So erledigen Sie die Lohnabrechnung selbst: Ein vollständiger Leitfaden

1. Vorbereitende Einrichtung
2. Berechnung von Löhnen und Abzügen sowie Auszahlung der Mitarbeitenden
3. Steuerzahlung und Einreichung von Steuererklärungen (monatlich / vierteljährlich / jährlich).

Damit Sie jede Phase sicher durchlaufen, folgen Sie diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden.

Phase 1: Vorbereitende Einrichtung (vor Ihrer ersten Lohnabrechnung)

1.1 Eine Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) beantragen

Falls Sie noch keine haben, beantragen Sie eine EIN. Diese Nummer ist erforderlich, um Steuern und andere Dokumente an den IRS zu melden.

Sie können eine EIN online beantragen über die Website des IRS.

1.2 Ein SSA-Konto für Business Services Online (BSO) erstellen

Erstellen Sie ein BSO-Konto, damit Sie W-2-Formulare elektronisch einreichen können (W-2-Formulare müssen bis zum 31. Januar bei der SSA und den Mitarbeitenden eingereicht werden).

1.3 In Ihrem Bundesstaat registrieren

In der Regel benötigen Sie Konten für die Einbehaltung der Einkommensteuer Ihres Bundesstaates und für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaates (SUTA). 

Finden Sie die Steuer- und Arbeitslosenversicherungsportale Ihres Bundesstaates über das Verzeichnis des Verbands der Steuerverwaltungen und die Website der Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaates (die genauen Namen und Portale unterscheiden sich je nach Bundesstaat).

1.4 Arbeits- und Überstundenregelungen verstehen

Auch wenn alle Ihre Mitarbeitenden ein Gehalt beziehen, müssen Sie den Unterschied zwischen von den Regelungen ausgenommenen und nicht ausgenommenen Beschäftigten gemäß dem Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) kennen.

Nicht ausgenommene Beschäftigte haben Anspruch auf Überstundenvergütung, in der Regel das 1,5-Fache ihres regulären Lohns für Arbeitsstunden, die über 40 Stunden pro Woche hinausgehen.

Einige Bundesstaaten haben strengere Regelungen, etwa tägliche Überstundenregelungen oder besondere Sätze für Feiertage. Wenn Sie diese Regeln frühzeitig verstehen, können Sie kostspielige Lohnstreitigkeiten und Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vermeiden.

1.5 Informationen der Mitarbeitenden sammeln

Die richtigen Formulare von Anfang an einzuholen, bildet die Grundlage für eine reibungslose Lohnabrechnung. Folgende Unterlagen müssen Sie von Ihren Mitarbeitenden einholen, bevor Sie sie ordnungsgemäß bezahlen können:

Bundesweite Formulare

• Formular W-4 (Bescheinigung des Mitarbeitenden über den Steuerabzug): Daraus geht hervor, wie viel Bundeseinkommensteuer Sie vom Gehalt des Mitarbeitenden einbehalten müssen. Jede neu eingestellte Person muss dieses Formular bei Arbeitsbeginn ausfüllen.
• Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung): Für alle Beschäftigten in den USA erforderlich, um Identität und Arbeitsberechtigung zu bestätigen. Sie müssen dieses Formular aufbewahren, dürfen es aber nur auf Anfrage an die Regierung senden.

Formulare des Bundesstaates

• Formular für den Steuerabzug des Bundesstaates: Viele Bundesstaaten haben eine eigene Version des W-4 für den Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaates. Nicht alle Bundesstaaten verlangen dieses Formular (z. B. Bundesstaaten ohne Einkommensteuer), prüfen Sie daher die Regelungen Ihres Bundesstaates.
  
• Meldung neuer Beschäftigter an den Bundesstaat: Arbeitgeber müssen alle neu eingestellten Personen an das Verzeichnis ihres Bundesstaates melden (in der Regel innerhalb von 20 Tagen). Dies erfolgt häufig über ein Online-Portal, aber das genaue Formular und die Frist unterscheiden sich je nach Bundesstaat.

