Wie Sie Eine Assistenz In 4 Einfachen Schritten Einstellen
Wenn Sie Hilfe dabei brauchen, Ihren Tag zu strukturieren und Aufgaben zu managen, kann das Einstellen einer Assistenz einen großen Unterschied machen. In diesem Artikel führe ich Sie durch vier einfache Schritte, um eine Assistenz einzustellen, und helfe Ihnen dabei herauszufinden, welche Art von Unterstützung Sie benötigen, welche Aufgaben Ihre Assistenz übernehmen sollte und wie viel Sie dafür bezahlen sollten.
Verschaffen Sie sich die Klarheit und Unterstützung, die Sie benötigen, um Ihre Arbeitsbelastung zu verringern und Ihren Tag produktiver zu gestalten.
Warum eine Assistenz einstellen?
Als Führungskraft profitieren Sie von einer Assistenz durch:
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- Zeitmanagement: Das Delegieren administrativer Aufgaben wie Terminplanung, E-Mail-Management und Koordination von Meetings sorgt dafür, dass Sie stets zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
- Höhere Produktivität: Eine Assistenz kann sich um wiederkehrende Aufgaben kümmern, sodass Sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Fundraising, Produktentwicklung und Networking konzentrieren können.
- Bessere Organisation: Sie kann Ihren Arbeitsablauf strukturieren, Fristen verwalten und Projekte auf Kurs halten.
- Verbesserte Kommunikation: Eine Assistenz kann als Torwächter fungieren, Nachrichten filtern und dafür sorgen, dass wichtige Mitteilungen priorisiert werden.
- Skalierbarkeit des Unternehmens: Wenn Ihr Start-up wächst, unterstützt Sie eine Assistenz im Tagesgeschäft bei den anstehenden Skalierungsaufgaben.
- Verbesserte Work-Life-Balance: Durch die Übernahme von Routineaufgaben kann sie Ihnen helfen, ein gesünderes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben zu wahren.
4 einfache Schritte, um eine Assistenz einzustellen
Schritt 1: Finden Sie heraus, wobei Sie Unterstützung brauchen
Der erste Schritt beim Einstellen einer Assistenz besteht darin, genau zu analysieren, wobei Sie tatsächlich Unterstützung benötigen. Es reicht nicht, einfach die Hände zu heben und um Hilfe zu rufen.
Die Verantwortlichkeiten, das Gehalt und der Einfluss einer Stabsstelle wie Chief of Staff können sich beispielsweise stark von denen einer administrativen Assistenz unterscheiden.
Sie sollten methodisch, analytisch und selbstkritisch vorgehen, um den Assistenztyp zu bestimmen, der Ihnen und Ihrem Unternehmen den größten Nutzen bringt.
Was sind Ihre persönlichen Schmerzpunkte?
Sie sind ein Mensch und wie alle Menschen haben auch Sie Ihre Grenzen. Vielleicht haben Sie sich dabei ertappt, wie Sie während der Geburtstagsfeier Ihres Kindes eine Geschäftsreise gebucht haben (schuldig!) oder Sie fühlen sich bei der Urlaubsplanung im Job allein gelassen.
Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Leben ist oft der entscheidende Grund, eine persönliche oder geschäftliche Assistenz einzustellen.
Tipp: Erstellen Sie eine Liste Ihrer persönlichen Schmerzpunkte, egal ob Sie jemanden brauchen, der vertrauensvoll in Ihrer Abwesenheit handelt, oder eine verlässliche Person, die Büromaterial bestellt oder Kaffee besorgt.
Was sind die Schmerzpunkte Ihrer Organisation?
Als Führungskraft in Ihrem Unternehmen ist Ihre Zeit wertvoll. Mit dem Wachstum der Organisation werden Sie mehr Zeit darauf verwenden wollen, Ihr Team auszubauen, Produkte zu entwickeln und Kunden zu treffen.
Immer mehr Menschen werden von Ihnen erwarten, die Vision für das Unternehmen zu definieren und die Strategie festzulegen, anstatt neue Wege für die Spesenabrechnung zu finden.
Und da auch Ihre Teammitglieder immer beschäftigt sind und ihre Zeit zunehmend wertvoller wird, erwarten sie, dass Sie pünktlich und gut vorbereitet zu Meetings erscheinen.
Tipp: Machen Sie eine Liste der Schmerzpunkte, die Sie in Ihrer Organisation wahrnehmen, und sprechen Sie dann mit Ihren Teammitgliedern darüber, welche sie sehen. Die Listen stimmen oft nicht überein – ein gemeinsames Verständnis, wie eine Assistenz helfen kann, ist entscheidend für die Auswahl des richtigen Assistenztyps.
