So erstellen Sie einen 30-60-90-Tage-Einarbeitungsplan + Vorlage
Eine Studie von Gallup ergab, dass nur 12 % der Mitarbeitenden voll und ganz der Meinung sind, dass ihr Unternehmen das Onboarding neuer Teammitglieder gut macht. Das ist enttäuschend, denn – wie wir gleich erläutern werden – kann ein korrektes Onboarding-Verfahren erheblichen Einfluss auf den Erfolg der neuen Mitarbeitenden in ihrer Rolle haben.
Der 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan gilt weithin als bewährte Methode, um neue Teammitglieder effektiv in die Unternehmenskultur zu integrieren und ihre Produktivität schnell zu steigern.
Es gibt viele Wege, das Onboarding zu verbessern, aber die Anwendung des 30-60-90-Tage-Plans bietet eine der besten Kapitalrenditen, die ich kenne.
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Ihr 30-60-90-Tage-Template
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Was ist ein 30-60-90-Tage-Plan?
Ein 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan ist ein Aktionsplan, der neuen Mitarbeitenden während der ersten 90 Tage im neuen Job Orientierung gibt. Er hilft dabei, typische Onboarding-Aufgaben wie das Kennenlernen der Kollegen und die Absolvierung relevanter Schulungen zu erstellen und ihren Abschluss zu verfolgen.
Das wichtigste Ziel ist es, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, willkommen zu sein, und ihnen dabei zu helfen, ihre Aufgaben zu priorisieren, um so schnell wie möglich produktiv zu werden.
Dies wiederum fördert zudem Mitarbeiterbindung, Motivation und Engagement.
Die ersten 30 Tage
In den ersten 30 Tagen liegt der Fokus darauf, mehr über das Unternehmen, die eigene Rolle, die verwendeten Tools, die Erfolgskriterien und den eigenen Beitrag zu erfahren.
Es geht genauso darum, herauszufinden, was der neue Kollege lernen muss, und zwar mit den Grundlagen beginnend.
Dieser Abschnitt des 90-Tage-Plans überschneidet sich am meisten bei allen Neueinstellungen, unabhängig von Position, Abteilung oder Senioritätslevel.
Der Bereich 30-60 Tage
In diesem Bereich haben Neue noch immer etwas "Stützräder", werden aber zunehmend in Projekte eingebunden und konzentrieren sich auf die übertragene Rolle und die eigenen Verantwortlichkeiten. In dieser Phase beginnt sich der Plan je nach Position, Abteilung und Erfahrungsstufe zu unterscheiden.
Der Bereich 60-90 Tage
Im letzten Abschnitt fallen die "Stützräder" weg und die neue Kollegin oder der neue Kollege hat mehr Freiraum und Eigenständigkeit, wie sie ihre Aufgaben und Verantwortungen angehen wollen.
Vorteile eines 30-60-90-Tage-Plans
Ein 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan bietet einen strukturierten Rahmen, damit neue Mitarbeitende sich an ihre Rolle und die Unternehmensanforderungen gewöhnen können. Dieser Plan ist in mehreren Schlüsselpunkten von Vorteil:
- Höhere Effizienz: Ein 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan sorgt für mehr Effizienz, da allen Beteiligten klar ist, was von ihnen erwartet wird und welche Ressourcen benötigt werden. Außerdem lassen sich Materialien, wie zum Beispiel Einführungsvorträge, einfacher bündeln.
- Schneller zur vollen Leistungsfähigkeit: Durch einen klaren Fahrplan haben Neueinstellungen die Chance, schneller zur vollen Produktivität zu kommen, als das ohne einen strukturierten Plan denkbar wäre.
- Gelegenheiten zu Feedback und Anpassung: Der Plan sieht regelmäßige Gespräche und Feedback-Sitzungen zwischen neuen Mitarbeiter:innen und ihren Vorgesetzten oder Mentor:innen vor. So können Herausforderungen frühzeitig adressiert und der Plan bei Bedarf angepasst werden. Das unterstützt kontinuierliche Verbesserung und persönliche Entwicklung.
