15 rekrytoinnin automatisoinnin menetelmää + parhaat käytännöt

15 tapaa automatisoida rekrytointiprosessisi

1. Työpaikkailmoitusten kirjoittaminen ja julkaiseminen

Tarvitset hyvin kirjoitettuja työpaikkailmoituksia, jotka heijastavat työnantajabrändiäsi, ja esimerkiksi ChatGPT voi auttaa niiden kirjoittamisessa.

Kun ilmoitukset on kirjoitettu, ne on kuitenkin vielä julkaistava useilla työpaikkasivustoilla ja sosiaalisen median alustoilla. Tässä kohtaa lisäautomaatio astuu kuvaan.

ATS:t (hakijoiden seurantajärjestelmät) mahdollistavat työpaikkailmoituskirjaston luomisen. Ilmoitukset toimivat malleina, joita voit käyttää uudelleen ja julkaista siellä, missä se on tarkoituksenmukaisinta. Lisäetu: Hakijoiden laadun seuraaminen kunkin lähteen perusteella on helppoa.

2. Ansioluetteloiden seulonta

Olet laatinut avoimeen tehtävään erinomaisen työnkuvauksen ja julkaissut työpaikkailmoituksen useilla alustoilla.

Seuraavaksi vuorossa on mahdollisesti yksi henkilöstöhankinnan aikaa vievimmistä vaiheista: ansioluetteloiden seulonta.

Satojen ansioluetteloiden läpikäyminen pätevien hakijoiden löytämiseksi voi viedä paljon aikaa, ja tietyntyyppinen rekrytointiohjelmisto voi auttaa sinua käymään jonon nopeammin läpi. 

Automatisoidut järjestelmät voivat seuloa ansioluetteloita ja nostaa esiin tiettyjä avainsanoja, taitoja ja kokemustasoja, mikä nopeuttaa arviointiprosessia. 

Jos hakijat eivät täytä tiettyjä vaatimuksia, kuten viisumistatusta tai tiettyä läpäisyprosenttia koskevia vaatimuksia, järjestelmä voi lähettää automaattisesti hylkäysviestin. Tämä on erityisen hyödyllistä volyymirekrytoinnin yhteydessä.

Jos ATS-järjestelmääsi ei sisälly ansioluetteloiden jäsentämistoimintoa, harkitse erillisen ansioluetteloiden seulontaohjelmiston käyttämistä.

Varoitus: Jos hakija on edennyt rekrytointiprosessissasi tietyn vaiheen ohi, vältä automaattisia hylkäyksiä.

3. Hakijoiden etsiminen

Hakijoiden etsiminen voi viedä rekrytoijilta huomattavasti aikaa.

Jotkin henkilöstöhankinnan ohjelmistoratkaisut auttavat luomaan hakijatietokannan (käytännössä hakijoille tarkoitetun CRM-järjestelmän).

Kun julkaiset uuden työmahdollisuuden, ohjelmisto voi verrata työpaikkakuvauksen tietoja tietokannan tietoihin ja luoda parhaista hakijoista osaajapoolin. 

Tietokannassa olevat hakijat voivat myös ilmoittautua vastaanottamaan automaattisia päivityksiä, kun heidän seurattavakseen valitsemansa tehtävä tulee haettavaksi – tämä on tärkeä henkilöstöhankinnan ohjelmiston hyöty.

Lisäksi erikoistuneet hakijoiden etsintätyökalut voivat auttaa tunnistamaan kanavia, julkaisemaan ilmoituksia ja vertailemaan kunkin kanavan tehokkuutta.

4. Sisäisten prosessien määrittäminen

Rekrytointi on tiimityötä, ja automaatio voi auttaa sisäisiä tiimejä pysymään synkronoituna.

Useimmat rekrytointiohjelmistotyypit mahdollistavat sisäisten työnkulkujen rakentamisen siten, että kussakin vaiheessa on tietyt käynnistimet, jotka ilmoittavat tiimin jäsenille ja muistuttavat heitä valmistautumaan haastatteluihin ja jättämään palautteensa.

