Zertifizierte Lohnabrechnung: Ein vollständiger Leitfaden 2026

Die zertifizierte Lohnabrechnung ist eine Anforderung gemäß dem Davis-Bacon-Gesetz, das vorschreibt, dass Arbeitnehmer bei solchen Projekten mindestens die für das jeweilige Gebiet geltenden Löhne und lohnunabhängigen Zusatzleistungen erhalten müssen.

Das Davis-Bacon-Gesetz

Das Davis-Bacon-Gesetz wurde 1931 vom Kongress verabschiedet, um Arbeitnehmer vor niedrigen Stundenlöhnen zu schützen.

Nach diesem Gesetz müssen Sie die Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung erfüllen, wenn die Regierung Ihrem Unternehmen einen Auftrag im Wert von mehr als $2,000 für den Bau, die Änderung, die Instandhaltung oder die Reparatur öffentlicher Gebäude oder öffentlicher Bauprojekte erteilt.

Das bedeutet, dass Sie Ihren wöchentlichen Bericht über die zertifizierte Lohnabrechnung einreichen und Ihren Arbeitnehmern den für ihren geografischen Standort geltenden Lohn sowie entsprechende Zusatzleistungen zahlen müssen.

Die geltenden Löhne werden vom DOL anhand von Umfragen ermittelt. Für alle über 40 hinausgehenden Arbeitsstunden ist eine Überstundenvergütung in Höhe des 1,5-Fachen des Grundlohns des Mitarbeiters erforderlich, und zwar bei Verträgen, die dem Gesetz über die Arbeitszeit bei staatlichen Verträgen unterliegen.

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Formular WH-347

Mit dem Formular WH-347 reichen Sie Ihren Bericht über die zertifizierte Lohnabrechnung beim DOL ein. Anweisungen werden vom DOL ausführlich bereitgestellt, aber hier finden Sie eine Zusammenfassung der enthaltenen Angaben:

Unternehmensinformationen

• Klassifizierung
• Name
• Adresse
• Nummer der Lohnabrechnung
• Für die am (Datum) endende Woche
• Projekt und Standort
• Projekt- oder Vertragsnummer.

Arbeitnehmerinformationen

• Name und Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
• Arbeitsklassifizierungen (geben Sie die Klassifizierung an, die die tatsächlich von jedem Arbeiter oder Mechaniker ausgeführten Arbeiten beschreibt).
• Geleistete Arbeitsstunden (geben Sie bei Verträgen, die dem Gesetz über die Arbeitszeit bei staatlichen Verträgen unterliegen, die über 40 Wochenstunden hinausgehenden Arbeitsstunden als "Überstunden" an.)
• Vergütungssatz (einschließlich Zusatzleistungen)
• Bruttoverdienst
• Alle Abzüge von der Lohnabrechnung und die Gesamtsumme der Abzüge
• Für die Woche gezahlter Nettolohn.

Welche Arbeitgeber müssen zertifizierte Lohnabrechnungen verwenden?

Eine zertifizierte Lohnabrechnung für Auftragnehmer ist eine gesetzliche Vorgabe für alle Auftragnehmer oder Subunternehmer, die an staatlichen Bauprojekten im Wert von mehr als $2,000 arbeiten.

Bauwesen ist ein weit gefasster Begriff und kann alles umfassen, vom Bau einer Schule bis zur Reparatur einer Autobahn. Dazu gehören verschiedenste Tätigkeiten wie Malerarbeiten, Dekorationsarbeiten, Klempnerarbeiten oder Elektroarbeiten. 

Die Löhne und Zusatzleistungen, die Sie zahlen müssen, werden vom Arbeitsministerium festgelegt. Diese Informationen sollten Ihnen bei der Auftragserteilung zur Verfügung gestellt werden. Es wird jedoch empfohlen, sich an das DOL zu wenden, um alle Punkte zu bestätigen, bei denen Sie unsicher sind.

