Ist Ihre Organisation bereit für HR-Technologie?
Wenn Sie versuchen, HR-Technologie für Ihre Organisation zu kaufen, benötigen Sie eine klare Geschäftsbegründung, die sowohl die Kosten als auch die finanziellen Vorteile abwägt. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie Sie diese beiden Schlüsselfaktoren analysieren können, damit Sie Ihre Investition in HR-Technologie überzeugend rechtfertigen können.
Die tatsächlichen Kosten von HR-Technologie
In meinen langjährigen Erfahrungen bei der Implementierung verschiedener HR-Lösungen werde ich immer wieder gefragt: „Was wird das wirklich kosten?". Das ist eine sehr berechtigte Frage.
Um also die Gesamtkosten des Betriebs (allgemein als „TCO“ bezeichnet) ins rechte Licht zu rücken, finden Sie im Folgenden eine Aufschlüsselung der Kosten, die für die meisten Technologiekäufe relevant sind.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kosten für Recht und Beschaffung
Das mag überraschend sein, aber wenn Sie Technologie kaufen möchten und keine interne Beschaffungs- und Rechtsabteilung haben, die Sie bei diesem Prozess unterstützt, müssen Sie möglicherweise Geld für rechtliche und beschaffungsbezogene Unterstützung ausgeben.
Obwohl die meisten Anbieter Standardbedingungen haben, denen Sie zustimmen können, möchten Sie diese möglicherweise lesen und so verhandeln, dass sie Ihre Organisation begünstigen. Wenn Sie jedoch damit zufrieden sind, nicht ins Detail zu gehen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, den Geschäftsbedingungen des Anbieters zuzustimmen.
Softwarekosten
Dies ist die gängigste und bekannteste Kostenkategorie. Wenn Sie Technologie oder die Nutzungsrechte dafür erwerben möchten, müssen Sie dafür eine Gebühr zahlen. In der Regel handelt es sich um eine jährlich anfallende Gebühr pro Benutzer, insbesondere wenn Sie Cloud-Software kaufen.
Es ist wichtig zu beachten, dass einige Anbieter auch variable Gebühren erheben, die von der Art des Benutzers abhängen. Wenn Sie beispielsweise Lizenzen für Endbenutzer mit ausschließlich lesendem Zugriff erwerben, können diese günstiger sein als Lizenzen für Superadministratoren.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Anbieter Ihnen möglicherweise einen ermäßigten Preis anbieten, wenn Sie sich für eine Laufzeit von 3 bis 5 (oder mehr) Jahren anmelden. Das ist wie bei einem Mobilfunktarif: Wenn Sie einen Tarif ohne Vertragsbindung oder nach dem Prinzip „Pay-as-you-go“ erwerben, wird Ihnen eine höhere Gebühr berechnet, als wenn Sie einen Vertrag abschließen.
Kosten für Drittanbietersoftware
Wenn die Software, die Sie kaufen möchten, „Plugins“ oder zusätzliche Tools von Drittanbietern erfordert, müssen Sie auch dafür eine Gebühr zahlen. Ein gutes Beispiel für Drittanbietersoftware sind Aggregatoren für Stellenausschreibungen. Wenn Sie Recruiting-Software kaufen, benötigen Sie möglicherweise ein weiteres Tool eines Drittanbieters, um Ihre Stellenanzeigen gleichzeitig auf mehreren Websites zu veröffentlichen.
Ein weiteres Beispiel wäre die Integration Ihrer neuen Software in ein bestehendes internes System. Um die Daten zwischen den Systemen zu übertragen und möglicherweise Berechnungen oder Formatänderungen vorzunehmen, benötigen Sie eventuell ein Integrationstool, für das zusätzlich zur Standardsoftware eine weitere Gebühr anfällt.
Implementierungskosten
Anders als beim Kauf von Apps aus dem iTunes Store oder dem Google Play Store erfordert die meiste Bürosoftware (auch Cloud-Software) ein gewisses Maß an Konfiguration. In der Regel ist es nicht so einfach, sie einzuschalten und sofort startklar zu sein. Wenn Sie jedoch kostengünstige Start-up-Tools verwenden, benötigen Sie möglicherweise keine Konfiguration.