Formulare für Einrichtung von Direktüberweisung und Lohnabrechnung

• Formular zur Genehmigung von Direktüberweisungen: Wenn Sie planen, Mitarbeitende per Direktüberweisung zu bezahlen, benötigen Sie deren Bankkonto- und Bankleitzahlen sowie eine unterschriebene Einwilligung.
• Notfallkontaktinformationen (optional, aber empfohlen): Hilfreich für Personal- und Mitarbeitendenunterlagen.

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Weitere mögliche Formulare (situationsabhängig)

• Formulare zur Anmeldung für Leistungen: Wenn Sie Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne oder andere Leistungen anbieten.
• W-9 (für Auftragnehmende, nicht für Mitarbeitende): Wenn Sie unabhängige Auftragnehmende statt Mitarbeitender einstellen, holen Sie ein W-9 anstelle von W-4/I-9 ein und stellen am Jahresende ein 1099-NEC aus.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Belegschaft entweder als unabhängige Auftragnehmende oder Mitarbeitende einzustufen, da dies beeinflusst, wie Sie Steuern einbehalten, und ein häufiger Fehler bei der Lohnabrechnung ist.

Profi-Tipp

Ich führe eine monatlich aktualisierte Übersicht darüber, wo jede beschäftigte Person lebt und wo sie arbeitet. Glauben Sie mir: Der zusätzliche Papierkram ist besser, als in drei Bundesstaaten Nachsteuern zu schulden.—Raoul P.E. Schweicher, geschäftsführender Partner bei MS Advisory

1.6 Einen Lohnabrechnungsplan auswählen

Ihre Wahl sollte die Erwartungen der Mitarbeitenden, die gesetzlichen Anforderungen der Bundesstaaten und den Cashflow Ihres Unternehmens in Einklang bringen.

Beispielsweise schreiben einige Bundesstaaten mindestens halbmonatliche Zahlungszeiträume vor. Prüfen Sie daher Ihre Compliance-Vorgaben. 

Wenn Sie frühzeitig einen Plan auswählen, sorgen Sie für Beständigkeit und können Einzahlungen für Lohnsteuern leichter planen.

Die meisten Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeitenden zweiwöchentlich; Sie können sich jedoch auch für eine wöchentliche, monatliche oder halbmonatliche Auszahlung entscheiden.

Richten Sie außerdem ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten ein, damit Sie das Einkommen Ihrer Mitarbeitenden korrekt berechnen können. Denken Sie auch daran, Faktoren wie Boni, Überstunden und Abzüge zu berücksichtigen. 

1.7 Aufbewahrung von Unterlagen und Vorlagen für die Lohnabrechnung einrichten

Eine ordnungsgemäße Dokumentation wird vom IRS und vom Arbeitsministerium verlangt. Beide erwarten, dass Sie Lohnabrechnungsunterlagen mindestens vier Jahre lang aufbewahren.

Eine Tabellenkalkulation, ein Softwaretool oder ein gut organisiertes Ablagesystem hilft Ihnen, Arbeitszeiten, Löhne, Abzüge und Steuern konsequent zu erfassen.

Diese Vorbereitung erleichtert die Einreichung von Lohnsteuern und schützt Sie im Falle einer Prüfung der Lohnabrechnung.

Phase 2: Jeder Zahlungszeitraum (oder jeder Auszahlungstermin)

Jeder Zahlungszeitraum folgt einem wiederholbaren Prozess, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden. 

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Fehler zu reduzieren und sowohl Ihr Team als auch die Steuerbehörden zufriedenzustellen.

2.1 Arbeitszeiten und Arbeitsdaten erfassen

Bevor Sie die Lohnabrechnung durchführen können, benötigen Sie genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeit und das Einkommen jeder beschäftigten Person. 

Bei Stundenlohn- oder nicht ausgenommenen Mitarbeitenden sammeln Sie Stundenzettel oder Zeiterfassungsberichte, um die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren.

Bei Mitarbeitenden mit Gehalt bestätigen Sie den festen Anteil ihrer Vergütung für diesen Zeitraum. 