Se voi myös auttaa arvioimaan ehdokkaita kokoamalla ja analysoimalla haastattelupalautetta.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

5. Haastattelujen aikatauluttaminen

Monet ATS-järjestelmät tai erilliset haastattelujen aikataulutusohjelmistot auttavat sujuvoittamaan haastattelujen aikataulutusprosessia lähettämällä automaattisia kutsuja, joiden avulla ehdokkaat voivat valita sopivan haastatteluajan.

Tämä poistaa yhden ylimääräisen työvaiheen rekrytointitiimien tehtävälistalta ja auttaa varmistamaan, ettei yksikään ehdokas jää huomaamatta.

6. Yksisuuntainen videohaastattelu

Esikarsinnan tavoin yksisuuntaiset videot ovat erinomainen tapa haastatella ehdokkaita, ja tämän prosessin voi automatisoida luomalla mallipohjia.

Sinun tarvitsee vain kirjoittaa haastattelukysymykset kerran ja antaa ehdokkaiden vastata niihin itselleen sopivana aikana. 

Koska tämä antaa ehdokkaille mahdollisuuden muotoilla vastauksensa, sinun on harkittava tarkkaan, millaisia kysymyksiä esität. 

Vältä esimerkiksi kysymyksiä, joilla on tarkoitus testata tietämystä, jos käyttämäsi ohjelmisto ei ole riittävän kehittynyt havaitsemaan, onko joku siirtynyt pois sivulta etsiäkseen vastauksia.

Tällaisissa esikarsinnoissa voivat auttaa videohaastattelutyökalut, kuten HireVue — tai jopa yksinkertaisempi Loomin kaltainen työkalu.

Jotkin näistä työkaluista ovat alkaneet yhdistää tekoälyyn NLP-ominaisuuksia (luonnollisen kielen käsittelyä) keskustelujen litterointia ja analysointia varten. 

Varoitus: Jos hyödynnät tätä ominaisuutta, varmista, että tekoälyn suosittelu- tai yhteenvetoalgoritmi on kyseltävissä eli voit tarkistaa, miksi se tiivisti ehdokkaan vastauksen tietyllä tavalla.

7. Viestintä ehdokkaiden kanssa

Viestintä vie paljon aikaa, kun rekrytointeja tehdään suuressa mittakaavassa, ja ihmisiä on helppo jäädä huomaamatta.

Taakan keventämiseksi rekrytoijat voivat luoda automatisoituja viestejä, joissa hyödynnetään rekrytoinnin sähköpostimallipohjia, kuten edellä mainittuja hylkäysviestejä ja haastattelujen aikataulutusta sekä hakemusten vastaanottokuittauksia, haastattelumuistutuksia, suosittelupyyntöjä ja ilmoituksia uusista mahdollisuuksista. 

Joissakin työkaluissa on myös chatbotteja, joilta ehdokkaat voivat kysyä tietoja.

8. Taustatarkistukset

Taustatarkistukset ovat olennaisia, jotta et päädy palkkaamaan henkilöä, jolla ei ole oikeutta työskennellä alallasi. Kun rekrytointeja tehdään suuressa mittakaavassa, taustatarkistukset voivat hidastaa prosessia.

Parhaissa taustatarkistuspalveluissa, kuten Checkrissä, on yleensä integraatiot suosittuihin rekrytointiohjelmistoratkaisuihin.

Integroinnin jälkeen taustatarkistuspalvelu voi tarkistaa automaattisesti ehdokkaan taustat ja siirtää tulokset rekrytointi- tai henkilöstöhallinnon ohjelmistoratkaisuun.

9. Perehdytys

Kun ehdokas hyväksyy tarjotun työmahdollisuuden, HR- ja perehdytystiimin on aika astua mukaan.

