7 tipos de software de nóminas para agilizar los pagos

7 tipos de software de nóminas

En el mercado hay varios tipos de software de nóminas, cada uno adaptado a distintas necesidades empresariales. Comprender cómo funciona cada opción te ayudará a elegir la más adecuada para tu empresa.

1. Software de nóminas independiente

El software centrado exclusivamente en el procesamiento de nóminas a veces recibe el nombre de software de nóminas independiente. Estas herramientas calculan salarios, impuestos, deducciones y pagos sin obligarte a adoptar una suite completa de RR. HH.

He comprobado que funcionan mejor para pequeñas empresas que ya tienen cubiertos sus procesos de RR. HH. y simplemente necesitan un sistema fiable para gestionar las nóminas.

Ventajas

La principal ventaja de este tipo de sistema de nóminas es su sencillez. No pagas por funciones de selección, gestión del rendimiento u otras funcionalidades de RR. HH. que quizá nunca utilices.

Este alcance más limitado también puede traducirse en una implementación más rápida y menos formación para los administradores de nóminas. Herramientas como Gusto y OnPay, por ejemplo, se centran especialmente en simplificar las tareas rutinarias de gestión de nóminas.

Funciones

Entre las funciones habituales del software de nóminas independiente se incluyen:

• Cálculos de nómina: Calcula el salario bruto y neto, las deducciones, los impuestos y otras retenciones.
• Depósito directo: Envía los pagos a empleados y contratistas de acuerdo con tu calendario de pagos.
• Presentación de impuestos: Muchos sistemas calculan, presentan y abonan los impuestos sobre las nóminas en tu nombre.
• Recibos de nómina y formularios fiscales: Genera los comprobantes de pago de los empleados y los documentos de cierre de año.
• Informes de nóminas: Registra salarios, deducciones, costes laborales e historial de pagos.
• Registros de auditoría: Registra los cambios y las aprobaciones de las nóminas, lo que puede ayudar a investigar discrepancias.

Que sea independiente no significa necesariamente que sea básico. Muchas herramientas también pueden gestionar contratistas, varias ubicaciones, distintos calendarios de pago e integraciones con software de contabilidad o de RR. HH.

2. Software de nóminas basado en la nube

El software de nóminas tradicional basado en la nube hace referencia a las plataformas de nóminas en línea accesibles a través de Internet, la configuración de nóminas más popular con diferencia. 

Estos sistemas ofrecen un repositorio centralizado para todos los datos relacionados con las nóminas y permiten configurar estructuras salariales, gestionar deducciones y presentar impuestos directamente desde la propia plataforma. Por lo general, son muy fáciles de usar, con interfaces sencillas que hacen que el proceso de gestión de nóminas sea simple e intuitivo.

La principal ventaja de este modelo es la accesibilidad. Como está alojado en la nube digital, los usuarios pueden acceder a los datos de nóminas desde cualquier lugar y en cualquier momento mediante una conexión segura a Internet. 

Otra gran ventaja de utilizar un software de nóminas basado en la nube es que el proveedor de nóminas que aloja el sistema se encarga de las actualizaciones del software y de las copias de seguridad de los datos, lo que reduce considerablemente la responsabilidad de tu personal interno. 

Los proveedores de servicios de nómina también publican periódicamente actualizaciones de su software para reflejar los cambios en las leyes fiscales o la legislación laboral, lo que minimiza el riesgo de problemas de cumplimiento. 

Dentro de la categoría basada en la nube, también puedes encontrar sistemas aún más especializados, incluido el software de nómina para pequeñas empresas o la nómina para empresas emergentes.

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2. Software de nómina local

El software de nómina local se instala y mantiene en la propia infraestructura de tu organización, en lugar de estar alojado por el proveedor del software.

Esto proporciona a tu equipo de TI un control mucho más directo sobre dónde se almacenan los datos de nómina, cómo se configura el software y cuándo se implementan los cambios. Esto puede hacerlo relevante para empresas más grandes u organizaciones con estrictos requisitos internos de seguridad y gobernanza de datos.

Ventajas

El control es el principal motivo para elegir este modelo.

Tu organización gestiona su propio entorno de nómina, incluido el almacenamiento de datos, las políticas de seguridad, las integraciones, las copias de seguridad y las actualizaciones del software. Esto puede facilitar la adaptación de la nómina a requisitos internos de TI o de gobernanza muy específicos.

