Comment gérer une paie réussie (liste de contrôle)

Liste de contrôle du traitement de la paie

Avant de pouvoir commencer à traiter la paie, votre petite entreprise doit disposer d’un numéro d’identification d’employeur (EIN).

L’EIN est indispensable pour effectuer vos paiements d’impôts sur la paie fédéraux. Vous pouvez faire votre demande sur le site de l’IRS.

Selon votre lieu d’implantation et les exigences spécifiques de votre État et des autorités locales, vous pouvez également avoir besoin de numéros d’identification supplémentaires. Pour en être certain, consultez des consultants RH expérimentés de votre région.

Suivez les étapes une à cinq pour gérer la paie efficacement.

Étape 1 : rassembler toutes les informations fiscales et relatives aux employés

Votre première étape consiste à recueillir des données. Voici ce dont vous avez besoin pour chaque employé :

Informations sur les employés

• Nom légal complet, adresse, numéro de sécurité sociale (SSN) et coordonnées
• Date de début de l’emploi
• Formulaire W-4 pour les employés à temps plein et à temps partiel
• Formulaire W-9 pour les prestataires indépendants 
• Formulaire I-9 de l’USCIS pour vérifier l’autorisation de travailler aux États-Unis 
• Compte de déclaration des nouvelles embauches auprès de l’État
• Compte d’assurance contre les accidents du travail de l’État 
• Coordonnées du compte bancaire pour le dépôt direct
• Inscription aux avantages sociaux 
• Saisies sur salaire en cours.

Vérifier les données des employés

• Vérifier que toutes les informations sur les employés sont exactes et à jour
• Comparer les SSN et les noms avec les documents officiels 

Classification des employés

• Clarifier le statut d’emploi — temps partiel ou temps plein
• Classer correctement les employés à des fins fiscales — prestataires ou employés

Calendrier des paiements 

• Fréquence des paiements : hebdomadaire, bimensuelle, deux fois par mois ou mensuelle
• Confirmer les dates de chaque période de paie

Informations fiscales 

• Obtenir les derniers barèmes de retenues fiscales fédéraux, étatiques et locaux
• Formulaires et publications des autorités fiscales

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Déductions sur la paie

• Identifier les déductions obligatoires (telles que l’impôt fédéral et étatique sur le revenu, la sécurité sociale et Medicare)
• Noter les déductions facultatives (telles que l’assurance maladie et les cotisations de retraite)

Contrôles de conformité

• Veillez à ce que vos processus de paie soient conformes aux législations fédérales, étatiques et locales du travail
• Tenez-vous au courant de toute modification légale susceptible d’affecter le traitement de la paie

Une fois que vous avez rassemblé toutes ces informations, vous pouvez passer à la deuxième étape et calculer la rémunération.

Conseil de pro : Les petites entreprises peuvent bénéficier de services de paie fiables adaptés à leurs besoins afin de rester conformes.

Deuxième étape : calculer la rémunération

Pour calculer correctement la rémunération, vous devez d’abord déterminer la rémunération brute (avant impôts) des employés. 

Pour ce faire, suivez ces trois étapes :

1. Rassemblez des feuilles de temps ou des relevés de présence exacts pour les employés rémunérés à l’heure
2. Veillez à ce que les soldes de congés payés (PTO) soient à jour
3. Examinez toute augmentation récente, rémunération rétroactive, promotion ou cessation d’emploi

Il est également essentiel de soustraire toutes les retenues applicables. Des outils tels que les logiciels de déclaration des dépenses peuvent simplifier ce processus.

Employés rémunérés à l’heure 

Multipliez leur salaire horaire par le nombre d’heures travaillées pendant la période de paie. Veillez à prendre en compte les éventuelles heures supplémentaires et à appliquer le taux correct pour celles-ci, conformément au droit du travail.

Employés rémunérés au salaire

Pour les employés rémunérés au salaire, divisez leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie dans l’année afin de déterminer leur rémunération brute pour la période. 

