Skip to main content
Popular insights
Employee Scheduling Software HRMS For Small Business Employee Management Systems
Get Free Access
Add as a preferred source on Google Opens new window Get Free Access Get Free Access
HR-toiminnot

Henkilöstöosaston perustaminen: vaiheittainen opas

photo of Jaimie Green
By
Jaimie Green
Jaimie Green

More about Jaimie

HR-osaston rakentaminen on jännittävä ja haastava hanke, joka auttaa yritystäsi kasvamaan ja suoriutumaan paremmin. Henkilöstöhallinnon roolin ymmärtäminen pk-yrityksissä ja suuryritysympäristöissä on olennaista, kun tehokasta HR-osastoa rakennetaan alusta alkaen.

Tässä käyn läpi, miksi HR-osasto on tärkeä ja miten sellainen rakennetaan tai miten voit laajentaa nykyistäsi.

Miksi HR-osaston olemassaolo on tärkeää?

HR-osastot vastaavat monista asioista, kuten:

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Loppujen lopuksi strategisesti linjassa oleva HR-osasto tekee toiminnastasi tehokkaampaa ja auttaa varmistamaan, että organisaation tavoitteiden saavuttamiseen tarvittava oikea osaaminen on käytettävissä (ja että työntekijöillä on kaikki tarvittava menestyäkseen).

Jos osaaminen on organisaatiosi elinehto, henkilöstöhallinto on kuin verenkierrostasi huolehtiva lääkäri!

Jos olet siis vasta aloittamassa tai sinun on kehitettävä nykyistä HR-osastoasi, voit edetä seuraavasti.

Vaiheittainen opas HR-osaston rakentamiseen

  1. Selvitä tarpeesi
  2. Arvioi organisaatiosi HR:n nykytila
  3. Palkkaa tärkeimpiin tehtäviin
  4. Järjestä työntekijätiedot järjestelmällisesti
  5. Muodollista HR:n perustoimintaperiaatteet
  6. Kehitä rekrytoinnin ja perehdyttämisen perusprosessit
  7. Määritä ja dokumentoi työntekijöiden palkitseminen
  8. Arvioi tekninen infrastruktuurisi
  9. Arvioi vaatimustenmukaisuusmenettelyt
  10. Laadi henkilöstökäsikirja
  11. Laadi oppimisen ja kehittymisen suunnitelma

1. Selvitä tarpeesi

Oletpa missä vaiheessa tahansa, on hyvä käytäntö aloittaa selvittämällä tarkasti, mitkä ovat välittömät tarpeesi ja miten HR-osasto voi auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi jatkossa.

Yleisesti ajatellaan, että tarvitset vähintään yhden HR-työntekijän 100 työntekijää kohden, mutta tämä riippuu viime kädessä organisaatiosi tarpeista.

Jos olet vasta aloittamassa, suosittelen vähintään yhtä kokenutta HR-yleisosaajaa, joka voi rakentaa prosesseja, laatia toimintaperiaatteita, auttaa varmistamaan vaatimustenmukaisuuden ja auttaa sinua hoitamaan palkanlaskennan itse.

Seuraavaksi mukaan tulee todennäköisesti toimialasi tunteva rekrytoinnin asiantuntija.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

2. Arvioi organisaatiosi HR:n nykytila

Jos yritykselläsi on jo HR-osasto ja haluat laajentaa sitä, aloita arvioimalla käytössä olevat toimintaperiaatteet, aloitteet, menettelyt ja strategiat.

Arvioi seuraavat HR-vastuualueet ja niiden suoriutuminen asteikolla 1–10.

  • Käytäntöjen toteuttaminen
  • Henkilöstöresurssien suunnittelu
  • Rekrytointi
  • Hallinnolliset vastuut, esim. palkanlaskenta
  • Suorituksen johtaminen
  • Palkitsemisohjelman hallinta
  • Työntekijöiden oppiminen ja kehittyminen
  • Urasuunnittelu
  • Työntekijän tehtävien arviointi
  • Sidosryhmä- ja työmarkkinasuhteet
  • Henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuus
  • Työntekijöiden sitouttaminen ja viestintä
  • Työntekijöiden terveys ja turvallisuus
  • Työntekijöiden hyvinvointi.