Was bin ich bereit (und nicht bereit) zu delegieren?
In den meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen tragen alle mehrere Hüte, und wenn Sie Gründerin oder Inhaber sind, vermutlich die meisten davon.
Das macht das Delegieren schwierig, aber auch notwendig, sobald das Unternehmen wächst. Dieser Schritt erfordert eine ehrliche Auseinandersetzung damit, wie viel Kontrolle über das Tagesgeschäft Sie abgeben wollen und können.
Zu entscheiden, welche Aufgaben und kleinen Projekte Sie delegieren möchten (und welche nicht), hat Einfluss darauf, welche Art von Assistenz Sie suchen.
Um das herauszufinden, protokollieren und analysieren Sie Ihre Tätigkeiten über den Verlauf einer Woche hinweg.
- Mache eine Liste von allem, was du jeden Tag getan hast, und schätze, wie viel Prozent deiner Zeit jeweils darauf entfallen sind.
- Markiere die Aktivitäten, die direkt zum Voranbringen oder Wachsen der Organisation beigetragen haben. Notiere dir diejenigen, bei denen du dir gewünscht hättest, mehr Zeit dafür aufbringen zu können.
- Markiere die Tätigkeiten, von denen du denkst, dass du sie an eine vertrauenswürdige und fähige Person hättest delegieren können.
- Überprüfe deine Liste am Ende der Woche, gib dir selbst einen Stundenlohn (vielleicht zahlst du dir selbst 50 $/Stunde) und entscheide, ob du jemand anderem für alle Aufgaben auf der Liste denselben Betrag zahlen würdest. Wenn nein, ist es wahrscheinlich Zeit, eine persönliche Assistenz einzustellen.
Schritt 2: Entscheide, welche Art von Assistenz du benötigst
Basierend auf deinen Bedürfnissen kannst du jetzt entscheiden, welche Art von Assistenz du einstellen möchtest, wo diese arbeiten soll (remote oder im Büro) und wie oft du sie benötigst (Vollzeit oder Teilzeit).
Persönliche Assistenz: Persönliche Unterstützung für dich
Wir alle haben schon von persönlichen Assistenten (PAs) gehört, aber was genau macht eigentlich eine persönliche Assistenz? Eine persönliche Assistenz ist in der Regel für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich:
- Administrative Unterstützung z.B. Ausgaben nachverfolgen und Spesenabrechnungen erstellen, Besprechungsagenden vorbereiten, Protokollieren und Diktieren, Drucken und Ablage
- Terminmanagement z.B. Meetings und Telefonate planen, externe Meetingräume buchen, allgemeinen Kalender verwalten
- Reiseorganisation z.B. Reiserouten zusammenstellen, Flüge und Hotels buchen, Kundenevents planen
- Kommunikationsschnittstelle z.B. Telefonanrufe filtern, E-Mails beantworten
- Persönliche Unterstützung z.B. chemische Reinigung abholen, Kaffee besorgen, mit den Hunden spazieren gehen
Eine persönliche Assistenz (in einigen Fällen auch als Executive Personal Assistant bekannt) ist ausschließlich darauf ausgerichtet, dich zu unterstützen.
Im Geschäftsleben, besonders in kleineren Unternehmen, ist der Begriff „persönliche Assistenz“ allerdings weniger verbreitet. Tatsächlich brachte eine aktuelle Jobsuche auf LinkedIn keine offenen Stellen in ganz Kanada hervor.
Executive Assistant: Geschäftliche Unterstützung für dich (und vielleicht auch andere)
Ein Executive Assistant (EA) ist die häufigste Art von persönlicher Assistenz und arbeitet als deine vertraute „rechte Hand“. Es ist üblich, dass ein EA neben dir auch weitere Führungskräfte in deinem Unternehmen unterstützt.
Ein Executive Assistant übernimmt ähnliche organisatorische und administrative Aufgaben wie eine PA, ist aber meist stärker darauf fokussiert, dich im Geschäftsleben zu unterstützen anstatt im Privatleben. Weitere Aufgabenbereiche einer Executive Assistenz können sein:
- Finanzmanagement z.B. Überwachung der Budgets von CEO und anderen Führungskräften
- Prozessgestaltung z.B. neue administrative und organisatorische Abläufe entwickeln.
