7 tipos de software de nóminas para agilizar los pagos

7 tipos de software de nóminas

En el mercado hay varios tipos de software de nóminas, cada uno orientado a distintas necesidades empresariales. Comprender cómo funciona cada opción te ayudará a elegir la más adecuada para tu empresa.

1. Software de nóminas independiente

El software centrado exclusivamente en el procesamiento de nóminas a veces se denomina software de nóminas independiente. Estas herramientas calculan salarios, impuestos, deducciones y pagos sin obligarte a adoptar una suite completa de recursos humanos.

He comprobado que funcionan mejor para pequeñas empresas que ya tienen cubiertos sus procesos de recursos humanos y simplemente necesitan un sistema fiable para gestionar las nóminas.

Ventajas

La mayor ventaja de este tipo de sistema de nóminas es la sencillez. No pagas por funciones de contratación, gestión del rendimiento u otras funcionalidades de recursos humanos que quizá nunca utilices.

Este alcance más limitado también puede traducirse en una implementación más rápida y menos formación para los administradores de nóminas. Herramientas como Gusto y OnPay, por ejemplo, se centran especialmente en simplificar las tareas rutinarias de gestión de nóminas.

Funciones

Entre las funciones habituales del software de nóminas independiente se incluyen:

• Cálculos de nóminas: Calcula el salario bruto y neto, las deducciones, los impuestos y otras retenciones.
• Depósito directo: Envía los pagos a empleados y contratistas según tu calendario de pagos.
• Presentación de impuestos: Muchos sistemas calculan, presentan y abonan los impuestos sobre las nóminas en tu nombre.
• Recibos de nómina y formularios fiscales: Genera recibos de pago de los empleados y documentos de cierre de año.
• Informes de nóminas: Registra salarios, deducciones, costes laborales e historial de pagos.
• Registros de auditoría: Registra los cambios y las aprobaciones de las nóminas, lo que puede ayudar a investigar discrepancias.

Que sea independiente no significa necesariamente que sea básico. Muchas herramientas también admiten contratistas, varias ubicaciones, distintos calendarios de pago e integraciones con software de contabilidad o de recursos humanos.

2. Software de nóminas basado en la nube

El software de nóminas tradicional basado en la nube hace referencia a las plataformas de nóminas en línea accesibles a través de internet, la configuración de nóminas más popular con diferencia. 

Estos sistemas ofrecen un repositorio centralizado para todos los datos relacionados con las nóminas y permiten a los usuarios configurar estructuras salariales, gestionar deducciones y presentar impuestos directamente desde la propia plataforma. Por lo general, son muy fáciles de usar, con interfaces intuitivas y sencillas que hacen que el proceso de gestión de nóminas resulte simple.

Beneficios

El proveedor se encarga del alojamiento, las copias de seguridad y las actualizaciones del software, lo que elimina una cantidad significativa de tareas de mantenimiento para tu equipo interno de TI.

Los proveedores de nóminas también pueden enviar directamente al software las actualizaciones de las tablas fiscales y la normativa. Esto significa que tu equipo no es responsable de actualizar manualmente el sistema cada vez que cambia una norma de nóminas.

Además, es más fácil acceder a los sistemas en la nube desde distintas ubicaciones, lo que los convierte en una opción natural para las organizaciones híbridas y distribuidas.

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Características

Entre las características habituales de las nóminas en la nube se incluyen:

• Acceso desde el navegador: Ejecuta o aprueba las nóminas desde cualquier dispositivo compatible.
• Actualizaciones automáticas del software: El proveedor gestiona las tablas fiscales, las actualizaciones de seguridad y los cambios del producto.
• Datos en tiempo real: Los cambios en los datos de los empleados, las deducciones y las nóminas pueden reflejarse inmediatamente en toda la plataforma.
• Integraciones con terceros: Conecta las nóminas con los sistemas de contabilidad, RR. HH., control horario y gestión de beneficios.
• Permisos basados en roles: Controla lo que pueden ver o modificar RR. HH., finanzas, los responsables y otros usuarios.
• Autoservicio para empleados: Proporciona a los empleados acceso directo a sus recibos de nómina, documentos fiscales y datos de pago.

