Wie Sie einen strategischen Einstellungsplan erstellen: Ein Expertenleitfaden

Mariya Hristova

on May 7, 2026

Es wird geschätzt, dass die Kosten einer Fehlbesetzung bei rund 17.000 $ liegen (und ich würde sagen, das ist konservativ, wenn man die entgangenen Chancen berücksichtigt).

Das ist einer der Gründe, warum eine sorgfältige Personalplanung unglaublich wichtig ist.

Egal ob jährlich, halbjährlich oder vierteljährlich – alle Teamleiter zusammenzubringen, um zu besprechen und zu verstehen, wie sich jedes Team weiterentwickelt und wächst, ist der Schlüssel zu nachhaltigem Wachstum.

Als erfahrener Veteran zahlreicher Planungszyklen für Neueinstellungen zeige ich Ihnen hier, warum und wie man einen effizienten, nachhaltigen Einstellungsplan erstellt.

Was ist ein Einstellungsplan?

Ein Einstellungsplan ist ein strategisches Dokument oder Verfahren, das die Personalbedürfnisse einer Organisation über einen bestimmten Zeitraum umreißt. Er beinhaltet die Prognose des zukünftigen Personalbedarfs der Organisation auf Grundlage von Faktoren wie Wachstumsprognosen, Änderungen der Unternehmensstrategie, Fluktuationsraten und Kompetenzlücken in der aktuellen Belegschaft.

Oft wird ein Einstellungsplan eher als operativer denn als strategischer Plan betrachtet. Das liegt daran, dass er sich immer an der Umsetzung innerhalb eines bestimmten Recruiting-Budgets, Zeitrahmens und Ressourcen orientieren sollte und weniger umfassende Analysen enthält.

Warum einen Einstellungsplan erstellen?

Es gibt mehrere Gründe, warum die Erstellung eines Einstellungsplans wichtig ist:

Strategische Ausrichtung

Ein Einstellungsplan stellt sicher, dass die Personalbedürfnisse Ihrer Organisation mit den übergeordneten strategischen Zielen im Einklang stehen.

Durch die Prognose zukünftiger Personalbedarfe hilft der Plan, dass das richtige Personal zur Unterstützung der Ziele und Initiativen der Organisation vorhanden ist.

Effizienz bei der Einstellung

Ohne einen Einstellungsplan können Organisationen mit Ineffizienzen und erhöhten Kosten durch überhastete oder reaktive Einstellungsprozesse konfrontiert werden.

Ein klar definierter Plan hilft dabei, Ressourcen effektiv zuzuweisen und unnötige Ausgaben für Recruiting und Onboarding zu minimieren, was zu einer besseren Kandidatenerfahrung führt. Außerdem werden Fehlbesetzungen und Überbesetzungen vermieden.

Vielfalt in der Belegschaft

Indem Initiativen zu Diversität und Inklusion in den Einstellungsplan aufgenommen werden, können Organisationen einen vielfältigeren Bewerberpool anziehen und eine integrative Unternehmenskultur fördern. Dies kann zu besseren Entscheidungen, mehr Innovation und Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Mitarbeiterbindung

Ein gut umgesetzter Einstellungsplan berücksichtigt nicht nur die Gewinnung neuer Mitarbeiter, sondern auch deren langfristigen Erfolg und Bindung im Unternehmen.

Zum Beispiel hilft er dabei, Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten zu definieren und eröffnet Gespräche über interne Weiterentwicklung und Mobilität.

Insgesamt bietet ein Einstellungsplan eine Roadmap für effektive Personalgewinnung und -verwaltung, damit Unternehmen eine qualifizierte und motivierte Belegschaft aufbauen und erhalten können, die den Erfolg vorantreibt.

Wer sollte beteiligt sein?

Personalplanung ist ein kooperativer Prozess zwischen Recruiting- und Einstellungsteams sowie der Führungsebene:

Einstellungsleiter: Gibt Einblicke in die für die Rolle notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen.
Personalabteilung: Steuert den Planungsprozess und setzt den Plan um.
Abteilungsleiter: Bringen die Perspektive ein, wie neue Mitarbeitende mit anderen Teams zusammenarbeiten und welche Kompetenzen erforderlich sind.
Teammitglieder: Sammeln Feedback darüber, was ihrer Ansicht nach gebraucht wird.
Geschäftsleitung: Führungskräfte können besonders für strategische oder leitende Positionen einbezogen werden, um sicherzustellen, dass der Plan mit den Unternehmenszielen und der Vision übereinstimmt.
Finanzabteilung: Stellt sicher, dass der Einstellungsplan zum Budget und zur Finanzplanung der Organisation passt.

