Wie man das richtige Onboarding in einer Remote-Arbeitsumgebung durchführt (mit Jordan Boogaard von EddyHR)

 

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Jordan Boogaard

Wenn ich an eine Führungskraft denke, würde ich sagen, dass mir als erstes jemand in den Sinn kommt, dem man vertrauen kann, jemand, dem man vertrauen und zu dem man aufschauen kann und der einem ein Vorbild ist, so dass man so werden möchte wie er. Für mich ist eine Führungskraft jemand, dem man vertrauen kann und der bereit ist, einen anderen Menschen auf die nächste Stufe zu bringen.

Tim Reitsma

Willkommen zum People Managing People Podcast. Unsere Mission ist es, eine bessere Arbeitswelt zu schaffen und Ihnen dabei zu helfen, glückliche und produktive Arbeitsplätze aufzubauen. Ich bin Ihr Gastgeber, Tim Reitsma, und heute ist Jordan Boogaard, HR-Evangelist bei EddyHR, bei mir zu Gast. Heute sprechen wir über Onboarding.

Onboarding ist, na ja, ganz einfach, oder? Man besorgt jemanden den Computer, vereinbart hundert Onboarding-Termine, gibt dem neuen Mitarbeiter einen 30-, 60-, 90-Tage-Plan.

Und ich schätze, dann legen sie los. Nun, das ist nicht falsch, aber definitiv nicht richtig. Onboarding bedeutet, zu zeigen, dass wir uns kümmern, zu vermitteln, was Erfolg bedeutet und welche Erwartungen an die Rolle bestehen. Außerdem sollten neue Mitarbeiter das Gefühl haben, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Wir haben nur eine Chance für einen ersten Onboarding-Eindruck. Nehmen Sie sich das zu Herzen.

In dieser Folge hören wir, wie Jordan das Onboarding bei EddyHR gestaltet und seine Sicht auf richtiges Onboarding.

Jordan, es ist schön, dich beim People Managing People Podcast dabei zu haben. Ich freue mich sehr auf dieses Thema und es ist wirklich aktuell. Es spielt keine Rolle, ob wir dieses Gespräch heute, morgen oder in einem Jahr veröffentlichen – das ist eine zeitlose Folge. Das spüre ich jetzt schon, wenn es um das Thema richtiges Onboarding geht.

Und bevor wir richtig einsteigen, erzähl uns doch etwas über dich und was dich derzeit am meisten beschäftigt?

Jordan Boogaard

Ja, also zunächst einmal danke, Tim, dass ich dabei sein darf. Ich freue mich, über dieses Thema zu sprechen. Und wie du schon sagst, es ist eines dieser zeitlosen Themen. Es hat sich in den letzten fünf bis zehn Jahren, mit der Technologie, ziemlich verändert. Aber ich freue mich darauf, darüber zu reden.

Über mich: Ich komme aus Utah, bin mit meiner wunderschönen Frau Erica verheiratet, wir haben vier Kinder zusammen. Ich bin ziemlich vernarrt in sie, was immer ihnen Spaß macht, mache ich auch gerne. Mit meinem Ältesten Football spielen, Wettbewerbe mit meinen Töchtern besuchen, Rad fahren mit meinem Fünfjährigen.

Da bin ich sehr leidenschaftlich dabei. In meiner Freizeit bin ich begeisterter Mountainbiker, ich stehe morgens früh auf und gehe raus. Beruflich bin ich seit fast 14 Jahren im Bereich Payroll/HR tätig. Ich habe bei ADP, Heartland gearbeitet, mein eigenes Lohnunternehmen gegründet.

Dann habe ich mit Eddy fusioniert, bei dem ich nun seit etwa drei Jahren bin. Ich freue mich sehr, mit dir über Onboarding zu sprechen.

Tim Reitsma

Onboarding. Ja. Aber bevor wir ins Gespräch einsteigen – meine beiden Einstiegsfragen gehen oft schon in unser heutiges Thema über.

Ich bin einfach ein von Natur aus neugieriger Mensch und verliere mich gern mal stundenlang in einem Gedankengang oder einem Google-Tunnel. Große Neugierfrage von mir: Was bedeutet es, eine Führungskraft zu sein?