Las nóminas en la nube también pueden especializarse mucho más. Existen sistemas creados específicamente como software de nóminas para pequeñas empresas y software de nóminas para empresas emergentes.

3. Software de nóminas local

El software de nóminas local se instala y mantiene en la propia infraestructura de tu organización, en lugar de estar alojado por el proveedor del software.

Esto proporciona a tu equipo de TI un control mucho más directo sobre dónde se almacenan los datos de nóminas, cómo se configura el software y cuándo se implementan los cambios. Puede ser relevante para grandes empresas u organizaciones con estrictos requisitos internos de seguridad y gobernanza de datos.

Beneficios

El control es el principal motivo para elegir este modelo.

Tu organización gestiona su propio entorno de nóminas, incluido el almacenamiento de datos, las políticas de seguridad, las integraciones, las copias de seguridad y las actualizaciones del software. Esto puede facilitar la adaptación de las nóminas a requisitos internos de TI o de gobernanza muy específicos.

La contrapartida es que la responsabilidad vuelve a recaer en ti. A diferencia del software en la nube, es posible que tu equipo tenga que mantener la infraestructura, instalar actualizaciones, gestionar las copias de seguridad y mantener el sistema actualizado.

Características

Los sistemas de nóminas locales pueden incluir:

• Almacenamiento local de datos: La información de las nóminas permanece dentro de tu propia infraestructura.
• Configuración personalizada: Los equipos de TI pueden adaptar el entorno a los flujos de trabajo y las políticas de seguridad internas.
• Controles de acceso internos: La autenticación y los permisos pueden conectarse con tus sistemas existentes de gestión de identidades.
• Integraciones con ERP: Las nóminas pueden conectarse en profundidad con los sistemas internos de finanzas y operaciones.
• Registro de auditoría: Las acciones relacionadas con las nóminas pueden registrarse y conservarse de acuerdo con las políticas internas.
• Informes personalizados: Las organizaciones pueden crear informes de nóminas adaptados a sus propios requisitos financieros y de gobernanza de datos.

Para las organizaciones que estén considerando esta opción, la cuestión no es simplemente si el sistema local ofrece más control. Es si ese control tiene suficiente valor como para justificar la mayor responsabilidad interna.

Estos sistemas combinados de software de RR. HH. y nóminas también ofrecen una mayor facilidad de uso desde la perspectiva del empleado, ya que podrán acceder a sus recibos de nómina y enviar solicitudes de tiempo libre desde el mismo módulo de autoservicio para empleados, en lugar de tener que iniciar sesión en un sistema distinto para cada tarea.  

4. Plataformas integrales de RR. HH. y nóminas

En lugar de adquirir las nóminas por separado, puedes obtenerlas como un módulo dentro de una plataforma de RR. HH. más amplia, como un sistema HRIS, HRMS o HCM.

Estos sistemas combinados de software de RR. HH. y nóminas conectan las nóminas con funciones como la administración de beneficios, el registro del tiempo, la incorporación y los registros de empleados.

He comprobado que la verdadera ventaja no consiste en tener más funciones, sino en que los datos que las sustentan estén conectados.

Ventajas

Cuando las nóminas se gestionan en el mismo sistema que el resto de los procesos de RR. HH., los cambios en los empleados pueden pasar directamente a las nóminas en lugar de introducirse dos veces.

Por ejemplo, las horas aprobadas pueden incorporarse a una ejecución de nómina, la elección de un beneficio puede actualizar la deducción de un empleado y un cambio en la remuneración puede aparecer en las nóminas sin que nadie tenga que transferir la información manualmente.

Esto puede reducir el trabajo de conciliación que se produce cuando las nóminas, el registro del tiempo, los beneficios y los registros de RR. HH. se encuentran en sistemas diferentes.