La contrapartida es que la responsabilidad vuelve a recaer en ti. A diferencia del software en la nube, es posible que tu equipo deba mantener la infraestructura, instalar actualizaciones, gestionar las copias de seguridad y mantener el sistema al día.

Funciones

Los sistemas de nómina locales pueden incluir:

• Almacenamiento local de datos: La información de nómina permanece dentro de tu propia infraestructura.
• Configuración personalizada: Los equipos de TI pueden adaptar el entorno a los flujos de trabajo internos y las políticas de seguridad.
• Controles de acceso internos: La autenticación y los permisos pueden conectarse con tus sistemas de gestión de identidades existentes.
• Integraciones con ERP: La nómina puede conectarse profundamente con los sistemas internos financieros y operativos.
• Registros de auditoría: Las acciones relacionadas con la nómina pueden registrarse y conservarse de acuerdo con las políticas internas.
• Informes personalizados: Las organizaciones pueden crear informes de nómina adaptados a sus propios requisitos financieros y de gobernanza de datos.

Para las organizaciones que están considerando esta opción, la cuestión no es simplemente si una solución local proporciona más control. La cuestión es si ese control tiene suficiente valor como para justificar la mayor responsabilidad interna.

Estos sistemas de software de RR. HH. y nómina combinados también ofrecen una mayor facilidad de uso desde la perspectiva del empleado, ya que podrán acceder a sus recibos de nómina y enviar solicitudes de tiempo libre desde el mismo módulo de autoservicio del empleado, en lugar de tener que iniciar sesión en un sistema distinto para cada tarea.

4. Plataformas integrales de RR. HH. y nómina

En lugar de adquirir la nómina por separado, puedes obtenerla como un módulo dentro de una plataforma de RR. HH. más amplia, como un sistema de información de recursos humanos, un sistema de gestión de recursos humanos o un sistema de gestión del capital humano.

Estos sistemas de software de RR. HH. y nómina conectan la nómina con funciones como la administración de beneficios, el control horario, la incorporación y los registros de empleados.

He comprobado que la verdadera ventaja no consiste en tener más funciones, sino en que los datos que sustentan esas funciones estén conectados.

Ventajas

Cuando la nómina se encuentra dentro del mismo sistema que el resto de tus procesos de RR. HH., los cambios en los empleados pueden pasar directamente a la nómina en lugar de introducirse dos veces.

Por ejemplo, las horas aprobadas pueden incorporarse a un procesamiento de nómina, la selección de beneficios puede actualizar la deducción de un empleado y un cambio de remuneración puede aparecer en la nómina sin que nadie tenga que transferir manualmente la información.

Esto puede reducir el trabajo de conciliación que se produce cuando la nómina, el control horario, los beneficios y los registros de RR. HH. se encuentran en sistemas diferentes.

También puede mejorar la experiencia de los empleados. El personal puede consultar sus nóminas, actualizar información, gestionar beneficios y solicitar tiempo libre remunerado a través del mismo portal de autoservicio.

Características

Las plataformas integrales de RR. HH. y nóminas suelen incluir:

• Registros unificados de empleados: Las nóminas utilizan la misma información de los empleados que el sistema general de RR. HH.
• Integración del tiempo y la asistencia: Las horas aprobadas se incorporan a los cálculos de nómina.
• Integración de beneficios: Las selecciones y deducciones pueden actualizarse automáticamente.
• Flujos de trabajo desde la incorporación hasta la nómina: La información de las nuevas contrataciones se incorpora a su primer proceso de pago.
• Informes consolidados: Combine la información de nóminas con los datos sobre número de empleados, compensación, beneficios y otros datos de RR. HH.
• Flujos de trabajo de aprobación: Dirija los cambios salariales, los pagos fuera de ciclo y los procesos de nómina a los responsables de aprobación adecuados.

Los equipos que evalúen este modelo deben prestar especial atención a cómo se mueve la información entre las nóminas y otros módulos. La integración es una de sus mayores ventajas, por lo que debe funcionar en la práctica y no limitarse a aparecer en una lista de características. Nuestra guía sobre la administración de nóminas profundiza en los procesos que esas conexiones deben respaldar.

