36 caratteristiche chiave dei sistemi HRMS da cercare e perché
Le funzionalità dei software HRMS sono strumenti che rendono la gestione delle buste paga, dei benefit, delle assunzioni, delle valutazioni dei dipendenti e della formazione più semplice ed efficiente. Con il sistema HRMS giusto, puoi aumentare la produttività, ottimizzare le attività delle risorse umane e migliorare la soddisfazione sul posto di lavoro. In questo articolo analizzerò le principali funzionalità dei software HRMS e ti mostrerò come ciascuna di esse può aiutare la tua azienda a operare in modo più fluido.
Che cos'è un sistema HRMS?
In sostanza, i sistemi di gestione delle risorse umane sono strumenti digitali utilizzati per supportare i processi HR di un'organizzazione. Questo tipo di software può includere funzionalità per il reclutamento, la gestione delle buste paga, i dati dei dipendenti, le prestazioni dei dipendenti, funzionalità per la gestione di compensi e benefit e i fogli presenze.
Il compito di un HRMS è sfruttare la tecnologia per aumentare l'efficienza e aiutare i manager a creare team più felici e produttivi.
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I moderni software HRMS includono funzionalità che garantiscono la conformità alle regole e alle normative sul reclutamento, facilitando il rispetto degli obblighi normativi da parte dei team HR.
36 importanti funzionalità degli HRMS
I migliori software e strumenti HRMS offrono numerose soluzioni, come funzioni HR generali, gestione di orari e presenze, analisi, reclutamento, inserimento dei nuovi dipendenti, risorse umane sociali, formazione e sviluppo, conformità e soluzioni per le buste paga. Una soluzione HRMS aiuta i professionisti HR a sviluppare un sistema efficiente di gestione delle risorse umane e a migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti.
A. Funzionalità HR generali
Un software HRMS ideale offre funzionalità generali per le risorse umane, come la gestione dei benefit, la compatibilità con i dispositivi mobili e gli strumenti self-service per dipendenti e management.
1. Database centralizzato
Al centro di ogni HRMS si trova il suo database centralizzato, che funge da fonte unica e sicura di verità per tutti i dati relativi ai dipendenti e consente di archiviare, organizzare e consultare i dati dei dipendenti, i dettagli delle buste paga e la documentazione relativa alla conformità. Ciò aumenta l'efficienza e garantisce l'accuratezza dei dati tra le diverse funzioni HR, facilitando il processo decisionale e migliorando la produttività del tuo team HR.
2. Gestione dei benefit
Gestire i benefit dei dipendenti e includerli nei calcoli delle buste paga può richiedere molto tempo. Un sistema di gestione delle risorse umane consente di accedere facilmente ai moduli per la gestione dei benefit, collegandoti a benefit come piani pensionistici, assicurazione sanitaria, congedo di maternità, congedo per malattia e ferie.
3. Compatibilità con i dispositivi mobili
I fornitori di soluzioni HRMS possono offrire software HR basato sul cloud o soluzioni in locale. Possono inoltre disporre di applicazioni mobili per i sistemi operativi Android e iOS. Per massimizzare l'efficienza, il tuo software HRMS dovrebbe offrire soluzioni accessibili anche in mobilità. Uno dei vantaggi del software HR basato sul cloud e della compatibilità con i dispositivi mobili (almeno dal sito web) è che consentono ai tuoi dipendenti di accedere alle informazioni ovunque si trovino.
4. Self-service per i manager
Le funzioni self-service per i manager aiutano ad accelerare i processi HR e consentono di svolgere diverse attività, come esaminare le candidature, inserire i dati delle valutazioni delle prestazioni, approvare le richieste di rimborso spese e accedere alle informazioni sui dipendenti.
5. Self-service per i dipendenti
Le funzioni self-service per i dipendenti consentono al personale di inserire i propri dati personali, verificare lo stato dei benefit e richiedere permessi. Questo può far risparmiare moltissimo tempo al tuo reparto HR, che non deve più fare da intermediario tra il personale e queste informazioni (questo è anche un vantaggio fondamentale del software per la gestione delle risorse umane). Alcuni strumenti avanzati potrebbero persino disporre di chatbot HR in grado di rispondere alle domande.