También puede mejorar la experiencia de los empleados. El personal puede consultar sus recibos de nómina, actualizar su información, gestionar sus beneficios y solicitar tiempo libre remunerado (PTO) a través del mismo portal de autoservicio.

Funciones

Las plataformas integrales de RR. HH. y nóminas suelen incluir:

• Registros unificados de empleados: Las nóminas utilizan la misma información de los empleados que el sistema general de RR. HH.
• Integración del tiempo y la asistencia: Las horas aprobadas se incorporan a los cálculos de nómina.
• Integración de beneficios: Las elecciones y las deducciones pueden actualizarse automáticamente.
• Flujos de trabajo de la incorporación a las nóminas: La información de las nuevas contrataciones se incorpora a la primera ejecución de nómina del empleado.
• Informes consolidados: Combina la información de nóminas con los datos de plantilla, remuneración, beneficios y otros datos de RR. HH.
• Flujos de trabajo de aprobación: Dirige los cambios salariales, los pagos fuera de ciclo y las ejecuciones de nómina a los responsables de aprobación correspondientes.

Para los equipos que evalúan este modelo, presta especial atención a cómo se mueve la información entre las nóminas y los demás módulos. La integración es una de sus mayores ventajas, por lo que debe funcionar en la práctica y no limitarse a aparecer en una lista de funciones. Nuestra guía sobre la administración de nóminas profundiza en los procesos que estas conexiones deben respaldar.

Esta opción es útil para muchos propietarios de pequeñas empresas que quieren librarse por completo de las responsabilidades relacionadas con las nóminas, al tiempo que se aseguran de que se procesen correctamente. Al utilizar este modelo, en esencia externalizas la gestión de las nóminas a un servicio de nóminas externo. 

Si esta situación te resulta familiar, te recomiendo asociarte con uno de los servicios de nóminas para pequeñas empresas, que he investigado en detalle. Estos servicios suelen ser muy rentables y ofrecen un sólido servicio de atención al cliente.

5. Software de nóminas específico para cada sector

También existe software de nóminas específico para numerosos sectores, como la construcción, la restauración, las agencias de contratación y otros. Estos sistemas ofrecen funciones adicionales adaptadas a los contextos específicos de cada sector, que van más allá de las funciones básicas de nóminas.

Ventajas

La mayor ventaja es el ajuste. En lugar de adaptar a la fuerza las normas de nóminas específicas del sector a un sistema general, obtienes funciones diseñadas en torno a la forma en que tu empresa ya opera.

Esto puede reducir las soluciones manuales, especialmente cuando las nóminas dependen de datos procedentes de sistemas de programación de turnos, puntos de venta, producción o cálculo de costes de proyectos.

Por ejemplo, el software de nóminas para la construcción puede admitir requisitos de salario vigente, deducciones sindicales, informes de nóminas certificadas y múltiples obras. El software de nóminas para restaurantes puede gestionar propinas, datos de turnos e integraciones con sistemas de puntos de venta. El software de nóminas para la fabricación puede admitir diferencias salariales por turnos, remuneración por pieza y cálculo de costes laborales.

Funciones

Las funciones varían considerablemente según el sector, pero algunos ejemplos habituales son:

• Reglas de pago específicas del sector: Admite cálculos como propinas, pago por pieza, primas por turnos, salarios vigentes o deducciones sindicales.
• Asistencia especializada en cumplimiento normativo: Ayuda a tener en cuenta los requisitos de nómina vinculados a un sector concreto o a un modelo de plantilla específico.
• Coste de trabajos o mano de obra: Conecta los costes de nómina con proyectos, ubicaciones, líneas de producción o trabajos.
• Integraciones de programación: Incorpora las horas aprobadas o los datos de los turnos a los cálculos de nómina.
• Integraciones con sistemas del sector: Se conecta con herramientas como sistemas de punto de venta, software de producción o plataformas de gestión de trabajos.
• Informes especializados: Genera informes que reflejan las necesidades laborales, de nómina o de cumplimiento normativo específicas del sector.