Folgen der Nichteinhaltung der Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung 

Die Nichteinhaltung der Anforderungen an die zertifizierte Lohnabrechnung kann zu Folgendem führen:

• Einbehaltung von Vertragsmitteln: Die Bundesbehörde, die das Bauprojekt finanziert, kann einen Teil der Vertragsmittel einbehalten, um den Betrag der Unterzahlungen an die Arbeitnehmer abzudecken. Dies ist häufig der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer die ihnen zustehenden Löhne erhalten.
• Nachzahlung von Löhnen: Auftragnehmer können verpflichtet werden, Arbeitnehmern, die für ihre Arbeit weniger als die geltenden Tariflöhne erhalten haben, die ausstehenden Löhne nachzuzahlen. Dies kann sowohl die Lohndifferenz als auch zu niedrig angesetzte Zusatzleistungen umfassen.
• Kündigung des Vertrags: In schweren Fällen der Nichteinhaltung kann der aktuelle Vertrag eines Auftragnehmers gekündigt werden. Außerdem kann er für alle zusätzlichen Kosten haftbar gemacht werden, die der Regierung entstehen, um die Arbeiten mit einem anderen Auftragnehmer fertigzustellen.
• Ausschluss von öffentlichen Aufträgen: Auftragnehmer und Subunternehmer, bei denen ein erheblicher Verstoß gegen das Davis-Bacon-Gesetz festgestellt wurde, können für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel drei Jahre, von künftigen Regierungsaufträgen ausgeschlossen werden. Das bedeutet, dass sie nicht berechtigt sind, sich um Bundesaufträge zu bewerben oder solche zu erhalten, was erhebliche Auswirkungen auf ihr Unternehmen haben kann.
• Rechtliche Schritte und Geldstrafen: Auftragnehmer müssen bei vorsätzlichen Verstößen gegen das Davis-Bacon-Gesetz mit rechtlichen Schritten einschließlich Geldstrafen und Sanktionen rechnen. Wenn Beweise für Betrug oder falsche Angaben vorliegen, können auch strafrechtliche Anklagen erhoben werden.
• Rufschädigung: Die Nichteinhaltung kann auch zu einer Rufschädigung führen und die Fähigkeit eines Auftragnehmers beeinträchtigen, künftige Aufträge zu erhalten, selbst außerhalb staatlicher Verträge.
• Zivilklagen: Arbeitnehmer, denen nicht der korrekte geltende Tariflohn gezahlt wurde, können ebenfalls das Recht haben, wegen ausstehender Löhne eine Zivilklage gegen den Arbeitgeber einzureichen.

Gehaltsabrechnungs-Workshops eignen sich hervorragend, um zu lernen, wie die Einhaltung von Standards für geprüfte Gehaltsabrechnungen gewährleistet wird. Sie können Fragen stellen und Antworten von Branchenexperten erhalten sowie mehr über neue Technologien und Entwicklungen erfahren.

Staatliche und lokale Gesetze zu geltenden Tariflöhnen

Auftragnehmer, die dem Davis-Bacon-Gesetz unterliegen, müssen möglicherweise auch staatliche und lokale Gesetze zu geltenden Tariflöhnen und Überstundenvergütungen einhalten.

Diese als „Little-Davis-Bacon-Gesetze“ bekannten Vorschriften sind Gesetze auf Ebene der US-Bundesstaaten, die dem bundesweiten Davis-Bacon-Gesetz ähneln. 

Während das bundesweite Davis-Bacon-Gesetz für staatlich finanzierte Bauprojekte gilt, gelten die Little-Davis-Bacon-Gesetze für von Bundesstaaten finanzierte oder unterstützte Bauprojekte.

Arbeitgeber bei staatlich finanzierten Projekten sollten sich an das zuständige Arbeitsministerium des Bundesstaates wenden, wenn ihre Berichtspflichten bei Erhalt des Vertrags nicht umfassend erläutert werden.