- Stärkere Unternehmenskultur: Ein strukturierter Onboarding-Prozess gibt neuen Kolleg:innen eine echte Chance, sich mit dem Unternehmen, den Menschen und der Kultur im Unternehmen zu identifizieren und diese zu bereichern. Das ist besonders für remote oder globale Onboarding-Prozesse wichtig.
Eine Analogie, um über den 30-60-90-Tage-Plan nachzudenken
Ich habe einmal einen Onboarding-Kurs besucht, in dem der Dozent sagte: „Eine gute Möglichkeit, über deinen 30-60-90-Tage-Plan nachzudenken, ist wie über eine Speisekarte.“
Wie es sich gehört, kommen die Vorspeisen zuerst.
Das sind die Inhalte, die in allen 30-60-90-Tage-Plänen enthalten sein werden, unabhängig von Abteilung oder Hierarchieebene.
Es handelt sich um Informationen, die jeder kennen sollte, wenn er einer neuen Organisation beitritt, zum Beispiel:
- Werte
- Ziele
- Geschäftsmodell
- Geschichte
Jetzt können wir spezifischer werden.
Mit unserer Speisekarten-Analogie sind dies die Hauptgerichte. Zum Beispiel wird jemand in einer Position als Vertriebsleiter andere Ziele und Kennzahlen haben als jemand, der neu in der Softwareentwicklung beginnt.
Daraus kann man verschiedene Vorlagen je nach Abteilung oder Hierarchieebene erstellen.
Schließlich kommen wir auf die individuelle Ebene beziehungsweise – um bei der Analogie zu bleiben – zu den Garnituren.
Jeder bringt unterschiedliche Erfahrungen, Sichtweisen, Persönlichkeiten und Ziele mit. Sie sollten gemeinsam mit ihnen Anpassungen am 90-Tage-Plan finden, die am besten zu ihnen passen.
Wie kann man das machen? Eine der besten Möglichkeiten ist das Entry Interview.
Durch dieses Entry Interview gewinnen Sie ein tieferes Verständnis für die Persönlichkeit, Stärken, Schwächen und persönlichen Ziele und können den 90-Tage-Plan entsprechend anpassen.
Obwohl es Überschneidungen zwischen den Arten von Fragen gibt, die man im Entry Interview und im Vorstellungsgespräch stellt, unterscheiden sich die Art der gesuchten Antworten und die Zielsetzung von denen des eigentlichen Auswahlprozesses.
Dieses Interview kann vom Recruiter, vom neuen Vorgesetzten oder von beiden durchgeführt werden.
Durch das Entry Interview kann der Plan griffbereit angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie das beste aus ihrem 90-Tage-Plan herausholen.
Wenn Sie so sind wie ich, denken Sie jetzt vielleicht schon ans Dessert. Das ist nämlich der krönende Abschluss all der Vorbereitung und harten Arbeit während der 90 Tage: Ein bereitwilliger, engagierter und motivierter Mitarbeiter!
Schauen wir uns nun genauer an, wie ein 30-60-90-Tage-Plan erstellt wird.
Wie erstelle ich einen 30-60-90-Tage-Plan?
Die ersten 30 Tage
Schauen wir uns jetzt an, was in den Fahrplan für die ersten 30 Tage in der Rolle eines neuen Mitarbeiters gehört.
Der erste Monat besteht im Wesentlichen aus einer Menge Lernen. In diesem Zeitraum begleiten Sie die neuen Mitarbeiter am intensivsten, damit sie sich an Ihr Unternehmen gewöhnen. Und hier gibt es die größten Überschneidungen bei den Themen, unabhängig von Position oder Hierarchieebene.
Dieser Teil eignet sich daher am besten, um wiederverwendbare Elemente zu erstellen.
Hier sind einige Punkte, die neue Mitarbeitende in den ersten 30 Tagen abdecken sollten:
- Klarheit über Rolle und Verantwortlichkeiten erhalten (sehr wichtig)
- Sich über Mitarbeiterrichtlinien und erwartete Verhaltensweisen informieren
- Verständnis der in Ihrem Unternehmen eingesetzten Technologien, Software und Tools entwickeln und sich mit den zugehörigen Prozessen vertraut machen.