Jordan Boogaard

Das ist eine tiefgründige Frage. Ich habe kürzlich darüber nachgedacht, über die Menschen, die mich inspiriert und begleitet haben, im Beruf wie privat.

Wenn ich an eine Führungskraft denke, denke ich als erstes an jemanden, dem man vertrauen kann, zu dem man aufschauen kann, der ein Vorbild ist, wie man selbst sein möchte. Einige meiner liebsten Führungskräfte waren die, die direkt zu Beginn eine Verbindung zu mir aufgebaut haben.

Sie haben versucht, zu verstehen, wer ich als Person bin, was mich bewegt und motiviert. Sie haben mich bestärkt und motiviert, die ganze Zeit über, in der sie meine Führungskraft waren. Für mich ist eine Führungskraft jemand, dem man vertrauen kann, der bereit ist, einen anderen auf die nächste Stufe zu bringen.

Tim Reitsma

Wunderbar. Ich liebe diese knappe Antwort. Vertrauen ist ein Schlüsselelement für Führung. Jemandem vertrauen zu können, aber auch selbst Vertrauen zu schenken, nicht nur das Gefühl, es sich verdienen zu müssen. Nächste Frage: Unser Ziel bei People Managing People ist es, eine bessere Arbeitswelt zu bauen.

Wenn wir das in den nächsten 5, 10, 20 Jahren hinkriegen, wäre das großartig. Und Leute wie du – zu denen ich aufsehe – daher die Frage: Was kommt dir in den Sinn, wenn du den Satz "eine bessere Arbeitswelt schaffen" hörst?

Jordan Boogaard

Ja, besonders in letzter Zeit, glaube ich, haben wir alle weltweit interessante Dinge erlebt.

Du bist in Kanada, ich bin in den USA, aber mit der globalen Pandemie durch COVID waren wir alle betroffen. Einen besseren Arbeitsplatz zu schaffen heißt für mich, flexibel zu sein. Das ist eines der wichtigsten Themen für mich beim Aufbau eines besseren Arbeitsplatzes – Flexibilität.

Viele Menschen arbeiten seit Jahren von zu Hause, aber nun wurden manche gezwungen, remote oder von zu Hause zu arbeiten und nicht mehr ins Büro zu kommen. Um wirklich einen besseren Arbeitsplatz zu schaffen, beginnt es – das klingt ein bisschen kitschig, aber es beginnt beim Onboarding, oder?

Der erste Eindruck eines Unternehmens für einen neuen Mitarbeiter zählt. Beim Onboarding lernen sie das Unternehmen, die Kultur, die Führungskräfte kennen und auf wen sie vertrauen können. Diese Führungskräfte setzen sich dann mit ihnen zusammen und definieren die Erwartungen.

Wenn Führungskräfte und Manager die Erwartungen von Anfang an klar kommunizieren und der Mitarbeiter weiß, was erwartet wird – sei es über wöchentliche, vierteljährliche Ziele, und dieser Mitarbeiter daran gemessen wird – ist es egal, ob er im Büro, zu Hause, im Starbucks oder wie ich aus dem Rucksack arbeitet.

Solange alle auf demselben Stand sind und die Ziele klar sind, zählt nur, dass die Aufgabe im vereinbarten Zeitraum erfüllt wird.

So schafft man einen besseren Arbeitsplatz: Indem alle auf einer Linie sind und für ihre Erwartungen verantwortlich gemacht werden.

Tim Reitsma

Wir sind da sehr im Einklang. Ich habe dazu mal einen Artikel geschrieben, speziell über diese Klarheit, die Führungskräfte ihrem Team und der Organisation geben, also Vision, Richtung, Aufgaben – auf Team- sowie Individualebene – und Verantwortlichkeiten.

Verantwortlichkeiten werden oft negativ konnotiert, aber eigentlich zeigen sie: Hier kann ich einen Unterschied machen. Das ist zwar auf einer sehr hohen Ebene gedacht, aber beim Thema Erwartungen und Verantwortlichkeiten sind wir uns einig – unabhängig davon, ob wir beide im Homeoffice sitzen.