Seuraavaksi tee osaamiskuiluanalyysi saadaksesi selkeän käsityksen rooleista, tehtävistä ja osaamisvajeista.

Tästä prosessista saamasi näkemykset auttavat määrittämään, kuinka monta työntekijää uuden henkilöstöosastosi tulisi rekrytoida ja mitä vaatimuksia heidän tulisi täyttää.

3. Rekrytoi ensisijaiset roolit

Nyt kun sinulla on kokonaiskuva liiketoimintasi prioriteeteista ja jo olemassa olevasta osaamisesta, on aika puuttua mahdollisiin osaamisvajeisiin.

Jos esimerkiksi rekrytoit pääasiassa teknistä henkilöstöä, tekninen rekrytoija tuo todennäköisesti eniten lisäarvoa tässä rekrytoinnissa.

Tavallisten asioiden (vaatimustenmukaisuus, rekrytointi jne.) lisäksi tässä on joitakin keskeisiä henkilöstöhallinnon taitoja, joita kannattaa etsiä rekrytointiprosessin aikana ja joita et ehkä ole tullut ajatelleeksi:

  • Liiketoimintaosaaminen
  • Data-analytiikka ja raportointi
  • Verkostoituminen
  • Valmennus.

4. Järjestä työntekijöiden tiedot järjestelmällisesti ja kehitä tietojen säilytysprosessia

Nyt kun oikeanlainen osaaminen on kunnossa, on aika alkaa rakentaa prosesseja ja panna asiat niin sanotusti järjestykseen.

Jokainen työntekijä tarvitsee henkilöstöasiakirjan. Aiemmin kyseinen asiakirja oli paperimuodossa, mutta nykyään useimmilla yrityksillä on digitaaliset tiedot, jotka on tallennettu HRIS-järjestelmään/HRMS-järjestelmään tai vastaavaan.

Alla olevat esimerkit ovat joitakin niistä henkilöstöhallinnon asiakirjoista, joita sinulla tulisi olla ja jotka helpottavat henkilöstöosastoasi suorittamaan tehtävänsä:

  • Rekrytointiasiakirjat
  • Työntekijän kelpoisuuslomake
  • Palkanlaskennan asiakirjat
  • Työntekijän suoritusta koskevat tiedot
  • Työntekijän työsuhteen päättämistä koskevat tiedot 
  • Työntekijän koulutusta ja kehittymistä koskevat tiedot
  • Kurinpitotoimia koskevat asiakirjat.

Jokaisen henkilöstöosaston tulisi säilyttää nämä asiakirjat ja varmistaa niiden helppo saatavuus. Voit keskustella tästä tiiminvetäjien ja esihenkilöiden kanssa ja kerätä riittävästi tietoa perusrakenteen kehittämiseksi.

On myös tarpeen työskennellä IT-yksikkösi kanssa työntekijätietojen verkkotallennustilan kehittämiseksi. Näin varmistetaan tietojen saatavuus ja tietosuoja. Työntekijätietojärjestelmä voi auttaa keskittämään nämä tiedot sekä pitämään työntekijöiden tiedot järjestyksessä ja saatavilla.

5. Virallista henkilöstöhallinnon peruskäytännöt

Sinulla ei ehkä ole lainkaan tietoa tai käytettävissäsi on vain vähän tietoa niistä käytännöistä, joita henkilöstöosastosi tulisi noudattaa. 

Seuraavien asioiden tulisi muodostaa lähtökohta, mutta voit lisätä niitä yrityksesi kasvaessa ja rekrytointitarpeiden lisääntyessä.

  • Työntekijöiden läsnäolo
  • Työajat
  • Rekrytointi
  • Työntekijöiden suoritusten hallinta
  • Työntekijöiden ylityöt
  • Työsuhteen päättäminen
  • Poissaolokäytännöt
  • Työntekijöiden seuraajasuunnittelu
  • Syrjimättömyyskäytäntö
  • Työntekijöiden toiminta
  • Tietosuoja ja luottamuksellisuus
  • Koeaika
  • Työterveys- ja työturvallisuuskäytäntö
  • Laittomien aineiden käyttöä koskeva käytäntö

Ajan mittaan saatat huomata, että voit yhdistää kaksi tai useampia käytäntöjä yhdeksi. Yleissääntönä niiden tulisi aina olla tiiviitä, helposti ymmärrettäviä ja kaikkien työntekijöiden saatavilla.

