15 méthodes d’automatisation du recrutement + meilleures pratiques
Bien qu'une grande partie du recrutement implique de la créativité et une connexion personnelle avec les candidats, il existe une quantité importante de tâches répétitives et d'inefficacités.
La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez automatiser bon nombre de ces tâches pour vous permettre de vous concentrer sur celles qui ne devraient pas l’être, comme parler aux candidats et affiner la stratégie. Les solutions de recrutement utilisant l’IA permettent aux entreprises d’automatiser des tâches banales et répétitives telles que le traitement des données, la génération de rapports et la correspondance par mots-clés.
Dans cet article, j’explique 15 façons d’automatiser votre processus de recrutement afin que vous puissiez gagner du temps et des ressources tout en recrutant les meilleurs talents.
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15 façons d’automatiser votre processus de recrutement
1. Rédaction et diffusion des offres d’emploi
Vous avez besoin d’offres d’emploi bien rédigées qui reflètent votre marque employeur et des outils comme ChatGPT peuvent vous aider à les rédiger.
Mais une fois rédigées, il reste la tâche de les publier sur divers sites d’emploi et réseaux sociaux. C’est là qu’intervient une automatisation supplémentaire.
Les ATS (systèmes de suivi des candidatures) vous permettent de créer une bibliothèque d’offres d’emploi qui servent de modèles réutilisables et à publier aux endroits les plus adaptés. Bonus : Il est facile de suivre la qualité des candidats en fonction de chaque source.
2. Sélection des CV
Vous avez rédigé une excellente description de poste et publié l’offre sur plusieurs plateformes.
Vient ensuite ce qui est potentiellement l’une des étapes les plus chronophages de l’acquisition de talents : le tri des CV.
Passer au crible des centaines de CV à la recherche de candidats qualifiés peut prendre beaucoup de temps et certains logiciels de recrutement peuvent vous aider à accélérer cette étape.
Les systèmes automatisés permettent de filtrer les CV et de mettre en avant certains mots-clés, compétences et niveaux d’expérience, ce qui accélère le processus d’examen.
Si un candidat ne répond pas à certains critères, comme le statut de visa ou un certain taux de réussite, le système peut envoyer automatiquement un message de refus. C’est particulièrement utile dans les scénarios de recrutement à grande échelle.
Si votre ATS n’inclut pas de fonction de parsing de CV, envisagez d’utiliser un logiciel de présélection de CV autonome à la place.
Attention : Si un candidat a franchi un certain stade dans votre processus de recrutement, évitez les refus automatiques.
3. Sourcing de candidats
Le sourcing de candidats peut être très chronophage pour les recruteurs.
Certaines solutions logicielles d’acquisition de talents vous aident à créer une base de données de candidats (en somme, un CRM dédié aux candidats).
Lorsque vous publiez une nouvelle opportunité, le logiciel peut analyser les détails de la description de poste par rapport aux données existantes pour constituer un vivier de candidats les plus adaptés.
Les candidats présents dans la base de données peuvent également choisir de recevoir automatiquement une notification dès qu’une offre correspondant à leurs critères est publiée — il s’agit là d’un avantage clé d’un logiciel d’acquisition de talents.
En outre, des outils spécialisés de sourcing de candidats peuvent vous aider à identifier les bons canaux, à y publier des annonces et à comparer l’efficacité de chacun.
4. Mise en place des processus internes
Le recrutement est un sport d’équipe et l’automatisation peut aider les équipes internes à rester synchronisées.
La plupart des types de logiciels de recrutement vous permettent de créer des flux de travail internes avec des déclencheurs à chaque étape afin de notifier et rappeler aux membres de l'équipe de se préparer aux entretiens et de laisser leur retour.
Ils peuvent aussi aider à évaluer les candidats en rassemblant et en analysant les commentaires sur les entretiens.
5. Planification des entretiens
De nombreux ATS ou logiciels de planification d’entretiens sur mesure permettent de rationaliser le processus de planification en envoyant des invitations automatiques et offrant aux candidats la possibilité de choisir un créneau qui leur convient.