Häufige Fehler bei geprüften Gehaltsabrechnungen, die vermieden werden sollten

Das Erstellen geprüfter Gehaltsabrechnungen erfordert viel Sorgfalt und die Einhaltung bestimmter Vorschriften. Wenn Sie sich der häufigen Fehler bewusst sind, können Sie Probleme bei der Einhaltung und Sanktionen vermeiden. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Fehler, die beim Erstellen geprüfter Gehaltsabrechnungen vermieden werden sollten:

• Falsche Lohnsätze: Einer der häufigsten Fehler besteht darin, Arbeitnehmern weniger als die geltenden Tariflöhne für ihre Tätigkeitsklassifikation zu zahlen. Stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Lohnfestlegung für das Projekt verwenden.
• Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern in eine schlechter bezahlte Tätigkeitsklassifikation ist ein häufiger Fehler. Jeder Arbeitnehmer muss entsprechend der tatsächlich ausgeführten Arbeit eingestuft werden.
• Ungenaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden: Eine ungenaue Angabe der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich Überstunden, kann zu Problemen bei der Einhaltung führen. Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über alle von jedem Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Die Investition in die besten Gehaltsabrechnungsdienste für kleine Unternehmen kann diesen Prozess vereinfachen und die Einhaltung gewährleisten.
• Fehler bei der Berechnung von Überstunden: Überstunden müssen korrekt berechnet und gemäß dem Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA) vergütet werden. Denken Sie daran, dass Überstunden für Arbeitsstunden von mehr als 40 Stunden pro Arbeitswoche in der Regel mit dem Eineinhalbfachen des regulären Lohnsatzes des Arbeitnehmers vergütet werden.
• Nicht berücksichtigte Zusatzleistungen: Wenn Zusatzleistungen Bestandteil der Festlegung des geltenden Tariflohns sind, müssen sie ordnungsgemäß berechnet und gemeldet werden. Dazu gehören Beiträge zu Rentenplänen, Krankenversicherungen, Urlaubskassen usw.
• Unvollständige oder verspätete Einreichungen: Geprüfte Gehaltsabrechnungsberichte müssen wöchentlich und vollständig eingereicht werden. Verspätete oder unvollständige Einreichungen können zu Sanktionen führen.
• Keine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen: Auftragnehmer sind verpflichtet, Gehaltsabrechnungsunterlagen aufzubewahren, und zwar für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel drei Jahre. Diese Unterlagen sollten korrekt und zur Prüfung jederzeit verfügbar sein.
• Vernachlässigung bundesstaatsspezifischer Anforderungen: Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, das ebenfalls den Gesetzen des Bundesstaates zu geltenden Tariflöhnen („Little-Davis-Bacon-Gesetzen“) unterliegt, stellen Sie auch deren Einhaltung sicher, da sie andere oder zusätzliche Anforderungen enthalten können.

Ändern oder Korrigieren von Lohnabrechnungsunterlagen

Die Führung genauer geprüfter Lohnabrechnungsunterlagen ist entscheidend für die Einhaltung der Gesetze zu geltenden Lohnsätzen und zur Vermeidung möglicher Strafen. Wenn in zuvor eingereichten geprüften Lohnabrechnungsberichten Unstimmigkeiten oder Fehler festgestellt werden, ist es wichtig, diese umgehend und systematisch zu beheben.

So ändern und korrigieren Sie diese Unterlagen, sobald Sie einen Fehler entdeckt haben:​

1. Dokumentieren Sie jeden festgestellten Fehler zusammen mit den korrekten Angaben, um eine klare Aufzeichnung der Unstimmigkeiten sicherzustellen.
2. Erstellen Sie einen neuen Lohnabrechnungsdatensatz mit den korrekten Daten. Kennzeichnen Sie diesen eindeutig als geänderten Datensatz für den betreffenden Abrechnungszeitraum.
3. Stellen Sie sicher, dass alle korrigierten Einträge vollständig sind, einschließlich Angaben zu den Beschäftigten, Arbeitseinstufungen, geleisteten Arbeitsstunden, Lohnsätzen und Abzügen.​
4. Befolgen Sie die Einreichungsrichtlinien der zuständigen Behörde oder Institution.
   • Einige Systeme erlauben möglicherweise keine direkten Änderungen an eingereichten Datensätzen. Reichen Sie in solchen Fällen einen neuen Datensatz für denselben Abrechnungszeitraum ein. Der geänderte Datensatz hat Vorrang vor dem ursprünglichen Datensatz.
   • Fügen Sie außerdem eine Erklärung hinzu, in der die vorgenommenen Korrekturen und die Gründe für die Änderungen erläutert werden.
5. Informieren Sie betroffene Beschäftigte über die Korrekturen, insbesondere wenn sich die Anpassungen auf ihre Vergütung oder Steuerabzüge auswirken. Stellen Sie ihnen außerdem aktualisierte Gehaltsabrechnungen oder Aufstellungen zur Verfügung, in denen die Änderungen berücksichtigt sind.
6. Bewahren Sie detaillierte Aufzeichnungen sowohl der ursprünglichen als auch der geänderten Lohnabrechnungsberichte auf, einschließlich der Dokumentation der festgestellten Fehler und der ergriffenen Korrekturmaßnahmen.​ Bewahren Sie außerdem die gesamte Korrespondenz im Zusammenhang mit den Änderungen zur späteren Bezugnahme und zur Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften auf.
7. Analysieren Sie schließlich die grundlegenden Ursachen der Fehler, um deren Wiederholung zu verhindern. Dazu kann gehören, interne Kontrollen zu verbessern, den Beschäftigten zusätzliche Schulungen zur Lohnabrechnung anzubieten oder eine Lohnabrechnungssoftware mit Funktionen zur Fehlerprüfung einzuführen, um die Genauigkeit zu erhöhen.​

