Ist Ihre Organisation bereit für HR-Technologie?
Eine häufige Frage, die jeder gestellt bekommt, der neue Technologie für sein Unternehmen anschaffen möchte, lautet: „Wo ist der Business Case?“ Um diese Frage zu beantworten oder einen Business Case zu erstellen, müssen Sie einige Dinge wissen.
In diesem Artikel spreche ich über die beiden wichtigsten Aspekte der finanziellen Analyse bei der Auswahl neuer Technologien: Kosten und finanzielle Vorteile.
In diesem Artikel erfahren Sie:
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Die tatsächlichen Kosten von HR-Technologie
In meinen Jahren der Implementierung verschiedener HR-Lösungen wurde mir immer wieder die gleiche Frage gestellt: „Was wird das wirklich kosten?" Das ist eine sehr berechtigte Frage.
Um also die Gesamtkosten des Besitzes (allgemein bekannt als „TCO“ für Total Cost of Ownership) ins rechte Licht zu rücken, finden Sie unten eine Übersicht über die Kosten, die bei den meisten Technologiekäufen anfallen.
Rechts- und Beschaffungskosten
Es mag überraschen, aber wenn Sie vorhaben, Technologie zu kaufen und keine eigene Beschaffungs- und Rechtsabteilung zur Unterstützung haben, müssen Sie möglicherweise Geld in externe rechtliche und beschaffungsbezogene Unterstützung investieren.
Obwohl die meisten Anbieter Standardbedingungen haben, denen Sie einfach zustimmen können, sollten Sie diese sorgfältig lesen und gegebenenfalls zugunsten Ihres Unternehmens verhandeln. Wenn Sie jedoch nicht ins Detail gehen möchten, sollten Sie darauf vorbereitet sein, den Angebotsbedingungen des Anbieters zuzustimmen.
Softwarekosten
Dies ist die bekannteste und am weitesten verbreitete Kostenart. Wenn Sie Technologie oder Nutzungsrechte kaufen wollen, müssen Sie dafür bezahlen. In der Regel handelt es sich um eine jährliche Gebühr pro Nutzer, speziell beim Kauf von Cloud-Software.
Beachten Sie, dass einige Anbieter auch variable Gebühren je nach Benutzerart erheben. Beispielsweise können Lizenzen für Endnutzer mit Leserechten günstiger sein als solche für Super-Administratoren.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Anbieter oft Rabatte gewähren, wenn Sie sich für eine Laufzeit von 3 bis 5 (oder mehr) Jahren entscheiden. Es ist ähnlich wie bei Mobilfunkverträgen: Wenn Sie ein Modell ohne Vertrag oder mit Zahlung nach Nutzung wählen, zahlen Sie in der Regel mehr als bei einem Vertragsabschluss.
Dritthersteller-Softwarekosten
Falls die von Ihnen gekaufte Software „Plugins“ oder zusätzliche Tools von Drittanbietern benötigt, entstehen dafür ebenfalls zusätzliche Kosten. Ein gutes Beispiel für Dritthersteller-Software sind Anbieter für Stellenanzeigen. Beim Kauf von Recruiting-Software benötigen Sie eventuell eine weitere Lösung, um Inserate gleichzeitig auf mehreren Stellenbörsen zu veröffentlichen.
Ein weiteres Beispiel ist die Integration Ihrer neuen Software in ein bereits bestehendes internes System. Für die Datenübertragung zwischen den Systemen, eventuell mit Datenumwandlung oder Berechnungen, benötigen Sie möglicherweise ein Integrations-Tool, das zusätzlich zu den Grundgebühren anfällt.
Implementierungskosten
Im Gegensatz zum Kauf von Apps im iTunes- oder Google Play Store erfordern die meisten Office-Programme (auch Cloud-Lösungen) eine gewisse Konfiguration. Normalerweise ist es also nicht so einfach wie „anschalten und loslegen“. Wenn Sie jedoch günstige Start-up-Tools nutzen, sind oft keine aufwändigen Voreinstellungen nötig.
