So erstellen Sie einen strategischen Einstellungsplan: Leitfaden eines Experten’s

Als erfahrener Veteran zahlreicher Einstellungsplanungszyklen führe ich dich hier durch die Gründe und die Vorgehensweise zur Erstellung eines effizienten und nachhaltigen Einstellungsplans.

Was ist ein Einstellungsplan?

Ein Einstellungsplan ist ein strategisches Dokument oder ein Prozess, der den Einstellungsbedarf einer Organisation für einen bestimmten Zeitraum darlegt. Dabei wird der zukünftige Personalbedarf der Organisation auf Grundlage von Faktoren wie Wachstumsprognosen, Änderungen der Geschäftsstrategie, Fluktuationsraten und Kompetenzlücken innerhalb der bestehenden Belegschaft prognostiziert.

Oft wird ein Einstellungsplan eher als operativer denn als strategischer Plan betrachtet. Das liegt daran, dass er immer auf der Umsetzung innerhalb eines bestimmten Rekrutierungsbudgets, eines bestimmten Zeitrahmens und bestimmter Ressourcen beruhen sollte und weniger wahrscheinlich umfassende Analysen enthält.

Warum einen Einstellungsplan erstellen?

Die Erstellung eines Einstellungsplans ist aus mehreren Gründen wichtig:

Strategische Ausrichtung

Ein Einstellungsplan stellt sicher, dass der Personalbedarf deiner Organisation mit den übergeordneten strategischen Zielen übereinstimmt.

Durch die Prognose des zukünftigen Personalbedarfs trägt der Plan dazu bei, sicherzustellen, dass die richtigen Talente vorhanden sind, um die Ziele und Initiativen der Organisation zu unterstützen.

Effizienz bei der Einstellung

Ohne Einstellungsplan können Organisationen mit Ineffizienzen und höheren Kosten konfrontiert sein, die mit überstürzten oder reaktiven Einstellungsprozessen verbunden sind.

Ein klar definierter Plan hilft dabei, Ressourcen effektiv zuzuweisen und unnötige Ausgaben für die Rekrutierung und Einarbeitung zu minimieren, was zu einer besseren Bewerbererfahrung führt. Außerdem hilft er dabei, Fehlbesetzungen und übermäßige Einstellungen zu vermeiden.

Vielfalt in der Belegschaft

Indem Organisationen Initiativen für Vielfalt und Inklusion in den Einstellungsplan aufnehmen, können sie einen vielfältigeren Bewerberpool ansprechen und eine Kultur der Inklusivität innerhalb der Belegschaft fördern. Dies kann zu besseren Entscheidungen, mehr Innovation und höherer Mitarbeiterzufriedenheit führen.

Mitarbeiterbindung

Ein gut umgesetzter Einstellungsplan berücksichtigt nicht nur die Rekrutierung neuer Mitarbeiter, sondern auch deren langfristigen Erfolg und Verbleib in der Organisation.

Er hilft beispielsweise dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren und Gespräche über interne Mobilität und Entwicklung anzustoßen.

Insgesamt trägt ein Einstellungsplan dazu bei, einen Fahrplan für eine effektive Talentgewinnung und -verwaltung bereitzustellen, sodass Organisationen eine qualifizierte und motivierte Belegschaft aufbauen und erhalten können, die den Erfolg vorantreibt.

Wer sollte beteiligt sein?

Einstellungsplanung ist ein gemeinschaftlicher Prozess zwischen Rekrutierungs- und Einstellungsteams sowie der Führungsebene:

• Einstellungsverantwortliche: Geben Einblicke in die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen.
• Personalabteilung: Steuert den Planungsprozess und setzt den Plan in die Tat um.
• Abteilungsleiter: Bringen ihre Sichtweise dazu ein, wie die neuen Mitarbeiter mit verschiedenen Teams zusammenarbeiten werden und welche Kompetenzen erforderlich sind.
• Teammitglieder: Sammeln Feedback von Teammitgliedern dazu, was ihrer Meinung nach erforderlich ist.
• Führungskräfte: Führungskräfte müssen möglicherweise einbezogen werden, insbesondere bei strategischen oder hochrangigen Positionen, um die Übereinstimmung mit den Zielen und der Vision des Unternehmens sicherzustellen.
• Finanzabteilung: Stellt sicher, dass der Einstellungsplan mit dem Budget und der Finanzplanung der Organisation übereinstimmt.

