Bürotechnologie: 9 unverzichtbare Tools & Einrichtungsleitfaden
Manchmal reicht ein ruhiges Eckchen mit Notizblock, um sinnvolle Arbeit zu erledigen. In anderen Situationen profitieren Sie von kollaborativen Werkzeugen wie interaktiven Whiteboards und Videokonferenz-Software.
Moderne Bürotechnologien unterstützen Mitarbeitende mit genau dem, was sie im Moment benötigen, um produktiv zu sein, und sorgen zudem für Sicherheit und Gesundheit. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu entdecken, was alles möglich ist.
Was ist Bürotechnologie?
Bürotechnologie umfasst die Hardware und Software, die am Arbeitsplatz eingesetzt werden, um Produktivität, Kommunikation und Effizienz zu steigern. Sie deckt eine breite Palette an Geräten und Systemen ab, die im Zusammenspiel reibungslose Geschäftsabläufe ermöglichen.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Der Einsatz von Office-Management-Tools ermöglicht es Unternehmen, die neueste Technik einzuführen und gleichzeitig einen strukturierten und organisierten Workflow beizubehalten.
Haupttypen von Bürotechnologie
Heutzutage muss Bürotechnologie oft Arbeitskräfte unterstützen, die sowohl im Büro als auch remote arbeiten – was zu einem Anstieg von Tools wie Hot-Desk-Buchungssoftware führt.
Im Folgenden habe ich Bürohardware und -software in die gängigsten Kategorien unterteilt:
Hardware
- Computer: Desktop-PCs, Laptops und Tablets.
- Drucker, Scanner, Kopierer: Geräte zum Verarbeiten von Dokumenten, Drucken und Scannen von Papierunterlagen.
- Telekommunikationsausstattung: Telefone, VoIP-Systeme, Videokonferenz-Tools usw.
- Netzwerkinfrastruktur: Server, Router und drahtlose Systeme für Internetzugang und Datenaustausch.
- Smart-/IoT-Technologien: Intelligente Büro-Technik wie adaptive Beleuchtung, Temperaturregelungen und Sensoren zur Überwachung von Bewegungen und Flächennutzung.
Software
- Büro-Produktivitätswerkzeuge: Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationen (z. B. Microsoft Office, Google Workspace).
- Kommunikationssoftware: E-Mail, Instant Messaging und Kollaborationswerkzeuge (z. B. Slack, Miro).
- Büroflächen-Management-Software: Systeme wie Hot-Desk-Buchung, Raumbuchung und Besuchermanagement-Software.
- Projektmanagement-Software: Tools zur Organisation und Nachverfolgung von Aufgaben (z. B. Trello, Asana).
- Enterprise-Systeme: Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Unternehmensressourcenplanung (ERP) und HR-Systeme.
9 unverzichtbare moderne Bürotechnologien
Auch wenn ich eine gute Kaffeemaschine als wichtigstes Bürogerät ansehe, finden Sie hier noch weitere Technologien, mit denen Sie einen produktiven, kollaborativen, effizienten, sicheren und smarten Arbeitsplatz schaffen.
1. Smarte Besprechungsräume
Smarte Besprechungsräume ermöglichen effiziente Planung, hochwertige Kommunikation und interaktives Brainstorming – und stärken so die Zusammenarbeit von Teams vor Ort und im Homeoffice.
Einige Beispiele sind:
- Konferenzraumausstattung: Smarter Bildschirm, große Monitore, Videokonferenzsysteme, hochwertige Mikrofone und Lautsprecher für virtuelle Meetings.
- Interaktive Whiteboards: Smartboards oder digitale Whiteboards für Echtzeit-Zusammenarbeit während Meetings und Brainstormings.
- Raumbuchungssysteme: Digitale Buchungsanzeigen außerhalb von Besprechungsräumen und Integration in Online-Kalender (z. B. Google Kalender) zur Reservierung von Arbeitsbereichen.
2. Vereinheitlichte Kommunikationssysteme
Unverbundene Kommunikationswerkzeuge können zu verpassten Nachrichten und Ineffizienzen führen – ein einheitliches System hält Teams standortunabhängig in Kontakt.
Durch die Integration von Telefonie, Video und Zusammenarbeit in einer einzigen Plattform können Unternehmen Arbeitsabläufe vereinfachen und die Produktivität steigern. Dies ist einer von vielen Vorteilen interner Kommunikationstools.
Beispiele sind:
- VoIP-Telefonsysteme: VoIP (Voice over Internet Protocol) ersetzt herkömmliche Festnetztelefone und integriert Sprachanrufe, Videokonferenzen und Messaging.