B. Funzionalità per la gestione della forza lavoro
I software HRMS con funzionalità per la gestione di orari e presenze possono includere funzioni come la gestione delle assenze, la pianificazione dei turni dei dipendenti, la registrazione dell'entrata e dell'uscita, la conformità, le stime dei costi e l'integrazione con le buste paga.
6. Gestione delle assenze
Il software HRMS può aiutarti a monitorare e gestire le assenze dei tuoi dipendenti. Semplifica il lavoro dei manager, che possono sapere chi è presente e chi è assente e per quali motivi: ferie, congedo per malattia, congedo di maternità o altri permessi retribuiti.
7. Pianificazione dei dipendenti
Il software per la pianificazione dei dipendenti consente di creare moduli per le presenze, gestire i turni e impostare notifiche e avvisi che permettono di controllare aspetti come le presenze o gli straordinari (offre anche numerosi altri vantaggi del software per la pianificazione dei dipendenti).
8. Registrazione delle entrate e delle uscite
I moduli per la gestione dell'orario e delle presenze consentono ai dipendenti di tenere traccia delle proprie ore lavorate. Alcuni sistemi offrono opzioni avanzate di registrazione, come PIN, scanner biometrici, lettori di tessere magnetiche e strumenti di riconoscimento delle impronte digitali e del volto.
9. Conformità
Indipendentemente dal Paese o dalla regione in cui operi, devi rispettare tutte le normative e le leggi relative al luogo di lavoro. Le normative sul lavoro, ad esempio, limitano il numero di ore che le persone possono lavorare al giorno o alla settimana.
Il software HRMS può includere funzionalità che verificano e utilizzano i dati per finalità di rendicontazione e conformità. Inoltre, fornisce avvisi e notifiche automatici quando le norme legislative non vengono rispettate.
10. Stime dei costi
Il software avanzato per le risorse umane utilizza i dati storici delle risorse umane per offrire funzionalità di stima dei tempi e dei costi per diversi progetti, consentendoti di prevedere meglio il fabbisogno di risorse in futuro.
11. Integrazione delle buste paga
L'utilizzo del software HRMS per gestire le buste paga consente di integrare i moduli relativi alle presenze e all'orario con le funzionalità di elaborazione delle buste paga. In questo modo, ottieni dati accurati relativi al ciclo di elaborazione delle buste paga, che puoi utilizzare per calcolare gli stipendi e le prestazioni accessorie dei dipendenti, tutto in un unico sistema completo.
C. Funzionalità di analisi
Un importante vantaggio di un HRMS (beh, di alcuni di essi) è che consente di raccogliere ogni tipo di dato utile sui dipendenti, aiutandoti a gestirli e a riflettere in modo strategico.
Alcune funzioni analitiche presenti nei software e nei sistemi per la gestione delle risorse umane includono cruscotti personalizzabili, rendicontazione in tempo reale, funzionalità predittive, raccolta automatizzata dei dati, controlli degli accessi e analisi finanziarie.
12. Cruscotti personalizzabili
È importante adottare un sistema personalizzabile in base alle esigenze del tuo reparto risorse umane. Questo include tutto, dalla possibilità per gli utenti di creare visualizzazioni personalizzate del cruscotto, all'offerta di diverse opzioni cromatiche e di altre possibilità di personalizzazione. Ciò può contribuire ad aumentare il coinvolgimento dei dipendenti con il software HRMS.
13. Rendicontazione in tempo reale
Il tuo HRMS dovrebbe offrire analisi e rapporti personalizzati e adattabili, basati sui dati del sistema. Le informazioni e i rapporti in tempo reale consentono di prendere decisioni tempestive che migliorano le prestazioni rispetto agli indicatori KPI.