Wenn Sie ein Ablaufdiagramm für den Rekrutierungsprozess erstellen, kann ein Swimlane-Ansatz helfen, die Verantwortlichkeiten jeder Abteilung abzubilden.

Der Einstellungsplanungsprozess

Der Ablauf der Rekrutierungsstrategie sieht etwa so aus:

Festlegung von Unternehmens- und Teamzielen, um sicherzustellen, dass die Personalbeschaffungsprioritäten mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
Bewertung spezifischer Kompetenzbedarfe/-defizite. Oft ist es am einfachsten, die eigenen Bedürfnisse durch eine Kompetenzlückenanalyse zu erkennen. Zudem hilft die Erstellung eines Organigramms zum neuen Einstellungsplan dabei, Berichtslinien und Arbeitsbeziehungen zu visualisieren.
Beurteilung, ob die Kompetenzlücke im bestehenden Team durch Coaching geschlossen werden kann. Falls nicht – neue Stellen schaffen.
Mit HR/Talent Acquisition zusammenarbeiten, um Stellenbeschreibungen zu erstellen
Mit anderen Teamleitern zusammenarbeiten, um die Einstellungsideen zu besprechen und Überschneidungen zu vermeiden.
Einen Plan erstellen, wann eingestellt werden soll und wie neue Mitarbeitende eingestellt werden.

Ich gehe so vor, dass ich für die kommenden 12 Monate (manchmal auch kürzer) mit jeder Führungskraft im Unternehmen eine Personalplanungssitzung durchführe. Dabei gehen wir unter anderem eine Kompetenzlückenanalyse und die Stellenplanung durch.

Während dieses Prozesses stelle ich gezielte Fragen, die uns in den Bereich Workforce-Planung führen. Ich versuche, die aktuellen Geschäftsanforderungen zu verstehen und prüfe dann, ob etwaige Kompetenzlücken im aktuellen Team durch Entwicklung geschlossen werden können.

Anschließend ist es wichtig, die vom jeweiligen Team gemeldeten Stellenvorhaben (inklusive Stellenbeschreibungen) zentral zusammenzutragen und zu prüfen, wo es möglicherweise Überschneidungen beziehungsweise doppelte Einstellungen geben könnte.

Besonders auf Folgendes sollte in diesen Teams geachtet werden:

Vertrieb <> Marketing
Engineering <> Produkt <> IT <> Daten
Finanzen <> Business Operations <> Daten
HR <> Finanzen
Finanzen <> Einkauf (sofern kein Teilbereich von Finanzen).

Zum Beispiel musste ich einmal eingreifen, als das Finanzteam jemanden für die Leitung des Einkaufs einstellen wollte, während das Supply-Chain-Team bereits jemanden für dieselbe Aufgabe suchte!

Oft entstehen solche Situationen, weil ein Team das Gefühl hat, nicht genug Informationen oder Ressourcen vom anderen zu bekommen und glaubt, dass eine zusätzliche Stelle die Lücke schließen würde (was in der Regel aber nicht der Fall ist).

Fragen, die Sie bei der Erstellung eines Einstellungsplans stellen sollten

Die richtigen Fragen zu stellen macht Ihren Einstellungsplan strategischer und nachhaltiger.

Die meisten Führungskräfte sollten in der Lage sein, die folgenden Fragen so zu beantworten, dass Sie und sie die wichtigsten Aspekte des jeweiligen Personalbedarfs sowie den Umfang und die Dringlichkeit der Rolle verstehen. Egal, ob Sie eine Assistenz einstellen oder eine spezialisiertere Position besetzen möchten – diese Fragen schaffen wichtige Klarheit.

F: Über welche Ressourcen/Budgets verfügen Sie (sofern vorhanden)?