- Videokonferenz-Tools: Systeme wie Zoom, Microsoft Teams oder spezielle Videokonferenz-Hardware ermöglichen virtuelle Meetings mit entfernten Mitarbeitenden oder Kund:innen.
- Plattformen für Zusammenarbeit: Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Google Workspace erleichtern die interne Kommunikation, den Dateiaustausch und das Projektmanagement.
3. Ergonomische Arbeitsplätze und Ausstattungen
Sie werden mir sicher zustimmen, dass eine schlecht eingerichtete Arbeitsumgebung zu Unbehagen, Ermüdung und geringerer Effizienz führt, aber ergonomische Möbel und hochwertige Monitore helfen Mitarbeitenden, komfortabel und fokussiert zu bleiben.
Die Investition in die richtige Ausstattung steigert nicht nur die Produktivität, sondern unterstützt auch das langfristige Wohlbefinden.
Beispiele hierfür sind:
- Stehschreibtische und verstellbare Arbeitsplätze: Ergonomische Möbel, darunter höhenverstellbare Schreibtische und Stühle, fördern eine bessere Körperhaltung und Gesundheit.
- Duale oder Ultra-Weitbild-Monitore: Zwei Monitore oder große Ultra-Weitbildschirme erhöhen die Produktivität und erleichtern Multitasking.
4. Besuchermanagementsystem
Digitale Besuchermanagementsysteme unterstützen arbeitsreiche Büros, indem sie den Anmeldeprozess optimieren, die Sicherheit erhöhen und Störungen am Arbeitsplatz minimieren – sie sind daher unerlässlich für moderne Büroumgebungen.
Beispiele hierfür sind:
- Selbstbedienungs-Terminals: Digitale Anmeldestationen, an denen sich Besucher zügig eintragen und Gastgeber automatisch benachrichtigt werden können.
- Automatisches Ausdrucken von Besucherausweisen: Die sofortige Erstellung von Besucher-Badges ermöglicht eine einfache Identifizierung und Zutrittskontrolle.
- Liefermanagement: Systeme, die Paketzustellungen registrieren und Empfänger informieren, um Unterbrechungen am Empfang zu verringern.
- Besucherprotokolle & Berichte: Digitale Aufzeichnungen aller Besuchenden im Büro dienen Sicherheits- und Compliance-Zwecken.
5. Bürosicherheit und Zutrittskontrolle
Die Balance zwischen Sicherheit und Komfort ist im modernen Büro entscheidend. Fortschrittliche Überwachungstechnik, intelligente Zugangskontrolle und starke Cyber-Sicherheitsmaßnahmen schützen sowohl physische als auch digitale Werte und geben Mitarbeitenden ein sicheres Gefühl – während Firmendaten geschützt werden.
Beispiele hierfür sind:
- Überwachungskameras: Hochwertige Videoüberwachungssysteme für die Sicherheitskontrolle.
- Zutrittskontrollsysteme: Zugangskontrollsysteme mit Schlüsselkarte, biometrischer Erkennung oder Smartphone-Nutzung zur Verwaltung des Zugangs zu Büroflächen.
- Cybersecurity-Lösungen: Firewall, Antivirenprogramm und Verschlüsselungssoftware zum Schutz der digitalen Infrastruktur und sensibler Daten.
6. Intelligente Beleuchtungssysteme
Veraltete Beleuchtung kann Energie verschwenden und die Konzentration beeinträchtigen, während intelligente Lichtlösungen sich an Anwesenheit und Tageslicht anpassen und so einen komfortablen sowie energieeffizienten Arbeitsplatz schaffen.
Diese Systeme senken nicht nur die Kosten, sondern fördern auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Beispiele sind:
- Automatische Lichtsteuerung: Intelligente Lichtsysteme nutzen Bewegungssensoren, um das Licht je nach Anwesenheit ein- oder auszuschalten. Dies hilft, den Energieverbrauch und die Kosten zu senken.
- Tageslichtnutzung: Sensoren regulieren die Helligkeit der Innenbeleuchtung je nach vorhandenem Tageslicht und schaffen so eine energieeffiziente Umgebung.
7. Intelligente Klimasteuerung (HVAC-Systeme)
Eine unangenehme Bürotemperatur kann die Produktivität mindern und die Energiekosten erhöhen.
Intelligente Klimaanlagen (HVAC-Systeme) passen sich automatisch an Anwesenheit und Vorlieben an und sorgen so für eine angenehme und kosteneffiziente Arbeitsatmosphäre. Beispiele sind:
- Vernetzte Thermostate: Intelligente Thermostate, die die Temperatur im Büro überwachen und Heizung, Lüftung sowie Klimaanlage für optimalen Komfort und Energieeinsparung anpassen können.
