7 types de logiciels de paie pour simplifier les paiements

7 types de logiciels de paie

Il existe plusieurs types de logiciels de paie sur le marché, chacun répondant à des besoins différents. Comprendre le fonctionnement de chaque option vous aidera à choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

1. Logiciel de paie autonome

Les logiciels exclusivement axés sur le traitement de la paie sont parfois appelés logiciels de paie autonomes. Ces outils calculent les salaires, les impôts, les retenues et les paiements sans vous obliger à adopter une suite RH complète.

J'ai constaté qu'ils conviennent particulièrement bien aux petites entreprises qui ont déjà mis en place leurs processus RH et qui ont simplement besoin d'un système fiable pour gérer la paie.

Avantages

Le principal avantage de ce type de système de paie est sa simplicité. Vous ne payez pas pour des fonctionnalités de recrutement, de gestion de la performance ou d'autres fonctions RH dont vous ne vous servirez peut-être jamais.

Ce périmètre plus restreint peut également permettre un déploiement plus rapide et nécessiter moins de formation pour les administrateurs de la paie. Des outils tels que Gusto et OnPay, par exemple, mettent fortement l'accent sur la simplification du traitement courant de la paie.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités habituelles des logiciels de paie autonomes comprennent :

• Calculs de paie : calcul du salaire brut au net, des retenues, des impôts et des autres prélèvements.
• Virement direct : envoi des paiements aux employés et aux prestataires conformément à votre calendrier de paie.
• Déclarations fiscales : de nombreux systèmes calculent, déclarent et versent les charges sociales et fiscales en votre nom.
• Bulletins de paie et formulaires fiscaux : génération des relevés de paie des employés et des documents de fin d'année.
• Rapports de paie : suivi des salaires, des retenues, des coûts de main-d'œuvre et de l'historique des paiements.
• Pistes d'audit : enregistrement des modifications et des approbations de la paie, ce qui peut s'avérer utile lors de l'analyse des écarts.

Autonome ne signifie pas nécessairement basique. De nombreux outils peuvent également prendre en charge les prestataires, plusieurs sites, différents calendriers de paie et des intégrations avec des logiciels de comptabilité ou de RH.

2. Logiciel de paie infonuagique

Les logiciels de paie traditionnels infonuagiques désignent les plateformes de paie en ligne accessibles sur le Web, de loin la configuration de paie la plus populaire. 

Ces systèmes offrent un référentiel centralisé pour toutes les données liées à la paie et permettent aux utilisateurs de configurer les structures salariales, de gérer les retenues et de déclarer les impôts directement depuis la plateforme. Ils sont généralement très faciles à utiliser, avec des interfaces intuitives qui rendent le traitement de la paie simple et fluide.

Avantages

Le fournisseur prend en charge l’hébergement, les sauvegardes et les mises à jour du logiciel, ce qui réduit considérablement la charge de maintenance de votre équipe informatique interne.

Les fournisseurs de services de paie peuvent également intégrer directement au logiciel les mises à jour des barèmes fiscaux et de la réglementation. Cela signifie que votre équipe n’a pas à mettre à jour manuellement le système chaque fois qu’une règle de paie change.

Les systèmes cloud sont également plus faciles d’accès depuis différents sites, ce qui en fait une solution naturellement adaptée aux organisations hybrides et réparties.

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Fonctionnalités

Les fonctionnalités courantes des solutions de paie cloud comprennent :

• Accès depuis un navigateur : Exécutez ou approuvez la paie depuis n’importe quel appareil compatible.
• Mises à jour automatiques du logiciel : Les barèmes fiscaux, les mises à jour de sécurité et les évolutions du produit sont gérés par le fournisseur.
• Données en temps réel : Les modifications concernant les employés, les retenues et la paie peuvent être répercutées immédiatement sur toute la plateforme.
• Intégrations avec des solutions tierces : Connectez la paie aux systèmes de comptabilité, de ressources humaines, de suivi du temps et d’avantages sociaux.
• Autorisations fondées sur les rôles : Contrôlez ce que les équipes RH, les services financiers, les responsables et les autres utilisateurs peuvent voir ou modifier.
• Libre-service pour les employés : Donnez aux employés un accès direct à leurs bulletins de paie, documents fiscaux et informations de paiement.

