Requisiti del software HR: comprendere le proprie esigenze
Comprendere il ruolo delle risorse umane nelle piccole imprese e nelle grandi aziende è essenziale quando si valutano i costi del software HR, per assicurarsi che la soluzione corrisponda al budget e agli obiettivi dell'azienda.
Per far fronte a queste esigenze in continua evoluzione, anche il software HR si sta sviluppando. Non serve più soltanto a gestire le buste paga, anche se questa rimane comunque un'importante funzione HR di base.
Oggi più che mai, implementare un software HR è importante per garantire che la tua azienda rimanga un datore di lavoro competitivo in un mondo del lavoro in continua trasformazione.
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Requisiti fondamentali per il software HR
Ogni azienda avrà esigenze specifiche per quanto riguarda le funzioni e le caratteristiche di una soluzione HR. Tuttavia, esistono alcuni elementi comuni da considerare per assicurarsi che il software HR scelto aumenti la produttività e la soddisfazione all'interno dell'azienda.
Domande preliminari per la scelta del software HR
Indipendentemente dal tipo di software per la gestione delle risorse umane di cui hai bisogno, dovresti valutare questi aspetti generali per assicurarti di ottenere tutti i vantaggi del software per la gestione delle risorse umane:
- Sarà facile da usare sia per i professionisti HR sia per i dipendenti?
- Si integra con gli altri sistemi software HR?
- È scalabile e flessibile se le esigenze dell'azienda cambiano?
- È basato sul cloud o installato in locale?
- È disponibile un'app mobile?
- Rispetta gli standard di sicurezza dei dati, come la conformità al GDPR?
- Migliorerà l'efficienza delle operazioni delle risorse umane (ad esempio, eliminando i fogli di calcolo)?
- Offre automazioni per le attività tipicamente dispendiose in termini di tempo?
Una volta risposto a queste domande, puoi passare alla fase successiva del processo di selezione e iniziare a valutare le singole funzionalità del software.
Caratteristiche fondamentali di un software HR efficace
Il software HR è personalizzabile e offre numerose opzioni per soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda. Tuttavia, ci sono alcune funzionalità che riteniamo vantaggiose praticamente in ogni situazione:
- Portale autonomo per i dipendenti: consentire ai dipendenti di accedere direttamente ai documenti importanti, visualizzare il proprio programma, richiedere permessi e monitorare la formazione significa che contatteranno la squadra HR solo per le questioni più rilevanti.
- Flussi di lavoro per assunzione e inserimento: cerca strumenti integrati che aiutino a standardizzare e semplificare il processo di assunzione e inserimento, inclusi pubblicazione degli annunci di lavoro, lettere di offerta, firme digitali e liste di controllo per i nuovi assunti, tutto in un unico posto.
- Funzionalità di intelligenza artificiale (AI): gli strumenti HR più avanzati includono ora l'AI per supportare attività come la preselezione dei curriculum, l'analisi predittiva del ricambio dei dipendenti e suggerimenti personalizzati per l'apprendimento, aiutandoti a prendere decisioni più rapide e intelligenti.
- Gestione del tempo: la gestione automatizzata del tempo può migliorare il flusso di lavoro, soprattutto quando i dipendenti hanno accesso diretto. Molti sistemi HR includono calendari basati sui team e avvisi sulle presenze per contribuire a ridurre al minimo l'impatto delle assenze.
- Gestione dell'iscrizione ai benefit: l'iscrizione autonoma ai benefit consente ai dipendenti di visualizzare, selezionare e aggiornare i propri pacchetti di benefit senza dover passare dall'ufficio HR, riducendo gli scambi e garantendo il rispetto delle scadenze relative ai benefit.
- Opportunità di apprendimento: in uno studio di Quantum Workplace, i dipendenti hanno indicato le opportunità di crescita come uno dei principali motivi del coinvolgimento dei dipendenti. Valuta una soluzione HR dotata di un sistema integrato di gestione dell'apprendimento (LMS) o di un modulo per la formazione, che aiuti i dipendenti a sviluppare le proprie competenze nel tempo.
- Analisi e rendicontazione: il software HR raccoglie molti dati sui dipendenti, ma non dovresti doverli esportare in un altro sistema per capire cosa significano. I migliori software HR includono pannelli di controllo dei dati e funzionalità di analisi integrate.
