8 façons efficaces de rationaliser votre processus d’embauche
Il y a de fortes chances que vous consacriez plus de ressources que nécessaire au recrutement. Bien sûr, il est toujours préférable de ne pas avoir à se tourner vers le marché du travail, c’est là que les stratégies de rétention et de développement des employés entrent en jeu.
Cependant, lorsqu’un nouveau talent est nécessaire, vous pouvez économiser des ressources en rationalisant votre processus de recrutement. Voici 7 méthodes pour y parvenir.
8 façons de rationaliser votre processus de recrutement
Si vous affinez vos listes de contrôle de processus, vous voudrez inclure les éléments suivants qui vous permettront de rationaliser votre processus de recrutement et de le rendre plus efficace :
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1. Planification efficace
Prendre le temps d’établir un plan de recrutement, même si cela semble chronophage au départ, portera ses fruits à long terme.
Autrement dit, il s’agit de prendre le temps de rencontrer les responsables d’activité pour discuter de la santé de leur équipe et de la manière dont les objectifs de l’entreprise influenceront les ressources dont ils auront besoin.
À partir de là, vous pouvez prioriser les postes à pourvoir selon divers critères comme les besoins actuels et futurs, ainsi que les talents déjà disponibles (une personne souhaitant réorienter sa carrière pourrait-elle être formée ?).
De cette façon, vous aurez une compréhension précise des postes ouverts, du ou des candidats idéaux, des ressources nécessaires, et chacun saura à quoi il s’engage (*tousse* les responsables du recrutement).
Un plan de recrutement vous aidera également à créer un organigramme du processus de recrutement qui permet de visualiser quelles personnes interviennent et quelles sont leurs responsabilités.
2. Rédiger des descriptions de poste claires
Des descriptions de poste claires peuvent sembler une solution simple (et elles le sont), mais il arrive que les entreprises en disent trop peu ou trop.
La clé pour rédiger de bonnes descriptions de poste est d’utiliser un langage simple et inclusif et de communiquer deux points majeurs :
- Responsabilités et résultats : Quelles seront les missions confiées au nouvel employé et comment contribuent-elles à la mission de l’entreprise ?
- Compétences et qualités : Définissez les compétences et le niveau d’expérience attendus chez les candidats. Précisez toute qualification spécifique au secteur qui serait un atout. Priorisez en fonction du poste à pourvoir : pour les postes débutants, privilégiez l’état d’esprit et l’ambition. Pour les postes seniors, privilégiez l’expérience et les qualifications professionnelles.
La qualité de vos descriptions de poste aura un impact direct sur la qualité de vos candidats. Prendre un peu de temps pour bien les rédiger facilitera le tri des candidatures, et générera de l’efficacité tout au long du processus.
Vous pouvez même utiliser ChatGPT pour vous aider.
3. Définir des indicateurs clairs
Élaborer et suivre certains indicateurs de recrutement précis est essentiel pour évaluer l’efficacité du processus d’embauche de l’organisation.
Ces indicateurs permettent d’évaluer la performance de vos stratégies de recrutement, d’optimiser les procédures et de prendre des décisions factuelles afin d’améliorer les résultats du recrutement.
Par exemple, selon le type d’organisation et les profils recherchés, certains canaux de sourcing fonctionneront mieux que d’autres.
Pour économiser du temps et de l’argent, suivez les canaux qui apportent les meilleurs candidats et investissez davantage dessus.
4. Entretiens structurés
L’entretien est une étape décisive pour l’expérience candidat et il est important d’éviter de soumettre les candidats à plus d’entretiens que nécessaire (ce qui fait aussi gagner du temps à l’organisation).
Vous souhaitez également que les entretiens soient structurés pour être aussi ciblés et impliquants que possible, ce qui permet d’économiser du temps et des ressources des deux côtés. (Utiliser des plateformes d'entretien vidéo facilite la rencontre directe avec les candidats, surtout à distance.)
Enfin, il faut également veiller à ce que les éventuelles évaluations demandées aux candidats ne soient pas trop lourdes, ni pour eux ni pour les équipes de recrutement qui les examinent. Mettre en place des tests standardisés pour les employés que l’on peut adapter selon les profils est une astuce évidente ici.
Vous pouvez en savoir plus sur la manière d’atteindre tous ces objectifs dans notre guide pour mener des entretiens ciblés et captivants.
Vous pouvez également introduire l’automatisation afin d’aider à planifier les entretiens et garantir que personne ne soit laissé sans réponse ou ne passe entre les mailles du filet.
5. Automatisation
Plus de 80 % des recruteurs estiment que l’automatisation du recrutement peut aider à augmenter leur productivité. Automatiser les tâches répétitives dans le processus de recrutement peut vous faire gagner, à vous et à votre équipe, énormément de temps.
Par exemple, des outils d’automatisation des vérifications de références, l’ajout/mise à jour d’offres d’emploi sur les sites d’annonces, et l’envoi d’e-mails en masse aux candidats qualifiés.