Me fijaría en un software de nómina específico del sector cuando dependas de hojas de cálculo, ajustes manuales o soluciones personalizadas cada periodo de pago. Normalmente, eso indica que un sistema de nómina general no se adapta a la forma en que realmente se paga a tu plantilla.

Ejemplos de software de nómina específico del sector

Software de nómina para la construcción

El software de nómina para la construcción incluye funciones para gestionar las cuotas sindicales, los informes de nómina certificada y varias funciones de gestión de obras, a diferencia del software de nómina estándar. También admite el cálculo de costes de trabajos y el seguimiento del cumplimiento de los salarios vigentes.

Software de nómina para restaurantes

El software de nómina para restaurantes responde a las necesidades únicas del sector de la restauración mediante la gestión del reparto de propinas, la programación de turnos y el cumplimiento de las leyes laborales específicas de los restaurantes. También se integra con sistemas de punto de venta para agilizar los cálculos de nómina basados en las ventas y las propinas.

Software de nómina para la industria manufacturera

El software de nómina para la industria manufacturera gestiona los complejos diferenciales por turno, el pago por pieza y el cálculo de costes laborales específicos del sector manufacturero. También se integra con sistemas de gestión de la producción para alinear la nómina con los datos de producción y las métricas de rendimiento.

Hay muchas otras opciones disponibles, así que dedica tiempo a investigar distintos proveedores si buscas un proveedor de nómina específico para un nicho. O bien, desplázate hasta nuestro campo de búsqueda y compruébalo, porque quizá ya hayamos hecho el trabajo preliminar por ti, dependiendo de tu sector.

De nuevo, quiero señalar que estos sistemas de nómina específicos del sector también funcionan con un modelo basado en la nube. Eso significa que no tendrás que preocuparte de gestionar el software ni las actualizaciones relacionadas con el cumplimiento normativo por tu cuenta

6. Servicios de nómina externalizados

Con la externalización de la nómina, utilizas un proveedor externo para gestionar parte o la mayor parte del trabajo necesario para procesar la nómina.

Estas empresas de nómina pueden calcular los salarios, procesar las deducciones, presentar los impuestos sobre la nómina, emitir los pagos y preparar los documentos de fin de año en tu nombre.

Aun así, debes mantener actualizada la información de los empleados y comunicar los cambios. La diferencia es que tu proveedor se encarga de una parte mucho mayor del procesamiento real de la nómina.

Ventajas

Este modelo es útil cuando quieres contar con experiencia en nóminas sin crear un equipo interno de nóminas específico.

El proveedor asume la responsabilidad de gran parte del trabajo administrativo relacionado con los cálculos, las declaraciones, los plazos y el procesamiento de las nóminas, mientras que tu equipo conserva la supervisión.

Según mi experiencia, el soporte adquiere aquí una importancia especial. Cuando pagas a otra persona para gestionar las nóminas, la verdadera prueba del servicio suele llegar cuando algo sale mal y necesitas que una discrepancia se solucione rápidamente.

Para las empresas pequeñas sin un especialista interno en nóminas, los servicios de nóminas para pequeñas empresas pueden resultar especialmente útiles.

Características

Según el proveedor, los servicios externalizados de nóminas pueden incluir:

• Procesamiento gestionado de nóminas: El proveedor calcula las nóminas y prepara cada ciclo de pago.
• Presentación y pago de impuestos: Los impuestos sobre las nóminas se calculan, presentan y pagan de acuerdo con los plazos aplicables.
• Informes de cierre de año: El proveedor prepara los documentos fiscales de empleados y contratistas.
• Actualizaciones de cumplimiento: El proveedor supervisa las normas relativas a las nóminas y los cambios fiscales.
• Autoservicio para empleados: Los empleados pueden seguir accediendo a sus recibos de nómina y documentos fiscales a través de un portal de software.
• Soporte para nóminas: Los especialistas pueden ayudar a investigar errores, correcciones y problemas relacionados con las declaraciones.