Si les employés reçoivent des commissions ou des primes, calculez-les séparément et ajoutez-les à la rémunération brute habituelle.

La situation se complique lorsque différents postes suivent différents modèles de rémunération. Dans les cabinets dentaires, par exemple, la paie peut inclure du personnel rémunéré au salaire, des hygiénistes rémunérés à l’heure, une rémunération des associés basée sur la production et des primes, qui doivent tous être calculés correctement au cours du même cycle de paie.

Vous disposez maintenant de toutes ces informations et pouvez calculer la rémunération nette. 

• Soustrayez toutes les retenues applicables de la rémunération brute afin d’obtenir la rémunération nette (rémunération perçue) de chaque employé.
• Les retenues peuvent inclure :

• Les impôts fédéraux et étatiques sur le revenu
• Les cotisations de sécurité sociale et l’impôt Medicare
• Les primes d’assurance maladie
• Les cotisations de retraite
• Toute autre retenue volontaire
• Après avoir pris en compte toutes les retenues, les impôts et les cotisations, calculez la rémunération nette finale que chaque employé percevra.
• Générez des rapports de paie récapitulant les revenus, les retenues, les impôts et les cotisations des employés. Ces rapports sont essentiels à la tenue des registres et au respect des obligations légales.

Troisième étape : vérifier votre travail

Il s’agit peut-être de l’étape la plus importante : vérifiez votre travail. Puis vérifiez-le encore une fois. 

Les écarts de paie sont fréquents. Il est donc important (au sens propre) d’effectuer des contrôles approfondis de la paie et de vérifier que les informations figurant dans votre registre de paie sont correctes.

Envisagez d’effectuer une paie test pour un petit groupe d’employés avant de traiter la paie complète. Cela vous aidera à identifier et à corriger les problèmes éventuels sans affecter tous les employés.

Il est également judicieux de faire vérifier les informations de paie par une deuxième personne afin de repérer les erreurs éventuelles. 

Si vous repérez une erreur, il est possible que votre logiciel de paie affiche le salaire d’un autre employé dans vos registres. Vérifiez les incohérences avec vos employés et les membres de l’équipe responsables afin de corriger tout écart. 

Reprenez ensuite vos calculs.  

Quatrième étape : clôturer la paie

La clôture de la paie constitue la dernière étape du cycle de traitement de la paie. C’est une étape importante, qu’il s’agisse d’un seul employé sur la paie ou de 500.

Elle comprend les tâches nécessaires pour vous assurer que vous avez correctement effectué toutes les activités requises liées à la paie pour la période de paie en cours. 

Voici un guide étape par étape pour clôturer la paie :

1. Vérifier les données de paie : Vérifiez une nouvelle fois toutes les données de paie, les calculs et les retenues afin d’en garantir l’exactitude et l’exhaustivité.
2. Effectuer les ajustements : Si vous identifiez des erreurs ou des écarts lors du processus de vérification, apportez les ajustements nécessaires aux données de paie.
3. Rapprocher les comptes : Notamment les comptes de dettes liées à la paie et les comptes de charges, afin de vérifier qu’ils correspondent aux données de paie.
4. Traiter les paiements des taxes sur la paie : Calculez le montant total des taxes sur la paie retenues sur les salaires des employés au cours de la période de paie. 
5. Préparer et soumettre les paiements des taxes sur la paie aux autorités fiscales compétentes. Veillez à respecter toutes les échéances de versement des taxes. 
6. Générer les rapports de paie pour la période de paie : Ces rapports doivent détailler les rémunérations individuelles des employés, les retenues, les taxes et les cotisations patronales.
7. Distribuer les chèques de paie ou traiter les dépôts directs : Préparez les chèques de paie pour les employés qui reçoivent des chèques papier ou effectuez les dépôts directs sur les comptes bancaires des employés.
8. Veiller à ce que tous les paiements soient exacts et effectués à temps.
9. Fournir les récapitulatifs de paie : Remettez aux employés des récapitulatifs de paie indiquant leur rémunération, les taxes retenues, les déductions et le salaire net pour la période de paie. 
10. Mettre à jour les registres de paie : Intégrez les données de la dernière période de paie, notamment les heures travaillées, les ajustements de salaire et toute autre modification. 
11. Déclarer les formulaires fiscaux liés à la paie : Remplissez et déposez tous les formulaires fiscaux nécessaires liés à la paie, tels que le formulaire 941 (déclaration fiscale fédérale trimestrielle de l’employeur), le formulaire WH-347 pour la paie certifiée, ainsi que les formulaires fiscaux régionaux ou locaux.
12. Conserver les registres de paie en toute sécurité : Conservez de manière sécurisée tous les documents liés à la paie, notamment les bulletins de salaire, les rapports de paie, les formulaires fiscaux et autres documents, conformément aux exigences légales.
13. Effectuer le rapprochement de la paie : Rapprochez la paie, ainsi que les dépenses professionnelles et les dettes dans votre système comptable, afin de vérifier qu’elles correspondent aux registres de paie.
14. Préparer la prochaine période de paie : Rassemblez les relevés horaires des employés, mettez à jour toute modification de leur situation et examinez les prochains calendriers de paie.