Bietet Ihr Softwareanbieter nur die Software an und erwartet, dass Sie die Konfiguration selbst übernehmen, oder werden Beratungsfirmen für die Implementierung zugelassen, wird diese Dienstleistung typischerweise separat in Rechnung gestellt. Hierzu zählt das Anpassen der Plattform an Ihre Unternehmensprozesse, die Konfiguration, das Testen sowie die eigentliche Systemeinführung.
Diese Kosten können sich aus einer Vielzahl von Posten zusammensetzen, wie etwa funktionale Berater, technische HR-Berater, die Geschäftsprozessanalyse, Projektmanagement, Tester, Datenbereinigung, Standardisierung, Formatierung und vieles mehr. Es ist zudem wichtig zu beachten, dass für jede Drittanbieter-Software höchstwahrscheinlich eine Implementierungs- oder Einrichtungsgebühr anfällt.
Interne Implementierungskosten
Oft vergessen Unternehmen, die Kosten für interne Ressourcen oder die Hinterfüllung von Ressourcen einzukalkulieren, die zur Umsetzung des Projekts benötigt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen Fachexperten, Tester, technische Mitarbeitende, Projektleiter oder andere Rollen benötigen, je nach Größe und Umfang des Projekts.
Vergessen Sie nicht, für diese Ressourcen ein Budget festzulegen, insbesondere wenn Sie Ihre internen Mitarbeitenden während der Projektlaufzeit hinterfüllen müssen.
Integrationskosten
Ich habe bereits zuvor die Kosten für Integrationstools erwähnt, aber Sie müssen auch die Kosten für das tatsächliche Design, die Konfiguration/Entwicklung, das Testen und die Implementierung der Integration berücksichtigen. Diese Kosten sind sehr ähnlich wie bei der Implementierung, allerdings benötigen Sie hier IT-Ressourcen.
Der Implementierungspartner wird in der Regel zuerst einen Workshop mit Ihnen durchführen, um zu verstehen, welche Integrationen Sie realisieren möchten, welche Daten Sie verbinden wollen und wie (häufig) die integrierten Systeme miteinander kommunizieren sollen.
Wenn es sich beispielsweise um die Integration von Gehaltsabrechnungs- und Zeiterfassungssystemen handelt, müssen diese ständig miteinander kommunizieren. Auf dieser Grundlage wird dann eine ganz andere Kostenschätzung ermittelt, als wenn zwei Systeme nur einmal pro Woche oder nur wenige Male im Jahr synchronisiert werden müssen.
Zu beachten ist auch, dass Sie bei der Integration von zwei verschiedenen Anbieterprodukten wahrscheinlich an beide Anbieter zahlen müssen, damit sie die Konzeption, Entwicklung, das Testen und die Implementierung der Integration unterstützen und begleiten.
Support-Kosten
Support kann in zwei einfache Teile gegliedert werden:
- Unmittelbar nach dem Go-Live/Gewährleistungsphase, und
- Regelbetrieb (Business as Usual, BAU).
Die meisten Softwareanbieter inkludieren den Standard-BAU-Support in den Lizenzgebühren. Dennoch ist es wichtig, zu überprüfen, welcher Support unmittelbar nach der Implementierung für Key User, funktionale Anwender und technische Anwender verfügbar ist. Sobald Sie Ihr neues Tool nutzen, werden mit Sicherheit Fragen aufkommen.
Der Support direkt nach dem Go-Live ist komplizierter. Manche Implementierungspartner berechnen Beratungsgebühren, um Ihren Nutzern unmittelbar nach dem Go-Live zusätzliche Unterstützung zu bieten. Zudem ist zu beachten, dass bei bestehenden Integrationen Support für sämtliche angebundenen Produkte benötigt wird, was Ihre Betriebskosten erhöht.
In manchen Fällen entscheiden sich Firmen dazu, jemanden intern für den Integrationssupport auszubilden. Doch auch diese Weiterbildung verursacht Kosten, ebenso wie die regelmäßige Aktualisierung der Kenntnisse, wenn die Software ein Upgrade erhält.