Esta opción resulta útil para muchos propietarios de pequeñas empresas que desean desentenderse por completo de las responsabilidades relacionadas con las nóminas, al tiempo que garantizan que se procesen correctamente. Con este modelo, básicamente externalizas la gestión de tus nóminas a un servicio de nóminas externo. 

Si esta situación te resulta familiar, te recomiendo asociarte con uno de los servicios de nóminas para pequeñas empresas, que he investigado en detalle. Estos servicios suelen ser muy rentables y ofrecen una atención al cliente sólida.

5. Software de nóminas específico para cada sector

También existe software de nóminas específico para numerosos sectores, como la construcción, la restauración, las agencias de contratación y otros. Estos sistemas ofrecen funciones adicionales que tienen sentido en sus contextos sectoriales específicos y que van más allá de las funciones básicas de nóminas. Algunos ejemplos son:

Software de nóminas para la construcción

El software de nóminas para la construcción incluye funciones para gestionar las cuotas sindicales, los informes de nóminas certificadas y la gestión de múltiples obras, a diferencia del software de nóminas estándar. También permite calcular los costes de los trabajos y realizar un seguimiento del cumplimiento de los salarios vigentes.

Software de nóminas para restaurantes

El software de nóminas para restaurantes responde a las necesidades específicas del sector de la restauración mediante la gestión del reparto de propinas, la planificación de turnos y el cumplimiento de las leyes laborales específicas de los restaurantes. También se integra con los sistemas de punto de venta (POS) para agilizar los cálculos de nómina basados en las ventas y las propinas.

Software de nóminas para la industria manufacturera

El software de nóminas para la industria manufacturera gestiona los complejos complementos por turnos, la remuneración por pieza y el cálculo de costes laborales específicos de la industria manufacturera. También se integra con los sistemas de gestión de la producción para alinear las nóminas con los datos de producción y las métricas de rendimiento.

Hay muchas otras opciones disponibles, así que tómate el tiempo necesario para investigar diferentes proveedores si buscas un proveedor de nóminas especializado en un sector concreto. O bien, desplázate hasta nuestro campo de búsqueda y compruébalo, porque puede que ya hayamos hecho el trabajo de investigación por ti, ¡dependiendo de tu sector!

Una vez más, quiero señalar que estos sistemas de nóminas específicos para cada sector también funcionan con un modelo basado en la nube. Eso significa que no tendrás que preocuparte de gestionar por tu cuenta el software ni las actualizaciones relacionadas con el cumplimiento normativo.

6. Servicios externalizados de nóminas

Con la externalización de nóminas, utilizas un proveedor externo para gestionar parte o la mayor parte del trabajo necesario para ejecutar las nóminas.

Estas empresas de nóminas pueden calcular los salarios, procesar las deducciones, presentar los impuestos sobre las nóminas, emitir los pagos y preparar los documentos de fin de año en tu nombre.

Aun así, debes mantener actualizada la información de los empleados y comunicar los cambios. La diferencia es que tu proveedor se encarga de una parte mucho mayor del procesamiento real de las nóminas.

Ventajas

Este modelo resulta útil cuando quieres contar con conocimientos especializados en nóminas sin crear un equipo interno dedicado a esta función.

El proveedor asume gran parte del trabajo administrativo relacionado con los cálculos, las presentaciones, los plazos y el procesamiento de las nóminas, mientras tu equipo mantiene la supervisión.

Según mi experiencia, la asistencia se vuelve especialmente importante en este caso. Cuando pagas a otra persona para que gestione las nóminas, la verdadera prueba del servicio suele llegar cuando algo sale mal y necesitas que se corrija rápidamente una discrepancia.

Para las empresas pequeñas que no cuentan con un especialista interno en nóminas, los servicios de nóminas para pequeñas empresas pueden resultar especialmente útiles.

Funciones

Según el proveedor, los servicios externalizados de nóminas pueden incluir:

• Gestión del procesamiento de nóminas: El proveedor calcula las nóminas y prepara cada proceso de pago.
• Presentación y pago de impuestos: Los impuestos sobre las nóminas se calculan, presentan y pagan de acuerdo con los plazos aplicables.
• Informes de fin de año: El proveedor prepara los documentos fiscales de empleados y contratistas.
• Actualizaciones normativas: El proveedor supervisa las normas de nóminas y los cambios fiscales.
• Autoservicio para empleados: Los empleados pueden seguir accediendo a sus nóminas y documentos fiscales a través de un portal de software.
• Asistencia con las nóminas: Los especialistas pueden ayudar a investigar errores, correcciones y problemas relacionados con las presentaciones.