- Kenntnisse über Mission, Vision, Werte, Produkte, Geschäftsmodell und Kunden Ihres Unternehmens aufbauen
- Ein Verständnis für die Stakeholder des Unternehmens gewinnen
- Ein Verständnis für laufende Projekte des Unternehmens entwickeln und wissen, worauf sie in ihrer Rolle den Schwerpunkt legen werden
- Wöchentliche Meetings mit ihrer Führungskraft abhalten
- Die Unternehmenskultur und die Teamnormen kennenlernen.
- Die Teammitglieder kennenlernen und wissen, wen man für welche Anliegen ansprechen kann
- Kompetenzlücken erkennen und einige kurzfristige sowie langfristige Ziele für den Rest des Plans definieren.
Da die ersten 30 Tage für die neuen Mitarbeitenden die ersten in Ihrem (physischen oder virtuellen) Büro sind, empfiehlt es sich, einige wiederverwendbare Einführungsaktivitäten wie Willkommenspräsentationen, das Durchlesen des Mitarbeiterhandbuchs und Team-Lunches zu entwickeln.
Der Zeitraum von 30 bis 60 Tagen
Nachdem die Neueinstellungen die 30-Tage-Marke überschritten haben, ist es Zeit für sie, noch tiefer in ihre Aufgaben einzutauchen.
Sie werden nun die Grundlagen verstanden haben und beginnen, sich intensiver mit ihrer Rolle auseinanderzusetzen.
Das Wissen, das in den ersten 30 Tagen erworben wurde, wird nun ausgebaut und praktisch angewendet. Jetzt können sich die neuen Mitarbeiter verstärkt in Projekte einbringen und häufiger eigene Gedanken und Ideen äußern.
Die Aufgaben und Verantwortungsbereiche, die neue Kollegen beim Einstieg durchgegangen sind? Hier können jetzt erste Fortschritte erzielt werden.
Die KPIs, Ziele und Meilensteine, die Sie in den vergangenen 30 Tagen gesetzt haben? Auch hier werden nun erste Erfolge sichtbar.
An diesem Punkt des 30-60-90-Tage-Plans beginnt der Verlauf des Plans je nach Abteilung, Individuum oder Erfahrungsniveau auseinanderzugehen.
Der Zeitraum von 60 bis 90 Tagen
In dieser Phase machen die neuen Mitarbeiter weiterhin Fortschritte bei den in den ersten 30 Tagen festgelegten KPIs, Zielen und Meilensteinen.
Da in diesem Zeitraum die Unabhängigkeit stärker betont wird, kann dieser Abschnitt des Plans deutlich offener gestaltet und auf die jeweilige Person zugeschnitten werden.
Neue Mitarbeiter werden mit weniger Aufsicht an Projekten arbeiten, stärker in ihre Teams und das gesamte Unternehmen eingebunden sein und sich mit ihren Vorgesetzten austauschen, um sicherzustellen, dass sie ihre Kennzahlen erreichen.
Ab diesem Punkt können Teammitglieder damit beginnen, sich an die neue Person als Ansprechpartner für Fachthemen zu wenden. Vielleicht wird sogar ein neues Team für ein bestimmtes Projekt gegründet, an dem sie arbeiten.
Fehler werden weiterhin gemacht werden, und das ist in Ordnung. Sie sind noch neu in der Organisation und haben weiterhin viel zu lernen.
Dennoch sollte der Grad der Eigenverantwortung im Vergleich zum Beginn des 90-Tage-Plans erhöht werden – und dieser Anspruch wird sich im Laufe der Zeit weiter steigern.
Nach 90 Tagen
Studien zeigen, dass sich etwa 72% der Neueinstellungen innerhalb von drei Monaten in ihre neue Rolle eingelebt haben – 22% nach neun Monaten und der Rest nach etwa 10–12 Monaten.
Eines der besten Dinge, die Ihre Organisation nach dem Ablauf von 90 Tagen umsetzen kann, ist das Stay-Interview.
Beim Stay-Interview werden Mitarbeitende dazu befragt, was bisher gut gelaufen ist und wo Verbesserungen möglich sind.
