8 Moyens Efficaces de Simplifier Votre Processus de Recrutement
Il y a de fortes chances que vous dépensiez plus de ressources que nécessaire pour vos recrutements. Bien sûr, il est toujours préférable de ne pas avoir à puiser sur le marché externe, d’où l’importance de la rétention des employés et des stratégies de développement.
Cependant, lorsque du sang neuf s’avère nécessaire, vous pouvez économiser des ressources en rationalisant votre processus de recrutement. Voici 7 méthodes pour y parvenir.
8 façons de rationaliser votre processus de recrutement
Si vous affinez vos listes de vérification des processus, vous voudrez inclure les éléments suivants pour fluidifier et rendre votre recrutement plus efficace :
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1. Planification efficace
Prendre le temps d’établir un plan de recrutement, bien que cela semble un peu chronophage au départ, portera ses fruits sur le long terme.
Ce que j’entends par là, c’est prendre le temps de rencontrer les responsables de l’entreprise pour discuter de la santé de leur équipe et de l’impact des objectifs business sur leurs besoins en ressources.
À partir de là, vous pouvez prioriser les postes à pourvoir en fonction de critères comme les besoins actuels et futurs, ou les talents déjà disponibles dans l’entreprise (quelqu’un désireux de se réorienter pourrait-il être formé ?).
Vous disposerez ainsi d’une vision claire des postes à pourvoir, de votre/vos candidat(s) idéal/aux, des ressources nécessaires, et chacun (tousse en direction des managers) sera conscient de ses engagements.
Un plan de recrutement vous aidera également à créer un organigramme du processus de recrutement afin de définir qui intervient à chaque étape et quelles sont les responsabilités de chacun.
2. Élaborer des descriptions de poste claires
Des descriptions de poste claires semblent être une solution simple (et elles le sont), mais il arrive que les entreprises donnent trop ou trop peu d’informations.
La clé pour rédiger d’excellentes descriptions de poste est d’utiliser un langage simple et inclusif tout en communiquant deux aspects majeurs :
- Responsabilités et résultats : De quoi le ou la nouvelle employé(e) sera-t-il/elle responsable et comment cela contribue-t-il à la mission de l’entreprise ?
- Compétences et qualités : Déterminer les compétences, qualités attendues et le niveau d’expérience des candidats. Spécifiez toute qualification spécifique à votre secteur qui pourrait être un atout. Privilégiez certains critères en fonction du poste : pour les postes débutants, privilégiez l’attitude et la motivation. Pour des postes plus seniors, priorisez l’expérience et les qualifications professionnelles.
La qualité de vos annonces influera directement sur celle de vos candidatures. Prendre le temps de bien les rédiger facilitera la sélection et optimisera la suite du processus.
Vous pouvez même utiliser ChatGPT pour vous aider.
3. Définir des indicateurs clairs
Élaborer et suivre des indicateurs de recrutement clairs est essentiel pour évaluer l’efficacité et la performance du processus de recrutement d’une organisation.
Ces indicateurs servent à mesurer la performance de vos stratégies de recrutement, à optimiser les procédures et à prendre des décisions basées sur la donnée pour améliorer vos résultats.
Par exemple, selon le type d’entreprise et les profils recherchés, certains canaux de sourcing fonctionneront mieux que d’autres.
Pour gagner du temps et de l’argent, identifiez et privilégiez les canaux qui vous apportent les meilleurs candidats.
4. Entretiens structurés
L’entretien est un moment décisif pour l’expérience candidat. Veillez à ce qu’ils n’aient pas à passer plus d’entretiens que nécessaire (vous gagnerez ainsi du temps côté organisation également).
Il faut aussi s’assurer que les entretiens soient structurés, pertinents et engageants pour tous, ce qui permet un gain de temps et de ressources. (Utiliser des outils d’entretien vidéo facilite la rencontre des candidats en visioconférence, notamment pour le recrutement à distance.)
Enfin, veillez à ce que les tests ou évaluations demandés aux candidats ne soient ni trop lourds pour eux, ni pour les équipes recrutement qui les analyseront. Mettre en place des tests standardisés à adapter selon les profils est une astuce évidente.
Vous pouvez en savoir plus sur la façon d’y parvenir dans notre guide pour des entretiens ciblés et engageants.
Vous pouvez également introduire de l'automatisation pour planifier les entretiens et vous assurer que personne n'attend ou ne passe entre les mailles du filet.
5. Automatisation
Plus de 80 % des recruteurs s’accordent à dire que l’automatisation du recrutement peut améliorer leur productivité. Automatiser les tâches répétitives du processus de recrutement peut vous faire gagner, à vous et à votre équipe, beaucoup de temps.
Par exemple, les outils d’automatisation des vérifications des antécédents, l’ajout/la mise à jour des offres d’emploi sur les sites spécialisés, et l’envoi d’e-mails en masse aux candidats qualifiés.
De plus, les logiciels d’automatisation du recrutement rationalisent le processus d’embauche, réduisent les tâches manuelles et améliorent la qualité des candidats grâce à un tri efficace et à des analyses basées sur les données.