Ein zusätzlicher Support-Kostenpunkt ist die Erhöhung der Anzahl der Lizenzen für ein Helpdesk-/Ticketingsystem, das benötigt wird, um interne Supportanfragen zu dokumentieren. Dies ermöglicht die Nachverfolgung und Analyse von Fragestellungen oder Problemen, die für Nutzer durch die Veränderung entstehen.
Change Management Kosten
Hoffentlich sind Sie sich bei der Einführung von Technologie der Notwendigkeit eines Change Managements bewusst. Das betrifft nicht nur die Kosten für die Schulung der Nutzer. Auch wenn dies ein wichtiger Teil ist, ist es nicht die Gesamtheit der Veränderungskosten.
Die Änderungskosten sollten auch die Ausgaben für eine Change-Management-Ressource umfassen, die in der Lage ist, die Auswirkungen einer Änderung auf die Bereiche Menschen, Prozesse und Technologie in Ihrer Organisation zu bewerten. Hinzu kommen Kosten, um Change Champions zu identifizieren und vorzubereiten sowie Anreize für die Akzeptanz der Veränderung zu schaffen und natürlich die Erstellung und Durchführung von Schulungsunterlagen.
Ein Unterkostenpunkt, der ein sehr wertvoller Veränderungstreiber ist, ist ein Business Analyst, der dabei hilft, Prozessdokumentationen aufgrund der Einführung von Technologie oder Änderungen von Rollen zu erstellen, zu identifizieren oder zu aktualisieren.
Was sind die Vorteile?
Die meisten Organisationen haben sich (mutmaßlich) auf eine Reise begeben, um festzustellen, ob der Kauf von Technologie die beste Lösung für ein Problem ist.
Im besten Fall prüfen sie dabei ihre Alternativen, um sicherzugehen, dass diese Maßnahme wirklich die richtige ist. Es ist sehr üblich, dass Investoren eine Analyse der verfügbaren Optionen sehen möchten, um das Geschäftsproblem zu lösen.
Business Cases beinhalten traditionell die Kosten, Vorteile und Nachteile (sofern vorhanden) sowie die Risiken der drei Geschäfts-(Lösungs-)Optionen – Nichts tun, das Minimum tun, etwas tun.
Die Optionen "Do Minimum" und "Do Something" können manchmal in einem der kleineren Projekte zusammengefasst werden. Auf diesen Abschnitt folgt üblicherweise eine Investitionsbewertung aller Optionen, um die beste Lösung zu bestimmen. Wie bereits die Sprache vermuten lässt, basieren Business Cases in der Regel auf Fakten und Zahlen.
Da für alle Lösungsoptionen die Definition von Vorteilen und Nachteilen erforderlich ist, konzentriert sich der nächste Abschnitt darauf, die Kategorien von Vorteilen hervorzuheben und für jede einige Beispiele zu geben.
Strategisch
Die meisten, wenn nicht sogar alle Organisationen verfolgen eine Strategie. Diese ist den Mitarbeitenden nicht immer offensichtlich (ja, das wäre ein ganz anderes Thema für einen weiteren Beitrag!), aber üblicherweise wird sie jedes Jahr überprüft und alle fünf Jahre oder bei Bedarf neu definiert.
Dies sollte immer die erste Gruppe von Vorteilen oder Ausrichtungen sein, die vor jeder Entscheidung berücksichtigt werden. Das ist vielen, die einen Business Case schreiben, vielleicht nicht bewusst, ABER es sollte der wichtigste Faktor sein.
Wenn die strategische Ausrichtung eines Unternehmens darin besteht, ein technologiegetriebenes Geschäft zu sein, dann wiegt eine Investition in Technologie vielleicht schwerer als jede andere Lösung. Ein weiteres gutes Beispiel für eine Geschäftsstrategie kann das Ziel sein, Innovationsführer in der XYZ-Branche zu werden. Um in der Branche innovativ zu sein, spielt Technologie üblicherweise eine große Rolle.