14. Funzionalità di previsione
Il software HRMS ideale dovrebbe consentirti di analizzare i dati passati e offrire una guida sulle prestazioni future in base agli indicatori KPI e agli obiettivi desiderati. Le soluzioni di previsione possono aiutarti a determinare quante ore richiederà un'attività o quanti membri del personale dovrebbero essere assegnati a determinati progetti.
15. Raccolta automatizzata dei dati
Il software HRMS con pacchetti di analisi delle risorse umane ti consentirà di accedere a tutte le informazioni di cui hai bisogno, quando ti servono, per aiutarti a raccogliere le informazioni necessarie. Questo include l'accesso a informazioni e dati oltre il proprio database, tramite l'integrazione con CRM, ERP e altre fonti per produrre rapporti avanzati.
16. Analisi e informazioni basate sull'IA
Poiché l'intelligenza artificiale svolge un ruolo sempre più importante nella tecnologia per le risorse umane, le organizzazioni possono utilizzare il software HRMS basato sull'IA per ottenere informazioni più approfondite sulle prestazioni dei dipendenti, sulle tendenze del ricambio del personale e sulla pianificazione della forza lavoro. Ciò può aiutare a prevedere le future esigenze delle risorse umane, ottimizzare il dimensionamento del personale e identificare i dipendenti a rischio per intervenire tempestivamente.
17. Controlli degli accessi
L'accesso alle informazioni, ai report e ai dati sarà designato come privato o pubblico. I migliori software HRMS dispongono di funzioni amministrative per assegnare livelli o gradi di accesso a diverse risorse. Ciò contribuisce a migliorare la sicurezza dei dati e a impedire la condivisione di informazioni riservate con utenti non autorizzati.
18. Analisi finanziaria
Un software HRMS ideale può includere pacchetti di analisi in grado di raccogliere e valutare diversi livelli di dati finanziari per aiutare la dirigenza nei processi decisionali.
D. Funzionalità di assunzione e inserimento
Molti sistemi HRMS includono funzionalità di assunzione e inserimento per semplificare il processo di selezione e creare un'esperienza fluida per i candidati assunti.
Tra queste rientrano funzionalità essenziali come modelli per gli annunci di lavoro, un sistema di monitoraggio dei candidati, moduli e report senza uso di carta, funzionalità di gamificazione, promemoria automatici e strumenti per la gestione del periodo di prova.
19. Funzionalità di selezione
Centralizzando il reclutamento all'interno di un HRMS, i team possono ridurre il tempo necessario per l'assunzione e migliorare la collaborazione tra i reparti.
Tra gli strumenti di selezione spesso presenti in un HRMS figurano un sistema di monitoraggio dei candidati, l'analisi automatica dei curriculum e le integrazioni per la pubblicazione di offerte di lavoro sui portali di lavoro più diffusi. Alcuni sistemi offrono anche strumenti per la valutazione dei candidati e la pianificazione dei colloqui, così da semplificare il processo di preselezione.
20. Funzioni senza uso di carta
Le funzioni di inserimento basate sulla tecnologia nei software HRMS stanno diventando sempre più prive di carta, poiché sono più convenienti, ecologiche e sicure. Oggi esistono contratti di lavoro, moduli fiscali, richieste di benefit, richieste di permessi e molto altro in formato digitale.
21. Funzionalità di gamificazione
Gamificare le funzionalità di inserimento e/o di gestione delle prestazioni può creare un ambiente di lavoro più interattivo e coinvolgente per il personale. Non è una funzionalità indispensabile per la maggior parte dei software HRMS, ma è sicuramente un grande vantaggio quando è disponibile.
22. Promemoria automatici
I migliori software HRMS includono funzioni per programmare promemoria che informano manager e dipendenti sulle attività in sospeso o sul superamento dei limiti di utilizzo delle risorse. I promemoria possono essere configurati per arrivare nella casella di posta elettronica o sullo smartphone, così da non perdere mai nulla.
23. Funzioni di gestione del periodo di prova
Le risorse umane accompagnano i nuovi assunti durante un periodo di prova, il cui superamento dipende da comportamento, presenza e rendimento professionale adeguati. La funzione di inserimento del software HRMS dovrebbe includere una funzione per la definizione degli obiettivi, che è possibile utilizzare per concordare criteri e traguardi da raggiungere nei primi mesi di impiego.
