15 méthodes d’automatisation du recrutement + meilleures pratiques
Bien que le recrutement implique souvent de faire preuve de créativité et d’établir un lien personnel avec les candidats, il comporte une quantité importante de tâches répétitives et d’inefficacités.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez automatiser bon nombre de ces tâches afin de vous concentrer sur ce qui ne devrait pas être automatisé, par exemple échanger avec les candidats et affiner votre stratégie. Les solutions de recrutement faisant appel à l’IA permettent aux entreprises d’automatiser des tâches banales et répétitives comme l’analyse des données, la création de rapports et la recherche de mots-clés.
Dans cet article, je vais vous expliquer 15 façons d’automatiser votre processus de recrutement afin de gagner du temps et d’économiser des ressources tout en recrutant les meilleurs talents.
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15 façons d’automatiser votre processus de recrutement
1. Rédiger et publier des offres d’emploi
Vous avez besoin d’offres d’emploi bien rédigées qui reflètent votre marque employeur, et des outils comme ChatGPT peuvent vous aider à les rédiger.
Mais une fois qu’elles sont rédigées, il reste encore à les publier sur différents sites d’emploi et plateformes de réseaux sociaux. C’est là qu’une automatisation supplémentaire entre en jeu.
Les ATS (systèmes de suivi des candidatures) vous permettent de créer une bibliothèque d’offres d’emploi servant de modèles que vous pouvez réutiliser et publier là où cela est le plus pertinent. Avantage supplémentaire : il est facile de suivre la qualité des candidats provenant de chaque source.
2. Présélection des CV
Vous avez créé une excellente description de poste pour le poste à pourvoir et publié l’offre sur plusieurs plateformes.
L’étape suivante est potentiellement l’une des plus chronophages de l’acquisition de talents : la présélection des CV.
Lire des centaines de CV à la recherche de candidats qualifiés peut prendre énormément de temps, et certains types de logiciels de recrutement peuvent vous aider à traiter la file d’attente plus rapidement.
Les systèmes automatisés peuvent examiner les CV et mettre en évidence certains mots-clés, compétences et niveaux d’expérience, ce qui contribue à accélérer le processus d’évaluation.
Si les candidats ne remplissent pas certaines conditions, par exemple en matière de statut de visa ou de taux de réussite minimal, le système peut automatiquement envoyer un message de refus. Cela est particulièrement utile dans les situations de recrutement à gros volume.
Si votre ATS n’intègre pas de fonction d’analyse des CV, envisagez plutôt d’utiliser un système autonome de logiciel de présélection des CV.
Attention : si un candidat a dépassé une certaine étape de votre processus de recrutement, évitez les refus automatiques.
3. Recherche de candidats
La recherche de candidats peut prendre énormément de temps aux recruteurs.
Certaines solutions logicielles d’acquisition de talents vous aident à créer une base de données de candidats (en quelque sorte un CRM pour les candidats).
Lorsque vous publiez une nouvelle opportunité, le logiciel peut comparer les détails de la description du poste aux données disponibles afin de constituer un vivier des meilleurs candidats.
Les candidats présents dans la base de données peuvent également choisir de recevoir des mises à jour automatiques lorsqu’un poste qui les intéresse est publié. Il s’agit d’un avantage important des logiciels d’acquisition de talents.
Par ailleurs, des outils spécialisés de recherche de candidats peuvent vous aider à identifier les canaux, à publier des annonces et à comparer l’efficacité de chaque canal.
4. Mise en place de processus internes
Le recrutement est un travail d’équipe, et l’automatisation peut aider les équipes internes à rester synchronisées.
La plupart des types de logiciels de recrutement vous permettent de créer des flux de travail internes avec certains déclencheurs à chaque étape afin d’informer et de rappeler aux membres de l’équipe de se préparer aux entretiens et de laisser leurs commentaires.
Ils peuvent également aider à évaluer les candidats en regroupant et en analysant les commentaires sur les entretiens.
5. Planification des entretiens
De nombreux ATS ou logiciels spécialisés de planification des entretiens contribuent à simplifier le processus de planification des entretiens en envoyant automatiquement des invitations et en donnant aux candidats la possibilité de choisir un horaire d’entretien qui leur convient.
