätze hilft Ihnen zudem, Ihre verfügbaren Schreibtische smarter einzusetzen.
Wenn Sie Ihr Büro für aktuelle und zukünftige Technologien optimieren, schaffen Sie eine effizientere, vernetztere und zukunftssichere Arbeitsumgebung, die die digitalen Anforderungen der Mitarbeitenden unterstützt.
6. Überwachen und weiterentwickeln
Büroflächenplanung endet nicht, sobald das neue Layout steht; sie ist ein fortlaufender Prozess, der Überwachung und Anpassung erfordert.
Nachdem das Büro umgestaltet wurde, beobachten Sie, wie gut die Fläche den Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeitenden gerecht wird.
Sammeln Sie Rückmeldungen und verfolgen Sie wichtige Leistungskennzahlen, wie Mitarbeitendenzufriedenheit, Produktivität und Flächennutzung.
Sollten Probleme auftreten oder neue Bedürfnisse entstehen, seien Sie bereit, Anpassungen am Layout vorzunehmen. Durch einen Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung stellen Sie sicher, dass die Bürofläche dauerhaft effektiv und anpassungsfähig bleibt.
7. Sorgen Sie für eine gute Kaffeemaschine
Unverzichtbar!
Coole Büroflächen-Inspiration
Ich dachte, ich beende mit etwas Spaß und gebe 5 inspirierende Beispiele für coole Büros:
1. Amazon ‚Spheres‘, Seattle
Im Amazon-Büro in Seattle befinden sich die [bio]Sphären, in denen mehr als 40.000 Pflanzen aus den Nebelwaldregionen von über 30 Ländern zu finden sind. Die Idee dahinter ist, den Mitarbeitenden einen Ort zur Verbindung mit der Natur zu geben und Stress zu reduzieren.
2. AirBnB’s Customer-Experience-Büros, Portland
AirBnB ist weit gegangen, um das traditionelle Callcenter neu zu erfinden. Die Designer führten monatelange Forschungen durch und arbeiteten eng mit den Beschäftigten zusammen, um etwas wirklich Besonderes zu schaffen.
3. Microsoft, Sydney
Microsofts wichtigste ANZ-Niederlassung gilt als Vorreiter beim Design hybrider Arbeitsplätze. Das Konzept: Die Mitarbeitenden sollen jederzeit und überall arbeiten können – mit intelligenter Beleuchtung, Robotik, Sensorik, digitalen Whiteboards, verschiedenen Arbeitsbereichen und einer eigens entwickelten App, die diese Flexibilität unterstützt.
4. Adidas Hauptquartier, Herzogenaurach
Das Hauptbüro von Adidas liegt in Deutschland nicht in München, Berlin oder Frankfurt, wie man vielleicht erwarten würde. Um Mitarbeitende anzuziehen und ihre Bedürfnisse zu erfüllen, hat Adidas das „My Arena“-Konzept entwickelt. Dabei werden Prinzipien des Design Thinking genutzt, um die Bedürfnisse und Wünsche von 3.800 Mitarbeitenden aus 80 Nationen zu verstehen.
Die unterschiedlichen Gebäudebereiche repräsentieren die „sechs Schlüsselstädte“ von Adidas (Los Angeles, New York, London, Paris, Shanghai und Tokio). Im Komplex gibt es Kantinen, Restaurants sowie Sport- und Freizeiteinrichtungen.
5. Lego, Billund
Das Flagship-Büro von Lego in Dänemark wurde gemeinsam mit den Mitarbeitenden gestaltet, um die Werte der LEGO Gruppe wie „Fantasie, Spaß, Kreativität, Fürsorge, Lernen und Qualität“ widerzuspiegeln. Der Campus bietet eine spielerische, inklusive und kollaborative Umgebung für Mitarbeitende und deren Familien.
