Ist Ihre Organisation bereit für HR-Technologie?
Wenn Sie versuchen, HR-Technologie für Ihr Unternehmen zu kaufen, benötigen Sie eine klare geschäftliche Begründung, die sowohl die Kosten als auch die finanziellen Vorteile abwägt. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie Sie diese beiden Schlüsselfaktoren analysieren, damit Sie Ihre Investition in HR-Technologie mit Zuversicht rechtfertigen können.
Die tatsächlichen Kosten von HR-Technologie
In meinen vielen Jahren der Implementierung verschiedenster HR-Lösungen wird mir immer wieder die gleiche Frage gestellt: „Was kostet das wirklich?“ Diese Frage ist absolut berechtigt.
Um den Gesamt Besitzkosten (im Englischen als „Total Cost of Ownership“, abgekürzt "TCO", bekannt) Kontext zu geben, finden Sie im Folgenden eine Aufschlüsselung der Kosten, die bei den meisten Technologiekäufen anfallen.
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Rechts- und Beschaffungskosten
Das mag überraschend sein, aber wenn Sie beabsichtigen, Technologie zu kaufen und keine interne Beschaffungs- oder Rechtsabteilung zur Unterstützung haben, müssen Sie gegebenenfalls Geld für rechtliche und beschaffungsbezogene Hilfe ausgeben.
Obwohl die meisten Anbieter Standardbedingungen haben, denen Sie zustimmen können, möchten Sie diese vielleicht dennoch lesen und gegebenenfalls im Sinne Ihres Unternehmens verhandeln. Falls Sie sich jedoch nicht mit Details beschäftigen möchten, sollten Sie bereit sein, die Bedingungen des Anbieters zu akzeptieren.
Softwarekosten
Dies ist die gängigste und bekannteste Kostenkategorie. Wenn Sie Technologie erwerben oder Nutzungsrechte kaufen möchten, müssen Sie eine Gebühr zahlen. In der Regel handelt es sich dabei um eine jährliche Gebühr pro Nutzer, speziell beim Kauf von Cloud-Software.
Es ist wichtig zu beachten, dass einige Anbieter auch variable Gebühren je nach Nutzertyp berechnen. Kaufen Sie beispielsweise Lizenzen für Endnutzer mit Leserechten, sind diese vermutlich günstiger als Superadministrator-Lizenzen.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Anbieter gewähren oft ein Rabattangebot, wenn Sie sich für eine Laufzeit von drei, fünf (oder mehr) Jahren verpflichten. Das ist vergleichbar mit einem Mobilfunkvertrag: Bei einem Vertrag ohne Bindung oder einem Prepaid-Tarif zahlen Sie in der Regel mehr als bei einem längerfristigen Vertrag.
Kosten für Drittanbieter-Software
Wenn die von Ihnen beabsichtigte Software zusätzliche „Plug-ins“ oder Tools von Drittanbietern erfordert, müssen Sie auch dafür eine Gebühr entrichten. Ein gutes Beispiel für Drittanbieter-Software sind Jobbörsen-Aggregatoren. Wenn Sie Recruiting-Software kaufen, benötigen Sie eventuell ein weiteres Tool, um Ihre Stellenanzeigen gleichzeitig auf mehrere Webseiten zu veröffentlichen.
Ein weiteres Beispiel wäre die Integration Ihrer neuen Software mit einem bestehenden internen System. Um die Daten zwischen den Systemen zu übertragen und eventuell Berechnungen oder Formatierungen durchzuführen, kann ein Integrations-Tool nötig sein, das zusätzliche Kosten verursacht.
Implementierungskosten
Im Gegensatz zum Kauf von Apps bei iTunes oder im Google Play Store erfordert die meisten Bürosoftware (auch Cloud-Lösungen) eine gewisse Konfiguration. Es ist meist nicht so einfach wie „anschalten und loslegen“. Wenn Sie allerdings günstige Start-up-Tools verwenden, kann die Konfiguration entfallen.