Cela permet aux équipes de recrutement de se décharger d’une étape supplémentaire et contribue à garantir qu’aucun candidat ne passe entre les mailles du filet.
6. Entretien vidéo à sens unique
Tout comme la présélection, les vidéos à sens unique constituent un excellent moyen d’interroger les candidats, et vous pouvez automatiser ce processus grâce à la création de modèles.
Il vous suffit de rédiger les questions d’entretien une seule fois et de laisser les candidats y répondre au moment qui leur convient.
Puisque cela donne aux candidats la possibilité de formuler leurs réponses, vous devez être attentif au type de questions que vous posez.
Par exemple, évitez toute question conçue pour tester les connaissances si le logiciel que vous utilisez n’est pas suffisamment sophistiqué pour savoir si une personne a quitté la page afin de rechercher les réponses.
Il existe des outils d’entretien vidéo comme HireVue — ou même un outil plus simple comme Loom — qui peuvent vous aider pour ce type de présélection.
Certains de ces outils ont commencé à intégrer l’IA avec des capacités de NLP (traitement du langage naturel) pour transcrire et analyser les conversations.
Avertissement : Si vous tirez parti de cette fonctionnalité, assurez-vous que l’algorithme de recommandation ou de synthèse de l’IA est interrogeable, c’est-à-dire que vous pouvez vérifier pourquoi il a résumé la réponse d’un candidat d’une manière donnée.
7. Communication avec les candidats
La communication prend beaucoup de temps lors de recrutements à grande échelle, et il est facile que certaines personnes passent entre les mailles du filet.
Pour alléger cette charge, les recruteurs peuvent créer des communications automatisées qui tirent le meilleur parti des modèles d’e-mails de recrutement, notamment les e-mails de refus et de planification des entretiens mentionnés précédemment, ainsi que les accusés de réception des candidatures, les rappels d’entretien, les demandes de références et les notifications de nouvelles opportunités.
Certains outils proposent également des chatbots auxquels les candidats peuvent poser des questions pour obtenir des informations.
8. Vérification des antécédents
La vérification des antécédents est essentielle pour éviter d’embaucher une personne qui n’est pas autorisée à travailler dans votre secteur. Lorsque vous recrutez à grande échelle, ces vérifications peuvent ralentir le processus.
Les meilleurs outils de vérification des antécédents, comme Checkr, proposent généralement des intégrations avec les solutions logicielles de recrutement populaires.
Une fois intégré, l’outil de vérification des antécédents peut automatiquement contrôler les antécédents d’un candidat et importer les résultats dans votre solution logicielle de recrutement ou de gestion du personnel.
9. Intégration des nouvelles recrues
Une fois qu’un candidat accepte une opportunité, c’est au tour de l’équipe RH ou chargée de l’intégration d’intervenir.
La transition entre candidat et salarié est souvent ralentie : 30 % des nouvelles recrues ne commencent jamais leur nouveau poste en raison d’un suivi insuffisant ou inexistant.
Vous pouvez automatiser l’expérience d’intégration en numérisant les contrats, en planifiant les tâches clés et leurs rappels automatiques, en créant des flux de travail et en proposant d’autres fonctionnalités en libre-service.
C’est là qu’il existe un certain chevauchement entre l’ATS et le HRIS/HRMS ; il est donc important que les systèmes soient correctement intégrés.
Imaginez le processus : vous indiquez que le candidat a été embauché dans un ATS, ce qui crée automatiquement son profil, ses documents administratifs et ses informations de paie dans votre HRMS, tandis que toutes les autres tâches du processus d’intégration sont prêtes à être exécutées.
En intégrant votre HRMS à votre ATS, vous économiserez des heures que vous auriez autrement consacrées à des tâches d’intégration répétitives, tandis que la nouvelle recrue pourra rapidement commencer à travailler dans le domaine pour lequel vous l’avez embauchée.
10. Recueil des commentaires
Les candidats sont une source précieuse d’informations pour contribuer à améliorer votre processus de recrutement.
Bien qu’il soit toujours préférable de parler à quelqu’un, surtout si cette personne a passé un entretien, le temps manque parfois. Vous pouvez donc également créer un flux du processus de recrutement qui envoie un questionnaire aux candidats par e-mail après les avoir marqués comme acceptés ou rejetés dans votre ATS.