In ihrem Buch, „The CEO’s Secret Weapon“, Jan Jones, die ihre Karriere als Executive Assistant des weltbekannten Persönlichkeitsentwicklungsexperten Tony Robbins beendete, beschrieb, wie sie „Kaffee gemacht, Briefe getippt, Telefone beantwortet, Reisen organisiert, Teams eingestellt und geführt, Verwaltungsabläufe aufgebaut und organisiert, kleine Unternehmen gemanagt, Projekte groß und klein entwickelt und umgesetzt hat, als verlängerter Arm meiner Chefs agiert habe, stets wachsam gegenüber deren Unternehmen war und gleichzeitig als deren Vertraute, Beraterin, Unterstützerin und Freundin fungierte.“
Administrative Assistenz: Unterstützung für das gesamte Team
Eine Administrative Assistenz ist für die organisatorische und administrative Unterstützung des gesamten Unternehmens verantwortlich. Dadurch liegt der Fokus weniger auf der Unterstützung einzelner Führungskräfte, sondern mehr auf Aufgaben, die allen im Unternehmen zugutekommen.
Abhängig von der Unternehmensgröße berichtet sie entweder direkt an dich oder an andere Führungskräfte, z.B. den Chief Human Resources Officer oder Chief Executive Officer.
Sie wird auch als virtuelle Assistenz, Office Assistant oder—abhängig von Erfahrungsgrad und Aufgabenbereich—als Office Manager bezeichnet.
Eine Administrative Assistenz übernimmt in der Regel breitgefächerte Aufgaben, die das Unternehmen insgesamt betreffen, zum Beispiel:
- Büroverwaltung: Bestellung von Büromaterial, Verwaltung von Lieferanten und Reinigungspersonal, Einsatz erstklassiger Spesenabrechnungssoftware, um reibungslose Finanzabläufe zu gewährleisten.
- Eventkoordination: Organisation von Firmenfeiern, Planung von Kundentreffen
- Kundenbetreuung: Empfang am Front Desk, Entgegennahme von Kundenanrufen.
Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann es sein, dass Sie eine Mischform aus Executive Assistant und administrativer Assistenz benötigen.
Weiterlesen: Wie Spesenmanagement-Software funktioniert
Chief of Staff: Strategischer Partner auf Führungsebene
Die Rolle des Chief of Staff (COS) ist weniger verbreitet als die eines Executive Assistant und wird im geschäftlichen Kontext oft missverstanden.
Das liegt zum Teil daran, dass sie einmalige strategische Verantwortlichkeiten eines Senior Leaders oder Managers mit den üblichen Aufgaben einer Assistenz vereint – und zum Teil an ihren häufigen Bezügen zur Politik.
Der COS berichtet fast immer direkt an den CEO. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Aufgaben eines Executive Assistant übernimmt der COS häufig folgende Tätigkeiten:
- Als Stellvertreter und Vertreter des CEO bei Meetings auftreten
- Ein Projektportfolio im Namen des CEO leiten
- Den CEO als Unternehmensberater unterstützen
- Die Geschäftszyklen im Unternehmen wie Vorstandssitzungen und Führungsworkshops steuern
- Strategische Planung und Budgetierung für Führungskräfte koordinieren.
In seinem Buch, „Chief of Staff“, Tyler Parris definiert den COS folgendermaßen: „Eine Allround-Rolle, besetzt mit einer Person mit außergewöhnlichen organisatorischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten, die alle Aufgaben übernimmt, die kein bestehendes Mitglied des Führungsteams oder des Verwaltungspersonals abdeckt.“
Schritt 3: Stellenbeschreibung erstellen, Gehalt festlegen und einstellen!
Sie wissen, welchen Assistententyp Sie einstellen möchten und welche Aufgaben Sie übertragen wollen – nun ist es Zeit, eine Stellenbeschreibung zu verfassen, das Gehalt festzulegen und mit der Personalsuche zu beginnen!
Wie erstellt man eine Assistenten-Stellenbeschreibung?
Wie schreiben Sie eine Stellenbeschreibung für den gewünschten Assistenten? Beginnen Sie mit der Liste der Aufgaben, die Sie in Schritt (1) definiert haben, und kombinieren diese bei Bedarf mit Beispielen für Assistenz-Verantwortlichkeiten und Aufgaben aus Schritt (2), je nach Assistententyp.
In Ihrer Stellenausschreibung sollten Sie außerdem Folgendes erwähnen:
- Weitere Vorteile und Vergünstigungen, die Ihre Organisation bietet
- Wie eng der oder die Mitarbeitende mit Ihnen und anderen Führungskräften zusammenarbeitet
- Die breite Wirkung, die die Position auf den Unternehmenserfolg haben kann
- Erwartete Verhaltensweisen und persönliche Qualitäten
- Erforderliche oder gewünschte Qualifikationen und Erfahrungen.
Talentierte Bewerber legen großen Wert darauf, mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten und möchten wissen, dass ihre Arbeit Bedeutung hat.