Vergessen Sie nicht, Boni, Provisionen, bezahlte Freistellungen oder andere Sonderzahlungen einzubeziehen, die diesem Gehaltsscheck hinzugefügt werden sollten.

• Stundenlohn: Stundenzettel oder Datum und Uhrzeit des Einstempelns und Ausstempelns
• Gehalt: Festgehalt oder Anteil pro Zahlungszeitraum
• Zusätzliche Zahlungen: Boni, Provisionen, Auszahlungen für PTO

2.2 Bruttolohn berechnen

Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt, bevor Abzüge vorgenommen werden. Bei Mitarbeitenden mit Stundenlohn multiplizieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden mit ihrem Stundenlohn und berücksichtigen dabei gegebenenfalls Überstunden. 

Bei Mitarbeitenden mit Gehalt teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume im Jahr (z. B. 24 bei halbmonatlicher Auszahlung).

Fügen Sie stets Sondervergütungen wie Boni, Provisionen oder Schichtzulagen hinzu.

• Stundenlohn = Satz × Stunden + Überstunden
• Gehalt = Gehalt ÷ Abrechnungszeiträume
• Zusätzliche Leistungen wie Boni, Provisionen und Lohnzuschläge hinzufügen

2.3 Abzüge und Einbehalte anwenden

Hier ziehen Sie Steuern und andere vorgeschriebene Beträge vom Bruttolohn ab. Beginnen Sie mit den Vorsteuerabzügen wie 401(k)-Beiträge oder Krankenversicherungsprämien.

Behalten Sie anschließend die Bundes-Einkommensteuer (auf Grundlage des W-4 des Mitarbeiters), die Sozialversicherung, Medicare sowie gegebenenfalls staatliche oder lokale Einkommensteuern ein.

Sie müssen möglicherweise auch nachsteuerliche Posten wie Lohnpfändungen berücksichtigen. Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem Ihren Anteil an Sozialversicherung, Medicare und Arbeitslosensteuern entrichten.

• Vorsteuerlich: 401(k), Krankenversicherung
• Bundessteuerabzug: W-4 + IRS-Tabellen
• FICA: 6.2% Sozialversicherung, 1.45% Medicare
• Zusätzliche 0.9% Medicare für Löhne über 200k
• Staatlicher/lokaler Steuerabzug, falls erforderlich
• Nachsteuerlich: Lohnpfändungen, Roth-Beiträge
• Arbeitgeber: Sozialversicherung, Medicare, FUTA, SUTA

2.4 Nettolohn berechnen

Nachdem Abzüge und Einbehalte angewendet wurden, bleibt der Nettolohn des Mitarbeiters übrig, also der „Auszahlungsbetrag“ oder „Nettolohn“. 

Dies ist der Betrag, den Sie dem Mitarbeiter an jedem Zahltag tatsächlich auszahlen. Es ist entscheidend, Ihre Berechnung noch einmal zu überprüfen, damit die Mitarbeiter korrekt bezahlt werden und Ihrem Verfahren vertrauen.

• Nettolohn = Bruttolohn – Abzüge – Einbehalte

2.5 Zahlungen an Mitarbeiter leisten

Nun ist es an der Zeit, Ihren Mitarbeitern den von Ihnen berechneten Nettolohn auszuzahlen. Eine direkte Einzahlung ist im Allgemeinen am besten, da sie schnell und präzise ist und eine eindeutige Prüfspur hinterlässt.

Wenn Sie möchten, können Sie stattdessen auch Papierschecks oder Gehaltskarten ausstellen. Stellen Sie immer eine Gehaltsabrechnung bereit, ob in Papierform oder elektronisch, auf der Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn ausgewiesen sind.

• Bevorzugt: direkte Einzahlung
• Alternativen: Papierschecks, Gehaltskarten
• Für Transparenz immer Gehaltsabrechnungen ausstellen

2.6 Einbehaltene Steuern und Arbeitgebersteuern zurücklegen

Die Beträge, die Sie von den Gehaltszahlungen der Mitarbeiter einbehalten, können Sie nicht selbst ausgeben – sie müssen an den IRS und staatliche Behörden abgeführt werden.