E. Funzionalità di conformità
I sistemi HRMS vantano spesso funzionalità di conformità come la conformità automatizzata alle norme sul reclutamento, la conformità automatizzata alle norme EEOC e la conformità automatizzata alle norme sui benefit sanitari.
24. Conformità automatizzata alle norme sul reclutamento
Una considerazione fondamentale durante il processo di assunzione è evitare pratiche discriminatorie che espongano l'azienda al rischio di denunce. Gli annunci di lavoro, i controlli delle referenze e le domande dei colloqui possono essere influenzati da pregiudizi basati su razza, sesso, etnia, genere, religione, stato civile e disabilità fisiche e mentali, tra gli altri fattori.
Il sistema HRMS può offrire funzionalità che garantiscono che tutte le comunicazioni siano corrette e non lascino spazio a pregiudizi.
25. Conformità automatizzata alle norme EEOC
La maggior parte delle aziende chiede ai nuovi dipendenti di compilare un questionario di autoidentificazione EEO per tutelarsi dalle pratiche discriminatorie. L'HRMS può includere questionari pienamente conformi e garantire che le informazioni vengano utilizzate in modo appropriato.
26. Conformità automatizzata alle norme sui benefit sanitari
La conformità alle normative sanitarie rimane fondamentale in molti Paesi. Ad esempio, negli Stati Uniti, le aziende devono rispettare leggi federali come la Legge sulla portabilità e responsabilità dell'assicurazione sanitaria (HIPAA), la Legge contro la discriminazione basata sulle informazioni genetiche, la Legge sull'assistenza sanitaria accessibile (ACA) e le disposizioni sulla parità nell'accesso alla salute mentale, tra le altre.
Il software giusto raccoglie i dati necessari per la rendicontazione all'IRS e li mantiene aggiornati in caso di modifiche legislative.
F. Funzionalità di apprendimento e sviluppo dei dipendenti
Le funzionalità per lo sviluppo dei dipendenti da ricercare nel prossimo software HRMS includono la gestione delle prestazioni, l'amministrazione delle certificazioni, le directory dei corsi di formazione, le funzionalità per il coinvolgimento dei dipendenti, le funzioni per i dati di valutazione, nonché le politiche e gli obiettivi aziendali.
27. Gestione delle prestazioni
Un HRMS completo dovrebbe offrire strumenti per la gestione delle prestazioni che consentano ai team delle risorse umane di monitorare le prestazioni in tempo reale, fissare obiettivi e controllare i progressi. Questi strumenti standardizzano le revisioni, forniscono feedback continuo e supportano lo sviluppo dei dipendenti. Semplificando la definizione degli obiettivi e offrendo informazioni sulla produttività, un HRMS contribuisce a creare piani di sviluppo personalizzati per trattenere i migliori talenti.
28. Amministrazione delle certificazioni
La gestione dei corsi, le candidature alla formazione, la garanzia della conformità e l'aggiornamento dei materiali possono richiedere molto tempo se non vengono gestiti adeguatamente. Il software HRMS con un modulo per la gestione dell'apprendimento riduce il carico della formazione e dello sviluppo continui.
29. Directory della formazione
Il sistema HRMS ideale offre una gamma completa di opzioni di apprendimento gestibili da un'unica interfaccia. Ciò include la mappatura delle attività rispetto ai framework delle competenze per la gestione delle prestazioni basata sulle competenze e il collegamento dei risultati dell'apprendimento allo sviluppo delle competenze desiderate.
30. Funzionalità per il coinvolgimento dei dipendenti
Gli strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti all'interno di un HRMS possono includere sondaggi periodici, meccanismi di feedback e programmi di riconoscimento che danno voce ai dipendenti e aiutano i team delle risorse umane a misurare i livelli di coinvolgimento. Un HRMS incentrato sul coinvolgimento contribuisce a creare una forza lavoro più unita, promuove una cultura aziendale positiva e migliora la fidelizzazione dei dipendenti affrontando le problematiche prima che si aggravino.