La diferencia clave con el uso exclusivo de un software de nóminas es quién asume la responsabilidad. No estás comprando simplemente un sistema que opera tu equipo. Estás pagando a un proveedor para que desempeñe parte de la función de nóminas por ti.

7. Organizaciones profesionales de empleadores (PEO)

Otra forma de externalizar las nóminas consiste en asociarse con una Organización profesional de empleadores (PEO). Lo mejor de utilizar un servicio PEO es que puede ayudarte con mucho más que el procesamiento de las nóminas. La mayoría de los proveedores PEO ofrecen los siguientes servicios:

• Gestión de nóminas
• Cumplimiento normativo
• Gestión de beneficios para empleados
• Gestión del talento (incluida la contratación y la dotación de personal)
• Gestión de datos
• Gestión de riesgos
• Indemnización por accidentes laborales

Las empresas PEO te configurarán utilizando su propio software, por lo que es importante asegurarse de que su sistema de nóminas se integra con las soluciones de software de RR. HH. principales que ya utilizas. 

También puedes esperar una atención al cliente de primer nivel por parte de una empresa PEO, porque en esencia la estás contratando para que gestione tus procesos de nóminas de principio a fin.

Ventajas

El principal atractivo es acceder a capacidades de nóminas y RR. HH. que una organización pequeña quizá no quiera desarrollar internamente.

Las organizaciones profesionales de empleadores (PEO) pueden combinar el procesamiento de nóminas con la administración de beneficios, el apoyo en materia de cumplimiento normativo, la incorporación de empleados y otros servicios de RR. HH. Para un equipo de RR. HH. reducido, esto puede eliminar una cantidad significativa de trabajo administrativo.

La contrapartida es que estás estableciendo una relación mucho más amplia que la que tendrías con un proveedor de nóminas habitual. Antes de firmar un acuerdo, conviene entender exactamente qué responsabilidades recaen en ti y cuáles corresponden a la PEO.

Funciones

Los servicios de las PEO suelen incluir:

• Procesamiento de nóminas: La PEO ayuda a calcular y procesar las nóminas de los empleados.
• Administración de impuestos sobre las nóminas: Las declaraciones y remesas fiscales se gestionan dentro del acuerdo de coempleo.
• Administración de beneficios: Los empleados pueden obtener acceso a planes de salud, jubilación y otros beneficios ofrecidos a través de la PEO.
• Apoyo en materia de cumplimiento normativo: Los proveedores ayudan a gestionar los requisitos reglamentarios relacionados con el empleo.
• Indemnización por accidentes laborales y gestión de riesgos: Muchas PEO ofrecen servicios más amplios relacionados con los riesgos laborales.
• Autoservicio para empleados: Los empleados pueden acceder a la información sobre nóminas, impuestos y beneficios a través de la plataforma del proveedor.

8. Software y servicios de nóminas internacionales

Las soluciones de software para nóminas internacionales combinan un software avanzado de nóminas capaz de gestionar pagos en varias divisas con el servicio de atención al cliente y la gestión de nóminas del proveedor. 

Según este modelo, eres responsable de actualizar los datos de tus empleados en el sistema global de software de nóminas. Sin embargo, tu proveedor de nóminas se encarga de procesarlas en tu nombre y de garantizar el cumplimiento fiscal en todas las jurisdicciones en las que tienes empleados.

Ventajas

Sin una plataforma centralizada, las nóminas de varios países pueden convertirse en un proyecto recurrente de conciliación en el que intervienen distintos proveedores, divisas, plazos y formatos de informes.

El software de nóminas internacionales está diseñado para integrar esos procesos. Tu equipo puede consultar la información sobre remuneraciones y nóminas de distintas regiones, mientras que los cálculos y requisitos locales se gestionan a escala nacional.

Esto puede reducir la coordinación manual que, de otro modo, recaería en los equipos de nóminas, RR. HH. y finanzas en cada ciclo de pago.