Hyödynnä esimerkkejämme HR-käytännöistä omiesi kehittämiseen ja päivittämiseen.

6. Kehitä rekrytoinnin ja perehdytyksen perusprosessit

Sinun on otettava käyttöön jonkinlainen muodollinen rekrytointiprosessi. Useimmissa valintaprosesseissa on samat seitsemän perusvaihetta: 

  1. Työhakemusten vastaanottaminen / ehdokkaiden etsiminen
  2. Ehdokkaiden seulonta ja esivalinta
  3. Haastattelujen järjestäminen
  4. Parhaiden ehdokkaiden valitseminen jatkoon
  5. Tausta- ja suosittelijatarkistusten tekeminen
  6. Sopivimman työnhakijan valitseminen
  7. Työtarjouksen tekeminen.

Sinun tulisi myös tietää, ketkä osallistuvat kuhunkin näistä vaiheista ja mitä asiakirjoja ja rekrytointityökaluja he käyttävät.

Mieti, mitä kysymyksiä heidän tulisi esittää ja mitä asiakirjoja heidän tulisi kerätä kussakin vaiheessa.

Seuraava vaihe on kuvata perehdytysprosessi ja vaiheet, jotka HR-osastojesi tulisi kattaa.

Niiden tulisi esimerkiksi tietää, miltä ennakkoperehdytys näyttää yrityksessäsi, mitä ensimmäisen päivän perehdytyksessä tapahtuu, kuinka paljon uuden työntekijän paperitöitä vaaditaan ja mikä on pakollista kaikille ensimmäisen viikon aikana.

Lisäksi suosittelen, että jokaisella uudella työntekijällä on 30–60–90 päivän suunnitelma perehdytyksen ohjaamiseksi.

7. Määritä ja dokumentoi työntekijöiden palkkaus ja edut

Tarkista työntekijöidesi palkka- ja eturakenne ja ota viimeiset askeleet niiden virallistamiseksi. Ota huomioon seuraavat asiat:

  • Työntekijän tuntipalkka ja kuukausipalkka
  • Työntekijän eläkesäästäminen
  • Työterveysvakuutus
  • Työntekijöiden hyvinvointirahasto
  • Palkallinen vapaa
  • Työntekijöiden palkankorotukset ja bonukset.

Voit myös ottaa huomioon erilaiset taloudelliset kannustimet, kuten osakeoptiot, matkakulujen korvaukset, voitonjakomallit, työntekijöiden työvaatetuksen ja muuttopaketit. 

Työntekijöiden palkintojen ei myöskään välttämättä tarvitse olla rahallisia. Voit sisällyttää kattavampia kokonaisuuksia, joihin kuuluu ammatillinen kehittyminen, yritysalennukset, joustavat työajat, työntekijöiden huomioiminen ja tunnustusohjelmat. 

Ajan mittaan voit tarkastella tietoja ja kerätä työntekijöiden palautetta kokonaispalkitsemisen tarjonnan hienosäätämiseksi. Aluksi tärkeintä on tarjota perusasiat. 

8. Arvioi tekninen infrastruktuurisi

HR-osastosi hyötyy pienille yrityksille tarkoitetusta erikoistuneesta HR-ohjelmistosta, joka vähentää hallinnollista taakkaa ja auttaa automatisoimaan prosesseja.

Se voi olla hakijaseurantajärjestelmä rekrytoinnin sujuvoittamiseen tai oppimisen hallintajärjestelmä koulutuksen ja kehittymisen tukemiseen.

Oikean HR-ohjelmiston hyödyt sisältävät helpomman palkanlaskennan hallinnan, työvoiman hallinnan, tietojen säilyttämisen, suorituskyvyn hallinnan, hakijoiden seulonnan ja seurannan, tiimiviestinnän sekä oppimisen ja kehittymisen.

Pidä mielessä, että tämän teknologian on oltava lainmukaista ja vastattava yrityksesi sekä HR:n tarpeita ja haasteita.