11. Rapports et analyses
Les analyses et rapports de recrutement ne doivent pas nécessairement être fastidieux à élaborer en rassemblant toutes les données et tous les rapports nécessaires.
Vous pouvez utiliser un logiciel d’analyse du recrutement pour générer automatiquement et régulièrement des rapports qui vous fourniront des informations précieuses sur les moyens d’améliorer votre processus.
Les tableaux de bord du recrutement donnent accès à des indicateurs en temps réel et permettent d’identifier les parties du processus qui nécessitent des ajustements.
Ils peuvent ensuite générer automatiquement des rapports et les transmettre aux personnes qui en ont besoin pour orienter la stratégie.
12. Conformité
L’automatisation peut vous aider à rester en conformité avec la multitude de lois et de réglementations relatives au recrutement de la manière suivante :
- Vérifier automatiquement que les candidats possèdent les qualifications propres au poste et remplissent les exigences légales, telles que les conditions d’éligibilité.
- Veiller à ce qu’aucun document essentiel ne soit oublié ou égaré, en fournissant une piste d’audit fiable.
- Veiller à ce que les données personnelles soient stockées de manière sécurisée, que leur accès soit limité au personnel autorisé et que les politiques de conservation des données, telles que le RGPD, soient appliquées systématiquement.
- Planifier les sessions de formation obligatoires, en rappeler la tenue aux employés, suivre leur achèvement et gérer les certifications. Les équipes peuvent utiliser un logiciel de gestion des formations pour organiser les sessions et suivre les présences.
- Analyser les données de recrutement et générer des rapports mettant en évidence les problèmes potentiels de conformité, tels que les disparités dans les pratiques de recrutement, la rémunération ou les lacunes dans la documentation.
13. Créer des lettres d’offre
Lorsque vous avez décidé d’embaucher quelqu’un, il est avantageux d’agir rapidement. Les ATS ou outils similaires peuvent générer et envoyer des lettres d’offre grâce à des intégrations avec des plateformes de signature électronique telles que DocuSign.
14. Tenue des registres
Les systèmes automatisés garantissent que toutes les activités de recrutement sont documentées et conformes aux exigences légales et réglementaires, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de problèmes juridiques potentiels.
15. Vérification des références
Les logiciels de vérification des références peuvent automatiser le processus de collecte et de vérification des références des candidats à un emploi. Les principaux composants sont les e-mails de demande automatisés, les questionnaires personnalisables et les outils d’analyse des données. Pour en savoir plus, consultez notre sélection des meilleurs logiciels de vérification des références.
15. Évaluation
Les logiciels d’évaluation des candidats peuvent automatiser l’envoi d’évaluations aux candidats ainsi que la notation et la création de rapports.
Exemple de flux d’automatisation
Lorsque vous mettez en œuvre un nouveau logiciel de recrutement et testez les automatisations, vous aurez besoin d’un exemple de flux de travail à tester. En voici un modèle standard pour commencer.
- Publication de l’offre d’emploi : Créez une description de poste et utilisez votre ATS ou un autre système de publication d’offres d’emploi pour la publier automatiquement sur plusieurs plateformes.
- Présélection des candidatures : Utilisez l’automatisation pour faciliter l’examen des candidatures, écarter les candidats non qualifiés et envoyer des e-mails de refus ou indiquant les prochaines étapes.
- Planification des entretiens : Permettez aux candidats de choisir des créneaux d’entretien grâce à un outil de planification automatisé.
- Évaluation : Réalisez des évaluations préalables à l’embauche et des entretiens vidéo automatisés.
- Offre et intégration : Utilisez des outils automatisés pour générer des lettres d’offre et simplifier le processus d’intégration.
Avantages de l’automatisation du processus de recrutement
Comme vous l’avez sans doute compris, l’automatisation peut améliorer votre processus de recrutement de plusieurs façons :
- Gagner du temps : l’automatisation réduit les tâches manuelles et permet aux équipes de recrutement de consacrer davantage de temps aux tâches stratégiques.