Um den Überblick zu behalten, sollten Sie diese Gelder auf Ihrem Geschäftskonto zurücklegen, bis die Einzahlungen fällig sind.

Erfassen Sie alle geschuldeten Beträge für die Bundes-Einkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare, FUTA sowie etwaige staatliche Arbeitslosensteuern oder Steuerabzüge.

• Einbehaltene Steuern getrennt zurücklegen
• Verpflichtungen gegenüber IRS, Bundesstaaten und Arbeitslosenversicherung erfassen

2.7 Fehler sofort korrigieren

Fehler können bei der Lohnabrechnung passieren und passieren auch tatsächlich. Entscheidend ist, sie schnell zu beheben. Wenn Sie eine Fehlberechnung oder fehlende Arbeitsstunden feststellen, nehmen Sie die Korrektur in der nächsten Abrechnung vor oder leisten Sie eine Ausgleichszahlung.

Viele Kleinunternehmer warnen, dass eine Verzögerung der Korrekturen nur größere Probleme bei Steuererklärungen und beim Vertrauen der Mitarbeiter verursacht. Führen Sie immer eine schriftliche Aufzeichnung darüber, was falsch war und wie es korrigiert wurde.

• Fehler so schnell wie möglich korrigieren
• Falls erforderlich, in der nächsten Abrechnung Nachholkorrekturen vornehmen
• Alle Korrekturen zur Einhaltung der Vorschriften dokumentieren

Phase 3: Lohnsteuern abführen

Nun folgt ein besonders heikler Teil. Warnung: Verspätete Einzahlungen können Strafen in Höhe von 2%–15% auslösen. Eine Zahlung per Post oder an die falsche Stelle kann eine Strafe von 10% verursachen, wenn Sie zur Nutzung von EFTPS verpflichtet waren. Bewahren Sie diese EFT-Überweisungsnummern auf!

3.1 Bundessteuern monatlich oder zweimal wöchentlich einzahlen

Nach jeder Lohnabrechnung müssen Sie sowohl die von den Mitarbeitern einbehaltenen Steuern als auch Ihren Anteil an Sozialversicherung und Medicare einzahlen. 

Diese Einzahlungen erfolgen über EFTPS. Die Häufigkeit hängt davon ab, ob Sie als monatlicher oder zweimal wöchentlich einzahlender Arbeitgeber eingestuft sind. 

Die meisten kleinen Unternehmen beginnen als monatliche Einzahler, das heißt, Sie zahlen alles bis zum 15. des folgenden Monats.

• Einbehaltene bundesstaatliche Einkommensteuer der Mitarbeiter einzahlen
• Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung und Medicare hinzufügen
• Über EFTPS nach dem Ihnen zugewiesenen Zeitplan zahlen (monatlich oder zweimal wöchentlich)
• Monatliche Einzahlungen sind bis zum 15. des folgenden Monats fällig

3.2 Vierteljährliches Formular 941 einreichen

Sie müssen jedes Quartal das Formular 941 beim IRS einreichen, um die Löhne der Mitarbeiter, die einbehaltene Einkommensteuer sowie die FICA-Beiträge von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu melden. 

Durch diese Einreichung wird sichergestellt, dass Ihre Einzahlungen mit den Aufzeichnungen des IRS abgeglichen werden, und Unstimmigkeiten, die zu Benachrichtigungen führen könnten, werden vermieden. QuickBooks betont, wie wichtig es ist, Ihre Lohnabrechnungsunterlagen vor der Einreichung mit Ihren Einzahlungen abzugleichen, damit alles ordnungsgemäß übereinstimmt.

Die Fristen sind für jedes Quartal der 30. April, der 31. Juli, der 31. Oktober und der 31. Januar.

• Formular 941 vierteljährlich beim IRS einreichen
• Löhne, Einbehaltungen und Arbeitgeberbeiträge melden
• Lohnabrechnungsunterlagen vor der Einreichung abgleichen
• Fristen: 30. Apr., 31. Juli, 31. Okt., 31. Jan.