- Zonensteuerung: Diese Systeme ermöglichen es, dass unterschiedliche Bereiche des Büros individuell auf Belegung oder spezielle Bedürfnisse abgestimmte Temperatureinstellungen erhalten.
Traumhaft!
8. Belegungssensoren und Raumnutzung
Unzureichend genutzte Büroflächen und überfüllte Bereiche können die Effizienz und das Mitarbeitererlebnis beeinträchtigen.
Belegungssensoren und Hot-Desking-Lösungen liefern Echtzeitdaten zur Optimierung der Arbeitsplatzauslastung und erleichtern die Verwaltung flexibler Arbeitsmodelle. Beispiele hierfür sind:
- Raum- und Schreibtischsensoren: Sensoren können die Belegung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und Gemeinschaftsflächen überwachen. Diese Daten helfen, die Raumnutzung zu optimieren, Überbelegung zu vermeiden und die Arbeitsplatzplanung zu verbessern.
- Hot-Desking-Lösungen: Vernetzte Systeme können Arbeitsplätze oder Schreibtische dynamisch entsprechend der Bedürfnisse der Mitarbeitenden zuteilen, was Unternehmen mit flexiblen und hybriden Arbeitsmodellen unterstützt. Gute Beispiele für Software zur Büroflächenverwaltung sind OfficeSpace und Deskfound.
9. Integration mobiler Geräte
Da Mitarbeitende ihre eigenen Geräte für die Arbeit nutzen, können Sicherheit und Konnektivität zu Herausforderungen werden.
BYOD-Unterstützung und Management mobiler Geräte gewährleisten einen nahtlosen, sicheren Zugang zu den Bürosystemen, sodass die Produktivität hoch und sensible Informationen geschützt bleiben.
- Bring your own device (BYOD)-Unterstützung: Systeme, die eine sichere Integration der persönlichen Geräte von Mitarbeitenden mit den Bürosystemen ermöglichen (z.B. sicherer mobiler Zugriff auf E-Mails und Cloud-Dateien).
- Mobile-Device-Management (MDM): Tools, die bei der Verwaltung und Sicherung von dienstlich genutzten mobilen Geräten helfen.
8 Schritte zur Auswahl und Implementierung neuer Büro-Technologien
Bürotechnologien, die im Einklang eingesetzt werden, schaffen Arbeitsumgebungen, in denen Menschen gerne arbeiten. Aber ohne durchdachten Plan scheitert eine wahllose Einführung meist.
Stattdessen erfordert die Auswahl und Einführung neuer Technologien im Büro ein überlegtes Vorgehen.
1. Bedarf ermitteln
- Schwachstellen identifizieren: Verstehen Sie die aktuellen Ineffizienzen oder Herausforderungen in Ihrem Büro (z.B. Kommunikationsprobleme, langsame Abläufe, veraltete Tools).
- Mitarbeitereinbindung: Holen Sie Feedback von Mitarbeitenden zu den Herausforderungen ein und fragen Sie nach Technologien, die ihrer Meinung nach helfen könnten.
- Unternehmensziele: Stimmen Sie die neue Technologie mit Ihren Geschäftszielen ab, z.B. bessere Zusammenarbeit, Wachstum, effizientere Nutzung des Büroraums oder Einführung flexibler Arbeitsmodelle.
2. Lösungen recherchieren und vergleichen
- Wichtige Funktionen bestimmen: Ermitteln Sie auf Basis Ihrer Anforderungen die notwendigen Funktionen (z.B. Cloud-Speicher, Automatisierung, Sicherheit).
- Anbietervergleich: Recherchieren Sie mehrere Anbieter und vergleichen Sie deren Angebote bezüglich:
- Preis und Skalierbarkeit
- Benutzerfreundlichkeit
- Kundensupport und Service-Level-Agreements (SLA)
- Integration in bestehende Systeme.
- Bewertungen lesen: Suchen Sie nach Nutzerfeedback, Fallstudien oder unabhängigen Rezensionen, um die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Technologie zu prüfen.
3. Budget festlegen
- Gesamtkosten berücksichtigen: Beziehen Sie sowohl Anschaffungskosten als auch laufende Ausgaben wie Abonnements, Schulung, Wartung und Upgrades ein.
- Return on Investment (ROI): Schätzen Sie, wie die Technologie Zeit spart, Kosten reduziert oder den Umsatz im Laufe der Zeit steigert. Der Artikel von Dan George zu HR Financial Literacy kann hier hilfreich sein.
