Was ist Desksharing? Vorteile, Nachteile und Umsetzung
Wechselnde Schreibtischnutzung ist eine flexible Bürogestaltung, bei der Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben, sondern bei ihrer Ankunft aus den verfügbaren Arbeitsplätzen auswählen. Dieses Modell unterstützt hybrides und ortsunabhängiges Arbeiten, da Unternehmen ihre Flächennutzung maximieren und Immobilienkosten senken können.
In diesem Artikel erklären wir genau, wie wechselnde Schreibtischnutzung funktioniert, woher die Idee stammt, welche Vor- und Nachteile sie hat, wie sie sich von ähnlichen Modellen wie Desk-Hoteling und freier Platzwahl unterscheidet und wie Sie sie erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen.
Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, hybrides Arbeiten nachhaltig und kosteneffizient zu gestalten, hilft Ihnen dieser Leitfaden dabei zu beurteilen, ob wechselnde Schreibtischnutzung für Ihr Team geeignet ist.
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Was ist wechselnde Schreibtischnutzung?
Wechselnde Schreibtischnutzung ist ein flexibles Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeitende verfügbare Schreibtische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ nutzen, anstatt dauerhaft zugewiesene Plätze zu haben. Dieser Ansatz, der auch als Schreibtisch-Sharing oder flexibles Arbeiten bezeichnet wird, unterstützt den hybriden Arbeitsplatz, indem er ungenutzte Büroflächen reduziert und die Zusammenarbeit im Team fördert.
Moderne Modelle der wechselnden Schreibtischnutzung setzen häufig auf Tools zur Schreibtischbuchung oder Software zur Verwaltung von Büroflächen, um die Verfügbarkeit zu verfolgen, die Auslastung der Arbeitsplätze zu analysieren und Mitarbeitenden ein reibungsloses Nutzungserlebnis zu bieten. Durch die Optimierung der Büronutzung hilft wechselnde Schreibtischnutzung Unternehmen, Immobilienkosten zu senken und sich gleichzeitig an flexiblere Arbeitszeiten anzupassen.
Da immer mehr Unternehmen hybride Arbeitszeitmodelle einführen, verkleinern viele Unternehmen ihre Büros und wenden sich von festen Schreibtischen hin zur wechselnden Schreibtischnutzung ab. Wechselnde Schreibtischnutzung und andere fortschrittlichere Plattformen zur Verwaltung von Büroflächen können diesen Prozess erheblich vereinfachen.
Gibt es verschiedene Modelle der wechselnden Schreibtischnutzung?
Ja! Wechselnde Schreibtischnutzung kann je nach gewünschtem Maß an Struktur oder Flexibilität verschiedene Formen annehmen. Einige Modelle ermöglichen eine vollständig freie Platzwahl, während andere Schreibtischbuchungssysteme oder festgelegte Bereiche einbeziehen, um bestimmte Teams oder Arbeitsweisen zu unterstützen.
Damit Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen finden, habe ich die einzelnen Arten der wechselnden Schreibtischnutzung im Folgenden ausführlicher erklärt.
Haben Sie bitte etwas Geduld, denn die Begriffe werden gleich etwas verwirrend...
Wechselnde Schreibtischnutzung im Vergleich zur freien Platzwahl
Obwohl wechselnde Schreibtischnutzung und freie Platzwahl manchmal synonym verwendet werden, gibt es einen subtilen Unterschied.
Wechselnde Schreibtischnutzung bezeichnet normalerweise ein System nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“, bei dem Mitarbeitende bei ihrer Ankunft einen beliebigen verfügbaren Schreibtisch wählen. Viele Unternehmen verwenden inzwischen jedoch Software zur Buchung von Schreibtischen (kostenpflichtige und kostenlose Optionen sind verfügbar), um den Prozess strukturierter zu gestalten und Nutzenden die Möglichkeit zu geben, Schreibtische in Echtzeit anzuzeigen und zu reservieren.