31. Politiche e obiettivi aziendali
Il denaro speso per programmi di formazione, sviluppo e certificazioni è un investimento volto al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Il sistema HRMS dovrebbe essere in grado di analizzare le strategie di sviluppo e confrontarle con le politiche e gli obiettivi prestabiliti.
G. Soluzioni per la gestione delle retribuzioni
La maggior parte dei sistemi HRMS dispone di soluzioni per la gestione delle retribuzioni con funzionalità come periodi di paga flessibili, elaborazione e rielaborazione in blocco, cedolini online, conformità globale delle retribuzioni, adeguamenti delle retribuzioni e registri degli straordinari.
32. Periodi di paga flessibili
I dipendenti e i collaboratori possono ricevere i propri stipendi con periodicità diverse: settimanale, bisettimanale o mensile. Disporre di un sistema HRMS con funzionalità di gestione delle retribuzioni che supportino diversi periodi di pagamento accelera l'elaborazione delle paghe e riduce gli errori di inserimento dei dati durante il pagamento.
33. Elaborazione e rielaborazione in blocco
Il software HRMS dovrebbe disporre di funzionalità che consentano ai team delle risorse umane di automatizzare numerosi pagamenti ai dipendenti per un periodo di tempo prolungato. Gli strumenti avanzati includono una funzionalità di «annullamento dell'elaborazione» che consente di annullare e correggere gli errori nei pagamenti.
Cedolini online
La maggior parte dei sistemi HRMS semplifica la vita dei dipendenti garantendo che i cedolini recenti e passati siano disponibili per la consultazione o il download in qualsiasi momento.
35. Conformità globale delle retribuzioni
La conformità delle retribuzioni varia da uno Stato all'altro. Pertanto, se la tua azienda opera in molte località, la conformità alle normative e la relativa gestione possono diventare complesse. Il software HRMS giusto automatizza la gestione delle retribuzioni in conformità alle normative che regolano la tua area geografica.
36. Adeguamenti delle retribuzioni e funzioni per gli straordinari
Molti sistemi HRMS integrano soluzioni per la gestione delle retribuzioni che consentono al personale delle risorse umane e della contabilità di modificare e adeguare la retribuzione dei dipendenti; tenere conto di riduzioni o bonus; registrare congedi non retribuiti, contributi pensionistici, indennità e altri adeguamenti necessari.
H. Rapporto qualità-prezzo
Naturalmente, il tuo budget è importante quando scegli il sistema HRMS ideale, quindi è utile comprendere i prezzi degli HRMS. In che modo il prezzo del sistema si rapporta alle sue capacità, funzionalità e facilità d'uso? Hai davvero bisogno di tutti gli extra?
Prendi in considerazione strumenti e software HRM i cui prezzi siano chiari, flessibili e trasparenti.
I team più piccoli potrebbero scoprire che i software HR progettati per le piccole imprese offrono le funzionalità di cui hanno bisogno senza la complessità di un HRMS completo.
Esistono diversi tipi di HRMS?
Esistono molti elenchi di software HR, ma gli strumenti più diffusi si concentrano sul personale, sullo sviluppo e sul coinvolgimento dei dipendenti, sull'inserimento, sulla retribuzione e sulla gestione della forza lavoro, per favorire l'efficienza del team HR centrale di un'azienda.
Gestione del personale
Le funzionalità di gestione del personale includono funzioni di pianificazione della forza lavoro come la programmazione dei dipendenti e il software di gestione, la gestione del ciclo di vita dei dipendenti, il software per il monitoraggio delle ore lavorate, la gestione delle ferie e la ricerca di candidati, tramite un sistema di gestione dei candidati o tecnologie più avanzate per l'acquisizione dei talenti.
Inserimento e uscita dall'azienda
I sistemi di inserimento includono software per l'inserimento e l'uscita dall'azienda. Gli strumenti per l'inserimento possono aiutare a guidare i nuovi assunti nella gestione della documentazione richiesta, nella creazione degli accessi al software, nella verifica del modulo I-9, nelle presentazioni sociali e in altre responsabilità.