La paie cloud peut également devenir beaucoup plus spécialisée. Il existe des systèmes conçus spécifiquement comme logiciels de paie pour les petites entreprises et logiciels de paie pour les start-ups.

3. Logiciels de paie sur site

Les logiciels de paie sur site sont installés et gérés sur la propre infrastructure de votre organisation au lieu d’être hébergés par le fournisseur du logiciel.

Votre équipe informatique bénéficie ainsi d’un contrôle beaucoup plus direct sur l’emplacement de stockage des données de paie, la configuration du logiciel et le moment du déploiement des modifications. Cette solution peut donc être pertinente pour les grandes entreprises ou les organisations soumises à des exigences strictes en matière de sécurité interne et de gouvernance des données.

Avantages

Le contrôle est la principale raison de choisir ce modèle.

Votre organisation gère son propre environnement de paie, notamment le stockage des données, les politiques de sécurité, les intégrations, les sauvegardes et les mises à jour du logiciel. Il peut ainsi être plus facile d’aligner la paie sur des exigences internes très spécifiques en matière d’informatique ou de gouvernance.

En contrepartie, la responsabilité vous revient. Contrairement aux logiciels cloud, votre équipe devra peut-être assurer la maintenance de l’infrastructure, installer les mises à jour, gérer les sauvegardes et maintenir le système à jour.

Fonctionnalités

Les systèmes de paie sur site peuvent inclure :

• Stockage local des données : Les informations de paie restent au sein de votre propre infrastructure.
• Configuration personnalisée : Les équipes informatiques peuvent adapter l’environnement aux flux de travail et aux politiques de sécurité internes.
• Contrôles d’accès internes : L’authentification et les autorisations peuvent être reliées à vos systèmes de gestion des identités existants.
• Intégrations ERP : La paie peut être étroitement connectée aux systèmes internes de gestion financière et opérationnelle.
• Journalisation des audits : Les actions liées à la paie peuvent être enregistrées et conservées conformément aux politiques internes.
• Rapports personnalisés : Les organisations peuvent créer des rapports de paie adaptés à leurs propres exigences financières et de gouvernance des données.

Pour les organisations qui envisagent cette option, la question n’est pas simplement de savoir si une solution sur site vous offre davantage de contrôle. Il s’agit de déterminer si ce contrôle a une valeur suffisante pour justifier la responsabilité interne supplémentaire.

Ces systèmes combinant logiciels RH et solutions de paie offrent également une meilleure facilité d’utilisation du point de vue des employés, puisqu’ils peuvent consulter leurs bulletins de paie et soumettre leurs demandes de congés depuis le même module de libre-service, au lieu de devoir se connecter à un système distinct pour chaque tâche.  

4. Plateformes RH et de paie tout-en-un

Au lieu d’acheter la paie séparément, vous pouvez l’obtenir sous forme de module au sein d’une plateforme RH plus vaste, telle qu’un système SIRH, SGIRH ou HCM.

Ces logiciels RH et systèmes de paie combinés relient la paie à des fonctions telles que l’administration des avantages sociaux, le suivi du temps, l’intégration des nouveaux employés et les dossiers du personnel.

J’ai constaté que le véritable avantage ne réside pas dans le fait de disposer de davantage de fonctionnalités, mais dans la connexion des données qui les alimentent.

Avantages

Lorsque la paie est intégrée au même système que vos autres processus RH, les changements concernant les employés peuvent être transmis directement à la paie au lieu d’être saisis deux fois.

Par exemple, les heures approuvées peuvent être intégrées à un traitement de paie, le choix d’un avantage peut mettre à jour la retenue d’un employé et une modification de la rémunération peut apparaître dans la paie sans que quelqu’un ait à transférer manuellement les informations.

Cela peut réduire le travail de rapprochement nécessaire lorsque la paie, le suivi du temps, les avantages sociaux et les dossiers RH sont gérés dans des systèmes différents.

Cela peut également améliorer l’expérience des employés. Le personnel peut consulter ses bulletins de paie, mettre à jour ses informations, gérer ses avantages et demander des congés via le même portail libre-service.