Wenn ich nicht weiß, was ich tun soll, sitze ich acht Stunden und starre aufs Display? Es geht um ein gutes Erlebnis, gleich zu Beginn, ein gutes Onboarding. Gute Überleitung. Ich meinte vorhin schon ... bitte fahre fort.

Jordan Boogaard

Das Thema lässt mich aktuell wirklich nicht los, denn jeden Mai mache ich auf LinkedIn die Aktion "Wie kann ich helfen?"

Ich versuche, Menschen zu helfen, einen neuen Job zu finden, die entlassen wurden oder einen Branchenwechsel suchen, oder generell einen Wechsel. Über die letzten vier Jahre habe ich mit hunderten Menschen gesprochen. Am meisten hat mich schockiert: Leute, die schon sechs Monate oder sogar zwei Jahre im Job waren, wussten nicht, was eigentlich von ihnen erwartet wird.

Sie hatten die Stellenausschreibung gelesen, aber die Erwartungen des Managers waren komplett andere Ziele. Viele verlassen ihren Job, weil ihre vorausgesetzten Erwartungen – oder die, die sie aus der Stellenanzeige aufgenommen haben – das Gegenteil dessen sind, was der Manager heute von ihnen will.

Schon interessant.

Tim Reitsma

Sehr aktuell, wie ich vorhin erwähnte ... Ich habe vor Kurzem eine Studie gelesen, eine 700-Personen-Studie aus den USA zu Neueinstellungen während der Pandemie. Von diesen 700 hatten 62% keine klare Vorstellung von der Unternehmenskultur nach dem Onboarding.

Und 71% waren unsicher, mit wem sie Beziehungen aufbauen sollen. Du musst dir das vorstellen: Du wirst remote eingearbeitet und weißt nicht, mit wem du sprechen kannst.

Im Büro kann man einfach umherlaufen, jemandem am "Wasserspender" begegnen. Wer bist du? In der virtuellen Welt fehlt das oft, und es ist verrückt, dass diesem Punkt kein Fokus gegeben wird.

Deshalb meine Frage: Was bedeutet es, richtig zu onboarden – besonders remote?

Jordan Boogaard

Das ist eine große Frage. Onboarding für sich betrachtet ist schon komplex, und dann noch "richtig" machen. Für jede Firma ist "richtig" etwas anders. Aber wenn wir uns auf einige Begriffe einigen, würde ich sagen, einer der ersten Schritte zum richtigen Onboarding ist, mit den Erwartungen zu beginnen. Schon vor der Einstellung müssen die Erwartungen klar definiert sein.

Diese Erwartungen sollten in der Stellenbeschreibung klar formuliert werden. Viele scheitern daran, präzise Stellenausschreibungen zu verfassen. Manche sind unnötig lang und technisch. Du kennst das vielleicht: Es gibt sehr kurze Beschreibungen, die ich mag, weil sie nur die wichtigsten Punkte auflisten. Nach dem ersten Interview werden die Erwartungen im Detail besprochen.

Andere Anzeigen sind seitenlang: Diese Erfahrung, jene Fähigkeit, dies und das, ansonsten bist du nicht geeignet. Viele mögliche Bewerber werden dadurch ausgeschlossen.

Bevor wir also das Onboarding angehen, ist es wichtig, von Anfang an klare Erwartungen zu setzen, weil die weitere Arbeit darauf aufbaut. Ist der Kandidat eingestellt, fühlt es sich fast wie mit einem eigenen Kind an: Man entschließt sich, ein Kind zu bekommen, bringt es in die Welt – so holt man jemanden ins Unternehmen, in die Kultur. Diese Person ist dann Teil des Teams, repräsentiert die Firma.

Wird das falsch gemacht, geht der Mitarbeiter vielleicht in sozialen Medien oder Podcasts und schildert die Kultur auf falsche Weise, was viral gehen kann. Onboardet man jemanden falsch, kann viel Negatives daraus entstehen.

Wir könnten darüber eine Stunde reden, aber Onboarding zeitgemäß zu machen, heißt heute, keine Papierstapel mehr am ersten Tag. Niemand möchte den Tag mit 70 Seiten Mitarbeiterhandbuch beginnen und juristischen Unterlagen, die kaum verständlich oder inspirierend sind.

