Wie man einen Personalvermittler einstellt, um das Unternehmenswachstum zu fördern

Mariya Hristova

on May 8, 2026

Es gibt einige Möglichkeiten, wie ein wachsendes Unternehmen viele Mitarbeiter einstellen kann, um Wachstum zu schaffen und aufrechtzuerhalten:

Alle Verantwortung auf die einzelnen einstellenden Führungskräfte und Teams übertragen und ihnen die Lösungssuche überlassen.
Mit einer externen Personalvermittlungsagentur für jede Einstellung zusammenarbeiten, wobei die einstellenden Führungskräfte den Prozess intern steuern.
Eine interne Personalbeschaffung aufbauen.
Kombination aus Option 2 + 3.

Option 4 ist am wahrscheinlichsten, allerdings mit einem starken Fokus auf den Aufbau eines internen Recruiting-Teams. Da ich in meiner Karriere viele Recruiter eingestellt und Recruiting-Funktionen von Grund auf aufgebaut habe, teile ich mein Wissen, um Ihnen zu helfen, den richtigen Recruiter für Ihr Unternehmen zu finden.

Was ist ein Recruiter?

Recruiter oder Spezialisten für Talentakquise sind dafür verantwortlich, Kandidaten für offene Positionen in einem Unternehmen zu finden und zu besetzen. Je nach Unternehmen und Aufbau unterstützt ein Recruiter möglicherweise auch die Entwicklung von Interviews und Einstufungsverfahren.

Recruiter arbeiten entweder direkt für das Unternehmen, in das sie Personal vermitteln (in-house), oder bei einer Personalagentur, wo sie mit mehreren Unternehmen zusammenarbeiten (extern). Bei der Einstellung eines Recruiters sollten Sie diejenigen in Betracht ziehen, die Zertifizierungsprogramme für Recruiter absolviert haben, um sicherzustellen, dass sie hochqualifiziert sind.

Insgesamt sind die Kompetenzen von Recruitern und Spezialisten für Talentakquise sehr ähnlich, mit einigen kleinen Unterschieden.

Zum Beispiel müssen Agentur-Recruiter häufig kommerzieller und stärker im Bereich Geschäftsentwicklung sein, um Kunden zu gewinnen und Kandidaten anzusprechen. Ein internes Team hingegen ermöglicht Ihnen, verschiedene Ansätze in der Personalgewinnung zu entwickeln, etwa eine End-to-End-Recruiting-Strategie.

Aufgaben eines Recruiters

Typischerweise sind Recruiter dafür verantwortlich, den Recruiting-Prozess von Anfang bis Ende zu steuern. Dazu gehören folgende Aufgaben:

Sicherstellen, dass genügend Bewerber vorhanden sind, u. a. durch Talentmarketing und Kandidatensuche
Screening von Bewerbern und sie, sofern geeignet, in die Auswahlgespräche weiterleiten
Entwicklung von Interviews und Assessments
Unterstützung der einstellenden Führungskräfte bei der Bewertung von Kandidaten und deren Prozess-Steuerung
Bewerber während des gesamten Prozesses informiert und engagiert halten
Erstellung von Arbeitsangeboten.

Warum einen Recruiter einstellen?

Eine der wichtigsten Entscheidungen für jedes Unternehmen ist, wann und ob sie eine interne Talentakquise-Funktion aufbauen, die meist Teil der Personalabteilung ist.

Ich habe zuletzt gesehen, dass Hyperwachstums-Start-ups den Aufbau einer internen Talentakquise sogar vor einer vollwertigen Personalabteilung priorisieren.

Das unterstreicht, wie wichtig es ist, gute Recruiter für Ihre Organisation zu finden.

Eine hauseigene Talentakquise-Funktion hilft dabei:

Eine Arbeitgebermarke aufzubauen, um langfristig Talente anzuziehen.
Eine einheitliche Recruiting-Strategie zu entwickeln, die teamübergreifend funktioniert.
Dafür zu sorgen, dass für jede Rolle ein Profil erstellt wird, das beschreibt, wie der ideale Kandidat aussieht und was mit diesen Kandidaten erreicht werden soll.
Unterstützung bei der Entwicklung und Prüfung von Interviews und Assessments.
Sicherzustellen, dass Bewerber eine großartige Erfahrung während des gesamten Bewerbungsprozesses machen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie niemals mit Agenturen bei der Rekrutierung zusammenarbeiten sollten. Manchmal ist es notwendig, auf die Expertise von externen Recruitern für bestimmte Bereiche oder für leitende/executive Positionen zurückzugreifen.