La diferencia clave con el uso exclusivo de un software de nóminas es quién asume la responsabilidad. No estás simplemente comprando un sistema que opera tu equipo. Estás pagando a un proveedor para que realice parte de la función de nóminas por ti.

7. Organizaciones profesionales de empleadores (PEO)

Otra forma de externalizar las nóminas es asociarse con una organización profesional de empleadores (PEO). Lo mejor de utilizar un servicio PEO es que puede ayudarte con mucho más que el simple procesamiento de nóminas. La mayoría de los proveedores PEO ofrecen los siguientes servicios:

• Gestión de nóminas
• Cumplimiento normativo
• Gestión de beneficios para empleados
• Gestión del talento (incluida la contratación y la dotación de personal)
• Gestión de datos
• Gestión de riesgos
• Indemnización por accidentes laborales

Las empresas PEO te configurarán utilizando su propio software, por lo que es importante asegurarse de que su sistema de nóminas se integra con las soluciones de software de RR. HH. clave que ya utilizas. 

También puedes esperar un servicio de atención al cliente de primer nivel por parte de una empresa PEO, ya que, en esencia, la estás contratando para que gestione tus procesos de nóminas de principio a fin.

Ventajas

El principal atractivo es el acceso a capacidades de nóminas y RR. HH. que una organización pequeña quizá no quiera desarrollar internamente.

Las PEO pueden combinar el procesamiento de nóminas con la administración de beneficios, el soporte para el cumplimiento, la incorporación y otros servicios de RR. HH. Para un equipo de RR. HH. reducido, esto puede eliminar una cantidad considerable de trabajo administrativo.

La contrapartida es que estás entrando en una relación mucho más amplia que la que tendrías con un proveedor de nóminas habitual. Antes de firmar un acuerdo, conviene comprender exactamente qué responsabilidades recaen sobre ti y cuáles corresponden a la PEO.

Características

Los servicios PEO suelen incluir:

• Procesamiento de nóminas: El PEO ayuda a calcular y procesar la nómina de los empleados.
• Administración de impuestos sobre la nómina: Las declaraciones y remesas fiscales se gestionan dentro del acuerdo de coempleo.
• Administración de beneficios: Los empleados pueden obtener acceso a planes de salud, jubilación y otros beneficios ofrecidos a través del PEO.
• Asistencia en materia de cumplimiento: Los proveedores ayudan a gestionar los requisitos normativos relacionados con el empleo.
• Indemnización por accidentes laborales y gestión de riesgos: Muchos PEO ofrecen servicios más amplios relacionados con los riesgos laborales.
• Autoservicio para empleados: Los empleados pueden acceder a la información sobre nóminas, impuestos y beneficios a través de la plataforma del proveedor.

8. Software y servicios de nómina global

Las soluciones de software de nómina global representan una combinación de software de nóminas avanzado capaz de gestionar pagos en varias divisas, junto con atención al cliente y gestión de nóminas por parte del proveedor de nóminas. 

Con este modelo, eres responsable de actualizar los datos de tus empleados dentro del sistema de software de nómina global. Sin embargo, tu proveedor de nóminas es responsable de procesar la nómina en tu nombre y garantizar el cumplimiento fiscal en todas las jurisdicciones en las que tengas empleados.

Beneficios

Sin una plataforma centralizada, la nómina de varios países puede convertirse en un proyecto recurrente de conciliación que implique distintos proveedores, divisas, plazos y formatos de informes.

El software de nómina global está diseñado para reunir esos procesos. Tu equipo puede consultar la información sobre compensaciones y nóminas de distintas regiones, mientras que los cálculos y requisitos locales se gestionan a nivel nacional.

Esto puede reducir la coordinación manual que, de otro modo, recaería en los equipos de nóminas, recursos humanos y finanzas en cada ciclo de pago.