Zielt die Unternehmensstrategie hingegen auf Optimierung ab, ist eine Investition in neue Technologie möglicherweise nicht so entscheidend wie etwa die Neugestaltung von Geschäftsprozessen oder Investitionen in Upgrades oder Reorganisationen. Letztendlich ist es also entscheidend, die Strategie zu kennen und die Lösungsoptionen darauf abzustimmen – das ist möglicherweise der wichtigste Vorteil, den es im Business Case hervorzuheben gilt.
Finanziell
Dies ist definitiv der am meisten erwartete Abschnitt jedes Business Case. Ein finanzieller Vorteil wird in der Regel einfach als etwas definiert, das entweder zur Wertsteigerung oder zur Kostensenkung beiträgt und letztendlich zu einer gesünderen Bilanz des Unternehmens führt.
Doch die Bestimmung dieser Vorteile kann schwierig sein – insbesondere, wenn das Unternehmen seine Prozesse, Mitarbeitenden, Technologie und relative Leistung in der Vergangenheit nicht gemessen hat. Ohne diese Kennzahlen ist es schwer, eine genaue Bewertung der Vorteile vorzunehmen, die sich in einen geschätzten Geldwert übersetzen lassen. In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, Preisstrukturen und Kostenaufstellung genau zu kennen, um eine präzise ROI-Berechnung zu ermöglichen.
Dennoch ist es möglich, Annahmen über all diese Aspekte zu treffen, um die Einsparungen zu berechnen. Dies ist eine akzeptable Option – je nach Risikobereitschaft des Unternehmens und abhängig davon, wo es sich im Lösungslebenszyklus befindet.
Wenn Ihr Unternehmen jedoch nicht in einer Krisen- oder Problemlösungsphase ist, dann kann die Messung von Menschen, Prozessen und Technologie sowohl bei der Berechnung von Einsparungen als auch beim besseren Verständnis des Problems helfen, um es zu lösen.
Hier einige wichtige Überlegungen bei der Messung der einzelnen Komponenten und bei den zugehörigen Berechnungen für Kosteneinsparungen:
1. Menschen
Wie viele Personen sind erforderlich, um XYZ zu erledigen? Wie viele Stunden benötigt Herr A für Aufgabe XYZ? Je nach angebotener neuer Lösung, z. B. Technologie, ergibt sich eine der folgenden Möglichkeiten:
- Wird die Anzahl erforderlicher Personen reduziert? Oder
- Wird die Zahl der für Aufgabe XYZ benötigten Stunden reduziert? Oder
- Vielleicht sogar beides?
Sie müssen angeben können, wie die Einsparungen verwendet werden. Wird beispielsweise der überzählige Personalbedarf abgebaut, werden Mitarbeitende umgeschichtet, oder übernehmen sie Aufgaben, die zuvor aufgrund von Zeitmangel nicht erfüllt werden konnten?
In manchen Fällen können Einsparungen entstehen, wenn eine höherbezahlte (hoch qualifizierte) Person durch eine geringer bezahlte ersetzt wird. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, die Einstellungskosten sowie eventuelle Trainingskosten mit einzuberechnen. Ein weiterer personeller Einsparungseffekt kann sich daraus ergeben, dass der Bedarf für manuelle Aufgaben entfällt – folglich auch das unterstützende Personal dafür.
2. Prozess
Dies ist in der Regel ein Bereich mit erheblichen Einsparpotenzialen. Um diese zu realisieren, ist es jedoch Voraussetzung, dass dokumentierte Prozesse mit festgelegten Ausgangsleistungswerten vorliegen. Ohne diese Ausgangswerte ist es schwierig, die Prozessverbesserungen und die Leistungssteigerung exakt zu berechnen – und damit auch die Reduktion von Fehlern oder erneutem Nacharbeiten.
Prozessverbesserungen können gemessen werden, indem die Zahl der Prozessschritte durch technologiegestützte Automatisierung reduziert wird. Außerdem misst man, wie die für die komplette Ausführung eines bestimmten Services benötigte Zeit sinkt. Das ermöglicht, mehr Transaktionen abzuwickeln und Prozessverantwortlichkeiten zu übertragen oder gemeinsam zu nutzen.