Sich jedoch ausschließlich auf externe Recruiter zu verlassen, ist häufig eine sehr kurzfristige und teure Lösung, weil:

Das Unternehmen keine Arbeitgebermarke oder Präsenz am Arbeitsmarkt aufbaut und somit zukünftig noch stärker von Agenturen abhängt.
Im Durchschnitt entsprechen die Gebühren für eine einzelne Einstellung etwa 20 % des Grundgehalts. Das wird Ihre Recruiting-KPIs kaum positiv beeinflussen. Ein guter Recruiter kann im eigenen Unternehmen jährlich mehr als 25 Einstellungen vornehmen, was deutlich günstiger als die Agenturgebühren pro Position ausfällt.

Wie man einen Recruiter findet

Es gibt zwei Hauptquellen für erfahrene Recruiter:

Andere Unternehmen, die über eigene Talentakquise-Abteilungen verfügen
Recruiter aus Personalvermittlungsagenturen, die in ein Unternehmen wechseln möchten.

Einige Vertriebsmitarbeiter sind erfolgreich in die Personalbeschaffung gewechselt, aber es ist nicht garantiert, dass jeder Vertriebler auch ein guter Recruiter sein kann und umgekehrt.

Wenn Sie den ersten Recruiter für Ihr Team einstellen, ist es wichtig, eine erfahrene Person einzustellen.

Recruiting im Allgemeinen kann relativ leicht erlernt werden. Um jedoch eine komplette Recruiting-Funktion für Startups aufzubauen, bedarf es Erfahrung und Fachwissen.

Einige Quellen und Methoden, um erfahrene Recruiter zu finden:

Jobbörsen: Sie können die Stelle ausschreiben, da gute Recruiter meist sehr aktiv auf Jobbörsen (insbesondere LinkedIn) unterwegs sind.
Netzwerk: Fragen Sie Führungskräfte und Personalverantwortliche in Ihrem Netzwerk nach einem guten Recruiter, mit dem sie zusammengearbeitet haben.
Recruiter: Es gibt spezialisierte Agenturen, die sich auf die Vermittlung von Recruitern spezialisiert haben und Ihnen helfen können, einen Talent-Acquisition-Spezialisten zu finden. Achten Sie darauf, dass sie auch interne Recruiter vermittelt haben.
Communities: Orte wie People Managing People, Recruitment Brainfood und einige Sourcing-Communities verfügen über besonders aktive Recruiter.
Headhunting: Schauen Sie sich Unternehmen aus Ihrer Branche oder Firmen an, die stark gewachsen sind.
Agentur-Partner: Haben Sie schon mit einem besonders guten Recruiter zusammengearbeitet? Wäre dieser interessiert, exklusiv bei Ihnen zu arbeiten? Es gibt mittlerweile auch neue Modelle wie den „Embedded“-Recruiter, der zwischen der internen und externen Vermittlung angesiedelt ist. So kann der Wechsel in das interne Recruiting erleichtert werden.

Viele Unternehmen nutzen Recruitment Process Outsourcing Services, um wichtige Positionen im Recruiting effektiv zu besetzen. Sie können die RPO-Teams beobachten, um zu sehen, ob jemand nach einer neuen internen Gelegenheit sucht.

Wichtige Fähigkeiten und Kompetenzen

Recruiting-Fähigkeiten sind im Allgemeinen eine Mischung aus Hard und Soft Skills, die eine leicht vertriebsnahe Herangehensweise mit Datenkenntnissen und wirtschaftlichem Fokus verbinden.

Ich habe zuvor einen Artikel über Recruiting-Kompetenzen, Eigenschaften und Fähigkeiten geschrieben, der die Fähigkeiten beschreibt, die exzellente Recruiter auszeichnen.

Es gibt jedoch einige Fähigkeiten, die intern tätige Recruiter besonders mitbringen sollten – insbesondere wenn Sie Recruiter aus Agenturen einstellen:

Langfristiges Denken. Je nach Personalagentur haben manche Recruiter diese Denkweise noch nicht entwickelt.
Problemlösungskompetenz. Vor allem geht es darum, Herausforderungen so zu lösen, dass später keine unerwarteten Probleme entstehen.
Wissen, wann man Abstand nehmen sollte. Nicht zu sehr an Kandidaten hängen oder wissen, wann ein Kandidat – trotz technischer Fähigkeiten – nicht zur Unternehmenskultur passt.
Vielseitigkeit in den Stellenprofilen. In kleineren Unternehmen müssen interne Recruiter häufig alle Rollen besetzen. Daher ist es vorteilhaft, wenn sie bereits unterschiedliche Positionen rekrutiert haben.
Kentnis von Personalmanagement-Software. Ein guter Recruiter hat Erfahrung mit verschiedenen Recruiting- und Personaltools, inklusive cloud-basierter Recruiting-Software. Mit Glück beherrscht er bereits das von Ihnen verwendete Tool.

Fragen, die Sie Recruitern im Vorstellungsgespräch stellen sollten

Wenn Sie einen Recruiter einstellen, ist es wichtig, zu prüfen, wie er zu Ihren Gesamtzielen passt und die Kompetenzen abzufragen, die Sie von ihm erwarten.