Wenn Ihr Softwareanbieter nur die Software bereitstellt und erwartet, dass Sie sie „selbst einschalten“, oder Beratungsunternehmen den Weiterverkauf seiner Produkte ermöglicht, wird Ihnen für diesen Service wahrscheinlich eine Gebühr berechnet. Diese Kosten entstehen dadurch, dass die Softwareplattform übernommen, die für Ihr Unternehmen erforderlichen Prozesse im Zusammenhang mit dieser Funktionalität entworfen, die Software konfiguriert und getestet sowie implementiert wird.
Diese Kosten können beispielsweise funktionale Berater, technische HR-Berater, die Geschäftsprozessanalyse, Projektmanagement, Tester, Datenbereinigung, Standardisierung, Formatierung und vieles mehr umfassen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass für Drittanbietersoftware höchstwahrscheinlich eine Implementierungs- oder Einrichtungsgebühr anfällt.
Interne Implementierungskosten
Oft versäumen es Unternehmen, die Kosten für interne Ressourcen oder Ersatzressourcen zu berechnen, die für die Umsetzung des Projekts erforderlich sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen je nach Größe und Umfang des Projekts Fachexperten, Tester, technische Ressourcen, Projektmanager oder andere Rollen benötigen.
Vergessen Sie nicht, ein Budget für diese Ressourcen festzulegen, insbesondere wenn Sie Ihre internen Ressourcen ersetzen müssen, während diese am Projekt arbeiten.
Integrationskosten
Ich habe bereits zuvor die Kosten von Integrationstools erwähnt, aber Sie müssen auch die Kosten für die eigentliche Konzeption, Konfiguration/Entwicklung, Prüfung und Bereitstellung der Integration berücksichtigen. Dies ist den Implementierungskosten sehr ähnlich, aber diesmal benötigen Sie Ressourcen mit IT-Kenntnissen.
Der Implementierungspartner führt in der Regel zunächst einen Workshop zur Ermittlung des Umfangs mit Ihnen durch, um zu verstehen, welche Integrationen Sie erstellen möchten, welche Art von Daten Sie verbinden wollen und wie (oft) die integrierten Systeme miteinander kommunizieren sollen.
Wenn es sich beispielsweise um eine Integration Ihrer Lohnabrechnungs- und Zeiterfassungssysteme handelt, müssen diese ständig miteinander kommunizieren. Auf dieser Grundlage werden sie die Integrationskosten schätzen, die sich deutlich von den Kosten für zwei Systeme unterscheiden, die einmal pro Woche oder einige Male pro Jahr aktualisiert werden können.
Es ist wichtig zu beachten, dass Sie bei der Integration zweier Produkte verschiedener Anbieter wahrscheinlich beide Anbieter für die Untersuchung sowie die Konzeption, Entwicklung, Prüfung und Bereitstellung der Integration bezahlen müssen.
Supportkosten
Support kann in zwei einfache Bereiche unterteilt werden:
- Unmittelbarer Support nach der Produktivsetzung/im Rahmen der Gewährleistung und
- Geschäftsbetrieb (BAU).
Die meisten Softwareanbieter schließen standardmäßigen BAU-Support in die Lizenzgebühren ein. Es ist jedoch wichtig zu prüfen, welcher Support unmittelbar nach der Implementierung für Power-Benutzer, Fachanwender und technische Benutzer verfügbar ist. Sobald Sie anfangen, mit Ihren neuen Werkzeugen zu arbeiten, werden Sie sicherlich einige Fragen haben.
Der Support nach der Produktivsetzung ist schwieriger. Einige Implementierungspartner berechnen Ihnen Beratungsgebühren, um Ihren Benutzern unmittelbar nach der Produktivsetzung zusätzliche Unterstützung zu bieten. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass Sie bei vorhandenen Integrationen Support für alle integrierten Anbieterprodukte benötigen, was Ihre Betriebskosten erhöhen wird.
In manchen Fällen entscheiden sich Unternehmen möglicherweise dafür, jemanden intern für den Integrationssupport zu schulen. Eine Weiterqualifizierung verursacht jedoch ebenfalls Kosten, einschließlich der Aktualisierung dieser Kenntnisse bei jedem Software-Upgrade.
Eine zusätzliche Supportkostenposition ist eine Erhöhung der Anzahl von Lizenzen für jedes Servicedesk-/Ticketsystem, das erforderlich ist, um Supportanrufe und -E-Mails intern zu protokollieren. Dadurch können die Art der Fragen oder Probleme, die Benutzer aufgrund der Einführung der Änderung erleben, nachverfolgt und analysiert werden.