Wenn Ihr Anbieter nur die Software bereitstellt und erwartet, dass Sie diese selbst „aktivieren“, oder wenn Beratungsunternehmen die Produkte weiterverkaufen, wird in der Regel eine Gebühr für diese Dienstleistung berechnet. Diese Kosten beziehen sich darauf, die Softwareplattform an die Prozesse Ihres Unternehmens anzupassen, sie zu konfigurieren, zu testen und einzuführen.
Zu diesen Kosten zählen mehrere Leistungen wie funktionale Berater, technische HR-Berater, Geschäftsprozessanalysen, Projektmanagement, Tester, Datenbereinigung, Standardisierung, Formatierung und so weiter. Beachten Sie auch, dass für Drittanbieter-Software in der Regel eine zusätzliche Implementierungs- oder Einrichtungsgebühr anfällt.
Interne Implementierungskosten
Unternehmen vergessen häufig, die Kosten für interne Ressourcen oder Vertretungen einzukalkulieren, die für die Umsetzung des Projekts nötig sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen Fachexperten, Tester, Technikressourcen, Projektmanager oder andere Rollen je nach Umfang des Projekts benötigen.
Vergessen Sie nicht, für diese Ressourcen ein Budget einzuplanen – insbesondere, wenn Sie Ihre internen Ressourcen während der Projektarbeit vertreten lassen müssen.
Integrationskosten
Ich habe zuvor die Kosten für Integrationstools erwähnt, aber Sie müssen auch die Kosten für die eigentliche Konzeption, Konfiguration/Entwicklung, das Testen und die Implementierung der Integration berücksichtigen. Diese sind den Implementierungskosten sehr ähnlich, aber diesmal benötigen Sie IT-Ressourcen.
Der Implementierungspartner führt in der Regel zunächst einen Scoping-Workshop mit Ihnen durch, um zu verstehen, welche Integrationen Sie aufbauen möchten, welche Art von Daten Sie verbinden wollen und wie (oft) die integrierten Systeme miteinander kommunizieren sollen.
Wenn es sich beispielsweise um eine Integration Ihrer Gehaltsabrechnung und Zeiterfassungssysteme handelt, müssen diese ständig miteinander kommunizieren. Auf dieser Basis werden die Integrationskosten kalkuliert, die sich deutlich von denen zweier Systeme unterscheiden, die nur einmal pro Woche oder ein paar Mal pro Jahr aktualisiert werden müssen.
Es ist wichtig zu beachten, dass Sie beim Integrieren von Produkten verschiedener Anbieter vermutlich beide Anbieter dafür bezahlen müssen, dass sie die Entwicklung, das Testen und die Implementierung der Integration untersuchen und unterstützen.
Supportkosten
Support kann in zwei einfache Bereiche unterteilt werden:
- Unmittelbar nach dem Go-Live/der Garantiephase, und
- Laufender Betrieb (Business as Usual, BAU).
Die meisten Softwareanbieter inkludieren den Standard-BAU-Support in den Lizenzgebühren. Es ist jedoch wichtig zu prüfen, welcher Support für Power User, fachliche und technische Nutzer unmittelbar nach der Implementierung zur Verfügung steht. Sobald Sie anfangen, Ihre neuen Tools zu nutzen, tauchen mit Sicherheit Fragen auf.
Die Unterstützung nach dem Go-Live gestaltet sich schwieriger. Manche Implementierungspartner berechnen Beratungsgebühren, um Ihren Nutzern unmittelbar nach dem Go-Live zusätzliche Unterstützung („TLC") zu geben. Ebenso wichtig ist es zu wissen, dass Sie bei vorhandenen Integrationen Support für alle eingebundenen Anbieterprodukte benötigen, was die operativen Kosten erhöht.
In manchen Fällen entscheiden sich Unternehmen dazu, intern jemanden für den Integrationssupport zu schulen. Aber auch das Erlernen neuer Fähigkeiten kostet Geld — ebenso wie die regelmäßige Weiterbildung, etwa wenn die Software ein Upgrade erhält.