Freie Platzwahl beseitigt ebenfalls fest zugewiesene Sitzplätze, umfasst aber in der Regel Echtzeitdaten zur Belegung, die von IoT-fähigen Schreibtischsensoren und Plattformen zur Arbeitsplatzverwaltung erfasst werden. Dieser technologiegestützte Ansatz gibt Mitarbeitenden mehr Transparenz und Kontrolle darüber, wo sie sitzen, und kann Facility-Management-Teams dabei helfen, Nutzungstrends zu überwachen.
Beide Modelle zielen darauf ab, Hierarchien abzubauen, spontane Zusammenarbeit zu fördern und die Kultur des hybriden Arbeitens zu stärken, indem sie die funktionsübergreifende Kommunikation und die gemeinsame Verantwortung für Büroflächen fördern.
Wechselnde Schreibtischnutzung im Vergleich zu Desk-Hoteling
Der wesentliche Unterschied zwischen wechselnder Schreibtischnutzung und Büro-Hoteling liegt in der Zuweisung der Schreibtische.
- Bei der wechselnden Schreibtischnutzung werden Schreibtische nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ in Anspruch genommen.
- Beim Büro-Hoteling reservieren Mitarbeitende einen Schreibtisch im Voraus, ähnlich wie bei der Buchung eines Hotelzimmers.
Beide Modelle verzichten auf dauerhaft zugewiesene Schreibtische und basieren auf der Verfügbarkeit in Echtzeit, aber Hoteling bietet mehr Planbarkeit – insbesondere für Teams, die ihre Arbeitszeiten koordinieren oder den Zugang zu bestimmten Ressourcen sicherstellen müssen.
Da hybride Arbeitszeitmodelle immer komplexer werden, kombinieren viele Unternehmen Elemente beider Modelle mithilfe von Software zur Schreibtischbuchung, um die Eigenständigkeit der Mitarbeitenden zu unterstützen und gleichzeitig Struktur und Verantwortlichkeit aufrechtzuerhalten.
Die Philosophie hinter der wechselnden Schreibtischnutzung
Wechselnde Schreibtischnutzung ist nicht nur eine Sitzplatzstrategie – sie ist auch eine Denkweise.
Durch den Verzicht auf dauerhaft zugewiesene Schreibtische fördert wechselnde Schreibtischnutzung Verantwortungsbewusstsein, Sauberkeit und gemeinsame Verantwortung. Mitarbeitende räumen ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages eher auf, weil sie wissen, dass er am nächsten Tag von jemand anderem genutzt wird.
An einem Arbeitsplatz nach der Pandemie ist diese Kultur gemeinsamer Verantwortung entscheidend für die Aufrechterhaltung von Hygiene und Vertrauen. Büros, die wechselnde Schreibtische unterstützen, stellen häufig Desinfektionsstationen, Richtlinien für aufgeräumte Schreibtische und berührungsfreie Buchungstools bereit, damit sich die Mitarbeitenden sicher und selbstbestimmt fühlen.
Stell es dir wie ein Buchungssystem für Besprechungsräume vor, aber für dein gesamtes Büro – gemeinsam genutzte Ressourcen, effizient verwaltet und von allen genutzt.
Die Vor- und Nachteile wechselnder Schreibtische
Vorteile wechselnder Schreibtische
Organisationen entscheiden sich aus mehreren Gründen für die Einführung wechselnder Schreibtische:
Optimierte Raumnutzung
Wechselnde Schreibtische ermöglichen eine effizientere Nutzung der Büroflächen, da sich die Mitarbeitenden Schreibtische teilen. Dies gilt insbesondere für hybrid arbeitende Belegschaften, bei denen die Mitarbeitenden nur unregelmäßig im Büro sind.
Kosteneinsparungen
Da weniger individuelle Arbeitsplätze benötigt werden, können wechselnde Schreibtische zu geringeren Immobilienkosten für Unternehmen führen.