Die Fragen sollten sowohl die Grundlagen des Recruitings als auch die Besonderheiten des internen Recruitings abdecken.

Fragen zu fachlichen Recruiting-Kompetenzen

Für welche Arten von Positionen haben Sie bereits rekrutiert?
Wie hoch ist Ihre Abschlussquote (Offer/Close Rate)?
Wie kurz ist Ihre durchschnittliche Besetzungszeit?
Wie hoch ist die Fluktuation Ihrer Vermittlungen in den ersten sechs Monaten?
Für welche Positionen rekrutieren Sie am liebsten und warum?

Fragen zu Strategie und Soft Skills

Erzählen Sie mir von einer Situation, in der Sie einem Kandidaten oder einem Einstellungsmanager widersprechen mussten – wie und warum haben Sie widersprochen und was war das Ergebnis?
Berichten Sie über die herausforderndste Position, die Sie besetzen mussten, oder jene, die am längsten gedauert hat. Woran lag das? Was haben Sie ausprobiert? Wie haben Sie letztlich die Sackgasse überwunden?
Was sind die nützlichsten Fragen, die Sie bei der Vorauswahl von Kandidaten stellen?
Wie überprüfen Sie, ob Kandidaten tatsächlich die über das Papier hinausgehenden Fachkenntnisse besitzen?

Situative Fragen

Ich empfehle außerdem, die aktuelle Situation Ihres Unternehmens zu besprechen, um zu verstehen, wie Kandidaten die Problemlösung bei Ihnen angehen würden.

Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel bereits Schwierigkeiten beim Einstellen hat – was würden sie empfehlen?

Markttrends

Ein wichtiger Aspekt ist, dass die Entlassungswelle, die 2022 begann, den Bereich Rekrutierung stark getroffen hat. Es wurde weithin berichtet, dass die Recruiting-Funktion unverhältnismäßig stark von den Entlassungen betroffen war.

Das bedeutet, dass auf jede Stelle in der Rekrutierung nun mehr Recruiter kommen und sich das mit den Schwankungen des Arbeitsmarktes verändert.

Für Unternehmen, die Recruiter einstellen wollen, heißt das: Sie müssen deutlich mehr Kandidaten prüfen, um die passende Person zu finden.

Früher oder später wird es nach einer Markterholung wieder einen Mangel an guten Recruitern geben, weil diese Rolle sehr stark von den Schwankungen der Personaleinstellungen betroffen ist.

Worauf Sie bei einer Personalberatungsfirma achten sollten

Angenommen, Sie sind noch nicht bereit für eine festangestellte Recruiterin oder möchten für bestimmte Positionen lieber eine externe Agentur nutzen.

Grundsätzlich gibt es drei Hauptmodelle für die Zusammenarbeit mit einer Agentur:

Contingency-Modell (auch als „no win no fee“ bekannt), bei dem Sie nur für vermittelte Kandidaten zahlen.
Retained-Modell. Hier wird vorab eine Teilsumme gezahlt, um die Agentur für eine Position „zu beauftragen“. Manchmal ist die prozentuale Gebühr niedriger als beim Contingency-Modell.
Embedded-Modell. Ein Agentur-Recruiter arbeitet wie ein Teil Ihres Teams. Er arbeitet enger mit Ihrem Team an Ihren Recruiting-Bedürfnissen und oft exklusiv an Ihren Stellen.

Für welches Modell Sie sich auch entscheiden – prüfen Sie auf jeden Fall Folgendes:

Die Agentur hat belegbare Erfolge bei der Vermittlung von Top-Talenten auf Ihrem Niveau in vergleichbaren Unternehmen.
Sie versucht nicht, Ihr Geschäft nur über Dumpingpreise zu gewinnen. In der Rekrutierung gibt es auch auffällig niedrige Gebühren, die skeptisch machen sollten!
Sie lernen die Recruiterin oder den Recruiter, mit dem Sie zusammenarbeiten werden, persönlich kennen und erfahren, wie sie/er Sie unterstützen wird.
Falls eine Agentur mehrere dieser Modelle anbietet, drängt sie Sie nicht in das eine oder andere Modell.

Gute Recruiter helfen Ihnen, für die Zukunft zu bauen

Eine interne Recruiterin einzustellen kann ein großartiger erster Schritt sein, um Ihren Mitarbeitenden, Kundinnen und der Öffentlichkeit zu zeigen, dass Sie es mit dem Recruiting und Ihrer Arbeitgebermarke ernst meinen.

Falls Ihnen jemand erzählt, dass „nur schlechte oder erfolglose Recruiter aus der Agentur in die Inhouse-Rolle wechseln“, sagen Sie ihm, er soll zurück in die 80er gehen.

Die richtige Person zu finden kann herausfordernd sein, aber eine professionelle, interne Recruiting-Struktur ist mittlerweile selbstverständlich – Sie finden also auch hervorragende Recruiter, die diesen Schritt gemacht haben.

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