Cinquième étape : affecter les cotisations et déclarer les retenues

Après la clôture de la paie, il est temps d’affecter les cotisations patronales et de déclarer les retenues fiscales liées à la paie. 

Cette étape garantit que les montants appropriés sont versés sur les comptes et aux autorités fiscales concernés. 

Voici le détail des tâches à effectuer :

• Affecter les cotisations patronales telles que l’assurance maladie, les plans de retraite (par exemple, le 401(k)) ou autres avantages sociaux, et affecter les montants appropriés au compte individuel de chaque employé.
• Verser les taxes sur la paie aux autorités fiscales sur la base des retenues fiscales calculées sur la paie. Ces taxes comprennent généralement l’impôt fédéral sur le revenu, les cotisations de sécurité sociale, la taxe Medicare, l’impôt régional sur le revenu et les éventuelles taxes locales applicables (pour obtenir de l’aide, consultez notre article sur les taxes sur la paie et l’impôt sur le revenu).
• Verser les retenues et les cotisations des employés aux autorités fiscales ou aux prestataires d’avantages sociaux concernés.  
• Émettre des relevés aux employés détaillant leur rémunération totale, les taxes sur la paie retenues et les cotisations patronales versées en leur nom (par exemple, les cotisations à un régime de retraite).
• Conserver les registres des déclarations fiscales liées à la paie, des versements et des cotisations aux avantages sociaux des employés, conformément aux exigences légales.

Liste de contrôle de la paie de fin d’année

La gestion de la paie de fin d’année ne consiste pas simplement à émettre les derniers chèques de paie : il s’agit de clôturer votre paie pour l’exercice fiscal avec exactitude, dans le respect des obligations et dans les délais. Voici une liste de contrôle détaillée pour vous guider tout au long du processus :

1. Vérifier les dates et échéances importantes

• Notez les échéances pour les derniers traitements de paie, les déclarations fiscales et la distribution des formulaires (par exemple, les formulaires W-2 et 1099).
• Déterminez à quel moment votre dernière paie de l’année sera traitée.
• Vérifiez les échéances de l’IRS et des États pour les formulaires W-2 et 1099 ainsi que pour les déclarations fiscales (généralement le 31 janvier pour les formulaires W-2 et 1099).
  