Ein interessantes Datenmodell dazu, wie viel du durch verschiedene Bürogestaltungen möglicherweise sparen kannst, bietet der CBRE-Bericht „Die Mathematik hinter dem hybriden Arbeitsplatz“. Er schätzt, dass Unternehmen, die auf hybride Arbeit umstellen und ihre Flächen neu gestalten, zwischen 10%-50% der Flächenkosten einsparen können.
Flexibilität und Selbstbestimmung
Die Mitarbeitenden können ihren Arbeitsplatz entsprechend ihren Bedürfnissen und Vorlieben auswählen, was Flexibilität und Selbstbestimmung fördert. Eine vorherige Buchung ist nicht erforderlich, sodass sie auch bei ihrer Planung flexibel bleiben können.
Verbesserte Zusammenarbeit
Im Gegensatz zu einer Schreibtischanordnung mit festen Team-Nachbarschaften, bei der zwar keine festen Sitzplätze bestehen, bestimmte Teams jedoch zusammen gruppiert werden, sodass Personen innerhalb derselben Geschäftsfunktion weiterhin einen Bereich teilen, fördern wechselnde Schreibtische den Austausch zwischen Mitarbeitenden aus verschiedenen Teams und Abteilungen und stärken die Zusammenarbeit sowie den Wissensaustausch.
Mehr Kreativität und Produktivität
Abwechslungsreiche Arbeitsumgebungen können die Kreativität und Produktivität der Mitarbeitenden anregen. Wechselnde Schreibtische platzieren Mitarbeitende jedoch weiterhin in bestimmten Bereichen, während ein Konzept wie tätigkeitsbasiertes Arbeiten die Mitarbeitenden dazu bringt, für die jeweilige Aufgabe die passende Umgebung zu finden.
„Beim tätigkeitsbasierten Design geht es um Wahlfreiheit und Selbstbestimmung“, sagte Rebecca Swanner, Leiterin des Bereichs Arbeitsplatzgestaltung bei HED, kürzlich in einer Folge des Podcasts People Managing People. „Den Menschen Freiheit zu geben – sei es bei der Wahl der Tage, an denen sie ins Büro kommen, wie oft sie kommen oder welche Bereiche des Büros sie während ihrer Anwesenheit nutzen –, ist ein echter Vorteil, den man ihnen bieten kann und den sie sehr schätzen.“
„Es ist sehr wirkungsvoll, jemandem die Möglichkeit oder die Entscheidungsfreiheit zu geben, selbst festzulegen, wie er oder sie am besten arbeiten kann. Beim tätigkeitsbasierten Design geht es also wirklich darum sicherzustellen, dass der Raum nicht nur mit einer einzigen Art von Arbeitsbereich gestaltet ist.“
Höre dir die vollständige Folge an, während du weiterliest:
Förderung der Nachhaltigkeit
Das Teilen von Schreibtischen fördert einen nachhaltigeren Ansatz bei der Bürogestaltung und Ressourcenzuweisung, wodurch der CO₂-Fußabdruck der Organisation reduziert wird und sie zumindest einigen der ESG-Ziele näherkommt, die häufig versprochen, aber nicht erfüllt werden.
Möglichkeit, verschiedene Arbeitsplatzkonzepte zu kombinieren
Da die Vergabe nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ erfolgt, lässt sich Desk-Sharing mit anderen Konzepten zur Verwaltung von Büroflächen kombinieren, etwa mit agilen Arbeitsplätzen, die eine Vielzahl gemeinsam genutzter Mehrzweckbereiche bieten und es den Mitarbeitenden ermöglichen, sich frei im Büro zu bewegen.
Mögliche Nachteile des Desk-Sharings
Obwohl Desk-Sharing zahlreiche Vorteile bietet, ist es immer sinnvoll, mögliche Nachteile eines solchen Ansatzes zu berücksichtigen. Hier sind einige Punkte, die Sie im Auge behalten sollten.