Für einen tieferen Einblick lesen Sie Mariya Hristovas hervorragenden Artikel „Wie schreibe ich eine Stellenbeschreibung?“.
Teilzeit oder Vollzeit, remote oder lokal
Zusätzlich zum Titel und der Stellenbeschreibung – und bevor Sie Themen wie Gehalt und Vergütung festlegen – sollten Sie entscheiden, ob Sie eine Vollzeitkraft (~40 Stunden pro Woche) benötigen oder jemanden, der eher auf Teilzeitbasis arbeitet.
Es gibt Vor- und Nachteile bei beiden Optionen, und Sie sollten Folgendes berücksichtigen:
- Kosten: Eine Teilzeitbeschäftigung kostet Sie weniger, sowohl beim Gehalt als auch möglicherweise bei medizinischen und gesundheitlichen Leistungen.
- Verfügbarkeit von Fachkräften: In der Regel suchen mehr Personen eine Vollzeitstelle, daher kann eine Ausschreibung als Teilzeitstelle die Zahl potenzieller Kandidat:innen einschränken.
- Auf- und Abskalierung: Wenn Sie den Arbeitsaufwand für eine Assistenz über- oder unterschätzen, kann es schwierig sein, eine Vollzeitkraft in Teilzeit zu versetzen oder umgekehrt.
- Lernkurve: Eine Assistenz, die Vollzeit eng mit Ihnen zusammenarbeitet, kann sich schneller einarbeiten und effektiver werden als jemand, der nur Teilzeit arbeitet.
Sie müssen außerdem entscheiden, wie wichtig es ist, dass Ihre Assistenz physisch mit Ihnen und Ihrem Team im Büro anwesend ist.
Es gibt viele verschiedene Modelle für remotes und virtuelles Arbeiten mit jeweils eigenen Vor- und Nachteilen. Die Entscheidung, wo Ihre Assistenz eingesetzt wird und ob sie als Online-Assistenz tätig ist, sollte weitgehend von den Aufgaben und Ihren persönlichen Präferenzen geleitet werden.
Festlegen, wie viel eine Assistenz verdienen sollte
Wie viel sollte eine Verwaltungsassistenz verdienen? Sollten Sie nach Stundenlohn oder mit einem Jahresgehalt vergüten? Die Antwort auf diese Frage hängt wiederum von der Rolle, den Aufgaben und davon ab, ob die Stelle in Voll- oder Teilzeit besetzt ist.
Normalerweise erhält eine Vollzeitassistenz ein Gesamtvergütungspaket, das ein Jahresgehalt, medizinische und gesundheitliche Zusatzleistungen sowie weitere finanzielle Vergünstigungen beinhaltet.
Die folgende Tabelle fasst typische Gehälter in Kanada anhand verschiedener öffentlicher Gehaltsquellen für Leitungsassistenz- und Verwaltungsassistenzpositionen zusammen, da es sich hierbei um die gängigsten Assistenzstellen handelt.
| Position | Glassdoor | Government of Canada | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Executive Assistant | Min: $45,000Max: $80,000Avg: $60,000 | Min: $36,400Max: $83,200Median: $57,595 | 25th percentile: $49,75050th percentile: $56,75090th percentile: $75,000 | Min: $40,000Max: $71,000Avg: $54,186 |
| Administrative Assistant | Min: $33,000Max: $44,000Avg: $55,000 | Min: $31,200Max: $49,600Median: $45,385 | 25th percentile: $36,00050th percentile: $41,50090th percentile: $57,000 | Min: $28,932Max: $50,835Avg: $36,878 |
Schritt 4: Rekrutieren, Auswählen und Einstellen!
Sie haben die Stellenbeschreibung für Ihre neue Assistenz erstellt, eine Stellenausschreibung geschrieben, festgelegt, wie viel Sie bezahlen möchten und entschieden, wo und wie oft sie arbeiten wird.
Darüber hinaus steigert der Einsatz von HR-Background-Check-Lösungen die Effizienz und Genauigkeit beim Einstellungsprozess für solch eine sensible und wertvolle Position.
Mit diesen Kernaspekten an der Hand sind Sie bereit, mit der Suche nach Ihrem idealen Kandidaten zu beginnen!
Schauen Sie in unseren praktischen Leitfaden zum Mitarbeiter einstellen für Tipps, Tricks und Orientierungshilfen, wie Sie die beste Person für die Position finden und auswählen.
Was denken Sie?
Wie könnte die Einstellung einer persönlichen Assistenz Ihnen helfen, effektiver und weniger gestresst zu sein? Welche Vorteile meinen Sie, kann eine wirksame Assistenz für Ihre Organisation bringen? Welche Assistenzform wäre für Ihr Unternehmen am besten geeignet – und warum?
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