Fonctionnalités

Les plateformes RH et de paie tout-en-un comprennent généralement :

• Dossiers unifiés des employés : La paie utilise les mêmes informations sur les employés que le système RH global.
• Intégration du temps et des présences : Les heures approuvées sont intégrées aux calculs de paie.
• Intégration des avantages sociaux : Les choix et les retenues peuvent être mis à jour automatiquement.
• Processus d’intégration jusqu’à la paie : Les informations concernant les nouvelles recrues sont reportées dans leur premier traitement de paie.
• Rapports consolidés : Combinez les informations de paie avec les données relatives aux effectifs, à la rémunération, aux avantages sociaux et aux autres éléments RH.
• Processus d’approbation : Acheminez les modifications de rémunération, les paiements hors cycle et les traitements de paie vers les approbateurs concernés.

Pour les équipes qui évaluent ce modèle, accordez une attention particulière à la manière dont les informations circulent entre la paie et les autres modules. L’intégration est l’un de ses principaux avantages : elle doit donc fonctionner en pratique et pas seulement figurer sur une liste de fonctionnalités. Notre guide consacré à l’administration de la paie approfondit les processus que ces connexions doivent prendre en charge.

Cette option est utile pour de nombreux propriétaires de petites entreprises qui souhaitent se débarrasser complètement des responsabilités liées à la paie, tout en veillant à ce que celle-ci soit traitée correctement. Avec ce modèle, vous externalisez essentiellement votre paie auprès d’un prestataire tiers chargé de la gérer. 

Si cette situation vous ressemble, je vous recommande de vous associer à l’un des services de paie pour petites entreprises pour petites entreprises, que j’ai étudiés en détail. Ces services sont généralement très rentables et offrent un service client performant.

5. Logiciels de paie spécifiques à un secteur

Il existe également des logiciels de paie spécifiques à de nombreux secteurs, notamment la construction, la restauration, les agences de recrutement et bien d’autres. Ces systèmes offrent des fonctionnalités supplémentaires adaptées à leur contexte sectoriel, qui vont au-delà des seules fonctionnalités de paie de base.

Avantages

Le principal avantage est l’adéquation aux besoins. Au lieu de forcer des règles de paie propres à votre secteur dans un système généraliste, vous bénéficiez de fonctionnalités conçues autour du fonctionnement réel de votre entreprise.

Cela peut réduire les solutions de contournement manuelles, en particulier lorsque la paie dépend de données provenant de systèmes de planification, de point de vente, de production ou de calcul des coûts par projet.

Par exemple, un logiciel de paie pour le secteur de la construction peut prendre en charge les exigences relatives aux salaires en vigueur, les retenues syndicales, les rapports de paie certifiés et plusieurs chantiers. Un logiciel de paie pour la restauration peut gérer les pourboires, les données des équipes et les intégrations avec les systèmes de point de vente. Un logiciel de paie pour l’industrie manufacturière peut prendre en charge les primes de poste, la rémunération à la pièce et le calcul des coûts de main-d’œuvre.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités varient considérablement selon le secteur, mais voici quelques exemples courants :

• Règles de rémunération propres au secteur : Prend en charge les calculs tels que les pourboires, la rémunération à la pièce, les primes de poste, les salaires en vigueur ou les retenues syndicales.
• Assistance spécialisée en matière de conformité : Aide à prendre en compte les exigences de paie liées à un secteur ou à un modèle de main-d’œuvre particulier.
• Calcul des coûts par projet ou par main-d’œuvre : Relie les coûts de paie aux projets, aux sites, aux lignes de production ou aux tâches.
• Intégrations avec les outils de planification : Importe les heures approuvées ou les données de poste dans les calculs de paie.
• Intégrations avec les systèmes du secteur : Se connecte à des outils tels que les systèmes de point de vente, les logiciels de production ou les plateformes de gestion des tâches.
• Rapports spécialisés : Produit des rapports qui reflètent les besoins du secteur en matière de main-d’œuvre, de paie ou de conformité.