Eine schnelle und genaue Korrektur von Lohnabrechnungsunterlagen stellt nicht nur die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sicher, sondern wahrt auch die Integrität und Vertrauenswürdigkeit der Lohnabrechnungsprozesse Ihres Unternehmens.

Bewährte Verfahren für die Einreichung zertifizierter Arbeitsberichte

Befolgen Sie diese bewährten Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie die geprüfte Lohnabrechnung korrekt durchführen:

• Verstehen Sie die Anforderungen: Machen Sie sich mit dem Davis-Bacon Act, den damit verbundenen Arbeitsstandards und allen bundesstaatsspezifischen Gesetzen zu geltenden Lohnsätzen (den sogenannten Little-Davis-Bacon Acts) vertraut. Die Kenntnis der Einzelheiten dieser Anforderungen ist grundlegend.
• Bleiben Sie über geltende Lohnsätze auf dem Laufenden: Prüfen Sie regelmäßig, ob es Aktualisierungen der geltenden Lohnsätze für den Standort Ihres Projekts und die jeweiligen Arbeitseinstufungen gibt.
• Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen: Führen Sie genaue und detaillierte Aufzeichnungen über alle geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen, Überstunden usw. Eine gute Dokumentation ist für die Berichterstattung über die geprüfte Lohnabrechnung unerlässlich.
• Verwenden Sie eine genaue Lohnabrechnungssoftware: Nutzen Sie eine Lohnabrechnungssoftware, die für geprüfte Lohnabrechnungen entwickelt wurde. Das bedeutet, dass sie bestimmte Aufgaben wie die Verarbeitung unterschiedlicher Lohnsätze, die Berechnung von Überstunden und die Nachverfolgung von Zusatzleistungen bewältigen kann, sodass sich alle damit verbundenen Kosten der Lohnabrechnungssoftware problemlos rechtfertigen lassen.
• Arbeiten Sie mit einem Spezialisten zusammen: Ein Spezialist für geprüfte Lohnabrechnungen oder ein Lohnabrechnungsunternehmen verfügt über das Wissen und die Erfahrung, die Sie bei der Bearbeitung geprüfter Lohnabrechnungen und der Einhaltung der Vorschriften unterstützen.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur zertifizierten Lohnabrechnung:

Welche gängigen Methoden gibt es zur Identifizierung von Projekten im öffentlichen Bauwesen?

Projekte im öffentlichen Bauwesen werden in der Regel anhand eindeutiger Projektkennungen identifiziert, die von der Vergabestelle oder der Vertragsbehörde vergeben werden. Dazu können Vertragsnummern, Projektcodes oder ein Projektname gehören, der in allen Unterlagen, einschließlich der zertifizierten Lohnabrechnungsberichte, einheitlich verwendet wird.