2. Vérifier les informations relatives aux employés et aux prestataires

• Confirmer que les noms, numéros de sécurité sociale et adresses de tous les employés sont à jour.
• Vérifier que les informations relatives aux prestataires/fournisseurs sont complètes pour le traitement des formulaires 1099 (TIN, adresse, etc.).
• Signaler les employés dont le contrat a pris fin et vérifier que leur dernier salaire est inclus.
• Vérifier les situations particulières :
  • Employés récemment embauchés ou employés n’ayant pas rempli de formulaire W-4 au moment de leur embauche
  • Employés dont les chèques de paie ont été annulés ou contrepassés
  • Employés ou anciens employés ayant des litiges de paie en cours

3. Examiner et rapprocher les données de paie cumulées depuis le début de l’année (YTD)

• Rapprocher le salaire brut, le salaire net, les retenues et les prélèvements fiscaux.
• Vérifier que les chèques manuels et les paiements hors cycle sont comptabilisés.
• Rechercher les paies manquantes ou les écritures en double.

4. Confirmer les retenues et les avantages

• Valider les totaux de fin d’année pour :
  • Assurance maladie
  • Cotisations 401(k)
  • Retenues HSA/FSA
  • Avantages liés aux trajets domicile-travail ou avantages accessoires
• Vérifier les revenus imputés (par exemple, une assurance vie collective temporaire supérieure à $50,000).
• Rapprocher les retenues avant impôt et après impôt.

5. Effectuer la dernière paie de l’année

• Traiter les derniers chèques de paie avec précision, en incluant toutes les primes ou tous les ajustements de fin d’année.
• Vérifier le traitement fiscal correct des primes (taux forfaitaire ou méthode globale).
• Retenir les éventuels impôts sur les salaires différés (le cas échéant).

6. Préparer et distribuer les formulaires de fin d’année

• Générer et distribuer les formulaires W-2 aux employés avant le 31 janvier.
• Envoyer les formulaires 1099-NEC aux prestataires et les déposer auprès de l’IRS (également exigés avant le 31 janvier).
• Déposer le formulaire W-3 (récapitulatif des formulaires W-2) auprès de la SSA.
• Fournir les formulaires ACA (1095-C) si cela est requis pour respecter le mandat applicable aux employeurs.

7. Déposer les déclarations fiscales annuelles

• Effectuer les derniers paiements d’impôts fédéraux et d’État.
• Déposer le formulaire trimestriel 941 (T4) et le formulaire annuel 940 pour l’impôt FUTA.
• Vérifier une nouvelle fois les obligations fiscales locales si vous exercez votre activité dans plusieurs juridictions.
  

8. Sauvegarder et archiver les documents de paie

• Enregistrer tous les rapports de fin d’année : récapitulatif de paie, déclarations fiscales, rapports sur les retenues, etc.
• Conserver les documents conformément aux exigences légales (généralement pendant 3 à 7 ans).
• Limiter l’accès aux documents sensibles et garantir leur stockage sécurisé.
  

9. Communiquer avec les employés

• Informer les employés de la date et du mode de réception de leurs formulaires W-2 (par courrier ou au format numérique).
• Fournir un point de contact pour toute question relative à la paie.

10. Planifier la nouvelle année

• Mettre à jour les tables fiscales et les taux des avantages pour la nouvelle année.
• Vérifier les modifications du salaire minimum et des obligations locales de conformité.
• Reporter ou réinitialiser les soldes de congés payés et d’avantages, selon les besoins.
• C’est le moment idéal pour examiner et définir vos politiques de paie pour la nouvelle année ; vous pourriez notamment souhaiter offrir davantage de flexibilité.

Comment garantir un processus de paie fluide

Vous souhaitez simplifier un peu la gestion de la paie ? Nous aussi. Continuez votre lecture.

Tenue précise des dossiers

C’est essentiel, car si vos dossiers sont incorrects, votre paie le sera également.

Voici quelques bonnes pratiques en matière de paie pour garantir l’exactitude des dossiers :

• Tenir les dossiers des employés : Créez un dossier individuel pour chaque employé contenant les informations essentielles relatives à la paie. 
• Saisir les données rapidement : Vérifiez que vos dossiers reflètent les informations les plus récentes pour chaque période de paie. 
• Effectuer des audits réguliers : Les audits vous aident à repérer et à corriger les divergences ou les erreurs, tout en préservant l’intégrité des données. 
• Sécuriser les données de paie : Mettez en place des processus pour protéger les informations sensibles, notamment la protection par mot de passe, le stockage sécurisé et les contrôles d’accès. 
• Documenter les changements : Veillez à effectuer les modifications dès qu’elles surviennent, comme les ajustements de salaire, les mises à jour des avantages sociaux ou les changements de statut professionnel.  