Tämä tekee usein siirtymisestä hakijasta työntekijäksi hidasta — 30 % uusista työntekijöistä ei koskaan aloita uudessa tehtävässä puutteellisen tai olemattoman seurannan vuoksi.

Voit automatisoida perehdytyskokemuksen digitalisoimalla sopimukset, keskeisten tehtävien aikataulutuksen ja automaattiset muistutukset, luomalla työnkulkuja sekä tarjoamalla muita itsepalveluominaisuuksia.

Tässä ATS:n ja HRIS-/HRMS-järjestelmän välillä on jonkin verran päällekkäisyyttä, joten on tärkeää, että järjestelmät on integroitu asianmukaisesti.

Kuvittele työnkulku: merkitset ehdokkaan palkatuksi ATS-järjestelmässä, jolloin hänen profiilinsa, paperityönsä ja palkanmaksutietonsa luodaan automaattisesti HRMS-järjestelmään kaikkien muiden perehdytysprosessin tehtävien ollessa valmiina aloitettaviksi.

Integroimalla HRMS-järjestelmäsi ATS-järjestelmääsi säästät tunteja, jotka muuten kuluisivat toistuviin perehdytystehtäviin, samalla kun uusi työntekijä pääsee nopeasti aloittamaan työtehtävät, joita varten hänet palkattiin.

10. Palautteen kerääminen

Ehdokkaat ovat arvokas tietolähde, jonka avulla rekrytointiprosessia voidaan kehittää.

Vaikka jonkun kanssa on aina parempi keskustella, erityisesti jos hän on ollut haastattelussa, aikaa ei aina ole, joten voit myös luoda rekrytointiprosessin kulun, joka lähettää ehdokkaille kyselyn sähköpostitse sen jälkeen, kun olet merkinnyt heidät ATS-järjestelmässä hyväksytyiksi tai hylätyiksi.

11. Raportointi ja analytiikka

Rekrytoinnin analytiikan ja raportoinnin ei tarvitse olla vaivalloista, vaikka kaikki tarvittavat tiedot ja raportit on koottava yhteen.

Voit käyttää rekrytoinnin analytiikkaohjelmistoa raporttien säännölliseen automaattiseen luomiseen, jotta saat arvokkaita näkemyksiä tavoista parantaa prosessiasi.

Rekrytoinnin koontinäytöt tarjoavat pääsyn reaaliaikaisiin mittareihin ja auttavat tunnistamaan prosessin osat, jotka vaativat hienosäätöä.

Ne voivat sitten luoda raportteja automaattisesti ja toimittaa ne niille, jotka tarvitsevat niitä strategian ohjaamiseen.

12. Vaatimustenmukaisuus

Automaatio voi auttaa sinua noudattamaan lukuisia palkkaamiseen liittyviä lakeja ja säädöksiä seuraavilla tavoilla:

• Varmista automaattisesti, että ehdokkaat täyttävät tehtäväkohtaiset pätevyysvaatimukset ja lakisääteiset vaatimukset, kuten kelpoisuusehdot.
• Varmista, ettei mitään kriittisiä asiakirjoja jätetä huomiotta tai sijoiteta väärään paikkaan, ja tarjoa luotettava tarkastusketju.
• Varmista, että henkilötiedot tallennetaan turvallisesti, pääsy niihin on rajattu valtuutetulle henkilöstölle ja että tietojen säilytyskäytäntöjä, kuten GDPR:ää, sovelletaan johdonmukaisesti.
• Aikatauluta pakolliset koulutustilaisuudet ja muistuta työntekijöitä niistä, seuraa suorittamista ja hallinnoi pätevyyksiä. Tiimit voivat käyttää koulutusten hallintaohjelmistoa tilaisuuksien järjestämiseen ja osallistumisen seurantaan.
• Analysoi rekrytointitietoja ja luo raportteja, joissa tuodaan esiin mahdollisia vaatimustenmukaisuuteen liittyviä ongelmia, kuten erot palkkauskäytännöissä ja palkkauksessa tai puutteet dokumentaatiossa.