Cela enlève une tâche supplémentaire aux équipes de recrutement et aide à s'assurer qu'aucun candidat ne soit oublié.
6. Entretien vidéo différé
Tout comme la présélection, les entretiens vidéo différés sont une excellente façon d’interroger les candidats et vous pouvez automatiser ce processus grâce à la création de modèles.
Vous n'avez qu'à rédiger les questions d'entretien une seule fois et laisser les candidats y répondre à leur propre rythme.
Puisque cela offre aux candidats la possibilité de préparer leurs réponses, il faut être attentif au type de questions posées.
Par exemple, évitez les questions visant à tester les connaissances si le logiciel utilisé n’est pas assez sophistiqué pour détecter si un candidat quitte la page pour chercher les réponses.
Il existe des outils d’entretien vidéo comme HireVue — ou même un outil plus simple comme Loom — qui peuvent faciliter ce type d’entretien.
Certains de ces outils commencent à intégrer l’IA avec des capacités de NLP (traitement du langage naturel) pour transcrire et analyser les conversations.
Avertissement : Si vous utilisez cette fonctionnalité, assurez-vous que l’algorithme de recommandation ou de synthèse de l’IA soit interrogeable, c’est-à-dire que vous puissiez vérifier pourquoi il a résumé la réponse d’un candidat d’une certaine façon.
7. Communication avec les candidats
La communication prend beaucoup de temps lors d’un recrutement à grande échelle et il est facile que des candidats passent à travers les mailles du filet.
Pour alléger la charge, les recruteurs peuvent créer des communications automatisées en tirant parti des modèles d’e-mails de recrutement, comme les e-mails de refus ou de planification d’entretien mentionnés plus haut, ainsi que les accusés de réception, rappels d’entretien, demandes de référence et informations sur de nouvelles opportunités.
Certains outils proposent également des chatbots que les candidats peuvent interroger pour obtenir des informations.
8. Vérifications d’antécédents
Les vérifications d’antécédents sont essentielles pour s’assurer que vous n’embauchez pas quelqu’un qui n’a pas le droit de travailler dans votre secteur d’activité. Lorsque vous recrutez à grande échelle, ces vérifications peuvent ralentir le processus.
Les meilleurs outils de vérifications d’antécédents, comme Checkr, proposent en général des intégrations avec les solutions logicielles de recrutement populaires.
Une fois intégrée, la solution de vérification peut automatiquement vérifier les antécédents d’un candidat et rapatrier les résultats dans votre logiciel de recrutement ou votre logiciel de gestion du personnel.
9. Intégration des nouveaux collaborateurs
Lorsqu’un candidat accepte une opportunité, il est temps pour l’équipe RH/d’intégration de prendre le relais.
Ceci ralentit souvent la transition de candidat à employé — 30 % des nouvelles recrues n’occupent jamais leur nouveau poste à cause d’un suivi insuffisant ou inexistant.
Vous pouvez automatiser l’intégration en numérisant les contrats, en programmant des rappels automatiques des tâches clés, en créant des flux de travail, et en proposant d’autres fonctions de libre-service.
C’est là qu’il peut y avoir un certain chevauchement entre l’ATS et l’HRIS/HRMS ; il est donc crucial d’intégrer ces systèmes correctement.
Imaginez le processus : vous marquez le candidat comme embauché dans l’ATS, ce qui crée automatiquement son profil, sa documentation et ses données de paie dans votre HRMS, avec les autres tâches du processus d’intégration prêtes à être exécutées.
En intégrant votre HRMS à votre ATS, vous gagnerez des heures sur des tâches d’intégration répétitives, tandis que la nouvelle recrue pourra rapidement commencer à travailler sur les missions pour lesquelles vous l’avez recrutée.
10. Collecte de retours
Les candidats sont une source précieuse d’informations pour améliorer votre processus de recrutement.