De plus, un logiciel d’automatisation du recrutement rationalise le processus d’embauche, réduit les tâches manuelles et améliore la qualité des candidats grâce à un filtrage efficace et à des analyses fondées sur les données.
Voici les parties du processus de recrutement que vous pouvez optimiser grâce à l’automatisation au sein de votre logiciel d’embauche :
- Suivi des candidats : Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) aident à collecter et à suivre le processus de recrutement. Par exemple, une fonctionnalité clé de l’ATS consiste à notifier automatiquement les candidats lorsque vous les faites avancer dans le processus d’entretien ou à communiquer la décision d’embauche aux candidats qui n’ont pas été retenus pour l’étape suivante.
- Sourcing des candidatures via les réseaux sociaux : L’automatisation des publications sociales peut vous aider à mener des campagnes de recrutement sur des sites comme LinkedIn, Facebook et Instagram.
- Planification des entretiens : Dans une étude menée par Yello, 67 % des personnes interrogées ont indiqué qu’il fallait entre 30 et 120 minutes pour planifier un seul entretien. Automatiser ce processus peut vous faire gagner un temps précieux à investir dans la prospection afin de trouver les meilleurs talents.
6. Développez une base de données de candidats
On estime qu’environ 37,3 % des personnes sont passivement ouvertes à de nouvelles opportunités. Conserver les candidats dans une base de gestion des candidats, même s’ils ne conviennent pas actuellement, donne aux recruteurs une ressource immédiate pour pourvoir de futurs postes vacants.
Vous pouvez également ajouter les retours des candidats à votre base de données pour comprendre comment améliorer l’expérience candidat.
Synchronisez les données avant et après embauche avec un HRIS (système d'informations des ressources humaines). Le HRIS permet de générer des rapports offrant un aperçu approfondi des cooptations, des demandes d'embauche et d'autres indicateurs clés.
La prochaine fois que vous aurez un poste à pourvoir, évitez les processus chronophages comme la publication d’annonces et le pré-filtrage. Accédez directement à votre base de données et contactez les meilleurs candidats.
Les ATS vous permettront de créer facilement une base de données de candidats, tout comme les solutions de gestion de base de candidats et les CRM de recrutement.
7. Lancez un programme de cooptation
Le coût moyen d’un recrutement peut atteindre jusqu’à 3 fois le salaire annuel du poste. Une mauvaise embauche peut vous coûter très cher : il est donc essentiel de recruter le bon candidat.
Vos collaborateurs actuels sont une excellente source pour dénicher de nouveaux talents. Ils connaissent peut-être dans leur réseau professionnel des personnes à la recherche d’une reconversion ou d’une évolution de carrière.
Puisque vos employés actuels connaissent la culture d’entreprise, ils peuvent recommander des candidats à la fois qualifiés et adaptés à la culture.
« Les candidats recommandés par les membres actuels de l’équipe Grainger réussissent souvent lorsqu’ils rejoignent l’entreprise. Les membres en place savent ce qui est nécessaire et détectent souvent les talents. » – Randy Tosch, VP Talent, Grainger
Vous pouvez également impliquer vos collaborateurs dans vos campagnes de marketing de recrutement : vidéos “une journée dans la vie”, ou en partageant simplement vos publications à leur réseau.
8. Externalisez
En particulier pour les candidats difficiles à trouver qui nécessitent beaucoup de temps de recherche, vous pouvez envisager d’externaliser le recrutement à des professionnels externes tels qu’une entreprise d’externalisation du processus de recrutement (RPO), une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) ou, si vous embauchez à l’international, un employeur officiel (EOR).
Vous pouvez ainsi accéder à leurs viviers de candidats existants et profiter de leurs ressources humaines et de leur expertise pour embaucher des talents à tous niveaux. Étant donné la nature de ce qu’est un employeur officiel, ils peuvent vous aider à accéder à des talents internationaux en agissant comme employeur dans une juridiction où vous n’avez pas d’entité juridique.
Consultez notre sélection des meilleures PEO et des meilleurs EOR pour en apprendre davantage. Nous avons même des listes détaillées des meilleurs employeurs officiels au Canada et au Royaume-Uni.
Comment rester à jour avec les tendances en matière d’embauche
Se tenir informé des dernières tendances en matière d’embauche peut être un défi, surtout à mesure que de nouvelles technologies de recrutement apparaissent et transforment le métier de recruteur ainsi que le paysage du recrutement dans sa globalité.
Il existe quelques pratiques pour suivre les dernières évolutions. Par exemple, vous pourriez envisager une formation en recrutement qui vous permettra de vous adapter à toute nouvelle avancée en l’analysant à travers le prisme de votre entreprise et de ses objectifs.
Une autre possibilité est de vous abonner à la newsletter People Managing People. Ce n’est pas qu’une simple autopromotion : nous surveillons toujours les dernières technologies, tendances et pratiques du recrutement, que ce soit via des interviews avec des experts dans nos podcasts, de nouveaux articles ou lors de nos sessions mensuelles d’événements.