Wenn du ein Flussdiagramm für den Rekrutierungsprozess erstellst, kann ein Swimlane-Ansatz dabei helfen, die Verantwortlichkeiten der einzelnen Abteilungen zu berücksichtigen.

Der Einstellungsplanungsprozess

Der Ablauf des Einstellungsstrategieprozesses sieht ungefähr so aus:

1. Unternehmens- und Teamziele definieren, um sicherzustellen, dass die Einstellungsprioritäten mit den strategischen Zielen übereinstimmen.
2. Konkreten Kompetenzbedarf und -lücken bewerten. Oft lässt sich der Bedarf am einfachsten durch eine Kompetenzlückenanalyse ermitteln. Außerdem hilft es, ein Organigramm für den neuen Einstellungsplan zu erstellen, um Berichtslinien und Arbeitsbeziehungen zu visualisieren.
3. Bewerten, ob das Kompetenzdefizit durch Coaching des aktuellen Teams behoben werden kann. Falls nicht, die entsprechenden Stellen schaffen.
4. Mit HR/Talentakquise zusammenarbeiten, um Stellenbeschreibungen zu erstellen.
5. Mit anderen Teamleitungen zusammenarbeiten, um die eigenen Ideen für die Einstellung dieser Person zu besprechen, damit es keine Überschneidungen gibt.
6. Einen Plan erstellen, wann eingestellt werden muss und wie neue Mitarbeitende eingestellt werden.

Ich gehe dabei so vor, dass ich mit jeder Führungskraft im Unternehmen eine Planungssitzung für die Einstellungen der nächsten 12 Monate (oder auch für einen kürzeren Zeitraum) durchführe und wir Themen wie Kompetenzlückenanalysen und die Schaffung neuer Stellen durchgehen.

Während dieses Prozesses stelle ich Fragen, die uns in den Bereich der Personalplanung führen. Ich möchte die aktuellen Anforderungen an die Unternehmensleistung verstehen und anschließend überlegen, ob Kompetenzlücken durch Coaching des aktuellen Teams geschlossen werden können.

Danach ist es wichtig, die Personalbedarfe aller verschiedenen Führungskräfte (einschließlich der Stellenbeschreibungen) zusammenzutragen und zu ermitteln, wo einige Teams möglicherweise doppelte Stellen besetzen möchten. 

Auf folgende Teams sollte dabei besonders geachtet werden:

• Vertrieb <> Marketing
• Entwicklung <> Produkt <> IT <> Daten
• Finanzen <> Geschäftsbetrieb <> Daten
• HR <> Finanzen
• Finanzen <> Beschaffung (falls diese nicht bereits dem Finanzbereich zugeordnet ist).

Ich musste beispielsweise einmal eingreifen, als der Finanzbereich jemanden für die Leitung der Beschaffung einstellen wollte, während das Lieferkettenteam bereits nach einer Person für die Leitung der Beschaffung suchte!

Oft entstehen solche Situationen, weil ein Team das Gefühl hat, von einem anderen Team nicht genügend Informationen oder Kapazitäten zu erhalten, und glaubt, dass die Einstellung einer Person, die diese Lücke schließt und die Aufgabe übernimmt, helfen würde (was jedoch nie der Fall ist).

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Fragen, die bei der Erstellung eines Einstellungsplans gestellt werden sollten

Die richtigen Fragen machen Ihren Einstellungsplan strategischer und nachhaltiger.

Die meisten Linienmanager sollten die folgenden Fragen so beantworten können, dass Sie und sie die wichtigsten Aspekte ihres Einstellungsbedarfs sowie den Umfang und die Dringlichkeit einer Stelle verstehen. Ganz gleich, ob Sie eine Assistenz einstellen oder eine spezialisiertere Position besetzen möchten – diese Fragen sorgen für entscheidende Klarheit.

F: Welche Ressourcen bzw. welches Budget stehen Ihnen zur Verfügung (falls vorhanden)?

Seien wir ehrlich: Dies ist hier eindeutig der entscheidende Faktor. Wenn Sie die gesamte Checkliste durchgehen und feststellen, dass Sie mit dem vorhandenen Budget nicht die benötigte Person finden können, können Sie mit den untenstehenden Antworten zur Finanzabteilung bzw. zur Führungsebene der Geschäftsleitung zurückgehen und dieses Thema besprechen.