13. Työtarjousten luominen

Kun olet päättänyt palkata jonkun, kannattaa toimia nopeasti. ATS-järjestelmät tai vastaavat voivat luoda ja lähettää työtarjouksia käyttämällä integrointeja sähköisen allekirjoituksen alustoihin, kuten DocuSigniin.

14. Tietojen säilyttäminen

Automatisoidut järjestelmät varmistavat, että kaikki rekrytointitoimet dokumentoidaan ja että ne ovat lakisääteisten ja sääntelyvaatimusten mukaisia, mikä vähentää virheiden ja mahdollisten oikeudellisten ongelmien riskiä.

15. Suosittelijoiden tarkistaminen

Suosittelijoiden tarkistusohjelmisto voi automatisoida työnhakijoiden suosittelijoiden tietojen keräämisen ja tarkistamisen. Keskeisiä osa-alueita ovat automaattiset pyyntösähköpostit, mukautettavat kyselylomakkeet ja data-analytiikkatyökalut. Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme parhaasta suosittelijoiden tarkistusohjelmistosta.

15. Testaus

Ehdokkaiden arviointiohjelmisto voi automatisoida arviointien lähettämisen ehdokkaille sekä pisteytyksen ja raportoinnin.

Esimerkki automaation työnkulusta

Kun otat käyttöön uuden rekrytointiohjelmiston ja testaat automaatioita, tarvitset esimerkkityönkulun testausta varten. Tässä on tavallinen työnkulku, jonka avulla pääset alkuun.

1. Työpaikkailmoitus: Luo työnkuvaus ja käytä ATS-järjestelmääsi tai muuta työpaikkailmoitusjärjestelmää ilmoituksen julkaisemiseen automaattisesti useilla alustoilla.
2. Hakemusten seulonta: Käytä automaatiota hakemusten seulonnan tukena, karsi epäpätevät ehdokkaat ja lähetä hylkäys- tai seuraavia vaiheita koskevat sähköpostit.
3. Haastattelujen aikataulutus: Anna ehdokkaiden valita haastatteluaikoja automaattisen aikataulutustyökalun avulla.
4. Arviointi: Toteuta automaattisia työhönottoa edeltäviä arviointeja ja videohaastatteluja.
5. Työtarjous ja perehdytys: Käytä automaattisia työkaluja työtarjouskirjeiden laatimiseen ja perehdytysprosessin sujuvoittamiseen.

Rekrytointiprosessin automaation hyödyt

Kuten olet epäilemättä päätellyt, automaatio voi parantaa rekrytointiprosessiasi monin tavoin:

• Säästä aikaa: Automaatio vähentää manuaalisia tehtäviä ja vapauttaa rekrytointitiimien aikaa strategisiin tehtäviin.
• Kustannusten pienentäminen: Toistuvien tehtävien automatisointi auttaa organisaatioita pienentämään rekrytointiin liittyviä hallinnollisia kustannuksia. Lisäksi lyhyempi rekrytointiaika vähentää avoimiin tehtäviin ja menetettyyn tuottavuuteen liittyviä kustannuksia.
• Ehdokkaiden parempi laatu: Automaattiset järjestelmät voivat auttaa ansioluetteloiden ja hakemusten seulonnassa sekä hylätä automaattisesti ehdokkaat, jotka eivät täytä tiettyjä kriteerejä.
• Parantunut ehdokaskokemus: Automaatio tekee rekrytointiprosessista tehokkaamman, varmistaa oikea-aikaisen ja johdonmukaisen viestinnän ehdokkaiden kanssa sekä auttaa keräämään parempaa palautetta, mikä edistää parempaa ehdokaskokemusta.
• Tietoon perustuva päätöksenteko: Rekrytoinnin automaatiotyökaluissa on usein analytiikka- ja raportointiominaisuuksia, joiden avulla organisaatiot voivat kehittää rekrytointistrategioitaan, tunnistaa pullonkauloja ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
• Johdonmukaisuus ja standardointi: Automaattiset prosessit varmistavat, että kaikkia ehdokkaita kohdellaan johdonmukaisesti, mikä vähentää ennakkoluulojen riskiä ja parantaa lakisääteisten ja sääntelyvaatimusten noudattamista. Standardoidut prosessit parantavat myös rekrytoinnin yleistä tehokkuutta ja luotettavuutta.
• Skaalautuvuus: Automaatio helpottaa rekrytointitoimien laajentamista tai supistamista organisaation tarpeiden mukaan. Voimakkaan kasvun tai kausittaisen rekrytoinnin aikana automaattiset järjestelmät voivat käsitellä suurempia määriä hakemuksia laadusta tinkimättä.
• Tehostettu yhteistyö: Automaatiotyökalut sisältävät usein ominaisuuksia, jotka helpottavat yhteistyötä rekrytointiprosesseissa, kuten jaettuja ehdokastietokantoja, palautemekanismeja ja työnkulun hallintaa.
• Parempi markkinointi: Rekrytoinnin automaatiotyökalut, rekrytoinnin CRM-järjestelmät ja rekrytoinnin tietokantaohjelmistot lähettävät automaattisia päivityksiä avoimista tehtävistä ja muista asioista tietyille kohderyhmille.