- Schwierigkeiten bei der Suche nach verfügbaren Arbeitsplätzen: Zu Stoßzeiten kann es für Mitarbeitende schwierig sein, freie Schreibtische zu finden, was zu Frustration und einer geringeren Produktivität führen kann.
- Verlust des Teamzusammenhalts: Häufig wechselnde Arbeitsplätze können den Teamzusammenhalt und die Kommunikation beeinträchtigen, da sich Mitarbeitende nicht immer in unmittelbarer Nähe ihrer Teammitglieder befinden.
- Hygienebedenken: Gemeinsam genutzte Schreibtische können das Risiko der Verbreitung von Keimen und Krankheiten erhöhen, wenn die vorgesehenen Reinigungsmaßnahmen nicht konsequent eingehalten werden.
- Sicherheitsrisiken: Desk-Sharing kann Sicherheitsrisiken mit sich bringen, wenn vertrauliche Informationen auf gemeinsam genutzten Schreibtischen offen liegen oder unbefugte Personen Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten.
- Verwaltung persönlicher Gegenstände: Früher erschienen Sie zur Arbeit, schlossen Ihre persönlichen Gegenstände in Ihrem Schreibtisch ein und gingen Ihrem Arbeitstag nach. Beim Desk-Sharing können Mitarbeitende dies wahrscheinlich nicht tun, weshalb Sie ein Schließfach- oder Aufbewahrungssystem bereitstellen müssen.
- Ablenkungspotenzial: Das Arbeiten in einer offenen und gemeinsam genutzten Umgebung kann zu mehr Ablenkungen führen und dadurch Konzentration und Aufmerksamkeit beeinträchtigen. Stellen Sie sicher, dass ruhige Zonen zur Buchung verfügbar sind, um diese Bedenken zu reduzieren.
So führen Sie Desk-Sharing in Ihrer Organisation ein
Der Übergang zu einem Desk-Sharing-Modell erfordert eine sorgfältige Planung der Büroflächen und Kommunikation. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten:
- Bewerten und analysieren Sie die aktuelle Nutzung Ihrer Büroflächen, um Bereiche zu ermitteln, in denen Desk-Sharing eingeführt werden kann.
- Bieten Sie den Mitarbeitenden Schulungen und Unterstützung an, damit sie sich in der neuen Arbeitsplatzgestaltung zurechtfinden und die verfügbaren Bürotechnologie-Tools nutzen können.
- Kommunizieren Sie die Gründe für die Veränderung und die Vorteile, die Mitarbeitende vom Desk-Sharing erwarten können.
- Erwägen Sie die Einführung neuer Bürotechnologien, etwa eines Buchungssystems für Desk-Sharing oder einer Software zur Verwaltung von Büroflächen, damit Mitarbeitende die Verfügbarkeit prüfen und Arbeitsplätze im Voraus reservieren können. Diese Systeme können mit einer mobilen App ausgestattet sein, die Sitzpläne in Echtzeit bietet, sodass Mitarbeitende freie Plätze finden und die Auslastung der Schreibtische hoch bleibt.
- Holen Sie regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden ein und nehmen Sie Anpassungen vor, um auf auftretende Bedenken oder Herausforderungen einzugehen.
Herausforderungen bei der Einführung von Desk-Sharing bewältigen
Die Einführung von Desk-Sharing kann bestimmte Herausforderungen mit sich bringen, doch mit sorgfältiger Planung und strategischen Lösungen lassen sie sich wirksam bewältigen. Einige Beispiele sind:
Widerstand gegen Veränderungen
Mitarbeitende können sich zunächst gegen die Veränderung sträuben, weil sie befürchten, ihren persönlichen Raum zu verlieren. Regelmäßige Kommunikation und Schulungen sowie ein offener Umgang mit ihren Bedenken können dazu beitragen, diesen Widerstand abzubauen. Eine Erläuterung der Vorteile, etwa einer größeren Flexibilität und besseren Zusammenarbeit, kann den Übergang erleichtern.