Seien wir ehrlich – das ist hier der entscheidende Faktor. Wenn Sie die ganze Checkliste durchgegangen sind und feststellen, dass Sie mit dem vorhandenen Budget nicht die Person finden werden, die Sie eigentlich brauchen, können Sie mit den folgenden Antworten auf die Geschäftsleitung/Finanzen zugehen.

Falls Sie kein Budget haben, behalten Sie die Kosten im Hinterkopf, um die Finanzabteilung beraten zu können. Eventuell müssen Sie dann bei bestimmten Skills oder der Seniorität Kompromisse eingehen, um in ein kleineres Budget zu passen.

F: Was wird diese Person hier tun? Welche konkreten Ergebnisse erwarten wir von dieser Rolle in den ersten 6/12 Monaten (bzw. darüber hinaus)?

Ich empfehle, über spezifische Ergebnisse zu sprechen, damit der Fokus klar auf dem Bedarf liegt. So vermeiden Sie Einstellungen ausschließlich wegen bestimmter Kompetenzen (z. B. „Es wäre schön, diese Fähigkeiten im Team zu haben“ – wofür genau?).

F: Mit wem wird diese Person intern am meisten zusammenarbeiten? Brauchen wir deren Input im Einstellungsprozess oder bei der Erstellung der Stellenbeschreibung?

Heutzutage gibt es kaum noch Rollen, die nicht funktionsübergreifend im Unternehmen arbeiten. Externe Meinungen können die Ausrichtung einer Position erweitern oder eingrenzen, aber in jedem Fall verbessern sie den Fit.

Zum Beispiel: Wenn die Finanzabteilung jemanden für Data einstellen möchte, was liefert das aktuelle Data-Team ihnen nicht?

F. Gibt es Überschneidungen zwischen der Person in dieser Rolle und anderen im Unternehmen? Wenn ja, in welchem Ausmaß gibt es Überschneidungen und welche Unterschiede machen diese Rolle notwendig?

Um beim obigen Beispiel zu bleiben: Wenn die Finanzabteilung eine Person für Data einstellt, muss sie mit dem Data-Team zusammenarbeiten. Ist eine solche Überschneidung sinnvoll, oder kann das Data-Team genügend Kapazitäten bereitstellen, um die gewünschten Informationen zu liefern? Oder sollte das Data-Team die Person einfach selbst einstellen, um klare Berichtslinien zu wahren?

F. Welche Erfahrungen und/oder Fähigkeiten sollte die beste Kandidatin oder der beste Kandidat mitbringen, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein?

So können Sie und die Führungskraft besser einschätzen, wonach gesucht wird. Idealerweise gibt es Kriterien, die ein „Muss“ sind, und andere, die „nettes Extra“ sind.

Dies sollte den Bedarf für die Rolle weiter untermauern und Sie dazu bringen, über die Dringlichkeit nachzudenken. Vermeiden Sie zu vage Angaben, z. B. wenn Ihnen nur kommunikative und selbstmotivierte Personen einfallen, sollten Sie vielleicht noch einmal zu den gewünschten Ergebnissen zurückgehen. Natürlich ist es aber auch hinderlich, zu spezifisch zu sein.

(Ich gehe in meinem Artikel über die Kandidatensuche näher darauf ein.)

F. Wann wird die Rolle benötigt – gestern, in 3 Monaten, in 6 Monaten?

Hier beginnt man, über die Dringlichkeit der Rolle nachzudenken. Das hilft Ihnen und dem Recruiting-Team, besser zu planen, wann eine Stelle ausgeschrieben wird, wie groß die Dringlichkeit ist und wie viele Ressourcen sofort bereitgestellt werden sollten.

F. Was passiert, wenn wir die Person in 6 Monaten nicht einstellen?

Dies ist eher eine gedankliche Übung, um die Dringlichkeit zu hinterfragen. Es ist leicht zu sagen: „Na ja, dann erreichen wir unsere Ziele nicht“ und diese Frage schnell abzuhaken.

Nehmen Sie sich Zeit für die Frage, was passiert, wenn diese Ressource fehlt, aber die Anforderungen an das Team gleich bleiben. Nur so erkennt man wirklich, wie dringend diese Rolle ist.