4. Beteiligte einbeziehen
- Akzeptanz sichern: Präsentieren Sie Ihre Erkenntnisse den wichtigsten Interessengruppen (z. B. Führungsteam, Abteilungsleitungen) und erläutern Sie die Vorteile, Kosten und Risiken.
- Kollaborative Entscheidungsfindung: Stellen Sie sicher, dass alle Abteilungen, die von der neuen Technologie betroffen sind, ein Mitspracherecht haben, insbesondere IT, Personalwesen oder Finanzen.
5. Pilotphase (wenn möglich)
- Testlauf durchführen: Wählen Sie nach Möglichkeit eine kleine Gruppe von Mitarbeitenden aus, um die Technologie im realen Arbeitsumfeld zu testen. Dadurch können Sie folgende Aspekte bewerten:
- Leichtigkeit der Einführung
- Kompatibilität mit bestehenden Arbeitsabläufen
- Tatsächlicher im Vergleich zum erwarteten Nutzen
- Feedback einholen: Sammeln Sie während der Pilotphase Rückmeldungen der Nutzer zur Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.
6. Implementierungsplanung
- Rollout-Plan entwickeln: Teilen Sie den Einführungsprozess in überschaubare Schritte auf, wie zum Beispiel:
- Technologie installieren und einrichten
- Gegebenenfalls Daten migrieren
- Integration in bestehende Systeme.
- Einweisung und Onboarding: Geben Sie ausführliche Anleitungen, damit sich Mitarbeitende im Umgang mit der neuen Technologie wohlfühlen. Ziehen Sie Benutzerhandbücher oder regelmäßige Q&A-Sessions in Betracht.
- Kommunikation: Kommunizieren Sie den Zeitplan des Rollouts, Erwartungen und etwaige Workflow- oder Prozessänderungen klar und verständlich.
7. Einführung und Erfolg überwachen
- Nutzung verfolgen: Überwachen Sie, wie die neuen Technologien eingesetzt werden und identifizieren Sie eventuelle Herausforderungen.
- Feedback einholen: Bitten Sie regelmäßig um Rückmeldungen zur neuen Technologie, um etwaige Probleme oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
- Erfolg messen: Vergleichen Sie die Leistungskennzahlen mit Ihren ursprünglichen Zielen (z. B. Zeitersparnis, Fehlerreduktion, mehr Zusammenarbeit).
8. Evaluieren und optimieren
- Regelmäßige Kontrollpunkte: Überprüfen Sie regelmäßig, welchen Einfluss die Technologie auf Ihr Unternehmen hat. Erreichen Sie die erwarteten Verbesserungen? Muss weiter optimiert werden?
- Upgrades und Weiterentwicklung: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder sich Technologien weiterentwickeln, sollten Sie auf neue Anforderungen reagieren und skalieren oder aufrüsten können.
Kommende Technologien
Ich dachte, ich beende den Artikel mit etwas Spaß und stelle einige der neuesten Bürotechnologien von Organisationen wie Google vor.
Projekt Starline
Googles Projekt Starline bietet 3D-Kommunikationsplattformen für Videokonferenzen, die ein realistisches Präsenzgefühl schaffen – ganz ohne Brille oder Headset. Diese Innovation macht virtuelle Meetings mitreißender und reduziert die Ermüdung durch Videokonferenzen.
Logitechs Spot
Geräte wie Logitechs Spot nutzen Millimeterwellenradar, um die Büroauslastung sowie Umgebungsfaktoren wie Temperatur und Luftqualität zu überwachen.
Diese winzigen Sensoren helfen, die Nutzung von Arbeitsbereichen zu optimieren und ein gesundes Büroumfeld aufrechtzuerhalten, indem sie Echtzeitdaten zur Raumnutzung und zu den Bedingungen liefern.
Büro-Roboter
Die Roboter kommen! Roboter wie „OfficeMate“ werden eingeführt, um bei praktischen Aufgaben zu helfen, soziale Interaktionen zu fördern und Gesundheit sowie Wohlbefinden im Büro zu unterstützen.
Eine Pilotbewertung zeigte, dass Nutzer Potenzial in solchen Robotern sehen, um Stress zu reduzieren und gesunde Gewohnheiten zu fördern.
Abonnieren Sie den People Managing People Newsletter
Die Welt der Bürotechnologie entwickelt sich ständig weiter. Um auf dem neuesten Stand zu bleiben, abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Unternehmensführungskräfte. Sie erhalten all unsere aktuellen Inhalte, die Ihnen dabei helfen, in Ihrer Karriere voranzukommen und mehr Wirkung in Ihrer Organisation zu erzielen.