Wenn ein neuer Mitarbeiter in der ersten Woche nur liest, Formulare ausfüllt (z.B. W-4, I-9 in den USA) und Rechtstexte durchforstet, wie ist das Erlebnis dann? Ich frage dich, Tim – wie würdest du dich da fühlen?

Tim Reitsma

Absolut, das habe ich so erlebt – ist schon Jahre her. Vor Corona: "Hallo Tim, hier ist dein Platz, dein Laptop, hier der Link zum Handbuch ..." Jemand holt dich irgendwann mal ab. Ausfüllen musst du auch noch jede Menge Papier. Kein Mensch stellte mich vor. Also sitze ich allein im Büro – keine Ahnung, wo Toilette oder Wasser ist – beschäftige mich eben mit Formularen. Das war mein erster Tag.

Diese erste Erfahrung prägt. Und remote? Man sitzt zu Hause, bekommt eine Mail: Irgendwer meldet sich um 11 Uhr, du sollst aber schon um 9 oder 8 Uhr da sein. Was mache ich dann drei Stunden?

Das ist dieser erste Eindruck. Ich mag dein Bild vom Kind, das geholt wird – so holt man einen Mitarbeiter ins Unternehmen. Wie möchtest du ihn aufnehmen?

Sollen sie am Tagesende sagen: Wow, ich habe die richtige Firma gewählt? Oder wie 62 % der 700 Befragten nichts über die Firma wissen?

Jordan Boogaard

Absolut. Vor dem Kind kommt noch das Date: Der erste Eindruck – sei es beim Dating über Apps oder beim Onboarding ... Falscher Eindruck – dann gibt es kein zweites Date mehr.

Oder nach einer Woche Papierkram und Pflicht-Videos ist der erste Eindruck so schlecht, dass man eventuell schon nach neuen Jobs sucht. In Zeiten der "Great Resignation“ kannst du nicht einfach nur Leute einstellen – du musst sie auch richtig onboarden, sonst gehen sie wieder.

Ich sage immer: Wenn du richtig einstellst und onbaordest, bleiben die Mitarbeiter lange, können Karriere machen, du bist ein großartiger Leader. Ist der erste Eindruck schlecht, sucht sich der Mitarbeiter schnell etwas Neues.

Da so viele heute nach wenigen Monaten wechseln, schätze ich (ohne konkrete Zahlen), dass 80 bis 90 % davon verkauft wurde, was gar nicht stimmt. Die Erwartungen aus der Anzeige stimmen nicht mit der Realität überein. Und nach Tag eins, schlechtem Eindruck, will man weiterziehen. Daher ist ein guter erster Eindruck entscheidend.

Tim Reitsma

Der erste Eindruck ist entscheidend. Bei einer HR-Konferenz kürzlich sprach jemand über "Boomerang-Mitarbeiter" – Leute verlassen die Firma, merken dann, das war eine Fehlinformation, kontaktieren den alten Arbeitgeber, wollen zurück. Viele merken, sie haben einen falschen Eindruck bekommen.

Richtiges Onboarding beginnt schon vorab: Die Erwartungen in der Stellenanzeige klar definieren und kein unnötiges Kauderwelsch. Sechs Seiten mit Aufgaben – das sind vier Jobs, nicht einer. Bei uns gab es fünf Kern-Verantwortlichkeiten. Im Bewerbungsgespräch: Das sind die fünf Dinge, für die du verantwortlich bist. Bist du einverstanden? Das führte zu besserem Onboarding. Extrem wichtig.

Jordan Boogaard

Genau. Und das war in Präsenz, richtig? Remote ist noch herausfordernder.

Gerade remote gibt es aber kreative Möglichkeiten: Wir machen es zum Beispiel spielerisch.

Die Erwartungen werden erläutert, jedes notwendige Dokument soll ausgefüllt werden. Wenn man es in vorgegebener Zeit erledigt, bekommt man – basierend auf Lieblingsshop oder Restaurant, die wir vorher abgefragt haben – z.B. 150 Dollar-Gutschein für Nike und ein Abendessen für zwei bei Ruth's Chris.