In meiner Laufbahn hat mir nur eine Führungskraft einmal gesagt: „Hey Mariya, meine Rolle ist nicht dringend, aber ich wollte dich rechtzeitig informieren, dass ich in 6 Monaten diese Ressource brauche und es eine schwierige Suche wird, deshalb lass uns sie jetzt schon ausschreiben.“ Das hat mich sehr gerührt – seien Sie genauso vorausschauend!

F. Wer kann/wird die Aufgabe übergangsweise übernehmen?

Auch hier lässt sich die Dringlichkeit der Rolle besser einschätzen. Zudem regt diese Frage dazu an, über Stretch-Goals für Mitarbeitende oder deren Entwicklungspläne nachzudenken.

Oft ist Neueinstellung zunächst die bevorzugte Lösung. Doch wenn wir bei dieser Frage angelangen, zeigt sich häufig, dass im Team noch viele ungenutzte Kapazitäten schlummern.

F. Wie sieht der mögliche Karriereweg aus (falls vorhanden)?

Jede Führungskraft sollte sich vor einer Einstellung diese Frage stellen. Manchmal ist die Antwort: Es gibt keinen Karriereweg, weil es sich schon um eine sehr hohe Position handelt (z. B. C-Level-Rolle).

In anderen Fällen stellt das Unternehmen beim genauen Hinsehen fest, dass es diese Person nur für einen befristeten Zeitraum benötigt. Dann sollte man sich fragen, ob ein externer Auftragnehmer besser geeignet ist als ein Mitarbeitender, der nach Abschluss des Projekts vielleicht untätig wäre.

F. Haben Sie momentan Zeit für die Einstellung – oder wann werden Sie Zeit dafür haben?

Eine Neueinstellung kostet wöchentlich wertvolle Zeit im Kalender. Je dringender die Rolle, desto mehr Zeit sollte für den Recruiting-Prozess eingeplant werden.

Stellenausschreibungen, Prüfung des Bewerbermanagement-Systems, Beiträge in Social Media, Sichten von Lebensläufen und Vorstellungsgespräche kosten Zeit.

Weitere To-dos, die oft vergessen werden: Zeit für strukturiertes Feedback nach Interviews (Top-Talente erwarten gutes Feedback), Hintergrundprüfungen und Onboarding.

Oft drehen sich meine Gespräche mit Führungskräften, die schnell Teams aufbauen wollen, darum, ob das Team überhaupt Kapazitäten für ein gutes Onboarding für alle neuen Mitarbeitenden hat. Wenn Kapazität fehlt, kann der Einsatz eines Onboarding-Tools helfen, Prozesse zu verschlanken.

F. Und wie sieht es mit Unternehmenskultur aus?

Beachte, dass ich oben nirgendwo von „Unternehmens-Kultur-Fit“ spreche. Das liegt daran, dass ich fest davon überzeugt bin, dass dies zu diesem Zeitpunkt wirklich einschränkend sein kann und eine Quelle für Vorurteile ist.

Konzentriere dich auf Dinge wie Verhaltensweisen, Fähigkeiten und Erfahrungspassung des idealen Kandidaten, und du wirst vermeiden, dass alle deine Neueinstellungen wie aus demselben Muster erscheinen.

Mit den Antworten auf diese Fragen gehst du zurück zu deiner Führungskraft oder dem Führungsteam und besprichst den Einstellungsplan.

Wenn du ein eigenes Recruiting-Team oder eine Ressource hast, sei darauf vorbereitet, die Dringlichkeit deiner Stelle mit anderen Teams zu diskutieren, die ebenso dringende oder noch dringendere Positionen haben.

Die Antworten auf die obigen Fragen haben zudem den Vorteil, dass sie sowohl den Auswahlprozess als auch später die Einstellungsentscheidung lenken, sodass sie eine doppelte Funktion erfüllen!

Checkliste für den Einstellungsplan

Die meisten Unternehmen arbeiten mit einem jährlichen oder halbjährlichen strategischen Einstellungsplan. Hier ist eine Checkliste, was du bis zum geplanten Beginn deiner Einstellungsphase überprüft und eingeplant haben solltest.