Eine zusätzliche Supportkostenquelle besteht in der Erhöhung der Anzahl an Lizenzen für jedes Helpdesk-/Ticketingsystem, das intern zur Dokumentation von Supportanfragen/-emails erforderlich ist. Dadurch können Art und Umfang der Nutzeranfragen und -probleme analysiert werden, die durch die Einführung von Veränderungen entstehen.
Kosten für Change Management
Hoffentlich sind Sie sich bei der Einführung von Technologie bewusst, wie wichtig Change Management ist. Dabei handelt es sich nicht nur um die Kosten für die Schulung Ihrer Nutzer. Auch wenn das ein wichtiger Teil ist, macht es nicht die gesamten Veränderungskosten aus.
Die Kosten des Wandels sollten Kosten für eine Change-Management-Ressource beinhalten, die in der Lage ist, die Auswirkungen der Einführung von Veränderungen auf die Bereiche Menschen, Prozesse und Technologie Ihres Unternehmens zu beurteilen. Hinzu kommen Kosten für Identifizierung und Vorbereitung von "Change Champions", Prämien für die Akzeptanz von Veränderungen sowie natürlich Erstellung und Durchführung von Trainingsmaterialien.
Ein wertvoller zusätzlicher Kostenfaktor als Treiber für Veränderungen ist ein Business Analyst, der unterstützt, indem er Prozessdokumentationen bei Einführung von Technologie und veränderten Rollen identifiziert und erstellt/aktualisiert.
Was sind die Vorteile?
Die meisten Organisationen haben sich (vermutlich) auf den Weg gemacht, um herauszufinden, ob die Anschaffung von Technologie die beste Lösung für ein bestimmtes Problem ist.
Aber im Idealfall analysieren sie in den meisten Fällen die Möglichkeiten, um zu überprüfen, ob dies tatsächlich die richtige Lösung ist. Es ist völlig üblich, dass Investoren eine Analyse der verfügbaren Optionen sehen wollen, um das Geschäftsproblem zu lösen.
Business Cases beinhalten traditionell Kosten, Vorteile und mögliche Nachteile sowie die mit den drei Geschäfts- (Lösungs-)optionen verbundenen Risiken: Nichts tun, das absolute Minimum tun, oder etwas unternehmen.
Die Optionen „Das Minimum tun" und „Etwas tun" werden manchmal in kleinen Projekten zusammengefasst. Anschließend folgt in diesem Abschnitt in der Regel eine Investitionsbewertung aller Optionen, um die beste Lösung zu ermitteln. Wie die Sprache schon andeutet, sind Business Cases auf Fakten und Zahlen ausgerichtet.
Da alle Lösungsoptionen die Definition von Vorteilen und Nachteilen erfordern, liegt der Fokus im nächsten Teil darauf, die Kategorien von Vorteilen hervorzuheben und für jede einige Beispiele zu geben.
Strategisch
Die meisten Organisationen, wenn nicht sogar alle, haben eine Strategie. Diese ist den Mitarbeitenden nicht immer offensichtlich (das ist allerdings ein ganz anderes Problem, auf das wir in einem anderen Beitrag eingehen können!), aber in der Regel existiert sie, wird jedes Jahr überprüft und alle fünf Jahre oder bei Bedarf neu definiert.
Dies sollte immer der erste Nutzen oder die erste Ausrichtung sein, die vor jeder Entscheidungsfindung berücksichtigt wird. Das ist vielen, die einen Business Case verfassen, möglicherweise nicht bewusst, sollte aber der wichtigste Faktor sein, den es zu berücksichtigen gilt.
Wenn die strategische Ausrichtung eines Unternehmens darin besteht, ein technologiegetriebenes Unternehmen zu sein, wiegt die Investition in Technologie schwerer als jede andere Lösung. Ein weiteres gutes Beispiel für eine Geschäftsstrategie könnte sein, eine Führungsposition bei Innovationen in der XYZ-Branche einzunehmen. Um in der Branche innovativ zu sein, spielt Technologie in der Regel eine große Rolle.