Kosten des Änderungsmanagements
Hoffentlich ist Ihnen bewusst, dass bei der Implementierung von Technologie Änderungsmanagement erforderlich ist. Dabei geht es nicht nur um die Kosten für die Schulung Ihrer Benutzer. Obwohl dies ein wichtiger Bestandteil ist, machen diese Kosten nicht die gesamten Kosten der Veränderung aus.
Die Kosten der Veränderung sollten die Kosten für eine Ressource im Änderungsmanagement umfassen, die in der Lage ist, die Menschen, Prozesse und Technologie Ihrer Organisation sowie die Auswirkungen der Einführung von Veränderungen auf all diese Bereiche zu bewerten. Hinzu kommen die Kosten für die Identifizierung und Vorbereitung von Veränderungsbotschaftern für ihre Rolle, Belohnungen für die Annahme der Veränderung und natürlich die Vorbereitung und Durchführung von Schulungen.
Ein Teilkostenfaktor, der ein sehr wertvoller Treiber für Veränderungen ist, ist ein Geschäftsanalyst, der dabei hilft, Prozessdokumentationen zu identifizieren und zu erstellen bzw. zu aktualisieren, sofern dies aufgrund der Einführung der Technologie und etwaiger Änderungen von Rollen erforderlich ist.
Welche Vorteile gibt es?
Die meisten Organisationen haben vermutlich einen Prozess durchlaufen, um festzustellen, ob der Kauf von Technologie der beste Weg zur Lösung eines Problems ist.
Hoffentlich analysieren sie jedoch in den meisten Fällen ihre Optionen, um zu prüfen, ob dies tatsächlich die richtige Antwort ist. Für Investoren ist es sehr üblich, eine Analyse der verfügbaren Optionen zur Lösung des Geschäftsproblems sehen zu wollen.
Geschäftsfallanalysen umfassen traditionell die Kosten, Vorteile und Nachteile (falls vorhanden) sowie die mit den drei Geschäfts- (Lösungs-)Optionen verbundenen Risiken – Nichts tun, das Nötigste tun, etwas tun.
Die Optionen „das Nötigste tun“ und „etwas tun“ können manchmal zu einem der kleineren Projekte zusammengefasst werden. Auf diesen Abschnitt folgt üblicherweise eine Investitionsbewertung aller Optionen, um die beste Lösung zu bestimmen. Wie bereits die Bezeichnung erkennen lässt, orientieren sich Geschäftsfallanalysen an Fakten und Zahlen.
Da für alle Lösungsoptionen Vorteile und Nachteile definiert werden müssen, konzentriert sich der nächste Abschnitt darauf, die Kategorien von Vorteilen hervorzuheben und für jede davon einige Beispiele zu nennen.
Strategisch
Die meisten, wenn nicht sogar alle, Organisationen verfolgen eine Strategie. Sie ist den Mitarbeitenden möglicherweise nicht immer offensichtlich (ja, das ist ein ganz anderes Problem, das in einem anderen Beitrag besprochen werden sollte!), aber normalerweise gibt es eine Strategie, die jedes Jahr überprüft und alle fünf Jahre oder nach Bedarf neu definiert wird.
Dies sollte stets die erste Gruppe von Nutzenaspekten oder die erste Abstimmung sein, die vor einer Entscheidung berücksichtigt wird. Für viele Personen, die den Business Case verfassen, ist dies möglicherweise nicht offensichtlich, aber es sollte der wichtigste zu berücksichtigende Faktor sein.
Wenn die strategische Ausrichtung eines Unternehmens darin besteht, ein technologieorientiertes Unternehmen zu sein, kann Investitionen in Technologie ein höheres Gewicht zukommen als jeder anderen Lösung. Ein weiteres hervorragendes Beispiel für eine Geschäftsstrategie könnte das Ziel sein, ein Innovationsführer in der XYZ-Branche zu werden. Um in der Branche innovativ zu sein, spielt Technologie in der Regel eine große Rolle.
Wenn Ihre Geschäftsstrategie jedoch auf Optimierung ausgerichtet ist, hat die Investition in neue Technologie möglicherweise nicht dasselbe Gewicht wie beispielsweise die Neugestaltung von Geschäftsprozessen oder Investitionen in Upgrades oder Umstrukturierungen und so weiter. Die Quintessenz lautet daher: Die Strategie zu kennen und Ihre Lösungsoptionen auf deren Unterstützung auszurichten, ist möglicherweise der wichtigste Nutzen, der im Business Case hervorgehoben werden sollte.