3.3 Jährliche FUTA-Erklärung (Formular 940) einreichen

Als Arbeitgeber müssen Sie außerdem jedes Jahr das Formular 940 einreichen, um die bundesstaatliche Arbeitslosensteuer (FUTA) zu melden. 

Im Gegensatz zu anderen Lohnsteuern wird die FUTA ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt – sie wird nicht von den Gehaltszahlungen der Mitarbeiter einbehalten. 

Die jährliche Erklärung ist bis zum 31. Januar fällig, allerdings haben Sie bis zum 10. Februar Zeit, wenn Sie alle Einzahlungen fristgerecht vorgenommen haben. 

Auch wenn viele kleine Unternehmen nur sehr wenig FUTA schulden, ist es entscheidend, diese Einreichung nicht zu übersehen.

• Formular 940 jährlich für die FUTA einreichen
• Steuer ausschließlich für Arbeitgeber (wird nicht von Mitarbeitern einbehalten)
• Fällig am 31. Januar (oder am 10. Februar, wenn die Einzahlungen aktuell sind)
• Nicht auslassen, auch wenn die Steuerschuld gering ist

3.4 Meldungen und Zahlungen der bundesstaatlichen Lohnsteuer vornehmen

Zusätzlich zu den bundesstaatlichen Verpflichtungen verlangt Ihr Bundesstaat Meldungen und Zahlungen der Lohnsteuer. Dazu gehören in der Regel der Einbehalt der bundesstaatlichen Einkommensteuer (falls zutreffend) und Beiträge zur bundesstaatlichen Arbeitslosenversicherung (SUTA).

Die Häufigkeit der Einreichungen variiert je nach Bundesstaat – einige verlangen monatliche Meldungen, während andere vierteljährliche oder jährliche Meldungen vorsehen.

Jeder Bundesstaat verfügt über ein eigenes Online-Portal. Machen Sie sich daher unbedingt mit den für Ihren Standort geltenden Zeitplänen und Anmeldeanforderungen vertraut.

• Bundesstaatliche Einkommensteuer einbehalten und abführen (falls erforderlich)
• Bundesstaatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA) melden und zahlen
• Häufigkeit variiert: monatlich, vierteljährlich oder jährlich
• Über das zuständige Arbeitgeberportal Ihres Bundesstaats einreichen

3.5 Lohnabrechnung zum Jahresende abschließen

Am Jahresende führen Sie die Lohnabrechnung zum Jahresende durch, indem Sie den Mitarbeitern W-2-Formulare ausstellen und eine W-3-Zusammenfassung bei der Sozialversicherungsverwaltung einreichen.

Viele Bundesstaaten verlangen außerdem einen jährlichen Abgleich der einbehaltenen Steuern und die Einreichung von Kopien der W-2-Formulare. 

Diese Formulare müssen bis zum 31. Januar verteilt und eingereicht werden, wodurch der Januar zu einem arbeitsreichen Monat für Lohnabrechnungsverantwortliche wird.

Wenn Sie diese Anforderungen im Blick behalten, stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter alles Notwendige für die Steuersaison erhalten, und halten Ihr Unternehmen regelkonform.

• W-2-Formulare bis zum 31. Januar an Mitarbeiter ausstellen
• W-3 bis zum 31. Januar bei der SSA einreichen
• Jährliche Abgleiche der Bundesstaaten einreichen (falls erforderlich)
• Überprüfen, dass die Summen mit den vierteljährlichen und jährlichen Meldungen übereinstimmen.

Zusammenfassung: Ihre optimierte Lohnabrechnungs-Checkliste

Hier ist eine komprimierte, aber umfassende Checkliste, die alle oben genannten Punkte zusammenführt:

1. EIN(s) erhalten, staatliche Registrierungen vornehmen
2. W-4-Formulare / Steuerformulare von den Mitarbeitenden sammeln
3. Arbeits- und Überstundenregelungen verstehen
4. Gehaltszahlungsplan auswählen
5. Aufzeichnungen und Vorlagen für die Gehaltsabrechnung einrichten
6. Arbeitszeiten / Arbeitsdaten erfassen
7. Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn berechnen
8. Mitarbeitende bezahlen (vorzugsweise per Direktüberweisung)
9. Einbehaltene Beträge zurücklegen
10. Steuern gemäß dem Zeitplan einzahlen (Bundessteuern über EFTPS, staatliche Steuern über das Portal)
11. Erforderliche Formulare einreichen (941, 940, staatliche Formulare)
12. W-2-Formulare und Jahresendmeldungen ausstellen
13. Aufzeichnungen aufbewahren und alles sichern
14. Einen Testlauf durchführen, auf Fehler achten und Änderungen der Gesetzgebung berücksichtigen
15. Prüfen, ob die eigenständige Durchführung weiterhin sinnvoll ist (wenn Zeitaufwand oder Risiko zu hoch sind)

9 bewährte Verfahren für die Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen, bringt eine Lernkurve mit sich, aber du musst nicht alles auf die harte Tour herausfinden. 

Ich habe einige bewährte Verfahren für die Gehaltsabrechnung zusammengestellt, damit du die Gehaltsabrechnung reibungsloser und mit weniger Aufwand durchführen kannst.

1. Mit einem Puffer oder Testlauf beginnen

Bevor du deine erste Gehaltsabrechnung durchführst, solltest du einen „Trockenlauf“ in Betracht ziehen, bei dem du alles berechnest, ohne tatsächlich Zahlungen auszustellen.

So kannst du Fehler in deinem Verfahren erkennen – etwa bei Steuersätzen, der Einrichtung von Abzügen oder der Dateneingabe –, solange die Konsequenzen noch gering sind. 

Viele Reddit-Nutzer sagten, dass ihnen dies Sicherheit gab, bevor sie an einem tatsächlichen Zahltag auf „Absenden“ klickten. Einen kleinen Fehler in einem Testlauf zu beheben, ist deutlich einfacher als eine Gehaltszahlung zu versäumen.

2. Wo möglich automatisieren (aber die Kontrolle behalten)

Während Tabellenkalkulationen oder manuelle Berechnungen am Anfang funktionieren können, wechseln die meisten kleinen Unternehmen schließlich zu einer Software für die Gehaltsabrechnung. 

Werkzeuge wie Gusto oder QuickBooks helfen, menschliche Fehler zu reduzieren und Einreichungen automatisch zu erledigen.

Automatisierung bedeutet jedoch nicht „einrichten und vergessen“ – du musst die Beträge weiterhin überprüfen und Berichte regelmäßig abgleichen.

Profi-Tipp

Verwende Automatisierung für Berechnungen, Steuertabellen und Abzüge für Zusatzleistungen, überspringe jedoch niemals die Prüfungen nach dem Lauf. Führe nach jeder Gehaltsabrechnung eine abschließende Kontrolle durch – prüfe Zusammenfassungen der Gehaltsabrechnung, kontrolliere stichprobenartig einige Mitarbeitendendatensätze und bestätige die Gesamtsummen, bevor die Gelder ausgezahlt werden.—BJ Anderson, Leiter der Gehaltsabrechnung und Urlaubsverwaltung, Humareso

3. Alles sorgfältig dokumentieren

Eine gute Dokumentation ist keine Option – sie ist dein Sicherheitsnetz. Bewahre Kopien der geleisteten Arbeitszeiten, Anpassungen, Gehaltsabrechnungen und vorgenommenen Korrekturen auf.

Bei Prüfungen kann die Möglichkeit, geordnete Aufzeichnungen vorzulegen, den Unterschied zwischen einer schnellen Lösung und monatelangem Stress ausmachen.

Verlasse dich nicht auf dein Gedächtnis – schreibe alles auf.