J’envisagerais un logiciel de paie propre à un secteur lorsque vous dépendez de feuilles de calcul, d’ajustements manuels ou de solutions de contournement personnalisées à chaque période de paie. C’est généralement le signe qu’un système de paie généraliste ne correspond pas à la manière dont votre personnel est réellement rémunéré.

Exemples de logiciels de paie propres à un secteur

Logiciel de paie pour le secteur de la construction

Les logiciels de paie pour le secteur de la construction incluent des fonctionnalités pour gérer les cotisations syndicales, les rapports de paie certifiés et plusieurs sites de chantier, contrairement aux logiciels de paie standard. Ils prennent également en charge le calcul des coûts par projet et le suivi de la conformité aux salaires en vigueur.

Logiciel de paie pour les restaurants

Les logiciels de paie pour les restaurants répondent aux besoins particuliers du secteur de la restauration en gérant la répartition des pourboires, la planification des postes et le respect des lois du travail propres aux restaurants. Ils s’intègrent également aux systèmes de point de vente afin de simplifier les calculs de paie fondés sur les ventes et les pourboires.

Logiciel de paie pour le secteur manufacturier

Les logiciels de paie pour le secteur manufacturier gèrent les écarts complexes entre les postes, la rémunération à la pièce et le calcul des coûts de main-d’œuvre propres à l’industrie manufacturière. Ils s’intègrent également aux systèmes de gestion de la production afin d’aligner la paie sur les données de production et les indicateurs de performance.

Il existe de nombreuses autres options, alors prenez le temps d’étudier différents fournisseurs si vous recherchez un prestataire de paie spécialisé dans un secteur de niche. Vous pouvez également utiliser notre champ de recherche ci-dessus et vérifier les résultats, car nous avons peut-être déjà effectué une partie du travail pour vous, selon votre secteur !

Je tiens à souligner une nouvelle fois que ces systèmes de paie propres à un secteur fonctionnent eux aussi selon un modèle infonuagique. Cela signifie que vous n’aurez pas à vous préoccuper vous-même de la gestion du logiciel ou des mises à jour liées à la conformité.

6. Services de paie externalisés

Avec l’externalisation de la paie, vous faites appel à un prestataire tiers pour prendre en charge une partie ou la majeure partie du travail nécessaire à l’établissement de la paie.

Ces entreprises de paie peuvent calculer les salaires, traiter les retenues, déclarer les charges sociales, effectuer les paiements et préparer les documents de fin d’année en votre nom.

Vous devez toujours tenir à jour les informations exactes sur les employés et communiquer les changements. La différence est que votre prestataire prend en charge une bien plus grande partie du traitement réel de la paie.

Avantages

Ce modèle est utile lorsque vous souhaitez bénéficier d’une expertise en matière de paie sans constituer une équipe interne dédiée à la paie.

Le prestataire assume la responsabilité d’une grande partie du travail administratif lié aux calculs, aux déclarations, aux échéances et au traitement de la paie, tandis que votre équipe conserve la supervision.

D’après mon expérience, l’assistance devient particulièrement importante dans ce contexte. Lorsque vous payez quelqu’un d’autre pour gérer la paie, la véritable épreuve du service survient souvent lorsqu’un problème se produit et que vous devez faire corriger rapidement une anomalie.

Pour les petites entreprises sans spécialiste interne de la paie, les services de paie pour petites entreprises peuvent être particulièrement utiles.

Fonctionnalités

Selon le prestataire, les services de paie externalisés peuvent inclure :

• Traitement de la paie géré : le prestataire calcule la paie et prépare chaque cycle de paie.
• Déclarations et versements fiscaux : les charges sociales sont calculées, déclarées et payées conformément aux échéances applicables.
• Rapports de fin d’année : le prestataire prépare les documents fiscaux des salariés et des sous-traitants.
• Mises à jour en matière de conformité : le prestataire surveille les règles relatives à la paie et les évolutions fiscales.
• Libre-service pour les salariés : les salariés peuvent toujours accéder à leurs bulletins de paie et à leurs documents fiscaux via un portail logiciel.
• Assistance en matière de paie : des spécialistes peuvent aider à examiner les erreurs, les corrections et les problèmes liés aux déclarations.