Das belohnt und motiviert, das Geld für Lunch oder Welcome-Paket wird einfach umgewandelt. Man zeigt Wertschätzung. Außerdem merkt sich das System Geburtstage oder Jubiläen. Dann gibt es z.B. zum Geburtstag einen Nike-Gutschein – der Mitarbeiter weiß, sein Wunsch wurde wahrgenommen.

Das macht einen Unterschied – die Leute fühlen sich gesehen. Wenn man sich nicht kümmert, warum stellt man dann ein? Zeig, dass dir die Leute wichtig sind und dass sie langfristig Teil des Teams sein sollen.

Tim Reitsma

Du sprichst einen wichtigen Punkt an: Wie sollen sich die Leute fühlen, wenn sie remote onboarded werden? Wie soll die Erfahrung am Ende von Tag eins, zwei, drei sein?

Ich durfte Onboarding in Präsenz und jetzt remote erleben. Oft fehlt am ersten Tag der Laptop – das ist schwierig. Im Kern geht es darum, wie wir unsere Leute erleben lassen wollen – und darum, Vertrauen zu schaffen.

Hast du eine Horrorstory vom Onboarding – insbesondere remote? Was sind No-Gos?

Jordan Boogaard

Mir fällt spontan zwar keine Remote-Geschichte ein, aber ich hatte ein persönliches Erlebnis: Neue Firma, große Chance, ich war begeistert. Am ersten Tag kannte mich in der Personalabteilung niemand, sie wussten nicht, dass ich starten sollte. Ein anderer Mitarbeiterstamm hat Welcome-Paket, Shirts, Computer ... Ich stand da und fühlte mich ausgeschlossen und enttäuscht. Das hat mir den Start verdorben und ich bin bald gegangen.

Das habe ich bei hunderten Onboardings gesehen: Der häufigste Fehler – gerade remote – ist mangelhafte Organisation. Ein neuer Kollege braucht einen Rechner, eine Mailadresse, Willkommenspaket, Meetings mit Führungskräften – alles ist vorbereitet, personalisiert und strukturiert. Das läuft bei Eddy vorbildlich und ist das beste Onboarding, das ich je erlebt habe.

Wenn Tag eins ohne Computer, ohne E-Mail, ohne Plan beginnt – fatal. Das muss alles Wochen vorher stehen. Wer schnell einstellen will, muss organisiert sein. Nur so kann kurzfristig ein Start ermöglicht werden. Struktur und Planung sind der Schlüssel.

Tim Reitsma

Ja, einfach eine Checkliste anlegen! Wenn Sie HR-Verantwortliche:r sind und keine Remote-Onboarding-Checkliste haben – unbedingt erstellen.

Alle Prozesse, Beteiligten auflisten. Was braucht der Hiring Manager? Gibt es einen Plan für die ersten 30, 60, 90 Tage? Weiß man, was die Person am ersten Tag/Woche macht? Wenn die Antwort ist "weiß nicht, aber er wird schon beschäftigt sein", reicht das nicht. Wir brauchen Klarheit, denn der erste Eindruck zählt. Strukturen helfen, danach kann man flexibel justieren.

Jordan Boogaard

Hundertprozentig! Am besten rückwärts planen: Von Tag 90 nach hinten zu Tag eins. Vieles lässt sich automatisieren. Rückwärts zu denken hilft enorm.

Tim Reitsma

Ich bin neugierig auf EddyHR. Du hast gesagt, es ist das beste Onboarding-Erlebnis. Was macht Eddy besser als andere? Was können Firmen sich abschauen?

Jordan Boogaard

Danke für die Frage. Das Beste bei Eddy ist die Einfachheit. Egal, ob du 20 Jahre Erfahrung hast oder erst von der Chefsekretärin zur HR-Person wurdest.

Es ist selbsterklärend, aber wir unterstützen natürlich trotzdem beim Onboarding. Der Schlüssel ist Einfachheit und Übersichtlichkeit. Wenn jemand eine Regel (z.B. für Urlaub) nicht versteht, ist sie zu kompliziert. Das gilt auch für Onboarding: Muss einfach und wiederholbar sein, nur so klappt Automatisierung.