Profi-Tipp

Im Mittelpunkt aller Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften für die Gehaltsabrechnung steht ein entscheidendes Element: Daten. Gute Praktiken im Datenmanagement sind erforderlich, damit Daten während ihres gesamten Lebenszyklus sicher und korrekt bleiben. So ist es beispielsweise entscheidend, deine HR-, Gehaltsabrechnungs- und Arbeitszeitdaten für die Berichterstattung an einem zentralen Ort zu speichern, da du dadurch eine einheitliche Möglichkeit erhältst, alle wichtigen benötigten Informationen zu erfassen, zu prüfen und zu melden.—Teresa Smith, Leiterin der strategischen HCM-Beratung bei UKG

4. Einbehaltene Steuern nicht als dein Geld betrachten

Das Geld, das du von den Gehaltszahlungen der Mitarbeitenden einbehältst, gehört dem IRS und deinem Bundesstaat, nicht deinem Unternehmen.

Mehrere Kleinunternehmen, mit denen wir gesprochen haben, gaben zu, dass sie diese Gelder ausgegeben haben, als es finanziell knapp war, und später hektisch versuchten, die Steuerzahlungen zu decken.

Das ist riskant – verspätete oder versäumte Zahlungen führen zu Strafzahlungen und Zinsen, manchmal sogar zu persönlicher Haftung. 

Bewährte Vorgehensweise: Einbehaltene Steuern sollten auf einem separaten Konto aufbewahrt werden, damit sie bis zur Zahlung unberührt bleiben.

5. Gesetzesänderungen und Änderungen der Beitragssätze im Blick behalten

Die Regeln für die Lohnabrechnung sind nicht statisch – Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherung, Arbeitslosenversicherungssätze der Bundesstaaten und lokale Steuersätze können sich jedes Jahr ändern. Wenn diese Zahlen nicht aktualisiert werden, kann dies zu Unterzahlungen und kostspieligen Strafzahlungen führen.

Ein Erinnerungssystem – beispielsweise eine Kalendererinnerung im Dezember – stellt sicher, dass Sie sich zu Beginn des Jahres immer an den neuen Vorschriften orientieren.

6. Eine Liquiditätsreserve für Lohnsteuern aufbauen

Bei der Lohnabrechnung geht es nicht nur darum, die Mitarbeitenden zu bezahlen – auch der Staat muss bezahlt werden. Mehrere Inhaber kleiner Unternehmen warnten, dass Fristen für Lohnsteuerzahlungen schnell näher rücken. 

Eine zweckgebundene Liquiditätsreserve stellt sicher, dass Sie Zahlungen auch in umsatzschwachen Monaten jederzeit abdecken können. 

Wie ein Reddit-Nutzer sagte: „Die Lohnabrechnung macht Spaß, bis der Steuertermin kommt – stellen Sie sicher, dass Sie das Geld immer bereit haben.“

7. Vor der Abgabe alles doppelt prüfen

Eine einfache, aber wirkungsvolle Gewohnheit besteht darin, vor jeder Abgabe oder Zahlung alles zweimal zu überprüfen. Vergleichen Sie Namen, Sozialversicherungsnummern, Bruttolöhne, Abzüge und Zahlungsbeträge mit Ihren Unterlagen. 

Selbst kleine Tippfehler können im Umgang mit dem IRS oder Behörden der Bundesstaaten große Probleme verursachen. Eine abschließende fünfminütige Prüfung kann wochenlange Korrekturarbeiten verhindern.

Profi-Tipp

Wenn möglich, sollte der Prozess so gestaltet werden, dass mindestens zwei verschiedene Personen die Vorschau (oder das Vorverarbeitungsregister) vollständig prüfen müssen, bevor sie übermittelt wird. Die vollständige Prüfung durch zwei Personen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, Fehler zu vermeiden.—Katrina Magdol, Gründerin, Amalou Consulting

8. Eine Vertretung oder einen Ersatzprozess einrichten

Es ist riskant, wenn das Wissen über die Lohnabrechnung nur im Kopf einer einzigen Person steckt. Urlaub, Krankheit oder Notfälle können dazu führen, dass Ihr Team nicht bezahlt wird oder Abgaben verspätet eingereicht werden.

Dokumentieren Sie Ihren Prozess für die Lohnabrechnung und schulen Sie mindestens eine Vertretung, die bei Bedarf einspringen kann. Dadurch wird Ihr Unternehmen widerstandsfähiger und einzelne Ausfallpunkte werden vermieden.