3. Technologie
Dies ist ein weiterer Bereich, der üblicherweise von Personalabteilungen nicht gemessen wird. In manchen Fällen messen IT-Abteilungen zwar die Systemleistung, aber nicht die Nutzungsperformance und schon gar nicht in Kombination mit den Prozessen. Dies ist tatsächlich ein Bereich mit enormem Lern- und Entwicklungspotenzial, wenn gemessen und genutzt wird.
Wie sieht das konkret aus? Beginnen Sie mit den Grundlagen: Wie viele „aktive“ Nutzer gibt es im System? Wie hoch ist ihre Abschlussrate bei den wichtigsten Aufgaben oder Transaktionen, die sie durchführen sollen? Wie lange benötigen die verschiedenen Nutzergruppen für ihre Aufgaben, vor allem, wenn Sie die gesamte Durchlaufzeit einschließlich prozessfremder Schritte erfassen? Und so weiter.
Nicht-finanzielle Vorteile
Dieser Bereich der Business-Case-Erstellung wird von den meisten Organisationen in der Regel gut abgedeckt. Im Folgenden finden Sie Beispiele, die ich im Laufe der Jahre bei Technologieeinführungen erlebt habe:
1. Verbesserung der Dienstleistungen für das Unternehmen
Auch wenn dies eine sehr allgemein definierte, nicht-finanzielle Nutzenkategorie ist, lässt sie sich in Kombination mit finanziellen Vorteilen rechtfertigen. Hierbei geht es vor allem um die Steigerung der Qualität und vielleicht auch der Quantität der für das Unternehmen, also die Endnutzer, erbrachten Leistungen und Transaktionen.
2. Verbesserte HR-Kompetenz
Dies ist ein häufig genannter Vorteil. Ich bin von diesem Punkt jedoch nicht völlig überzeugt, insbesondere, weil allein der Austausch manueller Transaktionen durch Technologie und damit mehr Zeit für „strategische“ Aufgaben die Personalabteilung nicht automatisch strategisch macht.
Was die Kompetenz der Personalabteilung tatsächlich verbessert, ist jedoch die Umsetzung von Technologieprojekten und die dabei (ver)lernten Fähigkeiten. Projektmanagement, Verhandlungsführung, Lieferantenmanagement, Datenmanagement, Konfigurationsmanagement, Planung, Testen usw. zu erlernen oder zu verbessern, sind hervorragende Möglichkeiten zur Stärkung der HR-Kompetenz. Ich würde sogar so weit gehen zu sagen, dass diese Aspekte in zukünftigen Projekten mit Kosteneinsparungen verbunden werden können und somit zur Realisierung finanzieller Vorteile beitragen.
3. Reduzierte Fehler und Nacharbeit
Dies ist ein Grenzfall finanzieller Vorteil. Die Kosten für unzufriedene Kunden oder Endnutzer sowie für Nacharbeiten werden gesenkt, und damit verringert sich auch die für Transaktionen benötigte Zeit. Auch dies ist ein Kostensenkungs- und -vermeidungsvorteil und kann für die finanzielle Nutzenrealisierung bedeutsam sein.
4. Verbesserte Datenintegrität
Auch dies ist ein Grenzfall finanzieller Vorteil. Durch die Einführung eines einheitlichen Systems als "Single Source of Truth" lässt sich die Qualität der verfügbaren Daten viel einfacher verbessern. Dies gilt jedoch nur, wenn geschäftliche Regeln vorgeben, was ins System eingegeben werden darf. Beim Umstieg von mehreren auf ein zentrales oder integriertes System wird dies häufig als Vorteil angeführt.
Zusammenfassung
Es gibt viele Möglichkeiten und Methoden zur Definition und Messung von Vorteilen. Wenn Sie jedoch alle relevanten Kategorien berücksichtigen, erzielen Sie eine fundiertere Business-Case-Kalkulation.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie Erkenntnisse teilen? Sie möchten wissen, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen nutzen kann? Vielleicht sollten Sie den Besuch einer Konferenz zum Thema HR-Technologie in Betracht ziehen, um mehr über diese Lösungen zu erfahren.
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