Bien qu'il soit toujours préférable de parler à quelqu'un, surtout après un entretien, il n'est pas toujours possible de le faire faute de temps. Vous pouvez donc créer un flux de processus de recrutement qui envoie un sondage par e-mail aux candidats après que vous les ayez marqués comme acceptés ou refusés dans votre ATS.
11. Rapports et analyses
Les analyses et rapports de recrutement ne doivent pas nécessairement être une corvée où il faut rassembler toutes les données et rapports nécessaires.
Vous pouvez utiliser un logiciel d'analyse de recrutement pour générer automatiquement et régulièrement des rapports qui vous offrent des informations précieuses afin d'améliorer votre processus.
Les tableaux de bord de recrutement offrent un accès à des indicateurs en temps réel et identifient les parties du processus nécessitant des ajustements.
Ceux-ci peuvent ensuite générer automatiquement des rapports et les transmettre à ceux qui en ont besoin pour orienter la stratégie.
12. Conformité
L'automatisation peut vous aider à rester conforme à la multitude de lois et réglementations en matière de recrutement de la manière suivante :
- S'assurer automatiquement que les candidats remplissent les qualifications propres au poste et les exigences légales, comme l'admissibilité.
- Veiller à ce qu'aucune documentation essentielle ne soit oubliée ou égarée, fournissant ainsi une piste d’audit fiable.
- Garantir que les données personnelles sont stockées en toute sécurité, que l'accès est restreint au personnel autorisé et que les politiques de conservation des données telles que le RGPD sont systématiquement appliquées.
- Programmer et rappeler aux employés les sessions de formation obligatoires, suivre leur réalisation et gérer les certifications.
- Analyser les données de recrutement et générer des rapports mettant en évidence d'éventuels problèmes de conformité comme des disparités dans les pratiques d'embauche, la rémunération, ou des lacunes dans la documentation.
13. Création des lettres d'offre
Lorsque vous avez décidé de recruter quelqu’un, il est important d’agir rapidement. Les ATS ou solutions similaires peuvent générer et envoyer des lettres d'offre grâce à l'intégration avec des plateformes de signature électronique comme DocuSign.
14. Archivage des dossiers
Les systèmes automatisés garantissent que toutes les activités de recrutement sont documentées et conformes aux exigences légales et réglementaires, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de problèmes juridiques potentiels.
15. Vérification des références
Les logiciels de vérification de références peuvent automatiser le processus de collecte et de vérification des références pour les candidats à un poste. Les principaux composants sont les demandes automatisées par e-mail, les questionnaires personnalisables et les outils d'analyse de données. Pour en savoir plus, découvrez notre sélection des meilleurs logiciels de vérification de références.
15. Test
Un logiciel d’évaluation des candidats peut automatiser l’envoi des évaluations aux candidats ainsi que la notation et la génération de rapports automatiques.
Exemple de flux de travail automatisé
Lorsque vous mettez en œuvre un nouvel outil de recrutement et testez les automatisations, il vous faudra un exemple de workflow à tester. Voici un modèle standard pour commencer.
- Publication d’offre : Rédigez une description de poste et utilisez votre ATS ou un système de publication d'offres pour la diffuser automatiquement sur plusieurs plateformes.
- Tri des candidatures : Utilisez l'automatisation pour trier les candidatures, filtrer les candidats non qualifiés et envoyer les e-mails de refus ou de poursuite.
- Planification des entretiens : Permettez aux candidats de choisir un créneau d'entretien via un outil de planification automatisé.
- Évaluation : Réalisez des évaluations préalables à l’embauche et des entretiens vidéo automatisés.
- Offre et intégration : Utilisez des outils automatisés pour générer les lettres d’embauche et simplifier le processus d’intégration.
Avantages de l'automatisation du processus de recrutement
Comme vous l'avez sans doute compris, l'automatisation peut améliorer votre processus de recrutement de plusieurs façons :
- Gain de temps : L'automatisation réduit les tâches manuelles et libère du temps pour les équipes de recrutement afin qu'elles se concentrent sur des missions stratégiques.