Formation

Envisagez une formation spécialisée en paie pour mettre à jour vos compétences. Parmi les formations proposées, citons :

• Certification de professionnel de la paie – couvrant tous les aspects de la paie, notamment la conformité, la tenue des dossiers, les rapports, la fiscalité et le traitement des déclarations fiscales. 
• Certification fondamentale en paie – conçue pour les professionnels de la paie débutants.

De nombreux organismes de formation en ligne proposent également des certifications en paie à suivre à votre propre rythme.

Utiliser un logiciel

Si vous gérez vous-même la paie, le bon logiciel de paie pour petites entreprises peut améliorer la précision et l’efficacité.

Lorsque vous choisissez le bon logiciel de paie, vous pouvez payer les employés à temps (et avec les bons montants) sans vous appuyer sur une liste de contrôle de paie exhaustive.

Que fait un logiciel de paie ? Un logiciel de paie est conçu pour gérer la paie sans complications, ce qui justifie facilement les coûts associés aux solutions de paie. 

Selon le prestataire de paie, celui-ci peut proposer une large gamme de fonctionnalités pour simplifier le traitement de la paie des entreprises de toutes tailles et offrir la possibilité de mettre en place une paie flexible, comme le paiement à la demande.

En résumé, un logiciel spécialisé automatise tout ce que j’ai mentionné ci-dessus. Certains systèmes combinés de gestion des ressources humaines et de la paie s’intègrent également aux outils de suivi du temps et des présences. Sans oublier leur intégration harmonieuse avec les logiciels de comptabilité, qui facilite grandement le transfert des données de paie. 

Pour les équipes qui souhaitent accéder au processus sur le web, un logiciel de paie en ligne peut leur permettre de gérer la paie où qu’elles travaillent.

Et si vous débutez complètement dans le traitement de la paie, certains fournisseurs de logiciels proposent même des solutions de paie spécialisées pour les start-ups.

Externaliser

La plupart du temps, les ressources humaines supervisent les opérations de paie, à moins qu’un service dédié à la comptabilité et à la paie ne s’en charge. Certaines entreprises ne souhaitent toutefois pas assumer cette responsabilité.

Mais vous pouvez aussi externaliser la paie auprès d’un prestataire de services de paie. De nombreux dirigeants d’entreprise font précisément ce choix. Et ils en sont ravis.

Les prestataires de services de paie sont des experts dans leur domaine. Que fait un prestataire de services de paie ? Eh bien, leur travail consiste à se tenir au fait des dernières lois et réglementations fiscales. Cela vous garantit des rapports de traitement de la paie précis et conformes, avec un risque d’erreur considérablement réduit.

Externaliser la paie peut certainement vous faire gagner un temps précieux et vous permettre de vous concentrer sur vos activités principales. De plus, à mesure que votre entreprise se développe, la paie devient inévitablement plus complexe. 

Vous décharger de cette tâche vous permet de vous développer facilement et de gérer les évolutions du nombre d’employés ainsi que les besoins supplémentaires en matière de paie sans interruption.

Pour commencer, consultez notre article sur les avantages et les inconvénients de l’externalisation de la paie.

Allez-y et gérez cette paie 

Que vous soyez chef d’entreprise ou professionnel des ressources humaines, vous disposez désormais des connaissances nécessaires pour gérer la paie en toute confiance. 

Et maintenant ? Eh bien, vous pourriez rendre service à une autre entreprise et partager la liste de contrôle sur vos réseaux sociaux. Après tout, partager, c’est prendre soin des autres !

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