Varoitus: käytä automaatiota harkiten

Kuten todettu, automaatio voi parantaa rekrytointikokemusta merkittävästi monin tavoin. Käytä sitä kuitenkin harkiten! Ihmiset eivät ole robotteja, ja joskus tarvitaan inhimillistä otetta.

Seuraavilla osa-alueilla automaation välttäminen on suositeltavaa:

• Ehdokkaan hylkääminen, kun hän on edennyt automaatioprosessissa tietyn matkan, yleensä sen jälkeen, kun hän on keskustellut jonkun kanssa.
• Ansioluetteloiden tarkistaminen: Vaikka automaatio voi auttaa, monilla pienyritysten rekrytointialustoilla on edelleen ongelmia ehdokkaan perustietojen jäsentämisessä ansioluettelosta. Tästä voimme päätellä, että ”tekoälyn tekemä ansioluettelon arviointi” on vielä kauempana. Aiheen laillisuudesta käydään jo paljon keskustelua, ja joissakin maissa on säädetty lakeja, joiden mukaan ehdokkailla on oikeus siihen, ettei heidän ansioluetteloitaan hylätä automaattisesti automaattisessa tekoälypohjaisessa rekrytointiohjelmistossa, joten seuraa tilannetta!

Yleisesti ottaen liiallinen riippuvuus automaattisista järjestelmistä ja algoritmeista voi johtaa siihen, että pätevät ehdokkaat jäävät huomiotta, koska he eivät ehkä täytä täsmällisesti automaatiotyökalujen asettamia kriteerejä.

Algoritmit voivat myös tahattomasti vahvistaa olemassa olevia ennakkoluuloja, jos niitä ei valvota ja päivitetä huolellisesti.

Tehosta rekrytointia automaation avulla

Kuten monissa muissakin ammateissa, automaatio voi helpottaa rekrytointitiimien työtä ja sujuvoittaa rekrytointiprosessia, mutta muista toteuttaa se harkiten.

Et halua yrityksesi saavan mainetta siitä, että se kohtelee hakijoita kuin lottokoneen arpomaan numeroita, joten muista kiinnittää huomiota esimerkiksi hyvän haastattelupalautteen antamiseen ja hakijoiden kanssa keskustelemiseen heidän palautteensa saamiseksi.

Rekrytointiohjelmistomarkkinat ovat täynnä työkaluja, jotka väittävät käyttävänsä tekoälyä, mutta pystyvät perustelemaan väitteensä vain hyvin niukasti. Lisätietoja saat tutustumalla Mariya Hristovan erinomaiseen artikkeliin aiheesta tekoäly rekrytoinnissa.