Voici les parties du processus de recrutement que vous pouvez fluidifier grâce à l’automatisation dans votre logiciel d’embauche :
- Suivi des candidatures : Les systèmes de suivi des candidatures (ATS) aident à centraliser et suivre le processus de recrutement. Par exemple, une fonctionnalité clé d'un ATS est de notifier automatiquement les candidats lorsque vous les faites avancer dans le processus d’entretien, ou de communiquer la décision d’embauche aux personnes non retenues pour l’étape suivante.
- Sourcing de candidatures via les réseaux sociaux : L’automatisation des publications sur les réseaux sociaux peut faciliter l’exécution de campagnes de recrutement sur des plateformes telles que LinkedIn, Facebook et Instagram.
- Planification des entretiens : Selon une enquête menée par Yello, 67 % des répondants estiment qu’il faut entre 30 et 120 minutes pour planifier un seul entretien. Automatiser ce processus peut vous faire gagner un temps précieux que vous pouvez investir dans la recherche de nouveaux talents.
6. Développez une base de données de candidats
On estime qu’environ 37,3 % des personnes sont ouvertes à de nouvelles opportunités de façon passive. Conserver les candidats dans une base de données de gestion des candidatures, même s’ils ne correspondent pas tout de suite, permet aux responsables RH de disposer d’une source de candidats potentiels pour les prochains postes à pourvoir.
Vous pouvez également ajouter les retours des candidats à votre base afin d’identifier des axes d’amélioration pour l’expérience candidat.
Synchronisez les données pré- et post-embauche avec un HRIS (système d’information des ressources humaines). Un HRIS permet de générer des rapports offrant des analyses approfondies sur les cooptations, les demandes et autres indicateurs clés.
La prochaine fois que vous avez un poste à pourvoir, évitez les processus longs comme la diffusion d’offres et la présélection. Consultez directement votre base et contactez les meilleurs profils.
Les ATS permettent de créer facilement une base de données de candidats, tout comme les solutions de gestion de candidatures et les CRM de recrutement.
7. Lancez un programme de cooptation
Le coût moyen d’un recrutement peut atteindre jusqu’à 3 fois le salaire annuel du poste. Un mauvais recrutement peut coûter très cher, il est donc crucial de recruter la personne idéale.
Les employés actuels sont une excellente source pour trouver de nouveaux collaborateurs. Vos salariés ont peut-être dans leur réseau des professionnels souhaitant changer ou évoluer dans leur carrière.
Puisque vos collaborateurs connaissent déjà la culture de l'entreprise, ils peuvent recommander des personnes à la fois qualifiées et en adéquation avec les valeurs de l’organisation.
« Les candidats cooptés par les membres actuels de l’équipe Grainger réussissent souvent très bien après leur intégration. Les collaborateurs en place savent ce qui est attendu et détectent facilement les talents. » - Randy Tosch, VP Talent, Grainger
Vous pouvez également impliquer vos salariés dans vos activités de marketing de recrutement ; par exemple via des vidéos « une journée dans la vie » ou en partageant simplement vos publications sur leur réseau.
8. Externalisez
En particulier pour les candidats difficiles à trouver et qui nécessitent beaucoup de temps à sourcer, vous pouvez envisager d’externaliser le recrutement à des professionnels externes tels qu’une entreprise d’externalisation du processus de recrutement (RPO), une organisation professionnelle d’employeurs (PEO) ou, dans le cas d’un recrutement international, un employeur officiel (EOR).
Vous pouvez accéder à leurs viviers de candidats existants et profiter de leur main-d’œuvre et de leur expertise pour vous aider à recruter des talents à tous les niveaux. Étant donné la nature de ce qu’est un employeur officiel, ils peuvent vous permettre d’accéder à des talents internationaux en agissant comme employeur dans une juridiction où vous ne disposez pas d’une entité légale.
Consultez notre sélection des meilleures PEO et des meilleurs EOR pour en savoir plus. Nous avons même des listes détaillées des meilleurs employeurs officiels au Canada et au Royaume-Uni.
Comment rester à jour avec les tendances en matière de recrutement
Rester au courant des dernières tendances en matière de recrutement peut être un défi, surtout avec l’arrivée sur le marché de nouvelles technologies de recrutement qui transforment le travail des recruteurs et le paysage du recrutement dans son ensemble.
Il existe plusieurs moyens de suivre les derniers développements. Par exemple, vous pouvez envisager une formation en recrutement qui vous aidera à vous adapter à toute nouveauté en l’analysant à travers le prisme de votre entreprise et de ses objectifs.
Une autre façon de faire est de vous abonner à la newsletter People Managing People. Ce n’est pas seulement de l’auto-promotion, nous nous penchons constamment sur toutes les dernières technologies, tendances et pratiques dans le domaine du recrutement, que ce soit à travers des interviews d’experts dans nos podcasts, de nouveaux articles ou nos rencontres mensuelles.