- Réduction des coûts : En automatisant les tâches répétitives, les organisations peuvent diminuer les frais administratifs liés au recrutement. De plus, un délai d'embauche plus court réduit les coûts liés aux postes vacants et à la perte de productivité.
- Amélioration de la qualité des candidats : Les systèmes automatisés peuvent aider à filtrer les CV et candidatures et à écarter automatiquement ceux qui ne répondent pas à certains critères.
- Amélioration de l'expérience candidat : L'automatisation crée un processus de recrutement plus efficace, garantit une communication ponctuelle et cohérente avec les candidats, et aide à recueillir de meilleurs retours, contribuant ainsi à une meilleure expérience globale.
- Aide à la prise de décision basée sur les données : Les outils d'automatisation du recrutement sont souvent accompagnés de fonctionnalités d'analyse et de rapports qui permettent aux organisations d'affiner leurs stratégies, d’identifier les goulets d'étranglement et de prendre des décisions éclairées basées sur les données.
- Cohérence et standardisation : Les processus automatisés garantissent que tous les candidats sont traités de manière uniforme, ce qui réduit les risques de biais et améliore la conformité aux exigences légales et réglementaires. Les processus standardisés renforcent également l'efficacité et la fiabilité du recrutement.
- Scalabilité : L'automatisation facilite l'ajustement des efforts de recrutement selon les besoins de l'organisation. En période de forte croissance ou de recrutement saisonnier, les systèmes automatisés peuvent traiter des volumes accrus sans compromettre la qualité.
- Collaboration améliorée : Les outils d'automatisation incluent souvent des fonctionnalités qui facilitent la collaboration lors des processus de recrutement, telles que des bases de données partagées des candidats, des mécanismes de retour d'expérience et la gestion du flux de travail.
- Meilleur marketing : Les CRM de recrutement et les logiciels de base de données de recrutement envoient automatiquement des mises à jour concernant les postes à pourvoir à des segments spécifiques.
Attention : utilisez l'automatisation avec prudence
Comme nous l’avons évoqué, l’automatisation peut considérablement améliorer l’expérience de recrutement de nombreuses façons. Mais à utiliser avec discernement ! Les gens ne sont pas des robots, et parfois, une intervention humaine est indispensable.
Voici quelques domaines où il est conseillé d’éviter l’automatisation :
- Rejeter un candidat qui a déjà franchi plusieurs étapes du processus automatisé, en particulier après avoir échangé avec une personne réelle.
- Examiner les CV : Bien que l’automatisation puisse aider, de nombreuses plateformes de recrutement pour petites entreprises rencontrent encore des difficultés à analyser les informations élémentaires des candidats à partir d’un CV. De là, on peut supposer que l’« évaluation de CV par l’IA » est encore loin d’être opérationnelle. De nombreuses discussions émergent déjà autour de la légalité de ces pratiques, certains pays ayant introduit des lois donnant aux candidats le droit de ne pas être automatiquement rejetés par des logiciels de recrutement utilisant l’IA. À surveiller !
De manière générale, s’appuyer excessivement sur des systèmes et des algorithmes automatisés peut conduire à écarter des candidats qualifiés qui ne correspondent pas exactement aux critères définis par ces outils.
Les algorithmes peuvent également, par inadvertance, renforcer des biais existants s’ils ne sont pas scrupuleusement contrôlés et mis à jour.
Optimisez le recrutement grâce à l’automatisation
Comme dans de nombreux métiers, l’automatisation peut faciliter la vie des équipes recrutement et rationaliser le processus d'embauche, mais souvenez-vous de l'utiliser avec discernement.
Vous ne souhaitez pas que votre entreprise soit perçue comme traitant les candidats comme des numéros dans une machine à tirage du loto : veillez donc à porter une attention particulière à la qualité des retours d’entretien et à entrer en contact avec les candidats pour recueillir leur retour d’expérience.
Le marché des logiciels de recrutement regorge d’outils se revendiquant dotés d’IA, mais qui peinent à prouver leur efficacité. Pour aller plus loin, consultez l’excellent article de Mariya Hristova sur le recrutement par l’IA.