Muita hyödyllisiä työkaluja:

9. Arvioi vaatimustenmukaisuuskäytännöt

HR-osastot ovat keskeisessä asemassa yrityksesi toiminnan sovittamisessa yhteen työlainsäädännön ja -vaatimusten kanssa.

Helpota heidän työtään arvioimalla vaatimustenmukaisuusohjeet ja nykyiset käytäntönne. 

Vertaa nykyisiä käytäntöjänne uusimpiin säädöksiin ja mukauta tai ota käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että rekrytoitte ja johdatte henkilöstöä lain mukaisesti.

10. Laadi henkilöstökäsikirja

Laadi henkilöstökäsikirja, sisällytä siihen henkilöstöä koskevat perusperiaatteet ja jaa se uudelle HR-osastollesi ja työntekijöillesi.

Tämän asiakirjan tulisi sisältää myös tietoja yrityksesi kulttuurista, visiosta, missiosta, taustasta, työntekijöiden oikeuksista ja vastuista.

Voit käyttää henkilöstökäsikirjaohjelmistoa apuna käsikirjan luomisessa ja päivittämisessä.

Jotta uudet työntekijäsi eivät kuormittuisi liian suuresta tietomäärästä ensimmäisenä päivänä, monet HR-tiimit laativat uusille työntekijöille lyhennetyn henkilöstökäsikirjan, joka sisältää vain tärkeimmät käytännöt.

11. Laadi L&D-suunnitelmasi

HR-tiimit auttavat työntekijöitä hankkimaan uusia taitoja ja tietoja sekä etenemään urallaan. 

Siksi sinun tulisi alkaa laatia oppimis- ja kehittymisohjelmaasi (L&D) samalla, kun rakennat HR-osastoa.

Ota huomioon L&D-tavoitteesi, yrityksen osaamisvajeet ja ne pätevyydet, joita strategisten liiketoimintatavoitteidesi saavuttaminen edellyttää.

Keskustele työntekijöidesi kanssa heidän tavoitteistaan ja kiinnostuksenkohteistaan, sillä se auttaa sinua hahmottamaan heidän urapolkunsa.

Laadi kattava koulutuskehys, joka sisältää L&D-sisällöt ja -materiaalit.

Oppimis- ja kehittymisstrategiaasi käsittelevä artikkeli on hyvä lähtökohta.

Ulkoistaa vai olla ulkoistamatta?

Jotkin organisaatiot päättävät ulkoistaa henkilöstöhallintonsa joko kokonaan tai osittain. 

HR:n ulkoistamista arvioidaan usein HR-tiimin rakentamisen alkuvaiheissa. Hyödynnämmekö ammatillista työnantajaorganisaatiota (PEO) tai palkanlaskentayritystä tiettyihin toimintoihin?

Vastaus riippuu yrityksen sisäisen HR-tiimin kokemuksesta ja vastuualueista sekä yrityksen strategiasta, tavoitteista ja aikataulusta.

Jos esimerkiksi suunnittelet kansainvälistä rekrytointia, on todennäköisesti hyvä idea ymmärtää, miten työnantajarekisteriin merkitty työnantaja (EOR) voi auttaa.

Joskus budjettirajoitteita voi ilmetä. Tässä tapauksessa voit pyytää HR:n ulkoistamiskumppanilta tukea erilaisiin toimintoihin, jotka ovat yksinkertaisesti osa palvelua tai tuotetta.

Hyvä esimerkki tästä on etuuksien välittäjän käyttäminen oman etuustoimintosi jatkeena.

HR-osaston rakentaminen tuottaa hyötyä

HR-tiimin rakentaminen on innostava ja haastava hanke, joka auttaa yritystäsi kasvamaan ja suoriutumaan paremmin.

Vaikka olisit pienyritys tai varhaisen vaiheen startup-yritys, HR-osaston perustaminen kannattaa, sillä se auttaa sinua pysymään säädösten mukaisena, varmistamaan osaajatarpeidesi täyttymisen ja kehittämään tavoittelemisen arvoisen työnantajabrändin.

Jos harkitset ulkoistamista, tutustu parhaiden PEO-palveluntarjoajien ja EOR-palveluntarjoajien valikoimaamme päästäksesi alkuun.

Muutama hyödyllinen artikkeli matkasi tueksi:

You may also like