Falls Sie kein Budget haben, sollten Sie die Kosten im Blick behalten, damit Sie die Finanzabteilung beraten können. Möglicherweise müssen Sie bei bestimmten Kompetenzen oder beim erforderlichen Dienstalter Abstriche machen, um mit einem kleineren Budget auszukommen.

F: Was wird diese Person hier tun? Welche konkreten Ergebnisse erwarten wir von dieser Rolle in den ersten 6 Monaten, 12 Monaten oder darüber hinaus?

Ich empfehle, über konkrete Ergebnisse zu sprechen, damit klar im Mittelpunkt steht, warum diese Person benötigt wird. So vermeiden Sie, nur aufgrund von Kompetenzen einzustellen (d. h. „Die Kompetenzen dieser Person wären im Team schön zu haben“ – aber wofür?).

F. Mit wem werden sie intern am meisten zusammenarbeiten? Benötigen wir ihren Beitrag im Einstellungsprozess oder bei der Erstellung der Stellenbeschreibung?

Heutzutage gibt es nur sehr wenige Rollen, die im Unternehmen nicht funktionsübergreifend zusammenarbeiten. Meinungen von außen können die Rolle erweitern oder eingrenzen, aber in jedem Fall wird sie dadurch besser passen.

Wenn Finance beispielsweise jemanden für den Datenbereich einstellen möchte: Was stellt das derzeitige Datenteam ihnen nicht zur Verfügung?

F. Gibt es Überschneidungen zwischen der Person in dieser Rolle und anderen Personen im Unternehmen? Falls ja, in welchem Umfang bestehen diese Überschneidungen und welche Unterschiede machen diese Rolle notwendig?

Wenn wir mit dem obigen Beispiel fortfahren und Finance eine Person für den Datenbereich einstellt, muss diese mit dem Datenteam zusammenarbeiten. Ist es jedoch angemessen, dass es so viele Überschneidungen gibt, oder kann das Datenteam Kapazitäten freimachen, um Finance die benötigten Informationen bereitzustellen? Oder sollte das Datenteam die Person einfach selbst einstellen, damit die Berichtslinien klar bleiben?

F. Welche Erfahrung und/oder Fähigkeiten benötigt die beste Kandidatin bzw. der beste Kandidat, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein?

So erhältst du gemeinsam mit der einstellenden Führungskraft eine Vorstellung davon, wonach ihr sucht. Idealerweise sollte es einige Kriterien geben, die unbedingt erforderlich sind, und andere, die „wünschenswert“ sind. 

Das sollte den Bedarf für die Rolle weiter untermauern und dich dazu bringen, über die Dringlichkeit nachzudenken. Du solltest vage Formulierungen vermeiden. Wenn dir beispielsweise nur Personen einfallen, die gut kommunizieren können und selbstmotiviert sind, musst du möglicherweise noch einmal zu den Ergebnissen zurückgehen. Natürlich ist es ebenfalls hinderlich, zu genaue Vorgaben zu machen.

(Ich gehe in meinem Artikel über die Kandidatenbeschaffung noch etwas ausführlicher darauf ein).

F. Wann wird die Rolle benötigt – gestern, in 3 Monaten oder in 6 Monaten?

Hier beginnen wir, über die Dringlichkeit der Rolle nachzudenken. Das hilft dir und dem Team für die Talentgewinnung zu planen, wann eine Stelle ausgeschrieben werden sollte, wie dringend sie besetzt werden muss und wie viele Ressourcen derzeit dafür eingesetzt werden sollten.

F. Was passiert, wenn wir die Person in 6 Monaten nicht eingestellt haben?

Das ist eher eine gedankliche Übung, um über die Dringlichkeit nachzudenken. Es ist leicht zu sagen: „Nun, wir werden unsere Ziele nicht erreichen“, und diese Frage damit abzuhaken. 

Nimm dir Zeit, darüber nachzudenken, was passiert, wenn dir diese Ressource nicht zur Verfügung steht, die Anforderungen an dein Team aber gleich bleiben. So erkennst du die tatsächliche Dringlichkeit der Rolle.

In meiner beruflichen Laufbahn hat mir nur eine Führungskraft einmal gesagt: „Hey Mariya, meine Rolle ist nicht dringend, aber ich wollte dir frühzeitig Bescheid geben, dass ich diese Ressource in 6 Monaten brauche und es eine schwierige Besetzung wird. Lass sie uns also jetzt ausschreiben.“ Das hat mir Tränen in die Augen getrieben – mach es genauso!