Funciones

Las plataformas de nóminas internacionales y multinacionales pueden incluir:

• Pagos en varias divisas: Calcular y abonar los salarios en las divisas locales de los empleados.
• Cálculos de nómina específicos de cada país: Aplicar los impuestos locales, las deducciones legales y las cotizaciones sociales.
• Presentación de declaraciones de nómina locales: Facilitar el cumplimiento de los requisitos de presentación y remesa específicos de cada país.
• Informes globales de nóminas: Consolidar los datos de remuneraciones y costes laborales de varios países.
• Pagos a empleados y contratistas: Gestionar distintos tipos de trabajadores a través de la misma plataforma.
• Apoyo en materia de cumplimiento normativo local: Tener en cuenta los requisitos específicos de cada jurisdicción en materia de nóminas y empleo.
• Servicios de empleador registrado: Algunos proveedores también ofrecen servicios de EOR para países en los que no tienes una entidad jurídica propia.

Esta categoría adquiere más valor a medida que aumenta el número de países en los que operas. La cuestión principal es si necesitas software para coordinar las nóminas de tus entidades existentes, un servicio gestionado de nóminas internacionales, un EOR o una combinación de los tres.

(Nota: Si quieres ir un paso más allá y dejar completamente fuera de tu escritorio los aspectos legales de contratar empleados internacionales, un servicio de empleador registrado sería una opción más adecuada.) 

Otras opciones de nómina

Existen otras configuraciones de nómina que merece la pena mencionar. Sin embargo, no son muy fáciles de usar. Otras opciones incluyen: 

• Software de nóminas local: Se refiere al software de nóminas instalado localmente en los servidores de la empresa, que funciona de forma independiente de otro software de RR. HH. El beneficio de utilizar un sistema de nóminas local es que proporciona un mayor control sobre la seguridad y la personalización de los datos, a diferencia del software de nóminas estándar basado en la nube.
  
  Sin embargo, las soluciones locales requieren una inversión inicial considerable en implementación y recursos de TI, así como un mantenimiento continuo para garantizar que el software se mantenga actualizado con los cambios en la normativa fiscal y evitar responsabilidades.
• Software de nóminas de código abierto: El software de nóminas de código abierto permite una amplia personalización y suele ser más rentable, ya que no hay cuotas de licencia. Sin embargo, se necesita una cantidad considerable de conocimientos técnicos para implementar y mantener un sistema de nóminas de código abierto en comparación con el software de nóminas estándar, lo que lo convierte en una opción mucho menos atractiva para la mayoría de las organizaciones.
• Software de contabilidad: Si tu empresa es muy pequeña, quizá puedas arreglártelas utilizando un software de contabilidad de RR. HH. que ofrezca funciones de nóminas. Con un software de contabilidad, puedes pagar a tus empleados mediante cheques físicos, pero esto requiere introducir los datos y emitir los cheques manualmente. También obliga a tus empleados a realizar pasos adicionales para depositar sus ingresos en su cuenta bancaria. Por estas razones, también es una opción menos atractiva para la mayoría de las empresas. 

Estas opciones alternativas de nóminas, en mi opinión, están desactualizadas y ofrecen una experiencia poco satisfactoria a cualquiera que tenga que gestionar o utilizar el software con regularidad.

En su lugar, recomiendo profundizar en el software de nóminas basado en la nube, las nóminas como módulo o los servicios de nóminas para encontrar el mejor software de nóminas con depósito directo para tu empresa.

Qué viene después: encontrar la solución de nóminas adecuada

Una vez que sepas qué tipo de software de nóminas se adapta a tu equipo, elaborar un presupuesto para ello es el siguiente paso lógico, especialmente si gestionas las nóminas en varios países, donde las estructuras de precios varían considerablemente según el modelo de servicio y el número de empleados. Si esa es tu situación, el desglose de los costes de los servicios de nóminas globales explica cuánto puedes esperar pagar según los modelos de EOR, gestión de contratistas y consolidación empresarial, para que puedas evaluar tus opciones con cifras reales en la mano.

Elegir la solución de nóminas adecuada implica analizar detenidamente las necesidades y capacidades de tu organización. Es fundamental asegurarse de que, sea cual sea el software o servicio que elijas, facilite tu trabajo y reduzca los errores humanos.