La principale différence avec un logiciel de paie utilisé seul réside dans la responsabilité. Vous n’achetez pas simplement un système exploité par votre équipe. Vous payez un prestataire pour assurer une partie de la fonction paie à votre place.

7. Organisations professionnelles d’employeurs (PEO)

Une autre forme d’externalisation de la paie consiste à s’associer à une organisation professionnelle d’employeurs (PEO). L’intérêt d’utiliser les services d’une PEO est qu’elle peut vous aider pour bien plus que le simple traitement de la paie. La plupart des prestataires PEO proposent les services suivants :

• Gestion de la paie
• Conformité réglementaire
• Gestion des avantages sociaux
• Gestion des talents (y compris le recrutement et la mise à disposition de personnel)
• Gestion des données
• Gestion des risques
• Indemnisation des accidents du travail

Les entreprises PEO vous feront utiliser leur propre logiciel. Il est donc important de vérifier que leur système de paie s’intègre aux principales solutions logicielles RH que vous utilisez déjà. 

Vous pouvez également vous attendre à bénéficier d’une assistance client de premier ordre de la part d’une entreprise PEO, puisque vous l’engagez essentiellement pour gérer vos processus de paie de bout en bout.

Avantages

Le principal attrait réside dans l’accès à des capacités en matière de paie et de RH qu’une petite organisation ne souhaite peut-être pas développer en interne.

Les PEO peuvent combiner le traitement de la paie avec l’administration des avantages sociaux, l’assistance en matière de conformité, l’intégration des nouveaux employés et d’autres services RH. Pour une équipe RH réduite, cela peut supprimer une quantité importante de travail administratif.

En contrepartie, vous entrez dans une relation beaucoup plus large qu’avec un prestataire de paie classique. Il est utile de comprendre précisément quelles responsabilités vous incombent et lesquelles relèvent de la PEO avant de signer un accord.

Fonctionnalités

Les services PEO incluent généralement :

• Traitement de la paie : Le PEO aide à calculer et à traiter la paie des employés.
• Gestion des impôts sur la paie : Les déclarations fiscales et les versements sont pris en charge dans le cadre de la relation de coemploi.
• Gestion des avantages sociaux : Les employés peuvent accéder aux régimes d’assurance maladie, de retraite et autres avantages proposés par le PEO.
• Assistance en matière de conformité : Les prestataires aident à gérer les exigences réglementaires liées à l’emploi.
• Indemnisation des accidents du travail et gestion des risques : De nombreux PEO proposent des services plus larges liés aux risques professionnels.
• Libre-service pour les employés : Les employés peuvent accéder aux informations relatives à la paie, aux impôts et aux avantages sociaux via la plateforme du prestataire.

8. Logiciels et services de paie internationaux

Les solutions logicielles de paie internationales combinent des logiciels de paie sophistiqués capables de gérer les paiements dans plusieurs devises, ainsi qu’une assistance client et une gestion de la paie assurées par le prestataire de paie. 

Dans ce modèle, vous êtes responsable de la mise à jour des données de vos employés dans le système logiciel de paie international. Toutefois, votre prestataire de paie est chargé de traiter la paie en votre nom et de garantir la conformité fiscale dans toutes les juridictions où vous employez du personnel.

Avantages

Sans plateforme centralisée, la paie dans plusieurs pays peut se transformer en un projet récurrent de rapprochement impliquant différents fournisseurs, devises, échéances et formats de rapport.

Les logiciels de paie internationaux sont conçus pour réunir ces processus. Votre équipe peut consulter les informations relatives à la rémunération et à la paie dans différentes régions, tandis que les calculs et exigences locaux sont gérés au niveau de chaque pays.

Cela peut réduire la coordination manuelle qui incomberait autrement aux équipes chargées de la paie, des ressources humaines et des finances à chaque cycle de paie.