F. Wer kann bzw. wird die Aufgabe in der Zwischenzeit übernehmen?

Auch das hilft dabei, die Dringlichkeit der Rolle einzuschätzen, und bringt die direkte Führungskraft dazu, darüber nachzudenken, für jemanden im Unternehmen ein anspruchsvolles Entwicklungsziel zu schaffen oder die Aufgabe in den Entwicklungsplan dieser Person aufzunehmen. 

Ich habe oft erlebt, dass eine Einstellung der erste Lösungsansatz ist. Sobald wir jedoch zu dieser Frage kommen, stellen wir fest, dass es im Team bereits viele nicht ausreichend eingesetzte Personen gibt.

F. Wie sieht der Karriereweg aus, sofern es einen gibt?

Darüber sollte jede Führungskraft nachdenken, wenn sie jemanden einstellen möchte. Manchmal lautet die Antwort, dass es keinen gibt, weil es sich bereits um eine sehr hochrangige Rolle handelt (z. B. wenn eine Position auf C-Ebene besetzt werden soll). 

In anderen Fällen liegt es jedoch daran, dass das Unternehmen diese Person bei genauerer Betrachtung nur für einen begrenzten Zeitraum benötigt. Falls das zutrifft, lohnt es sich zu fragen, ob eine Auftragnehmerin bzw. ein Auftragnehmer besser geeignet ist als eine angestellte Person, die nach Abschluss des Projekts keine Aufgabe mehr hätte.

F. Hast du jetzt Zeit für die Einstellung, bzw. wann wirst du Zeit dafür haben?

Einstellungen sollten einen beträchtlichen Teil des wöchentlichen Kalenders ausmachen. Je dringender die Rolle ist, desto mehr Zeit sollte jemand bereit sein, dem Einstellungsprozess zu widmen.

Eine Stellenausschreibung zu erstellen, das Bewerbermanagementsystem zu überprüfen, Beiträge in sozialen Medien zu veröffentlichen, Lebensläufe zu sichten und Vorstellungsgespräche zu führen – all das kostet Zeit. 

Andere Dinge, für die ich oft sehe, dass Menschen vergessen, Zeit einzuplanen, sind die Bereitstellung eines angemessenen Feedbacks zu Vorstellungsgesprächen (Top-Talente benötigen gutes Feedback), Hintergrundüberprüfungen und das Onboarding.

Bei Gesprächen mit Einstellungsleitern, die Teams schnell vergrößern möchten, geht es oft darum, ob ihr Team über die Kapazität verfügt, für alle neuen Mitarbeiter einen hervorragenden Onboarding-Prozess durchzuführen. Wenn die Kapazität ein Problem darstellt, könnten Sie ein Softwaretool für das Onboarding nutzen, um Prozesse zu optimieren.

F. Wie steht es um die Unternehmenskultur?

Beachten Sie, dass ich in keinem der oben genannten Punkte über die „Passung zur Unternehmenskultur“ spreche. Das liegt daran, dass ich fest davon überzeugt bin, dass dies in dieser Phase sehr einschränkend sein und eine Quelle für Voreingenommenheit darstellen kann.

Konzentrieren Sie sich auf Dinge wie Verhalten, Fähigkeiten und die passende Erfahrung des idealen Kandidaten, und Sie vermeiden, dass all Ihre neuen Mitarbeiter aussehen, als kämen sie aus derselben Form.

Mit den Antworten auf diese Fragen gehen Sie zurück zu Ihrer Führungskraft oder dem Führungsteam und besprechen den Einstellungsplan.

Wenn Sie über ein eigenes Einstellungsteam oder entsprechende Ressourcen verfügen, sollten Sie darauf vorbereitet sein, die Dringlichkeit Ihrer Stelle mit anderen Teams zu erörtern, die ebenso dringende oder noch dringendere Stellen zu besetzen haben. 

Die Antworten auf die obigen Fragen haben außerdem den Vorteil, dass sie sowohl den Auswahlprozess als auch die spätere Einstellungsentscheidung leiten – sie erfüllen also gleich zwei Aufgaben!

Checkliste für die Einstellungsplanung

Die meisten Unternehmen arbeiten mit einem jährlichen oder halbjährlichen strategischen Einstellungsplan. Daher finden Sie hier eine Checkliste mit den Punkten, die Sie überprüfen und planen sollten, bevor der von Ihnen geplante Einstellungszeitraum beginnt.