Requisiti specifici per i diversi tipi di software HR
Anche se potresti cercare soltanto una soluzione per la gestione dei dipendenti per problemi relativi a una di queste aree, il software HR di base rientra generalmente in quattro categorie principali:
- Gestione dei dati delle risorse umane (ad es. sistemi informativi per le risorse umane, o HRIS)
- Software per paghe, finanza e contabilità
- Software per il reclutamento, l'assunzione e l'inserimento dei dipendenti
- Software per la gestione delle prestazioni dei dipendenti
Ogni tipo di software presenta requisiti diversi. Ma quali sono i requisiti di ciascuno e cosa dovresti cercare quando scegli la tua soluzione software HR di base?
Requisiti del software per la gestione delle risorse umane
Il software per la gestione delle risorse umane (HRMS) è una suite di applicazioni che gestisce diversi processi HR, tra cui l'assunzione, le revisioni delle prestazioni, la gestione delle informazioni sui dipendenti e molte altre attività.
Le soluzioni software HRMS variano notevolmente, da software HRMS di base (noti anche come software HRIS) a soluzioni altamente avanzate e complesse.
Poiché il software HRMS è così vario, prima di poterlo valutare devi redigere una RFP per il software HR che definisca ciò che la tua azienda richiede. Le funzionalità comuni del software HRMS includono:
- Elaborazione delle paghe
- Gestione dei benefit dei dipendenti
- Strumenti per il reclutamento e l'assunzione
- Strumenti per l'inserimento e la formazione
- Un sistema di gestione dell'apprendimento (LMS)
- Archiviazione dei dati dei dipendenti
- Registri delle presenze o schede orarie digitali
- Metriche e analisi HR
Innanzitutto, esamina le priorità e gli obiettivi della tua azienda. In quali ambiti la tua azienda è più efficiente? E in quali incontra difficoltà nel raggiungere l'efficienza? Concentrati sulle aree in cui hai bisogno di aiuto e crea un elenco di requisiti per raccogliere le funzionalità di cui hai maggiormente bisogno.
Successivamente, esamina i requisiti tecnici della tua azienda. Quanti record dei dipendenti dovranno essere archiviati? E quanti utenti utilizzeranno il tuo software HR?
Se hai bisogno che il software HRMS supporti determinate lingue o ti aiuti a gestire specifiche questioni normative, dovresti inserirlo nel tuo elenco di requisiti e anche nel tuo caso aziendale.
Non tutte le soluzioni software HRMS includono funzionalità come la gestione delle paghe o l'amministrazione dei benefit nel servizio di base, quindi, se sono necessarie, aggiungile al tuo elenco.
Requisiti del software per paghe e benefit
Il software per paghe e benefit dei dipendenti ti aiuta a monitorare i costi mensili dei benefit, elaborare le paghe, calcolare e presentare le imposte sulle paghe e gestire le relative attività finanziarie.
Con questo tipo di software, le domande seguenti ti aiuteranno a determinare i requisiti della tua azienda:
- Quanti dipendenti hai?
- Hai dipendenti stagionali o temporanei?
- Offri dei benefit?
- Quanto è esperto il responsabile delle paghe?
- A quali normative devi conformarti?
- Di quale tipo di analisi hai bisogno?
- Paghi premi sulle vendite o bonus?
Per aiutarti a confrontare questi dettagli tra più fornitori, ti consiglio di richiedere proposte per le paghe ad almeno 3 dei tuoi principali candidati, così da semplificare il processo.
Le aziende richiedono comunemente un software per paghe e benefit che offra le seguenti funzionalità:
- Integrazione con i database HR esistenti
- Supporto per la conformità fiscale
- Monitoraggio delle ferie e delle assenze per malattia
- Accesso self-service dei dipendenti ai cedolini e ai moduli fiscali
- Monitoraggio automatico dell'idoneità dei dipendenti ai benefit
Quando si ridimensionano i sistemi paghe, è fondamentale condurre un’analisi dei rischi e definire le specifiche dei requisiti prima di scegliere un fornitore. Sviluppa una scheda di valutazione completa per selezionare il partner giusto per le tue esigenze.