Wenn sich die Geschäftsstrategie allerdings auf Optimierung ausrichtet, wiegt die Investition in neue Technologien womöglich weniger als etwa die Neugestaltung von Geschäftsprozessen oder Investitionen in Upgrades oder Restrukturierungen usw. Die Quintessenz ist also: Wer die Strategie kennt und seine Lösungsoptionen darauf ausrichtet, unterstützt die Strategie und hebt möglicherweise den wichtigsten Nutzen im Business Case hervor.
Finanziell
Das ist definitiv der meist erwartete Abschnitt jedes Business Cases. Ein finanzieller Nutzen wird üblicherweise so definiert, dass er entweder dazu beiträgt, den Wert zu steigern oder die Kosten zu senken und letztlich zu einer gesünderen Bilanz des Unternehmens führt.
Diese Vorteile zu bestimmen, kann jedoch schwierig sein – vor allem, wenn das Unternehmen bislang nicht seine Prozesse, Mitarbeitenden, Technologien und die entsprechende Performance gemessen hat. Ohne Messung all dieser Aspekte ist es sehr schwierig, eine genaue Einschätzung der Vorteile zu bekommen, die sich in einen geschätzten Geldwert übersetzen lassen. Hier wird das detaillierte Verstehen von Preismodellen und Kostenaufteilungen essenziell, um den ROI präzise berechnen zu können.
Das heißt, es ist möglich, Annahmen zu diesen Aspekten zu treffen, um die Einsparungen in Dollar zu berechnen. Je nach Risikobereitschaft des Unternehmens und dem Stand im Lebenszyklus der Lösungen ist dies akzeptabel.
Wenn sich das Unternehmen allerdings nicht in einer Krise oder einer akuten Problemlösungsphase befindet, kann das Messen von Personal, Prozessen und Technologie nicht nur bei der Berechnung der Dollar-Einsparungen helfen, sondern auch dabei, das Problem besser zu verstehen, um es schließlich zu lösen.
Hier sind einige wichtige Überlegungen, wenn Sie diese Komponenten messen und damit verbundene Einsparungen berechnen:
1. Personal
Wie viele Personen braucht es für Aufgabe XYZ? Wie viele Stunden benötigt Herr A für die Aufgabe XYZ? Je nach angebotener neuer Lösung – z. B. Technologie – lässt sich feststellen, ob:
- Die Anzahl benötigter Personen verringert werden kann? Oder
- Die für die Aufgabe XYZ benötigte Zeit gesenkt werden kann? Oder
- Vielleicht beides?
Sie müssen angeben können, wie Einsparungen eingesetzt werden. Zum Beispiel: Wird die nicht mehr benötigte Belegschaft reduziert, umgeschult oder so eingesetzt, dass zusätzliche Aufgaben, die vorher aus Zeitgründen nicht erledigt wurden, übernommen werden können?
In einigen Fällen können Einsparungen auch dadurch erzielt werden, dass eine höher bezahlte (hochqualifizierte) Person durch eine niedriger bezahlte Person ersetzt wird. In diesem Fall ist es jedoch wichtig, die Austausch-Rekrutierungskosten sowie alle trainingsbezogenen Kosten zu berücksichtigen. Ein weiterer personalbezogener Nutzen entsteht durch die Abschaffung manueller Aufgaben sowie der Personen, die diese unterstützen.
2. Prozess
Hier verbergen sich meist erhebliche Einsparpotentiale. Um diese realisieren zu können, ist allerdings eine zentrale Voraussetzung, dass Prozesse dokumentiert und die Serviceleistungen mit Ausgangswerten (Baselines) gemessen wurden. Ohne diese Grundlagen ist es schwierig, Verbesserungen bei der Prozessausführung und -leistung sowie bei der Reduzierung von Fehlern und Nacharbeiten zu berechnen.
Prozessverbesserungen lassen sich beispielsweise durch die Reduzierung von Prozessschritten durch technologiegestützte Automatisierung messen. Ebenso misst man, wie die insgesamt aufgewendete Zeit zur Ausführung eines bestimmten Services für den Kunden sinkt. Dadurch können mehr Vorgänge bearbeitet werden und Verantwortlichkeiten im Prozess übertragen oder geteilt werden.