Darüber hinaus können Möglichkeiten zur individuellen Gestaltung, etwa Schließfächer für persönliche Gegenstände, dazu beitragen, dass sich Mitarbeitende mit der neuen Einrichtung wohler fühlen.
Fairness und Verfügbarkeit sicherstellen
Die Festlegung klarer Richtlinien und Regeln stellt eine faire Zuteilung der Schreibtische sicher und verhindert, dass Mitarbeitende besonders begehrte Arbeitsplätze für sich beanspruchen.
Die Einführung eines Buchungssystems für Schreibtische kann helfen, die Verfügbarkeit zu verwalten, sodass Mitarbeitende Schreibtische im Voraus reservieren können und die durch den Wettbewerb um Arbeitsplätze verursachte Frustration reduziert wird.
Diese Systeme bieten häufig Echtzeit-Aktualisierungen zur Verfügbarkeit von Schreibtischen, wodurch der Prozess transparenter und effizienter wird und viele Beschwerden bei der Personalabteilung oder Service-Tickets vermieden werden.
Überwachung und Regulierung des Geräuschpegels
Offene Büroumgebungen können zu einem erhöhten Geräuschpegel führen, der Mitarbeitende ablenken und die Produktivität beeinträchtigen kann.
Die Einrichtung ausgewiesener Ruhezonen, schallisolierter Kabinen oder die Bereitstellung geräuschunterdrückender Kopfhörer kann Mitarbeitenden helfen, sich zu konzentrieren.
Darüber hinaus können klare Verhaltensrichtlinien zum Geräuschpegel in Gemeinschaftsbereichen ein Gleichgewicht zwischen Zusammenarbeit und ruhigen Arbeitsplätzen schaffen.
Erfolg messen
Eines der wichtigsten Instrumente zur Bewältigung der Herausforderungen des Desksharings ist die Datenanalyse. Sie kann dabei helfen, die Büroaufteilung zu optimieren und sicherzustellen, dass Schreibtische effizient genutzt werden. Kennzahlen wie Anwesenheitsdaten, Raumnutzung und Auslastungsraten liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wie häufig Schreibtische genutzt werden, welche Bereiche am beliebtesten sind und wie gut die Räumlichkeiten die Belegschaft unterstützen.
- Anwesenheitsdaten: Damit wird erfasst, wann sich Mitarbeitende tatsächlich im Büro befinden. So können Unternehmen Zeiten mit besonders hoher Nutzung erkennen und datengestützte Entscheidungen über die Verfügbarkeit von Schreibtischen und den Kapazitätsbedarf treffen.
- Raumnutzung: Indem gemessen wird, wie häufig Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche genutzt werden, können Unternehmen ihre Raumaufteilung optimieren, möglicherweise ungenutzte Flächen reduzieren und Ressourcen in Bereiche umverteilen, die stärker nachgefragt werden.
- Auslastung: Die Überwachung der Auslastungsgrade hilft dabei, ein Gleichgewicht in gemeinsam genutzten Bereichen zu wahren und sicherzustellen, dass kein Bereich überfüllt ist, während andere kaum genutzt werden. Diese Erkenntnisse können Entscheidungen darüber unterstützen, wo Ruhezonen oder Bereiche für die Zusammenarbeit eingerichtet werden, basierend auf den tatsächlichen Bewegungen der Mitarbeitenden und der Nutzung der Schreibtische.
Richtlinien für ein gutes Desksharing-Verhalten
Um eine harmonische und produktive Desksharing-Umgebung sicherzustellen, liegt es an Ihnen als Führungskraft im Personalbereich, klare Verhaltensrichtlinien festzulegen.
Diese Richtlinien fördern den gegenseitigen Respekt und sorgen für einen effizienten, komfortablen Arbeitsplatz für alle. Zu den wichtigsten Verhaltensgrundsätzen gehören:
- Respekt vor dem persönlichen Raum und den persönlichen Gegenständen: Auch wenn Schreibtische gemeinsam genutzt werden, ist es wichtig, den persönlichen Raum der Kolleginnen und Kollegen zu respektieren. Vermeiden Sie es, in die Arbeitsbereiche anderer einzudringen oder deren persönliche Gegenstände ohne Erlaubnis zu benutzen.