Requisiti del software per il reclutamento
Le funzionalità del software per il reclutamento includono spesso un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), la gestione delle relazioni con i candidati e un software per i colloqui.
Tra le funzionalità comuni a molte sottocategorie di software per il reclutamento rientrano la pubblicazione automatica degli annunci di lavoro su siti web e social media, la possibilità di accettare curriculum online e gli strumenti per escludere i candidati non qualificati e confrontare tra loro quelli qualificati.
Secondo Business News Daily, le aziende dovrebbero cercare un software per il reclutamento che soddisfi i seguenti requisiti:
- Possibilità di pubblicare annunci su bacheche di lavoro specifiche
- Interfaccia ottimizzata per i dispositivi mobili
- Prezzi flessibili
- Processo di candidatura rapido
- Conformità alle leggi sulle assunzioni
Inoltre, se il prezzo è un fattore limitante per il tuo investimento in software, gli strumenti per le assunzioni più convenienti sono solitamente i sistemi di reclutamento per piccole imprese.
Requisiti del software per la gestione delle prestazioni
Il software per la gestione delle prestazioni aiuta le aziende a comprendere meglio le prestazioni dei dipendenti. Uno dei principali vantaggi degli strumenti per la gestione delle prestazioni è che consentono ai dirigenti aziendali di monitorare e analizzare i dati dei dipendenti e valutare i singoli dipendenti.
Per questo tipo di software, i requisiti principali includono:
- Semplicità d'uso
- Possibilità di definire obiettivi
- Funzionalità di monitoraggio dei progressi
- Capacità di fornire feedback continui
- Promemoria automatici per le scadenze delle valutazioni delle prestazioni
- Comunicazione semplice tra dipendenti e manager
Naturalmente, vorrai anche che il tuo software per la gestione delle prestazioni sia flessibile, adattabile e compatibile con gli altri tuoi sistemi. Anche il prezzo dei sistemi di gestione delle prestazioni è fondamentale, poiché ti servirà una soluzione compatibile con il tuo budget. Lo stesso vale per ogni software HR che inserisci nella tua selezione!
Ora esamineremo questi requisiti e come valutarli.
Come valutare il software HR
Come puoi valutare la flessibilità e l'adattabilità di una soluzione HR? E cosa dovresti considerare per determinare il costo complessivo di una soluzione HR? Approfondiamo l'argomento.
Compatibilità con i sistemi HR esistenti
L'implementazione di una soluzione per la gestione delle risorse umane probabilmente comporterà l'integrazione con altri sistemi attualmente in uso, come software ERP, di gestione finanziaria e CRM. In questo modo potrai condividere le informazioni in modo più efficiente e ottenere un quadro molto più completo dei dati analitici della tua azienda.
Un fornitore dovrebbe essere in grado di dirti se il suo software è compatibile con gli altri sistemi che utilizzi e consentirti di testarlo prima di impegnarti nell'acquisto. Dovrai inoltre verificare che il fornitore offra supporto e aggiornamenti continui per garantire la compatibilità con i sistemi che potresti implementare in futuro.
Flessibilità e adattabilità
Le aziende non sono statiche, quindi neanche il tuo software HR può esserlo. Deve crescere (o ridursi) in base alle tue esigenze. Quando cerchi una soluzione HR, considera quali funzionalità chiave e quale portata prevedi di dover utilizzare in futuro. Se il software dispone delle funzionalità aggiuntive che desideri, quanto costerà implementarle quando sarà il momento?
La flessibilità è fondamentale. I tuoi processi HR potrebbero evolversi nel tempo e il sistema dovrebbe consentirti di adattarti senza dover procedere a una revisione completa. Devi poter personalizzare i flussi di lavoro e i report in base alle tue esigenze in continua evoluzione.
Fattori di costo da considerare
Il costo del software HR può essere calcolato in modi diversi ed è importante tenerlo presente durante la ricerca.
Per molti tipi di software, le aziende pagano una tariffa mensile per utente o dipendente, oltre a una tariffa mensile di base. Alcuni sistemi possono inoltre prevedere un costo di implementazione per configurare il software in base ai requisiti del sistema. Comprendere i modelli di prezzo degli HRIS può aiutarti a definire in modo efficace il budget per il tuo investimento nella tecnologia HR.