Sviluppo dei dipendenti
Lo sviluppo riguarda soprattutto aiutare i dipendenti a crescere e mantenere le persone soddisfatte. Un HRMS può includere software per la soddisfazione dei dipendenti, software per la gestione delle prestazioni, software per la valutazione a 360 gradi e software per la gestione dei talenti. Questo è uno dei principali vantaggi del software per la gestione dei talenti.
Gestione delle retribuzioni
I sistemi di gestione delle retribuzioni includono software amministrativi, software per la gestione dei benefit e software per le buste paga. Il self-service per le retribuzioni è utile affinché i dipendenti possano controllare i propri benefit sanitari o i dati relativi alle ferie.
Gestione della forza lavoro
I sistemi di gestione della forza lavoro includono software per le risorse umane, sistemi informativi per le risorse umane (HRIS), strumenti per la gestione dei dati dei dipendenti, software per la gestione del capitale umano e software per la registrazione e il monitoraggio dei dipendenti.
Approfondimento correlato: Recensioni dei migliori sistemi software HR di base
Domande frequenti sul software HRMS
Pronto per i prossimi passi, ma non sai bene da dove partire? Queste risposte alle domande più comuni potrebbero aiutarti.
Qual è la differenza tra HRMS, HRIS e HCM?
Un HRMS (Sistema di gestione delle risorse umane) e un HRIS (Sistema informativo delle risorse umane) sono simili, ma un HRMS include in genere una gamma più ampia di funzionalità. Un HRIS si concentra sulle funzioni HR fondamentali, come la gestione dei dati dei dipendenti, le buste paga e l’amministrazione dei benefit. Un HRMS amplia queste funzionalità incorporando caratteristiche aggiuntive come la gestione delle prestazioni, il monitoraggio delle presenze e dell’orario di lavoro e gli strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti.
D’altra parte, i sistemi HCM (Gestione del capitale umano) adottano un approccio più strategico alle risorse umane, concentrandosi non solo sulla gestione dei dati dei dipendenti e delle attività amministrative, ma anche sull’ottimizzazione della forza lavoro nel suo complesso. I sistemi HCM includono solitamente la gestione dei talenti, la formazione e lo sviluppo e la pianificazione della successione, risultando più completi per le organizzazioni che desiderano allineare le funzioni HR agli obiettivi aziendali.
In breve:
- HRIS si concentra sui dati HR fondamentali e sulle attività amministrative.
- HRMS offre funzionalità più ampie, tra cui il coinvolgimento dei dipendenti e la gestione delle prestazioni.
- HCM integra le funzioni HR con la gestione e lo sviluppo strategico della forza lavoro.
Per un’analisi più approfondita, leggi il nostro prossimo confronto tra i sistemi HRIS, HRMS e HCM.
Come scelgo l'HRMS giusto per la mia azienda?
La scelta dell’HRMS giusto dipende dalle dimensioni, dalle esigenze e dal budget della tua azienda. Tra i fattori principali da considerare vi sono la facilità d’uso, la scalabilità, le integrazioni con i software esistenti e la capacità della piattaforma di supportare le funzionalità specifiche di cui la tua organizzazione ha bisogno, come la gestione delle prestazioni o il monitoraggio della conformità.
Se il budget è limitato o il tuo team è piccolo, valuta un sistema HRMS progettato per le piccole imprese, che potrebbe adattarsi meglio alle tue esigenze a un costo più accessibile.
Qual è il costo dell'implementazione di un HRMS?
Il costo di un HRMS può variare in base alle funzionalità della piattaforma, alle dimensioni dell’azienda e al livello di personalizzazione richiesto. Molti fornitori di HRMS offrono piani tariffari a più livelli, così puoi scegliere quello più adatto al tuo budget. È inoltre importante considerare i costi a lungo termine, come aggiornamenti, assistenza e funzionalità aggiuntive.