- Aufräumen nach der Nutzung: Hinterlassen Sie den Arbeitsplatz stets ordentlich und bereit für die nächste Person. Wischen Sie Oberflächen ab, bringen Sie gemeinsam genutzte Geräte an ihren vorgesehenen Platz zurück und entfernen Sie persönliche oder arbeitsbezogene Unordnung. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für eine angenehme Erfahrung für die nächste Person und fördert insgesamt die Hygiene am Arbeitsplatz.
- Angemessenen Geräuschpegel einhalten: Achten Sie auf die Lautstärke, insbesondere in Großraumbüros. Führen Sie Gespräche in angemessener Lautstärke, verwenden Sie Kopfhörer für die Audiowiedergabe und begeben Sie sich für Telefonate oder Gruppengespräche in dafür vorgesehene Bereiche. So bleibt die Umgebung für alle konzentriert und ruhig.
- Rücksicht auf die Vorlieben und Bedürfnisse anderer nehmen: Desksharing erfordert Rücksichtnahme auf Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen. Respektieren Sie den Wunsch nach Ruhe und berücksichtigen Sie Teammitglieder, die für ihre Aufgaben bestimmte Hilfsmittel oder Arbeitsplatzkonfigurationen benötigen.
- Tipps zur persönlichen Gestaltung des Arbeitsplatzes: Auch wenn Desksharing die langfristige persönliche Gestaltung eines Schreibtischs einschränken kann, können Mitarbeitende ihrem Arbeitsplatz für den jeweiligen Tag dennoch eine persönliche Note verleihen. Ermutigen Sie die Beschäftigten, kleine Gegenstände wie eine Lieblingstasse, ein Notizbuch oder sogar eine kleine Pflanze mitzubringen, um ein Gefühl von Vertrautheit zu schaffen.
- Gemeinschaftsbereiche optimal nutzen: Gemeinsam genutzte Pinnwände können ein idealer Ort sein, an dem Teammitglieder inspirierende Zitate, Neuigkeiten oder lustige Fotos anbringen und so zu einer ansprechenderen und persönlicher gestalteten Büroumgebung beitragen.
Büros der Zukunft gestalten
Der Wandel hin zu Remote-Arbeit und hybriden Arbeitsmodellen hat viele Organisationen dazu veranlasst, Büroflächen zu reduzieren und ihre intelligenten Arbeitsplätze neu zu gestalten, um den vorhandenen Raum besser zu nutzen und hoffentlich eine stärkere Zusammenarbeit zu fördern, während gleichzeitig bestimmte Aktivitäten ermöglicht werden.
Desksharing wird auch weiterhin eine wichtige Rolle spielen, indem es die Nutzung von Büroflächen optimiert und eine Kultur der Flexibilität und Teamarbeit fördert.
Wenn Sie sich noch nicht nach einer Lösung für die Raumverwaltung umsehen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, damit zu beginnen. Diese Tools ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, hybrides Arbeiten zu dem Modell zu machen, das sich 71% der US-amerikanischen Arbeitgeber bei dessen Einführung erhofft hatten.
Mit Funktionen zur Szenarioplanung können Organisationen außerdem mit unterschiedlichen Arbeitsplatzaufteilungen experimentieren und sicherstellen, dass Bürodesigns anpassungsfähig sind und sich mit verändernden Arbeitsmustern weiterentwickeln können.
Das Büro der Zukunft ist auf solche Technologien angewiesen, um die Effizienz aufrechtzuerhalten und den Anforderungen einer dynamischen Belegschaft gerecht zu werden.
Mehr dazu erfährst du in unserem Podcast über dynamische Büroräume für eine moderne Belegschaft.
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