Le soluzioni destinate alle aziende più grandi hanno maggiori probabilità di richiedere un acquisto una tantum a un prezzo prestabilito, spesso basato sulle dimensioni dell'azienda. Tieni inoltre presente che l'aumento della capacità di archiviazione, l'implementazione di funzionalità aggiuntive e l'accesso a un'assistenza personalizzata da parte del fornitore del software comporteranno probabilmente costi aggiuntivi.
Le aziende più piccole potrebbero scoprire che il software gratuito o open source è più adatto alle loro esigenze, ma presenterà alcune limitazioni. Il software HR open source dà accesso solo al codice del software, quindi sarà necessaria una persona con conoscenze di programmazione per trasformarlo in una soluzione utilizzabile.
Alcuni fornitori possono offrire software HR a basso costo o gratuito, conveniente per iniziare, ma dotato solo di funzionalità di base. Con questi piani, l'aggiunta di funzionalità extra avrà un costo maggiore.
Per un'analisi approfondita dei costi della tecnologia HR, consulta il nostro articolo "La tua organizzazione è pronta per la tecnologia HR?"
Come lanciare un nuovo software HR
Introdurre un nuovo software è difficile. Infatti, un rapporto di McKinsey ha rilevato che solo il 16% degli intervistati riteneva che le trasformazioni digitali delle proprie aziende avessero avuto successo. Tuttavia, il lancio di un software con successo porta grandi vantaggi. Il software HR può aumentare l'efficienza, ridurre i costi e migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti. Per ottenere questi vantaggi del software HCM o del software HR, è fondamentale disporre di un piano solido.
Implementare il tuo software HR
Una volta scelto il software HR, è il momento di implementarlo. PeopleGoal consiglia un ciclo di implementazione di sei settimane.
Questo include il tempo necessario affinché il tuo reparto HR esegua la configurazione dell'account e i test pilota prima di rendere disponibile il software a tutta l'azienda.
Seguendo un processo ben pianificato e documentando ogni fase, puoi assicurarti di incontrare il minor numero possibile di difficoltà.
Un team pilota composto da membri di ogni livello dell'azienda, con diversi livelli di competenza tecnica, ti aiuterà a risolvere i problemi del lancio.
Tipi diversi di dipendenti avranno requisiti diversi per il tuo software HR e punti critici differenti per quanto riguarda il suo utilizzo.
Tenere conto del loro feedback contribuirà al successo della tua trasformazione digitale HR.
Presentare il software HR al tuo team
Dopo aver configurato il software, averlo testato e aver risolto eventuali problemi segnalati dal team pilota, è il momento di presentarlo al resto dell'azienda.
In questo processo, una buona comunicazione è fondamentale per creare un'esperienza positiva per i dipendenti. Assicurati che i tuoi dipendenti siano a conoscenza dei dettagli del lancio e sappiano a chi rivolgersi per ricevere supporto durante l'utilizzo della tua nuova soluzione per le risorse umane.
Il tuo team dovrebbe essere entusiasta dei vantaggi offerti dal tuo nuovo software per le risorse umane. Li aiuterà a richiedere facilmente le ferie? Oppure contribuirà a proteggere i loro dati sensibili? Garantirà che ricevano sessioni di formazione programmate con regolarità, migliorando così il loro sviluppo professionale?
Se i tuoi dipendenti ritengono di poter trarre un vantaggio concreto dalla soluzione, otterrai un maggiore coinvolgimento dei dipendenti e una maggiore adesione da parte dell'azienda nel suo complesso.
In particolare, è importante per la soddisfazione dei dipendenti che sappiano che li stai ascoltando.
Se un dipendente ritiene di non avere le competenze necessarie per utilizzare il nuovo software, assicurati che abbia accesso a opportunità di formazione adatte alle sue esigenze.
Oppure, se un dipendente ha avuto un'esperienza negativa con precedenti lanci di software, ascolta le sue preoccupazioni e affrontale.
Ogni dipendente soddisfatto della tua soluzione per le risorse umane influenzerà gli altri, contribuendo alla soddisfazione dei dipendenti nel suo complesso.
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