Ein weiterer Vorteil: Dokumente sind digital und unterschreibbar. Kein Papierkram. Alles kann per Handy erledigt werden. Die letzten zehn Leute haben im Schnitt 15 bis 45 Minuten für alle Formulare gebraucht. Wir belohnen die Fertigstellung (z.B. Gutschein). Kurz: Einfach, schnell und motivierend.

Tim Reitsma

Genau: Es darf nicht kompliziert sein. Niemand muss jede Minute gescriptet bekommen, aber eine einfache, strukturierte Erfahrung ist gerade remote wichtig, damit niemand stundenlang rumsitzt, ohne zu wissen, was passiert.

Ich habe von Firmen gehört, die Mitarbeiter nach dem Onboarding gleich wieder verloren haben, weil es so schlecht war. Da muss investiert werden. Erwartungen und erster Eindruck – das ist entscheidend.

Bei Ressourcen – Vorlagen, Checklisten, Musterpläne – gibt es vieles (z.B. bei EddyHR, HR Mavericks, People Managing People). Aber das allein löst nicht das Problem. Erst Konzept anpassen, dann Ressourcen nutzen. Wann braucht man die Checkliste?

Jordan Boogaard

Da stimme ich zu und würde noch weiter gehen.

Es gibt unzählige, kostenlose Ressourcen wie People Managing People, HR Mavericks, Eddy, sogar bei Konkurrenten. Alles ist weitgehend standardisiert. Entscheidend ist aber, es auf die eigene Kultur zu übertragen. Was sind die Werte, die Ziele? Wenn Mitarbeitende das an Tag eins nicht wissen und nicht begeistert werden, läuft etwas schief.

Wichtig ist auch, dass Führungskräfte mit Begeisterung dabei sind. Sie prägen den ersten Eindruck für neue Kollegen.

Rückblickend: Begeisterung und gelebte Kultur von Anfang an machen einen großen Unterschied.

Tim Reitsma

Absolut. Ich beende gern mit der Frage: Was kann man heute sofort tun – sei es als Führungskraft oder Leiter:in HR, wenn das Onboarding verbesserungswürdig ist, egal ob vor Ort, remote, hybrid?

Jordan Boogaard

Eine große Frage – ich bin ein Mann vieler Worte. Aber wenn ich es zusammenfassen müsste: Gerade in der heutigen Zeit, nach der Pandemie – so kitschig es klingt: Zeigen Sie, dass Sie sich kümmern.

Zu zeigen, dass einem der Mensch wichtig ist und dass man seine Entwicklung will, wirkt mehr als jeder Geldpreis. Ich bin Vertriebler und kenne viele Incentives, aber mir ist ein Vorgesetzter, der sich wirklich um mich kümmert, tausendmal lieber.

Gerade jetzt, Stichwort mentale Gesundheit, gewinnt das noch an Bedeutung. Wenn man sich öffnen kann, Unterstützung bekommt – echte Wertschätzung ist das, was am meisten zählt. Die Menschen wollen spüren, dass sie jemandem etwas bedeuten.

Tim Reitsma

Ich freue mich, dass wir damit enden. Es gibt viele Checklisten, Vorlagen fürs Onboarding – aber letztlich zählt Menschlichkeit: Wir holen Menschen in unser Leben und in unser Unternehmen, sie verdienen Wertschätzung.

Jordan, danke, dass du da warst. Wie können Menschen dich erreichen?

Jordan Boogaard

Danke, Tim. Am einfachsten findet man mich bei LinkedIn.

Sucht nach Jordan Boogaard, dort ist alles hinterlegt – E-Mail, Telefonnummer. Außerdem auf der Website: ww.eddy.com. Aber LinkedIn ist der beste Weg.

Tim Reitsma

Perfekt, das nehmen wir in die Shownotes auf. Jordan, danke für deinen Besuch.

An alle Zuhörer:innen: Ich freue mich wie immer über Ihr Feedback, Ihre Themenwünsche. Schreiben Sie mir an tim@peoplemanagingpeople.com oder suchen Sie mich bei LinkedIn. Ich hoffe, Sie fühlen sich inspiriert und wissen nun, wie Sie das Onboarding in Ihrer Organisation verbessern können.

Danke und alles Gute.

Jordan Boogaard

Danke, Tim!