Viele Bundesstaaten und Behörden verlangen von Auftragnehmern, diese Kennung bei jeder Einreichung einer zertifizierten Lohnabrechnung anzugeben, um eine korrekte Nachverfolgung und Compliance sicherzustellen. In einigen Rechtsgebieten verknüpfen Online-Meldesysteme – wie das eCPR-System des kalifornischen DIR – Lohnabrechnungsdaten automatisch über eine Projekt-ID mit registrierten Projekten des öffentlichen Bauwesens.

Beziehen Sie sich stets auf Ihre Vertragsunterlagen oder die zuständige Behörde für ortsübliche Löhne, um die richtige zu verwendende Kennung zu bestätigen.

Ist eine zertifizierte Lohnabrechnung erforderlich, wenn Sie Arbeitskräfte auf 1099-Basis einsetzen?

Die Anforderungen an zertifizierte Lohnabrechnungen gelten im Allgemeinen für Arbeitnehmer, nicht für unabhängige Auftragnehmer. Wenn eine Arbeitskraft korrekt als Auftragnehmer auf 1099-Basis eingestuft ist, wird sie nicht in zertifizierte Lohnabrechnungsberichte wie das Formular WH-347 aufgenommen. Dieses Formular dient dazu, Löhne und Leistungen für Arbeitskräfte zu dokumentieren, die gemäß dem Davis-Bacon Act als Arbeitnehmer eingestuft sind.

Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass unabhängige Auftragnehmer nicht falsch eingestuft werden. Wenn eine Arbeitskraft die Kriterien eines Arbeitnehmers erfüllt – etwa einer direkten Aufsicht untersteht, feste Arbeitszeiten hat oder die Werkzeuge des Arbeitgebers verwendet –, muss sie möglicherweise unabhängig von ihrem 1099-Status als Arbeitnehmer gemeldet werden.

Eine falsche Einstufung kann zu Strafen und Compliance-Problemen führen. Daher ist es entscheidend, den Status der Arbeitskräfte bei der Erstellung zertifizierter Lohnabrechnungsunterlagen sorgfältig zu prüfen.

Gelten die Anforderungen an zertifizierte Lohnabrechnungen für staatlich finanzierte Projekte?

Ja, viele staatlich finanzierte Bauprojekte unterliegen Gesetzen zu ortsüblichen Löhnen, die sich an den bundesrechtlichen Anforderungen orientieren und häufig als „Little Davis-Bacon Acts“ bezeichnet werden. Diese staatlichen Gesetze schreiben vor, dass Auftragnehmer und Subunternehmer Arbeitskräften für vergleichbare Arbeiten bei öffentlichen Projekten die örtlich geltenden Lohnsätze zahlen und in vielen Fällen zertifizierte Lohnabrechnungen einreichen, um die Einhaltung nachzuweisen. Während die grundlegende Zielsetzung dem bundesrechtlichen Davis-Bacon Act entspricht, legt jeder Bundesstaat eigene Schwellenwerte, Lohnfestlegungen und Meldeverfahren fest.

Da die Anforderungen je nach Rechtsgebiet stark variieren, müssen Auftragnehmer die spezifischen Vorschriften, die von der Arbeits- oder Baubehörde ihres Bundesstaates durchgesetzt werden, sorgfältig prüfen. Einige Bundesstaaten wie Kalifornien und New York verfügen über umfangreiche elektronische Systeme zur Meldung zertifizierter Lohnabrechnungen und strenge Strafen bei Nichteinhaltung. Andere können andere Formulare, Einreichungsintervalle oder Ausnahmekriterien haben. Die Nichteinhaltung dieser Verpflichtungen kann zu zurückgehaltenen Zahlungen, Geldstrafen oder dem Ausschluss von künftigen öffentlichen Aufträgen führen.

Zertifizierte Lohnabrechnungen müssen nicht schwierig sein

Wenn Sie die in diesem Artikel und auf der Website des DOL beschriebenen Richtlinien und bewährten Verfahren befolgen, kann die zertifizierte Lohnabrechnung zu einem routinemäßigen Prozess werden.

Lesen Sie unseren Artikel über die Verwaltung der Lohnabrechnung für kleine Unternehmen und unsere Checkliste für die Lohnabrechnung, um weitere Hinweise zur Optimierung Ihres Lohnabrechnungsprozesses zu erhalten.