Finanziell
Dies ist zweifellos der am meisten erwartete Abschnitt jedes Business Cases. Ein finanzieller Nutzen wird in der Regel einfach als ein Nutzen definiert, der entweder zur Wertsteigerung oder zur Kostensenkung beiträgt und letztlich zu einer gesünderen Bilanz der Organisation führt.
Die Ermittlung dieser Nutzenaspekte kann jedoch schwierig sein, insbesondere wenn die Organisation ihre Prozesse, Mitarbeitenden, Technologie und relative Leistung bisher nicht gemessen hat. Ohne die Messung all dieser Aspekte ist es sehr schwierig, eine genaue Einschätzung der Nutzenaspekte zu erhalten, die in einen geschätzten Geldwert übersetzt werden kann. Hier wird das Verständnis detaillierter Preisstrukturen und Kostenaufstellungen für genaue ROI-Berechnungen unerlässlich.
Dennoch ist es möglich, Annahmen zu all diesen Aspekten zu treffen, um die finanziellen Einsparungen zu berechnen. Dies ist abhängig von der Risikobereitschaft der Organisation und davon, wo sie sich im Lebenszyklus der Lösungen befindet, eine akzeptable Option.
Wenn sich Ihre Organisation jedoch nicht in einer Krisen- oder Problemlösungssituation befindet, kann die Erfassung von Daten zu Mitarbeitenden, Prozessen und Technologie sowohl bei der Berechnung finanzieller Einsparungen als auch beim besseren Verständnis des Problems helfen, um es zu lösen.
Hier sind einige wichtige Überlegungen zur Messung dieser Komponenten und den damit verbundenen Berechnungen finanzieller Einsparungen:
1. Mitarbeitende
Wie viele Personen werden benötigt, um XYZ zu erledigen? Wie viele Stunden benötigt Herr A, um Aufgabe XYZ zu erledigen? Wie wirkt sich die angebotene neue Lösung, beispielsweise Technologie, auf Folgendes aus:
- Verringerung der erforderlichen Anzahl an Mitarbeitenden? Oder
- Verringerung der für die Aufgabe XYZ erforderlichen Zeit? Oder
- Beides vielleicht?
Sie müssen angeben können, wie die Einsparungen genutzt werden. Werden beispielsweise die nicht benötigten Stellen abgebaut, werden die betreffenden Mitarbeitenden versetzt oder übernehmen sie zusätzliche Aufgaben, die zuvor aufgrund von Zeitbeschränkungen nicht erledigt werden konnten?
In einigen Fällen können Einsparungen damit verbunden sein, eine höher bezahlte (hochqualifizierte) Person durch eine geringer bezahlte Person zu ersetzen. In diesem Szenario ist es jedoch wichtig, die Rekrutierungskosten für die Ersatzbesetzung sowie alle schulungsbezogenen Kosten zu berücksichtigen. Eine weitere Einsparung im Zusammenhang mit Mitarbeitenden kann dadurch entstehen, dass manuelle Aufgaben und damit der Bedarf an Mitarbeitenden, die diese Aufgaben unterstützen, entfallen.
2. Prozess
Dies ist normalerweise ein Bereich, der erhebliche Einsparmöglichkeiten bietet. Um diese Einsparungen zu realisieren, ist es jedoch eine wichtige Voraussetzung, über dokumentierte Prozesse mit Basiskennzahlen zur Serviceleistung zu verfügen. Ohne diese Basis ist es schwierig, die Verbesserung bei der Ausführung von Prozessen sowie die Leistungssteigerung zu berechnen und dadurch die Anzahl der Fehler oder erforderlichen Nacharbeiten zu reduzieren.
Prozessverbesserungen können daran gemessen werden, dass durch technologiegestützte Automatisierung die Anzahl der Prozessschritte reduziert wird. Sie werden auch an der Verringerung der Zeit gemessen, die für die durchgängige Erbringung einer bestimmten Dienstleistung für den Kunden aufgewendet wird. Dadurch kann eine größere Anzahl von Transaktionen verarbeitet und die Verantwortung für Prozesse übertragen oder geteilt werden.
3. Technologie
Dies ist ein weiterer Bereich, der von Personalabteilungen normalerweise nicht gemessen wird. In einigen Fällen messen IT-Abteilungen zwar die Systemleistung, nicht jedoch die Benutzerfreundlichkeit und schon gar nicht in Verbindung mit dem Prozess. Dies ist ein Bereich mit enormem Lern- und Entwicklungspotenzial, wenn er gemessen und genutzt wird.