3. Technologie
Dies ist ein weiterer Bereich, der von HR-Abteilungen üblicherweise nicht gemessen wird. In manchen Fällen erfassen IT-Abteilungen zwar System-Performance, aber nicht die Nutzungs-Performance – schon gar nicht in Verbindung mit den Prozessen. Hier liegt großes Lern- und Empowerment-Potenzial, wenn gemessen und genutzt wird.
Wie sieht das konkret aus? Beginnen Sie mit den Grundlagen: Wie viele „aktive“ Nutzer gibt es im System? Wie hoch ist ihre Abschlussrate bei den Schlüsselaufgaben oder Transaktionen, die sie ausführen sollen? Wie lange benötigen Nutzer unterschiedlicher Arten, um Aufgaben zu erledigen – insbesondere, wenn Sie die gesamte Zeit inklusive nicht-systemgestützter Prozessschritte erfassen? Und vieles mehr.
Nicht-finanziell
Dies ist ein Bereich der Business Case-Erstellung, der von den meisten Organisationen in der Regel gut abgedeckt wird. Im Folgenden finden Sie Beispiele, die mir im Laufe der Jahre bei Technologieeinführungen begegnet sind:
1. Verbesserte Dienstleistungen für das Unternehmen
Dies ist zwar ein sehr vage definierter, nicht-finanzieller Vorteil, aber einer, der in Kombination mit finanziellen Vorteilen gerechtfertigt werden kann. Hierbei geht es um eine erhöhte Qualität und möglicherweise auch Quantität von Dienstleistungen und Transaktionen, die dem Unternehmen, d.h. den Endnutzern, bereitgestellt werden.
2. Verbesserte HR-Kompetenz
Dies ist ein häufig genannter Vorteil. Ich bin hiervon nicht völlig überzeugt, besonders weil der bloße Austausch von manuellen Transaktionen durch Technologie und das Verschaffen von mehr Zeit für HR, um 'strategisch' zu agieren, die Personalabteilung noch nicht strategisch macht.
Was jedoch die HR-Kompetenzen wirklich verbessert, ist der Prozess der Technologieeinführung und die Fähigkeiten, die dabei (ver)lernt werden. Projektmanagement, Verhandlungsführung, Lieferantenmanagement, Datenmanagement, Konfigurationsmanagement, Planung, Tests und vieles mehr zu erlernen oder zu verbessern, sind hervorragende Möglichkeiten, die HR-Kompetenz zu steigern. Ich würde sogar so weit gehen zu sagen, dass diese mit Kostenvermeidungs-Vorteilen für zukünftige Projekte in Verbindung gebracht werden können und somit zu finanziellen Vorteilen beitragen.
3. Weniger Fehler und Nacharbeit
Dies ist ein Grenzfall eines finanziellen Vorteils. Es reduziert die Kosten für unzufriedene Kunden oder Endnutzer sowie die Nacharbeit, also die benötigten Stunden, um Transaktionen abzuwickeln. Das ist wiederum ein Vorteil zur Kostensenkung und -vermeidung und kann für die Planung der Realisierung finanzieller Vorteile wertvoll sein.
4. Verbesserte Datenintegrität
Auch dies ist ein weiterer Grenzfall eines finanziellen Vorteils. Durch die Einführung eines einzigen Systems als zentrale Datenquelle lässt sich die Datenqualität deutlich verbessern. Dies ist jedoch nur zutreffend, wenn Geschäftsregeln festgelegt werden, welche Daten eingegeben werden dürfen. Beim Wechsel von mehreren Systemen zu einem einzigen oder integrierten Systemen wird dieser Vorteil häufig betont.
Zusammengefasst
Es gibt viele Bereiche und Methoden, um Vorteile zu definieren und zu messen. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass Sie alle passenden Kategorien von Vorteilen berücksichtigen, stärken Sie Ihre Business Case-Argumentation.
Haben Sie Fragen oder möchten Sie Einblicke teilen? Möchten Sie erfahren, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen Vorteile bringen kann? Vielleicht sollten Sie eine Konferenz mit Schwerpunkt HR-Technologie besuchen, um mehr über diese Lösungen zu erfahren.
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