Einen übergreifenden Einstellungsplan für das Unternehmen
Die Möglichkeit für jedes Team, im geplanten Zeitraum für verschiedene Positionen zu rekrutieren
Du hast mit bereichsübergreifenden Stakeholdern bezüglich der neu zu schaffenden Position Rücksprache gehalten
Du hast alle Fragen im obigen Abschnitt beantwortet
Du hast begonnen, gemeinsam mit HR/Talent Stellenbeschreibungen zu erstellen
Du hast begonnen, darüber nachzudenken, wie du diese Person einstellen willst (wie du Mitarbeitende findest, die Interviewfragen oder Aufgaben im Einstellungsprozess)
Sobald die Stelle ausgeschrieben und das Recruiting begonnen hat, denkst du über die nächste Entwicklungsstufe deines Teams für die kommende Runde nach.

Zeit in die richtige Einstellungsplanung investieren zahlt sich aus

Ein Einstellungsplan kostet Zeit. Er kann arbeitsintensiv sein und dich über Dinge nachdenken lassen, auf die du noch keine Antwort hast.

Doch das sollte dich nicht davon abhalten, den Prozess durchzugehen und in die Planung etwas tiefer einzutauchen, um sie nachhaltiger und passender zu gestalten.

Wie bestellt, genau während ich diesen Artikel schreibe, meldete sich eine Freundin mit folgender Geschichte bei mir.

Sie stand mit einem Unternehmen in Kontakt, das ihre Fähigkeiten schätzte, aber innerhalb von fast 9 Monaten immer wieder die Stellen wechselte, für die meine Freundin in Betracht gezogen wurde.

Das ist reine Zeitverschwendung für alle und wahrscheinlich ein Hinweis darauf, dass beim Gesprächsbeginn mit meiner Freundin kein wirklicher Plan existierte.

Es kommt mir vor, als hätten sie ihre Erfahrung gesehen und seien in die Falle getappt: „Wir würden gerne jemanden mit dieser Erfahrung an Bord haben“, ohne zu wissen, was sie mit ihr machen wollen.

Letztendlich brachen sie den Prozess abrupt ab, verschwendeten aller Zeit und hinterließen einen bitteren Nachgeschmack.

Ich wünschte, ich könnte sagen, das sei ein Einzelfall einer besonders schlechten Candidate Experience – aber das ist es nicht. Es scheint vielmehr die Regel zu sein in dieser „erst einstellen, dann fragen“-Mentalität, die wir erzeugt haben.

Ich selbst war Teil solcher Skalierungsbemühungen – habe Teams verdoppelt oder verdreifacht innerhalb eines Jahres – aber ich habe immer versucht, in diesen Runden die Stimme der kritischen Nachfrage zu sein.

Das hat den Teams, mit denen ich gearbeitet habe, geholfen, ein klareres Ziel vor Augen zu haben, damit sie wiederum den richtigen Kandidaten die beste Candidate Experience bieten und eine großartige Employer Brand erhalten können.

Einstellungsziele sollten wie alle anderen Ziele behandelt werden – jede Minute, die du mit Planung verbringst, bevor du kopflos ins Handeln verfällst, spart dir mindestens so viel Zeit, die du sonst fürs Nachbessern oder Nacharbeiten verschwenden würdest.

Ich sage nicht, dass das bedeutet, dass nie Leute freigesetzt werden, aber es ist immer gesund, sich selbst ab und zu zu hinterfragen, ob man auf dem richtigen Weg ist.

Für dich mögen Einstellungen und Entlassungen irgendwann vielleicht Zahlen oder Posten sein – für die Menschen geht es hier aber um ihre Existenzgrundlage.

Beim Thema Recruiting auf dem Laufenden bleiben

Wenn du bei allen aktuellen Entwicklungen rund ums Recruiting am Ball bleiben willst, gibt es ein paar Dinge, die du tun kannst.

Eines davon ist, einen Recruiting-Kurs zu belegen, der dir hilft, neueste Technologien und Markttrends aus der Perspektive deines Unternehmens zu verstehen.

Eine andere Möglichkeit ist, den People Managing People Newsletter zu abonnieren. Wir bemühen uns immer, den Finger am Puls der Entwicklungen im Recruiting zu halten und teilen unsere Erkenntnisse aus Paneldiskussionen und Interviews mit Experten – direkt in deinem Posteingang!

Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter