So erstellen Sie einen 30-60-90-Tage-Einarbeitungsplan + Vorlage
Eine Studie von Gallup ergab, dass nur 12 % der Mitarbeitenden der Meinung sind, dass ihr Unternehmen großartige Arbeit beim Onboarding neuer Teammitglieder leistet.
Das ist enttäuschend, denn – wie wir gleich sehen werden – kann ein richtiges Onboarding-Verfahren einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg eines neuen Mitarbeitenden in seiner neuen Rolle haben.
Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihr Prozess den Menschen den bestmöglichen Start ermöglicht?
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Der 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan gilt weithin als Best Practice, um neue Teammitglieder effektiv in die Unternehmenskultur zu integrieren und ihre Produktivität zu steigern.
Es gibt viele Wege, das Onboarding-Erlebnis zu verbessern, aber die Umsetzung eines 30-60-90-Tage-Plans liefert eine der besten Investitionsrenditen, die ich kenne.
Also, lassen Sie uns eintauchen.
Ihre 30-60-90-Tage-Vorlage
Hier ist unsere bewährte Onboarding-Vorlage, um die Erfahrung für Ihre neuen Mitarbeitenden von Anfang an richtig zu gestalten.
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Was ist ein 30-60-90-Tage-Plan?
Ein 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan ist ein Aktionsplan, der neuen Mitarbeitenden in den ersten 90 Tagen im neuen Job Orientierung gibt. Er hilft dabei, typische Aufgaben im Rahmen des Onboardings – wie das Kennenlernen von Kollegen und das Absolvieren notwendiger Schulungen – zu erstellen und deren Abschluss zu verfolgen.
Das letztendliche Ziel ist es, neuen Starter*innen das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und ihnen zu helfen, zu priorisieren, was zu tun ist, um so schnell wie möglich produktiv zu werden.
Im Umkehrschluss trägt das dazu bei, Mitarbeiterengagement, Motivation und Mitarbeiterbindung zu steigern.
Die ersten 30 Tage
In den ersten 30 Tagen steht das Kennenlernen des Unternehmens, der eigenen Rolle, der verwendeten Tools, der Bewertungskriterien und der eigenen Aufgabe im Mittelpunkt.
Ebenso geht es darum, herauszufinden, was der neue Mitarbeitende lernen muss – angefangen bei den Grundlagen.
In diesem Abschnitt des 90-Tage-Plans gibt es die größte Überschneidung zwischen allen neuen Mitarbeitenden – unabhängig von Rolle, Abteilung oder Hierarchieebene.
Der Zeitraum von 30–60 Tagen
In dieser Phase tragen die neuen Mitarbeitenden noch "Stützräder", werden aber zunehmend in Projekte involviert und nehmen ihre eigentlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf. Hier beginnt der Plan sich – je nach Rolle, Abteilung und Hierarchieebene – zu unterscheiden.
Der Zeitraum von 60–90 Tagen
Jetzt sind die "Stützräder" abmontiert: Die neue Kraft erhält mehr Freiraum und Unabhängigkeit dabei, wie sie ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten angeht.
Vorteile eines 30-60-90-Tage-Plans
Ein 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan bietet einen strukturierten Rahmen, damit sich neue Mitarbeitende an ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Unternehmen anpassen können. Dieser Plan ist in mehreren Aspekten besonders vorteilhaft:
- Größere Effizienz: Die Erstellung eines 30-60-90-Tage-Onboarding-Plans macht den Prozess effizienter, da alle Beteiligten wissen, was von ihnen erwartet wird und welche Ressourcen benötigt werden. Es ist auch einfacher, Materialien wie Einführungspräsentationen zu bündeln.
- Schnellere Einarbeitung: Mit einem klaren Leitfaden haben Neueinstellungen größere Chancen, schneller produktiv zu werden, als es mit einem unstrukturierten Plan möglich wäre.
- Möglichkeiten für Feedback und Anpassungen: Der Plan sieht regelmäßige Check-ins und Feedbackgespräche zwischen der neuen Person und deren Führungskraft oder Mentor vor. So werden Herausforderungen rechtzeitig erkannt und der Plan kann bei Bedarf angepasst werden. Das fördert kontinuierliche Verbesserung und persönliche Entwicklung.
- Stärkere Unternehmenskultur: Eine strukturierte Einarbeitung erhöht die Chance, dass sich neue Mitarbeitende stärker mit dem Unternehmen, den Kolleg*innen und der Unternehmenskultur verbunden fühlen. Dies ist besonders wichtig für das Onboarding auf Distanz oder weltweit arbeitende Teams.
Eine Analogie für Ihren 30-60-90-Tage-Plan
Ich habe einmal einen Onboarding-Kurs besucht, in dem der Dozent sagte: „Eine gute Möglichkeit, Ihren 30-60-90-Tage-Plan zu sehen, ist wie eine Speisekarte.“
Wie es so üblich ist, kommen die Vorspeisen zuerst.
Das ist es, was in allen 30-60-90-Tage-Plänen enthalten sein wird, unabhängig von Abteilung oder Erfahrungsstufe.
Es handelt sich um Informationen, die jeder kennen sollte, wenn er in eine neue Organisation eintritt, zum Beispiel:
- Werte
- Ziele
- Geschäftsmodell
- Geschichte
Jetzt können wir spezifischer werden.
Wenn wir bei unserer Speisekarten-Analogie bleiben, sind das die Hauptgerichte. Beispielsweise hat jemand in einer Verkaufsleiterposition andere Ziele und Kennzahlen als jemand, der eine Position in der Softwareentwicklung neu antritt.
Daraus können Sie verschiedene Vorlagen abhängig von Abteilung oder Erfahrungsstufe erstellen.
Schließlich kommen wir auf die individuelle Ebene – oder, um bei der Analogie zu bleiben, die Garnituren.
Jede Person bringt unterschiedliche Erfahrungen, Perspektiven, Persönlichkeiten und Ziele mit. Sie sollten gemeinsam mit ihnen Anpassungen am 90-Tage-Plan erarbeiten, die am besten zu ihnen passen.
Wie kann man das machen? Eine der besten Möglichkeiten ist das Eintrittsinterview.
Mit einem solchen Eintrittsinterview erhalten Sie ein viel tieferes Verständnis der Persönlichkeit, Stärken, Schwächen und persönlichen Ziele – und können den 90-Tage-Plan entsprechend anpassen.
Auch wenn es Überschneidungen zwischen den Fragen im Eintrittsinterview und dem eigentlichen Vorstellungsgespräch gibt, unterscheiden sich die Art der Fragen und die gesuchten Antworten vom Auswahlprozess selbst.
Dieses Interview kann vom Recruiting Manager, dem neuen Vorgesetzten oder von beiden durchgeführt werden.
Über das Eintrittsinterview haben Sie deren Plan zur Hand und können ihn gegebenenfalls anpassen, damit sie den bestmöglichen 90-Tage-Plan erhalten.
Wenn Sie so sind wie ich, denken Sie jetzt vielleicht schon ans Dessert. Dies ist dann die Krönung aller Vorbereitungen und harter Arbeit der 90 Tage – mit dem Ergebnis, dass Sie eine einsatzbereite, eingebundene und motivierte neue Fachkraft haben!
Schauen wir uns nun genauer an, wie man einen 30-60-90-Tage-Plan erstellt.
Wie man einen 30-60-90-Tage-Plan erstellt
Die ersten 30 Tage
Sehen wir uns nun an, was auf dem Fahrplan für die ersten 30 Tage einer neuen Rolle stehen sollte.
Im ersten Monat wird viel gelernt werden. In dieser Phase werden Sie am meisten Kontakt mit den neuen Mitarbeitenden haben, um sie an Ihre Organisation heranzuführen – und es gibt die meisten Überschneidungen hinsichtlich der Themen, unabhängig von Rolle oder Erfahrungsstufe.
Aus diesem Grund ist es in diesem Abschnitt am einfachsten, wiederverwendbare Elemente zu erstellen.
Hier sind einige Dinge, die neue Mitarbeitende in den ersten 30 Tagen abdecken sollten:
- Klarheit über die Rolle und die Aufgaben gewinnen (super wichtig)
- Mit Mitarbeiterrichtlinien und erwarteten Verhaltensweisen vertraut sein
- Verstehen, welche Technologien, Software und Tools das Unternehmen nutzt und welche Prozesse sie befolgen werden.
- Die Mission, Vision, Werte, Produkte, das Geschäftsmodell und die Kundschaft Ihres Unternehmens kennenlernen
- Ein Verständnis der Stakeholder Ihres Unternehmens gewinnen
- Verstehen, an welchen aktuellen Projekten das Unternehmen arbeitet und welche Aufgaben sie selbst übernehmen werden
- Wöchentliche Meetings mit ihrer Führungskraft haben
- Ein Gespür für die Unternehmenskultur und die Teamnormen entwickeln.
- Ihre Teammitglieder kennenlernen und wissen, wer wofür zuständig ist
- Kompetenzlücken erkennen und kurz- sowie langfristige Ziele für den verbleibenden Plan formulieren.
Da die ersten 30 Tage die ersten Arbeitstage des neuen Mitarbeitenden im Büro (physisch oder virtuell) sind, lohnt es sich, einige wiederverwendbare Onboarding-Aktivitäten wie Willkommens-Präsentationen, das Lesen des Mitarbeiterhandbuchs und Team-Lunches zu entwickeln.
Der 30-60-Tage-Bereich
Nachdem die neuen Mitarbeitenden nun die 30-Tage-Marke überschritten haben, ist es an der Zeit, dass sie sich noch weiter einarbeiten.
Sie haben nun ein Verständnis für die Grundlagen und beginnen, tiefer in ihre Rolle einzutauchen.
Das Wissen aus den ersten 30 Tagen wird jetzt vertieft und in die Praxis umgesetzt, sie können sich stärker in Projekte einbringen und beginnen, ihre Gedanken und Ideen häufiger zu äußern.
Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die sich die neuen Mitarbeitenden zu Beginn angesehen haben? Hier können sie nun Fortschritte erzielen.
Die KPIs, Ziele und Meilensteine, die in den vergangenen 30 Tagen gesetzt wurden? Damit werden sie nun erste Erfolge erzielen.
In diesem Abschnitt des 30-60-90-Tage-Plans beginnt jede Planung je nach Abteilung, Person oder Senioritätslevel auseinanderzulaufen.
Der 60-90-Tage-Bereich
In dieser Phase arbeitet der oder die Neue weiterhin an den KPIs, spezifischen Zielen und Meilensteinen, die in den ersten 30 Tagen festgelegt wurden.
Da der Schwerpunkt in diesem Zeitraum viel stärker auf Eigenständigkeit liegt, kann dieser Abschnitt des Plans deutlich offener und individueller gestaltet werden.
Neue Mitarbeitende werden Projekte mit weniger Aufsicht bearbeiten, stärker im Team und in der gesamten Organisation eingebunden sein und sich regelmäßig mit ihren Vorgesetzten austauschen, um sicherzustellen, dass sie ihre Kennzahlen erreichen.
An diesem Punkt können Teammitglieder anfangen, sich für ihre Expertise an die neue Person zu wenden. Vielleicht entsteht ein neues Team für ein Projekt, an dem sie arbeiten.
Fehler werden weiterhin auftreten, und das ist in Ordnung. Sie sind noch neu im Unternehmen und müssen vieles noch lernen.
Es muss jedoch ein höheres Maß an Verantwortung übernommen werden als zu Beginn des 90-Tage-Plans – und das wird im Laufe der Zeit weiter steigen.
Nach 90 Tagen
Studien zeigen, dass sich etwa 72% der neuen Mitarbeitenden innerhalb von drei Monaten an ihre neue Rolle gewöhnt haben; bei weiteren 22% dauert es neun Monate, der Rest braucht etwa 10-12 Monate.
Eines der besten Dinge, die Ihre Organisation nach der 90-Tage-Frist implementieren kann, ist das Stay-Interview.
Beim Stay-Interview werden Mitarbeitende dazu befragt, was im Unternehmen gut läuft und wo Verbesserungen möglich sind.
Das Stay-Interview ist ein hervorragendes Mittel, um den Onboarding-Prozess zu verbessern. Es ist ein guter Zeitpunkt, um Fragen zu stellen, wie gut der Plan erstellt und umgesetzt wurde und wo Verbesserungsbedarf besteht.
Das Feedback der Stay-Interviews lässt sich durch eine weitere Methode wie Onboarding-Umfragen ergänzen.
Nützliche Kennzahlen, um den Erfolg des Onboardings zu messen, sind beispielsweise Fluktuationsrate neuer Mitarbeitender, Zeit bis zur vollen Produktivität sowie Trainingsabschlussrate oder Testergebnisse.
Die Regel der 5
Um Ihren 90-Tage-Plan zu verbessern, ziehen Sie die Regel der 5 in Betracht.
Die Regel der 5 besagt, dass beim Einholen von Erkenntnissen durch Forschung oder Tests bereits fünf Personen ausreichen, um Muster zu erkennen und festzustellen, was funktioniert und was nicht.
Wenn sich bereits nach der Befragung von fünf Personen Muster abzeichnen, werden Sie durch weitere Tests mit mehr als fünf wahrscheinlich keine neuen Erkenntnisse gewinnen. Falls nach fünf noch keine Muster erkennbar sind, können Sie mit mehr Personen testen.
Wenn Ihr Feedback beispielsweise immer wieder darauf hinweist, dass KPIs und Ziele im 90-Tage-Plan deutlicher formuliert werden müssen, ist es ratsam, dieses Thema gezielt anzugehen und Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu finden.
Best Practices für das 30-60-90-Tage-Onboarding
Zum Abschluss möchte ich einige Best Practices für die Erstellung Ihres 30-60-90-Tage-Plans sowie für das Onboarding im Allgemeinen hervorheben.
Setzen Sie klare, erreichbare Ziele
Legen Sie für jede Phase des Plans (30, 60, 90 Tage) klare und messbare Ziele fest, die mit der Rolle des Mitarbeiters sowie mit den Unternehmenszielen übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele realistisch und erreichbar sind, um ein Erfolgserlebnis zu ermöglichen.
Planen Sie regelmäßige Feedback- und Abstimmungstermine
Vereinbaren Sie regelmäßige Einzelgespräche zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten oder Mentor sowie mit den HR-Mitarbeitern, dem Recruiter, der ihn eingestellt hat, und jemandem aus der Talententwicklung. Diese Gespräche sind entscheidend, um Feedback zu geben, Herausforderungen zu besprechen und den Plan bei Bedarf anzupassen.
Fördern Sie Selbstreflexion und Zielsetzung
Motivieren Sie den neuen Mitarbeiter dazu, seinen Fortschritt zu reflektieren und persönliche sowie berufliche Ziele zu setzen. Dies fördert die Bindung und das persönliche Engagement für seinen Erfolg im Unternehmen.
Erfolge hervorheben und Leistungen anerkennen
Feiern Sie Meilensteine und Erfolge während des gesamten Onboarding-Prozesses. Anerkennung steigert die Moral und Motivation und unterstreicht den Wert des Mitarbeiters für das Team und das Unternehmen.
Beispielsweise veranstaltet der Schuhhändler Zappos eine „Abschlussfeier“ für jene, die den verpflichtenden Kundendienst-Teil ihres Onboardings abgeschlossen haben.
Hier finden Sie weitere großartige Ideen zur Mitarbeiteranerkennung.
Anpassungen auf Basis von Feedback
Seien Sie bereit, den Onboarding-Plan auf Grundlage von Feedback des neuen Mitarbeiters (Onboarding-Umfragen oder Exit-Interviews sind hier nützlich) und dessen Leistung anzupassen.
Flexibilität ist entscheidend, um unvorhergesehene Herausforderungen oder Chancen für zusätzliches Lernen zu meistern.
Technologie nutzen
Technologien wie spezielle Onboarding-Software und Lernmanagementsysteme helfen, den Fortschritt zu verfolgen und Schulungen zu gestalten sowie durchzuführen.
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