- Réduire les coûts : en automatisant les tâches répétitives, les organisations peuvent diminuer les coûts administratifs liés au recrutement. De plus, la réduction du délai de recrutement diminue les coûts associés aux postes vacants et à la perte de productivité.
- Améliorer la qualité des candidats : les systèmes automatisés peuvent aider à examiner les CV et les candidatures, ainsi qu’à rejeter automatiquement les candidats qui ne répondent pas à certains critères.
- Améliorer l’expérience des candidats : l’automatisation crée un processus de recrutement plus efficace, garantit une communication rapide et cohérente avec les candidats et contribue à recueillir de meilleurs retours, ce qui améliore l’expérience des candidats.
- Prise de décision fondée sur les données : les outils d’automatisation du recrutement incluent souvent des fonctionnalités d’analyse et de création de rapports que les organisations peuvent utiliser pour affiner leurs stratégies de recrutement, identifier les goulots d’étranglement et prendre des décisions éclairées fondées sur les données.
- Cohérence et standardisation : les processus automatisés garantissent que tous les candidats sont traités de manière cohérente, réduisant ainsi le risque de biais et améliorant la conformité aux exigences légales et réglementaires. Les processus standardisés renforcent également l’efficacité et la fiabilité globales du recrutement.
- Évolutivité : l’automatisation facilite l’augmentation ou la réduction des efforts de recrutement en fonction des besoins de l’organisation. Pendant les périodes de forte croissance ou de recrutement saisonnier, les systèmes automatisés peuvent gérer des volumes accrus sans compromettre la qualité.
- Améliorer la collaboration : les outils d’automatisation incluent souvent des fonctionnalités qui facilitent la collaboration dans les processus de recrutement, telles que des bases de données de candidats partagées, des mécanismes de retour d’information et la gestion des flux de travail.
- Améliorer le marketing : les outils d’automatisation, les CRMS de recrutement et les logiciels de base de données de recrutement envoient automatiquement des mises à jour sur les postes ouverts, etc., à des segments spécifiques.
Attention : utilisez l’automatisation avec prudence
Comme nous l’avons vu, l’automatisation peut améliorer considérablement l’expérience de recrutement de nombreuses façons. Mais utilisez-la avec prudence ! Les personnes ne sont pas des robots et une intervention humaine est parfois nécessaire.
Voici quelques domaines dans lesquels il est conseillé d’éviter l’automatisation :
- Rejeter un candidat qui a franchi une certaine étape du processus automatisé, généralement après avoir échangé avec quelqu’un.
- Examiner les CV : Bien que l’automatisation puisse aider, de nombreuses plateformes de recrutement pour les petites entreprises rencontrent encore des difficultés à extraire les informations de base des candidats à partir d’un CV. On peut donc en déduire que la « notation des CV par l’IA » est encore plus éloignée. De nombreuses discussions portent déjà sur la légalité de cette pratique, certains pays ayant adopté des lois stipulant que les candidats ont le droit de ne pas voir leur CV rejeté automatiquement par un logiciel de recrutement utilisant l’IA ; restez donc attentif à cette évolution !
En général, se fier excessivement aux systèmes et aux algorithmes automatisés peut conduire à négliger des candidats qualifiés qui ne correspondent pas exactement aux critères définis par les outils d’automatisation.
Les algorithmes peuvent également renforcer involontairement les biais existants s’ils ne sont pas soigneusement surveillés et mis à jour.
Améliorer le recrutement grâce à l’automatisation
Comme dans de nombreux métiers, l’automatisation peut faciliter la vie des équipes de recrutement et simplifier le processus de recrutement, mais n’oubliez pas de la mettre en œuvre avec prudence.
Vous ne voulez pas vous forger la réputation d’une entreprise qui traite les candidats comme des numéros dans une machine de tirage du Loto ; veillez donc à prêter attention à des aspects tels que la fourniture de retours constructifs après les entretiens et les échanges avec les candidats pour recueillir leurs commentaires.
Le marché des logiciels de recrutement regorge d’outils qui prétendent utiliser l’IA, mais qui peuvent fournir très peu d’éléments pour étayer leurs affirmations. Pour en savoir plus, consultez l’excellent article de Mariya Hristova sur le recrutement assisté par l’IA.