9. Die Lohnabrechnung in den Arbeitsalltag integrieren

Behandeln Sie die Lohnabrechnung wie eine planmäßige Rechnung und nicht wie eine nachträgliche Aufgabe. Regelmäßige Erinnerungen an Zahltage, Zahlungsfristen und Abgabetermine schaffen Beständigkeit. 

Ein fester Ablauf reduziert Fehler und Stress, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst. Die Lohnabrechnung ist viel leichter zu bewältigen, sobald sie zu einem vorhersehbaren, wiederholbaren Prozess geworden ist.

Vor- und Nachteile der eigenen Lohnabrechnung

Die eigene Lohnabrechnung kann für manche Inhaber kleiner Unternehmen gut geeignet sein, bringt aber auch Nachteile mit sich. Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile, die Sie berücksichtigen sollten:

Vorteile der eigenen Lohnabrechnung:

• Spart Kosten für Lohnabrechnungsdienste: Sie vermeiden die laufenden Kosten für Software oder externe Anbieter, die sich bei einem kleinen Team schnell summieren können.
• Volle Kontrolle und Verständnis der Lohnabrechnung: Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen, erhalten Sie direkte Einblicke in die Berechnung von Löhnen, Abzügen und Steuern. Das hilft Ihnen, über die Finanzen Ihres Unternehmens informiert zu bleiben.

Nachteile der eigenen Lohnabrechnung:

• Zeitaufwendig: Die manuelle Durchführung der Lohnabrechnung erfordert große Sorgfalt, was Zeit kosten kann, die Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen.
• Fehler können leicht passieren und zu Strafzahlungen führen: Falsche Berechnungen oder verspätete Abgaben können Geldstrafen durch den IRS oder Ihren Bundesstaat nach sich ziehen, selbst wenn die Fehler unbeabsichtigt waren.
• Änderungen der Steuergesetze müssen stets beachtet werden: Steuerliche Vorschriften auf Bundes-, Bundesstaaten- und lokaler Ebene können sich jährlich ändern. Daher müssen Sie Ihren Prozess aktualisieren, um die Vorschriften weiterhin einzuhalten.

Generell ist die eigene Lohnabrechnung eine gute Option für sehr kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitenden – insbesondere, wenn alle ein festes Gehalt beziehen und die Zusatzleistungen einfach gehalten sind. 

In dieser Situation sind die Berechnungen unkompliziert und der Zeitaufwand überschaubar. Es ist außerdem eine sinnvolle Wahl, wenn Sie vollständig verstehen möchten, wie die Lohnabrechnung funktioniert, bevor Sie in einen Dienst investieren.

• Weniger als 5 Mitarbeitende
• Nur Angestellte mit festem Gehalt (minimale Überstunden/Anpassungen)
• Nur wenige oder keine zu verwaltenden Zusatzleistungen
• Die Inhaberin oder der Inhaber ist mit Tabellenkalkulationen und der Dokumentation vertraut

Wenn Ihr Unternehmen wächst, wird die Lohnabrechnung komplizierter – und das Fehlerrisiko steigt. 

Wenn Sie mehrere Vergütungsarten, Abzüge für Zusatzleistungen oder Mitarbeitende in mehr als einem Bundesstaat haben, kann das Outsourcing Ihnen Zeit sparen und Compliance-Risiken reduzieren. 

Viele Inhaberinnen und Inhaber kleiner Unternehmen entscheiden sich auch einfach aus Gründen der Sicherheit dafür, die Lohnabrechnung an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater oder ein Lohnabrechnungsunternehmen auszulagern, da sie wissen, dass Meldungen und Einzahlungen automatisch erledigt werden.

• 5 oder mehr Mitarbeitende oder schnelles Wachstum
• Stundenweise beschäftigte Mitarbeitende mit Überstunden oder komplexen Arbeitsplänen
• Angebot von Zusatzleistungen wie Krankenversicherung oder 401(k)
• Tätigkeit in mehreren Bundesstaaten oder mit im Homeoffice arbeitenden Mitarbeitenden
• Sie möchten Ihre Zeit auf das Unternehmenswachstum statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren

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