Características

Las plataformas de nómina global y multinacional pueden incluir:

• Pagos en varias divisas: Calcular y abonar los salarios en las divisas locales de los empleados.
• Cálculos de nómina específicos de cada país: Aplicar los impuestos locales, las deducciones legales y las cotizaciones sociales.
• Declaraciones de nómina locales: Facilitar el cumplimiento de los requisitos de declaración y remesa específicos de cada país.
• Informes de nómina global: Consolidar los datos sobre compensaciones y costes laborales de distintos países.
• Pagos a empleados y contratistas: Gestionar distintos colectivos de trabajadores a través de la misma plataforma.
• Asistencia en materia de cumplimiento local: Tener en cuenta los requisitos de nómina y empleo específicos de cada jurisdicción.
• Servicios de empleador registrado: Algunos proveedores también ofrecen servicios de EOR para países en los que no tienes tu propia entidad jurídica.

Esta categoría adquiere más valor a medida que aumenta el número de países en los que operas. La cuestión principal es si necesitas software para coordinar la nómina entre tus entidades actuales, un servicio gestionado de nómina global, un EOR o una combinación de los tres. 

(Nota: Si quieres ir un paso más allá y dejar por completo fuera de tu responsabilidad los aspectos legales de contratar empleados internacionales, un servicio de empleador registrado sería una opción más adecuada.) 

Otras opciones de nómina

Existen otras configuraciones de nómina que merece la pena mencionar. Sin embargo, no son muy fáciles de usar. Otras opciones incluyen: 

• Software de nómina local: Esto se refiere al software de nómina que se instala localmente en los servidores de la empresa y funciona de forma independiente de otro software de RR. HH. La principal ventaja de utilizar un sistema de nómina local es que proporciona un mayor control sobre la seguridad y la personalización de los datos, a diferencia del software de nómina estándar basado en la nube.
  
  Sin embargo, las soluciones locales requieren una inversión inicial considerable en implementación y recursos de TI, así como un mantenimiento continuo para garantizar que el software se mantenga actualizado con los cambios en las normativas fiscales y evitar responsabilidades.
• Software de nómina de código abierto: El software de nómina de código abierto permite una amplia personalización y, por lo general, es más rentable, ya que no hay que pagar licencias. Sin embargo, se necesita un nivel considerable de conocimientos técnicos para implementar y mantener un sistema de nómina de código abierto en comparación con el software de nómina estándar, lo que lo convierte en una opción mucho menos atractiva para la mayoría de las organizaciones.
• Software de contabilidad: Si tu empresa es muy pequeña, es posible que puedas arreglártelas utilizando un software de contabilidad de RR. HH. que ofrezca funciones de nómina. Con un software de contabilidad, puedes pagar a tus empleados mediante cheques físicos, pero esto requiere introducir los datos y realizar la impresión de los cheques manualmente. Además, obliga a tus empleados a seguir pasos adicionales para depositar sus ingresos en su cuenta bancaria. Por estas razones, también es una opción menos atractiva para la mayoría de las empresas. 

En mi opinión, estas opciones alternativas de nómina están desactualizadas y ofrecen una experiencia poco ideal para cualquiera que tenga que gestionar o utilizar el software con regularidad.

En su lugar, recomiendo profundizar en el software de nómina basado en la nube, la nómina como módulo o los servicios de nómina para encontrar el mejor software de nómina con depósito directo para tu empresa.

Encontrar la opción de nómina adecuada

Una vez que sepas qué tipo de software de nómina se adapta a tu equipo, presupuestarlo es el siguiente paso lógico, especialmente si gestionas la nómina en varios países, donde las estructuras de precios varían considerablemente según el modelo de servicio y el número de empleados. Si esa es tu situación, el desglose de los costes de los servicios de nómina globales explica cuánto puedes esperar pagar en los modelos de EOR, gestión de contratistas y consolidación empresarial, para que puedas evaluar tus opciones con cifras reales.

Elegir la solución de nómina adecuada implica analizar detenidamente las necesidades y capacidades de tu organización. Es fundamental asegurarse de que el software o servicio que elijas facilite tu trabajo y reduzca los errores humanos.