Das Stay-Interview ist ein hervorragendes Werkzeug, um den Onboarding-Prozess zu verbessern. Es ist der ideale Zeitpunkt, Fragen dazu zu stellen, wie gut der Onboarding-Plan strukturiert war, wie er umgesetzt wurde und an welchen Stellen Optimierungsbedarf besteht.
Feedback aus den Stay-Interviews kann durch weitere Methoden wie beispielsweise Onboarding-Umfragen ergänzt werden.
Einige nützliche Kennzahlen, um den Onboarding-Erfolg zu messen, sind beispielsweise Fluktuation der Neueinstellungen, Zeit bis zur vollen Produktivität sowie die Abschlussquote von Trainings oder Testergebnissen.
Die 5er-Regel
Wenn es darum geht, Ihren 90-Tage-Plan zu verbessern, ziehen Sie die 5er-Regel in Betracht.
Die 5er-Regel besagt, dass zur Erhebung von Erkenntnissen bei Recherchen oder Tests meist schon fünf Nutzende ausreichen, um Muster zu erkennen und herauszufinden, was funktioniert und was nicht.
Wenn sich nach Befragung von fünf Nutzenden bereits Muster abzeichnen, erhalten Sie mit weiteren Tests bei mehr Nutzer*innen im Grunde die gleichen Informationen. Wenn sich nach fünf keine Muster abzeichnen, kann die Stichprobe noch erhöht werden.
Wenn Ihr Feedback zum Beispiel immer wieder darauf hinweist, dass KPIs und Ziele im 90-Tage-Plan klarer definiert werden müssen, ist es eine gute Idee, sich darauf zu konzentrieren und Wege zu finden, den Prozess zu verbessern.
Best Practices für die 30-60-90-Tage-Einarbeitung
Abschließend möchte ich einige Best Practices für die Erstellung Ihres 30-60-90-Tage-Plans sowie für das Onboarding im Allgemeinen hervorheben.
Klare, erreichbare Ziele setzen
Für jede Phase des Plans (30, 60, 90 Tage) sollten klare und messbare Ziele gesetzt werden, die mit der Rolle des Mitarbeiters und den Unternehmenszielen übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele realistisch und erreichbar sind und ein Gefühl von Erfolg vermitteln, wenn sie erreicht werden.
Regelmäßige Check-ins und Feedback einplanen
Vereinbaren Sie regelmäßige Einzelgespräche zwischen dem neuen Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten oder Mentor sowie mit der Personalabteilung, dem Recruiter, der ihn eingestellt hat, und jemandem aus der Personalentwicklung. Diese Treffen sind entscheidend, um Feedback zu geben, Herausforderungen zu besprechen und den Plan bei Bedarf anzupassen.
Selbstreflexion und Zielsetzung fördern
Motivieren Sie den neuen Mitarbeiter dazu, über seine Fortschritte nachzudenken und persönliche sowie berufliche Ziele zu setzen. Dies fördert Engagement und die persönliche Investition in den eigenen Erfolg im Unternehmen.
Erfolge hervorheben und Leistungen anerkennen
Feiern Sie Meilensteine und Erfolge während des gesamten Onboarding-Prozesses. Anerkennung kann die Moral und Motivation steigern und den Wert des Mitarbeiters für das Team und das Unternehmen hervorheben.
Beispielsweise veranstaltet der Schuhhändler Zappos eine "Abschlussfeier" für diejenigen, die den verpflichtenden Kundenservice-Abschnitt ihres Onboardings erfolgreich absolvieren.
Hier finden Sie weitere tolle Ideen zur Mitarbeiteranerkennung.
Anpassung basierend auf Feedback
Seien Sie bereit, den Onboarding-Plan auf Basis von Feedback des neuen Mitarbeiters (Onboarding-Umfragen oder Exit-Interviews sind hierfür hilfreich) und seiner Leistung anzupassen.
Flexibilität ist entscheidend, um unerwartete Herausforderungen oder Möglichkeiten für weiteres Lernen zu adressieren.
Technologie nutzen
Technologien wie spezialisierte Onboarding-Software und Lernmanagementsysteme helfen, den Fortschritt zu verfolgen, Trainings zu gestalten und durchzuführen.
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