• Ein übergreifender Einstellungsplan für das Unternehmen
• Ein Zeitfenster für jedes Team, um im Laufe des Zeitraums die verschiedenen vorhandenen Stellen zu besetzen
• Sie haben sich bei funktionsübergreifenden Stakeholdern über die Stelle, die Sie hinzufügen, vergewissert
• Sie haben alle Fragen im obigen Abschnitt beantwortet
• Sie haben gemeinsam mit HR/Talent mit der Erstellung von Stellenbeschreibungen begonnen
• Sie haben begonnen, darüber nachzudenken, wie Sie diese Person einstellen (wie Sie Mitarbeiter finden, die Fragen im Vorstellungsgespräch oder Aufgaben im Einstellungsprozess)
• Sobald Sie die Stelle ausgeschrieben und mit der Einstellung begonnen haben, denken Sie darüber nach, wie Ihr Team in der nächsten Runde aussehen soll.

Die Zeit für eine sorgfältige Einstellungsplanung zahlt sich aus

Ein Einstellungsplan braucht Zeit. Er kann arbeitsintensiv sein und Sie dazu bringen, über Dinge nachzudenken, auf die Sie noch keine fertigen Antworten haben. 

Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, den Prozess zu durchlaufen und bei der Planung etwas tiefer zu gehen, um sie nachhaltiger und präziser zu gestalten.

Wie gerufen kontaktierte mich gerade, als ich diesen Artikel schrieb, ein Freund und erzählte mir die folgende Geschichte. 

Er stand mit einem Unternehmen in Kontakt, das seine Fähigkeiten schätzte, aber im Laufe von fast 9 Monaten immer wieder die Stellen änderte, für die mein Freund in Betracht gezogen wurde. 

Das ist eine Verschwendung der Zeit aller Beteiligten und wahrscheinlich ein Hinweis darauf, dass sie keinen wirklichen Plan hatten, als sie mit meinem Freund ins Gespräch kamen. 

Es bringt mich zu der Annahme, dass sie seine Erfahrung sahen und in die Falle tappten: „Wir würden gerne jemanden mit dieser Erfahrung an Bord haben“, ohne zu wissen, was sie mit ihm anfangen würden.

Letztendlich zogen sie sich abrupt aus dem Prozess zurück, verschwendeten die Zeit aller Beteiligten und hinterließen einen bitteren Nachgeschmack.

Ich wünschte, ich könnte Ihnen sagen, dass dies ein Einzelfall einer besonders schlechten Bewerbererfahrung ist, aber das ist es nicht. In diesem von uns geschaffenen Umfeld, in dem es heißt „erst einstellen, später Fragen stellen“, scheint dies die Norm zu sein. 

Ich selbst war an solchen Wachstumsinitiativen beteiligt – Teams wurden innerhalb eines Jahres sogar verdoppelt oder verdreifacht –, aber ich habe in diesen Runden immer versucht, die kritische Stimme zu sein. 

Dies hat den Teams, mit denen ich gearbeitet habe, geholfen, ein klareres Ziel vor Augen zu haben, sodass sie wiederum den richtigen Kandidaten die beste Bewerbererfahrung bieten und eine starke Arbeitgebermarke aufrechterhalten können.

Einstellungsziele sollten genauso behandelt werden wie alle anderen Ziele – jede Minute, die Sie vor der Umsetzung einer intensiven Planung widmen, erspart Ihnen mindestens einige Minuten, die Sie sonst mit Umwegen und Verschwendung verbringen würden.

Ich sage nicht, dass das bedeutet, dass du niemals Menschen entlassen wirst, aber es ist immer sinnvoll, dich von Zeit zu Zeit zu hinterfragen, um zu prüfen, ob du auf dem richtigen Weg bist.

Für dich mögen Einstellen und Entlassen irgendwann wie Zahlen oder einzelne Posten aussehen, aber für die Menschen geht es dabei um ihren Lebensunterhalt.

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Wenn du bei allen aktuellen Entwicklungen im Bereich Einstellungen auf dem Laufenden bleiben möchtest, kannst du einiges tun.

Eine Möglichkeit besteht darin, einen Kurs zur Personalgewinnung zu belegen, der dir dabei hilft, die neuesten Technologien und Marktanforderungen im Hinblick auf dein Unternehmen im Blick zu behalten.

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