Fonctionnalités

Les plateformes de paie internationales et multi-pays peuvent inclure :

• Paiements multidevises : Calculer et verser les salaires dans les devises locales des employés.
• Calculs de paie propres à chaque pays : Appliquer les impôts locaux, les retenues obligatoires et les cotisations sociales.
• Déclarations locales de paie : Prendre en charge les exigences de déclaration et de versement propres à chaque pays.
• Rapports internationaux de paie : Consolider les données relatives à la rémunération et aux coûts de main-d’œuvre dans plusieurs pays.
• Paiements aux employés et aux sous-traitants : Gérer différentes catégories de travailleurs au moyen de la même plateforme.
• Assistance en matière de conformité locale : Tenir compte des exigences de paie et d’emploi propres à chaque juridiction.
• Services d’employeur de référence : Certains fournisseurs proposent également des services d’EOR dans les pays où vous ne disposez pas de votre propre entité juridique.

Cette catégorie devient plus intéressante à mesure que le nombre de pays dans lesquels vous exercez vos activités augmente. La question principale est de savoir si vous avez besoin d’un logiciel pour coordonner la paie entre vos entités existantes, d’un service de paie international géré, d’un EOR ou d’une combinaison de ces trois solutions. 

(Remarque : Si vous souhaitez aller plus loin et vous décharger complètement des aspects juridiques liés à l’embauche d’employés internationaux, un service d’employeur de référence serait un meilleur choix.) 

Autres options de paie

Il existe d’autres configurations de paie qui méritent d’être mentionnées. Toutefois, elles ne sont pas très conviviales. Les autres options comprennent : 

• Logiciel de paie sur site : Il s’agit d’un logiciel de paie installé localement sur les serveurs de l’entreprise, qui fonctionne indépendamment des autres logiciels RH. Le principal avantage d’utiliser un système de paie sur site est qu’il offre davantage de contrôle sur la sécurité et la personnalisation des données, contrairement aux logiciels de paie classiques basés sur le cloud.
  
  Toutefois, les solutions sur site nécessitent un investissement initial important pour leur mise en œuvre et les ressources informatiques, ainsi qu’une maintenance continue afin de garantir que le logiciel reste à jour avec l’évolution de la réglementation fiscale et d’éviter toute responsabilité.
• Logiciel de paie open source : Les logiciels de paie open source permettent une personnalisation étendue et sont généralement plus économiques, puisqu’ils n’impliquent aucun frais de licence. Cependant, leur mise en œuvre et leur maintenance nécessitent un niveau élevé d’expertise technique par rapport aux logiciels de paie classiques, ce qui en fait une option bien moins intéressante pour la plupart des organisations.
• Logiciel de comptabilité : Si votre entreprise est très petite, vous pourrez peut-être vous en sortir avec un logiciel de comptabilité RH qui propose des fonctionnalités de paie. Avec un logiciel de comptabilité, vous pouvez payer vos employés par chèques papier, mais cela nécessite une saisie manuelle des données et l’impression des chèques. Cela oblige également vos employés à effectuer des démarches supplémentaires pour déposer leurs revenus sur leur compte bancaire. Pour ces raisons, il s’agit également d’une option moins intéressante pour la plupart des entreprises. 

Ces options de paie alternatives sont, à mon avis, dépassées et offrent une expérience loin d’être idéale à toute personne chargée de gérer ou d’utiliser régulièrement le logiciel.

Je vous recommande plutôt d’examiner plus en détail les logiciels de paie basés sur le cloud, la paie en tant que module ou les services de paie afin de trouver le meilleur logiciel de paie avec dépôt direct pour votre entreprise.

Trouver la solution de paie adaptée

Une fois que vous savez quel type de logiciel de paie convient à votre équipe, l’étape logique suivante consiste à établir votre budget, en particulier si vous gérez la paie dans plusieurs pays, où les structures tarifaires varient considérablement selon le modèle de service et les effectifs. Si c’est votre cas, l’analyse des coûts des services de paie à l’international explique ce que vous pouvez vous attendre à payer pour les modèles de consolidation des EOR, de gestion des prestataires et d’entreprise, afin que vous puissiez évaluer vos options avec des chiffres concrets.

Choisir la bonne solution de paie implique une analyse approfondie des besoins et des capacités de votre organisation. Il est essentiel de vous assurer que le logiciel ou le service choisi allège votre charge de travail et réduit les erreurs humaines.