Wie sieht das also aus? Beginnen Sie mit der Messung der Grundlagen: Wie viele „aktive“ Benutzer gibt es im System? Wie hoch ist ihre Abschlussquote bei wichtigen Aufgaben oder Transaktionen, die sie ausführen sollen? Wie lange benötigen die verschiedenen Benutzertypen für ihre Aufgaben, insbesondere wenn Sie die durchgängige Bearbeitungszeit einschließlich der nicht systembezogenen Prozessschritte messen? Und so weiter.
Nicht finanziell
Dies ist ein Bereich des Geschäftsfalls, der von den meisten Organisationen normalerweise gut ausgearbeitet wird. Nachfolgend finden Sie Beispiele, die ich im Laufe der Jahre bei Technologieimplementierungen gesehen habe:
1. Verbesserung der Dienstleistungen für das Unternehmen
Obwohl dies ein sehr vage definierter, nichtfinanzieller Nutzen ist, kann er in Kombination mit finanziellen Vorteilen gerechtfertigt werden. Es geht dabei um eine höhere Qualität und möglicherweise auch Quantität der für das Unternehmen, d. h. für die Endnutzer, erbrachten Dienstleistungen und abgewickelten Transaktionen.
2. Verbesserte Leistungsfähigkeit der Personalabteilung
Dies ist ein häufig genannter Vorteil. Ich bin davon nicht vollständig überzeugt, insbesondere aufgrund der Tatsache, dass allein das Ersetzen manueller Transaktionen durch Technologie und die dadurch gewonnene Zeit für die Personalabteilung, um „strategischer“ zu arbeiten, die Personalabteilung nicht strategisch macht.
Was die Leistungsfähigkeit der Personalabteilung jedoch verbessert, ist der Prozess der Technologieimplementierung sowie die Fähigkeiten, die sie erlernt bzw. (ver)lernt. Das Erlernen oder Verbessern von Projektmanagement, Verhandlung, Lieferantenmanagement, Datenmanagement, Konfigurationsmanagement, Planung, Tests und vielem mehr sind ausgezeichnete Möglichkeiten, die Leistungsfähigkeit der Personalabteilung zu steigern. Ich würde sogar so weit gehen zu sagen, dass diese Aspekte bei zukünftigen Projekten mit Kostenvermeidungsvorteilen verbunden werden können und dadurch zur Realisierung finanzieller Vorteile beitragen.
3. Weniger Fehler und Nacharbeiten
Dies ist ein grenzwertiger finanzieller Vorteil. Er reduziert die Kosten unzufriedener Kunden oder Endnutzer sowie den Aufwand für Nacharbeiten und damit die für die Bearbeitung von Transaktionen erforderlichen Stunden. Auch dies ist ein Vorteil durch Kostenreduzierung und -vermeidung und kann für die Planung der Realisierung finanzieller Vorteile wertvoll sein.
4. Verbesserte Datenintegrität
Dies ist ein weiterer grenzwertiger finanzieller Vorteil. Durch die Implementierung eines einzigen Systems als zentrale Quelle der Wahrheit lässt sich die Qualität der verfügbaren Daten wesentlich leichter verbessern. Dies trifft jedoch nur zu, wenn Geschäftsregeln dafür festgelegt werden, welche Daten in das System eingegeben werden dürfen. Beim Wechsel von mehreren Systemen zu einem einzigen System oder zu integrierten Systemen wird dieser Vorteil häufig angeführt.
Zusammenfassung
Es gibt viele Bereiche und Methoden, um Vorteile zu definieren und zu messen. Wenn Sie jedoch sicherstellen, dass Sie alle geeigneten Kategorien von Vorteilen berücksichtigen, führt dies zu einem überzeugenderen Geschäftsfall.
Haben Sie Fragen oder Erkenntnisse, die Sie teilen möchten? Möchten Sie erfahren, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen zugutekommen kann? Sie könnten an der Teilnahme an einer Konferenz mit Schwerpunkt auf HR-Technologie interessiert sein, um mehr über diese Lösungen zu erfahren.
Für weitere wertvolle Informationen zu allen Themen rund um HR empfehlen wir Ihnen, sich noch heute für den People Managing People-Newsletter anzumelden!
